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1、物業(yè)企業(yè)ERP系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)管理探究
摘要：物業(yè)管理行業(yè)作為現(xiàn)代房地產(chǎn)業(yè)的重要服務(wù)性、支撐性產(chǎn)業(yè),已經(jīng)成為房地產(chǎn)行業(yè)必不可少的一部分。在"互聯(lián)網(wǎng)＋";、大數(shù)據(jù)等技術(shù)的驅(qū)動(dòng)下，對(duì)物業(yè)管理企業(yè)提出了更高的要求，要最優(yōu)化整合物業(yè)資源，實(shí)現(xiàn)資源價(jià)值最大化，提升物業(yè)服務(wù)效率和質(zhì)量，就必須依托信息技術(shù)加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理，以ERP系統(tǒng)為助力推動(dòng)企業(yè)財(cái)務(wù)管理創(chuàng)新。
關(guān)鍵詞：企業(yè)管理；物業(yè)企業(yè)；管理策略；ERP系統(tǒng)；運(yùn)行風(fēng)險(xiǎn)
自改革開(kāi)放以來(lái)，在城鎮(zhèn)化的大力推動(dòng)下，房地產(chǎn)行業(yè)發(fā)展迅猛，由此奠定了物流管理行業(yè)的發(fā)展基礎(chǔ)，物業(yè)管理也應(yīng)運(yùn)而生，要推動(dòng)物業(yè)企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中穩(wěn)健、長(zhǎng)效發(fā)展，應(yīng)發(fā)揮財(cái)務(wù)管
2、理的壁壘作用。系統(tǒng)安全是物業(yè)企業(yè)應(yīng)用ERP系統(tǒng)必須考慮的問(wèn)題，當(dāng)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)在以互聯(lián)網(wǎng)為依托的ERP系統(tǒng)中交互、傳輸、共享時(shí)，具有一定的開(kāi)放性，易造成財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)泄露、丟失等風(fēng)險(xiǎn)，因此物業(yè)企業(yè)必須認(rèn)識(shí)到ERP系統(tǒng)運(yùn)行風(fēng)險(xiǎn)管理在風(fēng)險(xiǎn)企業(yè)財(cái)務(wù)管控中達(dá)到重要性和必要性。
一、物業(yè)企業(yè)財(cái)務(wù)管理中應(yīng)用ERP的優(yōu)勢(shì)與意義
就近年物業(yè)行業(yè)發(fā)展形勢(shì)來(lái)看，截止2019年底，我國(guó)物業(yè)管理企業(yè)規(guī)模達(dá)到13.4萬(wàn)家，與2018年相比增加了0.7萬(wàn)家，增長(zhǎng)率達(dá)到5.5%，與此同時(shí)物業(yè)行業(yè)從業(yè)人數(shù)也在大幅增加。ERP在現(xiàn)代企業(yè)管理中的應(yīng)用廣泛，為企業(yè)財(cái)務(wù)管理信息化提供了支持。物業(yè)企業(yè)通過(guò)引入ERP系統(tǒng)，可
3、以打通傳統(tǒng)業(yè)財(cái)管理模式的壁壘，推動(dòng)業(yè)財(cái)一體化，提升財(cái)務(wù)管理的協(xié)同性和高效性，借助ERP可以快速、及時(shí)地完成核算工作。物業(yè)企業(yè)通過(guò)將業(yè)務(wù)工作和財(cái)務(wù)工作集合于同一平臺(tái)進(jìn)行同步管理，能夠?qū)崿F(xiàn)實(shí)時(shí)對(duì)業(yè)務(wù)流程和結(jié)果的動(dòng)態(tài)管控和監(jiān)督；各業(yè)務(wù)層可以隨時(shí)查看和記錄業(yè)務(wù)情況；依托于ERP系統(tǒng)，有效解決了傳統(tǒng)管理模式下業(yè)務(wù)部門與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的對(duì)接問(wèn)題，提升了核算工作的效率[1]。
二、物業(yè)企業(yè)ERP系統(tǒng)運(yùn)行風(fēng)險(xiǎn)分析
（一）軟件安裝風(fēng)險(xiǎn)。ERP系統(tǒng)適用范圍較廣，物業(yè)企業(yè)在引入系統(tǒng)后，要結(jié)合自身需要，合理針對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行適配性處理，以滿足物業(yè)企業(yè)財(cái)務(wù)管理的需要。ERP系統(tǒng)主要包含財(cái)務(wù)管理、采購(gòu)管理、設(shè)
4、備管理、庫(kù)存管理、人力資源管理等功能模塊，在系統(tǒng)安裝和測(cè)試過(guò)程中，要結(jié)合物業(yè)企業(yè)的實(shí)際需要對(duì)各個(gè)子系統(tǒng)進(jìn)行適配，一旦某個(gè)子系統(tǒng)出現(xiàn)問(wèn)題，則會(huì)影響甚至波及整個(gè)系統(tǒng)，對(duì)ERP系統(tǒng)的正常運(yùn)行造成影響，嚴(yán)重的可能會(huì)出現(xiàn)流程混亂的情況，導(dǎo)致系統(tǒng)出現(xiàn)數(shù)據(jù)錯(cuò)亂或者丟失等狀況。
（二）技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)。由于ERP在物業(yè)企業(yè)中應(yīng)用時(shí)間相對(duì)較短，因此系統(tǒng)在運(yùn)行過(guò)程中存在一定風(fēng)險(xiǎn)。比如，月末是財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)處理的高峰期，此時(shí)ERP系統(tǒng)存在的技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)往往是出現(xiàn)服務(wù)器以及處理器超負(fù)載的情況。雖然一些物業(yè)通過(guò)增加服務(wù)器處理來(lái)解決此問(wèn)題，但是卻沒(méi)有合理地分配特殊期的系統(tǒng)請(qǐng)求量，由此容易導(dǎo)致系統(tǒng)癱瘓，也增加了ERP系統(tǒng)的關(guān)賬風(fēng)
5、險(xiǎn)。在物業(yè)企業(yè)的ERP系統(tǒng)中，集成了大量的重要的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)信息。由于系統(tǒng)各個(gè)模塊具有較強(qiáng)的關(guān)聯(lián)性，一旦某個(gè)模塊出現(xiàn)異常情況，則可能會(huì)影響整個(gè)ERP系統(tǒng)的正常運(yùn)行，由此增加財(cái)務(wù)支撐壓力。
（三）系統(tǒng)安全風(fēng)險(xiǎn)。信息技術(shù)的不斷發(fā)展推動(dòng)了企業(yè)財(cái)務(wù)管理革新，物業(yè)企業(yè)財(cái)務(wù)管理引入ERP系統(tǒng)，雖然給企業(yè)帶來(lái)輔助性優(yōu)勢(shì)，但是也引發(fā)了一系列安全問(wèn)題，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)在以互聯(lián)網(wǎng)為依托的ERP系統(tǒng)中傳輸和交互時(shí)，具有相對(duì)開(kāi)放性，這就必須考慮網(wǎng)絡(luò)環(huán)境是否安全。當(dāng)前，關(guān)于財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)泄漏、篡改的時(shí)間頻繁發(fā)生，雖然采用了相應(yīng)的加密技術(shù)，但是仍無(wú)法完全消除，一旦出現(xiàn)系統(tǒng)安全問(wèn)題，將會(huì)給物業(yè)企業(yè)造成較大的損失。E
6、RP系統(tǒng)在運(yùn)行過(guò)程中，存在的安全問(wèn)題主要有系統(tǒng)授權(quán)、功能權(quán)限、病毒入侵、非法訪問(wèn)、數(shù)據(jù)更改等，一方面是物業(yè)企業(yè)缺乏專業(yè)的系統(tǒng)維護(hù)和安全管理團(tuán)隊(duì)，不能定期對(duì)系統(tǒng)更新，彌補(bǔ)系統(tǒng)漏洞，并提升適配性。另一方面是操作的不規(guī)范性，部分工作人員在操作ERP系統(tǒng)中缺乏安全意識(shí)，沒(méi)有做好口令保護(hù)，沒(méi)有定期查毒處理，又或者存在違規(guī)操作。
三、物業(yè)企業(yè)ERP系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)管控的有效對(duì)策
（一）完善ERP系統(tǒng)崗位責(zé)任體系，規(guī)范操作制度物業(yè)企業(yè)要加強(qiáng)ERP系統(tǒng)運(yùn)行風(fēng)險(xiǎn)管理，健全崗位責(zé)任體系，規(guī)范操作制度必不可少。首先，明確責(zé)任制管理體系，責(zé)任到崗、到人，以確保事有人管、責(zé)有人負(fù)、工作有監(jiān)
7、督，如在EER系統(tǒng)的責(zé)任界定時(shí)，可以從基本崗和系統(tǒng)崗兩方面進(jìn)行，基礎(chǔ)崗的財(cái)務(wù)管理職能主要是財(cái)務(wù)、稽查、采購(gòu)、庫(kù)存、出納等工作，ERP系統(tǒng)崗主要是進(jìn)行直接管理、系統(tǒng)維護(hù)、系統(tǒng)操作、設(shè)備保養(yǎng)維護(hù)等，明確崗位職責(zé)，可以避免職能混淆、留白，造成工作中相互推卸[2]。其次，要對(duì)系統(tǒng)操作制度進(jìn)行規(guī)范，并嚴(yán)格落實(shí)。物業(yè)企業(yè)應(yīng)明確ERP系統(tǒng)不同功能模塊的工作內(nèi)容，并授予一定權(quán)限，權(quán)限要在合理范圍內(nèi)，同時(shí)嚴(yán)格系統(tǒng)登錄密碼管理，未授權(quán)人員一律禁止操作，避免沒(méi)有審核的票據(jù)或者憑證錄入系統(tǒng)。最后，要指派專人負(fù)責(zé)管理系統(tǒng)操作記錄，并記錄好上機(jī)時(shí)間、操作內(nèi)容、是否出現(xiàn)異常，通過(guò)加強(qiáng)系統(tǒng)操作管理，以確保系統(tǒng)運(yùn)行安全。
8、
（二）提升ERP應(yīng)用科學(xué)性，降低運(yùn)行風(fēng)險(xiǎn)。1.優(yōu)化ERP系統(tǒng)協(xié)同性，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)高效共享。物業(yè)企業(yè)在業(yè)務(wù)開(kāi)展過(guò)程中，可以通過(guò)數(shù)據(jù)采集系統(tǒng)收集相應(yīng)的數(shù)據(jù)，并將數(shù)據(jù)保存在系統(tǒng)的公共數(shù)據(jù)庫(kù)中，由數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行整理、分類處理后，再分享給各部門，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的高效共享。ERP系統(tǒng)會(huì)每隔一段時(shí)間對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理分析一次，并實(shí)施反饋分析結(jié)果，為各部門業(yè)務(wù)開(kāi)展提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。此外，物業(yè)企業(yè)依托于EPR系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)物理的采購(gòu)管理，具體包括采購(gòu)、運(yùn)輸、入庫(kù)、統(tǒng)計(jì)、出庫(kù)等個(gè)環(huán)節(jié)，當(dāng)物業(yè)企業(yè)需要進(jìn)行物料采購(gòu)時(shí)，采購(gòu)部門可以在ERP系統(tǒng)中填制采購(gòu)申請(qǐng)單，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批通過(guò)后，方能執(zhí)行采購(gòu)活動(dòng)，在采購(gòu)物料運(yùn)輸?shù)轿缓螅?/p>
9、由質(zhì)檢部門進(jìn)行檢驗(yàn)，并確認(rèn)符合質(zhì)量要求方能入庫(kù)，并填制驗(yàn)收單，登記入庫(kù)，之后系統(tǒng)中庫(kù)存量增加，應(yīng)收賬款也增加。整個(gè)過(guò)程全程可以在系統(tǒng)中進(jìn)行操作，相關(guān)憑證由系統(tǒng)自動(dòng)生成，可隨時(shí)在系統(tǒng)中查詢，管理層也能隨時(shí)在系統(tǒng)中查詢采購(gòu)記錄，大大提升了物業(yè)企業(yè)財(cái)務(wù)管理的規(guī)范性，降低了財(cái)務(wù)損失風(fēng)險(xiǎn)。2.借助ERP系統(tǒng)優(yōu)化會(huì)計(jì)成本預(yù)算和會(huì)計(jì)核算。物業(yè)企業(yè)可以通過(guò)ERP系統(tǒng)來(lái)分析企業(yè)一定時(shí)期的經(jīng)營(yíng)情況和財(cái)務(wù)情況，以此來(lái)預(yù)測(cè)企業(yè)的財(cái)務(wù)發(fā)展方向。物業(yè)企業(yè)在運(yùn)用ERP系統(tǒng)過(guò)程中，應(yīng)發(fā)揮其管理信息系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)，結(jié)合系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)中的報(bào)表對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)成本進(jìn)行預(yù)測(cè)，分析企業(yè)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中存在的不足和風(fēng)險(xiǎn)，在財(cái)務(wù)基礎(chǔ)上對(duì)物業(yè)企業(yè)的會(huì)計(jì)成本預(yù)算
10、進(jìn)行分析和評(píng)估，并設(shè)計(jì)出可以防范企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)、解決企業(yè)問(wèn)題的有效方案[3]。此外，物業(yè)企業(yè)可以依托于ERP系統(tǒng)來(lái)企業(yè)的財(cái)產(chǎn)、資金、已結(jié)算賬款等進(jìn)行清查盤點(diǎn)，做到賬實(shí)相符，為企業(yè)財(cái)務(wù)決策提供可靠的財(cái)務(wù)報(bào)告。
（三）優(yōu)化ERP系統(tǒng),提升集成性和穩(wěn)定性。在信息化時(shí)代，物業(yè)企業(yè)應(yīng)依托于ERP系統(tǒng)推動(dòng)財(cái)務(wù)管理信息化，建立現(xiàn)代化物業(yè)管理體系，提升管理質(zhì)量和效率。物業(yè)企業(yè)可以結(jié)合自身需要與ERP系統(tǒng)研發(fā)企業(yè)進(jìn)行合作，建立包含財(cái)務(wù)管理、物業(yè)資料管理、公共事務(wù)管理、人事管理、安保管理、設(shè)備管理、收費(fèi)管理、停車管理、服務(wù)管理、系統(tǒng)維護(hù)等具有物業(yè)管理特色的集成性EPR系統(tǒng)，涵蓋多個(gè)功能模塊，減少物業(yè)企業(yè)多系
11、統(tǒng)銜接不足、穩(wěn)定性差的問(wèn)題。其中，財(cái)務(wù)管理模塊應(yīng)作為技術(shù)開(kāi)發(fā)的重點(diǎn)環(huán)節(jié)，可以在設(shè)計(jì)時(shí)將該模塊分別為多個(gè)功能區(qū)，如總賬、現(xiàn)金管理、成本核算等，系統(tǒng)優(yōu)化設(shè)計(jì)過(guò)程中應(yīng)注意密切與相關(guān)業(yè)務(wù)部門進(jìn)行溝通，結(jié)合物業(yè)企業(yè)財(cái)務(wù)管理需求來(lái)進(jìn)行針對(duì)性設(shè)計(jì)和功能優(yōu)化，以確保系統(tǒng)的高效性。此外，在ERP系統(tǒng)優(yōu)化設(shè)計(jì)時(shí)，要注意確保不同功能模塊數(shù)據(jù)接口的統(tǒng)一性和標(biāo)準(zhǔn)性，以實(shí)現(xiàn)不同模塊數(shù)據(jù)的共享和自動(dòng)生成，并可以根據(jù)相關(guān)功能模塊需要進(jìn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化，提升系統(tǒng)在財(cái)務(wù)管理方面應(yīng)用的高效性和便捷性。
（四）注重系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全管理。系統(tǒng)安全是物業(yè)企業(yè)應(yīng)用ERP系統(tǒng)必須考慮的問(wèn)題，當(dāng)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)在以互聯(lián)網(wǎng)為依托的ERP系統(tǒng)中交互、
12、傳輸、共享時(shí)，具有一定的開(kāi)放性，易造成財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)泄露、丟失等風(fēng)險(xiǎn)，嚴(yán)重情況下會(huì)給物業(yè)企業(yè)帶來(lái)經(jīng)濟(jì)損失?；诖?，物業(yè)企業(yè)應(yīng)強(qiáng)化授權(quán)管理，明確授予ERR系統(tǒng)各模塊操作人員的權(quán)限，并設(shè)置密級(jí)較高的口令，避免越級(jí)越權(quán)操作，一旦某一模塊出現(xiàn)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)泄露、篡改等風(fēng)險(xiǎn)，可以直接追究相關(guān)人員責(zé)任，以此增強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)操作員的約束性。同時(shí)，企業(yè)應(yīng)定期進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進(jìn)行查毒處理，凈化系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，避免病毒入侵造成ERP系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)丟失。此外，應(yīng)加強(qiáng)重要財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)定期備份，可以建立科學(xué)的軟硬件管理制度和數(shù)據(jù)管理制度，定期對(duì)硬件設(shè)備進(jìn)行保養(yǎng)維護(hù)，以確保計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備正常運(yùn)行，同時(shí)要加強(qiáng)ERP數(shù)據(jù)安保工作，避免被違規(guī)修改或者刪除
13、，對(duì)于一些重要的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)要注意雙備份處理；要定期對(duì)ERP系統(tǒng)升級(jí)和優(yōu)化，以實(shí)現(xiàn)在拓展功能的同時(shí)增加安全性。
四、結(jié)語(yǔ)
綜上所述，由于物業(yè)企業(yè)財(cái)務(wù)管理具有數(shù)據(jù)量大、處理時(shí)效性高、遠(yuǎn)程操控等特點(diǎn)，傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理模式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)物業(yè)企業(yè)的發(fā)展需求。ERP在物業(yè)企業(yè)中應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)的個(gè)性化成本核算，通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化成本系統(tǒng)的構(gòu)建，可以幫助企業(yè)降本增效，并對(duì)物業(yè)資源進(jìn)行最優(yōu)化配置。因此，應(yīng)重視推動(dòng)物業(yè)企業(yè)財(cái)務(wù)管理信息化，ERP作為企業(yè)財(cái)務(wù)管理的重要工具，不僅可以提升管理效率，還能有效減少操作失誤風(fēng)險(xiǎn)，為物業(yè)企業(yè)財(cái)務(wù)管理水平提升助力。
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物業(yè)企業(yè)ERP系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)管理探究
