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1、公文處理講 座,主講:馬蜀蘭,一、公文處理在項目工作中的地位 二、收發(fā)文處理 三、歸檔文件整理規(guī)則 四、公文處理中要注意的幾點事項,一、公文處理在項目工作中的地位 （一）什么是文書？ 在文書學(xué)中，“文書”二字并不簡單地等同于“文字材料”，而要加以必要的限定，它的表述為“文書是人類社會實踐中記錄和傳達自己意圖時所形成的文字材料”。它是所有文字材料的總稱。文書包括項目中形成的所有文件，同時也包括私人形成的純屬個人事務(wù)的文件，一些形成特殊的文字材料象報表、賬冊之類一般也可稱作文書，另外文書除了指工作性質(zhì)、工作職業(yè)的名詞，如文書可稱從事文書工作的某人為文書。,（二）什么
2、是文件？ 文件包括收文和發(fā)文，也包括機關(guān)內(nèi)部較重要的文書，內(nèi)容一般的文書通常不稱文件，人們提到文件時，又往往是特指某一份具體的文件，這時人們一般都稱文件而不稱文書。文件又常常分為正式文件與非正式文件。正式文件是具有法定效力的文件，而非正式文件是不具備法定效力的一般文件，與文書一樣，文件也包括私人形成的文字材料，一般稱私人文件，如請假、申請等。,（三）什么是公文？ 公文的外延相對來說比較小，它專指各單位按有關(guān)規(guī)定制成的進行公務(wù)聯(lián)系的文書。 包括機關(guān)收到的、發(fā)出所有正式文件，也包括機關(guān)內(nèi)部使用的一些文件。因此，公文是社會公務(wù)活動的產(chǎn)物，是社會公務(wù)聯(lián)系的主要形式，是公務(wù)單位辦公的主要工具，以它對
3、社會所具有作用來看，公文無疑是文書中最具重要性的一種文書，因此我們說公文是文書的主體，我們說到文件時，一般也是指公文。如文書工作實際是指公文工作，文書處理也是指公文處理。,（四）文書、公文和文件的聯(lián)系與區(qū)別 出于實際工作的需要,對文書這一事物從各個角度去加以限定，于是出現(xiàn)了文書、公文、文件等許多不同的概念,嚴(yán)格地講，這些概念都不具備邏輯意義上的嚴(yán)密性，因此彼此之間也是很難劃出明確的界限，它們的內(nèi)容既有區(qū)別,又有交叉，它們的內(nèi)涵沒有本質(zhì)的區(qū)別，都是在社會實踐中為了滿足人們彼此進行聯(lián)系的需要而產(chǎn)生的文字材料，不同之處在于外延大小上有一定區(qū)別。 公文不同于其他文書，它對作者有嚴(yán)格的限定，公文的作者
4、必須是法定的機關(guān),這里所說的機關(guān)是集合概念,它包括黨、政、軍各級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)，也包括團體、企事業(yè)單位以及這些機關(guān)單位中擔(dān)負一定責(zé)任并以公職身份出現(xiàn)的機關(guān)單位負責(zé)人。,（五）公文處理在項目管理工作中的地位 在項目建設(shè)管理中與公文處理相關(guān)的內(nèi)容可高度概括為辦公和辦事兩大部分,也可以細分為辦文、辦會、辦事三大部分，不管怎么概括，都是把辦文放在我們建設(shè)機關(guān)工作的第一位。因為在項目建設(shè)中,文書工作是整個項目工作的基礎(chǔ)，有了這個基礎(chǔ)，工作才能正常運轉(zhuǎn)，從項目建設(shè)的啟動到竣工驗收，都需要獲取必要的工作信息以履行各項項目管理職責(zé)，對外實施管理，發(fā)出各類信息都要靠文書這一載體來實現(xiàn)信息的正常流通，對內(nèi)下達計劃、任務(wù)
5、更需要公文的承上啟下發(fā)揮作用，無論是什么單位,無論業(yè)務(wù)工作的千差萬別，或是機構(gòu)設(shè)置的多種多樣，文書工作總是必不可少的一項工作，很多人將公文處理比作一個單位的臉面，一個機構(gòu)的心臟，這種比喻并不過份，文件質(zhì)量的高低,公文運轉(zhuǎn)的好壞，直接體現(xiàn)到一個單位的臉面，關(guān)系到一個單位的形象，影響到我們事業(yè)的成敗。所以說公文處理工作在項目建設(shè)中地位非常重要，不可忽視。,二、 收文發(fā)文處理,第一條 公文辦理分為收文和發(fā)文。收文辦理指對收到公文的辦理過程，包括傳遞、簽收、登記、分發(fā)、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序；發(fā)文辦理指以本機關(guān)名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、翻譯、打印、校對、用
6、印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀等程序。 第二條 需要辦理的公文,文秘部門應(yīng)當(dāng)及時提出擬辦意見送領(lǐng)導(dǎo)批示或交有關(guān)部門辦理。交通建設(shè)局的收文由局辦公室機要室負責(zé)簽收、拆封、登記。登記內(nèi)容包括來文機關(guān)、文號、標(biāo)題、來文日期、收文編號等。一般事務(wù)性來文可視情況確定是否登記。代表單位外出參加會議或參觀學(xué)習(xí)帶回的文件以及各處室收到的報交通建設(shè)局的文件，應(yīng)交至局辦公室統(tǒng)一登記，按收文辦理程序處理，不得私自保存。 凡送交通建設(shè)局辦理的公文，由局辦公室主任或分管副主任根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)，提出擬辦意見，分送局領(lǐng)導(dǎo)批示或送有關(guān)部門辦理。除特殊情況外，局領(lǐng)導(dǎo)不直接受理和審批未經(jīng)局辦公室登記、審核的公文。 需
7、要兩個以上部門辦理的公文，局領(lǐng)導(dǎo)在批示時應(yīng)當(dāng)有明確意見，明確主辦部門。緊急公文，應(yīng)當(dāng)明確辦理時限。 各處室收到文件后，應(yīng)經(jīng)處室領(lǐng)導(dǎo)閱批后送有關(guān)人員辦理，辦理日程應(yīng)有記錄。,第三條 公文的催辦由文秘部門負責(zé)，要做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。催辦的重點是： （一）上級來文中需要及時回復(fù)的文件； （二）平行或不相隸屬的機關(guān)與本機關(guān)聯(lián)系工作、商洽事務(wù)的文件； （三）下屬單位主送本局的請示性文件； （四）本機關(guān)向上級機關(guān)請示，需要盡快回復(fù)的文件； （五）與其它部門共同辦理的文件； （六）人大、政協(xié)代表提案、人民來信的回復(fù)； （七）會議紀(jì)要的辦理； （八）領(lǐng)導(dǎo)
8、特別指示要催辦的文件。 公文催辦要填寫催辦登記卡，并提出辦理時限。特急件要隨時辦理，急件要從收文之日起五日內(nèi)辦完，一般件應(yīng)在十日之內(nèi)辦完。對于確實無法按時限辦完的文件，承辦部門應(yīng)向文秘部門說明理由后重新確定辦理時限。承辦單位對不屬于本部門職權(quán)范圍或者不宜由其辦理的文件，應(yīng)當(dāng)迅速退回交辦的文秘部門并說明理由。傳閱的文件各部門應(yīng)在兩日內(nèi)閱畢退回。,第四條 草擬公文應(yīng)當(dāng)做到： （一）符合國家、自治區(qū)法律、法規(guī)和方針、政策及有關(guān)規(guī)定。 （二）情況確實，觀點明確，條理清楚，文字簡練,書寫工整，標(biāo)點準(zhǔn)確，篇幅力求簡短。 （三）所用人名、地點、數(shù)字，引文準(zhǔn)確。引用公文先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號。日期應(yīng)當(dāng)
9、寫明具體的年、月、日。 （四）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1”，第四層為“（1）”。 （五）必須使用國家法定計量單位。 （六）用詞用字準(zhǔn)確、規(guī)范。文內(nèi)使用簡稱，一般先用全稱，并注明規(guī)范簡稱。 （七）根據(jù)內(nèi)容和行文對象，正確使用公文種類。送領(lǐng)導(dǎo)審核、簽發(fā)的文稿應(yīng)附必要的相關(guān)文件和資料。 （八）擬稿人根據(jù)實際需要確定主、抄送單位，標(biāo)明文件份數(shù)。涉密公文應(yīng)當(dāng)注明密級。 （九）交通建設(shè)局代廳擬稿時，應(yīng)使用廳統(tǒng)一發(fā)文稿紙。 （十）公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿
10、拉伯?dāng)?shù)碼。 第五條 交通建設(shè)局發(fā)文程序：主辦處室承辦人擬稿處室領(lǐng)導(dǎo)核稿有關(guān)部門、處室會稿局辦公室審核局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)辦公室登記發(fā)號校對打印用印封發(fā)。,第六條 公文送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)由文秘部門進行審核。審核的重點是：是否需要行文，是否符合上級的法律、法規(guī)和方針、政策及有關(guān)規(guī)定，與本機關(guān)近年來的發(fā)文有無抵觸，是否與有關(guān)部門協(xié)商、會簽，文字表述、文種使用、公文格式等是否符合本辦法的有關(guān)規(guī)定。未經(jīng)核稿、會稿，未經(jīng)文秘部門審核的公文，不得送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。 文秘部門可對文稿進行刪節(jié)和文字加工。需對文稿進行較大修改時,要與原起草部門協(xié)商或請其修改；如文稿已經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人審批過，修改后需經(jīng)原審批領(lǐng)導(dǎo)人復(fù)審。 交通建設(shè)局
11、代廳擬稿時,各處室所擬文稿先由處室負責(zé)人審核，然后經(jīng)局辦公室核稿、會稿后送廳辦公室。 會稿單位和核稿人應(yīng)注意保持稿面整潔,稿面不潔、字跡潦草、涂改勾畫較亂的，由擬稿人負責(zé)譽清。 第七條 交通建設(shè)局發(fā)文一般按領(lǐng)導(dǎo)分工，由主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；上報的公文、重要公文按黨政分開的原則由正職或主持日常工作的副職領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。公文簽發(fā)人對所簽發(fā)的公文內(nèi)容負責(zé)。已簽發(fā)的公文如需改動，應(yīng)由文秘部門征得原簽發(fā)人同意。會議紀(jì)要由會議主持人簽批。,第八條 草擬、修改、審核、批閱、簽發(fā)公文，用筆用墨必須符合存檔要求，不得使用圓珠筆、鉛筆和純藍墨水筆。不得在文稿裝訂線處書寫。 第九條 公文的用印：公文、函件蓋交通建設(shè)局印章須
12、經(jīng)局長、副局長簽發(fā)或同意，蓋用交通建設(shè)局黨委印章須經(jīng)局黨委書記、副書記或主持工作的黨委領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)或同意。必要時，經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)，也可以由局辦公室主任簽字同意后用印。各單位、部門應(yīng)設(shè)專人負責(zé)保管印章，并建立用印登記本，經(jīng)單位、部門領(lǐng)導(dǎo)簽字后方可用印。未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的公文、函件、報表等不得用印，嚴(yán)禁在空白紙張、表格上用印。 第十條 上報公文,如不符合本辦法的有關(guān)規(guī)定，可退回呈報單位。 第十一條 上級機關(guān)的公文，除密件和注明不得翻印的文件外，根據(jù)工作需要，可以翻印或復(fù)印。秘件翻印、復(fù)印按有關(guān)保密規(guī)定辦理。 第十二條 傳遞、管理秘密公文，必須按規(guī)定采取相應(yīng)的保密措施，確保公文的安全。 第二十七條
13、公文辦理過程中遇有涉及其他部門職權(quán)的事項，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部門協(xié)商一致方可行文或辦理；如有分歧，主辦部門主要負責(zé)人要出面協(xié)調(diào)，如仍不能取得一致，主辦部門可以列明各方理據(jù)，報請上級機關(guān)協(xié)調(diào)或裁定。,,三、歸檔文件整理規(guī)則 中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn) DA/T22-2000 中華人民共和國國家檔案局 2000-12-06批準(zhǔn)2001-01-01實施,1 范圍 標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了歸檔文件整理的原則和方法。 本標(biāo)準(zhǔn)適用于各級機關(guān)、團體和其他社會組織。2 定義 本標(biāo)準(zhǔn)采用下列定義。2.1 歸檔文件立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。2.2 歸檔文件整理將歸檔文件以
14、件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。2.3 件歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件,文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件 ，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件,報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復(fù)文可為一件。文件處理單與被處理文件為一件，翻譯本與正本為一件。如附件較多或者太厚不易裝訂時，也可各為一件?！盀橐患笔侵肝募嶓w上裝訂在一起，編目時只體現(xiàn)為一條條目。,3 整理原則 遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。4 質(zhì)量要求4.1 歸檔文件應(yīng)齊全完整。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制。
15、4.2 整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護要求。5 整理方法5.1 裝訂歸檔文件應(yīng)按件裝訂。裝訂時,正本在前，定稿在后；正文在前,附件在后；原件在前,復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來文與復(fù)文（文種上包括請示與批復(fù)、報告與批示、函與復(fù)函等）作為一件時，復(fù)文在前,來文在后；漢文文本在前,少數(shù)民族文本（外文文本）在后。裝訂前應(yīng)將”件”內(nèi)各頁按一定方式對齊，可采用左上角、左側(cè)裝訂，分別將左、上側(cè)對齊和左、下側(cè)對齊。歸檔文件一般不要求切邊和貼邊。裝訂可采用線裝、封套裝、不銹鋼夾、粘貼等形式，原文件須拆除金屬物。5.2 分類 歸檔文件可以采用年度機構(gòu)（問題）保管期限（單位
16、內(nèi)設(shè)機構(gòu)較健全穩(wěn)定、職能分工明確的）或保管期限年度（內(nèi)設(shè)機構(gòu)較簡單的）等方法進行分類。同一全宗應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定。,5.2.1 按年度分類將文件按其形成年度分類。5.2.2 按保管期限分類將文件按劃定的保管期限分為永久、長期、短期三類。 5.2.3 按機構(gòu)(問題)分類將文件按其形成或承辦機構(gòu)分類（本項可以視情況予以取舍）。5.3 排列歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按事由結(jié)合時間、重要程度等排列。會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。5.4 編號歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)置全宗號、年度、保管期限、件號等必備項目
17、,可設(shè)置機構(gòu)等選擇項。歸檔章應(yīng)加蓋在文件首頁上端居中的空白位置,以不壓文件字跡或與批示、收文章交叉為宜。5.4.1 全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。5.4.2 年度：文件形成年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如1978。,5.4.3 保管期限：歸檔文件保管期限的簡稱或代碼。5.4.4 件號：文件的排列順序號。件號包括室編件號和館編件號，分別在歸檔文件整理和檔案移交進館時編制。室編件號的編制方法為：在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按文件排列順序從“1”開始標(biāo)注。館編件號按進館要求標(biāo)注。5.4.5 機構(gòu)（問題）：作為分類方案類目的機構(gòu)名稱或規(guī)范化簡稱。5.5 編目歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和室編件號
18、順序編制歸檔文件目錄。編目以“件”為單位進行，在目錄中一件只體現(xiàn)為一條條目。5.5.1 歸檔文件應(yīng)逐件編目。來文與復(fù)文作為一件時，只對復(fù)文進行編目。歸檔文件目錄設(shè)置件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目。5.5.1.1 件號：填寫室編件號。5.5.1.2 責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關(guān)或署名者。 5.5.1.3 文號：文件的發(fā)文字號,應(yīng)照實抄錄，不能省略。5.5.1.4 題名：文件標(biāo)題。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，可自擬標(biāo)題，外加 號。,5.5.1.5 日期：文件的形成時間,以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如19990909。5.5.1.6 頁數(shù)：每一件歸檔文件的頁數(shù)。文件中
19、有圖文的頁面為一頁,空白頁不計,大張的文件或圖表折疊前的頁面計算頁數(shù)。5.5.1.7 備注：注釋文件需說明的情況。5.5.2 歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（長寬為297mm210mm）。5.5.3 歸檔文件目錄 應(yīng)裝訂成冊并編制封面。歸檔文件目錄封面可以視需要設(shè)置全宗名稱、年度、保管期限、機構(gòu)等項目。應(yīng)在目錄表的右肩上標(biāo)注年度或機構(gòu)名稱。其中全宗名稱即立檔單位的名稱，填寫時應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱。目錄封面設(shè)置全宗名稱、年度、保管期限、機構(gòu)等項。5.6 裝盒將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目。5.6.1 檔案盒5.6.1.1 檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗
20、名稱。檔案盒的外形尺寸為310mm220mm（長寬），盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置為20mm、30mm、40mm等。,5.6.1.2 檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項，并可設(shè)置機構(gòu)（問題）等選擇項。其中，起止件號填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號， 中間用“”號連接；盒號即檔案盒的排列順序號，在檔案移交進館時按進館要求編制。5.6.1.3 檔案盒應(yīng)采用無酸紙制作。5.6.2 備考表備考表置于盒內(nèi)文件之后，項目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期5.6.2.1 盒內(nèi)文件情況說明:填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。5.6
21、.2.2 整理人：負責(zé)整理歸檔文件的人員姓名。5.6.2.3 檢查人：負責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。5.6.2.4 日期：歸檔文件整理完畢的日期。,四、實際工作中要注意的幾點事項 1、用印管理，切記要有專人負責(zé),做好用印登記。各單位除正式文件，其它出具的一切信函、合同、協(xié)議應(yīng)有主管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，才能用印，并注意做好經(jīng)辦人的登記。 2、呈辦文件的過程中要按程序，除特殊文件外。不要越級和直接交給某個領(lǐng)導(dǎo)或業(yè)務(wù)部門，否則將貽誤文件，會給整個工程進展帶來不利影響和損失。 3、所有的發(fā)文一定要保持完整， 尤其是原始材料、會議記錄、會議紀(jì)要、實驗報告、工程進展記錄、監(jiān)理日志等。 4、進場后文檔管理人員要做到相對穩(wěn)定，不能臨時湊合，到竣工驗收時拼湊文件，竣工資料要做好平時的積累和管理工作。,
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