時(shí)間觀念與時(shí)間管理.ppt

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假如現(xiàn)在你個(gè)人的生命處于0～100歲之間，接下來(lái)我們來(lái)玩一個(gè)游戲。請(qǐng)準(zhǔn)備一張長(zhǎng)條紙用筆將它劃成10份。中間部分剛好一份代表生命中的10年，分別寫上10、20等，最左邊的空余部分寫上“生”字，最右邊的空余部分寫上“死”字。下面我給大家出幾個(gè)問(wèn)題，請(qǐng)大家按我提的要求去做：,惠風(fēng)堂職業(yè)規(guī)范【關(guān)于時(shí)間】：時(shí)間管理，有些人用年計(jì)算生命，而我們就算不用秒計(jì)算我們的工作時(shí)間，也得精確到分鐘。當(dāng)你想想自己每一分鐘在做什么，而不虛度掉一分鐘時(shí)，相信過(guò)不了幾百分鐘，你就發(fā)現(xiàn)自己的工作已經(jīng)有一定的成效?；蒿L(fēng)堂工作作風(fēng)“兩效”：講究效率和效益效益：做最重要的事，做最有益的事。效率：合理安排統(tǒng)籌每項(xiàng)工作，不浪費(fèi)資源，有效率的完成組織工作。,時(shí)間觀念與時(shí)間管理,第四章,“你忙嗎？”“要是忙的話，能有多忙？”“忙得有目的嗎？還是瞎忙？”“是忙得心力交瘁，還是忙而快樂(lè)著？”,yesorno?,恭喜你，保留并堅(jiān)持你的方法吧，并多介紹經(jīng)驗(yàn)！,還可以，方向正確，但需要進(jìn)一步提升技能。,當(dāng)心哦，你需要重新審視你的時(shí)間管理方法了。,你迫切需要學(xué)習(xí)時(shí)間管理并付諸實(shí)施。,1-3個(gè)yes,4-7個(gè)yes,8-11個(gè)yes,12-16個(gè)yes,調(diào)查顯示，“沒(méi)有時(shí)間觀念”已經(jīng)成為職場(chǎng)的第二大惡習(xí)，僅僅位于無(wú)責(zé)任感之后，比例高達(dá)76%。,,1,時(shí)間觀念強(qiáng)最直接最基本的是不遲到,守時(shí)是職業(yè)道德基本要求，職場(chǎng)基本表現(xiàn)為是否準(zhǔn)時(shí)到達(dá)公司、會(huì)晤地點(diǎn)和會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)等。提前5-10分鐘到達(dá)可熟悉一下當(dāng)天的工作任務(wù)和清單，穩(wěn)定一下心神。解決遲到有很多種方法，關(guān)鍵在于心態(tài)的調(diào)整，調(diào)整好自己的生物鐘，養(yǎng)成好的生活習(xí)慣和遵守時(shí)間的習(xí)慣。,2,時(shí)間觀念強(qiáng)表現(xiàn)在辦事不拖拉,,一旦自己對(duì)待某項(xiàng)工作開(kāi)始拖拉和逃避時(shí)，就默默告訴自己，拖拉會(huì)帶來(lái)嚴(yán)重后果，并在心理把這些后果放大100倍，同時(shí)設(shè)想快速行動(dòng)起來(lái)給自己帶來(lái)的利益和好處，并將它們放大100倍。這樣一對(duì)比，就可以使自己的工作激情高漲起來(lái)。,3,時(shí)間觀念強(qiáng)表現(xiàn)在按時(shí)完成工作任務(wù),,通常員工無(wú)法完成任務(wù)的借口是：任務(wù)比較棘手、時(shí)間太短、執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)意外等外在因素，很少有人將責(zé)任歸結(jié)為自身的原因。時(shí)間太短和執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)意外都是時(shí)間管理的問(wèn)題，任務(wù)的每一個(gè)步驟都計(jì)劃好了執(zhí)行需要時(shí)間，但在做計(jì)劃時(shí)也要充分考慮意外可能耗費(fèi)的時(shí)間。,4,時(shí)間觀念強(qiáng)表現(xiàn)在有事提前打招呼,,很多員工遲到，從來(lái)不和主管說(shuō)明原因，但業(yè)務(wù)員最重要的就是守時(shí)，如果無(wú)法及時(shí)趕到，可以打電話事先跟對(duì)方說(shuō)明情況，也是對(duì)對(duì)方基本的尊重和負(fù)責(zé)。,5,時(shí)間觀念強(qiáng)表現(xiàn)在懂得利用外部黃金時(shí)間,,所謂外部黃金時(shí)間就是外部資源最齊備的時(shí)候，最能幫你解決、回答問(wèn)題的時(shí)候，最能為你提供信息的時(shí)候。很多聰明的員工選擇在午飯的時(shí)候去經(jīng)理辦公室談話，這個(gè)時(shí)候經(jīng)理沒(méi)有什么事情，時(shí)間充足，可以邊吃邊談。同事之間則盡量等別人完成工作后再去打擾。流水工作要配合別人的時(shí)間做計(jì)劃。,佛經(jīng)里有個(gè)故事發(fā)人深思。有個(gè)國(guó)王身邊有左右兩個(gè)大臣，國(guó)王總是偏愛(ài)左邊的大臣，不喜歡右邊的大臣。右邊的大臣覺(jué)得奇怪，不知道自己為何失寵，他只好仔細(xì)觀察對(duì)方的一舉一動(dòng)。原來(lái)，他發(fā)現(xiàn)每次國(guó)王一吐痰，那個(gè)受寵的大臣就立刻伸腳去替國(guó)王把痰擦掉，以此贏得了國(guó)王的歡心。這個(gè)大臣恍然大悟，立刻如法炮制，可是每次都慢了一步，趕不上對(duì)方的時(shí)間，也一直爭(zhēng)取不到替國(guó)王擦痰的機(jī)會(huì)。后來(lái)他想到一個(gè)“捷足先登”的辦法，下定決心非搶到先機(jī)不可，就在下一次國(guó)王要吐痰的時(shí)候，他看準(zhǔn)了時(shí)間、空間，飛起一腳踹上國(guó)王的嘴巴替他擦痰，這下可好，不但把國(guó)王的門牙都“擦”掉了，還擦得國(guó)王滿嘴都是血，也終于搶先一步把國(guó)王的恩寵完全擦掉了。,那么，請(qǐng)各位思考,應(yīng)該如何管理好自己的時(shí)間呢？,明確目標(biāo),樹(shù)立正確時(shí)間觀念,確定事情優(yōu)先順序,有效制定計(jì)劃表,適時(shí)檢查計(jì)劃表,立即行動(dòng),養(yǎng)成習(xí)慣,美國(guó)有一位警察在執(zhí)行任務(wù)時(shí)受傷，傷愈后永遠(yuǎn)失去了自由活動(dòng)的能力，只能坐在輪椅上度過(guò)他的余生。他恨透了使他受傷的罪犯，發(fā)誓要將其繩之以法，為此，他不顧別人的勸阻，積極參與搜索和緝捕罪犯的活動(dòng)，經(jīng)過(guò)10年的不懈努力，在他的積極參與下，罪犯終于受到應(yīng)有的懲罰，為此他也得到了很高的榮譽(yù)。但是，不久之后，他自殺了，在遺書中他寫道：“罪犯已經(jīng)被繩之以法了，我不知道應(yīng)如何度度我的余生”。,明確的目標(biāo)是進(jìn)行時(shí)間管理的前提和基礎(chǔ)。如果沒(méi)有了目標(biāo)，沒(méi)有了前進(jìn)的放向，整日無(wú)所事事，就根本談不上時(shí)間管理。這個(gè)警察開(kāi)始時(shí)有明確的目標(biāo)——將罪犯繩之以法，當(dāng)這個(gè)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)后，他失去了生存的目標(biāo)，時(shí)間對(duì)他來(lái)說(shuō)變得多余和痛苦。如果一個(gè)員工沒(méi)有工作目標(biāo)，時(shí)間也就無(wú)關(guān)緊要了。,一個(gè)人在不同的場(chǎng)合、年齡或心理狀態(tài)下，對(duì)時(shí)間可能會(huì)有不同的感覺(jué)。這些感覺(jué)之間往往是相互矛盾的。例如有時(shí)會(huì)認(rèn)為“光陰似箭，日月如梭”，有時(shí)則認(rèn)為“時(shí)間像蝸牛一樣地爬行”，甚至有時(shí)更認(rèn)為“時(shí)間停止運(yùn)行了?！痹偃缧枰鉀Q的問(wèn)題太多時(shí)，人們總是感到“時(shí)間不夠支配”，但是當(dāng)無(wú)所事事時(shí)，又會(huì)感到“不知如何打發(fā)時(shí)間”。事實(shí)上，時(shí)間過(guò)的“快與慢”，往往是人的一種極為主觀的感覺(jué)。因此，要想有效管理時(shí)間必須建立正確的時(shí)間觀念。,,制定計(jì)劃,,勞逸結(jié)合,,根除浪費(fèi),,循序漸進(jìn),,追求成果,要追求成果目標(biāo)。只是埋頭苦干而不計(jì)成果，對(duì)工作與個(gè)人就只有苦勞而沒(méi)有功勞了，實(shí)質(zhì)是浪費(fèi)了時(shí)間。,要循序漸進(jìn)。絕大部分工作是分配在若干時(shí)日而逐漸完成的，而絕不是一口氣突擊完成的。,制定計(jì)劃表。每天按照個(gè)人時(shí)間安排為自己定一個(gè)時(shí)間計(jì)劃表，并嚴(yán)格遵守。,要根除浪費(fèi)時(shí)間的習(xí)慣。根除做事的不良習(xí)性，不能以天性為托辭。,要注重效益。一天打20個(gè)電話，看似頗有效率，但如果沒(méi)有一件事辦成，其效益還不如做好充分準(zhǔn)備打5個(gè)電話。欲速則不達(dá)，是倉(cāng)促行動(dòng)而省略籌劃的結(jié)果。,要加強(qiáng)計(jì)劃性，勞逸結(jié)合。休閑的時(shí)間與休閑的項(xiàng)目是工作計(jì)劃中不可缺少的部分。,,注重效益,在一次上時(shí)間管理的課上，教授在桌子上放了一個(gè)裝水的罐子。然后又從桌子下面拿出一些正好可以從罐口放進(jìn)罐子里的“鵝卵石”。當(dāng)教授把石塊放完后問(wèn)他的學(xué)生道：“你們說(shuō)這罐子是不是滿的？”“是?！彼械膶W(xué)生異口同聲地回答說(shuō)?！罢娴膯幔俊苯淌谛χ鴨?wèn)。然后再?gòu)淖赖紫履贸鲆淮槭?，把碎石子從罐口倒下去，搖一搖，再加一些，再問(wèn)學(xué)生：“你們說(shuō)，這罐子現(xiàn)在是不是滿的？”這回他的學(xué)生不敢回答得太快。最后班上有位學(xué)生怯生生地細(xì)聲回答道：“也許沒(méi)滿?！薄昂芎?！”教授說(shuō)完后，又從桌下拿出一袋沙子，慢慢的倒進(jìn)罐子里。倒完后，於是再問(wèn)班上的學(xué)生：“現(xiàn)在你們?cè)俑嬖V我，這個(gè)罐子是滿的呢？還是沒(méi)滿？”“沒(méi)有滿?！比嗤瑢W(xué)這下學(xué)乖了，大家很有信心地回答說(shuō)?！昂脴O了！”教授再一次稱贊這些“孺子可教也”的學(xué)生們。稱贊完了后，教授從桌底下拿出一大瓶水，把水倒在看起來(lái)已經(jīng)被鵝卵石、小碎石、沙子填滿了的罐子。當(dāng)這些事情都做完后，教授正色地問(wèn)他班上的同學(xué)：“你們從上面這些事情中學(xué)到了什么重要的道理？”,一位學(xué)生回答：“無(wú)論我們的工作多忙，行程排得多滿，如果要逼一下的話，還是可以多做些事情的，這門課講的是時(shí)間管理?！苯淌诼?tīng)到這樣的回答后，點(diǎn)了點(diǎn)頭，微笑道：“答案不錯(cuò)。但并不是我要告訴你們的重要信息?！闭f(shuō)到這里，這位教授故意停頓了一下，用眼睛向全班同學(xué)掃了一遍說(shuō)：“我想告訴各位的重要信息是，如果你不先將大的鵝卵石放進(jìn)罐子里，你也許以后永遠(yuǎn)也沒(méi)機(jī)會(huì)把它們?cè)俜胚M(jìn)去了?！?做事情一定分輕重緩急，否則，在一些無(wú)關(guān)緊要的事情上浪費(fèi)時(shí)間和精力，最后可能一事無(wú)成。日常工作中也會(huì)面臨同樣的問(wèn)題，每天都會(huì)有很多事情要做，如果把精力和時(shí)間浪費(fèi)在一些雞毛蒜皮的小事情上，真正重要的事情就沒(méi)有時(shí)間去做了。工作整理，就是要對(duì)每天所要做的工作進(jìn)行一次徹底的梳理，區(qū)分出哪些工作是自己必須做的，哪些工作是自己不能做的，哪些工作是可以授權(quán)或委托給：部屬或同事來(lái)做的。經(jīng)過(guò)工作整理，對(duì)那些需要自己做的工作，需要進(jìn)行進(jìn)一步的分析，哪些工作應(yīng)該先做，哪些工作可以后做。一般而言，確定工作的順序主要的兩個(gè)重要指標(biāo)：事情的緊急性、事情的重要性。,,打發(fā)時(shí)間時(shí)做浪費(fèi)生命,,授權(quán)或另約時(shí)間忙且盲目,,定出時(shí)間待會(huì)做淡定從容,,立即去做壓力山大,,,,,,緊急,重要,等待/閑聊/閑逛/看熱鬧無(wú)謂的會(huì)議/應(yīng)酬嗜好沉迷（游戲）新聞/微博,任何非預(yù)約事項(xiàng)干擾電話/QQ/微信下屬請(qǐng)示與報(bào)告日常文件批閱別人求幫忙,目標(biāo)/計(jì)劃各種溝通（角色）培訓(xùn)工作/培養(yǎng)下屬知識(shí)管理/技能提升防患未然（鍛煉、防火）,二象限轉(zhuǎn)過(guò)來(lái)燃眉之急的問(wèn)題/任務(wù)危機(jī)（看病、救火）,,時(shí)間殺手,20世紀(jì)初，一個(gè)名叫艾維李的人給伯利恒鋼鐵公司的創(chuàng)辦人施瓦布寫了一封信。他在信中說(shuō)：“施瓦布先生，我現(xiàn)在想您推薦一種絕佳的時(shí)間管理方法。請(qǐng)?jiān)囉萌齻€(gè)月然后按照您的估價(jià)給我的幾個(gè)點(diǎn)子回寄一張支票。如果一文不值，您也就用不著給我回寄任何東西了?！比齻€(gè)月后，施瓦布給他寄去了一張金額為2.5萬(wàn)美元的支票。艾維李價(jià)值2.5萬(wàn)美元的秘密究竟是個(gè)什么樣子呢？其實(shí)他們并不神秘，但卻是簡(jiǎn)單有效的：1、每天列出一張數(shù)目為十項(xiàng)左右的待辦事項(xiàng)清單。2、按照優(yōu)先度，給這些任務(wù)排出先后次序，從1~10。3、從第一項(xiàng)任務(wù)開(kāi)始，依次按照順序處理所有代辦事項(xiàng)。4、萬(wàn)一沒(méi)有完成，不要緊，因?yàn)橹辽倌阋呀?jīng)把最重要的事情辦好，其余的事情留給明天又有何妨？,這個(gè)小故事告訴我們：首先我們要有工作的計(jì)劃，可能是一天的、一個(gè)星期的、一個(gè)月的、一個(gè)季度的、半年的、一年的、三年的、五年的、甚至于一生的，也就是說(shuō)我們必須知道自己要做什么；然后，依據(jù)事情的輕重緩急，進(jìn)行排序，管理方法中有一種按照重要和緊迫程度對(duì)事情進(jìn)行分類二維象限方法，采用這種分類方法可以使人們?cè)谟?jì)劃的基礎(chǔ)上明晰自己的工作目標(biāo)；然后，逐一的完成工作。這是一種很好的把握自己的時(shí)間，成為高效的時(shí)間管理者的使用方法。當(dāng)然，最重要的是要積極工作的心態(tài)和在第一時(shí)間行動(dòng)的態(tài)度。,有了計(jì)劃表，是否嚴(yán)格執(zhí)行，需要適時(shí)地進(jìn)行檢查。比如晚上睡覺(jué)前，翻一翻你當(dāng)天的計(jì)劃表，檢查一下你執(zhí)行的情況和進(jìn)度，對(duì)已經(jīng)完成的事情，及時(shí)從表中去掉；對(duì)尚未完成的事情，檢討未完成的原因，及時(shí)督促計(jì)劃表的按時(shí)執(zhí)行，會(huì)有助于你下一天工作的安排和完成。建議每天都要撥出小段時(shí)間來(lái)制訂計(jì)劃，有人喜歡上班前，利用家里安靜的時(shí)間來(lái)做這件事；另外還有一些人會(huì)在下班前制訂出明天的計(jì)劃，因?yàn)樵谶@段銜接的時(shí)刻，今天發(fā)生過(guò)的事記憶猶新，用以鞭策來(lái)日最恰當(dāng)。,從前，有一座山，山上有一種鳥叫寒號(hào)鳥。山腳下有一堵石崖，崖上有一道縫，寒號(hào)鳥就把這道縫當(dāng)做自己的窩。石崖前面有一條河，河邊有一棵大楊樹(shù)，楊樹(shù)上住著喜鵲。寒號(hào)鳥和喜鵲面對(duì)面住著，成了鄰居。冬天快要到了。喜鵲開(kāi)始早出晚歸，銜回來(lái)一些枯枝，忙著壘巢，準(zhǔn)備過(guò)冬。寒號(hào)鳥卻整天飛出去玩，累了回來(lái)睡覺(jué)。喜鵲說(shuō)：“寒號(hào)鳥，別睡覺(jué)了，天氣這么好，趕快壘窩吧。”寒號(hào)鳥不聽(tīng)勸告，躺在崖縫里對(duì)喜鵲說(shuō)：“你不要吵，太陽(yáng)這么好，正好睡覺(jué)。冬天說(shuō)到就到了，寒風(fēng)呼呼地刮著。喜鵲住在溫暖的窩里。寒號(hào)鳥在崖縫里凍得直打哆嗦，悲哀地叫著：“哆羅羅，哆羅羅，寒風(fēng)凍死我，明天就壘窩。”第二天清早，風(fēng)停了，太陽(yáng)出來(lái)了，暖烘烘的。喜鵲對(duì)寒號(hào)鳥護(hù)送：“趁著天氣好。趕快壘窩吧。”寒號(hào)鳥不聽(tīng)勸告，伸伸懶腰，又睡覺(jué)了。如此這般，日復(fù)一日。天越來(lái)越冷了，終于有一天，當(dāng)太陽(yáng)升起來(lái)時(shí)，可憐的寒號(hào)鳥再也沒(méi)有醒來(lái)。,拖延的代價(jià)實(shí)在是太大了。莎士比亞有句名言：“放棄時(shí)間的人，時(shí)間也會(huì)放棄他?！比羰菚r(shí)間放棄了你，等待你的將是無(wú)限制的惡性循環(huán)，如果不及時(shí)醒悟，后果將不堪設(shè)想。拖延使你陷入煩躁的情緒。一件事久辦未完，在心里沉沉甸甸地壓著，好像陷入了不可自拔的泥坑。拖延使你要處理的問(wèn)題越積越多，每天對(duì)著桌面上堆積如山的未處理的工作，卻不知從何下手，結(jié)果往往是丟了這件忘了那件，一件不成又半途而廢，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，結(jié)果問(wèn)題是越來(lái)越多。拖延使你一再地遭受心理挫折，它會(huì)使你對(duì)自己越來(lái)越失去信心，你開(kāi)始懷疑自己的能力，或者遷怒于所處的工作環(huán)境，產(chǎn)生怨氣，抱怨自己的才能得不到發(fā)揮或者老是有這樣那樣的事來(lái)阻礙你的工作。拖延還會(huì)使你前途黯淡，與晉升無(wú)緣。一個(gè)上司絕不會(huì)一而再，再而三地容忍部下辦事拖拉，不講求實(shí)效，做不出什么業(yè)績(jī)來(lái)。老板需要的是強(qiáng)有力的輔助者，而不是優(yōu)柔寡斷的跟隨者。員工隨時(shí)都要提醒自己“凡事拒絕拖延，現(xiàn)在開(kāi)始行動(dòng)”這句話。,一個(gè)人一天的行為中，大約只有5%是屬于非習(xí)慣性的，而剩下的95%的行為都是習(xí)慣性的。即便是打破常規(guī)的創(chuàng)新，最終可以演變成為習(xí)慣性的創(chuàng)新。根據(jù)心理學(xué)的研究結(jié)果：3周以上的重復(fù)會(huì)形成習(xí)慣；3個(gè)月以上的重復(fù)會(huì)形成穩(wěn)定的習(xí)慣，即同一個(gè)動(dòng)作，重復(fù)3周就會(huì)變成習(xí)慣性動(dòng)作，形成穩(wěn)定的習(xí)慣。時(shí)間并非取之不盡，用之不竭，而持之以恒的時(shí)間管理可以讓有限的時(shí)間價(jià)值最大化。,工作效率低，辦事拖拉時(shí)間觀念差，工作時(shí)磨磨蹭蹭工作時(shí)眉毛胡子一把抓，經(jīng)常找不到主次經(jīng)常被電話、不速之客干擾，任由發(fā)展，不會(huì)說(shuō)不上班時(shí)間不緊湊，晚上加班干沒(méi)有目標(biāo)、沒(méi)有計(jì)劃、人云亦云零碎時(shí)間都被隨意打發(fā)掉，不會(huì)利用零碎時(shí)間沒(méi)有時(shí)間安排表，由別人來(lái)安排不會(huì)休息、不會(huì)娛樂(lè)、沒(méi)有空閑,每天花10分鐘作計(jì)劃每周都將自己的工作排出優(yōu)先順序在高效能的時(shí)間里完成重要的工作會(huì)有效利用零星時(shí)間文件柜或辦公桌整潔、條例清楚在固定的時(shí)間里處理往來(lái)的函件盡量將無(wú)用的文件處理掉,,好習(xí)慣,,壞習(xí)慣,備忘錄和宣傳品放在電腦上,重要聯(lián)系人名單貼在電腦上,電話機(jī)被紙張淹沒(méi)了,廢紙溢出未清理,廢紙撒落在地上,閱讀文件塞入文檔中被遺忘了,文件數(shù)量在膨脹，卻未隨時(shí)更新,文件柜中充斥著無(wú)關(guān)的資料,管理時(shí)間從清理辦公桌開(kāi)始,只打開(kāi)正在使用的文件,發(fā)函文件經(jīng)常清理,只保留當(dāng)前的來(lái)函文件,文件都是最新的,最頻繁使用的文檔極易拿到,電話伸手可及,常用文檔靠近辦公桌,無(wú)用的東西及時(shí)清除,管理時(shí)間從清理辦公桌開(kāi)始,