電大《秘書學》試卷考試專用試題及答案.doc

5034試卷 秘書學復習題本次學期考試以中央廣播電視大學出版社出版、張玲莉主編的秘書理論與實務為依據?？荚嚂r間為90分鐘，考試形式為閉卷，考試題型有：填空題、判斷題、選擇題、簡答題，案例分析題。一、填空題：1、秘書活動的產生必須具備兩個基本條件：一是（秘書活動產生的前提條件即社會管理組織）的出現；二是（秘書活動產生的必要條件即文字和公文）的出現。 2、公文處理包括（收文處理）、（發(fā)文處理)和（公文處理）三個基本環(huán)節(jié)。 3、禮儀基本內容包括 （儀容）、（儀表）、（儀姿.儀態(tài)）、（氣質風度） 。 4、辦公室管理包括四個要素：（組織目標 ）、（符合目標的運轉方式）、（管理人員）和 （科技管理手段） 。 5、秘書是在各種社會組織中，為領導者或私人（辦文）、（辦會）和（辦事）的參謀和助手。 6、秘書面臨的溝通有兩種形式：（縱向溝通）、（橫向溝通） 。7、（會議紀要），適用于記載、傳達會議情況和議定事項。 8、（調查報告）是對某一情況、事件、經驗或問題，根據市場調查研究成果而寫出的有情況、有分析的書面報告。 9、我國現行的13種行政公文中最典型的上行文種是（請示）和（報告），既可上行又可下行，還可平行的公文文種是（函）。 10、辦公室布局一般有（封閉式）和 （開放式)兩種。傳統(tǒng)的辦公室主要是（封閉式）的，現在較多采用（開放式）布局。 11、秘書在商務場合的著裝應做到四個協(xié)調：與 （環(huán)境）協(xié)調、與 （社會角色）協(xié)調、與（自身條件）協(xié)調和與 （時節(jié)）協(xié)調。 12、秘書工作的主要構成要素可以概括為 （辦文）、（辦會）和（辦事）。 二、判斷題：1、通知是最為常見的行政公文，屬于知照性公文。（）2、通告的使用范圍大于公告。（）3、繕印是指公文人員對已簽發(fā)的文稿進行打印和用印。（）4、會議記錄是記載、傳達會議情況和議定事項的公文。（）5、公文處理包括收文處理、發(fā)文處理和公文管理三個基本環(huán)節(jié)。（）6、會議具有必要性、適宜性、合法性、可行性等特征 。（）7、公文處理要遵循及時、準確、公開、統(tǒng)一、簡化的基本原則。（）8、啟封是秘書特有的職責，單位和領導的所有文件、信件，秘書人員都有權拆封。（）9、文稿經領導簽發(fā)即成為定稿，文稿據此可以生效。（）10、文件用印要核實份數，超過份數的文件不能蓋印，并要及時銷毀。（）11、接待通常包括五要素：來訪者、來訪意圖、接待地點、接待任務、接待方式。（）12、下行溝通是指上級作為信息發(fā)布者對下屬進行的一種溝通。（）13、名片應放在伸手可及的地方，以便隨時取出，如放在褲子后口袋里。（）14、握手應遵循“尊者決定”的原則，即由身份尊貴的人決定雙方有無握手的必要。（）15、跨部門的橫向溝通通常采用會議、備忘錄、報告等形式，其中報告是最經常采用的溝通形式。（）16、開放參觀活動是指將組織內部有關場所和作業(yè)程序對外開放的活動。（）17、一個設計合理的辦公室布局應該符合以下標準：方便；整潔舒適；和諧統(tǒng)一；安全。（）18、為他人作介紹時，應將男士介紹給女士，將職位低者介紹給職位高者。（）19、宴請和會談的座次安排一般應遵循國際上“主左客右”的慣例安排。（）20、值班時應做到：準確、嚴謹、及時、熱情。（）21、秘書是在各種社會組織中為領導者或私人辦文、辦會、辦事的參謀和助手。（）22、印章最早出現于先秦時期，印章管理制度以唐代規(guī)定最為嚴格和具體。（）23、貼黃是宋朝首創(chuàng)的公文糾誤制度，就是在文書的寫錯之處貼上黃紙，然后改正。（）24、請示具有一文一事、請批對應、事后行文等特點。（）25、在落款處加蓋的印章要“騎年蓋月”，以示莊重、嚴肅，并防止他人作弊。（）26、商末，朝廷中出現了我國最早的秘書機構太史寮。（）27、印章是一種標志，具有權威作用、法律效力和憑證作用。（）28、會見的目的是正式交換意見，須達成書面協(xié)議并正式簽署協(xié)議。（）29、商務交際的禮節(jié)與禮貌主要包括：致意、介紹、握手、寒暄等。（）30、會見合影，按禮賓次序，一般由主人居中，以主人右手為上，主客雙方間隔排列。（）三、選擇題1、我國最早的秘書機構產生于：（A）A、商朝 B、戰(zhàn)國 C、秦朝 D、漢朝2、(B)的出現是秘書活動產生的前提條件。 A、皇帝 B、社會管理組織 C、文字 D、公文3、貼黃是（D）首創(chuàng)的公文糾誤制度，就是在制敕等文書的寫錯之處貼上黃紙，然后改正。A、商朝 B、秦朝 C、漢朝 D、唐朝4、指出下列不屬于秘書工作主要內容的選項：（C）A、辦文 B、辦事 C、辦證 D、辦會5、漢末曹操為魏王時，設“（D）”，從此，“秘書”由指物轉為指人。A、太史 B、尚書 C、丞相 D、秘書令6、請指出對公文處理的特點說法錯誤的一項。（C）A、政治性 B、時限性 C、公開性 D、規(guī)范性7、代表大會的會場布置要體現的是（C）氣氛。 A、莊嚴肅穆 B、熱烈喜慶 C、莊嚴隆重 D、自由活潑8、下列選項不屬于公文處理的作用的一項是：（D）。A.助手作用 B.樞紐作用 C. 查考作用 D. 總結作用9、下列程序中不屬于發(fā)文處理階段的是（D）。 擬稿 審核 繕印 批辦10、下列選項不屬于會后工作的一項是（C）。A、清理會議文件 B、離會與送別C、撰寫會議記錄 D、會議工作總結11、法規(guī)性公文以（C）日期為成文日期。A、簽發(fā) B、用印 C、批準 D、 定稿12、官印被作為公文有效性的標記，是從（B）開始的。A、商朝 B、漢代 C、唐朝 D、宋朝13、（C）是指主要領導人對審核過的文稿進行最后審閱，并簽字同意發(fā)文。A、批辦 B、注辦 C、簽發(fā) D、分發(fā)14、橫向溝通最經常采用的溝通形式是（B）。 A、面談 B、會議 C、備忘錄 D、報告 15、秘書做好隨從工作的主要目的是（C）。A為領導者創(chuàng)造良好環(huán)境 B保證領導者身體健康C節(jié)約領導時間 D提高領導效能16、下列選項不屬于辦公室的辦事原則的是：（D）。A、服務原則 B、高效原則 C、保密原則 D、分散原則17、下列選項不屬于辦公室日常事務管理的是：（D）。A、郵件管理 B、值班管理 C、印信管理 D、行政管理 18、秘書應把（D）作為接待工作的主要依據。A領導指示 B單位條件 C來賓要求 D接待方案19、（C）曾四次擔任中央秘書長和軍委總政治部秘書長職務。A、毛澤東 B、周恩來 C、鄧小平 D、瞿秋白20、“尊者決定”的原則適用于（C）。A、致意 B、介紹 C、握手 D、寒暄21、下列選項不屬于秘書職業(yè)著裝“TOP”原則是（D）。A、整齊的 B、 適合特殊場合的 C、舒適愉快的 D、高級的22、下列中不符合設計合理的辦公室環(huán)境標準的選項是（D）。A、方便 B、 安全 C、整潔舒適 D、豪華23、接到打錯的電話時，比較妥當的處理方式是（C）。 、告訴他打錯了，然后掛電話。 、告訴對方你的號碼是什么。 、仔細問他找的人是誰，看能否幫忙。 、告訴他，查清楚號碼再打。24、下列中不屬于公文處理的基本環(huán)節(jié)的選項是（C）。A、收文處理 B、發(fā)文處理 C、辦文處理 D、公文管理25、商末，朝廷中出現了我國最早的秘書機構（A）。A、太史寮 B、丞相府 C、尚書臺 D、太尉府26、（A）是在收文處理和發(fā)文處理中的一個共同的工作程序。A、登記 B、擬辦 C、批辦 D、用印27、（A）適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。A、報告 B、請示 C、函 D、調查報告28、下列中不屬于商務交際的禮節(jié)與禮貌的選項是（A）。A、宴請 B、致意 C、握手 D、寒暄29、檔案集中制度產生于（D）。A、商朝 B、秦朝 C、唐朝 D、宋朝30、（D）是指文件承辦完畢，由經辦人在公文處理單上注明處理結果和處理日期。A、擬辦 B、批辦 C、承辦 D、注辦四、簡答題 1、秘書活動產生必須具備的條件是什么？答：秘書活動產生必須具備的條件有兩個：（1）秘書活動產生的前提條件，即社會管理組織的出現。（2）秘書活動產生的必要條件，即文字和公文的出現。2、 請簡述秘書職業(yè)道德規(guī)范的具體內容是什么？答：秘書職業(yè)道德規(guī)范的具體內容有以下幾點：（1）文明禮貌。（2）愛崗敬業(yè)。（3）誠實守信。（4）辦事公道。（5）勤儉節(jié)約，消費有度。（6）遵紀守法，熟知熟用法規(guī)。（7）團結協(xié)作，互助友愛。（8）實事求是，勇于創(chuàng)新。3、 請簡述秘書工作有什么作用？答：秘書工作有以下幾點作用：（1）參謀智囊的作用。（2）事務助手的作用。（3）樞紐的作用。（4）協(xié)調的作用。（5）窗口的作用。（6）信息的作用。4、請簡述收文處理和發(fā)文處理的環(huán)節(jié)。答：收文處理，指各單位圍繞所收公文進行的一系列程序性工作，主要包括對公文的簽收、啟封、登記、分送、擬辦、承辦、催辦、注辦等工作環(huán)節(jié)；發(fā)文處理，指各單位圍繞所發(fā)公文進行 的一系列程序性工作，主要包括對公文的擬稿、審核、簽發(fā)、編號、繕印、校對、用印、登記和分發(fā)等工作環(huán)節(jié)。5、請簡述會務工作的原則。答：會務工作的原則包括：（1）認真領會領導意圖和會議的指導思想；(2)熟悉和掌握會議的組織領導情況；(3)協(xié)助領導擬定會議安排；(4)精心組織，周到服務；(5)重視并妥善做好會議的善后工作。 6、 會議紀要與會議記錄有什么區(qū)別？答：會議紀要與會議記錄的區(qū)別有四點：（1）性質不同。會議紀要是規(guī)定性行政公文，而會議紀要是記錄會議情況和議定事項的事物性文書。 （2）內容的繁簡程度不同。會議紀要的內容是對會議記錄進行整理、提煉而形成的會議內容的要點，重點體現會議的宗旨；而會議記錄是對會議情況的原始、詳盡的記錄，重點體現會議的過程性和具體性。 （3）形式有所不同。會議紀要具有公文的規(guī)范格式，而會議記錄的形式則比較靈活和自由，會議紀要通常采用總分式結構，而會議記錄則采用順時結構。 （4）處置方式和作用不同。會議紀要一般可以文件的形式發(fā)布或在報刊升公開發(fā)表，用來“傳達會議情況和議定事項”，而會議記錄只作為內部資料，以備查考。 7、 請簡述接待工作的原則答：接待工作的原則有：（1）熱情大方，注重實效。（2）認真負責，細致周到。（3）確保安全，內外有別。（4）勤儉節(jié)約，講究禮儀。8、 請簡述辦公室的辦事原則答：辦公室的辦事原則主要包括：（1）服務原則。（2）高效原則。（3）保密原則。（4）統(tǒng)一原則。五、案例分析 （一）意外的電話 這天上午公司孫總正在主持召開公司的董事會。公司有規(guī)定，在開董事會時會，參加人員一般不接電話，等散了再說。十點左右，公司的大客戶李總來電話，他對孫總的秘書于雪說他有急事要與孫總商量。面對這種情況，于雪應該如何處理？現在于雪有這么幾種選擇： a、李總，對不起！我們老總正在開會，不能接聽電話。 b、李總，實在不湊巧，我們孫總正在參加董事會，估計會議要到12點鐘才結束。回頭我們再給您來個電話，您看這樣可以嗎？ c、李總，請您稍等一下，孫總剛剛散會，我馬上幫您去找找。 d、李總請您等一下，我馬上叫我們孫總來接電話！ e、李總，實在對不起，我們孫總不在公司。問題 對于于雪以上幾種選擇，你認為哪種選擇比較合適，請說明理由，并對其他幾種選擇進行評析。 答：選C是比較合適的，因為當于雪用這種方式回答客戶以后，她就可以去向孫總悄悄匯報，聽取他的指示，如果孫總認為事情不急，不愿意去接電話，那么，于雪就可以這樣回答對方：“實在對不起，這會兒不知孫總上哪兒去了，回頭見著孫總，我們就給您去個電話，您看這樣可以嗎？”如果孫總愿意來接，于雪就可以說剛剛找到了孫總。這樣回答于雪就可以做到滴水不漏，進退自如 選A之所以不合適，主要是沒有考慮到對方的感受。對方會想：既然你們孫總在公司，只不過是在開會，那為什么就不能抽幾分鐘來接個電話呢？你們不是經常高喊“用戶就是上帝”的口號嗎，為什么在這個時候你開會的事就一定比我的事重要呢？對方可能越想越生氣。所以，盡管于雪回答的語氣委婉，態(tài)度謙恭，但她這樣的回答仍然是不合適的。 選B也不合適。對方可能覺得自己急得火燒眉毛了，還要等到十二點鐘，那心里肯定不是滋味。 選D明顯不合適，因為公司有規(guī)定，領導人開會時一般不接電話，于雪未經孫總同意就答應對方，那不僅違反了公司規(guī)定，而且是非常草率的，如果孫總不來接電話，那她又如何答復客戶呢？選E也是不合適的，于雪這樣回答多少會讓對方覺得孫總是不愿意接他的電話或者是在有意回避他。如果對方出現猜疑，那就不利于雙方今后的合作。（二）一天上午,某公司董事長突然收到一封非常無禮的來信,信是由一位與公司交往很深的代理商寫來的。董事長怒氣沖沖地把秘書叫來,讓她記錄自己口述的回信：我沒有想到會收到你這么不講理的信,盡管我們之間有那么長時間的業(yè)務往來,但事到如今,我也不得不終止我們之間的一切交易,并且按照慣例,我要將這件事公之于眾！董事長口述完上述復信內容,要秘書將信打好寄走。對于董事長的吩咐,秘書應該采取什么樣的態(tài)度呢？下面是四種不同的處理辦法： .“是,我立刻照辦！”秘書回到辦公室按董事長的口述將信打印好并寄走了。.秘書認為董事長在盛怒中做出的決定有欠妥當,如果將信寄出,對公司和董事長本人都非常不利,所以,沒有執(zhí)行董事長的指示,而是將信“壓下來”。.秘書不執(zhí)行董事長的指示,并提出忠告：“董事長,請您冷靜一點！想一想這樣的信寄出去會有什么樣的后果吧。對方寫來這樣的信,是不是跟我們公司某些地方做得不妥有一定關系呢？我們還是先反省一下自己,再慎重處理這件事吧?！?秘書退下去將信打印出來,但沒有馬上寄走,而是等到當天快下班的時候,見董事長怒氣已消,將打印好的信遞給董事長,“董事長,您交代的信已經打印好,請您過目,您覺得這樣可以寄出去嗎？” (材料來源：夏目通利秘書常識趣談)請問,在以上A、B、C、D四位秘書的處理方法中，哪一種最妥當？哪一種最不妥當？為什么？答：D的處理方法最妥當。C的處理方法最不妥當。 領導在生氣時做出的決定很可能是不正確的,如果像A那樣立即照辦, 信一旦寄出,將無法挽回可能造成的損失,假如領導冷靜下來后想改變決定也沒有機會了。 如果像B那樣悄悄壓下信件,不執(zhí)行領導指示,則有越權性質,如領導將來查問此事,秘書將無法交代。董事長也可能早就想同這家代理商終止往來,這封信只是一根導火索而已。 C在領導情緒惡劣時以教訓的語氣當面“忠告”,無異于火上澆油, 既不符合秘書的身分,也不利于領導冷靜思考問題,不管董事長的決定是對是錯,C的作法都沒有任何好處。 D的處理方法既執(zhí)行了領導的指示,也給領導留下了冷靜下來后仔細思考改變決定的余地,因為如果董事長確實是在沖動的狀況下做出了錯誤的決定,則經過半天的思考,他會自我反省,這時秘書將信遞給他, 并以委婉的語氣表示對領導決定的不同看法,實際上給了領導一個重新決策的機會;如果董事長冷靜下來后仍然決定與對方絕交,那也必有他的道理,秘書再將信寄出也不遲。（三）8月10日，公司的總經理出差了，期限是從8月10日至8月20日，預定20日上午回來。秘書小蘇負責處理公司的各類郵件。小蘇從收發(fā)室取回了郵件，其中上司親啟的信一封，一個郵包，總經理辦公室收件三封，其中有一封寄自天津分公司的信總經理曾關照過讓銷售科科長處理。正好銷售科的小李走過辦公室，小蘇說：“小李，把這封信交給你們科長”，小李把信帶走了。 小蘇把總經理親啟件放在總經理辦公桌的抽屜里，又拆開總經理辦公室收件，一封是邀請總經理參加定于8月20日下午的研討會，小蘇想，總經理前幾天還談到準備參加這次研討會，20日他正好回來，一定會參加的。于是小蘇打印了接受邀請的回信，明確告知對方總經理將參加會議，并替總經理簽了名。拆開第二封信，拿出信紙，里面還有兩張產品樣品的照片，小蘇看了信的內容，附件里說明有三張照片，小蘇不知道如何處理，她把照片又放回了信封中。小蘇處理郵件的做法是否正確？如果不正確，正確的做法應該是怎樣的？答：小蘇處理郵件的做法不正確，理由如下：（1）寄自天津分公司的郵件，小蘇應該交給銷售科長本人簽收，或者在交給小李后讓其簽收，以作憑證。（2）小蘇應該在總經理辦公桌的顯眼處放一張字條，上面寫上這封郵件的相關內容，好讓總經理知道自己有一封郵件未看。（3）小蘇不能自作主張，替總經理出席研討會，她應該打電話請示總經理。小蘇不應該簡單地把裝有兩張照片的郵件放回信封了事，她應該找部門領導處理此事。（4） 辦公室主任老宋把會議一切準備工作都作了安排，但到了開會的前一天，突然因公必須外出，臨行前，他反復交待要認真仔細地檢查會場，秘書們都點頭答應。 大會開幕那天，仍不放心的老宋還是趕了回來。到主持大會者宣布奏國歌時，擴音器傳上的卻不是國歌，當場人驚呆了。原來音響設備沒有檢查。這時，老宋一個箭步躍上主席臺，關了擴音器，用沙啞的聲音唱道“起來，不愿”指揮與會者唱國歌，人們這才從國歌聲中把思想集聚到會場上來。請你談談你對此事的看法。答：會議的組織對秘書人員的要求很高。會議的順利進行不僅依賴充分、細致的會前準備工作，還需要嚴謹、周密的會間組織工作；不僅要有健全的會議工作機構、縝密的會議議程與日程，還要做好各項具體的會務工作，明確分工，責任到人，安排得力，運轉有序，形成一個結構周嚴、操縱自如的會議工作系統(tǒng)。 秘書會務工作中，會前、會間的工作服務都是緊密相連的，必須相互銜接，整體推進，避免出現差錯。這樣，才能保證會議質量。任何一個環(huán)節(jié)，任何一項具體事務上出現差錯和疏漏，都可能會影響會議 6 的效果。 會間調度是指會議進行期間對會議程序、內容及會場服務等所作的調整和安排。老宋較好地對會場上臨時出現的意外情況進行了處理，及時的解決了問題，在遇到問題時能夠沉著冷靜、靈活應變，做好臨時的調度工作，從而確保了會議的順利進行。（五）會談超時 按昨天下午下班之前定好的日程安排，老總今上午九點半到十點一刻與大地公司的劉總會談，確定聯(lián)合開發(fā)新產品的一些原則問題；從十點半到十一點半跟海洋公司的李總見面，解決產品代銷過程中的一些問題。十點一刻，海洋公司的李總已經到了，總經理秘書于雪請李總在會客室稍等，自已以給客人加水的名義來到老總的辦公室，向老總暗示另外的客人已到；可老總對于雪的暗示一點反映也沒有，還是從足球到汽車，前五百年后八百年地與劉總在窮侃，似乎完全忘了另有約會。到十點四十了，見李總等得有些不耐煩了，于雪只好又一次來到老總辦公室，她遞給了老總一張紙條。紙條有這么幾種寫法： a、“老總，李總已到。你已經超過30分鐘了！” b、“老總，李總已到。還讓李總等多久？” c、“老總，李總已到。李總已經等得有些不耐煩了，我怎么答復人家？” d、“老總，李總已到。你去接待李總吧，劉總我來接待?！?e、“老總，李總已到。我怎么向他解釋？” 對于于雪的以上幾種寫法，你認為哪種寫法比較合適，請說明理由，并對其他幾種寫法進行評析。答：本題的最佳選擇是B. 選A看上去似乎只是在提醒老總，實際上卻暗含了于雪對老總超時的不滿。的確，作為老總是需要守時的，但老總為了某種需要，有意多陪劉總聊聊，以便建立更融洽的關系也是可以理解的，所以，在這種情況下秘書不能對老總產生抱怨。選C與選A差不多，只不過于雪是借李總來表示自己的不滿，所以也不合適。選D明顯是錯誤的，因為于雪作為秘書是無權給上司做指示的，盡管她這可能是一番好意。 選E也是不合適的，老總在談興正濃的時候是不可能給于雪什么指示的，而且作為秘書于雪也不應該將這類問題上交給上司。 選B之所以最合適，是因為于雪沒有讓老總為難。老總在看到“還要讓李總等多久？”的紙條后，只要在上面寫上“5分鐘”或“30分鐘”就行了，而不要回答“怎么辦”或“怎么答復對方”這類問題。作為秘書要盡量讓上司多做選擇題，少做問答題 9