物資采購管理制度

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1、咸寧市城發(fā)市政工程有限公司 密級：企密A 文件編碼：00-05-002 物資采購管理制度 起稿部門 物資管理部 起稿時間 2016年5月19日 修訂部門 修訂時間 財務(wù)部 審核日期 日期 分管副總經(jīng)理 日期 總經(jīng)理 日期 版本號 第1版 目錄 第一章 第二章 第三章 第四章 總則 物資管理部的職責(zé) 供應(yīng)商管理 物資采購管理 第五章 第六章 采購申請及流程 采購付款 附件一：《城發(fā)市政公司工程物資采購申請單》 附件二：《城發(fā)市政公司工程物資采購申請附表》 第一章 總則 為了規(guī)范公司的物資采購行為，降低物資采購成

2、本，確保公司 各項物資供應(yīng)，加強(qiáng)企業(yè)物資采購的監(jiān)督管理，特制定本規(guī)定。 本制度對工程施工所需的物資、材料、設(shè)備、機(jī)具等物品的采 購主體及原則、采購分類及周期、采購申請及流程、入賬及領(lǐng)取等 內(nèi)容做了具體規(guī)定，適用于項目部所有物資設(shè)備采購行為。 公司的物資部門或具體采購人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)市場信息做到比質(zhì)、 比價采購。大宗的物資采購，具備招標(biāo)采購條件的，應(yīng)實行招標(biāo)采 購。 公司采購遵循“公開、公正、公平”和確保公司利益最大化的 原則。 第二章 物資管理部的職責(zé) （一）、物資管理部 、負(fù)責(zé)項目部物資材料的采購、清關(guān)、驗收、盤點、結(jié)算及物 資材料方面與財務(wù)部門的對接工作。 、負(fù)責(zé)物資管理制度的

3、制訂和完善，保持物資管理體系有效運(yùn) 行。 、負(fù)責(zé)本地供應(yīng)商的信息收集及物資材料的及時供應(yīng)。 、負(fù)責(zé)各作業(yè)隊的物資需求計劃審核。 、負(fù)責(zé)物資材料的收貨、發(fā)貨及統(tǒng)一調(diào)配。 、負(fù)責(zé)物資材料消耗量的跟蹤和監(jiān)控工作。 、負(fù)責(zé)物資材料的盤點，及時更新掌握庫存情況，統(tǒng)計記錄單項 工程材料消耗情況。 、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。 （二）、物資崗位職責(zé) 物資部部長職責(zé) 、負(fù)責(zé)建立物資管理規(guī)章制度和流程，并監(jiān)督執(zhí)行。 、負(fù)責(zé)現(xiàn)場物資的進(jìn)場和消耗控制，既滿足施工進(jìn)度需要，又不 超出定額范圍。 、負(fù)責(zé)指導(dǎo)和監(jiān)督各作業(yè)隊施工現(xiàn)場的材料使用、存放管理。 、負(fù)責(zé)月度、季度、年度資金計劃編制及上報。

4、、負(fù)責(zé)各材料庫點的巡查、指導(dǎo)和監(jiān)督。 、負(fù)責(zé)項目廢舊物資處理工作。 、負(fù)責(zé)各作業(yè)隊之間物資的調(diào)配工作。 材料管理員 、按照經(jīng)審批的計劃進(jìn)行所有零星物資的本地采購及采購過程中 問題的溝通和解決。 、負(fù)責(zé)所有零星物資采購合同，訂單的編制及合同的審批，建立 相應(yīng)的臺賬。 、負(fù)責(zé)供應(yīng)商合規(guī)方面的工作及建立相應(yīng)的臺賬。 、負(fù)責(zé)零星材料的對賬結(jié)算及相應(yīng)的臺賬。 、負(fù)責(zé)供應(yīng)商管理及相應(yīng)臺賬建立。 、負(fù)責(zé)作業(yè)隊零星材料月度成本統(tǒng)計及核算工作。 倉庫保管員 、負(fù)責(zé)零星物資倉庫的到場驗收、卸貨、保管及按單發(fā)放，做好 原始記錄的保存， 、建立零星倉庫收、發(fā)、存臺賬，做好各項目的月度領(lǐng)用統(tǒng)計。

5、 、負(fù)責(zé)倉庫的周、月、年度盤點并據(jù)實編制盤點表。 、負(fù)責(zé)倉庫的日常檢查及安全管理。 、負(fù)責(zé)小型工具的維修和保養(yǎng)工作。 、負(fù)責(zé)柴油的日消耗統(tǒng)計及油耗核算 、負(fù)責(zé)鋼筋、攪拌站材料的月消耗統(tǒng)計及核算。 、負(fù)責(zé)周轉(zhuǎn)材料、小型工具臺賬及消耗專項統(tǒng)計管理。 第三章供應(yīng)商管理 供應(yīng)商是指與公司各單位發(fā)生物資采購活動的法人、其它組織 或個人。供應(yīng)商管理是指對供應(yīng)商的資質(zhì)、供應(yīng)能力、信譽(yù)等進(jìn)行 全方位、動態(tài)管理過程。 物資采購管理部要對準(zhǔn)入的供應(yīng)商進(jìn)行分類并建立供應(yīng)商檔案, 納入日常管理。每月至少一次交叉人員考察供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、價 格、服務(wù)等。每年根據(jù)供應(yīng)商的資質(zhì)、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨

6、期、 信譽(yù)度等，對已準(zhǔn)入的供應(yīng)商進(jìn)行一次考核評定，確認(rèn)合格供方。 供應(yīng)商準(zhǔn)入的基本條件： 資質(zhì)資信證明齊全（企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、企業(yè)組織代 碼證、生產(chǎn)許可證等）； 有良好的資金、財務(wù)狀況，能提供增值稅專用發(fā)票； 能自覺遵守法律、法規(guī)、局有良好信譽(yù)； 在同行業(yè)中，業(yè)績優(yōu)良、知名度高、產(chǎn)品競爭力強(qiáng)；愿意長期 合作，誠實守信，互惠互利，實現(xiàn)雙贏。 發(fā)現(xiàn)有下列行為之一者，立即終止其供應(yīng)業(yè)務(wù)并取消其合格 供方資格。 提供的相關(guān)證件及資料有偽造現(xiàn)象的； 所供物資以次充好，造成公司損失的，或一年內(nèi)出現(xiàn)兩次因質(zhì) 量問題而索賠的； 中標(biāo)后不能按合同要求履約的； 報價不實事求是，采取低

7、價策略進(jìn)入后不履約的； 向米購人員行賄或為其提供不正當(dāng)利益的； 已停止生產(chǎn)、經(jīng)營或變更生產(chǎn)、經(jīng)營范圍，不再具備準(zhǔn)入條件 的。 合格供應(yīng)商管理流程 索取樣品 樣品驗證記錄表 NG OK 預(yù)備合格供方 試采購 供應(yīng)商業(yè)績評定 Ok 合格供方 供應(yīng)商業(yè)績評定 限期整改 正常供貨 NG 第四章物資采購管理 淘汰 結(jié)束 為節(jié)約采購成本，公司實行按月上報采購計劃。各部門編制采 購計劃時，要從實際工作出發(fā)，避免盲目提報物資采購計劃，由于 上報物資采購計劃失誤，造成物資積壓損失，由原部門負(fù)責(zé)人承擔(dān) 經(jīng)濟(jì)責(zé)任。 各部門物資采購計劃要按程序進(jìn)行上報。在每月的25

8、 日前向 物資部門上報下個月的采購計劃，由部門編報，負(fù)責(zé)人簽字，，物 資部匯總后，分管領(lǐng)導(dǎo)簽署意見，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)簽署意見后，統(tǒng)一上 報總經(jīng)理批準(zhǔn)實施。各部門如不按規(guī)定時間上報計劃，造成物資缺 口及發(fā)生的經(jīng)濟(jì)損失，由遲報部門承擔(dān)經(jīng)濟(jì)責(zé)任。 計劃外急需采購的物資，由部門填制《城發(fā)市政急需物資申請 表》，負(fù)責(zé)人簽字，物資部匯總后，分管領(lǐng)導(dǎo)簽署意見，總經(jīng)理批 準(zhǔn)。 小批量（5 萬元以內(nèi)）的由物資采購部采取詢價、比質(zhì)、比價 采購；大批量或固定資產(chǎn)采購必須由公司進(jìn)行招標(biāo)，經(jīng)總經(jīng)理審批 后，方可采購。 物資采購時必須嚴(yán)格按照采購原則、采購計劃進(jìn)行采購，保證 做到不錯訂、不漏訂，及時準(zhǔn)確做好物資貨源落實工

9、作。簽訂物資 采購合同時，要嚴(yán)格執(zhí)行合同法和公司合同管理制度，合同中要明 確數(shù)量、規(guī)格、型號、價格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期、交貨地點、結(jié)算 方式、運(yùn)雜費(fèi)承擔(dān)者、包裝、運(yùn)輸、驗收方式、經(jīng)辦人經(jīng)濟(jì)責(zé)任以 及其它需要明確的事項，一般按照先驗收后付款的原則進(jìn)行，特殊 情況先款后貨的需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，質(zhì)量、數(shù)量有誤的全部由采購人 員承擔(dān)。 對短缺物資，采購員要征求使用單位意見，在使用單位同意后 方能采購使用方愿意接受的代用品，否則，出現(xiàn)后果由采購員負(fù)直 接責(zé)任。 采購人員必須按采購作業(yè)期限運(yùn)作，對不按計劃要求及質(zhì)量要 求采購，造成的超儲積壓，損失均由采購人員承擔(dān)經(jīng)濟(jì)責(zé)任。 對采購員未能及時完成采購任務(wù)時，

10、應(yīng)及早報告部門負(fù)責(zé)人說 明異常原因，提出相應(yīng)意見方案，擬定補(bǔ)救辦法和處理對策，特別 重大事項，應(yīng)匯報總經(jīng)理。 第五章 采購申請及流程 由工程部根據(jù)工程施工計劃分別編寫項目部物資需求總計劃單 年度需求計劃單、半年需求計劃單和月度需求計劃單，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo) 和項目經(jīng)理簽字審批后報送物資部，物資部根據(jù)申請單進(jìn)行上報和 采購。 自采物資設(shè)備應(yīng)由項目部填寫工程零星材料設(shè)備需要計劃單， 并注明申請日期、物資設(shè)備名稱、規(guī)格型號（必要時提供技術(shù)圖 紙）、申請數(shù)量、需要時間、使用具體部位、聯(lián)系人等，經(jīng)部門負(fù) 責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理和董事長審批后，將申請單報物資部，由 物資部進(jìn)行采購。計劃簽字審批不全的物資部

11、將不予接收，規(guī)格型 號不確定的將不予采購，由此造成的供應(yīng)不及時自行負(fù)責(zé)。 為強(qiáng)化物資設(shè)備采購的計劃性，本地采購物資設(shè)備計劃單由項 目部每周一中午12 點前提交物資部；外省采購物資設(shè)備計劃單由項 目部每月的25 日提交物資部，物資部在匯總各單位采購計劃后統(tǒng)一 組織采購。 如遇設(shè)計變更造成申請物資設(shè)備的品種、規(guī)格、數(shù)量等發(fā)生變 化時，項目部應(yīng)第一時間通知物資部，共同協(xié)商解決。 現(xiàn)場急需物資，經(jīng)總經(jīng)理同意后，可予以緊急采購，但項目部 須在兩天內(nèi)補(bǔ)齊物資申請計劃表。 第六章 采購付款 采購人員應(yīng)將收集到的、審批齊全的《采購申請單》、《采購合 同》、《進(jìn)倉單》、合法的商業(yè)發(fā)票等相關(guān)資料送交

12、到財務(wù)部門辦 理付款手續(xù)，財務(wù)部門按照公司付款審批手續(xù)，要求采購人員在辦 理好相關(guān)的審批后，在接受單證進(jìn)行審核付款。 財務(wù)部門應(yīng)對采購人員提交的付款資料進(jìn)行財務(wù)審核，主要審核相 關(guān)的審批手續(xù)是否齊全、單證是否完整、發(fā)票是否合法、金額是否 正確、數(shù)量是否一致等，核對發(fā)票計算的正確性；應(yīng)將發(fā)票上所記 載的品名、規(guī)格、數(shù)量、條件及運(yùn)費(fèi)與合同、訂購單、進(jìn)倉單等資 料核對一致。在審核無誤后再辦理付款手續(xù)，發(fā)現(xiàn)虛假或重大瑕疵 的，應(yīng)查明原因，并及時報有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)處理。 物資部應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對購買、驗收、付款業(yè)務(wù)的系統(tǒng)控制，詳細(xì)記錄供 應(yīng)商情況、請購申請、采購合同、驗收證明、入庫憑證、商業(yè)票據(jù) 款項支付等情況，確

13、保會計記錄、采購記錄與倉儲記錄核對一致。 附件一：城發(fā)市政公司物資采購申請單 城發(fā)市政公司工程物資采購申請單 審批單編號：SZ-GC-WZ201600 日期： 2016年 月 日 申請部門 （簡要申請信息 及意見） 物資管理部 意見 財務(wù)部意見 分管 副總經(jīng)理意見 分管財務(wù) 副總經(jīng)理意見 總經(jīng)理意見 董事長意見 附件二：城發(fā)市政工程物資釆購申請附表 對應(yīng)審批單編號：SZ-GC- WZ201600 城發(fā)市政公司工程物資采購申請附表 一一序號 材料 名稱 規(guī)格 型號 一材質(zhì) 執(zhí)行標(biāo) 準(zhǔn)號 單位 數(shù) 量 材料 用途 申請送達(dá)地 傾

14、目） 到貨 時間 一一備注 1 2 3 4 5 6 申請人： 日期： 申請部門負(fù)責(zé)人： 日期： 注：1、所需申購的材料與規(guī)格型號必須對應(yīng)，材料名稱規(guī)格型號應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)注方法中 規(guī)定申報。 2、 管材與型材申報時以米為單位，并要求在備注欄給出理論重量。 3、 申購中每欄數(shù)量只能出現(xiàn)一次，不能出現(xiàn)“本申購單數(shù)量僅為一套所需，二套 裝置總數(shù)量須乘以二”類似語句。 4、 本附表一式二份，申請部門和物資管理部門各自存檔。