檔案基礎(chǔ)知識培訓(xùn).ppt

檔案基礎(chǔ)知識培訓(xùn),目錄,檔案器具,科技類-基建檔案基礎(chǔ)知識,目錄,會計檔案基礎(chǔ)知識,檔案與檔案工作的概述,檔案是直接形成的歷史紀錄。,具有原始性、記錄性，是再現(xiàn)歷史真實面貌的原始文獻。,檔案具有憑證價值的重要屬性，并以此區(qū)別于圖書情報資料和文物。,檔案是什么？,檔案是什么？,檔案的演變,檔案的演變,文案 案卷 薄書,商代,周代,秦代,唐宋,檔案的名稱,中,卷 案,冊,轉(zhuǎn)化為檔案的條件,文件轉(zhuǎn)化為檔案的三個條件：,檔案工作概述,檔案工作的內(nèi)容,檔案工作概述,檔案工作的基本原則 “統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級集中地管理國家全部檔案，維護檔案的完整與安全，便于社會各方面的利用”,檔案基本術(shù)語,辦理完畢且具有保存價值的文件經(jīng)系統(tǒng)整理交檔案室（館）保存的過程。,歸檔,保管期限,全宗,案卷,由互有聯(lián)系的若干文件組合成的檔案保管單位。,對檔案劃定的存留年限，根據(jù)檔案類型劃分為定期和永久。,一個國家機構(gòu)、社會組織或個人形成的具有有機聯(lián)系的檔案整體。,檔案基本術(shù)語,按照行政區(qū)劃或歷史時期設(shè)置的管理規(guī)定范圍內(nèi)多種門類檔案的具有文化事業(yè)機構(gòu)性質(zhì)的檔案館。,綜合檔案館,專業(yè)檔案館,檔案資料目錄中心,文件中心,介于文件形成機構(gòu)和檔案館之間的中間性或過渡性文件管理機構(gòu)。,管理特定范圍專業(yè)檔案的檔案館。,集中管理若干檔案館、檔案室特定范圍檔案資料目錄并提供檢索服務(wù)的專門機構(gòu)。,檔案基本術(shù)語,根據(jù)檔案的來源、形成時間、內(nèi)容、形式等特征對檔案實體進行的分類。,檔案實體分類,立卷,檔號,立檔單位,構(gòu)成檔案全宗的國家機構(gòu)、社會組織或個人。,將若干文件接形成規(guī)律和有機聯(lián)系組成案卷的過程。,以字符形式賦予檔案實體的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼。,檔案基本術(shù)語,編目,條目,主題詞,目錄,由揭示檔案特征的條目匯集而成并按照一定次序編排的檔案檢索工具。,反映文件或案卷內(nèi)容與形式特征的著錄項目的組合。,在標(biāo)引和檢索中用以表達文獻主題的規(guī)范化的詞或詞組,按照一定的規(guī)則進行檔案著錄并將條目組織成目錄的過程。,目錄,檔案的八大業(yè)務(wù)流程,檔案八大業(yè)務(wù)流程,檔案工作的內(nèi)容,檔案檢索是指對檔案信息進行系統(tǒng)存儲和根據(jù)需要進行查找的工作，它是開展提供利用工作的基本手段，是開發(fā)檔案信息資源的必要條件。,檔案的檢索,檢索的內(nèi)容 1、存儲：著錄標(biāo)引、組織檢索工具 2、查找：確定查找內(nèi)容、查找操作 中國檔案分類法、中國檔案主題詞表、檔案著錄規(guī)則,按載體分,按功能分,按體例分,檢索工具的種類,常用的檢索工具,案卷目錄,卷內(nèi)文件目錄,分類目錄,主題卡片,人名索引,文號目錄等,檔案的鑒定,區(qū)別于判定檔案真?zhèn)魏蜋n案價值的鑒定。檔案鑒定是對價值的評價和預(yù)測。 在檔案整理中的鑒定環(huán)節(jié)已簡化到檔案整理中的分類環(huán)節(jié),銷毀檔案的批準和監(jiān)銷制度,檔案的編研,內(nèi)容,種類,檔案參考資料的主要種類,編輯檔案史料和現(xiàn)行檔案文件匯編，編輯檔案文摘匯編，編寫檔案參考資料,大事記、組織沿革、專題概要、會議簡介和統(tǒng)計數(shù)字匯集。,法規(guī)文件匯編、重要文件匯編、發(fā)文匯編、會議文件、會議文件匯編、公報、政報、學(xué)術(shù)論文文摘匯編、科技成果文摘匯編、專題檔案文摘匯編。,檔案的利用,檔案利用服務(wù)工作的含義：通過一定的方式方法，直接提供檔案信息，為社會各項事業(yè)服務(wù)的一項業(yè)務(wù)活動。 檔案利用檔案部門 利用檔案利用者 檔案利用是檔案整個過程中最終環(huán)節(jié),檔案的利用,提供檔案利用是檔案管理部門及其人員直接提供檔案，為了解查詢問題的利用者提供服務(wù),利用檔案是利用者為了研究和解決問題，以閱覽、復(fù)制、摘錄等形式使用檔案。,檔案利用工作可區(qū)分為提供檔案利用和利用檔案。,檔案利用 的分類,檔案的利用,方式：,檔案的利用,檔案的統(tǒng)計,檔案的保管,保護檔案就是使檔案在存放和使用中不受或少受人為或自然因素的損害，最大限度地延長檔案的使用壽命。,檔案的防護,檔案的防護包括以下兩個方面。,檔案的防護,保溫、隔熱，溫濕度要求，防潮、防水、防日光及紫外線照射，防塵、防污染、防有害生物（霉、蟲、鼠等） 有條件的檔案室、館，檔案存放地溫濕度要求應(yīng)根據(jù)檔案的重要性和載體等因素區(qū)別對待。 要對有破損的紙質(zhì)檔案、照片檔案進行裱糊和修復(fù)；有條件的機關(guān)，對整理好的檔案要進行消毒處理。,檔案的防護,1、以紙質(zhì)檔案為例：溫度控制在1424度，冬天不低于14度，夏天不高于24度；濕度控制在45%60%。 照片、音像磁帶等特殊載體的檔案則要達到各自保存所需的環(huán)境要求。,2、防水、防潮、防火、防日光及紫外線照射 檔案存放地避免地勢低洼地帶（特別是地下室）；有條件的室館應(yīng)配備自動防火報警系統(tǒng)或氣體滅火器；避免陽光直射，會造成字跡褪色和紙張發(fā)黃、易碎。,檔案的防護,3、防塵、防污染、防有害生物（霉、蟲、鼠等） 定期檢查檔案是否有蟲害，在檔案柜里放防霉、防蟲的藥物；如發(fā)現(xiàn)有蟲害，則及時清理或驅(qū)蟲，如果蟲害嚴重則要告知上級管理部門或請專業(yè)驅(qū)蟲單位處理。 保持檔案室的干凈整潔，避免因室內(nèi)清潔問題引起鼠害。,檔案的防護,4、對檔案場館建筑材料和檔案盒的要求： 按國家檔案局要求，檔案庫房的門要密閉、牢固、保溫、防火，達到4小時以上的耐火極限；與其它部分之間的隔墻應(yīng)采用非燃燒體建筑材料和庫房樓板，耐火極限也要不低于4小時；不密閉的門要加膠條密閉； 不能保溫隔熱的門要換成隔熱保溫的門。其次是窗，機關(guān)檔案庫房的窗戶外邊要安裝鐵柵欄，采用雙層密閉塑鋼窗，向陽的窗戶要采用雙層遮光窗簾，達到防潮、保溫、防塵、防風(fēng)、防雨、防曬、防盜的要求； 用來通風(fēng)的窗戶，應(yīng)安裝紗窗。國家檔案局要求制作檔案盒的牛皮紙要做去酸處理，這樣做，有利于檔案實體安全的保護。,檔案的防護,檔案信息的安全防范越來越受到檔案管理單位的重視,對本機關(guān)發(fā)文的處理，實行紙質(zhì)文件與電子文件一并歸檔；對機關(guān)收文的處理，需要長期保存的，若是收到的紙質(zhì)文件隨即掃描成電子文件，若是網(wǎng)上收到的電子文件，隨即下載轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件脫機保存。,凡是帶密級的文件不準上網(wǎng)，在網(wǎng)上發(fā)的電子文件都是無密級的，這樣做更有利于重要文件與重要檔案信息安全的保護。,檔案數(shù)字化中的信息防護,目錄,檔案器具,檔案器具檔案柜、密集架,檔案器具檔案盒,檔案器具裝訂工具,打孔機,檔案針,檔案裝訂針,檔案器具檔案章,打碼機,目錄,文書檔案的整理,檔案的分類,按照內(nèi)容性質(zhì)普遍分為以下三類：,文 書 檔 案,文書檔案是反映黨務(wù)、行政管理等活動的檔案。它記錄了一個社會組織所從事的各類管理活動，如黨群管理、財務(wù)管理、人事管理、業(yè)務(wù)管理等。,檔案的分類,科 技 檔 案,科研檔案是指科學(xué)技術(shù)研究過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式載體的文件材料。,檔案的分類,專 門 檔 案,機關(guān)、團體、企業(yè)、事業(yè)單位及其他社會組織，在從事某些專業(yè)性較強的活動中，為了實現(xiàn)相關(guān)職能目標(biāo)而形成和使用的，具有查考、利用和保存價值并按照專門的管理辦法整理歸檔的各種載體形態(tài)的歷史記錄。 國家公布基礎(chǔ)專業(yè)檔案目錄，兩批各50個。包括會計檔案、人事檔案、婚姻檔案、訴訟檔案、病歷檔案等共100個專業(yè)檔案類別。,檔案的分類,1、歸檔文件和備查資料的區(qū)分,檔案的收集,批復(fù),申請,處理意見,實施,2、文件處理流程是否已經(jīng)完結(jié),檔案的收集,3、相關(guān)事件的連續(xù)性,4、收集的時機 按時間：各部門定期向檔案部門移交相關(guān)歸檔材料，一年一交（次年第一季度）。 按問題：重要項目或活動、會議，完結(jié)一項收集一項。,按“卷”整理 按照文件材料在形成和處理過程中的聯(lián)系將其組合為案卷，就是一組密切聯(lián)系的文件的組合體。,按“件”整理 按照文件材料形成和處理的基本單位即“件”來進行整理。一般來講，一份文書材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個獎杯等均為一件。,文書檔案整理的方法,文書檔案整理流程,裝 訂,排 列,編 號,編 目,裝 盒,分 類,上 架,類別的設(shè)置,按各單位實際情況設(shè)置檔案類別，如文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、科技檔案（含科研、基建、設(shè)備儀器等）、會計檔案、聲像檔案、電子檔案、實物檔案、照片檔案等。,文書檔案整理流程,以問題為主，兼顧其它特征，使文書材料之間的聯(lián)系緊密，分級適當(dāng)，問題單一，類型鮮明，年度不混，保管期限準確。,一般采用保管期限-年度-問題三級分類法。,在按問題整理檔案前，先要按級別分類，上級、本級、下級文件不得出現(xiàn)在同一卷中，除非是針對本級的文件。,文書檔案整理流程,按“卷”分類：,對年度文件數(shù)量較多的單位，可選擇年度-機構(gòu)（問題）-保管期限的三級分類法,年度文件數(shù)量不多的單位，可選擇年度-保管期限的二級分類法,文書檔案整理流程,按“件”分類：,保管期限：檔案保管的時間，根據(jù)檔案內(nèi)容的重要性把檔案分類成三個保管期限.,文書檔案整理流程,10年,30年,永久,短期（15年）,長期（16-50年）,永久,2008年文書檔案開始實行新的保管期限,裝 訂,保管期限為短期（10年）的檔案可以保留訂書釘、回形針等金屬裝訂物，保持原貌。 保管期限為長期（30年）和永久的檔案則只能使用裝訂線或膠質(zhì)裝訂物裝訂。 如果是已經(jīng)裝訂好的整本的文檔，裝訂針包裹在文檔中間，重新裝訂會影響裝訂效果的，則可以不用重新裝訂，保持原狀。,文書檔案整理流程,排 列,歸檔文件的排列是指在分類方案的最低一級類目內(nèi)，根據(jù)一定的方法確定歸檔文件先后次序的過程，歸檔文件的排列按照事由原則，將屬于同一事由的文件按一定順序排列在一起，再采用一定的方法對不同事由的文件進行排列（時間或重要性）。,文書檔案整理流程,編 號 將歸檔文件在全宗中的位置標(biāo)識為符號，并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明。歸檔章一般應(yīng)加蓋在歸檔文件首頁上端居中的空白位置（包括全宗號、年度、保管期限、件號），蓋章時應(yīng)注意不能講文件內(nèi)容或批復(fù)、意見行文字遮蓋。,編 目 編制歸檔文件目錄，歸檔文件目錄、件號、責(zé)任者、文號、題名 、日期、頁數(shù)、備注 。,文書檔案整理流程,裝盒 包括將歸檔文件按件號順序裝入檔案盒、編制檔案盒封面及盒脊項目等工作內(nèi)容。裝盒的具體要求是：不同形成年度的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒；不同保管期限的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒；分機構(gòu)（問題）的情況下，不同機構(gòu)（問題）形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒。 檔案盒背脊和封面的填寫（蓋章）,上架 一般按從左到右的排列順序。,文書檔案整理流程,目錄,文書類-人事檔案基礎(chǔ)知識,文書類-人事檔案基礎(chǔ)知識,人事檔案是記錄一個人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等個人情況的文件材料，起著憑證、依據(jù)和參考的作用，在個人轉(zhuǎn)正定級、職稱申報、辦理養(yǎng)老保險以及開具考研等相關(guān)證明時，都需要使用檔案。收存員工的履歷、自傳、鑒定（考評）、政治歷史、人黨人團、資歷、處分、任免、工資等方面的有關(guān)文件材料。,定義：,（七）離退休管理,（五）勞動工資,（六）社會保險,（一）組織機構(gòu)設(shè)置,（三）教育培訓(xùn),（二）領(lǐng)導(dǎo)管理（干部管理）,（四）人才評價,人事檔案歸檔范圍,文書類-人事檔案基礎(chǔ)知識,歸檔方式,組 卷 方 式： （一）按分類進行組卷。 （二）按個人進行組卷。,檔號編制規(guī)則,（一）年度（目錄號）-分類號-案卷號（件號）；案卷號以年度流水。 （二）目錄號-案卷號；案卷號以全宗流水。,文書類-人事檔案基礎(chǔ)知識,文書類-人事檔案基礎(chǔ)知識,特點,1. , ,3、真實性,2、現(xiàn)實性,直接為現(xiàn)實工作服務(wù)是人事檔案區(qū)別于其他檔案的重要 標(biāo)志。,人事檔案必須做到整體內(nèi)容完整齊全，個體材料客觀真 實，才能為用人部門提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。,1、全面性,人事檔案是員工個人信息的儲存庫，它概括地反映員工 個人全貌。,文書類-人事檔案基礎(chǔ)知識,6、機密性,5、流動性,4、動態(tài)性,人事檔案必須注意及時做好新材料的收集補充,“檔隨人走”,人事檔案屬于黨和國家的機密，任何人不得泄露和私自 保存人事檔案材料，不能向社會無條件地提供服務(wù)。即 使是處于檔案管理機構(gòu)的個人也不能查閱自己的人事檔案。,目錄,文書類-合同檔案基礎(chǔ)知識,文書類-合同檔案基礎(chǔ)知識,歸檔方式,檔案分類,排序,分一年一歸和實時歸檔,合同內(nèi)文件排序：合同審批表+合同正本+合同附件+有關(guān)合同往來文件 合同排序規(guī)則：機構(gòu)名稱或合同名稱+合同編號+簽訂日期,按照年度、合同類別名稱（分類名稱）、保管期限分類,文書類-合同檔案基礎(chǔ)知識,分件,檔號編制（一文一件）,年度（目錄號）-機構(gòu)（問題）-保管期限-件號，如2011-A01（問題=分類）-Y-0001。 注：件號以年度保管期限下大流水,委托書；合同審批表+合同正本+合同附件+有關(guān)合同往來文件；協(xié)議；補充協(xié)議?；?qū)⒄赘贤嘘P(guān)的文件分為一件，在著錄字段“備注”項目注明，委托書、協(xié)議、補充協(xié)議及有關(guān)合同簽訂的文件。,文書類-合同檔案基礎(chǔ)知識,盒級著錄字段,文書類-合同檔案基礎(chǔ)知識,文件級著錄字段,文書類-合同檔案基礎(chǔ)知識,合同檔案目錄格式,注：除合同檔案目錄外，其他目錄，如封面、脊背、備考表、底邊與文書檔案的目錄格式相同。,目錄,文書類-信訪檔案基礎(chǔ)知識,文書類-信訪檔案基礎(chǔ)知識,定義,歸檔原則,歸檔的文件材料，應(yīng)當(dāng)是具有一定查考利用價值的； 歸檔的文件必須按照文書檔案的歸檔原則和方法進行整理歸檔； 凡是反映主要信訪活動需要永久保存的檔案，不得使檔案原件分散。,信訪機關(guān)在處理人民群眾來訪工作中直接形成并集中存在起來的具有文字、圖表、聲像等真實記錄。,文書類-信訪檔案基礎(chǔ)知識,歸檔范圍,（一）中央和各級黨政機關(guān)下達的有關(guān)信訪方面的政策性文件、規(guī)定、指示、簡報、電話記錄、重要函件等； （二）本單位整理編印上送的重要信訪摘報、綜合摘報、簡報、刊物（包括所附原信）和負責(zé)人的批示意見； （三）黨政領(lǐng)導(dǎo)同志給群眾的復(fù)信、復(fù)制件； （四）本單位直接辦理或聯(lián)合調(diào)查處理或向下交辦的重要案件材料，包括申訴材料，負責(zé)人或上級機關(guān)的批示、函件、交辦、催辦函件和電話記錄，查證材料，案性分析研究或聯(lián)合辦案會議記錄，調(diào)查處理報告，結(jié)案報告，審理結(jié)案材料，領(lǐng)導(dǎo)批結(jié)件等；,文書類-信訪檔案基礎(chǔ)知識,歸檔范圍,（五）辦信和接待來訪的登記、記錄材料，如來信登記卡片和簿冊、接訪記錄等。 （六）信訪工作會議的通知、報告、講話、會議記錄、簡報、日程安排、參加人員名單及會議所發(fā)的典型材料； （七）信訪部門的工作計劃、總結(jié)、請示報告、業(yè)務(wù)建設(shè)資料、規(guī)章制度、統(tǒng)計報表等； （八）信訪機構(gòu)、人事變動方面的有關(guān)資料。,文書類-信訪檔案基礎(chǔ)知識,（一）永久（50年以上）保存的檔案： 1) 主要是領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的負責(zé)同志閱批的重要信訪材料； 2) 有關(guān)信訪方面的政策文件、規(guī)定、指示； 3) 信訪工作會議文件； 4) 上級黨政機關(guān)要報結(jié)果的案件； 5) 信訪部門直接派人調(diào)查處理的案件； 6) 重大的農(nóng)田、水利、山林糾紛等涉及面較大的案件； 7) 信訪部門的規(guī)章制度、統(tǒng)計報表（年報）、簡報等。,分類及保管期限劃分原則,文書類-信訪檔案基礎(chǔ)知識,分類及保管期限劃分原則,（二）長期（16-50年）保存的檔案： 1) 來信來訪登記?。?2) 要查報結(jié)果的案件和已結(jié)案的信訪老戶材料。,（三）短期（3-15年）保存的檔案： 1) 不要報結(jié)果的信訪轉(zhuǎn)辦單、為往便函； 2) 各地各部門的抄報材料； 3) 來訪介紹信存根； 4) 不要下轉(zhuǎn)的信件等。,文書類-信訪檔案基礎(chǔ)知識,文件排序規(guī)則,按照信訪類別、信訪日期排序。,立卷：年度（目錄號）-分類號（文書檔案分類表里面的信訪工作） -保管期限-案卷號（4位阿拉伯?dāng)?shù)字）。年度-保管期限下流水。 一文一件：年度（目錄號）-分類號（類目號）-保管期限-件號。,檔號編制規(guī)則,文書類-信訪檔案基礎(chǔ)知識,整理規(guī)則（立卷）,對于群眾來信來訪材料的立卷，一般采用以下方法： （一）上送領(lǐng)導(dǎo)同志閱批的重要來信來訪，應(yīng)將為信來訪的登記卡片、來信來訪摘要或綜合摘要（包括原稿、打印件）、領(lǐng)導(dǎo)人批示（如原件要發(fā)往承辦單位，要將批示復(fù)印或抄錄下來，如領(lǐng)導(dǎo)閱后退回存檔的，原信也要一起保存）一起裝訂立卷，承辦單位報來的調(diào)查處理報告，也要一起裝訂。這類材料以信訪者立卷(一人一案)。 （二） 領(lǐng)導(dǎo)人有批示的重要信訪，也可以按信訪人為件，按領(lǐng)導(dǎo)人姓名組卷，即把某領(lǐng)導(dǎo)人閱批的來信來訪材料，按時間順序排列編號，分年組卷，單獨存放。,文書類-信訪檔案基礎(chǔ)知識,整理規(guī)則（立卷）,（三）本單位函送各級部門主要負責(zé)同志閱處和上級發(fā)函交辦的信訪案件，應(yīng)將來信來訪的摘要卡片、函件底稿（包括打印件）、承辦單位主動報送的查處情況報告，收集在一起，按一人一案為一件，分年分地區(qū)組卷。 （四）本單位直接處理或立案交辦（包括上級立案）要求報處理結(jié)果的信訪案件，要將信訪人的申訴材料（或摘要）、談話記錄、領(lǐng)導(dǎo)人對該案的批示、立案交辦和催辦函件、查證材料、調(diào)查報告、處理意見或決定、結(jié)案報告等全部收集整理立卷，按一人一案組卷。,文書類-信訪檔案基礎(chǔ)知識,整理規(guī)則（立卷）,（五）一般信訪，大都采用卡片和薄冊登記，登記項目包括：信訪人姓名、地址、內(nèi)容摘要、受信人、承辦單位、收信或轉(zhuǎn)辦日期、處理結(jié)果?？ㄆ茨甓?、按地區(qū)裝入卷盒保存，簿冊按年度裝訂成卷。 （六）匿名信的立卷，一般采用收發(fā)信地點的省、市、地名稱作為案件當(dāng)事人的立卷。無名、無地址的，則以郵戳地址立卷。如屬控告、揭發(fā)信，也可以按被告人姓名立卷，在姓名后面加括號注明系控告。,文書類-信訪檔案基礎(chǔ)知識,整理規(guī)則（一文一件）,以一人一案為一件，裝盒時按照分類名稱進行裝盒。如： （一）上送領(lǐng)導(dǎo)同志閱批的重要來信來訪為一個分類； （二）本單位函送各級部門主要負責(zé)同志閱處和上級發(fā)函交辦的信訪 案件為一個分類； （三）一般信訪為一個分類； （四）匿名信為一個分類。 注：將這些類另分開裝盒，盒裝滿為止，一盒無法裝完時可續(xù)裝。,文書類-信訪檔案基礎(chǔ)知識,著錄字段與檔案目錄格式,與文書檔案相同。,目錄,科技類-基建檔案基礎(chǔ)知識,科技類-基建檔案基礎(chǔ)知識,定義：,科技類-基建檔案基礎(chǔ)知識,排列：,科技類-基建檔案基礎(chǔ)知識,分件：,科技類-基建檔案基礎(chǔ)知識,組卷方式：,科技類-基建檔案基礎(chǔ)知識,檔號編制規(guī)則：,檔案上架：,按工程類別、項目編號、案卷號的先后順序進行排列。,科技類-基建檔案基礎(chǔ)知識,檔案著錄-項目級：,科技類-基建檔案基礎(chǔ)知識,圖紙的折疊方法,演示！,目錄,業(yè)務(wù)檔案基礎(chǔ)知識,業(yè)務(wù)檔案基礎(chǔ)知識,定義：,業(yè)務(wù)檔案是指某單位、公司在從事各項業(yè)務(wù)過程中形成的各類文件、資料、憑證等。,注：這里主要了解保險行業(yè)業(yè)務(wù)檔案的基礎(chǔ)知識。,業(yè)務(wù)檔案基礎(chǔ)知識,保險行業(yè)業(yè)務(wù)檔案：,指保險公司在承保、保全、理賠及客戶服務(wù)等業(yè)務(wù)處理及服務(wù)環(huán)節(jié)中直接形成的各種文字、圖表、照片、聲像等文件材料。,業(yè)務(wù)檔案基礎(chǔ)知識,分件：,件：指歸檔業(yè)務(wù)文件的最小整理單位，一般以客戶單次提交的業(yè)務(wù)申請及其相關(guān)的業(yè)務(wù)處理資料為一件。,業(yè)務(wù)檔案基礎(chǔ)知識,業(yè)務(wù)檔案基礎(chǔ)知識,排列編號：,按年度業(yè)務(wù)類型受理日期排序,著錄字段：,目錄,會計檔案基礎(chǔ)知識,實物檔案基礎(chǔ)知識,實物檔案是指以物質(zhì)實體為載體，能夠反映本單位職能活動和歷史真實面貌的具有保存價值的特定有型物品，它是一個單位檔案全宗的重要組成部分。它具有檔案所具有的原始性、直觀性、確定性等特征，能真實地記載社會各項實踐活動，并生動地反映出社會發(fā)展歷史。,實物檔案定義：,實物檔案歸檔范圍：,本單位的集體或個人在各類公務(wù)活動中獲得的獎杯、獎狀、獎牌、獎?wù)?、錦旗、榮譽證書等 公務(wù)活動中獲贈的紀念品； 上級領(lǐng)導(dǎo)知名人士的題詞字畫等； 本單位自形成以來使用過的牌匾、停用的各種印章、各種重大活動中形成的紀念品和宣傳品； 其它有保存價值的實物。,實物檔案的整理,分類： 以“件”為單位進行整理，如一個獎杯為一件，一個獎狀為一件，成套的實物為一件計。 實物多得單位可按類別分類，如獎旗類、證書類、印章類等。 保管期限一般為永久。,實物檔案的整理,排列及編號： 實物歸檔時，需要分類的先分類別，然后再按歸檔時間順序排列；不需要分類的直接按歸檔時間順序排列。 編流水號，一件一號，在不影響實物品相的位置貼上標(biāo)簽，填寫年度（形成時間）、編號、保管期限。,實物檔案的整理,編目： 實物檔案目錄可設(shè)置編號、責(zé)任者、提名、年度 （形成時間）、數(shù)量、保管期限、存放地點等項目。 獎杯、獎牌、獎狀的榮譽性實物在編寫提名時要寫明獲獎單位、榮譽稱號、獲獎級別或等級；紀念品、宣傳品等實物在提名中要寫明實物名稱、公務(wù)活動名稱；題詞、字畫應(yīng)具體到人，如有需要還應(yīng)注明該人的職務(wù)、單位，備注欄中填寫字畫、題詞的規(guī)格；印章要在年度一欄填寫印章的使用起止日期。,實物檔案的保管,可折疊的或小于A4幅面的實物檔案，貼好標(biāo)簽后分類別按順序存放入實物檔案盒中保管；較大的實物檔案，貼好標(biāo)簽后按順序存放入陳列柜或?qū)Ｓ霉裰斜９?，也可放入特制的裝具里，置于單位走廊或會議室；停用的印章應(yīng)先蘸紅印泥蓋在白紙上，并在紅色印模下方填寫與實體相同的編號，再將印章寫干凈，裝在特制的盒子里，印模向上，將印有印模的紙張一同歸檔。,目錄,會計檔案基礎(chǔ)知識,照片檔案基礎(chǔ)知識,定義：,照片檔案是指國家機構(gòu)、社會組織或個人在社會活動中直接形成的以靜止攝影影像為主要反映方式的有保存價值的歷史記錄。照片檔案一般包括底片、照片和說明三部分。,歸檔范圍：,反映本單位主要職能活動工作成果和存在問題的資料； 各級領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加的與本單位有關(guān)的重大活動的資料； 本單位有關(guān)人員組織或參加的重要會議，會見以及外事活動的資料。 涉及本單位權(quán)益的資料。 與其他載體有密切聯(lián)系的照片檔案,歸檔范圍：,記錄本單位、本地區(qū)重大事件、重大事故、自然災(zāi)害及異常現(xiàn)象的照片檔案； 反映本地區(qū)地理條件、市政建設(shè)、名勝古跡、自然風(fēng)光及民間風(fēng)俗和著名人物的照片資料； 其它單位形成的與本單位有關(guān)的重要資料。 其它具有保存價值的資料。,編號：,按照形成年度、張?zhí)柗謩e排列裝冊，一年一個流水號。 檔號由聲像檔案代碼、檔案類別代號、年度、張?zhí)柦M成。,文字說明的編寫：,文字說明基本內(nèi)容包括事由、時間、地點、人物、背景、作者(攝制者)等。 編寫文字說明的要求： (1)準確揭示檔案材料的內(nèi)容，概括其反映的全部信息，標(biāo)注項目正確齊全； (2)照片的自然張(內(nèi)容相近的亦可以若干張)編寫文字說明。(3)文字簡潔、語言通順； (3)時間用8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。,目錄,會計檔案基礎(chǔ)知識,會計檔案基礎(chǔ)知識,會計檔案的概念：,會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告等會計核算專業(yè)資料。它是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。會計檔案是國家檔案的重要組成部分，也是各單位的重要檔案，它是對一個單位經(jīng)濟活動的記錄和反映。,會計檔案的內(nèi)容：,會計檔案的內(nèi)容一般指會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算資料四個部分,保管期限：,會計檔案的保管期限，根據(jù)其特點，分為永久、定期兩類。永久檔案即長期保管，不可以銷毀的檔案；定期檔案根據(jù)保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5種。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。 具體保管期限的劃分參照會計檔案管理辦法。,分類標(biāo)準：,一般將財務(wù)會計資料分成： 一類賬簿 二類憑證 三類報表 四類文字資料及其他。,裝訂：,會計憑證的裝訂。 每月裝訂一次，裝訂好的憑證按年分月妥善保管歸檔。 分類整理，按順序排列，按憑證匯總?cè)掌跉w集（如按上、中、下旬匯總歸集）確定裝訂成冊的本數(shù)；記賬憑證上有關(guān)人員（如財務(wù)主管、復(fù)核、記賬、制單等）的印章是否齊全。 用“三針引線法”裝訂，裝訂憑證應(yīng)使用棉線，在左上角部位打上三個針眼，實行三眼一線打結(jié)，結(jié)扣應(yīng)是活的，并放在憑證封皮的里面，裝訂時盡可能縮小所占部位，使記賬憑證及其附件保持盡可能大的顯露面，以便于事后查閱； 憑證外面要加封面，封面紙用牛皮紙印制，封面規(guī)格略大于所附記賬憑證； 每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數(shù)、會計主管人員和裝訂人員簽章；在封面上編好卷號，按編號順序入柜，并要在顯露處標(biāo)明憑證種類編號，以便于調(diào)閱。,裝訂：,會計賬簿的裝訂。 按會計賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄、該賬簿按頁數(shù)順序排列的賬頁、會計賬簿裝訂封底的順序裝訂。 保留已使用過的賬頁，將賬頁數(shù)填寫齊全，去除空白頁和撤掉賬夾， 多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數(shù)量金額式活頁賬等不得混裝，應(yīng)按同類業(yè)務(wù)、同類賬頁裝訂在一起。 在本賬的封面上填寫好賬目的種類，編好卷號，會計主管人員和裝訂人（經(jīng)辦人）簽章。封口要嚴密，封口處要加蓋有關(guān)印章。 會計賬簿按保管期限分別編制卷號，,裝訂：,會計報表的裝訂。 會計報表編制完成及時報送后，留存的報表按月裝訂成冊謹防丟失。小企業(yè)可按季裝訂成冊。第一，會計報表裝訂前要按編報目錄核對是否齊全，整理報表頁數(shù)，上邊和左邊對齊壓平，防止折角，如有損壞部位修補后，完整無缺地裝訂；第二，會計報表裝訂順序為：會計報表封面、會計報表編制說明、各種會計報表按會計報表的編號順序排列、會計報表的封底；第三，按保管期限編制卷號。,Thanks！,