《時間管理技巧》PPT課件.ppt

上傳人:good****022 文檔編號:118024813 上傳時間:2022-07-10 格式:PPT 頁數(shù):31 大?。?28.50KB
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1、時間管理的方法和技巧,時間管理技巧,魯訊不吃魚; 陳景潤挨批時也能作自己的事; 拿破侖不睡覺; 康德的行動規(guī)律可對鐘; ,我們?yōu)楹蚊y?,自己的許多思想、宏圖大志等都只有在夢中實現(xiàn); 沒有時間與家人多處一會兒; 沒有時間多讀書; 沒有時間嘗試新的事物; 沒有業(yè)余愛好的時間。 總之,沒有在有限的時間里做自己應(yīng)該做的事情,每一天都忙卻忙的不是地方。,8:30上司打電話讓任經(jīng)理去談話,談了一會兒有關(guān)公司人力資源規(guī)劃的問題,中間總經(jīng)理接聽電話、有客人來訪等,使他們的談話一直延續(xù)到10:00。 10:00準(zhǔn)備布置下屬工作,又有電話打來詢問有關(guān)新入職人員薪資的問題,解釋到10:20。 10:20找來下屬布

2、置招聘工作,中間不斷有其他下屬進(jìn)來請示工作,任經(jīng)理的思路和時間被分割和耽誤,布置工作一直延續(xù)到11:00。 11:00對秘書報上來的文件等進(jìn)行批示、處理;閱讀文件、各類的報告、建議書等,到12:00,還有一部分沒有過目。 12:00匆匆吃過飯,看了一會兒報紙、與同事聊了一會兒天,猛然想起總經(jīng)理交待的關(guān)于人力資源的規(guī)劃報告還沒有完成,明天就要上交的,于是趕緊沖進(jìn)辦公室。,讓我們來看看任經(jīng)理的一天的活動:,14:00與銷售經(jīng)理約好討論招聘營銷人員的事宜,由于對招聘主管的工作不放心,本應(yīng)是下屬的職責(zé),任經(jīng)理卻又全包了下來,包括招聘計劃、招聘人員資格的具體要求等,都由任經(jīng)理自己確定,此項工作又占去時間

3、2個小時。 16:00剛要寫自己明天提交給總經(jīng)理的公司人力資源規(guī)劃報告,一個下屬又進(jìn)來請示和審批,同時聊了一會兒個人的私事和公司最近的傳聞。 16:30召集下屬開會,因為下屬反映部門內(nèi)部不團(tuán)結(jié)已經(jīng)影響到了工作,任經(jīng)理必須就此事同下屬強調(diào)一下。但會議不僅沒有達(dá)到任經(jīng)理的預(yù)期目的,還拖延了時間,一直持續(xù)到17:00。 17:00 下屬走后,任經(jīng)理一看已經(jīng)過了下班時間,已經(jīng)沒有時間來完成報告,只好挾著自己未寫完的報告和要處理的文件回到家中,看樣子今晚上又得加班到午夜了。,我們仔細(xì)分析一下,任經(jīng)理的時間為什么不夠用?,電話干擾對公司員工解釋有關(guān)薪酬問題,這本不屬于任經(jīng)理的事,有薪酬主管嗎? 會議安排沒

4、有計劃,會議拖延,主題不明確,對會議沒有實行有效控制。 上司不定期的召見,使中層經(jīng)理的時間具有很大的隨意性。 喜歡下屬事事請示和匯報的官僚作風(fēng),下屬的不斷請示和匯報,使自己成為下屬任務(wù)的執(zhí)行者,大大浪費了自己的時間。 對下屬工作不放心,替下屬做工作,結(jié)果整天被埋在事務(wù)性的工作里。 凡事事必躬親,有許多不需要看和處理的文件等耽誤時間。,缺乏一份詳盡的計劃,工作沒有目標(biāo)、沒有程序,所以就沒有自己主動的行動。 做事情沒有輕重緩急和主次之分,經(jīng)常本末倒置,終日埋頭于無關(guān)重要的事務(wù)上。 只注意細(xì)節(jié)和小事,事事過問,事事關(guān)心,就像一個多事的婆婆,結(jié)果下屬沒有事情可做。 不知道中層經(jīng)理是可以說“不”的,經(jīng)常

5、聽命于上司的召喚,對下屬的打擾也不加以控制,結(jié)果是時間浪費在一些無關(guān)緊要和與己無關(guān)的事務(wù)上。 對于自己熟悉和喜歡的事盡快做完,對于棘手的問題拖延進(jìn)行,只有通過加班來完成。 不舍得放權(quán),不授權(quán),下屬輕松自在,自己卻忙得要死 。,時間管理的障礙何在?,障礙一:“我的習(xí)慣就這樣,不好改” 障礙二:“時間管理有什么用,計劃趕不上變化” 障礙三:“時間掌握在別人手中” 障礙四:“時間管理太麻煩”,8:30 部門例會 9:00 看資料、文件 9:15 接聽和打回復(fù)幾電話 9:30 下屬來請示工作 9:45 與財務(wù)部經(jīng)理討論費用問題 10:20 替上司營銷總監(jiān)去開會 10:55 給外地辦事處打電話 11:1

6、0與行政部經(jīng)理聊天 11:30 替下屬修改銷售分析報告 12:00 吃午飯 13:00 接待一個客戶 13:30 備向營銷總監(jiān)匯報的資料,肖經(jīng)理的一天,14:30 下屬來談他工作中的困難和抱怨 14:50 與人事經(jīng)理談某下屬的獎金問題 15:20 接顧客投訴電話、很惱火 15:30 打電話詢問投訴之事、教訓(xùn)下屬 15:50 老總找去談事 16:20 下屬又來請示工作 16:30 撰寫招聘計劃 17:00 下班時間到了,發(fā)現(xiàn)招聘計劃中有好幾個問題得去找人事經(jīng)理協(xié)商 18:00 有一個下屬還想反映 一下情況,請回憶記錄自己昨天一天的活動,包括所想所作的事(從起床到晚安)。,時間管理的原則,80/2

7、0原則 目標(biāo)ABC原則 優(yōu)先順序原則 計劃原則 習(xí)慣原則,20%的工作占整個工作80%的價值 集中的精力要做20%的工作 投入20%精力做另外80%的工作,80/20原則,A=必須做的 B=應(yīng)該做的 C=不值得做,目標(biāo)ABC原則,優(yōu)先順序原則,第一類是工作的緊急程度是不同的。對于緊急的工作要先做,對于不太 的工作后做。,例:某銷售經(jīng)理某天工作緊急程度劃分,第二類是工作可以按照重要程度來劃分,對于重要的工作要花費較多的時間和精力去做,對于不太重要或不重要的工作不必去做或只花費很少時間去做。,例:銷售部經(jīng)理的某一天工作的重要程度劃分,第四象限 不緊急 不重要,第三象限 緊 急 不重要,第二象限 不

8、緊急 重 要,第一象限 緊急 重要,緊急 不緊急,四象限分析法,請對你自己昨天一天的活動進(jìn)行四象限法分析,并選一人上臺演示后進(jìn)行分析。,計劃性原則,必須事先對工作做出計劃 必須按照計劃去執(zhí)行、去實施 必須留出處理不可預(yù)計事務(wù)的時間,習(xí)慣性原則,你要知道什么是好的時間管理習(xí)慣? 對于職業(yè)管理人來說壞習(xí)慣是可以并且是必須要改變的。 好的習(xí)慣是可以養(yǎng)成并且是必須要形成的。 良好的習(xí)慣可以在有意中形成 。,工作效率低、辦事拖拉 時間觀念差,工作時磨磨蹭噌 工作時眉毛胡子一把抓,經(jīng)常找不到主次 經(jīng)常被電話、不速之客干擾 上班時間不緊湊,晚上加班干 什么事情都愿意管,認(rèn)為自己很忙才好 沒有目標(biāo)、沒有計劃、

9、人云亦云 零碎時間都被隨意打發(fā)掉,不會利用零碎時間 沒有時間安排表,由別人來安排 不會休息、不會娛樂、沒有空閑,你是否有這樣的一些習(xí)慣,每天要花10分鐘作計劃 要有書面的待辦單、日計劃、周計劃和月度計劃 每周都將你的工作排出優(yōu)先順序 能在高效的時間里做完你的重要工作 有明確的生活和工作目標(biāo),必須養(yǎng)成習(xí)慣,時間管理的改進(jìn)途徑,方法之一:有計劃地工作,建立包括目標(biāo)、標(biāo)準(zhǔn)、最后期限、優(yōu)先順序一套計劃體系。 在剛開始時作計劃。 嚴(yán)于律己,經(jīng)常激勵和要求別人監(jiān)督和檢查。 把所有的工作按照緊迫性、重要性等進(jìn)行劃分,制訂自己的優(yōu)先工作次序。 每天的計劃都有一定的預(yù)留時間來處理變化或危機、偶然事件等。,方法之

10、二:減少無序行動,時刻對自己的工作和任務(wù)進(jìn)行反思,整理和形成一套有效的、有條理的思維方式。 工作和任務(wù)肯定有輕重和緩急之分,與你的目標(biāo)掛鉤確定重要工作及每日的工作優(yōu)先順序。,方法之三:避免貪大求全,不要追求盡善盡美,只追求達(dá)到目標(biāo),完成職責(zé)。 成就感是建立在要實現(xiàn)的目標(biāo)上的,不能脫離你的目標(biāo)。 讓上司認(rèn)可是在完成你的職責(zé)內(nèi)的工作基礎(chǔ)上的,能干是在對你分內(nèi)事項的處理中體現(xiàn)出來的。對別人的請求和要求,不屬自己的分內(nèi)之事要敢于說“不” 。,方法之四:避免拖延,嚴(yán)格要求自己,規(guī)定任務(wù)完成的期限。 排除工作過程中的干擾,保持優(yōu)先次序的穩(wěn)定性。 不要只做熟悉的事務(wù)性工作。 與同事、上司、下屬探討改進(jìn)工作方法,辨清各自的職責(zé),不推諉和相互扯皮。,方法之五:學(xué)會說“不”,有時不需要任何借口,只要你的拒絕對你來說是合理的。 實行公平交易,給自己找出拒絕的理由。 計劃好自己的工作計劃和優(yōu)先次序,以便有理由拒絕別人。 對上司要有合理的、確切的解釋和說明,因為上司不好違忤。 明確不自己是救世主,不充能人。,時間管理的改進(jìn)方法,消除電話干擾 消除不速之客 消除無效會議 有效計劃 克服條理不清 克服經(jīng)常救火 有效授權(quán) 克服想干的事太多,有效溝通 克服拖延 明確職責(zé) 學(xué)會說“不” 克服工作擱置 克服文件雜陳 克服辦公桌雜亂和個人混亂 自律,

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