物資采購及管理制度培訓(xùn).ppt

物資采購及管理制度培訓(xùn),二零零七年七月一十四日,中糧生化能源（公主嶺）有限公司,黃 紹 軍,目 錄,中糧生化能源（公主嶺）有限公司,一、目的及適用范圍 二、基本采購流程 三、采購計劃的類型 四、采購計劃的要求 五、采購計劃的審批 六、采購原則 七、標(biāo)書的審核及中標(biāo)通知書的下發(fā) 八、合同的擬定及會簽 九、入庫 十、保管 十一、出庫 十二、物資盤點 十三、材料物資存儲的管理組織機構(gòu) 十四、倉儲人員的工作紀(jì)律,2,一、目的及適用范圍,中糧生化能源（公主嶺）有限公司,為規(guī)范采購行為，加強物資管理，通過有效管理，使各種物資能得到充分的、合理的使用，避免浪費，降低成本，保證質(zhì)量，特制訂本制度。 本制度適用于對采購物資及設(shè)備出入庫的控制及保管 。,3,二、基本采購流程,中糧生化能源（公主嶺）有限公司,采購流程圖 部門申請計劃 計劃審批 招標(biāo)采購 草擬合同 合同會簽 比價采購 實施采購,4,三、采購計劃的類型,中糧生化能源（公主嶺）有限公司,1、設(shè)備采購計劃：填寫固定資產(chǎn)申購單 2、材料采購：填寫材料計劃，要求分類填寫 包裝材料采購計劃 輔助材料采購計劃 備品備件采購計劃 勞動保護用品采購計劃 油料采購計劃 玉米采購計劃 原煤采購計劃 注：玉米采購計劃、原煤采購計劃由供應(yīng)部依據(jù)全年需要量及庫存情況，制定月份采購計劃。其他采購計劃由各使用部門提請，其中備件采購計劃要依據(jù)備件的二級分類提請。 3、辦公用品采購計劃：填寫辦公用品申購單。,5,四、采購計劃的要求,中糧生化能源（公主嶺）有限公司,1、采購計劃由使用部門專業(yè)技術(shù)員或?qū)I(yè)工程師編制，填寫前應(yīng)到倉庫認(rèn)真核實，核查所用材料物資或者可能替代物資的數(shù)量與質(zhì)量等情況，盡量保證優(yōu)先使用庫存材料物資。庫管員應(yīng)配合使用部門核對賬目，對庫內(nèi)缺少的，計劃編制人員要根據(jù)實際使用情況填寫材料計劃申請表(一式五份-部門留存.庫管員留存.采購員留存.財務(wù)留存.采購計劃員留存)，并由庫管員進行簽字核實。,6,四、采購計劃的要求,中糧生化能源（公主嶺）有限公司,2、填寫物資采購計劃表必須寫清以下條款：物資名稱、型號規(guī)格(或附圖紙)、采購數(shù)量、所屬設(shè)備，并寫出材料物資到庫的最遲時間，一般情況計劃提出后不少于五個工作日，如有要求的寫出材料物資廠家。采購人員對采購周期負責(zé)，確保材料物資按時到庫。提計劃人員所填材料物資型號必須準(zhǔn)確無誤，采購數(shù)量合理，保證采購材料物資的正確性。 3、采購計劃每月提一次至兩次。特殊情況需經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)后，可提臨時計劃。,7,五、采購計劃的審批,中糧生化能源（公主嶺）有限公司,1、月份采購計劃，由供應(yīng)部依據(jù)各部門上報的采購計劃進行匯總，報公司常務(wù)副總經(jīng)理審批并同時報事業(yè)部主管領(lǐng)導(dǎo)。 2、設(shè)備采購計劃，要求填寫固定資產(chǎn)申購單，具體審批程序如下表（后附表格） 3、材料采購計劃，由專業(yè)技術(shù)員或?qū)I(yè)工程師對提請材料物資的準(zhǔn)確性負責(zé)，經(jīng)部門經(jīng)理審核后，報公司總工程師或主管副總審批，審批后將計劃申請表交采購部采購員一份執(zhí)行采購。具體審批程序如下表（后附表格） 4、辦公用品采購計劃，由各部門經(jīng)辦人員填寫，經(jīng)部門經(jīng)理審核后，報公司主管副總審批。,8,固定資產(chǎn)申購單,中糧生化能源（公主嶺）有限公司,9,物資材料采購計劃表,中糧生化能源（公主嶺）有限公司,10,六、采購原則,中糧生化能源（公主嶺）有限公司,材料物資需在合格供應(yīng)方范圍內(nèi)招標(biāo)或比價采購。 1.招標(biāo)范圍：根據(jù)國家招標(biāo)法規(guī)定，所有具備招標(biāo)條件的材料、設(shè)備、服務(wù)、土建和機電安裝工程等都需要委托具有資質(zhì)的招標(biāo)公司進行公開招標(biāo)采購?？陀^上不具備招標(biāo)條件（如：實際投標(biāo)者少于三家以下或獨家生產(chǎn)及專利設(shè)備等），須由項目建設(shè)單位提出申請報告，事業(yè)部項目管理部審批后，由項目建設(shè)單位組織議標(biāo)或比價采購。 2.合格供應(yīng)商應(yīng)符合的條件： （1）獲得ISO9000認(rèn)證或社會公認(rèn)的知名廠家、單位。 （2）產(chǎn)品質(zhì)量能夠滿足要求。,11,六、采購原則,中糧生化能源（公主嶺）有限公司,（3）具有良好的供貨業(yè)績和商業(yè)信譽。 （4）服務(wù)提供和交付能力能滿足本企業(yè)的要求。 （5）具備必須的資質(zhì)要求。 （6）合格供應(yīng)方原則上是生產(chǎn)廠家，若代理商必須具備廠家直接頒發(fā)的代理文件。 3.供應(yīng)商資信評價由供應(yīng)部、財務(wù)部、各使用部門進行綜合評價，并由供應(yīng)部建立供應(yīng)商檔案。,12,七、標(biāo)書的審核及中標(biāo)通知書的下發(fā),中糧生化能源（公主嶺）有限公司,1.招標(biāo)文件技術(shù)部分由各部門和質(zhì)量技術(shù)部負責(zé)，商務(wù)部分由財務(wù)、審計、法律、采購部門審核。 2.公開招標(biāo)的中標(biāo)通知書由招標(biāo)公司負責(zé)下發(fā)，議標(biāo)屬于“競爭性談判”，中標(biāo)不發(fā)中標(biāo)通知書。,13,八、合同的擬定及會簽,中糧生化能源（公主嶺）有限公司,1、設(shè)備合同由各使用部門的專業(yè)工程師負責(zé)擬訂，材料物資合同由供應(yīng)部負責(zé)擬訂，土建及安裝合同由土建或安裝造價師負責(zé)擬訂。 2、對合同標(biāo)的的要求：要求合同與標(biāo)書、實物及即將結(jié)算的入賬發(fā)票相一致（包括名稱、數(shù)量、規(guī)格型號等）。 3、合同的會簽，執(zhí)行合同會簽審批程序，具體程序見下表（后附表格）,14,八、合同的擬定及會簽,中糧生化能源（公主嶺）有限公司,所有合同簽訂，需履行合同會簽程序，以下合同的簽訂需要事業(yè)部主管領(lǐng)導(dǎo)審批。 （1）土建、安裝、非標(biāo)制作、項目設(shè)計、車輛（小車）、玉米、煤、財產(chǎn)及設(shè)備租賃合同、勞務(wù)（如雇用吊車等）合同、借款合同； （2）除上述以外的材料、設(shè)備采購，單筆合同金額20萬元（含20萬元）以上的； （3）對設(shè)備、車輛等資本性支出合同，如報告已簽批，且合同與報告（數(shù)量、金額等）相一致，則合同可不簽批。 （4）其他屬于重大事項的合同，無論金額大小，需報事業(yè)部主管領(lǐng)導(dǎo)審批。,15,八、合同的擬定及會簽,中糧生化能源（公主嶺）有限公司,16,對于采購金額小于5萬元的材料物資合同會簽，可采用簡易程序。,八、合同的擬定及會簽,中糧生化能源（公主嶺）有限公司,合同會簽流程： 1、經(jīng)辦人填寫會簽單主要內(nèi)容 2、部門經(jīng)理、專業(yè)總工程師、主管副總經(jīng)理針對技術(shù)條款簽 署意見 3、財務(wù)部門針對結(jié)算條款簽署意見 4、法律人員針對合同文字表述及其他法律有關(guān)條款簽署意見 5、常務(wù)副總經(jīng)理審批,17,九、入庫,中糧生化能源（公主嶺）有限公司,1、設(shè)備入庫： （1）設(shè)備進廠后，由庫管員負責(zé)外觀、數(shù)量驗收，使用部門技術(shù)人員負責(zé)質(zhì)量驗收，質(zhì)量技術(shù)部指定計量檢定人員驗收，關(guān)鍵設(shè)備以及進口設(shè)備驗收時，必須有供貨方人員參加。 另外，設(shè)備所屬分項目必需有專業(yè)工程師參加設(shè)備開箱驗收。采購員負責(zé)填寫設(shè)備開箱驗收信息，并出具設(shè)備開箱驗收單。驗收后，參加設(shè)備驗收人員在設(shè)備開箱驗收單中共同簽字確認(rèn)。驗收出現(xiàn)不合格項時，執(zhí)行合同規(guī)定的有關(guān)條款。設(shè)備開箱驗收合格后質(zhì)量技術(shù)部組織建檔，并保存全部的技術(shù)資料。設(shè)備檔案一般包括：設(shè)備出廠檢驗或合格證、設(shè)備到廠驗收單、設(shè)備安裝工程記錄單、設(shè)備的全套圖紙、設(shè)備說明書等。,18,九、入庫,中糧生化能源（公主嶺）有限公司,（2）固定資產(chǎn)中屬于監(jiān)視測量裝置的，質(zhì)量技術(shù)部根據(jù)情況確定是否做入廠校驗，如做入廠校驗需校驗合格后再辦理入庫手續(xù)，并負責(zé)錄入項目監(jiān)視和測量裝置臺帳。 2、材料物資的入庫： （1）物資進廠后，對需要檢驗的材料物資由采購員通知進廠材料檢驗人員。庫管員依據(jù)入庫數(shù)量及檢驗報告單辦理實物接收。檢驗報告單一式四份，庫管員、采購員、財務(wù)、質(zhì)量技術(shù)部各一份。 （2）檢驗人員需驗證供貨方的生產(chǎn)廠名、產(chǎn)品名稱、規(guī)格、型號，產(chǎn)品合格證書和必要的隨機文件等證件。,19,九、入庫,中糧生化能源（公主嶺）有限公司,（3）需要檢驗而未經(jīng)檢驗或不能滿足使用要求的物資不得入庫、不得使用。 （4）物資入廠后，由采購員或供貨廠家填寫物資到貨清單，具體格式如下（后附表格） （5）采購員依據(jù)物資到貨清單填寫入庫單，辦理入庫手續(xù)。如果本月發(fā)票到，與入庫單進行結(jié)算，如果本月發(fā)票未到，此入庫單按估價入庫手續(xù)辦理，保證賬面與實物相符。 （6）庫管員對發(fā)票與到貨清單進行對比確認(rèn)，如發(fā)現(xiàn)不一致，應(yīng)不給予入庫確認(rèn)。尤其對于沒有到貨清單而只有發(fā)票的嚴(yán)禁給予入庫確認(rèn)。,20,九、入庫,中糧生化能源（公主嶺）有限公司,21,物資到貨清單要求由采購員、庫管員、供應(yīng)商或送貨人員簽字確認(rèn)。如果是對方郵寄到貨的材料，由采購員填寫物資到貨清單，由庫管員確認(rèn)。,十、保管,中糧生化能源（公主嶺）有限公司,1、材料物資應(yīng)單獨設(shè)庫房保管，對于存放于施工現(xiàn)場的物資，應(yīng)與外部單位物資嚴(yán)格分開，以保證工程物資的安全、完整。 2、按照物資性能采取相應(yīng)的保管方法，按照物資不同的質(zhì)地、規(guī)格定位存放，發(fā)放時做到材質(zhì)不混，數(shù)量準(zhǔn)確。 3、庫管員應(yīng)隨時檢查存儲物資有無發(fā)生過期變質(zhì)、殘損、超儲積壓、短缺、包裝破損。如有發(fā)現(xiàn)，庫管員應(yīng)及時報告主管人員，會同有關(guān)部門進行處理。,22,十、保管,中糧生化能源（公主嶺）有限公司,4、庫管員應(yīng)定期或隨時檢查各種存貨儲存的防水、防火、防盜安全設(shè)施。檢查時，發(fā)現(xiàn)屬于易燃、易爆危險存貨，應(yīng)立即采取措施，存放到安全場所，予以隔離。如發(fā)現(xiàn)安全設(shè)施損壞或失效，應(yīng)及時報告主管人員處理。 5、設(shè)備(含隨機備件)進廠履行入庫手續(xù)后，庫管員按保管的相關(guān)規(guī)定負責(zé)設(shè)備的防凍、防潮、防腐等處理。設(shè)備的儲存、搬運和安裝應(yīng)嚴(yán)格按設(shè)備說明書及相關(guān)的技術(shù)要求進行。,23,十一、出庫,中糧生化能源（公主嶺）有限公司,1、出庫原則： （1）嚴(yán)禁任何物資未通過入庫環(huán)節(jié)直接送給使用部門；（如果必須存放在使用部門的，也要由庫管員與使用部門共同確認(rèn)接收數(shù)量） （2）嚴(yán)禁任何物資無憑據(jù)（物資領(lǐng)料單）出庫； （3）嚴(yán)禁各部門領(lǐng)料時不通知庫管員自行領(lǐng)料； （4）不允許有白條抵庫的現(xiàn)象。 2、工程設(shè)備出庫：要標(biāo)明設(shè)備的具體名稱、設(shè)備安裝的位號等內(nèi)容。 3、工程物資出庫：要標(biāo)明物資的標(biāo)準(zhǔn)名稱及規(guī)格型號、數(shù)量，在用途欄中注明已立項的具體工程項目名稱。如果屬于甲供材，由安裝公司負責(zé)安裝的，應(yīng)有安裝公司在領(lǐng)料單上簽字蓋章確認(rèn)。 4、用于生產(chǎn)的各種輔料出庫：由各部門填寫領(lǐng)用單，在用途欄中注明用于生產(chǎn)何種產(chǎn)品，產(chǎn)品名稱應(yīng)按公司規(guī)定的統(tǒng)一名稱填寫。 5、其他生產(chǎn)或維修用材料出庫：要求按公司下發(fā)的各部門的二級部門進行填列。,24,十二、物資盤點,中糧生化能源（公主嶺）有限公司,1 、材料物資保管部門應(yīng)做到物資實物入庫與登記保管賬同步進行，做到日清月結(jié)。應(yīng)由質(zhì)量技術(shù)部、財務(wù)部、儲運部保管處對材料物資進行定期盤點，并做出盤盈、盤虧報告。 2、對盤虧、報廢、毀損的庫存物資由物資保管部門提出申請，庫管員出具關(guān)于程物資盤虧、報廢、毀損報產(chǎn)生原因及處理見的報告，經(jīng)部門經(jīng)理審核（對于報廢、毀損的工程物資還要經(jīng)過技術(shù)定部門鑒定）、財務(wù)負責(zé)人復(fù)核、主管副總經(jīng)理和總經(jīng)理簽批，上報事業(yè)部財務(wù)部審批后方可處理。,25,十三、材料物資存儲的管理組織機構(gòu),中糧生化能源（公主嶺）有限公司,1、倉儲人員應(yīng)職能分立，應(yīng)將倉庫驗收、保管、發(fā)貨、等職能進行合理分配，明確規(guī)定職責(zé)權(quán)限、工作范圍與任務(wù)。 2、實行交接制度，人員調(diào)動應(yīng)做好交接工作，明確交接人員的責(zé)任，交接時，須由上一級人員監(jiān)督交接，交接清單由雙方簽證后存檔備查。,26,十四、倉儲人員的工作紀(jì)律,中糧生化能源（公主嶺）有限公司,1、不準(zhǔn)倉儲人員在倉區(qū)內(nèi)吸煙和帶入火種；不準(zhǔn)倉儲人員帶領(lǐng)非倉庫人員入庫；嚴(yán)禁倉儲人員無證出貨。 2、嚴(yán)禁將含毒、易燃、易爆、易腐蝕商品、材料物資與一般的商品、材料物資存放在一起，上述商品、材料物資必須另指定地點存放和保管。 3、嚴(yán)禁倉儲人員違反勞動紀(jì)律，隨意損壞或挪用存儲的商品、材料物資；嚴(yán)禁隱匿不報或謊報倉儲工作中發(fā)現(xiàn)或發(fā)生的問題。,27,十五、其他幾點要求及建議,中糧生化能源（公主嶺）有限公司,1、對于沒有辦理入庫的采購，在財務(wù)報銷環(huán)節(jié)，要有采購人、驗收人。采購部門領(lǐng)導(dǎo)及使用部門領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)。 2、建議由采購部門下發(fā)一個標(biāo)準(zhǔn)材料名稱及規(guī)格，規(guī)范材料物資。 3、建議采購部門規(guī)范材料采購計劃。（如提請時間要求、填寫要求） 4、各部門的領(lǐng)料人員要對材料比較了解，使用用途要清楚。,28,十六、討論環(huán)節(jié),中糧生化能源（公主嶺）有限公司,1、希望大家提出寶貴建議。,29,30,謝謝！,