2017年電大行政管理?？泼貢鴮W小抄

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秘書學名詞解釋秘書活動 就是秘書人員為領導著進行有效決策與管理所采取的輔助行為。秘書人員 泛指從事秘書工作或秘書性工作的各類人員，如領導著的個人秘書、秘書機構中的集體秘書，以及為領導工作和機關工作服務的非專職秘書人員。秘書方法 是秘書活動得以運行的媒介，亦指秘書人員在認識、表達和處理各種事務時所采取的途徑、方式、手段和程序等的總稱。秘書業(yè)務 是指秘書人員或秘書機構的專業(yè)工作。秘書技術 秘書人員用于處理事務的方法、手段和技能。它同秘書業(yè)務能力相比，具有更強的實踐性、靈活性和可操作性。狹義領導意圖 是指領導者對完成某項任務的意見、傾向和企圖。秘書環(huán)境 是一個相當寬泛的概念，它包括秘書活動的地域環(huán)境、人文環(huán)境、組織環(huán)境和辦公環(huán)境等內外部環(huán)境。其中以組織環(huán)境與秘書活動的關系最密切、辦公室次之，其他再次之。公務秘書 就是在國家機關、國有或集體企事業(yè)單位，以及官辦社團中擔任秘書工作的公職人員。廣義的秘書 我們統(tǒng)稱為秘書人員，一般由四部分人組成：一是秘書，即由組織或人事部門正式任命的，具有某種職務的秘書人員，如秘書局局長、處長、科長和科員等。二是秘書工作者，即雖無秘書職務，但實際上從事秘書工作，或秘書性工作的秘書人員。三是機要人員，即由保密工作部門和用人主管部門審批的，經管國家和集體秘密事項的人員。四是秘書首長，即擁有決策權、指揮權，又主管辦公廳（室）工作的負責人。廣義的秘書工作 是指秘書人員為完成輔助領導工作和機關工作的任務而在一定業(yè)務范圍內的勞動。秘書制度 主要是狹義的制度，即秘書工作制定和秘書管理制度，其中有成文的，也有不成文的（即慣例）秘書制度。秘書機構（廣義） 是指凡具有參謀助手、溝通協(xié)調、督促檢查等功能，并為領導工作和機關工作服務的辦事部門，如辦公廳（室）中的秘書、文書、機要、信息、調研、督查、信訪、接待和值班等業(yè)務部門。機構 是組織的組成部分一般為組織中的內設單位。管理職能 是管理人員在完成管理任務的過程中所具有的職責與功能。中樞機關 是在決策管理系統(tǒng)中起總的主導作用的機關，在一級組織中能夠統(tǒng)攬一切。秘書職能 是秘書活動的作畫、職責、作用和交通的統(tǒng)稱。會議 是指有組織、有領導的召集人們商議事情的行為過程。會議預案 是會議的籌備方案。在會議如開之前，必須周密、細致地制定會議預案，以保證會議的順利進行。商務談判 買賣雙方為了促成買賣成交或解決雙方爭議，與爭端，以取得各自經濟利益而進行的磋商活動。直接調查法 即由談判人員通過直接接觸來搜集有關情況。談判議程 就是談判的程序，這是影響談判效率高低的重要一環(huán)。信訪工作 是各級領導機關的一項重要的經常性的工作，它是領導機關同人民群眾甕中捉鱉信息溝通的有效途徑，也是維護人民群眾的民主權利，為人民群眾排憂解難的重要手段。禮儀 是人們在長期的生活實踐中約定俗成的種種行為規(guī)范，它是社會文明的標志，也是人際交往的準則。接待規(guī)格 就是對來賓的禮遇規(guī)格。事務（廣義） 是指行政管理中除政務以外的，具體的，一般的日常公務活動。如辦會、值班、接待、印信管理等。廣義的事務還包括機關后勤服務的內容，如車輛、財務、房產、食堂、物品、環(huán)境等管理。值班指在固定的時間、崗位和場所所從事的日常事務工作。會談是指雙方或多方就某些共同關心的問題交換意見。.慶典儀式 是慶祝典禮和各種組織儀式的合稱，是社會組織開展公共關系活動的一種重要形式。企業(yè) 是從事生產、流通等經濟活動，為滿足社會需要并獲得盈利，進行自主經營，自負盈虧，實行獨立經濟核算，具有法人資格的基本經濟單位。私人秘書 指為私營企業(yè)、民辦機構、個人或家庭所雇傭，提供秘書性服務的社會職業(yè)人員。.秘書職業(yè) 是指具有秘書知識和技能的人，受聘于單位或個人，協(xié)助領導者或主事者處理日常事務，提供綜合性服務，并收取報酬的一種社會職業(yè)。選擇題1.秘書活動：（D）D.輔助行為2.秘書人員：（ C ）C.秘書工作的專門人員 3.秘書方法：（ A ）A.秘書活動運行的媒介 4.領導意圖：（ B ）A.領導為實現(xiàn)組織目標的意見 5.秘書環(huán)境：（ B ）B.秘書活動的內外部環(huán)境6.秘書活動的基本要素：（CD）C.秘書人員和方法 D.秘書環(huán)境和領導意圖7.秘書人員：（ CD ）C.秘書活動的主體要素 D.秘書活動的主導要素8.秘書工作：（ BC ）B.秘書活動的客體要素 C.秘書活動的載體要素9.秘書方法：（ AB ）A.秘書活動的中介要素 B.秘書活動效率的保證10.領導意圖：（ AD ）A.秘書活動的潛在因素 D.秘書活動的準繩和尺度1.秘書環(huán)境：（ BC ）B.秘書活動的組織保證 C.秘書活動的外在因素2.秘書活動的本質屬性：（ A ）A.輔助性3.秘書活動輔助性的特點：（ AD ）A.輔助的全面性 D.輔助的非獨立性4.秘書活動的重要特征：（ AD ）A.隨機性 D.潛隱性5.秘書活動的重要特征：（AB ）A.文牘性 B.受動性6.秘書活動的重要特征：（ BC ）B.事務性 C.秘密性 7.秘書活動的重要特征：（ AD ）A.補償性 D.受動性8.秘書活動的受動性：（ B ）B.以領導活動為中心9.秘書活動的補償性：（ AC ）A.知識與能力的補償 C.經驗與精力的補償10.秘書業(yè)務包括的內容有：（ AB ）A.文字工作 B.文書工作1.會議的功能（ AC ） A.決策功能 C.協(xié)調功能 2.按會議的內容劃分，會議可劃分為（ AD ） A.綜合性會議 D.專題性會議 3.商務談判按談判的正規(guī)程度劃分，談判可分為（ BC ）B.非正式談判 C.正式談判 4.商務談判準備階段中的主要秘書工作（ AD ）A.廣泛收集資料 D.擬定談判方案5.談判方案的主要內容有（ BC ） B.談判主題和目標 C.談判議程 6.信訪工作的原則（ AB ）A.調查研究、實事求是的原則 B.按政策、法規(guī)辦事的原則7.信訪工作的要素（ BD ）B.信訪人 D.信訪方式8.信訪工作應遵循的基本方針是（ BC ）B.聯(lián)系群眾 C.廣開言路 1.接待工作的一般程序有（ BC ）B.收集來賓情況 C.擬定接待方案 2.接待工作的作用（ AB ）A.代表作用 B.聯(lián)絡作用3.交談的禮儀要求是（ CD）C.態(tài)度要真誠 D.傾聽要認真4.秘書處理事務的特點是（ CD ） C.重復性 D.智能性5.秘書值班的主要功能有（ AB ）A.過濾 B.應急 6.領導者事務活動的特點有（ AD ）A.繁雜性 D.臨時性7 領導者事務活動安排的原則有（ AB ）A.力戒排場，求真務實 B.圍繞中心，突出重點8.黨政秘書工作的特點（ AB ）A.政務性 B.從屬性 9.黨政秘書工作的基本原則有 （ AC ） A.服從原則 C.參謀原則 10 企業(yè)秘書工作的特點有（ AC ）A.經營性 C.時效性簡答題秘書學的學科對象是什么？秘書學的對象，即秘書學的學科對象，應為秘書活動。秘書活動的本質屬性是什么？輔助性是秘書活動的性質，即秘書活動區(qū)別于其他職業(yè)活動的本質.屬性。秘書活動的輔助性有什么特點？1、輔助的直接性，即秘書活動直接受命并服從于領導活動，又直接對領導活動負責。2、輔助的全面性。3、輔助的非獨立性。秘書活動的重要特征有哪些？1、文牘性 2、秘密性 3、事務性 4、受動性 5、隨機性 6、補償性 7、潛隱性秘書工作機構設置有哪幾項原則？答：設置秘書工作機構有三大原則：精簡原則 縱向層次盡量少 橫向幅度可適當加大簡述我國秘書活動產生的條件。社會管理組織的出現(xiàn)是秘書活動產生的前提條件文字和公文的出現(xiàn)是秘書活動產生的必要條件簡述我國古代秘書活動的基本特征。1、秘書活動歷史悠久 2、秘書機構變動頻繁 3、秘書人員選拔較嚴 4、秘書制度比較完備。秘書的層次是怎樣劃分的？1、 從組織級別上區(qū)分 2、從輔助功能上區(qū)分 3、從職位分類上區(qū)分秘書有哪些方面的工作？1、文字工作。文字的撰擬，文稿的校核。2、文書工作。發(fā)文、處文處理。3、信息工作。信息的搜集、加工提供。4、協(xié)調工作。部門關系協(xié)調、工作協(xié)調。5、督查工作。6、信訪工作、辦信、接訪。7、議案和提案工作。8、機要工作。9、會議工作。10、接待工作。11、隨從工作。12、值班工作。13、印信工作。14、通訊工作。15、其他工作。秘書工作的原則有哪些？1、準確原則，是對秘書工作的質量要求。2、及時原則，是對秘書工作的效率要求。3、嚴謹原則，是對秘書工作的作風要求。4、同步原則，是對秘書工作的態(tài)勢要求。秘書機構的作用有哪些？1、組合作用 2、樞紐作用 3、過濾作用如何進行秘書隊伍的建設？1、保持相對穩(wěn)定 2、提高綜合素質 3、優(yōu)化隊伍結構簡述輔助決策的過程。1、決策準備階段。發(fā)現(xiàn)問題，確定目標，擬定方案。2、決策制定階段。分析評估，方案選優(yōu)。3、決策審定階段。決策審批，立法認定。4、優(yōu)化隊伍結構。試驗證實，普遍實施。協(xié)助管理的原則有哪些？ 服從原則。服從領導工作的需要。2、溝通原則。管理過程的各項職能，特別是計劃職能和控制職能，都高不開信息溝通。3、合作原則。管理活動從本質上說，就是眾人通力合作以實現(xiàn)共同目標的群體活動。秘書協(xié)調工作的方法有哪些？基本的協(xié)調方法有以下四種：1、行政方法。依靠行政組織，通過行政渠道，運用行政手段進行協(xié)調的一類方法。2、經濟方法。依靠經濟規(guī)律，運用經濟手段和經濟形式進行協(xié)調。3、法律方法。依靠現(xiàn)行的法律、法令和法規(guī)運用經濟法和行政法進行協(xié)調。4、疏導方法。依靠思想教育運用各種疏導性措施進行協(xié)調。簡述保密工作的紀律。不該入的機密，絕對不說。2、不該問的機密，絕對不問。3、不該看的機密，絕對不看。4、不該記錄的機密，絕對不記錄。5、不在非記錄本上記錄機密。6、不在私人通信中涉及機密。7、不在公共場所和家庭、子女、親友面前談論機密。8、不在不利于保密的地方存放機密文件、資料。9、不在普通電話、明碼電報、普通郵局傳達機密事項。10、不攜帶機密材料瀏覽、參觀探親、訪友和出入公共場所。良好的會議組織工作可以實現(xiàn)哪些功能?1、決策功能。會議是廣開言路、集思廣益的重要形式，通過會議進行決策，是實現(xiàn)決策科學化、民主化的重要手段。2、執(zhí)行功能。通過會議，可以傳達上級的政策和指令，可以部署本組織的中心工作和重大行動，可以責成所必單位統(tǒng)一行動步調，可以解決工作進行中的某些問題。3、溝通功能。任何會議都是某種信息的輸入、傳遞、輸出的過程。4、協(xié)調功能。對于工作中的矛盾和沖突，運用座談，對話，協(xié)調等會議形式，往往會收到事半功倍的良好協(xié)調效果。5、監(jiān)督功能。決策的實施離不開檢查、督促，而監(jiān)督等功能的實現(xiàn)往往離不開會議。秘書人員應如何擬定接待方案？凡事預則立，重要的接待都應擬定接待方案，作為接待工作的依據(jù)和指南，合理的接待方案來源于對于來不開會議諸情況的收集和處理，來源于對來訪者用意的正確分析和判斷。接待方案的主要內容有：接待方針、接待規(guī)格、接待日程、接待形式、接待經費、生活安排等。接待方案擬出后，要呈報主管領導者審批，必需時，還要征詢來賓的意見。交談的禮儀要求有哪些?態(tài)度要真誠，表情要自然，語調要適中，體態(tài)要得當，傾聽要認真。值班工作制度有哪些?崗位責任制度，請示報告制度，交接班制度，保密制度。.打電話的原則有哪些?清楚，簡短，禮貌，保密秘書人員怎樣進行自我管理？答：秘書人員的自我管理包括工作管理、行為管理、時間管理、辦公環(huán)境管理四個方面。1、 工作管理首先要有明確的工作計劃，包括工作目標、內容、分工或合作情況、工作步驟、方式方法、完成時間、標準要求等;其次是區(qū)分輕重緩急，決定工作次序。有條理有理地去進行。2、行為管理秘書人員應根據(jù)不同的工作任務、不同的工作對象、不同的工作環(huán)境來采取適當?shù)男袨榉绞健Ｗ鍪乱蓛衾?，動作準確到位，穿著得體，談吐文雅，舉止落落大方。3、時間管理秘書應科學地支配時間和充分地利用時間。還應定期記錄自己在一定時間內的工作時間使用情況，總結經驗，結合工作成果做必要的調整，以提高工作效率。4、辦公室環(huán)境管理秘書應注意對辦公室、辦公桌及用品、辦公室內外環(huán)境的管理。這些不僅關系到秘書和其他工作人員的工作情緒和工作效率，更涉及秘書所在機關、企事業(yè)單位的形象。秘書應具有怎樣的知識結構？答：秘書應有四方面知識的縱橫結合。1、 基礎知識：包括社會科學基礎知識和自然科學知識。2、 專業(yè)知識：公文和應用文寫作知識，文書制作和文書處理知識，檔案保管知識等。3、 行業(yè)知識：具有所在行業(yè)、系統(tǒng)的專業(yè)知識。4、 相關知識：這一部分是秘書人員為適應時代需要，做好工作，應加以進修提高的知識是秘書人員知識結構中的較高層次，有經濟學、法學、社會學、心理學、傳播學、領導科學、統(tǒng)計學等。四、秘書應具有哪些能力？答：秘書人員應具有以下能力：寫作能力 口頭表達能力 聽知能力 閱讀概括能力 社交活動能力 協(xié)調能力 觀察分析能力 應變能力 使用先進的辦公器械的能力 預測能力五、秘書應具有哪些職業(yè)道德？答：秘書有以下五條職業(yè)道德1、忠于職守：大而言之是忠于國家的利益，人民的利益;小而言之要忠于本機關、本單位的政治利益和經濟利益。2、嚴守機密：要嚴守黨和國家機密，不得泄露或出賣本單位和政治、軍事、經濟、科技情報。不泄露領導尚未決定的關系群眾利益的事。3、恪守信用：秘書工作嚴謹縝密，而又責任重大，秘書人員為忠于職守必須在工作人際交往中恪守信用。4、文明禮貌：在工作中待人接物一定要文明禮貌，舉止大方、談吐文雅、常帶微笑。5、廉潔奉公：秘書應做到奉公守法、廉潔清白，不以權謀私，不接受賄賂。你基本上屬于哪種氣質？你認為完美的性格是怎樣的？應如何塑造？答：個人認為自己是膽汁質和多血質的混合體。完美的性格應該具備開朗樂觀的精神，有敏捷的思維，遇事細心，辦事穩(wěn)當，有堅持到底的勇氣和毅力，還有較高的自制力。要保持穩(wěn)定、樂觀、健康的心態(tài)，需要從以下方面著手：1、博覽群書，開闊胸襟。知識就是財富，知識就是力量，博覽群書能使用人豐富知識，開發(fā)智慧，拓寬視野，有豐富知識，有固定財產的人更容易具有穩(wěn)定的心態(tài)。2、培養(yǎng)廣泛興趣，豐富業(yè)余生活。業(yè)余生活對豐富個人生活，調節(jié)心理情緒是必不可少的，業(yè)余愛好不僅可以陶冶性情，培養(yǎng)樂觀情緒，還能促進人際交往，廣交朋友，豐富感情生.活。3、善于反省，自我調適。遇到困難、挫折時，要善于反省，冷靜、客觀地從自身尋找原因和教訓，而不應總是怨天尤人。要從自身尋找到有利因素去克服不利因素，從自身獲取力量和信心。4、傾訴、宣泄、調節(jié)情緒。如果自我調適難以奏效，就只能尋找外援了，可以向至愛摯友傾訴、發(fā)泄自己的煩惱或痛苦，可以得到對方的安慰和勸解。但應該注意傾訴、宣泄的對象，必須是你的知己，是你真誠的朋友，否則你透露的隱私可能成為對方有意或無意傷害你的利器。你認為秘書的社會地位應該是怎樣的？答：秘書作為一種職業(yè)或一種職位，它不構成階級或階層，但它卻占有性質、大小不一的空間，擁有大小不同的權力，也承擔相應的義務。秘書的“先賦地位”具有明顯的“依附性” 。因些有人認為秘書是沒有獨立的社會地位的。但是如果秘書本人具有較高的德、才、學、識等，作出了成績，他仍然會獲得周圍人的尊重，也可說是取得了較高的社會地位，而先賦地位較高的秘書，如果他的修養(yǎng)、道德、學識、能力與其地位相稱，那其社會地位即是真實的，穩(wěn)定的，甚至有繼續(xù)上升的可能，反之，則其地位即是虛假的，不穩(wěn)定的，隨時可能降低甚至失去。因此秘書人員既要承認自己職業(yè)、職位的從屬性，又要擺脫社會地位的依附性，應該更重視自己的后成地位。秘書如何才能扮演好自己的角色？答：秘書是企劃“角色組” ，在不同的場合、條件下將扮演不同的角色，或是在同一時間扮演多種角色。從秘書在行政組織中以及在領導身邊的地位和作用來說，秘書是助手、是配角，這是秘書的基本角色。每個秘書人員都應該具有這樣的角色意識，自覺地、心甘情愿地當好助手和配角。但是也有某些秘書人員擔任著某種領導職位，主管或分管著秘書部門的工作，也有自己的下屬，他必須既要遵循整個組織的總目標、總任務，服從上緩期領導的指揮;又要充分地發(fā)揮主觀能動性，規(guī)劃自己的職責范圍內的工作，善于組織、指導自己的下屬去完成各自的任務。秘書不能因甘當配角而事事被動，而要在實踐中和領導的授權之下學會掌握分寸，什么情況下自己應該是配角，什么情況下自己可以是主角或代理主角。一個稱職的秘書必須具有基本的配角意識和有條件的主角意識，其關鍵是自己的價值取向，不應該追求表面的地位和榮譽，而應以自己工作的實際價值和社會貢獻為滿足。只有這樣清醒、全面的認識，秘書才能經常保持心態(tài)平衡，找出工作中的優(yōu)勢和樂趣，更好的喜愛和從事秘書工作。接待工作應遵循哪些原則？答 ：接待工作的原則有以下幾點：1、文明禮貌 2、負責 3、與人方便 4、講求時效 5、按制度辦事6、遵守紀律面對突發(fā)事件，秘書應如何行動？答：處理突發(fā)事件的基本原則是加強組織領導，堅持實行統(tǒng)一指揮，分級、分部門負責。突發(fā)事件的處理工作包括兩個方面的含義：一是指本系統(tǒng)、本組織、本單位發(fā)生了比較重大的突發(fā)事故和突發(fā)事件，需要緊急決策處理，采取果斷措施;另一是指為了防患于未然，或把突發(fā)事件消滅在萌芽狀態(tài)，平時需要做好各項預防、準備性工作，設立自己的住處情報網絡，建立預警系統(tǒng)。秘書處理突發(fā)事件的基本過程如下：1、有思想準備和心理準備。2、做好通訊準備。3、問清詳細情況。4、采取應急措施。5、及時向領導、上司和上級匯報、請示。6、根據(jù)領導指示及時處理。如果屬于刑事案件，必須及時撥打 110，并把事件移交司法、公安部門處理。十一、調查有哪幾種主要類型、方法？試比較其優(yōu)缺點。答：調查分為以下幾種類型：1、普遍調查。主要是對總體對象中每個具體的單位無一例外地進行調查，用于生大的基本情況調查，普查得來的資料全面、客觀、精確，但缺乏生動性、具體性。2、典型調查。就是從總體或不同類型的對象中選擇個別有代表性的單位進行調查，適用于經驗性調查。因為它的對象少，便于集中、深入地進行調查，得來的材料生動而具體，但是調查者是“選定”的，有人為的主觀因素，一旦選錯了對象便可能前功盡棄。3、個案調查。就是對個別的對象進行調查，有明顯的針對性，但個案調查又往往不局限于當?shù)亍斒氯吮旧?，常常涉及歷史背景、社會環(huán)境及其他種種因素，因些調查時應充分加以注意，不能就事論事。4、重點調查。就是對調查對象總體中部分起主要作用或決定性作用的單位作調查，再將其結果推論至其他一般單位。它與典型調查的最大區(qū)別就在于：典型是人為選擇的，而重點是客觀存在的。5、抽樣調查。就是從總體中抽取部分樣本進行調查，將其結果推斷總體?？梢哉f它是典型調查與重點調查的放大，是普遍調查的縮小，介于兩者之間兼有兩者的優(yōu)點，在現(xiàn)代社會使用最為普遍。調查的方法又分為以下幾種：1、觀察法。就是調查者對調查 對象（人、事、物、環(huán)境、場所等）的狀態(tài)、變化進行直接憑肉眼或借助于工具、儀器作觀察、記錄。觀察法側重于了解調查對象的外觀、形態(tài)、動作或變化的特征及過程。2、訪問法。比觀察法更進一層，除了看之外還可以問。通過與對象的交流、討論，了解更深層的內容。想要取得預期的效果，調查者就要取得被訪問斱信任和合作，其次是要掌握一定的策略和技巧。3、文獻法。是指調查者查閱有關的局面資料（包括報刊、文件、檔案以及照片、圖表、錄音、錄像，影片等） ，以獲取所需要的資料。此方法的優(yōu)點是資料豐富，時間、空間跨度大，可以上下幾千年，縱橫數(shù)萬里，搜集觀察中受制約少，花費也低。缺點是所獲得的信息總是滯后于現(xiàn)實，也往往缺乏生動性、具體性。4、問卷法。就是調查者把需要了解的情況設計成不同類型的題目并組合成書面問卷，由被調查者做書面答案。問卷法又有兩種類型，一種是開放式問卷，另一種是封閉式問卷。開放式問卷便于答卷人各抒已見，答案比較豐富、具體，既有共性，又有個性;缺點是無法用計算機統(tǒng)計，只能由人工閱卷。封閉式問卷的優(yōu)點在于用數(shù)字或符號表示答案，便于計算機統(tǒng)計;缺點是答案有限定，只有幾種大體類型，無法調查特殊及深層的情況。秘書人員作調查時，應把調查目的、課題、項目和調查類型、調查方法結合起來，根據(jù)調查目的、課題、內容、性質、范圍、對象以及項目等確定調查類型，再由調查類型選用調查方法。十二、秘書寫作有哪些原則和要求？答：秘書寫作必須堅持遵循三大原則：1、符合方針、政策、法令、法規(guī) 2、忠于機關制文意圖 3、堅持實事求是的精神秘書寫作的要求：1、信息量大，措施具體，指示性強 2、內容高度概括，語言表達實用、精確 3、用材精要，語言深入淺出，主題富有個性 4、講究文明禮貌，語言得體，多一點人情味十三、收文和發(fā)文的辦理程序是怎樣的？答：收文辦理程序：1、簽收、拆封和登記 2、分辦和傳閱 3、擬辦和批辦 4、承辦、催辦和注辦發(fā)文辦理程序：1、擬稿、審核與簽發(fā) 2、繕印與校對 3、用印、登記與封發(fā)十四、情景題1、秘書正在接電話，正好有客人來訪，不巧總經理又讓秘書馬上去他辦公室處理一份急件，這種情況下，秘書該怎么辦？答: 一般情況處理：看見客人來了，對電話里說：“請稍等一下。 ”然后捂住話筒，問客人貴姓、身份、有什么事，簡單的就回答，需要時間處理的說請坐下稍候，然后回到電話，這時總經理呼喚的話，如果電話已經說的差不多了，就在 3 分鐘內結束電話，如果還沒有說完，就請對方諒解，說這時有訪客，稍后你再回電。然后和訪客打個招呼，去見總經理，如果訪客就是找總經理的，可以在見總經理同時請示一下。 特殊情況處理：電話的對方很重要，訪客是熟悉的，可以不停止電話，對訪客做個坐下等待的手勢。然后總經理呼喚了，暫停一下電話，跟總經理解釋稍等片刻。 總之，處理原則是盡快結束電話，然后看總經理和訪客誰的事更緊急，訪客的事如果需要請示總經理，剛好可以一塊辦。2、周五下午 3 時，H 公司總經理將來你公司就技術合作一事進行商談，請制訂出接待方案。答：⑴安排好會談等有關事宜如下：①搞清楚來賓的情況和來意；②根據(jù)來賓意圖及本機關實際情況安排好商談日程；③安排領導會見來賓；④安排雙方商談；⑤安排來賓考察、參觀；⑥做好安全保衛(wèi)工作；⑦準備好送給來賓的紀念品；⑧準備好新聞報道工作。.（2）安排好生活接待工作：①安排好食與宿；②安排好車輛使用；③辦好返程車、船、機票預定工作；④安排好就醫(yī)保健工作；⑤安排好來賓業(yè)余活動。3、×市制藥廠劉廠長明天來訪，領導指示王秘書把接待室整理一下，請描述王秘書完成這項工作的程序及內容？ 答: (1)注意光線。應以自然光源為主，人造光源為輔，切勿使光線過強或過弱。如陽光直射，則可設置百葉窗或窗簾予是調節(jié)。使用人造光源時，最好使用頂燈、壁燈，盡量不要使用臺燈或地燈，特別是不要以之直接照射來賓。使用彩燈、漫光燈或瀑布燈，也是毫無必要的。(2)注意色彩。應當布置得既莊重又大方。特別是主要裝潢、陳設的色彩，有意識地控制在一兩種之內，最好不要令其超過三種。(3)注意溫度。室溫以攝氏 24℃左右為最佳。因為它是人體體溫的“黃金分割點” ，令人最為舒適。室溫低于攝氏 18℃，往往令人寒冷難耐。室溫高于攝氏 30℃，則又可能會令人燥熱不堪。(4)注意濕度。一般認為，相對濕度為 50%左右，最是舒適宜人。相對濕度過高，往往會令人感到憋悶壓抑，呼吸不暢。相對濕度過低，則又會讓人覺得干燥不堪，易生靜電。(5)注意安靜。地上可鋪放地毯，以減除走動之聲；窗戶上可安放雙層玻璃，以便隔音；茶幾上可擺放墊子，以防安置茶杯時出聲；門軸上可添潤滑油，以免關門開門時噪音不絕于耳。(6)注意衛(wèi)生。在待客的房間之內，一定要保持空氣清新、地面爽潔、墻壁無塵、窗明幾凈、用具干凈。(7)注意陳設。主要務求實用。一般來講，在待客的房間之內放置必要的桌椅和音響設備即可。必要時，還可放置一些盆花或插花。諸如獎狀、獎旗、獎杯等獎品，繪畫、掛毯、壁掛等裝飾之物，是沒有必要擺放或懸掛在其中的。4、公司準備召開一次科技成果匯報會，參加會議的有各分公司主管科技工作的負責人以及科技人員，約 30 人，會期三天。請按制定會議方案的基本要求與方法，草擬一份會議方案。 答：(1)會場預約 根據(jù)需要，制定最完美的策劃；根據(jù)會議的級別，選擇會議舉辦地；根據(jù)會議的具體情況，確定是否將會議劃分為幾個分會場，選擇分會場的地點，并提前預約。 (2)會場的布局，設備安裝調試 根據(jù)會議的具體情況，設計并安排會場的布局，細致周到地設計好所有的細節(jié)；根據(jù)需要準備會議所需要的所有設備，并提前安放在指定位置；根據(jù)需要，提前為您調試好設備，并進行演練，確保會議的順利進行。 (3)印刷材料的設計制作 根據(jù)會議的具體需求，設計印刷品的樣式、內容、選擇圖案；提前把印刷品送到會場或指定位置。 (4)參會者的接送 根據(jù)參加會議者的具體情況以及人數(shù)多少安排相應的車輛。 (5)參會者的餐飲 根據(jù)參會人員的喜好，預定各種形式的餐會：西餐、中餐、自助餐、宴會等等；根據(jù)參會人員的具體情況以及會場和下榻酒店的地點，選擇不同的用餐地點。 (6)參會者業(yè)余時間的安排 根據(jù)參會人員的喜好，選擇不同的休閑方式；設計專門的旅游線路(7)統(tǒng)籌安排安全、保衛(wèi)、消防、交通、供電、供冷、供暖等工作，確保萬無一失5、國外某電子企業(yè)總經理一行 3 人前來我國某企業(yè)參觀訪問，從迎送規(guī)格方面考慮，李秘書在安排迎送工作時，將目前兩國間關系狀況和客人的背景資料以及接待要求交給接待組，隨后按以上資料和要求，接待組較好地完成了迎送工作。請答出李秘書所提供的資料和要求的內容。 答：提供的資料內容主要有以下方面：來訪外賓或代表團的基本情況。例如，來訪人員的職務、性別、年齡、禮賓次序，來意，要求等情況，還應注意國籍、飲食愛好、宗教禁忌以及是否有其他特殊的生活習慣等，必要時，還可向對方索要來訪者的血型資料。對方抵離的日期和時間、交通工具和施行路線。預訂食宿的規(guī)格標準，宴請方式等，要讓來賓產生“賓至如歸”的感覺。還是日程活動的安排，正式會議的日程表與參觀活動的日程表等，另外還要準備禮品，社品的選擇要突出紀念性，講究“禮輕情義重” ，不宜贈送過于貴重的禮物，否則有行賄受賄之嫌。還要體現(xiàn)民族和地方特色。最后要以歡迎來賓相應規(guī)格及儀式歡送賓客，然后做書面小面，立卷存檔備查。6、某報社記者在結束對你公司總經理的采訪后，起身告辭，你作為秘書該怎樣禮貌相送？（要求：告辭程序與要求） 。 答：如客人提出告辭時，秘書人員要等客人起身后再站起來相送，切忌沒等客人起身，自己先于客人起立相送，這是很不禮貌的。若客人提出告辭，秘書人員仍端坐辦公桌前，嘴里說再見，而手中卻還忙著自己的事，甚至連眼神也沒有轉到客人身上，更是不禮貌的行為。 “出迎三步，身送七步”是迎送賓客最基本的禮儀。因此，每次見面結束，都要以將再次見面的心情來恭送對方回去。通常當客人起身告辭時，秘書人員應馬上站起來，主動為客人取下衣帽，幫他穿上，與客人握手告別，同時選擇最合適的言詞送別，如希望下次再來等禮貌用語。尤其對初次來訪的客人更應熱情、周到、細致。當客人帶有較多或較重的物品，送客時應幫客人代提重物。與客人在門口、電梯口或汽車旁告別時，要與客人握手，目送客人上車或離開，要以恭敬真誠的態(tài)度，笑容可掬地送客，不要急于返回，應鞠躬揮手致意，待客人移出視線后，才可結束告別儀式。十五、案例分析題 1．閱讀下面的案例并進行分析。 吳小姐是一家外資公司的首席秘書。一天，吳小姐所在的公司的經理突然收到一封非常無禮的信件，信是由一位與公司交往很深的代理商寫來的。經理怒氣沖沖地把吳小姐叫到自己的辦公室，叫她記錄自己口述的絕交信。然后，經理讓吳小姐立即將信打印寄走。當天下班的時候，吳小姐將打印出來的信遞給已心平氣和的經理，“經理，可以將信寄走么？”這封充滿火藥味的信自然沒有發(fā)走，因為吳小姐的聰明，使公司挽回了一個潛在的客戶。答:吳小姐正確的處理自己與上司的關系,發(fā)現(xiàn)上司做出明顯錯誤的決定時,并沒有立即正面提出意見，而是采用委婉、含蓄的提示、提醒方式，讓上司自己冷靜下來，重新作出決定。這樣就照顧到上司的自尊心，上司也容易接受和理解秘書提出的不同意見，從而做出更好、更有利的決定與決策。2．試分析下面案例中秘書對緊急情況處理的三種方案哪一種最好，并說明為什么。你從中獲得了什么啟示？ 謝秘書對一起交通事故的處理 某縣工商局辦公室謝秘書星期天值班，下午 5 時，接了一個緊急電話。電話的內容是：局里的一輛面包車與外單位的一輛大卡車相撞，面包車的司機及車內三人重傷，車損嚴重，不能開動，特請求局里急速處理。秘書做好了電話記錄后，思考出了三種處理辦法：一是等到第二天上班時，向領導匯報后，再按照領導指示去辦；二是立即向主管領導匯報，請領導親自到現(xiàn)場處理；三是自己立即緊急處理，然后再向領導匯報。謝秘書采取了第三種辦法。他先給出事現(xiàn)場附近的直屬單位—工商所打電話，請他們派人去保護現(xiàn)場，并妥善保護好傷員；接著給縣醫(yī)院打電話，請他們立即派救護車去現(xiàn)場搶救傷員，并請外科住院部做好搶救傷員的準備；然后又給縣交警隊打電話，請他們立即派人去現(xiàn)場處理這一事故；最后，又打電話給縣領導匯報了上去情況。謝秘書自以為事情已經辦好，他看了一下表已經六點多了。于是，他輕松地下班回家了。 要求：1、運用相應的理論進行分析。2、結合案例內容分析3、600 字以內。答：對謝秘書做法的分析：1．謝秘書在緊急情況下采取第三種辦法解決問題，是正確的。2．謝秘書的做法初看上去已無可挑剔，但仍有不足之處：（1）謝秘書對這一起交通事故是遙控處理。在未得到任何信息反饋的情況下就下了班，顯然是不妥的；應該就近組織人力搶救并部署人員保護好現(xiàn)場。要有遇事不慌、臨危不懼、冷靜處理。（2）謝秘書對事故的處理是草率的。他采取的幾項措施是否落實，并沒有任何督詢措施，只是開了個頭，離真正處理好還有相當?shù)木嚯x；應該每項措施都要落實到個人，哪些人員護送傷員到醫(yī)院，哪些人員保護現(xiàn)場等待交警隊的同志來處理，并做好跟蹤回報，隨時了解事態(tài)的發(fā)展進程。這些緊急措施可在未得到領導的指示時就采取，爭取時間。（3）事情正在處理過程中，而面包車又是工商局的，更何況.又是車損人傷呢！如此處理實在是避重就輕。怎么能不及時請示領導派人前往出事地點呢？只簡單地向領導匯報情況，這樣是不行的，應出謀獻策，拿出具體辦法來供領導參考，因為在現(xiàn)場處理是最重要的，不能等，不能拖，時間就是生命，必須請示領導采取何種措施或方法。（4）事情正在處理過程中，謝秘書要下班，也要等接班的人到來之后才能離開，怎么能 6 點多就回家呢！豈不是失職？最后一點也是最關鍵的一點，處理事情的過程中并沒有留在現(xiàn)場等待來接手事件處理的人員，雖說已向領導匯報情況，但是現(xiàn)場肯定要有人留守指揮的，謝秘書沒有等待交班的人員就離開，現(xiàn)場就屬于無人指揮，容易亂套，沒有統(tǒng)一行動了，因為謝秘書的最后一點工作就是交接，但是他還沒交接就擅自離開現(xiàn)場造成嚴重的后果，他是承擔不起的。這就是善后工作沒有處理好。1、什么是秘書活動？答：秘書活動，秘書人員為領導者進行有效決策與管理所采取的輔助行為。2、什么是秘書人員？答：秘書人員，泛指從事秘書工作或秘書性工作的各類人員，如領導者的個人秘書、秘書機構中的集體秘書，以及為領導工作和機關工作服務的非專職秘書人員。3、秘書活動的基本要素是什么？答：秘書活動的基本要素有五個：（1）秘書人員秘書人員是秘書活動的主體要素，也是秘書人員的主導要素。就是說，在秘書活動的諸要素中，秘書人員位居其他要素之首，且起到統(tǒng)領的作用。（2）秘書工作秘書工作是秘書活動的客體要素，也是秘書活動的載體要素。秘書活動只有依托和通過秘書工作，才能發(fā)揮出自身的參謀和助手作用，才能滿足領導工作和機關工作的需要。（3）秘書方法秘書方法是秘書活動的中介要素，也是秘書活動的效率保證。良好的秘書方法，可以提高秘書工作的質量，加快秘書工作的進程。（4）領導意圖領導意圖是秘書活動的潛在要素，也是秘書活動的準繩和尺度。（5）秘書環(huán)境秘書環(huán)境是一個相當寬泛的概念，它包括秘書活動的地域環(huán)境、人文環(huán)境、組織環(huán)境和辦公環(huán)境等內外部環(huán)境。4、秘書方法：是秘書活動得以運行的媒介，意指秘書人員在認識、表達和處理各種事務時所采用的途徑、方式手段和程序等的總稱。5、什么是領導意圖？答：廣義的領導意圖，是指領導者在引導他人實現(xiàn)組織目標的過程中所產生和形成的意見、傾向及企圖；狹義的領導意圖，是指領導者對完成默想任務的意見、傾向及意圖。6、秘書活動具有哪些重要特征？答：秘書活動的重要特征有：（1）文牘性（2）秘密性（3）事務性（4）受動性（5）隨機性（6）補償性（7）潛隱性7、秘書工作發(fā)揮怎樣的作用？答：秘書工作的作用：（1）參謀助手作用——為領導工作出主意，想辦法，提預案；向領導機關提供資料，提供信息，提供咨詢；做好事務工作，盡量減輕領導工作的負擔；（2）溝通協(xié)調作用——負責信息的收集、加工，傳遞和存藏，以為領導者進行決策與管理提供科學依據(jù)。同時，還承擔著調整和改進部門關系、工作關系和人際關系的任務，發(fā)揮著協(xié)調作用。溝通是協(xié)調的前提，協(xié)調是溝通的結果，溝通貫穿于協(xié)調的全過程；（3）督促檢查作用——秘書部門要積極主動地開展督察工作，發(fā)揮督促檢查的作用。8、秘書工作的原則都包括哪些？答：（一）準確原則準確原則，是對秘書工作的質量要求。秘書工作是領導工作和機關工作的重要組織部分，秘書工作直接對領導工作和機關工作負責。（二）及時原則及時原則，是對秘書工作的效率要求。秘書工作大都是具有較強的時限性，務必在規(guī)定的時間內處理完各項事務，做到不積壓，不拖延，不扯皮。（三）嚴謹原則嚴謹原則，是對秘書工作的作風要求。從某種意義上說，秘書工作屬于事務性工作，要處理好紛繁復雜的、瑣碎具體的日常工作。 （四）同步原則同步原則，是對秘書工作的態(tài)勢要求。秘書活動的輔助性質，決定了領導工作與秘書工作的關系是一種工作上的的主輔關系。（五）保密原則保密原則，是對秘書工作的紀律要求。保守秘密，特別是保守國家秘密，是秘書工作的原則，也是秘書工作的紀律。1.什么是秘書制度？秘書制度，是指秘書工作制度和秘書管理制度，其中有成文的、也有不成文的（即慣例）秘書制度。2.簡述秘書機構的作用？一是組合作用——能夠把機構、職責、人員和組織關系等要素有機地加以優(yōu)化組合，形成一種組織力量，起到一種凝聚作用，以保證領導工作和機關工作的正常運行；二是——上傳下達、內外聯(lián)絡合左右協(xié)調等作用三是過濾的作用——代行領導者處理瑣碎何不重要的事情，以便使領導人從繁雜的事務中解脫出來。3.秘書機構設置應遵循的原則？一是統(tǒng)一原則——機構名稱要統(tǒng)一，機構設置要統(tǒng)一，職能目標要統(tǒng)一；二是精簡原則——秘書機構的設置及其秘書人員要精干，秘書機構的分工及其工作者則要簡明，秘書機構內部設置及其秘書人員的定編要科學。三是效能原則——分工要合理，層次盡量少，幅度要適中；；四是適應原則——適應主要領導者的工作需要，適應分管領導者的工作需要。4.秘書機構的特點具有怎樣的特點？秘書機構就其自身而言，大體上發(fā)揮著以下三種作用：一是組合作用——發(fā)揮參謀助手作用，溝通協(xié)調作用，督促檢查的作用以及“窗口” 、 “門面”的作用；二是樞紐作用——輔助中樞機關行使職權的作用，如參與決策、擬定計劃、傳達指令、組織協(xié)調，督促檢查，等等；三是過濾作用——只接受同級領導機關的領導，直接對同級領導機關負責與上級秘書機構和下級秘書機構之間并無隸屬關系，只有業(yè)務指導關系。1.什么是秘書職能？答：秘書職能，是秘書活動的任務、職責、作用和效能的統(tǒng)稱。2.什么是輔助決策？答：輔助決策，是秘書人員或秘書機構為領導者制定并實施決策所采取的各項輔助行為。它包含決策前、決策中和決策后的秘書工作，即決策過程中的各種輔助行為。3.試述秘書在輔助決策中應遵循的原則。答：秘書人員要有效地輔助領導者進行科學決策，必須遵循以下輔助決策的基本原則，即定位原則，超前原則，系統(tǒng)原則，信息原則和諍諫原則。（1）定位原則——在決策過程中，秘書人員要始終將自己置于輔助的位置上，一切從“謀”的地位出發(fā)，做到“謀”而不“斷” 。秘書人員作為決策的輔助力量，只能充當領導者的參謀和助手，絕無決斷的權力和義務。（2）超前原則——決策，是對未來行動的抉擇。可以說，它是規(guī)劃未來、影響未來、推動未來的行動。因此，決策制定特別是決策執(zhí)行中隨機性、可變性和風險性是客觀存在的。為了實現(xiàn)決策的科學化，提高決策的可靠性，秘書人員應堅持輔助決策的超前原則。所謂超前原則，就是要以預見的眼力和預測的本領，多考慮未來的需要，多提供未來的信息，多擬定“防范措施” ，發(fā)揮超前服務的作用。（3）系統(tǒng)原則——決策是一項系統(tǒng)工程。秘書人員在輔助決策時，要有全局觀念和整體思維能力；要關于觀察和把握決策的內外部環(huán)境，以及各種關系的發(fā)展和變化；要盡職盡責地做好決策過程中的各項事務工作，特別是各項協(xié)調工作，以保證領導決策的整體效能。（4）信息原則——信息是決策的基礎。決策是否正確，首先取決于決策所需要的信息是否及時、準確和適用。因此，在決策的各個階段及其每個環(huán)節(jié)上，秘書人員要十分重視信息工作，為領導者收集、加工、處理和提供有價值的信息。秘書人員應通過各種渠道，運用各種手段，獲取決策所必需的各類信息。（5）諫諍原則——決策是一個動態(tài)過程，又受到多種因素的制約，發(fā)生某些錯誤以至失誤，也是難以避免的。秘書人員應本著對事業(yè)、對群眾極端負責的態(tài)度，實事求是地向領導者進言，直言.不諱地提出自己的意見和建議。那種為個人利益而患得患失，甚至面對錯誤也不知不諍的思想和行為，是一種不稱職或失職的表現(xiàn)。（5 章 94-95 頁）4.協(xié)助管理的原則有哪些？答：秘書人員要有效地協(xié)助領導者進行科學管理，必須遵循以下協(xié)助管理的基本原則：（1）服從原則——要服從于領導者的管理意圖，嚴格按照領導者的管理思想和主張行事；服從于領導者的管理目的，一切為了實現(xiàn)組織的共同目標；要服從于領導者的管理效能，處處對管理效率與效益負責。還要服從職能部門管理工作的需要。配合職能部門去做管理工作。（2）溝通的原則——在計劃工作中，要多提供預測信息；在指揮工作中，要多提供上級信息；在控制工作中，要多提供反饋信息。（3）合作原則——作為管理者和被管理者之間的特殊管理人員，秘書擔負著承上啟下的特殊管理使命，需要有極強的合作意思和合作本領。5.什么是溝通信息？答：即秘書機構同有關組織或領導者之間的信息傳遞與反饋，以求的共同的理解和認識。6.溝通信息有什么作用？答：（1） 、先導作用——離開了決策信息和有效的信息溝通，決策就失去了依據(jù)和基礎；再管理過程中，要科學地進行計劃、組織、指揮和控制，也離不開信息溝通?？梢哉f，整個決策與管理過過程就是信息輸入到輸出，經過反饋再依次重新輸入的過程。（2） 、樞紐作用——如果沒有秘書部門的信息溝通，領導機關的正常秩序和有效運轉，也就無法得到保證。（3） 、協(xié)調作用——溝通也是一種協(xié)調，而且是協(xié)調的前提，。從功能上看，溝通在于求得認識上的一致，協(xié)調在于謀求行動上的一致，只有兩者的和諧一致，才能保證一級組織的穩(wěn)定與發(fā)展。7.秘書機構溝通信息的五大特征是什么？答：（1） 、雙向性——溝通者具有“雙重身份” ，溝通是雙向的過程，溝通是相互依存的過程。（2） 、中介性——秘書機構充當著使雙方發(fā)生關系的“媒介物”，起著“中轉站”的作用。（3） 、保真性——盡量減少失真，縮小誤差。（4） 、時效性——信息從發(fā)送、接收到提供利用所站用的時間和效率，是衡量溝通效果的速度指標。（5） 、連續(xù)性——秘書機構的信息溝通，是一個連續(xù)不斷、運轉有續(xù)的過程。8、試論秘書機構溝通信息的特征。答：秘書機構的溝通信息具有雙向性、中介性、保真性、時效性和連續(xù)性的特征:(1)雙向性——溝通不論采取何種形式，都是一種雙方的行為。就是說，當甲方（發(fā)送者）發(fā)出信息后，乙方（接收者）必須對此作出反映。具體的說，溝通的雙向性表現(xiàn)在三個方面：首先，溝通者具有“雙重身份” ，如秘書人員既是發(fā)送者又是接受者；其次，溝通是個雙向過程，沒有信息的發(fā)送，也就無所謂信息的接收。（2）中介性——在信息的溝通中，秘書機構充當著使雙方發(fā)生關系的“媒介物” ，起著“中轉站”的作用。從嚴格意義上說，信息的最終接收者并非秘書人員，而是各級領導者。由于秘書機構處于“中介人”的位置，其主要任務就是保證信息在發(fā)送者和接收者之間暢通、有效。（3）保真性——根據(jù)通信理論，信號在傳輸?shù)倪^程中，由于外界對信號的干擾而產生的噪聲，幾乎是無所不在的；要完全消除噪聲，也是無法辦到的。因此，失真是不可避免的。盡量減少失真，縮小誤差，已成為通信技術需攻克的難題和重點。同樣，信息在溝通中也會受到“噪聲”的干擾，失真的問題難以杜絕。因信息失真引起的工作被動，甚至造成不同程度的失誤，在秘書工作中是屢見不鮮的。（4）時效性——溝通的時效性，是指信息從發(fā)送、接收到提供利用所占用的時間和效率。溝通的時效性，是衡量溝通效果的速度指標。在科學技術飛速發(fā)展、生產力水平日益提高、社會生活節(jié)奏不斷加快的今天，信息溝通的速度越來越快?？梢哉f，信息的價值、溝通的效益是同時間、速度成正比的。一個很有價值的信息，如果在溝通中延誤了時間，失掉了機會，就會喪失其有效性，甚至會給領導者的決策與管理造成損失。（5）連續(xù)性——秘書機構的信息溝通，是一個連續(xù)不斷的、運轉有序的過程。這是因為信息源不斷地產生和發(fā)送著各類信息，新的信息產生了，原來的信息就老化了；信息由信息源發(fā)出后，經過不同接收者的再加工，不僅在數(shù)量上，而且在質量上都發(fā)生了變化；在決策與管理的過程中，領導工作處處離不開信息作依據(jù)，而且隨著社會的變化。領導工作對新信息的需要也愈來愈強。9.秘書協(xié)調包括哪些要素？答：協(xié)調活動是一種復雜的管理過程，它由諸多相關聯(lián)系、相互作用的要素構成。秘書協(xié)調的基本要素有：協(xié)調者——即協(xié)調主體。秘書協(xié)調的協(xié)調者，就是秘書人員。由于協(xié)調的內容和難易不同，協(xié)調者可能是某個秘書，也可能是某些秘書，還可能是由若干組織派人參加的協(xié)調群體。協(xié)調對象——即協(xié)調客體。協(xié)調對象至少是兩個以上，或組織，或工作?；虍斒氯?。協(xié)調對象的多少，取決于協(xié)調內容的復雜程度。協(xié)調意圖——即領導者對協(xié)調活動的指示、意見、要求和用意等。這是秘書協(xié)調的主觀依據(jù)，也是協(xié)調能否成功的重要保證。秘書人員在協(xié)調過程中，必須如實而富有創(chuàng)造性地執(zhí)行協(xié)調意圖。協(xié)調目標——即協(xié)調要達到目的與結果。一般地說，協(xié)調目標有直接目標和最終目標。直接目標，就是統(tǒng)一認識，融洽關系，消除或者減少矛盾，最終目標，就是統(tǒng)一行動，齊心協(xié)力，保障組織目標的順利實現(xiàn)。協(xié)調目標的制定必須明確、具體而又可行。協(xié)調環(huán)境——即協(xié)調活動的內外部條件也就是協(xié)調活動的背景。10、秘書協(xié)調工作的方法有哪些？答：秘書協(xié)調的方法分為基本的協(xié)調方法和具體的協(xié)調方法?；镜膮f(xié)調方法有以下四種方法：a.行政方法——就是秘書人員依靠行政組織通過行政渠道，運用行政手段進行協(xié)調的一類方法。行政方法具有較強的權威性、強制性和直接性，往往能收到令行禁止的效果。秘書的任務是傳達行政命令，并協(xié)助和監(jiān)督行政命令的貫徹執(zhí)行。b.經濟方法——就是秘書人員依靠經濟規(guī)律，運用經濟手段和經濟形式進行協(xié)調的一類方法。如利用稅收、獎金和罰款等手段，以及經濟合同、經濟責任制等管理形式，使被協(xié)調者的行為與經濟利益相聯(lián)系，從而促進協(xié)調工作的成功。即能從經濟利益上約束被協(xié)調的各方，以推動矛盾的解決，達到和諧一致的目的。c.法律方法——就是秘書人員依靠現(xiàn)行的法律、法令和法規(guī)，運用經濟法和行政法等手段進行協(xié)調的一類方法。這種方法由國家權利機關和國家行政機關制定并頒發(fā)的計劃法、統(tǒng)計法、計量法、經濟合同法、企業(yè)法、稅法、土地法、水法、森林法和環(huán)境保護法，以及各行政法規(guī)等，來規(guī)范被協(xié)調者的行為，處理協(xié)調中的問題。d.疏導方法——就是秘書人員依靠思想教育，運用各種疏導性措施進行協(xié)調的一類方法。這種方法利用引導，即帶領被協(xié)調者向著協(xié)調目標行動；勸說，即用啟發(fā)、忠告、說理來說服被協(xié)調者；激勵，即通過肯定、贊揚、批評來滿足被協(xié)調者的某種需求。運用疏導方法，要注意針對性，富有感染力，做到合情合理。除以上幾種基本方法外，還有一些具體的協(xié)調方法，如聯(lián)席會議法，聯(lián)合行文法，現(xiàn)場辦公法，非正式溝通法，感情投資法，等等。國家秘密的等級是怎樣規(guī)定的？答：我國《保密法》根據(jù)國內的實際，并參照國外的情況，將國家秘密的等級分為“絕密” 、 “機密” 、 “秘密”三級。 “絕密”是最重要的國家機密，泄露會使國家的安全和利益遭受特別嚴重的損害；“機密”是重要的國家機密，泄露會使國家的安全和利益遭受嚴重的損害；“秘密”是一般的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭到損害。劃分國家秘密不同密級的標準，是國家秘密泄露后會使國家安全和利益遭受損害的程度。遭受特別嚴重損害的是泄露“絕密” ；遭受嚴重的損害的是泄露“機密” ；遭受損害的是泄露“秘密” 。保密工作的方針是什么？答：我國《保密法》明確規(guī)定：“保守國家秘密的工作，實行積極防范，突出重點，既確保國家秘密又便利各項工作的方針。 ”這一工作方針由三部分組成：積極防范——保密工作要把立足點放在預防上，以防為主，防患于未然，要積極地防范。突出重點——從秘密的層次上來說，國家秘密是重點；從秘密的等級上來說，絕密級是重點；從秘密的分布上來說，國家秘密相對集中的地區(qū)和部門是重點；從涉密的人員上來說，接觸國家秘密較多的各級領導者和經管國家秘密事項的專職人員是重點。既確保國家秘密，又便利各項工作——在保密工中，要正確處理保密與各項工作的關系。保密工作要結合各項業(yè)務工作進行，不能孤立地強調保密。保密的特點是什么？答：由于保密與秘密在涵義上的差異，其特點有所不同。保密具有以下特點：（1）.封閉性——保密的封閉性是由秘密的隱蔽性決定的。任何類型的秘密，如果不人為地加以保守和保護，就會泄露出去，或.者被外人竊取。從情報學的角度看，秘密就是情報；保密就是對秘密情報加以封鎖，防止失密、泄密；保密工作，就是對自己內部可能產生的失、泄密所采取的一系列防范措施。保密實踐表明，在保密范圍和保密期限內，秘密被封閉的越嚴密，保密和保密工作就越有成效。（2）排他性——排他性是保密的另一個顯著特點。所謂排他性，就是對于不該知密的外部勢力，如敵對的的情報、間諜活動，堅決予以抵御與排斥。黨和國家設置的保密機關，立法和行政機關發(fā)布的保密法規(guī)，以及對失、泄密事件所采取的法律和行政措施等，就是保密的排他性在實際工作中的體現(xiàn)。（3）.利益性——從根本意義上講，保密就是為了保護某種利益，使之不受或少受損害。保密對于國家來說，是維護國家的安全和利益；保密對于單位來說，是維護單位的安全和利益。如果保密與利益無關，保密也就失去了意義?？梢哉f，維護某種利益是保密的基本出發(fā)點，也是保密的根本目的的之所在。正因為如此，保密才受到世界各國和各個行業(yè)的普遍重視。（4） ．相對性——保密的相對性，是指保密有一定的范圍和一定的時間。其具體表現(xiàn)是：任何保密都是有時間性，此一時保守的秘密事項，彼一時就可能成為公開的信息；任何保密都有空間性，再絕密的事項，也有一定的知密范圍，哪怕是一兩個人；密與非密沒有固定不變的界限，超過了一定的界限，保密也就失去了價值.1.新時期對秘書職業(yè)道德提出了怎樣的要求？答：隨著市場經濟的發(fā)育和成熟，社會對秘書職業(yè)道德建設提出了更高的要求。第一，在政治上過得硬，要同黨中央保持一致；第二，要培養(yǎng)一個好的作風，要深入實際，密切聯(lián)系群眾；要兢兢業(yè)業(yè)，勤勤懇懇；要講求效率，講求質量；第三，對自己要嚴格要求，在廉政問題上要以身作則，在辦公廳工作要有光榮感、責任感，不能有特殊感、優(yōu)越感；第四，要不斷提高業(yè)務素質，其中最重要的是要有很高的政治水平。在秘書的資格體系中，職業(yè)道德是最根本、最重要的構成因素，它是知識、能力和心理等其他構成因素的核心和靈魂。2.什么是知識，什么是能力？簡述知識和能力之間的關系答：知識，是人們在改造客觀世界的實踐活動中所獲得的認識成果。能力是指一個人掌握了知識并運用知識解決問題、完成本職工作的本領。知識與能力是兩個既相關聯(lián)系又相區(qū)別的概念。知識是對客觀世界級實踐活動的概括反映，能力是調解行動和活動的相應的心理過程的概括化的結果。知識與能力又是相互聯(lián)系和相互轉化的，知識是能力的前提基礎，過人