!營(yíng)運(yùn)部管理制度.doc
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1、目 錄一、部門(mén)職責(zé)及崗位職責(zé)4(1) 運(yùn)營(yíng)部職責(zé)4(二)部門(mén)各崗位職責(zé)5二、主要工作事項(xiàng)和程序9(一)租賃商戶管理事宜及流程91)租賃商戶收鋪工作程序92)租賃商戶進(jìn)場(chǎng)裝修操作程序93)租賃商戶裝修驗(yàn)收操作程序114)租賃商戶開(kāi)業(yè)操作程序125)租賃商戶營(yíng)業(yè)管理程序136)租賃商戶撤場(chǎng)操作程序147)商戶續(xù)租程序168)租金收繳有關(guān)規(guī)定179)廣告位招商及收租管理1710)市場(chǎng)調(diào)研18三、物業(yè)公司管理程序及內(nèi)容181)物業(yè)公司管理事宜182)日巡表19四、主要工作流程圖及附表20(1) 租賃商戶收鋪操作程序20(二)租賃商戶進(jìn)場(chǎng)裝修操作程序21(三)租賃商戶裝修驗(yàn)收操作程序22(四)租賃商戶開(kāi)
2、業(yè)操作程序23(五)租賃商戶撤場(chǎng)操作程序24五、緊急、重點(diǎn)事件處理程序27(一)危 害27(二)處理原則27(三)緊急及重點(diǎn)事件處理程序28一、部門(mén)職責(zé)及崗位職責(zé)(一)運(yùn)營(yíng)部職責(zé)運(yùn)營(yíng)部是新外灘面對(duì)商戶提供服務(wù)的窗口,是重要的樞紐性職能部門(mén),以優(yōu)質(zhì)的服務(wù)態(tài)度和業(yè)務(wù)水平保證商戶的經(jīng)營(yíng)、服務(wù)等工作按程序化進(jìn)行。具體職責(zé)如下:1) 負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)簽約商戶進(jìn)場(chǎng)收鋪、二次裝修手續(xù)的辦理及驗(yàn)收、開(kāi)業(yè)手續(xù)的辦理及商戶撤店手續(xù)的辦理。 2) 負(fù)責(zé)商戶展示形象及商戶員工禮儀形象的監(jiān)督和提醒,必要時(shí)根據(jù)商戶管理手冊(cè)規(guī)定給予相應(yīng)處罰。3) 負(fù)責(zé)新外灘公共區(qū)域保潔工作的監(jiān)督和檢查,對(duì)物業(yè)公司或其員工工作中的違規(guī)和不當(dāng)行為加以
3、制止。4) 負(fù)責(zé)現(xiàn)有商戶續(xù)租工作。5) 負(fù)責(zé)場(chǎng)內(nèi)廣告位出租及維護(hù)監(jiān)管工作。6) 負(fù)責(zé)商戶宣傳品發(fā)放申請(qǐng)的審批和行為管理。7) 負(fù)責(zé)有關(guān)物業(yè)信息的咨詢工作,處理商戶、消費(fèi)者有關(guān)物業(yè)服務(wù)的投訴接待和跟進(jìn)回饋。8) 負(fù)責(zé)商戶的證照性文件資料的備存及運(yùn)營(yíng)部與商戶之間往來(lái)信函的存檔和管理。9) 配合物業(yè)公司處理突發(fā)事件,負(fù)責(zé)解決商戶、消費(fèi)者的善后工作。10) 負(fù)責(zé)按時(shí)收取租金,對(duì)欠費(fèi)商戶按照規(guī)定的催繳程序采取必要措施;11) 負(fù)責(zé)按物業(yè)合同約定審核物業(yè)公司的工作,辦理費(fèi)用結(jié)算手續(xù)。12) 配合市場(chǎng)推廣商業(yè)、協(xié)助商戶進(jìn)行各項(xiàng)推廣活動(dòng)。(二)運(yùn)營(yíng)部各崗位職責(zé)運(yùn)營(yíng)部部長(zhǎng)崗位職責(zé)直接上級(jí):常務(wù)副總經(jīng)理直接下屬:
4、本部主管/物業(yè)公司1. 在常務(wù)副總經(jīng)理的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下,負(fù)責(zé)針對(duì)新外灘商戶管理服務(wù)需求的一切溝通和協(xié)調(diào)工作。2. 制定部門(mén)內(nèi)各項(xiàng)工作計(jì)劃及部門(mén)費(fèi)用預(yù)算,報(bào)經(jīng)審批后執(zhí)行。3. 安排部門(mén)內(nèi)日常工作,主持召開(kāi)部門(mén)工作例會(huì)。4. 負(fù)責(zé)安排本部門(mén)人員收取租金,對(duì)欠費(fèi)商戶按照催繳程序采取必要措施。5. 監(jiān)督完成續(xù)租客戶的租約、租金等談判及完成手續(xù)工作。6. 定期聯(lián)絡(luò)重要商戶,定期了解商戶情況及征求商戶意見(jiàn)。7. 監(jiān)督檢查物業(yè)公司的工作完成情況。8. 安排好物業(yè)公司對(duì)商戶提供的各項(xiàng)有償服務(wù)工作。9. 遇有緊急事故,協(xié)助公司處理商戶、消費(fèi)者的善后工作。10. 協(xié)調(diào)與相關(guān)公司的關(guān)系,協(xié)調(diào)與公司各部門(mén)的關(guān)系,創(chuàng)造優(yōu)質(zhì)
5、的工作環(huán)境。11. 安排招商部工作,為商戶提供優(yōu)質(zhì)的進(jìn)場(chǎng)至撤場(chǎng)整個(gè)過(guò)程中的服務(wù)。12. 查閱投訴記錄,了解處理投訴進(jìn)度,解決重大投訴。13. 監(jiān)督實(shí)施對(duì)員工的入職、崗位等計(jì)劃性培訓(xùn)和考核。14. 監(jiān)管本部門(mén)內(nèi)員工的考勤、勞動(dòng)紀(jì)律及日常工作的執(zhí)行情況。15. 安排本部門(mén)員工工作時(shí)間及休息。16. 完成上級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。運(yùn)營(yíng)主管崗位職責(zé)隸屬部門(mén):運(yùn)營(yíng)部直接上級(jí):運(yùn)營(yíng)部部長(zhǎng)直接下屬:運(yùn)營(yíng)督導(dǎo)1 負(fù)責(zé)對(duì)商戶租金等費(fèi)用的收取工作。2 協(xié)助部長(zhǎng)完成商戶續(xù)租的談判、溝通及手續(xù)落實(shí)工作。3 負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)商戶辦理交/收樓手續(xù)、裝修手續(xù),并跟進(jìn)檢查。4 對(duì)商戶/消費(fèi)者的各種物業(yè)投訴,做出相應(yīng)的處理,并對(duì)商戶
6、/消費(fèi)者進(jìn)行回復(fù)。5 安排檢查商戶營(yíng)業(yè)前后的準(zhǔn)備和閉店情況,協(xié)調(diào)處理商戶員工的違規(guī)行為。6 監(jiān)督檢查商戶是否超經(jīng)營(yíng)范圍。7 負(fù)責(zé)審核物業(yè)公司各項(xiàng)規(guī)章制度并不斷使其完善,督導(dǎo)物業(yè)公司的制度、技能、管理、服務(wù)行為的培訓(xùn),使之不斷提高保潔工作水平和質(zhì)量。8 負(fù)責(zé)對(duì)物業(yè)公司駐場(chǎng)負(fù)責(zé)人及員工工作監(jiān)管和考核工作,自覺(jué)維護(hù)新外灘的利益。9 負(fù)責(zé)審核及檢查、落實(shí)物業(yè)公司年、季、月、周、日的工作計(jì)劃。10 協(xié)調(diào)、處理有關(guān)物業(yè)工作的投訴。11 查閱營(yíng)運(yùn)督導(dǎo)各類巡查記錄表,對(duì)出現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決或上報(bào)。12 每日填寫(xiě)工作日志,每周填寫(xiě)主管周報(bào)表,上報(bào)部門(mén)部長(zhǎng)。13 查閱本部門(mén)員工工作記錄、交接班記錄,檢查員工日常工作情
7、況;隨時(shí)指正本部門(mén)員工崗上工作行為問(wèn)題,并進(jìn)行崗位指導(dǎo)。14 協(xié)助物業(yè)公司做好突發(fā)事件的善后處理工作。15 配合市場(chǎng)推廣部門(mén)/商戶組織安排推廣活動(dòng)。16 完成上級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。運(yùn)營(yíng)部文員崗位職責(zé)隸屬部門(mén):運(yùn)營(yíng)部直接上級(jí):運(yùn)營(yíng)部部長(zhǎng)1 負(fù)責(zé)本部門(mén)文件起草、資料的打印工作,按時(shí)完成打印任務(wù),對(duì)往來(lái)文件做好記錄歸檔。2 負(fù)責(zé)收、發(fā)、存檔運(yùn)營(yíng)部對(duì)內(nèi)、外的文件、通知等。建立保管部門(mén)、商戶資料檔案,定期整理。3 負(fù)責(zé)按照合同及時(shí)發(fā)出商戶進(jìn)場(chǎng)通知單。4 建立保管商戶的證照性文件資料的備存檔案,負(fù)責(zé)物業(yè)與商戶之間往來(lái)信函等資料檔案的管理和整理。做好保密工作。5 按照文件管理制度/規(guī)定/辦法進(jìn)行文件的
8、處理工作。6 協(xié)助本部部長(zhǎng)統(tǒng)計(jì)部門(mén)月度、季度、年度費(fèi)用。7 負(fù)責(zé)每月制定員工排班表,記錄、整理、核對(duì)部門(mén)考勤。8 負(fù)責(zé)部門(mén)內(nèi)的固定資產(chǎn)及辦公用品的登記和管理,并負(fù)責(zé)辦理報(bào)廢手續(xù)和申購(gòu)手續(xù)。9 負(fù)責(zé)辦理本部門(mén)涉及請(qǐng)款、報(bào)銷(xiāo)的工作。10 接聽(tīng)電話并填寫(xiě)電話記錄,解答咨詢或及時(shí)轉(zhuǎn)交本部相關(guān)人員跟進(jìn)處理。11 熟悉新外灘和商戶情況,提供準(zhǔn)確信息。12 遵守各項(xiàng)保密制度,對(duì)廢棄文稿及時(shí)按公司規(guī)定銷(xiāo)毀。13 完成上級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。運(yùn)營(yíng)督導(dǎo)崗位職責(zé)隸屬部門(mén):運(yùn)營(yíng)部直接上級(jí):運(yùn)營(yíng)主管1 按照規(guī)定要求,對(duì)新外灘區(qū)域進(jìn)行巡視,并填寫(xiě)工作日志、巡檢記錄表,處理簡(jiǎn)單的工作問(wèn)題。2 文明禮貌地接待商戶/消費(fèi)者
9、的投訴,并做好投訴記錄,對(duì)能解決的盡量解決,解決不了的投訴需及時(shí)上報(bào)。3 為商戶辦理裝修手續(xù),交接商鋪等,在裝修過(guò)程中全面負(fù)責(zé)監(jiān)管工作和處理違規(guī)行為。4 催促商戶按時(shí)繳付各種相關(guān)費(fèi)用。5 監(jiān)督商戶遵守租賃合同及商戶管理手冊(cè)等公司的相關(guān)規(guī)定。6 檢查商戶遵守規(guī)定的營(yíng)業(yè)時(shí)間及營(yíng)業(yè)前后的準(zhǔn)備/閉店工作。7 監(jiān)督/協(xié)調(diào)/處理/提醒商戶及其員工的違規(guī)行為,對(duì)嚴(yán)重違規(guī)的商戶員工進(jìn)行處罰。8 監(jiān)督物業(yè)公司員工在新外灘區(qū)域內(nèi)的工作行為和效果。9 協(xié)助處理突發(fā)事件。10 完成上級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他各項(xiàng)工作。2、 主要工作事項(xiàng)和程序(一)營(yíng)運(yùn)管理工作主要包括七項(xiàng)業(yè)務(wù)模塊:營(yíng)運(yùn)管理業(yè)務(wù)模塊現(xiàn)場(chǎng)管理商戶管理總服務(wù)臺(tái)管
10、理人員管理招商管理多種經(jīng)營(yíng)和廣告位管理營(yíng)運(yùn)信息管理和市場(chǎng)調(diào)研(二)租賃商戶管理事宜及流程商戶與招商部簽署租賃協(xié)議后,運(yùn)營(yíng)部負(fù)責(zé)為簽約商戶提供后續(xù)服務(wù)并進(jìn)行后期管理的工作。1) 租賃商戶收鋪工作流程1. 查看合同; 2. 核實(shí)履約保證金、首期租金及物業(yè)費(fèi)、進(jìn)場(chǎng)相關(guān)費(fèi)用等收費(fèi)已完成;3. 與商戶確認(rèn)進(jìn)場(chǎng)日;4. 向商戶發(fā)出商鋪交付通知單(附件二)通知商戶收鋪;5. 組織工程部、物業(yè)公司、商戶在約定時(shí)間收鋪,并填寫(xiě): 商鋪接收現(xiàn)狀確認(rèn)表(附件三); 對(duì)于需要整改的商鋪要填寫(xiě)遺漏/維修項(xiàng)目表(附件四);6. 需整改維修的商鋪在完成整改后,運(yùn)營(yíng)部組織再次驗(yàn)收交付。7. 商戶簽署商鋪接收現(xiàn)狀確認(rèn)表后,商戶
11、收鋪工作完成。8. 商鋪接收現(xiàn)狀確認(rèn)表一式4份,商戶、物業(yè)公司、工程部、運(yùn)營(yíng)部各存檔一份。 注意事項(xiàng)1. 運(yùn)營(yíng)部是商戶收鋪的主要責(zé)任部門(mén),負(fù)責(zé)商戶收鋪的組織工作。2. 招商部在完成租賃合同簽署,確認(rèn)商戶已繳清前述4項(xiàng)費(fèi)用后,要立即填寫(xiě) 商戶情況一覽表。表中的商戶聯(lián)系人、聯(lián)系方式等必須填寫(xiě)準(zhǔn)確,已方便后續(xù)工作。3. 商戶簽署后的商鋪接收現(xiàn)狀確認(rèn)表是商鋪交付商戶的主要依據(jù)。簽署日期是履行合同的計(jì)費(fèi)起始日。2) 租賃商戶進(jìn)場(chǎng)裝修操作程序 進(jìn)場(chǎng)準(zhǔn)備1) 運(yùn)營(yíng)部指導(dǎo)商戶填寫(xiě)裝修申請(qǐng)表(附件一);2) 運(yùn)營(yíng)部催收并報(bào)審商戶裝修圖紙,填寫(xiě)商戶二次裝修審圖意見(jiàn)表,其中:效果和平面部分(附件二)由工程部和物業(yè)公
12、司審核平面部分,效果部分由副總經(jīng)理審批后報(bào)總經(jīng)理核準(zhǔn); 強(qiáng)電專業(yè)(附件三)由工程部審核; 弱電專業(yè)(附件四)由工程部審核; 暖通專業(yè)(附件五)由工程部審核;3) 運(yùn)營(yíng)部催收商戶應(yīng)繳納的裝修費(fèi)用:合同約定的裝修質(zhì)量保證金;合同約定的裝修協(xié)作費(fèi);裝修手冊(cè)中列明的各項(xiàng)費(fèi)用;商戶裝修應(yīng)承擔(dān)的消防改造費(fèi)用;由于商戶裝修特別要求,商戶應(yīng)承擔(dān)的費(fèi)用。 進(jìn)場(chǎng)1) 運(yùn)營(yíng)部與商戶確定進(jìn)場(chǎng)施工時(shí)間。2) 運(yùn)營(yíng)部組織商戶、物業(yè)公司做施工交底。 3) 運(yùn)營(yíng)部組織商戶、工程部、物業(yè)公司在約定時(shí)間接收商戶進(jìn)場(chǎng)施工。填寫(xiě):進(jìn)場(chǎng)裝修人員名單表(附件七); 裝修單位進(jìn)場(chǎng)攜帶工具登記表(附件八)。簽署:裝修管理協(xié)議書(shū)(附件九);
13、安全管理協(xié)議書(shū)(附件十); 商戶承諾書(shū)(附件十一)。4) 運(yùn)營(yíng)部組織物業(yè)公司為商戶發(fā)放開(kāi)工許可證(附件十二)。5) 商戶開(kāi)始施工。6) 商戶承租商鋪裝修中或完成裝修后如需與商區(qū)公共系統(tǒng)關(guān)截或接駁的需向運(yùn)營(yíng)部提交關(guān)截及接駁公共系統(tǒng)申請(qǐng)表(附件十三)。運(yùn)營(yíng)部組織工程部和安管部審核通過(guò)后方可實(shí)施。 商戶施工中的監(jiān)管1) 運(yùn)營(yíng)部負(fù)責(zé)施工現(xiàn)場(chǎng)的日常管理和協(xié)調(diào)公司相關(guān)部門(mén)替商戶解決問(wèn)題。監(jiān)管中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題填寫(xiě)檢查(驗(yàn)收)整改通知單(附件十四),并跟蹤商戶限期整改。2) 物業(yè)公司負(fù)責(zé)施工過(guò)程中的施工安全。跟蹤施工全程、排除安全隱患。同時(shí),裝修隱患的排查,保護(hù)原有設(shè)備、設(shè)施完好。3) 租賃商戶裝修驗(yàn)收操作程序租賃
14、商戶裝修驗(yàn)收分二步進(jìn)行:1. 隱蔽工程驗(yàn)收;2. 裝修工程整體驗(yàn)收。具體操作程序如下:運(yùn)營(yíng)部在商戶做完需隱蔽工程,在封閉之前,通知商戶做隱蔽工程驗(yàn)收。填寫(xiě)商戶、商戶裝修單位、管理方聯(lián)合驗(yàn)收表(附件一)。3. 運(yùn)營(yíng)部組織物業(yè)公司、商戶進(jìn)行隱蔽工程驗(yàn)收,填寫(xiě)商戶、商戶裝修單位、管理方聯(lián)合驗(yàn)收表第一部分。驗(yàn)收通過(guò)后,由商戶負(fù)責(zé)人、商戶裝修負(fù)責(zé)人和我司參加驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)。4. 隱蔽工程驗(yàn)收未通過(guò)時(shí),由運(yùn)營(yíng)部組織填寫(xiě)檢查(驗(yàn)收)整改通知單(附件二),要求商戶限期整改。5. 商戶整改完成后,運(yùn)營(yíng)部再次組織隱蔽工程驗(yàn)收,直至驗(yàn)收通過(guò)。6. 運(yùn)營(yíng)部在商戶裝修全部完成后,組織商戶、物業(yè)公司,做裝修工程整體驗(yàn)收
15、。填寫(xiě)商戶、商戶裝修單位、管理方聯(lián)合驗(yàn)收表第二部分。驗(yàn)收通過(guò)后,由商戶負(fù)責(zé)人、商戶裝修單位負(fù)責(zé)人、物業(yè)公司,我司參加驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)。7. 整體驗(yàn)收未通過(guò)時(shí),由運(yùn)營(yíng)部組織填寫(xiě)檢查(驗(yàn)收)整改通知單,要求商戶限期整改。8. 商戶整改完成后,運(yùn)營(yíng)部再次組織整體驗(yàn)收,直至驗(yàn)收通過(guò)。 責(zé)任部門(mén)1) 運(yùn)營(yíng)部負(fù)責(zé)隱蔽工程驗(yàn)收工作和整體驗(yàn)收工作的組織、協(xié)調(diào);負(fù)責(zé)督促驗(yàn)收未通過(guò)商戶的整改進(jìn)度及組織再次驗(yàn)收。2) 物業(yè)公司負(fù)責(zé)驗(yàn)收商戶是否按已審核的圖紙施工和施工質(zhì)量。3) 物業(yè)公司負(fù)責(zé)驗(yàn)收消防、安全設(shè)備設(shè)施。 注意事項(xiàng)1) 商戶隱蔽工程驗(yàn)收未通過(guò),不得進(jìn)行與之相關(guān)的下一步作業(yè)。2) 參加驗(yàn)收人員須按經(jīng)審批的商戶
16、裝修圖驗(yàn)收。3) 驗(yàn)收未通過(guò)項(xiàng)目必須明確給商戶書(shū)面指出,要求對(duì)方簽收并存檔備查。4) 商戶未通過(guò)驗(yàn)收不得開(kāi)業(yè),且不延長(zhǎng)裝修期。4) 租賃商戶開(kāi)業(yè)操作程序1. 商戶填寫(xiě)商戶開(kāi)業(yè)申請(qǐng)表(附件一)送交運(yùn)營(yíng)部。2. 運(yùn)營(yíng)部組織相關(guān)部門(mén)填寫(xiě)商戶開(kāi)業(yè)申請(qǐng)審批單(附件二)3. 招商部:須確認(rèn)合同及附件是否簽署完畢,商戶營(yíng)業(yè)執(zhí)照、授權(quán)書(shū)、品牌代理許可證等相關(guān)合法經(jīng)營(yíng)證照是否完全有效,并且已在我司存檔備案等事項(xiàng)。4. 財(cái)務(wù)部:須確認(rèn)商戶開(kāi)業(yè)前應(yīng)繳的不同階段的費(fèi)用是否到賬,有無(wú)開(kāi)業(yè)前欠費(fèi)等事項(xiàng)。5. 物業(yè)公司:須確認(rèn)商戶圖紙是否齊全、隱蔽工程驗(yàn)收和整體驗(yàn)收是否通過(guò),有無(wú)重大缺漏項(xiàng)工程等事項(xiàng)。確認(rèn)消防圖紙是否齊全、
17、消防設(shè)施是否處于正常狀態(tài),消防驗(yàn)收及開(kāi)業(yè)檢查是否完成等事項(xiàng)。6. 運(yùn)營(yíng)部:須復(fù)核、確認(rèn)商戶進(jìn)店文件是否齊全并存檔,商戶裝修期間有無(wú)嚴(yán)重違反安全法規(guī)的事件或事故未處理完畢,確認(rèn)商戶已辦理保險(xiǎn)、營(yíng)業(yè)執(zhí)照及衛(wèi)生許可、稅務(wù)登記等事項(xiàng)。7. 副總經(jīng)理審批。8. 總經(jīng)理審批。9. 運(yùn)營(yíng)部根據(jù)審批結(jié)果給商戶回復(fù): 對(duì)審批通過(guò)、無(wú)須整改可開(kāi)業(yè)的商戶,使用商戶開(kāi)業(yè)申請(qǐng)回復(fù)(格式一)(附件三)。加蓋公司印章后送交商戶。運(yùn)營(yíng)部存復(fù)印件。 對(duì)于審批通過(guò),須限期整改的商戶,使用商戶開(kāi)業(yè)申請(qǐng)回復(fù)格式二(附件四)。須詳細(xì)列明整改內(nèi)容和限定整改時(shí)間。加蓋公司印章后送交商戶。運(yùn)營(yíng)部存復(fù)印件。 對(duì)于審批未通過(guò)的商戶,使用商戶開(kāi)業(yè)
18、申請(qǐng)回復(fù)(格式三)(附件五)。須詳細(xì)列明未通過(guò)原因和限定整改時(shí)間。由運(yùn)營(yíng)部負(fù)責(zé)人簽字后送交商戶簽收。運(yùn)營(yíng)部跟進(jìn)商戶整改進(jìn)度和重新申請(qǐng)開(kāi)業(yè)。10. 運(yùn)營(yíng)部協(xié)調(diào)商戶和公司相關(guān)部門(mén)組織商戶開(kāi)業(yè)。11. 運(yùn)營(yíng)部存檔商戶開(kāi)業(yè)前往來(lái)文件。12. 運(yùn)營(yíng)部協(xié)助商戶填寫(xiě)完工通知及退還裝修押金申請(qǐng)表(附件七),協(xié)助商戶辦理退還施工押金手續(xù)。 審批權(quán)限1. 各部門(mén)審批權(quán)限只限于各部門(mén)第一負(fù)責(zé)人,第一負(fù)責(zé)人出差或休假期間由副職或指定人員代行第一負(fù)責(zé)人職責(zé)。2. 300平方米以下的零售商鋪由副總經(jīng)理審批。3. 有未完成項(xiàng)、可開(kāi)業(yè)但需限期整改的商鋪需由總經(jīng)理審批(欠費(fèi)商戶開(kāi)業(yè)除外)。4. 欠費(fèi)商戶開(kāi)業(yè)及300平方米以上零
19、售商鋪和其它業(yè)態(tài)商戶開(kāi)業(yè)需由總經(jīng)理審批。 注意事項(xiàng)1. 各部門(mén)在填寫(xiě)審批表時(shí),對(duì)未通過(guò)項(xiàng),必須詳細(xì)寫(xiě)明原因,以便運(yùn)營(yíng)部匯總后給商戶回復(fù)。2. 商戶開(kāi)業(yè)申請(qǐng)回復(fù)的編號(hào)應(yīng)與商戶開(kāi)業(yè)申請(qǐng)審批單編號(hào)相同。3. 各部門(mén)對(duì)商戶開(kāi)業(yè)審批應(yīng)做為第一優(yōu)先級(jí),收到審批表后需立即處理,以保證后續(xù)工作正常進(jìn)行。5) 租賃商戶營(yíng)業(yè)管理程序租賃商戶開(kāi)業(yè)后,運(yùn)營(yíng)部是負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)商戶日常運(yùn)營(yíng)管理的主要職能部門(mén),主要工作內(nèi)容如下:1. 對(duì)管轄區(qū)域內(nèi)進(jìn)行每日巡場(chǎng)工作,確保其區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生、公共區(qū)域綠植、座椅、垃圾桶及POP擺放的規(guī)范化;對(duì)行為不當(dāng)?shù)牟块T(mén)及個(gè)人進(jìn)行及時(shí)溝通并加以糾正,必要時(shí)可根據(jù)相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處罰;做好工作記錄,每日填寫(xiě)工
20、作日志、巡檢記錄表,每周填寫(xiě)周報(bào)表以及做好月工作總結(jié)上報(bào)區(qū)域主管。工作日志、巡檢記錄表應(yīng)每日下班后整理裝訂,區(qū)域主管檢察有無(wú)漏項(xiàng),是否有工作需要指導(dǎo)落實(shí),后簽字交付部門(mén)部長(zhǎng)處。巡場(chǎng)時(shí)間要求及標(biāo)準(zhǔn):5.1.1部長(zhǎng)至少每周全面巡場(chǎng)一次以上,重點(diǎn)區(qū)域及主力店每周二次以上; 5.1.2主管每周全面巡場(chǎng)至少三次以上;5.1.3確保現(xiàn)場(chǎng)按照區(qū)域有人值守,不得同時(shí)吃飯或離開(kāi)現(xiàn)場(chǎng);值班期間離開(kāi)現(xiàn)場(chǎng),需通報(bào)主管;5.1.4運(yùn)營(yíng)督導(dǎo)每日應(yīng)不間斷巡視,保持監(jiān)管持續(xù)不斷。做到:公共區(qū)域座椅擺放整齊干凈;店鋪櫥窗干凈明亮,未經(jīng)批準(zhǔn)的座椅、大量堆積貨品;商戶的廣告宣傳中不得出現(xiàn)違反國(guó)家相關(guān)法律、法規(guī)的宣傳用語(yǔ),幾項(xiàng)活動(dòng)同
21、時(shí)進(jìn)行時(shí),檢查是否同時(shí)可以參與,如果不可以,廣告中應(yīng)加以標(biāo)注;不得出現(xiàn)超過(guò)24小時(shí)尚未上報(bào)或維修現(xiàn)象。2. 處理商戶、消費(fèi)者有關(guān)內(nèi)部服務(wù)或商品質(zhì)量等投訴接待和跟進(jìn)回饋,按照投訴解決的流程及時(shí)上報(bào)區(qū)域主管及部門(mén)負(fù)責(zé)人,重大緊急事件與當(dāng)值公司領(lǐng)導(dǎo)溝通,并在現(xiàn)場(chǎng)做初步的安撫工作,收集相關(guān)材料證明, 及時(shí)填寫(xiě)工作日志,將相關(guān)證明材料留存?zhèn)浒浮?. 施工單、出門(mén)單的簽署: 施工單簽署的注意事項(xiàng):1. 填寫(xiě)要工整、清晰、不漏項(xiàng);2. 日期和時(shí)間的填寫(xiě)要正確(施工只能在非營(yíng)業(yè)時(shí)間進(jìn)行);3. 施工原因要填寫(xiě)清楚(如換展、進(jìn)貨、裝修等);特別注意,如果是改動(dòng)結(jié)構(gòu)、機(jī)電設(shè)施、消防設(shè)備設(shè)施、店內(nèi)展柜等需批準(zhǔn)后方可
22、進(jìn)行的施工,必須實(shí)現(xiàn)將方案報(bào)部門(mén)經(jīng)理及工程部批準(zhǔn)方可執(zhí)行。4. 收回3聯(lián)中的1聯(lián),做好存檔,抄送物業(yè)公司。 出貨單簽署的注意事項(xiàng):1. 填寫(xiě)要工整、清晰、不漏項(xiàng);2. 要根據(jù)不同貨物的特點(diǎn),權(quán)衡出門(mén)單上貨品(及其它物品的)數(shù)量是否在正常范圍內(nèi),會(huì)不會(huì)影響商鋪正常經(jīng)營(yíng)。3. 不得填寫(xiě)空白的出貨單,不得簽署超過(guò)2日內(nèi)的出貨單。4. 要提醒各店鋪,注意使用符合商場(chǎng)要求的有充氣橡膠輪胎的推車(chē)和貨梯的注意事項(xiàng)。6) 租賃商戶撤場(chǎng)操作程序商業(yè)區(qū)內(nèi)租賃商戶撤場(chǎng)分為三種情況:1. 合同期未滿,商戶提前解除合同(含商戶未做解除合同手續(xù),但提前私自撤離),商戶撤場(chǎng);2. 合同期未滿,我公司提前解除合同,商戶撤場(chǎng);
23、3. 合同期已滿,商戶正常閉店撤場(chǎng)。 責(zé)任部門(mén)1. 運(yùn)營(yíng)部:運(yùn)營(yíng)部是商戶撤場(chǎng)工作的主責(zé)部門(mén),負(fù)責(zé)商戶撤場(chǎng)程序的監(jiān)管、協(xié)調(diào)和與商戶的溝通、洽談,負(fù)責(zé)法律文件往來(lái)、簽署、存檔,直至商戶撤場(chǎng)工作程序完畢。2. 招商部:法務(wù)部負(fù)責(zé)商戶撤場(chǎng)相關(guān)的法律文件的起草、簽署,存檔及如有訴訟等后續(xù)工作。負(fù)責(zé)后續(xù)商戶的準(zhǔn)備。3. 財(cái)務(wù)部:財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)撤場(chǎng)商戶的欠款核算,并督促運(yùn)營(yíng)部收繳。4. 物業(yè)公司:驗(yàn)收商戶商鋪騰退的機(jī)電、消防設(shè)施設(shè)備等是否正常。并跟據(jù)實(shí)際情況恢復(fù)商鋪到公司認(rèn)定的再使用狀態(tài),維護(hù)原有設(shè)備設(shè)施正常運(yùn)行;負(fù)責(zé)商戶撤場(chǎng)現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督。5. 企劃部:配合市場(chǎng)部根據(jù)后續(xù)商戶情況安裝圍擋。 操作程序1. 對(duì)于合同期
24、未滿,商戶提前解約撤場(chǎng):1. 商戶必須提出書(shū)面解約函,通知運(yùn)營(yíng)部。2. 運(yùn)營(yíng)部召集招商部、財(cái)務(wù)部組織專題會(huì)議討論,并提出意見(jiàn)呈文報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3. 對(duì)公司不同意撤場(chǎng)的商戶,運(yùn)營(yíng)部根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)審批意見(jiàn)給商戶回函并約談商戶。4. 對(duì)公司領(lǐng)導(dǎo)同意撤場(chǎng)的商戶:i. 招商部與商戶簽定合同終止協(xié)議書(shū),約定清繳租金、物業(yè)管理費(fèi)、違約金、滯納金等項(xiàng),財(cái)務(wù)部根據(jù)協(xié)議內(nèi)容出具賬單,內(nèi)部審批手續(xù)合格后,交運(yùn)營(yíng)部。ii. 運(yùn)營(yíng)部根據(jù)賬單向商戶催繳應(yīng)交款項(xiàng)。iii. 商戶應(yīng)交款項(xiàng)交清后,運(yùn)營(yíng)部與商戶約定撤場(chǎng)時(shí)間并通知公司相關(guān)部門(mén)做準(zhǔn)備,協(xié)調(diào)公司相關(guān)部門(mén)填寫(xiě)商戶撤場(chǎng)工作單(見(jiàn)附件),各部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)
25、。iv. 運(yùn)營(yíng)部通知商戶提交加蓋公章的撤場(chǎng)物品清單(見(jiàn)附件)和撤場(chǎng)負(fù)責(zé)人委托書(shū)(樣式見(jiàn)附件)。v. 運(yùn)營(yíng)部與招商部、物業(yè)公司確定現(xiàn)場(chǎng)恢復(fù)程度,并做圍擋準(zhǔn)備。vi. 運(yùn)營(yíng)部在約定的撤場(chǎng)時(shí)間與物業(yè)公司共同監(jiān)管商戶撤場(chǎng),并恢復(fù)商鋪到再次使用狀態(tài)。vii. 運(yùn)營(yíng)部督促做撤店后商鋪的圍擋裝飾。viii. 商戶撤場(chǎng)完畢后,運(yùn)營(yíng)部將全部撤場(chǎng)文件整理并做檔案清單存檔。2. 對(duì)于合同期未滿,我公司要求提前解約的商戶: 運(yùn)營(yíng)部根據(jù)公司指示,安排法務(wù)部起草解約函,經(jīng)律師審查后由運(yùn)營(yíng)部按合同中對(duì)方地址寄達(dá) 對(duì)方公司。 運(yùn)營(yíng)部與對(duì)方約談,并將最終約談結(jié)果呈文報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。 運(yùn)營(yíng)部根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)審批意見(jiàn)安排法務(wù)部起草合同
26、終止協(xié)議書(shū),運(yùn)營(yíng)部負(fù)責(zé)與商戶簽字蓋章確認(rèn),走內(nèi)部審批程序。 以下執(zhí)行第二條第4款、第至viii項(xiàng)。3. 對(duì)于合同期滿商戶撤場(chǎng): 商戶按合同約定期內(nèi)書(shū)面通知運(yùn)營(yíng)部合同期滿后撤場(chǎng)。 運(yùn)營(yíng)部通知財(cái)務(wù)部(轉(zhuǎn)交商戶撤場(chǎng)函復(fù)印件) 財(cái)務(wù)部核查商戶賬戶情況,并出據(jù)賬單給運(yùn)營(yíng)部。 以下執(zhí)行第二條第4款、第至viii項(xiàng)。 注意事項(xiàng)1) 欠費(fèi)商戶撤場(chǎng)必須走商戶撤場(chǎng)審批單流程,最終經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。2) 商戶撤場(chǎng)工作單運(yùn)營(yíng)部必須在確認(rèn)商戶無(wú)任何欠費(fèi)后才能組織填寫(xiě)報(bào)審。3) 商戶撤場(chǎng)后的商鋪恢復(fù)程度由運(yùn)營(yíng)部和招商部、物業(yè)公司根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)狀態(tài)決定,并報(bào)主管副總核準(zhǔn)。4) 商戶撤場(chǎng)后的商鋪圍擋裝飾在商戶撤出后完成(特殊情況不得超
27、過(guò)24小時(shí))。7)商戶續(xù)租程序租期內(nèi)商戶續(xù)約由運(yùn)營(yíng)部負(fù)責(zé)溝通、談判及手續(xù)的完成。責(zé)任部門(mén):1)運(yùn)營(yíng)部,負(fù)責(zé)根據(jù)合同到期情況跟商戶溝通,確定新的合作條件(租約、租金、是否調(diào)整位置及面積等),上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司決議與商戶完成相關(guān)手續(xù),完成續(xù)租審批流程。2)財(cái)務(wù)部,根據(jù)合同內(nèi)與商戶續(xù)租時(shí)間截點(diǎn)提前通知運(yùn)營(yíng)部注意;配合運(yùn)營(yíng)部核算租金標(biāo)準(zhǔn),協(xié)助完成續(xù)租審批流程。3)招商部,根據(jù)公司現(xiàn)有規(guī)劃定位及市場(chǎng)情況,給予續(xù)租意見(jiàn)。操作程序?qū)τ谠夭粍?dòng)(面積位置均不做變化)的商戶1)由運(yùn)營(yíng)部負(fù)責(zé)與商戶溝通,由商戶提出書(shū)面申請(qǐng),運(yùn)營(yíng)部上報(bào)公司例會(huì),確定續(xù)約租金及租期;2)運(yùn)營(yíng)部溝通確定后上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo),批復(fù)后走內(nèi)部審批流程
28、;3)招商部協(xié)助出具續(xù)租協(xié)議,并協(xié)助完成談判及協(xié)議修改。8)租金收繳有關(guān)規(guī)定:1. 總原則:按區(qū)域劃分,專人負(fù)責(zé)。商戶催費(fèi)全程負(fù)責(zé),自行催賬單、催繳費(fèi),直至費(fèi)用交齊;2. 并按照商戶需求將賬單送達(dá)商戶;3. 25日前,如款項(xiàng)未到賬則與商戶聯(lián)系,確認(rèn)未到賬原因;4. 25日前,如款項(xiàng)已到賬則本月工作完成;5. 過(guò)程中必須有催過(guò)的文件、短信或郵件做記錄。有問(wèn)題及時(shí)匯報(bào)。9)廣告位招商及收租管理:1. 廣告位分類:1) 現(xiàn)有的。2) 待開(kāi)發(fā)的。2. 廣告位的招租:對(duì)即將或已經(jīng)到期的廣告位進(jìn)行推介,招租。3. 廣告效果圖的審核:要求欲租廣告位的商戶按照現(xiàn)場(chǎng)情況上報(bào)效果圖,報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。4. 廣告協(xié)議
29、的簽署:與有租廣告位意向的商戶談判后,確定租賃價(jià)格、租賃時(shí)間段及相關(guān)權(quán)利義務(wù),形成廣告協(xié)議后雙方簽署。5. 租金和電費(fèi)的收?。簬虘舻截?cái)務(wù)部,按照簽訂的廣告租賃協(xié)議收取租金和電費(fèi)。6. 廣告畫(huà)面及框架的日常維護(hù)和更新:定期對(duì)已出租的廣告位進(jìn)行檢查,及時(shí)督促商戶對(duì)廣告畫(huà)面及框架等部位進(jìn)行相應(yīng)的清潔、維護(hù),對(duì)老舊畫(huà)面進(jìn)行及時(shí)更換。7. 廣告位的重新招租:對(duì)臨近到期的廣告位進(jìn)行重新招租。10)市場(chǎng)調(diào)研:1、 針對(duì)負(fù)責(zé)區(qū)域品牌,對(duì)本市其他商業(yè)項(xiàng)目進(jìn)行銷(xiāo)售業(yè)績(jī)、促銷(xiāo)活動(dòng)、營(yíng)銷(xiāo)推廣、客流、地理位置、品牌組合等方面的調(diào)查;2、 調(diào)研應(yīng)每周進(jìn)行一次,固定品牌、固定商業(yè)項(xiàng)目調(diào)查;3、 調(diào)研中要詳細(xì)對(duì)重點(diǎn)項(xiàng)目、重
30、點(diǎn)品牌進(jìn)行深入、細(xì)致了解、分析。如需要應(yīng)對(duì)具體場(chǎng)景或細(xì)節(jié)進(jìn)行拍攝留存;4、 調(diào)查后及時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)、文字、照片等進(jìn)行整理,形成詳盡的、有說(shuō)服力的報(bào)告。以便作為公司高層決策的依據(jù)之一。三、物業(yè)公司管理程序及內(nèi)容:1)物業(yè)公司管理程序:1. 物業(yè)公司由運(yùn)營(yíng)部進(jìn)行主要日常行為監(jiān)管,并嚴(yán)格按照相關(guān)作業(yè)程序和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行工作檢查,保證商業(yè)區(qū)域整體環(huán)境的整潔與正常運(yùn)轉(zhuǎn)。2. 物業(yè)公司的工作質(zhì)量由運(yùn)營(yíng)部根據(jù)每月工作情況填寫(xiě)物業(yè)公司工作完成質(zhì)量檢查表,經(jīng)物業(yè)公司駐場(chǎng)經(jīng)理簽字后上報(bào)運(yùn)營(yíng)部部長(zhǎng),進(jìn)行最終審核,連同請(qǐng)款單抄送財(cái)務(wù)部以便安排付款扣款等后續(xù)工作。2)日巡表:項(xiàng)目編號(hào)檢查日期 年 月 日序號(hào)檢查時(shí)間檢查區(qū)域發(fā)現(xiàn)問(wèn)題
31、處理結(jié)果復(fù)查時(shí)間復(fù)查結(jié)果及處理意見(jiàn)12345678910每日工作總結(jié):檢查人簽字項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽字:注:此表須由項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)主管使用并填寫(xiě)。四、主要工作流程圖及附表 五、緊急、重點(diǎn)事件處理程序:(一)危 害:1. 緊急事件突發(fā)性高且多屬于意外事件.2. 意外發(fā)生后造成人員傷亡.3. 公司財(cái)產(chǎn)損失影響營(yíng)業(yè)秩序.4. 公司形象受損,造成負(fù)面影響.(二)處理原則:1. 預(yù)防為主,計(jì)劃為先:做好日常的安全防范工作,消除隱患,減少事件發(fā)生.2. 以人為先,減少傷亡,降低損失:所有救援首要重點(diǎn)是保全和搶救人的生命,其次才是財(cái)物.(三)緊急及重點(diǎn)事件處理程序:1、治安事件處理程序:1) 當(dāng)發(fā)生有人聚集商區(qū)內(nèi)欲滋事,
32、或?qū)こ?、打架等事件時(shí),物業(yè)公司應(yīng)先行管制現(xiàn)場(chǎng),并疏散圍觀顧客。需阻止滋事者進(jìn)入商業(yè)或辦公區(qū).2) 物業(yè)公司應(yīng)與滋事人協(xié)調(diào),盡量能以勸離的方式處理。必要時(shí)立即報(bào)告總經(jīng)理及公安部門(mén).3) 盡力維護(hù)顧客安全及公司資產(chǎn).4) 若滋事者鬧事后迅速離去,而公安尚未到達(dá),應(yīng)記下滋事者特征及所乘車(chē)輛、車(chē)號(hào),滋事原因,以利于公安部門(mén)偵辦.5) 若有人受傷,應(yīng)立即送醫(yī)院處理.2、火災(zāi)處理程序:1) 任何人發(fā)現(xiàn)火苗時(shí),應(yīng)立即利用就近的滅火器或有效材料進(jìn)行滅火.2) 立即通知運(yùn)營(yíng)部及值班經(jīng)理前往處理.3) 如火勢(shì)難控,由物業(yè)公司立即播放消防廣播。(廣播詞及消防編組,依物業(yè)公司所制定) .4) 由總經(jīng)理(值班經(jīng)理)決定
33、何時(shí)報(bào)警及實(shí)施疏散措施.5) 派員工勸阻顧客繼續(xù)消費(fèi)。6) 利用防火區(qū)隔(鐵卷門(mén))之間的安全信道、安全門(mén)、梯,引導(dǎo)顧客逃生.7) 運(yùn)營(yíng)部協(xié)助火場(chǎng)外圍之安全管制,以利于消防隊(duì)施救,并且立即處理受傷人員之運(yùn)送醫(yī)院急救.3、商鋪漏水處理程序:1) 運(yùn)營(yíng)部人員接到商戶或其他部門(mén)投訴商鋪內(nèi)跑水時(shí),要立即派人前往現(xiàn)場(chǎng)觀察。2) 接報(bào)人員應(yīng)第一時(shí)間通知物業(yè)公司帶吸水機(jī)等工具、設(shè)備火速趕往現(xiàn)場(chǎng)。3) 觀察人員到達(dá)跑水商鋪后發(fā)現(xiàn)該商鋪門(mén)未開(kāi)。如緊急則立即協(xié)調(diào)物業(yè)公司破門(mén)進(jìn)入現(xiàn)場(chǎng)。4) 打開(kāi)商鋪門(mén)后,一方面協(xié)同物業(yè)公司控制出水點(diǎn),另一方面組織商戶自救,指揮物業(yè)公司對(duì)積水進(jìn)行及時(shí)清理。5) 如漏水情況嚴(yán)重,必須關(guān)閉該區(qū)域總閥門(mén),避免漏水范圍擴(kuò)大。6) 運(yùn)營(yíng)部人員應(yīng)對(duì)事發(fā)前后現(xiàn)場(chǎng)相關(guān)部位進(jìn)行拍照,以備存檔。7) 清理結(jié)束后,運(yùn)營(yíng)部起草書(shū)面文件,對(duì)事情經(jīng)過(guò)作全面系統(tǒng)的描述,將經(jīng)過(guò)商戶和物業(yè)公司簽字確認(rèn)的文件存檔。 二0一三年五月十五日28
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