圖書公司倉庫管理規(guī)范圖書倉庫管理業(yè)務(wù)操作說明與要點 - 倉庫管理制度

精品文檔（可編輯）歡迎下載圖書企業(yè)倉庫管理業(yè)務(wù)操作說明加強倉庫管理，規(guī)定倉庫管理業(yè)務(wù)操作，特制定本規(guī)定，倉庫管理人員必須嚴格按此規(guī)定進行業(yè)務(wù)操作=全文目錄=一、收貨管理二、發(fā)貨管理三、單據(jù)管理四、退貨管理五、現(xiàn)場管理六、庫存盤點=正文如下=一、收貨管理。收貨就是圖書購進部門接收發(fā)貨單位所發(fā)圖書并清點入庫的整個過程。圖書收貨包括以下步驟：1、倉位安排。此項工作后由倉庫主管具體負責(zé)。 倉庫主管應(yīng)根據(jù)春、秋兩季不同品種、不同數(shù)量和業(yè)務(wù)采購部門的進貨計劃，提前安排好圖書擺放倉位，設(shè)計好倉庫圖書擺放的示意圖，做好收貨前的準備工作。倉庫安排應(yīng)做到有計劃，有安排。避免臨時亂擺亂放的現(xiàn)象發(fā)生。2、收貨登記。該工作由倉庫主管確定專人負責(zé)實施，主管對其工作要進行監(jiān)管、檢查。（1）圖書商品到庫后，首先要認清包件上所注明的收貨單位是否明確，然后按貨運單逐一清點應(yīng)收包件總件數(shù)。（2）檢查圖書包裝有無殘損，發(fā)現(xiàn)有破包、散包、破損、受潮等情況，應(yīng)當時向運輸部門進行交涉，并按實際收貨情況進行簽收，發(fā)現(xiàn)有包件數(shù)量短缺和質(zhì)量不符合要求的，應(yīng)及時向采購業(yè)務(wù)部門反映，并做好差錯記錄，以備查處。（3） 認真填寫好收貨入庫記錄，對收貨時間、總件數(shù)、收貨人、發(fā)貨單位，貨運部門等均要按登記表進行詳細登記。3、開包驗貨。此項工作由主管負責(zé)實施，或由主管分派的人員實施。（1）總件數(shù)收清后，即可開包驗貨，驗貨時，要按發(fā)貨單逐個品種進行驗收，要認真核對書名、版別、定價、冊數(shù)。驗收完畢后應(yīng)由驗貨人在發(fā)貨單位上簽上姓名和收貨日期。（2）收貨中發(fā)現(xiàn)差錯，一是在原始發(fā)貨單上做好記錄，二是及時向采購部門反映，由采購部門及時向發(fā)貨單位或運輸部門查詢、傳真查詢、信件查詢等形式，查詢時間不能超過2天。差錯查詢要做到件件有交待，事事有結(jié)果。（3）開包驗貨時，按易清點、不損書的原則進行擺放，不得破壞圖書的封面、書腰、書簽、光盤、磁帶等，不許在圖書上做任何記錄，不許將圖書直接放在地面上，防止圖書污、損、殘等現(xiàn)象發(fā)生。（4）一般情況下，從收貨、驗貨到歸類擺放，大宗收貨在100件以上的，要在1個工作日內(nèi)完成，1000件以下的要在2個工作日內(nèi)完成。4、電腦錄入。該項工作由倉庫文員或業(yè)務(wù)部的采購員完成。（1）電腦錄入要認真核對樣書，堵住差錯源頭。（2）錄入數(shù)據(jù)的實物，要與發(fā)貨清單上的實際書號、書名、數(shù)量、折扣、定價、版本等相一致。（3）沒有把握的數(shù)據(jù)和信息資料，必須向有關(guān)責(zé)任人或領(lǐng)導(dǎo)詢問清楚后方可錄入，不得擅自做主。（4）當日的收貨錄入工作，必須在當日內(nèi)完成。（5）錄入工作完成后，要認真核對、復(fù)查，以免出現(xiàn)差錯。5、分類管理存放。此項工作由倉庫主管組織、安排倉庫管理人員協(xié)同完成。（1）圖書要按照“合理、分版、美觀、易取”的原則進行擺放，整包整箱的書，成課擺放；數(shù)量較大，不帶包裝的書，要打包擺放；數(shù)量較少，零散書全部上架、柜擺放，不準混擺混放。（2）分版擺放的要做到分版清楚、品種醒目，擺放整齊。（3）倉庫圖書存放要使配書人員能迅速、準確地找到存書位置。二、發(fā)貨管理。發(fā)貨是指倉庫根據(jù)營銷部門的發(fā)貨憑證，按發(fā)貨單所列的要求進行配書、復(fù)核、包裝、發(fā)運等一系列作業(yè)的總稱。發(fā)貨作業(yè)的一般程序是：1、制單。此項工作主要由業(yè)務(wù)部門的客服和門市部指定人員完成。1）倉庫發(fā)貨必須要有正式的發(fā)貨單為憑，沒有發(fā)貨憑單，任何人不得擅自進行發(fā)貨。倉庫人員在領(lǐng)取發(fā)貨單時，應(yīng)具備簽字手續(xù)。2）倉管人員在拿到業(yè)務(wù)部門或門市部的發(fā)貨單后，要對所開單據(jù)進行認真的審核。對未經(jīng)審核的發(fā)貨單，一律不得出單。對所發(fā)圖書的書名、數(shù)量、定價、收貨單位、收貨人、貨運單位等是否清楚、正確，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與有關(guān)部門聯(lián)系更正。2、配書。此項工作由主管指派業(yè)務(wù)熟悉，有經(jīng)驗的倉管人員完成 。一般情況下，當日的單應(yīng)當日配書發(fā)運。1）倉庫拿到發(fā)貨單后，應(yīng)進行登記備注，配書人員應(yīng)先簽字后才能領(lǐng)取發(fā)貨單。2）配書人員在配書時，應(yīng)做到準確、熟練、及時，對每一個品種，都要認真、仔細的逐一劃鉤確認。防止錯配、漏配、多配、少配。配書完成后，配書人應(yīng)在發(fā)貨單上簽上配書的日期和姓名，待復(fù)核。3、復(fù)核。此項工作由主管安排責(zé)任心強，工作仔細的人員完成 。圖書配發(fā)完畢后，應(yīng)實行嚴格的復(fù)核制度，以防止錯誤。復(fù)核人員要按照發(fā)貨單上的內(nèi)容逐個品種、逐項的進行復(fù)核，并做劃鉤確認。發(fā)現(xiàn)有錯配現(xiàn)象，要及時檢查校對糾正。經(jīng)確認無誤后，復(fù)核人在配書單上簽字、以示負責(zé)。4、包裝。此項工作由復(fù)核人連續(xù)作業(yè)完成。1）復(fù)核完畢后，由復(fù)核人完成裝箱、打包工作，包裝時，按照“保護圖書、方便運輸”的原則；根據(jù)不同的圖書的特點，采用不同的包裝方式，以保證圖書的碼放，運輸、打包過程中不致?lián)p壞。2）長途發(fā)運的包件，必須用防水紙，包裝后圖書一律不得外露，短途和自提的包件，要捆扎牢固，便于客戶攜帶，需加編織帶的，在編織帶上要注明內(nèi)裝小件數(shù)。3）包裝完畢后，應(yīng)在包件外表醒目處，寫上收貨單位名稱，總件數(shù)和包件序號，并注明清單件，黃色貨單應(yīng)隨貨同行，兩件以上的必須注明發(fā)單件，整個包裝完成后，要在黃、紅兩單上注明發(fā)貨總件數(shù)。4.待運。待運的圖書應(yīng)分區(qū)碼放，對自提包件，送貨包件、發(fā)貨包件要區(qū)別碼放。1）待運的包件要做到重不壓輕，大不壓小，成捆的包件不許倒放、重壓。2）裝車運輸前，對待運圖書必須進行出倉登記，對總件數(shù)（包括編織帶件和小件件數(shù)收貨單位、地址、電話號碼、貨運單位等逐項進行登記，并由運輸司機、跟車發(fā)貨人員簽字驗收。最后由出倉管理員確認無誤后方可出庫。5 圖書運送。由專職司機和指派的跟車發(fā)貨員完成。1）送貨員不能發(fā)生遺忘、損壞、私拿、送錯等現(xiàn)象發(fā)生.要保證所發(fā)圖書貨物完好無損。2）貨運部門發(fā)貨時，要認真檢查貨運部門所填貨運單上的內(nèi)容是否與我方要求相符，對收貨人、收貨單位、電話號碼、總件數(shù)等逐項 進行核對，以免錯發(fā)、漏發(fā)、誤發(fā)現(xiàn)象發(fā)生。3）送貨發(fā)運必須在經(jīng)銷商和客戶指定的貨運公司發(fā)貨，不得隨意亂發(fā)。4）送貨完畢后，要及時對發(fā)貨情況回饋給倉庫主管或倉庫文員，并交回貨運單據(jù)，倉庫文員要及時和出倉登記表進行核對，確認無誤后，轉(zhuǎn)交財務(wù)人員做帳。5）要做到安全行車無事故。6、差錯處理。此項工作由發(fā)貨人員和倉庫主管完成。1）接到收貨單位的差錯查詢后，倉庫主管應(yīng)立即組織人員進行查找。首先要及時和貨運部門取得聯(lián)系，查找運輸途中的原因，然后核對庫存，查找發(fā)貨環(huán)節(jié)是否出錯，根據(jù)簽字找出配書、復(fù)核、倉庫文員等經(jīng)辦人員進行檢查。2、出現(xiàn)的差錯要積極查找原因，認真處理，不許推諉，確屬倉庫責(zé)任的，必須及時采取補救措施，同時給予責(zé)任人相應(yīng)的處罰。三、單據(jù)管理。此項工作主要由倉庫文員、駕駛員、跟車發(fā)貨人進行實施。1、完善單據(jù)轉(zhuǎn)移簽字手續(xù)，對業(yè)務(wù)部門或門市部轉(zhuǎn)交的發(fā)貨單，經(jīng)辦人要履行簽字手續(xù)。2、對駕駛員、發(fā)貨人員轉(zhuǎn)回的貨運單據(jù)、發(fā)貨清單、收貨清單由倉庫文員負責(zé)接收，并在次日內(nèi)交到財務(wù)部門，特殊情況最多不得超過三天時間。有發(fā)生費用的發(fā)貨、退貨、提貨的單據(jù)需經(jīng)采購人員簽字后方能轉(zhuǎn)到財務(wù)進行報銷。(整理：平臺管理員)3、對倉庫所有的資料、單據(jù)，經(jīng)辦人要妥善保存，對未執(zhí)行的單據(jù)和已完成的單據(jù)要區(qū)分存放，嚴禁亂扔、散落、遺失或撕毀。四、退貨管理。退貨管理分為出退、收退兩種形式。出退是指由倉庫退回出版社的圖書；收退是指各片區(qū)經(jīng)銷商退回倉庫的圖書。此項工作由主管安排相應(yīng)的工作人員完成。1、出退管理的具體要求：A、在通常情況下，倉庫只能在得到業(yè)務(wù)部門或公司領(lǐng)導(dǎo)簽字后的退書通知才能退書，沒有通知的除殘書外，不能隨便退貨。B、對季節(jié)性圖書或庫存較大的圖書，倉庫主管應(yīng)隨時和業(yè)務(wù)部門取得聯(lián)系，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時和出版社或供應(yīng)商聯(lián)系，得到通知后組織退貨。C、對出退圖書的清理要做到認真、仔細、徹底，該退的圖書，要一次性退完，對通知退貨的圖書要及時辦理，不得拖延，以免造成不必要的損失。D、清退時，一定要按原包裝數(shù)量進行打包，拼包品種不能太多、太大，要認真書寫好包件上的“書名、年級、版本、單價、數(shù)量”，是必修、選修、上、下冊的一定要注明。清退時，最少要兩人一組，一個清點，一個復(fù)核2、出退管理工作的操作程序：A、清點、登記B、復(fù)核C、編號 一倉編號為A+序列號，二倉編號為B+序列號，清單件為一號包，并注明“單”字，要注明總件數(shù)。D、制單 退貨制單上一定要注明包件號，原始清單、退貨單上要簽名，并注明此單的總件數(shù)。E、發(fā)運 退貨清單和發(fā)運單一定要隨行，并在發(fā)運單上注明所退書的單號、件數(shù)。發(fā)運后，由收貨單位簽字回傳確認，經(jīng)采購人員簽字、總經(jīng)理簽字后方能付款報賬。3、收退圖書的具體要求：對收退圖書要隨時和業(yè)務(wù)部門保持聯(lián)系，確定各個品種的退貨時間界限。對超過退書時間而退回的圖書，要經(jīng)過區(qū)域業(yè)務(wù)經(jīng)理和營銷部主管和簽字確認后才能收退，缺一不可。4、收退管理工作的操作程序是：A、清點總件數(shù)， 做好收退登記，貼好標簽。B、營銷部門或公司領(lǐng)導(dǎo)簽字，確認收退標準和數(shù)量。C、開包驗收，逐項清理。區(qū)分本店書和非本店書、正版書和盜版書，多收書和少收書都要如實進行記錄，客戶單上沒有注明版本的、沒有區(qū)分年級的一定加以區(qū)分，并注明倉號，履行簽名手續(xù)。D、開制退貨單。應(yīng)注明應(yīng)返退客戶的圖書：非本店書、超退圖書、 過期退貨、無批銷史的圖書。E、清理歸類，上架。F、對非本店和超退圖書，應(yīng)進行清理剔除，并應(yīng)在6天之內(nèi)返回經(jīng)銷商，不得在倉庫積壓。對開出的退貨黃單，要想辦法通過多種形式及時送到經(jīng)銷商處，以免影響財務(wù)對帳和催款工作。G、如不能及時清點，一定要標注清楚退貨單位，總件數(shù)，并整齊擺放在一起，以便以后清點核對。五、現(xiàn)場管理。現(xiàn)場管理是指對倉庫設(shè)施、安全保衛(wèi)、清潔衛(wèi)生等的管理。此項工作由主管具體負責(zé)，其他人員共同完成。1、維護庫房設(shè)施。對庫存的所有財產(chǎn)和設(shè)備，要合理使用，妥善保管，注意維修保護。2、加強圖書養(yǎng)護。倉庫要做到防潮、通風(fēng)、勤整理、勤打掃，隨時保持作業(yè)現(xiàn)場干凈、整潔和整齊。要做好圖書商品的養(yǎng)護工作，防止受潮，風(fēng)黃污損，蟲蛀鼠咬和差書短少等。發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)用時采取措施進行處理。3、加強治安保衛(wèi)工作。治安保衛(wèi)的主要任務(wù)是防火、防盜、防火。要配備足夠的消防設(shè)施，加強對水患的防范；建健全圖書商品進出管理制度，防止被盜。4、勤儉節(jié)約，做好廢物利用。對大包裝紙、盒、繩、袋要回收再利用，對廢棄的應(yīng)及時清理。六、庫存盤點。圖書商品的盤點目的是查核家底，分析庫存結(jié)構(gòu)，了解圖書周轉(zhuǎn)狀況，促進圖書進銷業(yè)務(wù)。根據(jù)公司的業(yè)務(wù)情況，一般分春秋兩季盤點。1、電腦統(tǒng)計數(shù)，盤出應(yīng)存數(shù)和實際庫存數(shù)。2、根據(jù)應(yīng)存數(shù)、定價和實際庫存數(shù)盤出應(yīng)存碼洋和實存碼洋3、結(jié)算出盤虧率，經(jīng)有關(guān)負責(zé)人簽字認可后交財務(wù)部門作帳務(wù)處理，出現(xiàn)較大盈虧問題，應(yīng)及時向公司報告，請示后處理。4、對庫存書的盤點，必須分類、分版和分出版時間進行盤存。