某省公路養(yǎng)護檔案管理實施細則

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1、山西省國省公路養(yǎng)護檔案管理實施細則第一章 總則第一條 為進一步提高國省公路養(yǎng)護檔案的標準化、規(guī)范化、現(xiàn)代化管理水平，促進檔案工作的整體建設，更好地開發(fā)檔案信息資源，結(jié)合我省國省公路養(yǎng)護的特點，制定本細則。第二條 應對國道、省道公路小修保養(yǎng)、中修工程、大修工程和改建工程（具體的公路養(yǎng)護工程作業(yè)內(nèi)容見附件一）的養(yǎng)護檔案分別立卷歸檔。本細則只適用于我省境內(nèi)國道、省道公路小修保養(yǎng)、中修工程和大修工程的檔案管理，改建工程另從規(guī)定。第三條 公路養(yǎng)護檔案既要執(zhí)行交通行業(yè)檔案管理的制度、規(guī)范、標準，又要接受所在地區(qū)檔案行政管理部門的業(yè)務指導與監(jiān)督。第四條 公路養(yǎng)護檔案應每年按照檔案要求分類整理，裝訂成冊，編好

2、目錄，分類歸檔。第五條 各單位形成的公路養(yǎng)護檔案應由各單位檔案部門實行集中統(tǒng)一管理，不得由各承辦部門和個人分散保存。第六條 本細則編制依據(jù)：（一）法律政策依據(jù)1、中華人民共和國公路法（中華人民共和國主席令2004第19號）2、中華人民共和國檔案法（中華人民共和國主席令1996第71號）3、中華人民共和國公路管理條例（中華人民共和國國務院令2008年第543號）4、中華人民共和國檔案法實施辦法（1999年國家檔案局第5號令）5、山西省檔案管理條例（2000年9月27日）（二）技術(shù)規(guī)范和標準依據(jù)1、公路工程技術(shù)標準（JTG B012003）2、公路養(yǎng)護技術(shù)規(guī)范（JTG H102009）3、建設工程

3、文件歸檔整理規(guī)范（DA/T282002）4、歸檔文件整理規(guī)則（DA/T222000）5、建設項目竣工文件編制及檔案整理規(guī)范（GB/T118222000）6、科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求（GB/T118212002）7、照片檔案管理規(guī)范（GB/T118212002）(三)指導性文件1、交通部科學技術(shù)檔案分類編號辦法（交通部（87）交辦字315號）2、交通檔案管理辦法(交通部交辦發(fā)2005431號文)3、公路工程竣工文件材料立卷歸檔管理辦法(交通部交辦發(fā)2001390號文)4、公路工程竣（交）工驗收辦法實施細則（交通運輸部交公路法201065號）等。5、公路養(yǎng)護工程管理辦法（交公路發(fā)200132

4、7號）第二章 檔案管理體制、機構(gòu)、人員第七條在國家檔案行政管理部門統(tǒng)籌規(guī)劃，組織協(xié)調(diào)，統(tǒng)一制度、監(jiān)督和指導下，公路養(yǎng)護檔案工作實行“統(tǒng)一管理、分級負責”的原則。省公路局對全省國道、省道養(yǎng)護檔案工作進行業(yè)務領導。公路分局、公路管理段檔案管理部門的具體職責是：(一)貫徹執(zhí)行國家的法律、法規(guī)，部頒標準、規(guī)范和省、市、行業(yè)的有關規(guī)章制度，制定本單位檔案管理的規(guī)章制度、實施細則；(二)對所屬單位的檔案工作進行監(jiān)督和指導，按規(guī)定向上級檔案館移交檔案；(三)對本單位的歸檔工作進行指導，集中統(tǒng)一管理本單位的檔案；(四)積極開發(fā)檔案信息資源，編制檢索工具，匯編文件資料，做好檔案利用工作；(五)會同本單位有關業(yè)務

5、部門對已超過保管期限的檔案進行鑒定；(六)學習、研究和采用新技術(shù)，推進檔案管理的現(xiàn)代化；(七)參加工程竣工、科研成果評審鑒定和設備、儀器開箱的文件材料驗收工作；(八)培訓本系統(tǒng)有關單位檔案工作人員，交流檔案工作經(jīng)驗；(九)組織完成上級檔案部門交辦的檔案業(yè)務工作。第八條 各單位應加強對公路養(yǎng)護檔案工作的領導，明確分管檔案工作的領導。公路分局由分管養(yǎng)護的副局長兼管，公路管理段由分管養(yǎng)護的副段長兼管。各單位應將檔案工作納入本單位總體發(fā)展規(guī)劃，納入單位管理、生產(chǎn)建設、科學研究和技術(shù)管理的規(guī)章制度中，納入分管領導的崗位職責和工作人員的崗位責任制中。第九條各單位應依據(jù)國家有關規(guī)定和實際需要，配備公路養(yǎng)護檔

6、案管理工作人員，并保持檔案管理工作人員的相對穩(wěn)定。檔案管理工作人員一般應具有大專以上文化程度和公路養(yǎng)護工程專業(yè)知識，其主要職責是：(一)貫徹執(zhí)行檔案管理工作的各項規(guī)章制度，掌握檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)；(二)指導相關部門做好文件材料的收集、整理等歸檔工作，提高檔案質(zhì)量；(三)做好檔案的收集、整理、鑒定、登記和統(tǒng)計等基礎工作，熟悉所保管的檔案情況；(四)保護檔案的安全，做好防護工作。對破損、字跡模糊或變質(zhì)的檔案，應及時修補或復制；對庫存檔案發(fā)現(xiàn)可疑情況或者發(fā)生意外事故，應及時進行檢查，并將檢查的結(jié)果立即向單位領導報告；(五)開展檔案業(yè)務指導工作，并采取各種有效措施，檢查督促所屬單位做好檔案工作；(六)

7、做好檔案利用服務工作，編制適用檢索工具，迅速準確地查調(diào)檔案，匯編檔案資料；(七)遵守保密制度。未經(jīng)批準，不得利用職權(quán)擅自擴大檔案的利用范圍，不得泄露檔案的機密內(nèi)容，確保檔案的安全；（八）檔案保管人員調(diào)動工作時，應在離職前辦好檔案的交接手續(xù)。第三章 公路養(yǎng)護檔案內(nèi)容及分類第十條 公路小修保養(yǎng)檔案內(nèi)容(一)路況登記資料1、路面平面略圖；2、公路基本資料；3、路況示意圖；4、構(gòu)造物卡片包括橋梁、隧道、渡口、過水路面、房屋等；5、登記表包括涵洞、擋土墻、綠化等。（二）檢查與驗收資料1、日常養(yǎng)護檢查記錄；2、中間檢查記錄；3、定期檢查記錄；4、巡查記憶錄。第十一條 公路中修工程檔案內(nèi)容(一)工程合同和造

8、價文件1、合同文件；2、決算書。（二）施工大綱及批復1、施工大綱；2、施工大綱批復。（三）技術(shù)交底和會議紀要1、設計交底和會議紀要；2、施工圖交底會議紀要；3、關鍵施工技術(shù)交底紀錄；4、竣工驗收會議紀要。（四）工程施工過程資料1、開工報告；2、停工報告；3、復工報告；4、竣工報告；5、水準點、控制點和基準線復測記錄；6、施工日志及施工原始記錄。（五）施工質(zhì)量控制資料1、工程項目劃分表；2、計量儀器、設備檢定（測試）報告；3、工程質(zhì)量檢驗評定表及匯總表；4、工程質(zhì)量保證資料；5、工程質(zhì)量事故報告及處理記錄。（六）竣工圖目表1、竣工圖目錄；2、變更單與相關竣工圖對照匯總表；3、設計變更單；4、業(yè)務

9、聯(lián)系單；5、竣工圖紙。（七）工程總結(jié)及工程竣工驗收報告1、施工總結(jié)；2、監(jiān)理工作總結(jié)；3、設計工作總結(jié)；4、工程竣工驗收報告單。第十二條 公路大修工程檔案內(nèi)容(一)工程合同和造價文件1、合同文件（包括招、投標文件）；2、決算書。(二)施工組織設計、監(jiān)理大綱及批復1、施工組織設計；2、施工組織設計批復；3、監(jiān)理大綱；4、監(jiān)理大綱批復。（三）技術(shù)交底和會議紀要1、設計交底會議紀要；2、施工圖交底會議紀要；3、關鍵施工技術(shù)交底記錄；4、竣工驗收會議記要。（四）工程施工過程資料1、開工報告；2、停工報告；3、復工報告；4、竣工報告；5、水準點、控制點和基準線復測記錄；6、施工日志及施工原始記錄；7、監(jiān)

10、理日志及監(jiān)理原始記錄。（五）施工質(zhì)量控制資料1、工程項目劃分表；2、計量儀器、設備檢定（測試）報告；3、工程質(zhì)量檢驗評定表及匯總表；4、工程質(zhì)量保證資料；5、工程質(zhì)量事故報告及處理記錄。（六）竣工圖表1、竣工圖目錄；2、變更單與相關竣工圖對照匯總表；3、設計變更單；4、業(yè)務聯(lián)系單；5、竣工圖紙。（七）工程總結(jié)及工程竣工驗收報告1、施工總結(jié)；2、監(jiān)理工作總結(jié)；3、設計工作總結(jié)；4、工程竣工驗收報告單。第十三條 公路改建工程檔案內(nèi)容改建工程檔案內(nèi)容應按現(xiàn)行公路工程竣（交）工驗收辦法（交公路發(fā)201065號）的規(guī)定，包含綜合文件、決算和審計文件、監(jiān)理資料、施工資料和科研、新技術(shù)資料等五方面內(nèi)容。第十

11、四條 公路養(yǎng)護檔案分類編號是按照交通部科學技術(shù)檔案分類編號辦法（交通部（87）交辦字315號）中所確定的公路工程類目進行分類。大類、屬類不變，小類設七個類目，即：道路維修（含路基、路面）、橋梁維修(含涵洞)、獨立隧道維修、交通工程維修（含沿線設施）、公路綠化（含環(huán)境保護）、公路養(yǎng)護（含公路養(yǎng)護作業(yè)安全）、其他（含與公路的干擾）。在小類下設三個一級類目，即：國道、省道、其他（戰(zhàn)備路、旅游路等）。在一級類目下設三個二級類目，即：小修保養(yǎng)護、中修工程、大修工程。在二級類目下設三級類目、在三級類目下設四級類目，三級和四級類目的具體設置參照附件二公路養(yǎng)護檔案分類大綱。示例1：國道108線靈石路面改造工程

12、施工組織設計的檔號：GL51G108321N 其中：GL公路（大類）；51道路維修（屬類小類）；G108國道108（一級類目）；3大修工程（二級類目）；2施工組織設計、監(jiān)理大綱及批復（三級類目）；1施工組織設計（四級類目）；N施工組織設計流水號。示例2：省道301線天鎮(zhèn)段公路基本資料的檔號：GL57S301112N 其中：GL公路（大類）；57公路養(yǎng)護（屬類小類）；S301省道301（一級類目）；1小修保養(yǎng)（二級類目）；1路況登記資料（三級類目）；2公路基本資料（四級類目）；N公路基本資料流水號。第四章 公路養(yǎng)護檔案的管理第一節(jié) 公路養(yǎng)護檔案的歸檔與保存第十五條各單位的檔案，應作為一個全宗進行

13、整理和保管。一個全宗內(nèi)的文書檔案，可根據(jù)本單位的實際情況，按年度、機構(gòu)、問題、保管期限等方式排列；科技檔案應按不同類別、項目分別上架排列。第十六條各單位應建立、健全文件材料的歸檔制度。（一）凡本單位各項活動中形成的具有保存價值的文件材料，均由文書處理部門或文件材料形成部門按照交通部發(fā)布的有關檔案質(zhì)量標準的規(guī)定和要求進行整理，并定期向檔案部門歸檔；凡本單位在養(yǎng)護生產(chǎn)和工程實施中形成的具有保存價值的科技檔案，應執(zhí)行交通行業(yè)科技檔案管理制度、規(guī)范、標準。（二）文書檔案一般應在第二年上半年向檔案部門歸檔；科技檔案應按不同類別及專業(yè)特點進行歸檔；聲像檔案一般在年終向檔案部門歸檔，其中會議形成的聲像檔案，

14、需在會議結(jié)束后兩個月內(nèi)就由會議主辦單位負責歸檔。第十七條 檔案庫房(含膠片庫、磁帶庫)的溫度應控制在1424，有調(diào)節(jié)設備的庫房溫度日變化幅度不得超過2；相對濕度應控制在45%60，配有調(diào)節(jié)設備的庫房濕度日變化幅度不得超過5%。保存母片的膠片庫溫度應控制在1315，相對濕度應控制在35%45。第二節(jié) 對電子檔案、照片、音像檔案的要求第十八條 對電子檔案的要求如下：（一）設計圖紙應數(shù)字化保存。（二）應建立動態(tài)公路設施基礎數(shù)據(jù)庫，做好路面管理系統(tǒng)、橋梁管理系統(tǒng)、隧道管理系統(tǒng)、基礎數(shù)據(jù)庫的軟件備份及數(shù)據(jù)更新和備份。（三）應做好文安、數(shù)據(jù)、影像記錄等電子文件的保存和維護，逐步實現(xiàn)科技檔案電子化，逐步建立

15、檔案信息化檢索體系。（四）電子文件在歸檔移交前，歸檔與接收部門均應對歸檔電子文件的載體及技術(shù)環(huán)境進行檢測，確保載體的安全利用。第十九條. 照片檔案分為照片和底片。案卷內(nèi)照片和底片的順序編號應相同。以每張照片為單位，從1開始編寫，寫在正面右上角；底片號應用鐵筆橫排刻寫在膠片乳劑面片邊部。底片由拍攝單位保存。（一）如用數(shù)碼相機時，拍攝單位保存光盤。（二）照片參見號 是指與本張照片有聯(lián)系的其他檔案的檔號。（三）照片的文字說明 有六要素，即事由、時間、地點、人物、背景、攝影者。要求文字簡潔，語言通順，一般不超過200字。（四）照片的案卷題名 一個案卷要擬寫一個案卷題名，寫在封面上。案卷題名應概括案卷內(nèi)

16、全部照片的基本主題，一般包括責任者、問題、名稱三部分。（五）照片檔案保管期限 根據(jù)文件材料中相關的內(nèi)容確定。第二十條 音像檔案要收集齊全，做到文字材料與音像材料相符。（一）歸檔的音像檔案，要經(jīng)過系統(tǒng)整理，每盤音像要工整確切地標明：責任者、錄制（攝制）時間、地點、內(nèi)容、順序號、保管期限、攝制人等項目。保管期限根據(jù)文件材料中相關的內(nèi)容確定。（二）音像檔案要按形成時間順序排列，分別編寫流水號。第三節(jié) 公路養(yǎng)護檔案的保存第二十一條 公路養(yǎng)護檔案保存可分別按短期、長期和永久三種保存期限進行分類排列。短期保存期限為15年、長期保存期限為15-50年、永久保存期限為50年以上。（一）公路定期檢查資料可作為短

17、期保存檔案資料進行保存。（二）國道、省道公路中修工程、大修工程資料可作為長期保存資料進行保存。（三）國道、省道公路改建工程資料、各級公路橋梁、隧道等建筑物應作為永久保存檔案資料進行保存，具體保管期限以橋梁設計使用年限為準。第二十二條 安放檔案的檔案室管理應貫徹“預防為主，防治結(jié)合”的方針，認真做好防盜、防火、防光、防潮、防塵、防污染、防有害生物等“七防”工作。堅持庫房檢查制度和庫房溫濕度記錄制度，嚴格控制庫房的溫濕度，確保檔案的安全。第二十三條 檔案部門應建立定期檢查庫存檔案和設備定期檢查制度，并做好檢查記錄。對破損和字跡模糊或變質(zhì)的檔案，應及時修補或復制。對庫存檔案發(fā)現(xiàn)可疑情況或者發(fā)生意外事

18、故，應及時進行檢查。第二十四條 檔案部門應按檔案的保管期限，定期用直接鑒定法對檔案進行鑒定。文書檔案的鑒定工作應在分管領導或機關辦公室主任的領導下，由檔案部門和有關業(yè)務部門組成鑒定小組共同進行。科技檔案的鑒定工作，要在總工程師或技術(shù)負責人的領導下，由檔案人員和科技人員共同進行。第二十五條 鑒定工作結(jié)束后，應由檔案部門提出檔案鑒定報告，編寫檔案銷毀清冊，經(jīng)本單位分管領導簽字批準后，方予銷毀，并報上級檔案部門備案。銷毀檔案實行兩人監(jiān)銷制，監(jiān)銷人應在檔案銷毀清冊上簽字。未經(jīng)鑒定和批準，不得銷毀任何檔案。第四節(jié) 檔案的使用與利用第二十六條 檔案的使用應遵循“嚴守國家機密、禁止涂改抽拆、切勿私自攜出，不

19、得轉(zhuǎn)借散失、妥善保護案卷、用畢及時歸還”的原則。第二十七條 各單位應積極開展檔案利用工作，編制適用的檢索工具；開展檔案的編研工作，為行政管理、生產(chǎn)建設、經(jīng)營管理和科研教育等提供檔案信息服務。匯編的檔案資料如需印發(fā)或出版，應經(jīng)本單位領導批準，并報上級行政主管部門備案。第二十八條各單位檔案部門應設立檔案閱覽室，健全檔案借閱和復制、復印制度，嚴格履行檔案借閱手續(xù)。第二十九條外單位借用本單位一般檔案時，必須持有單位的介紹信(介紹信中應說明借用檔案人員的政治面貌，借用的范圍和用途)，經(jīng)檔案形成部門同意后方可借閱。重要的檔案應經(jīng)辦公室主任或單位負責人批準。第三十條聲像檔案實行兩套制，以復制件提供利用。借出

20、的聲像檔案不得轉(zhuǎn)借他人或擅自復制。第三十一條對電子文件采用網(wǎng)絡的方式利用時，應采取身份認證、權(quán)限控制等安全保密措施，并遵守有關的借閱規(guī)定。第三十二條根據(jù)檔案材料縮微、抄錄、復制、復印的材料，經(jīng)檔案部門核對無誤后，加蓋檔案部門檔案材料證明專用章。第三十三條各單位檔案部門應遵守中華人民共和國保守國家秘密法，認真貫徹執(zhí)行國家、交通部的保密法規(guī)，做好保密工作。檔案部門在收到保密委員會和有關部門關于檔案解密的通知后，應及時調(diào)整密級。第五節(jié) 檔案的移交第三十四條凡合并、撤銷機構(gòu)，應根據(jù)國家有關規(guī)定將本機構(gòu)全部檔案進行認真整理，不得分散，并按下列辦法進行處理：(一)撤銷機構(gòu)的檔案，應向上級主管部門進行移交或

21、交由主管機關代管。(二)撤銷機構(gòu)的業(yè)務劃歸幾個單位或部門的，原機構(gòu)的檔案材料不得分散，可由其中一個單位代管或向上級主管部門移交。(三)一個機關并入另一個機關或幾個機關合并為一個新的機關，其檔案材料應移交合并后的機關代管或向上級主管部門移交。 (四)一個機關內(nèi)一部分業(yè)務或者一個部門劃給另一個機關接收，其檔案材料不得帶入接收機關，如果接收機關需要利用，可以借閱或復制。(五)機關撤銷或者合并時，沒有處理完畢的文件材料，可以移交給新的機關繼續(xù)處理，并作為新的機關的檔案加以保存。(六)一個機關改變隸屬關系，在其工作活動中形成的全部檔案仍屬原來的全宗，實行集中統(tǒng)一管理。(七)各種臨時工作機構(gòu)撤銷時，其檔案

22、應向主管機關移交。第五章 公路養(yǎng)護大中修工程竣工驗收檔案管理第一節(jié) 竣工驗收檔案的編制體系第三十五條 公路養(yǎng)護大中修工程竣工驗收檔案是公路養(yǎng)護檔案的重要組成部分，在公路養(yǎng)護檔案中占有相當大的比例。公路養(yǎng)護大中修工程竣工驗收檔案應由建設單位組織進行編制，各施工單位和監(jiān)理等單位的資料整理組卷后匯總到建設單位。第三十六條 公路養(yǎng)護大中修工程竣工文件編制數(shù)量一般為兩套。建設單位一套，檔案接收單位一套。第三十七條 在公路養(yǎng)護大中修工程竣工驗收前，應事先提請檔案接收部門對檔案先期進行驗收，未通過驗收的，不得組織進行竣工驗收。(公路養(yǎng)護大中修工程竣工檔案驗收申請表及驗收意見書格式見附件四)第二節(jié) 竣工文件歸

23、檔編制的基本要求第三十八條 竣工文件的編制是工程后期監(jiān)理工程師進行技術(shù)管理的一項重要工作。承包人編制的竣工文件必須由監(jiān)理工程師審核把關。對施工單位繪制的竣工圖要認真審查，看內(nèi)容有無錯漏，線條、文字是否符合規(guī)定。同時施工監(jiān)理文件也必須齊全完整，真實可靠，字跡工整，版面清潔。第三十九條 公路養(yǎng)護大中修工程建設、勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位應當將竣工驗收的檔案立卷歸檔工作，納入公路養(yǎng)護大中修工程項目的管理工作中，建立竣工驗收檔案管理領導人責任制，配備專人負責，確?？⒐を炇諜n案的完整性、準確性與系統(tǒng)性。第條 建設單位在養(yǎng)護大中修工程進行招標，在與勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位簽訂協(xié)議或合同的同時，應對養(yǎng)

24、護大中修工程竣工文件的套數(shù)、費用、內(nèi)容、移交時間等提出明確要求。第四十條 竣工文件必須按統(tǒng)一標準、統(tǒng)一要求進行編制，否則不予接收。第四十一條 竣工文件按“誰經(jīng)辦誰編制”的原則進行編制。在編制過程中，各單位有責任相互提供所需的資料。第四十二條 竣工文件每張圖表必須簽章完備，簽字必須真實，不得代簽，編制完畢后經(jīng)各單位主要負責人審核。第四十三條 各單位技術(shù)負責人應是竣工文件編制工作的負責人。第四十四條 資料文件用紙統(tǒng)一采用A4型紙(210mm297mm)，圖紙規(guī)格除外。第三節(jié) 竣工圖歸檔編制的基本要求第四十五條 竣工圖應能全面、準確反映養(yǎng)護大中修工程實體的全部實際造型和特征。第四十六條 竣工圖在設計

25、文件基礎上編制，竣工圖應逐張加蓋竣工圖章?？⒐D章內(nèi)容見圖，圖章規(guī)格尺寸為80mmx50mm，竣工圖章用紅色印泥蓋在竣工圖右下方竣工圖標之上空白處（附圖一）。（一）凡施工圖沒有變動的，由竣工圖編制單位加蓋竣工圖章作為竣工圖，凡有一般性圖紙變更及符合杠改或劃改要求變更的，可在原圖上修改，并加蓋竣工圖章。（二）凡結(jié)構(gòu)、工藝、平面布置等重大改變及圖面變更面積超過10%，應重新繪制竣工圖并加蓋竣工圖章。（三）重復使用的標準圖、通用圖可不編入竣工圖中，但必須在圖紙目錄中列出圖號，指明該圖所在位置并在編制說明中注明。第四十七條 竣工圖紙按A3號紙(420mm x 297mm)大小裝訂；竣工圖封面格式見附圖

26、二；竣工圖標題格式見附圖三。第四十八條 竣工圖、表的編號辦法，參照原設計圖紙，按實際竣工圖紙的數(shù)量重新編圖號和頁碼?？⒐D所用圖例和圖幅應與原設計圖一致。第四十九條 竣工圖表中的字體。總目錄、總說明采用3號仿宋字體；A3圖附注中說明文字采用5號仿宋字體，標題欄用4號仿宋字體。各種字體均采用激光打印機打印。第四節(jié) 會計、照片和音像歸檔編制的基本要求第五十條 會計檔案會計檔案經(jīng)審計部門驗收合格后，由建設單位財務部門移交到建設單位檔案部門保管。工程財務決算時，將隨工程檔案資料一并整理歸檔，并按要求移交到有關接收部門。第五十一條 照片、音像檔案的歸檔范圍（一）國家領導及部領導人視察工程項目的錄音、錄像

27、帶及照片。（二）省、市及行業(yè)主管部門的領導視察、檢查工程項目時的錄音、錄像帶及照片。（三）反映工程建設的重大活動，如招投標儀式、開工典禮等形成的錄音、錄像帶及照片。（四）記錄工程建設項目重大事故、自然災害及異?，F(xiàn)象的錄音、錄像帶及照片。（五）工程關鍵工序和隱蔽工程施工時的照片、影像等。第五節(jié) 竣工驗收檔案案卷構(gòu)成及質(zhì)量要求第五十二條 案卷構(gòu)成和要求（一）案卷要遵循文件材料的形成規(guī)律，保持案卷內(nèi)文件材料的系統(tǒng)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。（二）案卷題名要簡練、準確，能反映卷內(nèi)文件材料內(nèi)容，一般不超過50字。（三）案卷應由案卷封面（外封皮，附圖四）和卷脊（附圖五）、卷內(nèi)文件目錄（附圖六）、卷內(nèi)文件及

28、備考表（附圖七）組成。（四）卷內(nèi)文字材料幅面一律采用A4紙（210mm x 297mm），原件小于此尺寸的應用A4紙裱襯。各類總結(jié)和各種文字說明盡可能應采用打印文件，文字采用3號標準仿宋體，標題采用3號標準黑體。（五）卷內(nèi)文件材料的載體和書寫材料應符合耐久性要求。應采用碳素墨水、藍黑墨水，禁用紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、鉛筆、熱敏紙、復寫紙等。紙張宜采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強的紙張。圖紙采用計算機出圖，竣工圖應是新圖。計算機出圖必須清晰，不得使用計算機出圖的復印件。（六）施工和監(jiān)理過程中所形成的原始材料和報表則不必重新打印，人員簽字必須完備齊全，均為手簽，不能采用打印或圖章，需要單位蓋

29、章的資料應蓋紅色圖章，復印件和原始件不允許混雜存檔，整套資料為原始件應保證都是原始件。（七）卷內(nèi)文件材料數(shù)量要適當，文字材料厚度不得超過2cm。（八）本卷文件名稱應在卷目錄相應位置用黑線框住，表示本卷所在位置。第五十三條 案卷頁號的編寫（一）案卷內(nèi)文件材料均以應有書寫內(nèi)容的頁面編寫頁號。（二）案卷封面、扉頁、目錄、備考表不編寫頁號。（三）頁號統(tǒng)一用鉛筆（最終保管檔案單位的檔案室需用黑色油墨的號碼機）以阿拉伯數(shù)字標注，并與本卷目錄相對應，單面書寫的文件在右下角編寫頁號；雙面書寫的文件材料，正面在右下角，背面在左下角編寫，圖紙亦如此。（四）成套圖紙，原有圖樣目錄在內(nèi)容上可替代本卷目錄內(nèi)容時可不再重

30、新編制案卷目錄，頁號從原有圖樣目錄后開始編寫。如不能替代，需重新編制本卷目錄，原有成套的圖紙包括原圖樣目錄都需編寫頁號。第五十四條 案卷封面的編制和要求（一）案卷封面印制在卷盒的正表面，也可采用內(nèi)封面形式，封面式詳見附圖二。（二）案卷題名：應包括所在的公路名稱、編號，公路養(yǎng)護大中修工程項目的名稱、起訖里程（最好是絕對公里）、單位工程（含分部、分項）名稱及文件名稱，如屬橋梁工程項目，還應同時標明結(jié)構(gòu)、部位的名稱。案卷題名應能準確反映出案卷的基本內(nèi)容。（三）項目技術(shù)文件案卷題名的編寫示例：國道（省道）xx公路xx段xx樁號xx工程xx結(jié)構(gòu)xx文件名稱。示例：國道G209線原平段K0000K1260

31、0路面大修工程施工過程資料。（四）管理性文件案卷題名的編寫建設項目名稱建設項目段落責任者問題文件名稱示例：國道G209線路面大修工程監(jiān)理辦，關于加強監(jiān)理工作的通知。（五）編制單位：案卷形成單位，具體單位名稱（合同段）。（六）編制日期，案卷形成日期。（七）保管期限：分永久、長期、短期三個保管期限。（八）密級：應在文件發(fā)放前按交通主管部門有關保密規(guī)定劃定，若文件材料上有密級就填上。（九）檔號：填寫檔案分類號和案卷順序號，待進入最終保管檔案單位的檔案室填定，在建設單位只需用鉛筆按流水號形成填寫。（十）檔案館號：暫不填寫。第五十五條 案卷脊背的編制（一）案卷脊背項目有保管期限、檔號、案卷題名組成，檔號

32、應與盒內(nèi)數(shù)量所裝資料相符，建設單位應先用鉛筆填寫，待進入檔案館（室）后重新編號（附圖五）。（二）脊背“案卷題名”內(nèi)容填寫，用4號宋體字自右至左豎寫，首字空兩字。案卷題名工程項目名稱不能省略。（三）脊背內(nèi)容統(tǒng)一打印在不干膠紙上，再粘貼在脊背對應位置。貼紙要求比脊背寬度窄2mm，以防取放檔案時把紙邊拉卷。第五十六條 卷內(nèi)目錄的編制（一）件號：用阿拉伯數(shù)字從1起依次標注，不編虛位（即“1”不編寫“001”）。（二）件編號：發(fā)文機關文書部門的發(fā)文號或圖樣的圖號。若文件材料上有則填上。（三）責任者：填寫文件材料的直接形成部門或主要責任者，可采取通用的標準簡稱。（四）文件材料題名：原文上有標題的，可以照錄

33、下來；原文上的標題太簡單或者沒有，應重新擬寫一個符合文件材料內(nèi)容；填寫文件材料的標題時開頭空兩字，一橫格內(nèi)不能超過三行字。（五）日期：填寫文件的形成時間，填寫時間的可省略“年、月、日”字樣，單月單日可用零補充。示例：2007年1月2日，。（六）頁數(shù)：應填寫單件文件材料的起止頁數(shù)。（七）備注：留待對卷內(nèi)文件變化時作說明用（如果有與卷內(nèi)文件材料內(nèi)容相關的特殊載體的檔案，要求在此標注具體載體的檔號）。（八）卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件材料首頁之前。第五十七條 卷內(nèi)備考表的組成和編制（一）卷內(nèi)備考表要標明案卷內(nèi)文件材料的件數(shù)、頁數(shù)以及在組卷和案卷使用過程中需要說明的問題。頁數(shù)要求填寫卷內(nèi)每件文件頁數(shù)相加之和

34、。（二）立卷人：由責任立卷者簽名，即誰立卷誰簽名。（三）審核人：由案卷質(zhì)量審查人簽名，即合同的技術(shù)負責人簽名。（四）立卷時間：填寫完成立卷的日期。（五）審核時間：填寫審核完成的日期。（六）備考表排列在卷內(nèi)文件材料尾頁之后。（七）檔號章用紅色印泥加蓋在每件文件首頁的右上角，距上邊沿10mm，右邊沿20mm的位置（附圖八）。第五十八條 案卷裝訂要求及其方法（一）案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式。文字材料必須裝訂。即有文字材料，又有圖紙的案卷應裝訂。文件材料以件為單位放在卷內(nèi)。案卷內(nèi)各部分內(nèi)容的排列順序為：卷內(nèi)目錄 文件材料 備考表。（二）項目技術(shù)文件應根據(jù)組卷要求，以件為單位進行裝訂。并制定統(tǒng)一的件

35、封面、件內(nèi)目錄。件內(nèi)目錄編制：（1）“文件材料題名”應詳細具體、便于檢索，例如：路基工程土石方填筑可按填筑層次擬寫目錄；（2）“頁次”填寫每份文件首頁上標注的頁號，最終件注起止號。其他欄目編寫參照“卷內(nèi)目錄”編寫要求。頁碼用鉛筆（最終保管檔案單位的檔案室需用黑色油墨的號碼機）。（三）管理性文件以每份文件作為一件，不加件封面。文件閱辦單放在原文之后，與原文作為一件裝訂。（四）裝訂應采用線繩三孔左側(cè)裝訂法，應整齊、牢固，便于保管和利用。文件在裝訂前取掉金屬物，采用棉線裝訂，也可用縫紉機裝訂或用檔案專用不銹鋼訂書針裝訂。（五）裝訂時靠裝訂邊，下邊取齊，表頭要求在上或左側(cè)裝訂。（六）原件有破碎或小頁紙

36、的，要求粘貼在A4紙上。（七）裝訂線壓住文件內(nèi)容的必須粘貼補寬。（八）紙張規(guī)格大于A4型紙的，要求按297mmx210mm折疊成手風琴式。（九）紙張份數(shù)，一般為為兩份，建設單位保留原件，接管單位保留復印件。監(jiān)理、施工、竣工圖表用A3紙，其余部分可采用A4紙。（十）監(jiān)理、施工文件中技術(shù)資料根據(jù)裝訂厚度，每件不超過2cm。（十一）各類案卷均應存放硬檔案盒內(nèi)分類裝盒。卷盒式樣（附圖九）第六節(jié) 竣工驗收檔案的審查第五十九條 竣工文件的審查分三級進行，即編制單位自審，建設單位復審，工程驗收委員會終審。專項驗收時，驗收組著重抽查項目檔案的歸檔情況?？⒐の募妇頂?shù)量超過1000卷的，抽查15%的項目檔案；案

37、卷數(shù)量在1000卷以下的，抽查30%的項目檔案。評價檔案完整、準確、系統(tǒng)性情況后，寫出專項驗收意見，對存在的問題提出改進要求，限期整改。建設、設計、施工、監(jiān)理單位按驗收組提出的改進意見在竣工驗收前加以改進。第六十條 竣工文件必須有完備的具有法律效力的責任簽章。第六十一條 凡竣工文件未經(jīng)審查的項目，不辦理驗收手續(xù)，不得交付使用，不得申報優(yōu)質(zhì)工程。第七節(jié) 竣工驗收檔案的排序和移交第六十二條 竣工驗收檔案的排序：（一）建設單位負責檔案資料立卷，可按照立項、設計、施工準備、施工、竣工驗收順序，對各參建單位移交的全部案卷進行系統(tǒng)整理排序。（二）文字材料按事項、專業(yè)順序排列。同一事項的請示與批復、同一文件

38、的印本與定稿、主體與附件不能分開，并按批復在前、請示在后，印本在前、定稿在后，主體在前、附件在后的順序排列。圖紙按專業(yè)排列，同專業(yè)圖紙按圖號順序排列。既有文字又有圖紙的案卷，文字材料在前，圖紙排后。第六十三條 竣工驗收檔案的移交：（一）公路養(yǎng)護大中修工程建設項目交工驗收后3個月內(nèi)，參建單位應根據(jù)本細則要求向建設單位移交經(jīng)系統(tǒng)整理過的全部檔案資料。（二）建設單位應根據(jù)本細則要求，在公路養(yǎng)護大中修工程建設項目竣工驗收后3個月內(nèi)，向使用單位及其他有關單位辦理檔案材料移交手續(xù)。（三）項目各單位在檔案資料移交時，均要填寫檔案資料移交表（附件二）。對移交的檔案資料，交接雙方經(jīng)清點核查后，相互辦理交接簽字手

39、續(xù)。第六章 附則第六十四條 本細則由山西省公路局負責解釋。第六十五條 本細則自發(fā)布之日起實行。附件：附件一：公路養(yǎng)護工程作業(yè)內(nèi)容附件二：檔案分類大綱附件三：公路養(yǎng)護工程驗收檔案歸檔接收簽證單附件四：公路養(yǎng)護大中修工程竣工檔案驗收申請表及驗收意見書附件五：名詞注釋附件六：附圖附圖一：竣工圖章附圖二：竣工圖封面附圖三：竣工圖標題附圖四：案卷封面附圖五：案卷脊背式樣附圖六：卷內(nèi)目錄式樣附圖七：卷內(nèi)備考表式樣附圖八：檔號章式樣附圖九：卷盒式樣附件一：公路養(yǎng)護工程作業(yè)內(nèi)容附件二：公路養(yǎng)護檔案分類大綱公路養(yǎng)護檔案分類大綱53隧道維修51道路維修（含路基、路面） 54交通工程維修（含沿線設施）59其他（含與

40、公路的干擾等）57公路養(yǎng)護（含公路養(yǎng)護作業(yè)安全）56公路綠化（含環(huán)境保護）52橋梁維修(含涵洞)2.決算書1.合同文件（含招、投標文件）6.竣工圖表5.施工質(zhì)量控制資料1.合同文件4.工程竣工驗收報告單3.設計工作總結(jié)2.監(jiān)理工作總結(jié)1.施工總結(jié)5.竣工圖紙3.設計變更單2.變更單與相關竣工圖對照匯總表1.竣工圖目錄4.業(yè)務聯(lián)系單5.工程質(zhì)量事故報告及處理記錄3.工程質(zhì)量檢驗評定表及匯總表2.計量儀器、設備檢定（測試）報告1.工程項目劃分表4.工程質(zhì)量保證資料6.施工日志及施工原始記錄5.水準點、控制點和基準線復測記錄3.復工報告2.停工報告1.開工報告4.竣工報告4.竣工驗收會議紀要3.關鍵

41、施工技術(shù)交底記錄2.施工圖交底會議紀要1.設計交底會議紀要2.施工大綱批復1.施工大綱2.決算書2.檢查與驗收資料1.日常作業(yè)檢查記錄2.中間檢查記錄3.定期檢查資料4.巡查記錄1.路況登記資料1.小修保養(yǎng)Q其他（戰(zhàn)備路、旅游路等）S省道G國道2中修工程1.施工總結(jié)2.監(jiān)理工作總結(jié)3.設計工作總結(jié)4.工程竣工驗收報告單3.設計變更單2.變更單與相關竣工圖對照匯總表1.竣工圖目錄7.工程總結(jié)及工程竣工驗收報告1.工程合同和造價文件7.工程總結(jié)及工程竣工驗收報告5.登記表（涵洞、擋土墻、綠化等）3.路況示意圖2.公路基本資料1.路面平面略圖4.構(gòu)造物卡片（橋梁、隧道、渡口、過水路面、房屋等）1.工

42、程合同和造價文件4.業(yè)務聯(lián)系單5.竣工圖紙1.工程項目劃分表3大修工程4.工程質(zhì)量保證資料5.工程質(zhì)量事故報告及處理記錄3.工程質(zhì)量檢驗評定表及匯總表2.計量儀器、設備檢定（測試）報告7.監(jiān)理日志及監(jiān)理原始記錄4.施工過程資料6.施工日志及施工原始記錄5.水準點、控制點和基準線復測記錄3.復工報告2.停工報告1.開工報告4.竣工報告3.技術(shù)交底和會議紀要1.設計交底會議紀要2.施工圖交底會議紀要3.關鍵施工技術(shù)交流記錄4.竣工驗收會議紀要6.竣工圖表5.施工質(zhì)量控制資料4.工程施工過程資料2.施大綱及批復3.技術(shù)交流和會議紀要2.施工組織設計、監(jiān)理大綱及批復1.施工組織設計2.施工組織設計批復

43、3.監(jiān)理大綱4.監(jiān)理大綱批復公路工程（GL）附件三：公路養(yǎng)護工程驗收檔案歸檔接收簽證單公路養(yǎng)護工程驗收檔案歸檔接收簽證單 歸檔案卷目錄共頁卷冊袋盒合計文字材料圖紙聲像（照片）合計歸檔單位： 負責人： 經(jīng)手人： 接收單位： 負責人： 經(jīng)手人： 接收日期： 注：一條公路中如既有一級公路，又有二級公路，則歸檔時文件的保管期限、歸檔范圍應以高等級的（一級公路）為標準，依次類推。附件四（一）：公路養(yǎng)護大中修工程竣工檔案驗收申請表公路養(yǎng)護大中修工程竣工檔案驗收申請表工程名稱合同書號建設單位負責人/電話開工日期竣工日期檔案員資格證號電話施工單位自檢意見施工單位（章）監(jiān)理單位自查意見監(jiān)理單位（章）建設單位復檢

44、情況建設單位（章）備注 本表一式二份：建設單位、備案機構(gòu)各一份。 填報日期：年月日附件四（二）：公路養(yǎng)護大中修工程竣工檔案驗收驗收意見書公路養(yǎng)護大中修工程竣工檔案驗收驗收意見書工程名稱 單項工程名稱工程地點合同書號建設單位工程類型開工日期竣工日期備案機構(gòu)意見經(jīng)辦人： 日期：核準人：備案機構(gòu)（章） 本表一式二份：建設單位、備案機構(gòu)各一份附件五：名詞注釋1、養(yǎng)護檔案是指從事養(yǎng)護工程的公路交通系統(tǒng)行政、事業(yè)單位、社會團體組織以及個人在建設管理工作中直接形成的，對本單位和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子等不同形式和載體的歷史記錄。2、科技檔案是保存?zhèn)洳榈闹苯佑涗浐头从晨萍肌⑸a(chǎn)活動的科技文件

45、，是科學技術(shù)檔案的簡稱?？萍紮n案具有知識儲備和依據(jù)憑證功能、情報功能、促進生產(chǎn)力發(fā)展和提高經(jīng)濟效益功能；具有專業(yè)性、種類和類型的多樣性、成套性和現(xiàn)實性的特點；它包含10個種類，即：工業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案、農(nóng)業(yè)科技檔案、基本建設檔案、設備檔案、自然科學研究檔案、醫(yī)藥衛(wèi)生檔案、自然現(xiàn)象觀測檔案、地質(zhì)檔案、測繪檔案、環(huán)境保護檔案。3、文書檔案是反映黨務、行政管理等活動的檔案。它記錄了一個社會組織所從事的各類管理活動，如黨群管理、財務管理、人事管理、業(yè)務管理等。文書檔案通常是由辦理完畢的有保存價值的文書轉(zhuǎn)化而成，文件是法定機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和個人在各種活動中，為互相聯(lián)系和處理事務等實際需要，用文字、圖

46、表等方式直接記錄下來的具有完整體式和處理程序的信息材料。4、聲像檔案是指公路養(yǎng)護工程建設活動中形成的有保存價值的照片（包括底片、反轉(zhuǎn)片）、影片（正負片）、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以聲像為主，并輔以文字說明的歷史記錄。它是全宗檔案的重要組成部分。5、案卷由互有聯(lián)系的若干文件組成的檔案保管單位。6、立卷按照一定的原則和方法，將有保存價值的文件分門別類整理成案卷，亦稱組卷。7、歸檔文件形成單位完成其工作任務后，將形成的文件整理立卷后，按規(guī)定移交檔案管理機構(gòu)。8、移交建設單位在竣工驗收時，根據(jù)合同、協(xié)議和規(guī)定向使用單位或有關檔案館（室）提交有關項目檔案。9、建設工程文件在工程建設過程中形

47、成的各種形式的信息記錄，包括建設工程項目前期文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收文件。10、項目前期文件是工程開工以前在立項、談判、審批、勘測、設計以及工程準備過程中形成的文件。11、監(jiān)理文件監(jiān)理單位在工程設計、施工等監(jiān)理過程中形成的文件。12、施工文件施工單位在工程施工過程中形成的文件。13、竣工驗收文件建設工程項目竣工驗收活動中形成的文件。14、竣工圖文件是指施工結(jié)案后根據(jù)工程實際情況所繪制的圖紙（簡稱竣工圖）。15、建設工程項目經(jīng)批準按照一個總體設計進行施工，經(jīng)濟上實行統(tǒng)一核算，行政上具有獨立組織形式，實行統(tǒng)一管理的工程基本建設單位。它由一個或若干個具有內(nèi)在聯(lián)系的工程所組成。16、

48、單位工程具有獨立的設計文件，竣工后可以獨立發(fā)揮生產(chǎn)能力或工程效益的工程，并構(gòu)成建設工程項目的組成部分。17、分部工程單位工程中可以獨立組織施工的工程。18、小修保養(yǎng)是指對道路及附屬設施經(jīng)常進行維護保養(yǎng)和修補輕微損壞部分的作業(yè)。19、中修工程是指對公路及其沿線設施一般性損壞部分進行定期的修理加固，以恢復公路原有技術(shù)狀況的工程。20、大修工程是指對公路及其工程設施較大損壞進行周期性的綜合修理，以全面恢復到原設計標準。21、改建工程是指對公路及其沿線設施因不適應現(xiàn)有交通量增長和荷載需要而進行全線或逐段提高技術(shù)等級指標，顯著提高其通行能力的較大工程項目。附件六：附圖附圖一：竣工圖章80mm50mm10

49、mm10mm國道（省道）公路段養(yǎng)護工程竣工圖表10mm施工單位：編制人：審核人：技術(shù)負責人：編制日期：10mm總監(jiān)：設計代表：10mm20mm20mm20mm20mm附圖二：竣工圖封面（圖紙尺寸420*297mm）國道（省道）公路段竣工圖（K+K+）設計單位施工單位監(jiān)理單位建設單位開工日期 年 月 日竣工日期 年 月 日附圖三：竣工圖標題（圖紙尺寸420*297mm）共 頁第 頁（填建設單位全稱）：國道（省道）段K+K+圖紙名稱編 制單位技術(shù)負責人監(jiān) 理比 例圖 號附圖四：案卷封面 檔 號_檔案館號_縮 微 號_案卷題名_ _編制單位_編制日期_保管期限_密 級_220MMM305MMMMMMMMM附圖五：案卷脊背式樣 D50保管期限檔號20 50案卷題名20 305115D=10、20、30、40、50、60單位統(tǒng)一為mm比例1:2附圖六：卷內(nèi)目錄式樣 單位統(tǒng)一為mm比例1：2附圖七：卷內(nèi)備考表式樣 單位統(tǒng)一為mm比例 1:2 附圖八：檔號章式樣單位統(tǒng)一為mm比例1:1 附圖九：卷盒式樣