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1、談依照新版《法定計(jì)量檢定機(jī)構(gòu)考核規(guī)范》編制質(zhì)量體系文件應(yīng)注意的問(wèn)題
摘要：JJF1069-2012《法定計(jì)量檢定機(jī)構(gòu)考核規(guī)范》自2012年6月正式實(shí)施以來(lái)，各法定計(jì)量檢定機(jī)構(gòu)均以新版的考核要求修編質(zhì)量管理體系文件， 本文從《法定計(jì)量檢定機(jī)構(gòu)考核規(guī)范》的主要變化內(nèi)容，結(jié)合計(jì)量工作的特點(diǎn)及編制體系文件時(shí)的體驗(yàn)，談?wù)効h級(jí)機(jī)構(gòu)編制新版的質(zhì)量管理體系文件應(yīng)注意的問(wèn)題。
關(guān)鍵詞：法定 計(jì)量檢定機(jī)構(gòu) 質(zhì)量體系文件 編制
計(jì)量是國(guó)民經(jīng)濟(jì)的重要技術(shù)基礎(chǔ)，關(guān)系經(jīng)濟(jì)發(fā)展、科技進(jìn)步、人身健康、財(cái)產(chǎn)安全和環(huán)境保護(hù)等各個(gè)領(lǐng)域。隨著經(jīng)濟(jì)全球化的發(fā)展，各國(guó)的法定計(jì)量檢定機(jī)構(gòu)都面臨著新的形勢(shì)和新
2、的要求。隨著計(jì)量監(jiān)督范圍的擴(kuò)大，法定計(jì)量檢定機(jī)構(gòu)承擔(dān)了用能產(chǎn)品能效標(biāo)識(shí)檢測(cè)、商品包裝計(jì)量檢驗(yàn)等一些新的為計(jì)量監(jiān)督提供技術(shù)保障的工作，同時(shí)對(duì)型式評(píng)價(jià)也提出了更高的要求，為適應(yīng)新的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范、社會(huì)環(huán)境的需要，國(guó)家對(duì)JJF1069-2007《法定計(jì)量檢定機(jī)構(gòu)考核規(guī)范》進(jìn)行了修訂，并于2012年頒布實(shí)施JJF1069-2012《法定計(jì)量檢定機(jī)構(gòu)考核規(guī)范》。
本所根據(jù)新的考核規(guī)范要求組織人員編寫質(zhì)量管理體系文件，并按照管理體系文件實(shí)施管理，形成：“人人有職責(zé)，事事有程序，作業(yè)有標(biāo)準(zhǔn)，體系有監(jiān)督，不符合有糾正”的完善管理體系。
筆者根據(jù)編寫過(guò)程中的體驗(yàn)談?wù)剳?yīng)注意的幾個(gè)問(wèn)題。
3、 一、參與編寫的人員要統(tǒng)一意見(jiàn)，明確新舊《法定計(jì)量檢定機(jī)構(gòu)考核規(guī)范》（以下簡(jiǎn)稱規(guī)范）的主要變化內(nèi)容。
在JJF1069-2012《法定計(jì)量檢定機(jī)構(gòu)考核規(guī)范》實(shí)施指南中，對(duì)JJF1069-2007與JJF1069-2012兩者主要內(nèi)容的變化進(jìn)行了詳細(xì)的論述，質(zhì)量體系文件參與編寫的人員除了熟知這些變化的同時(shí)，對(duì)增加的條款是否適合本單位實(shí)際要統(tǒng)一意見(jiàn)。例如：在JJF1069-2012《法定計(jì)量檢定機(jī)構(gòu)考核規(guī)范》中，增加用能產(chǎn)品能源效率標(biāo)識(shí)計(jì)量檢測(cè)項(xiàng)目，對(duì)型式評(píng)價(jià)也提出了更高的要求，但本所為縣級(jí)法定計(jì)量檢定機(jī)構(gòu)，不具備對(duì)新計(jì)量器具型式評(píng)價(jià)的考核資格，且目前不具備用能產(chǎn)品能源效率標(biāo)識(shí)計(jì)量檢測(cè)項(xiàng)目
4、的檢測(cè)，因此在編制質(zhì)量體系文件時(shí)應(yīng)該將此項(xiàng)內(nèi)容略去。又如，在組織與管理中，增加了“業(yè)務(wù)管理實(shí)現(xiàn)信息化，系統(tǒng)運(yùn)行可靠”的業(yè)務(wù)管理要求，對(duì)于本所而言，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)管理信息化系統(tǒng)一體化模式目前還無(wú)法實(shí)現(xiàn)，但是單位已有設(shè)想，那么在編制這一條時(shí)，可加上條件性的限制，即規(guī)定目前的業(yè)務(wù)管理仍以目前的多模塊分割式的信息錄入形式，同時(shí)又增加一條，一旦業(yè)務(wù)管理變更為業(yè)務(wù)管理信息化系統(tǒng)一體化模式，本所將以新的業(yè)務(wù)管理信息化系統(tǒng)作為業(yè)務(wù)管理模式，并在質(zhì)量體系文件中后面相關(guān)內(nèi)容中做出對(duì)應(yīng)的規(guī)定，這樣編寫以保證文件化的管理體系文件與現(xiàn)實(shí)運(yùn)行的管理體系相一致。如此這樣，一旦統(tǒng)一了意見(jiàn)，各編寫人就明白自己如何編制相應(yīng)分配的內(nèi)容，
5、不至于質(zhì)量體系文件前后內(nèi)容沖突。
二、結(jié)合計(jì)量工作的特點(diǎn)，切合本單位實(shí)際，制定質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)。
質(zhì)量方針是組織的最高管理者正式發(fā)布的該組織的質(zhì)量宗旨和方向，是最高管理者對(duì)本組織的指導(dǎo)思想和承諾。質(zhì)量目標(biāo)是通過(guò)各種活動(dòng)所能達(dá)到的總體目標(biāo)，是可測(cè)量和可量化的。質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)是質(zhì)量管理體系的導(dǎo)向。制定質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)能為組織提供關(guān)注的焦點(diǎn)，幫助組織使用其資源達(dá)到這些預(yù)期的結(jié)果，成為組織內(nèi)全體職工的工作準(zhǔn)則和價(jià)值取向，也是最高管理者將組織引向何處的決策方向，同時(shí)質(zhì)量目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)表明了產(chǎn)品的質(zhì)量達(dá)到了預(yù)期結(jié)果，證明了質(zhì)量管理體系運(yùn)行有效。
依照J(rèn)JF1069-2012《法
6、定計(jì)量檢定機(jī)構(gòu)考核規(guī)范》編制質(zhì)量體系文件，最高管理者應(yīng)首先切合計(jì)量工作的職能和本單位實(shí)際，明確本單位的質(zhì)量方針，制定與本單位計(jì)量工作相適應(yīng)、與質(zhì)量方針相一致并可以量化和測(cè)量的質(zhì)量目標(biāo)，并在此基礎(chǔ)上建立各部門的分解質(zhì)量目標(biāo)系統(tǒng)，列出質(zhì)量體系要素與部門職能分配表，同時(shí)各部門在充分理解質(zhì)量目標(biāo)精神的基礎(chǔ)上，積極貫徹落實(shí)，加強(qiáng)產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)過(guò)程中各環(huán)節(jié)的管理與控制，明確責(zé)任，才能保證質(zhì)量管理體系有效運(yùn)行。
三、編制質(zhì)量體系文件的過(guò)程中要注意各文件之間的對(duì)應(yīng)性、符合性和協(xié)調(diào)性。
首先應(yīng)注意質(zhì)量體系文件編制的系統(tǒng)性和對(duì)應(yīng)性，對(duì)質(zhì)量體系文件結(jié)構(gòu)進(jìn)行策劃，并覆蓋JJF1069-2012《法定計(jì)量檢定
7、機(jī)構(gòu)考核規(guī)范》全部相關(guān)要素的要求和規(guī)定。
質(zhì)量體系文件分三個(gè)層次，分別是質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書。質(zhì)量手冊(cè)是機(jī)構(gòu)的綱領(lǐng)性文件，反映一個(gè)組織的系統(tǒng)特征，對(duì)影響產(chǎn)品質(zhì)量形成過(guò)程的各要素作出統(tǒng)一的規(guī)定。程序文件是為進(jìn)行某項(xiàng)活動(dòng)或過(guò)程所規(guī)定的途徑，是質(zhì)量手冊(cè)的支持性文件，他包括了質(zhì)量體系中采用的全部要素的要求和規(guī)定。所以質(zhì)量手冊(cè)中對(duì)某一要素的描述，在程序文件中就有對(duì)應(yīng)此要素的活動(dòng)或過(guò)程的要求和規(guī)定。而作業(yè)指導(dǎo)書是實(shí)際操作的指導(dǎo)。表單及記錄是屬于程序文件及作業(yè)指導(dǎo)書追溯的依據(jù)。因此，這三層文件是相互依存，一一對(duì)應(yīng)的。
在依據(jù)JJF1069-2012《法定計(jì)量檢定機(jī)構(gòu)考核規(guī)范》編制質(zhì)
8、量體系文件時(shí)，除了按照《考核規(guī)范》構(gòu)建質(zhì)量手冊(cè)的文件框架，同時(shí)注意在編制《程序文件》時(shí)映射質(zhì)量手冊(cè)對(duì)應(yīng)的規(guī)定和要求，為防止出現(xiàn)不對(duì)應(yīng)的情況，方法可采取編制《考核規(guī)范與手冊(cè)條款、程序文件及記錄對(duì)照表》的方式一一列出《考核規(guī)范》各條款、質(zhì)量手冊(cè)與考核規(guī)范對(duì)應(yīng)條款、與質(zhì)量手冊(cè)對(duì)應(yīng)的程序文件、與程序文件對(duì)應(yīng)的記錄文件。依照此表編制就可以達(dá)到質(zhì)量管理體系文件在編制過(guò)程中既不偏離《考核規(guī)范》的條款要求，又能使質(zhì)量手冊(cè)的規(guī)定和要求在程序文件中有對(duì)應(yīng)的活動(dòng)及過(guò)程，同時(shí)又有相關(guān)的記錄可以作為追溯，使整個(gè)質(zhì)量體系文件實(shí)現(xiàn)一一對(duì)應(yīng)。
其次是注意編制的符合性。質(zhì)量體系文件的編制應(yīng)符合本單位的業(yè)務(wù)流程，具體的控
9、制要求以滿足本單位需要為度，而不是越多越嚴(yán)就越好，就是說(shuō)要適度。太嚴(yán)苛了，即達(dá)不到管理的效果，也容易引起職工的反感，激化矛盾，難以實(shí)現(xiàn)預(yù)期的目標(biāo)。當(dāng)然也不能定的太低?？傊褪且m度。通過(guò)清楚、準(zhǔn)確、全面和簡(jiǎn)單扼要的表達(dá)方式，實(shí)現(xiàn)唯一的理解，所有文件的規(guī)定都應(yīng)保證在實(shí)際工作中能完全做到。 第三就是注意質(zhì)量體系文件編制的協(xié)調(diào)性。
文件和文件之間應(yīng)相互協(xié)調(diào)，避免產(chǎn)生不一致的地方。從整體結(jié)構(gòu)上來(lái)講，針對(duì)編寫具體某一文件時(shí)，應(yīng)該緊扣JJF1069-2012《法定計(jì)量檢定機(jī)構(gòu)考核規(guī)范》中的相關(guān)條款，明確文件的目的、范圍及相關(guān)要求的信息，在本單位的質(zhì)量體系文件中盡量不要描述與之范圍之外的活動(dòng)，
10、以免產(chǎn)生歧義。
質(zhì)量體系文件中的所有規(guī)定除了圍繞《考核規(guī)范》、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、管理制度的要求，同時(shí)要在文件中描述出組織機(jī)構(gòu)中各部門及崗位的地位和作用。也就是說(shuō)某項(xiàng)活動(dòng)中目的和范圍是什么，由組織機(jī)構(gòu)的哪一部門、哪一個(gè)崗位來(lái)執(zhí)行，這就需要有一個(gè)明確的組織機(jī)構(gòu)圖。組織機(jī)構(gòu)框圖是最常見(jiàn)的表現(xiàn)部門、崗位、職工關(guān)系的一種圖表，形象的反映了組織內(nèi)各機(jī)構(gòu)、崗位上下左右相互之間的關(guān)系，她是組織機(jī)構(gòu)的直觀反映，也是對(duì)該組織功能的一個(gè)側(cè)面詮釋。所以，通過(guò)組織機(jī)構(gòu)圖明確組織內(nèi)部各部門組成及各部門職權(quán)和功能關(guān)系。從而明確質(zhì)量手冊(cè)中相關(guān)規(guī)定和要求的執(zhí)行機(jī)關(guān)。有助于各關(guān)系接口的協(xié)調(diào)銜接。所以質(zhì)量體系文件之間的協(xié)調(diào)亦是組織
11、機(jī)構(gòu)中各部門及各崗位職能關(guān)系的體現(xiàn)，所以編制中要注意結(jié)合組織機(jī)構(gòu)圖，
認(rèn)真處理好各個(gè)過(guò)程的接口，避免各個(gè)活動(dòng)的不協(xié)調(diào)或職責(zé)不清。
第四就是編寫質(zhì)量體系文件的文字要求。
在編寫質(zhì)量體系文件時(shí)，一方面職責(zé)要分明，語(yǔ)氣要肯定，不要使用“大致”、“基本” 、“可能”之類模棱兩可的詞語(yǔ)，另一方面質(zhì)量體系文件整體結(jié)構(gòu)清晰，文字簡(jiǎn)明，文風(fēng)一致，遵循“最簡(jiǎn)單、最易懂”的原則，不要使用晦澀難懂的語(yǔ)言，影響質(zhì)量體系文件的宣貫。
四、加強(qiáng)內(nèi)部質(zhì)量體系的審核
體系文件編寫完成后，要試運(yùn)行一段時(shí)間，這方面各單位可以根據(jù)自己的實(shí)際情況，規(guī)定試運(yùn)行的時(shí)間。試運(yùn)行過(guò)程中，一方面要加強(qiáng)體
12、系文件的宣貫力度，保證過(guò)程中的每一個(gè)環(huán)節(jié)、每一環(huán)節(jié)上的管理人員都能明確知道自己的工作范圍和職責(zé)權(quán)限，這是保證文件化的質(zhì)量體系文件運(yùn)用到實(shí)際的管理工作中能有效運(yùn)行的關(guān)鍵；另一方面要加強(qiáng)各部門之間的溝通與交流，對(duì)運(yùn)行中提出的問(wèn)題加以匯總。新的質(zhì)量管理體系運(yùn)行過(guò)程中肯定會(huì)存在各種問(wèn)題，各部門之間的配合十分重要，作為最高管理者應(yīng)注意加強(qiáng)部門間的關(guān)系協(xié)調(diào)，保證質(zhì)量管理體系的試運(yùn)行基本通暢，對(duì)存在的問(wèn)題，及時(shí)予以記錄。
質(zhì)量管理體系階段性運(yùn)行結(jié)束后，應(yīng)召開一次內(nèi)部審核會(huì)議，對(duì)試運(yùn)行階段存在的問(wèn)題進(jìn)行討論，達(dá)到各部門的共識(shí)，統(tǒng)一各部門的意見(jiàn)，為文件化的質(zhì)量管理體系文件的實(shí)施提供保障。因此，此次內(nèi)審尤
13、為重要，是考核文件化的質(zhì)量管理體系文件與本單位實(shí)際工作是否相適應(yīng)的重要工作。審核結(jié)束后，修改不適應(yīng)本單位的條款，對(duì)質(zhì)量管理體系運(yùn)行的效果給予評(píng)價(jià)， 最后由單位最高管理者批準(zhǔn)實(shí)施。
總之，JJF1069-2012《法定計(jì)量檢定機(jī)構(gòu)考核規(guī)范》編制計(jì)量檢定機(jī)構(gòu)質(zhì)量體系文件，應(yīng)明確JJF1069-2007與 JJF1069-2012的內(nèi)容和要求的變化，編制過(guò)程中要制定切合本單位實(shí)際的質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)，確立組織機(jī)構(gòu)關(guān)系，明確崗位設(shè)置和各崗位職責(zé)，注重體系文件之間的對(duì)應(yīng)性、符合性和上下左右崗位關(guān)系的協(xié)調(diào)及文件之間的協(xié)調(diào)性。加強(qiáng)內(nèi)部審核，尋找質(zhì)量提升的途徑，只有這樣，才能編制出符合《考核規(guī)范》，符合單位實(shí)際的真正行之有效的管理體系文件，才能真正在其指導(dǎo)下使機(jī)構(gòu)的管理體系運(yùn)行正常。
參考文獻(xiàn)：
[1]JJF1069-2012《法定計(jì)量檢定機(jī)構(gòu)考核規(guī)范》實(shí)施指南， 2012
[2]JJF1069-2007《法定計(jì)量檢定機(jī)構(gòu)考核規(guī)范》實(shí)施指南， 2007
[3]JJF1001-2011《通用計(jì)量術(shù)語(yǔ)及定義》，2012
作者簡(jiǎn)介：
繆云，女，1969年1月出生，現(xiàn)在在沙灣縣質(zhì)量與計(jì)量檢測(cè)所工作，高級(jí)工程師， 2001年國(guó)家注冊(cè)棉檢師、2004年國(guó)家注冊(cè)質(zhì)量工程師、2011年國(guó)家一級(jí)注冊(cè)計(jì)量師.
談依照新版《法定計(jì)量檢定機(jī)構(gòu)考核規(guī)范》編制質(zhì)量體系文件應(yīng)注意的問(wèn)題
