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1、第 2章 系統管理 2.1 系統管理概述 系統管理 是會計信息系統在財務業(yè)務一 體化管理應用模式下，系統為各個子系統集 成運行提供的一個公共管理平臺。 2.1.1 賬套管理 賬套： 每一個獨立核算的單位都有一套完 整的賬簿體系，把這樣一套完整的賬簿體 系建立在計算機系統中就稱為一個賬套。 賬套實質上是一組相互關聯的數據。 每一 個單位都可以為其自身和每一個獨立核算 的下級單位建立一個核算賬套。各賬套數 據之間相互獨立，互不影響，使資源得以 最大程度地利用。 賬套管理功能一般包括 建立賬套、修改賬 套、刪除賬套、引入、輸出賬套 等。 2.1.2 年度賬管理
2、 年度賬： 年度賬與賬套是兩個不同的概念， 一個賬套中包含了相應核算單位所有的財 務數據，把這些財務數據按年度進行劃分， 稱為年度賬。 年度賬 可以作為系統操作和管理的基本單 位，因此設置年度賬主要是考慮到財務數 據管理上的方便性。 年度賬管理包括年度賬的 建立、引入、輸 出和結轉上年數據，清空年度數據 。 2.1.3 系統操作員及操作權限的 集中管理 操作權限的集中管理 : 定義操作者角色 設定系統用戶 設置功能權限。 2.1.4 統一的安全機制 安全機制包括： 對整個系統運行過程的監(jiān)控機制 (上機日志） 數據的備份和恢復 清除系統
3、運行過程中的異常任務 2.1.5 系統管理子系統的使用權限 系統管理員（） 負責整個應用 系統的總體控制和維護工作，可以管理該系統 中所有的賬套。 賬套的建立、引入和輸出 設置操作員和權限 監(jiān)控系統運行過程，清除異常任務等。 系統管理員是系統中權限最高的操作員， 他要對系統數據安全和運行安全負責。 賬套主管 賬套主管 負責某一個或一些賬套的維 護工作。 對所管理的 賬套進行修改； 對年度賬的管理（包括創(chuàng)建、清空、 引入、輸出以及各子系統的年末結 轉）； 設置該賬套操作員權限 賬套主管系統管理員 賬套主管需要由系統管理員指定，因此 首先必須以系統管理
4、員的身份注冊系統 管理，建立賬套和指定相應的賬套主管 之后，才能以賬套主管的身份注冊系統 管理。 2.2 賬套的建立和管理 2.2.1 建立賬套 在計算機會計信息系統中建立賬套本質上 是為每一個獨立核算單位準備一套數據庫 文件以便記錄經濟活動的各種數據。 建賬的過程也是將通用軟件與單位的實際 業(yè)務相結合的過程。 建賬過程包括建立企業(yè)的單位基本信息、 核算方法、編碼規(guī)則等。 建立賬套的基本流程 啟動系統管理 系統管理員注冊 系統啟用 確定數據精度 確定編碼方案 確定基礎信息分類 輸入單位信息 確定核算類型 設置賬套信息 圖 2-1 企業(yè)建賬基本流程 賬套基本信息
5、賬套號： 賬套號一般是系統規(guī)定長度的一 組數字（）， 賬套號不允許重復 。 賬套名稱： 賬套名稱一般用來描述賬套的 基本特性，可以輸入核算單位簡稱或用該 賬套的用途命名。 賬套路徑： 用來指明賬套數據文件在計算 機系統中的存放位置。 賬套啟用日期： 用于規(guī)定該企業(yè)用計算機 進行業(yè)務處理的起點， 一旦啟用不可更改。 企業(yè)的會計期間設置： 目前我國的會計信 息系統軟件主要是確認會計月份的起始日 期和結賬日期。 核算單位基本信息 核算單位基本信息包括企業(yè)名稱、簡稱、 地址、郵政編碼、法人、通訊方式等。 賬套核算信息 記賬本位幣 ：通常系統默認為人民幣。 企業(yè)類型 ：
6、是區(qū)分不同企業(yè)業(yè)務類型的必 要信息。 行業(yè)性質 ：表明企業(yè)所執(zhí)行的會計制度。 編碼方案 ：是至對企業(yè)關鍵核算對象進行 分類時，規(guī)定編碼的級次及各級編碼的長 度。 數據精度： 是指定義數據的保留小數位數。 2.2.2 修改賬套 賬套建立完成后，如果發(fā)現有些參數有 誤需要修改，或者希望查看建賬時所設 定的信息，可以執(zhí)行賬套修改功能。 只有 賬套主管 有權修改賬套。 系統已使用的關鍵信息仍無法修改，如 賬套號、啟用會計期 。 操作關鍵：怎樣修改賬套參數？ 2.2.3 輸出和引入賬套 賬套輸出（備份 )： 賬套輸出是將系統產 生的數據備份到活動硬盤、 U盤、可讀
7、寫 光盤等存儲介質的操作。 賬套引入（恢復）： 引入賬套功能是指 將系統外某賬套數據引入本系統中。 賬套刪除： 賬套刪除會一次將該賬套下 的所有數據徹底清除，因此執(zhí)行此操作 時應格外慎重，為數據安全起見，系統 一般提供賬套刪除前的強制備份， 并且 只授權于系統管理員。 2.2.4 企業(yè)年度賬數據的管理 對年度賬的管理只能由 賬套主管 進行。 建立年度賬： 新年度到來時，建立新年度核算 體系，即建立年度賬，再進行與年度賬相關的 其他操作。 年度賬的引入和輸出： 年度賬操作中的引入和 輸出與賬套操作中的引入和輸出的含義基本一 致，作用都是對數據的備份與恢復。但兩者的 數據范圍不
8、同。 結轉上年數據： 年末，啟用新年度賬時，將上 年度中的相關賬戶的余額及其他信息結轉到新 年度賬中。 清空年度數據： 年度賬中錯誤太多，不希望將 上年度的余額或其他信息全部轉到下一年度， 這時候，便可使用清空年度數據的功能。 2.3 操作員及權限的管理 2.3.1 操作人員工作權限劃分的 基本原則 不相容的職權必須分隔。 不相容的崗位必須分隔。 不同的處理層次一般應該分隔。 需要重點保證數據安全的工作應與其他工作分 隔。 其他制度特別規(guī)定需要分隔的應該分隔。 操作人員的權限劃分必須依據會計的有關法規(guī)和 計算機會計信息系統內部控制的需要來進行劃分。
9、 2.3.2 操作員及權限的管理 增加系統操作員： 操作員編號 是系統區(qū)分不同 操作人員的唯一標志，因此必須唯一。操作員 姓名一般會出現在其處理的票據、憑證上，因 此應記錄其真實姓名，以便對其操作行為進行 監(jiān)督。 修改或刪除操作員： 操作員剛剛設置完成，可 以對其姓名及口令進行更改，一旦以其身份進 入過系統，姓名便不能被修改和刪除。 設置操作員權限： 設置操作員權限是從內部控 制的角度出發(fā)，對系統操作人員進行嚴格的崗 位分工，嚴禁越權操作的行為發(fā)生。 2.3.3 系統運行安全管理 系統運行監(jiān)控： 系統運行控制是對系統的使用 進行事中監(jiān)控和事后查證和分析的重要功能。 目前我國有
10、關會計信息系統的管理制度要求將 系統運行監(jiān)控記錄作為會計檔案保管。 注銷當前操作員： 需要以一個新的操作員身份 注冊進入，以啟用系統其他功能，需要將當前 的操作員從系統管理中注銷；或者需要暫時離 開，而不希望他人對系統管理進行操作的話， 也應該注銷當前操作員。 清除系統運行異常： 系統運行過程中，由于死 機、網絡阻斷等都有可能造成系統異常，針對 系統異常，應及時予以排除，以釋放異常任務 所占用的系統資源，使系統盡快恢復正常秩序。 2.4 基礎信息設置 基礎信息設置的順序 外幣設置 部門檔案 客戶分類 供應商分類 會計科目設置 憑證類別 存貨分類 地區(qū)分類 計量單位 職員檔案 客戶檔案 供應商檔案 存貨檔案 本章小結 系統管理是會計信息系統中最基礎的一個部分， 它對系統中所有子系統的公共任務進行統一管理， 包括賬套管理、年度賬管理、操作員及權限管理、 系統安全運行管理幾個方面?；A檔案設置是會 計信息系統運行的基礎，基礎檔案設置應遵從一 定的順序，要滿足編碼方案的需要。理解本章內 容是學好會計信息系統的基礎，是系統應用的良 好開端。 本章的重點是賬套管理、操作員及權限管理的 作用及其使用方法。其中賬套管理中有關參數設 置和操作員操作權限的確定是本章的難點。
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