GTD時間管理.ppt

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GTD,時間管理,GettingThingDone,時間比金錢更重要,2019/12/23,計算：你的每秒價值多少呢？,2019/12/23,行政(自我工作管理)能力１．時間管理與排定２．目標與標準設定３．計劃與安排工作溝通(與人溝通協(xié)調)能力４．傾聽與組織訊息５．給予明確的訊息６．獲得正確的訊息,督導(建立工作團隊)能力７．訓練教導與授權８．評估部屬與績效９．行為規(guī)范認知(思考清晰縝密)能力１０．問題確認與解決１１．決斷與風險衡量１２．清晰思考與分析,“管理才能評鑒”測評的經理人12項能力,2019/12/23,今天，你的時間如何安排？科學or非科學？！接下來與你共同分享世界500強企業(yè)的時間管理之道!,2019/12/23,,,,,3.GTD的開始,2.GTD的方法,4.GTD的意義,1.GTD的簡介,搞定它，我只要2分鐘,我們的工作效率：蝸牛還是獵豹,規(guī)劃人生，改變自己,痛苦的第一周，成功的一生,目錄,2019/12/23,GTD是英文GettingThingsDone的縮寫,是由效率管理專家DavidAllen開創(chuàng)的一套完整個人管理系統(tǒng)。GTD是一套讓你變得輕松自如，事半功倍的方法。國內目前已有部分GTD愛好者群，通過學習這樣的一種行為管理方法來給自己增加能力值。,GTD簡介,2019/12/23,任務籃（Inbox）下一步跟蹤垃圾桶某天也許已存檔已完成,GTD簡介——收集,2019/12/23,把每個項目用思維導圖來體現(xiàn)提綱每個行動都有時間及相關負責人信息項目的目標清晰明確、可衡量、可達成、合乎實際、具時效性,GTD簡介——項目或下一步行動,2019/12/23,事務重要性分類：四象限方法,GTD簡介——加工分類,,,,不重要但緊急（幫丈母娘交水費）,重要且緊急(陪女朋友逛街),不重要不緊急（陪老婆逛街）,重要不緊急（陪客戶喝茶）,雜事安排,2019/12/23,計劃——設定每天，每周的最重要的事(MIT)。每周，列下你需要完成的重大事件，把他們排進日程表。每天，列出1-3個最重要的事(MITs)。這樣，你的每一天和每一周都被設定了目標，你總是在完成那些最重要最有用的事情！,GTD簡介——日程安排,2019/12/23,,每日回顧每天處理收集箱，這樣永遠不會有一大堆事等你；每天回顧日程安排，修改來不及完成的安排。每天回顧周月計劃，調整安排。每周回顧周月計劃回顧項目回顧日程及行動安排調整,GTD簡介——回顧,2019/12/23,,GTD的方法,2019/12/23,,大腦是用來思考，不是用來記事的。,GTD的方法,2019/12/23,目標清晰，100%發(fā)揮自己的資源。建立一個能夠保持順暢工作流程的工作體系。因為掌控全局，所以隨心所欲。GTD已被許多世界頂級機構（包括微軟、洛克希德、甲骨文、世界銀行和美國司法部等）視為成功的工作習慣來推廣。,GTD的方法,2019/12/23,,,過去、現(xiàn)在、未來一連串事件連成線讓你的時間里發(fā)生該發(fā)生的事無法管理時間便無法管理一切,時間是什么？,2019/12/23,“時間殺手”TimeKillers,2019/12/23,影響時間效率的因素,1、電話2、打擾者、突然來訪者3、會議（預約、沒預約）4、爭吵、發(fā)火5、缺乏目標、時間計劃、優(yōu)先計劃6、雜亂的辦公室和工作桌、個人的無序性7、無效率的代表、委托人8、作無用的嘗試9、同一時間，想法、嘗試過多10、不現(xiàn)實的時間期望11、無效的的通訊12、下屬的訓練和發(fā)展不充分13、拖延、猶豫、作白日夢14、不會說“不”15、努力不徹底、或努力改變16、自己做纏人過多的細節(jié)17、員工不足或工作不力18、社會的、閑在的談話19、缺少自律,20、保持優(yōu)越感21、錯誤的傾聽22、缺少反饋23、爭議、個人問題24、憂慮、恐懼、焦急25、不充分的計劃、錯誤的變更26、等待27、記憶本身28、差的記憶29、對結果行為的迷惑30、疲勞、討厭31、責備其它32、壓力、緊張33、不充分的工具與設備34、公司策略35、不充分的登記系統(tǒng)36、過多的文案工作、郵件、讀物37、寵物、外界活動38、不耐煩、草率39、不懂該做先做的事,2019/12/23,創(chuàng)造時間MakingTime時間是稀缺商品，“創(chuàng)造時間”是不可能的，但你一定能夠在有限的時間里做更多的事情。,2019/12/23,,提高事件掌握度，可以提高自我價值區(qū)分優(yōu)先順序：20%的重要事情產生80%的結果做對的事情比把事情做對更重要,時間管理的關鍵：,2019/12/23,創(chuàng)造時間第一招：做好規(guī)劃,2019/12/23,為什么要做計劃,“上君，盡人之智；中君，盡已之智；下君，盡已之力”---商鞅“謀和斷是哈佛職業(yè)經理的兩大職能”---哈佛職業(yè)經理箴言“如果說遠見不是管理的全部的話，那它至少是管理的核心部分”---法約爾,2019/12/23,PLAN計劃,計劃是什么？不計劃的原因是什么？長期計劃周計劃,2019/12/23,怎樣做好計劃,計劃工作的著眼點計劃的基礎與關鍵——目標計劃的內容計劃制定的一般過程特別提示計劃錦囊,2019/12/23,主導價值:什么對我最重要?,主導價值范例：冒險、健康、專業(yè)、誠實、信念、正直、事業(yè)、朋友、家庭、成長、教育、人際關系、自由、快樂、責任、勇氣、感恩、奉獻、財富、幸福、忠誠、合作、團隊、智慧、堅韌、美貌、玩樂、卓越、成功、積極、樂觀、創(chuàng)造、奮斗、謙虛、心態(tài)……,2019/12/23,關于使命宣言的幾個問題,我什么時候感到幸福并充滿成就感？我的個人活動中最有價值的活動是什么？我在事業(yè)上最有價值的活動是什么？我有哪些天賦、才能、優(yōu)點及能力？什么事情最能激勵我，令我著迷并充滿激情？我如何能為社會做出最大貢獻？,2019/12/23,長期目標,SMART目標我的長期目標：主導價值觀角色使命,,,2019/12/23,每周計劃,1.2.3.4.,,,,,2019/12/23,哈佛的調查,哈佛大學有一個非常著名的關于目標對人生影響的跟蹤調查。對象是一群智力、學歷、環(huán)境等條件都差不多的年輕人，調查結果如下：27%的人沒有目標60%的人目標模糊10%的人有比較清晰的短期目標3%的人有比較清晰的長期目標,2019/12/23,墨非定律,(1)凡是可能出錯的都會出錯；(2)每次出錯的時候，總在最不可能出錯的地方；(3)不論您估算多少時間，計劃的完成都會超出期限；(4)不論您估算多少的開銷，計劃的花費都會超出預算；(5)您做任何事情之前，都必須先做一些準備的工作。,2019/12/23,設定目標的SMART原則,Specific——目標要具體Measurable——目標必須是可衡量的Attainable——目標是可能實現(xiàn)的Relevant——目標是切合實際的Trackable（Timebound）——可跟進，要設定時間表。,2019/12/23,耶魯大學設定目標七步驟,先擬出您期望達到的目標；列出好處：您達到這目標有什麼好處?列出可能的障礙點：您要達到此目標之障礙；列出所需資訊：思索需要那些知識、協(xié)助、訓練等；列出尋求支持的對象；訂定行動計劃：一定要有一個行動計劃；訂定達成目標的期限。,2019/12/23,計劃的內容,“如何做”——實現(xiàn)目標的行動方案（途徑、方法等）“如何分工”——各成員分別做什么，分別承擔什么樣的責任“何時做”——準備時間、起止時間、進度安排“涉及范圍”——涉及哪些部門、哪些地理范圍“投入多少資源”——成本、費用、代價“應變措施”——考慮應付意外的對策,2019/12/23,制定計劃的一般過程,1.圍繞最終目標，明確當前目標范圍☆要點：計劃方向與最終目標一致；初步鎖定當前目標區(qū)域☆針對點：明確當前做什么；估算當前能做到大致什么程度2.根據(jù)SMART原則，制定初步目標☆要點：使當前目標逐步成為好的工作目標☆針對點：好的工作目標是計劃的核心；SMART原則3.根據(jù)歷史數(shù)據(jù)，現(xiàn)實情況，修訂目標☆要點：與過去比較，確定改進；收集相關信息，評估影響因素；調整初步目標☆針對點：好的工作目標是計劃的核心；SMART原則4.分為關鍵目標和日常目標并明確達成標準☆要點：關注關鍵領域，維持一般領域；定好標尺☆針對點：分清既定目標群中的主次；定位要達到的標準,2019/12/23,5.制定相應行動方案☆要點：分析實現(xiàn)目標所需解決的問題☆針對點：考慮怎樣做、技術路線問題6.落實責任人、獎懲☆要點：落實每個目標由誰負責、由誰執(zhí)行、由誰協(xié)調、由誰檢查，并明確相應的獎懲措施☆針對點：責任到位；獎罰分明7.制訂進度表☆要點：各項行動方案的時間問題、資源供給情況、成本等☆針對點：約束條件8.分配資源☆要點：分配需要的資源、需要投入的時間和投入的量☆針對點：資源保證9.審定計劃☆要點：評價計劃的完整性和可行性☆針對點：計劃與最終目標的必然聯(lián)系,制定計劃的一般過程,2019/12/23,特別提示,“計劃無須事無巨細”、“凡事計劃則不如無計劃”?！安恍枰笮∈露贾苊苡媱?，不必具體計劃那些無關緊要的事”。只須周密計劃好最緊要的20％，其余的80％事情只要有備忘就足夠了！,2019/12/23,計劃錦囊,*計劃的基礎和關注核心是目標。*好的目標要符合SMART原則。*目標要有主次之分和優(yōu)先順序。*目標設定最后期限，專人負責。*防火重于救火，預先評估問題。,2019/12/23,創(chuàng)造時間第二招：要事第一（確定優(yōu)先順序）,2019/12/23,,,有效的行動,,,,,緊急,不重要,重要,不緊急,時間矩陣圖,2019/12/23,2019/12/23,創(chuàng)造時間第三招：組織得當,2019/12/23,5－SPractice五常法－－改善品質及生產力的關鍵,2019/12/23,“常組織”活動概要,2019/12/23,討論：如何使辦公室成為省時工作站？,雜亂無章的辦公室：你會因此無法控制工作；生產率下降；分心、疲勞、緊張；使同事或其他目睹桌面狀況的人對你留下不好的印象。,2019/12/23,方法：及時處理，一次完成Filing歸檔Executionm執(zhí)行Circulation傳閱Abandonmen廢棄,處理文書,2019/12/23,工作簡化法,崔西定律：任何工作的困難度與其執(zhí)行步驟的數(shù)目平方成正比；簡化工作是所有成功主管的共同特質，工作愈簡化，愈不會出問題。,2019/12/23,剔、合、排、簡,剔——剔除運用5W1H查問法，試試哪些可以剔除：WHY?為何做？——不做可以嗎？WHAT?做什么？——不這樣做可以嗎？WHERE?在那里做？——一定要在這個部門做嗎？WHEN?何時做？——換個時間可以嗎？HOW?如何做？——變通辦法做可以嗎？合——合并流程內的各項手續(xù)，試一試哪些可以合并排——重經過剔除、合并以后，剩下的手續(xù)按順序重排簡——簡化經過剔、合、排之后，是否最簡？能不能再簡化，以達到最好的效果。,2019/12/23,創(chuàng)造時間第四招：與人共事,2019/12/23,問自己：你做了什么能夠由別人，并且應該由別人做的事？為什么不授權？為什么要授權？什么是授權？授權要訣,授權,2019/12/23,有效地溝通,,,,,,,,You,YourColleagues,YourPeople,YourBosses,OtherDept.,YourDept.,,,,,,2019/12/23,創(chuàng)造時間第五招：應付“時間殺手”,2019/12/23,應付時間殺手,十大省時要訣時間管理八大對策善用時間的良好習慣,2019/12/23,十大省時要訣,1.了解自己的生理時鐘，掌握個人生活的韻律，在最清醒的時間做最重要的事。2.工作前一定整理文件及用具，工欲善其事，必先利其器。3.制作每日、每周、每月工作計劃表，按步就班心中壓力自然紓緩。4.重視開始，做好準備，才能一路順暢。5.勿忘優(yōu)先順序，先將應完成工作分類，每一次的出擊達最高效益。,2019/12/23,6.勇于授權委任，可以交給別人做的事，不一定攬在自己身上，讓自己去做最有價值的事情。7.一鼓作氣，企劃、創(chuàng)意、思考的事情一旦順手就不要停頓下來。8.放棄完美主義，任何事情經過評估有勝算就放手去做。9.絕不拖延工作，該做的事絕不以任何理由、借口推拖。10.保持輕松，凡事全力以赴只要己經盡全力對自己能負責，保持輕松愉快的心情吧！,2019/12/23,善用最有效率的時段,2019/12/23,時間管理八大對策,設定工作及生活目標，并分別其優(yōu)先次序。每天把要做的事列出一張清單。執(zhí)行工作應照已訂之優(yōu)先次序。自思“現(xiàn)在做什么事最能有效地利用時間”，然后立即去做。把不必要的事丟開。每次只做一件事。做事力求完成。立即行動，不可等待、拖延。,2019/12/23,善用時間的良好習慣,1、做事有計劃------明白自己將要做什么2、真正把時間看得很寶貴------時間是財富3、懂得處理事情的輕重緩急-----懂得做先做的事4、凡事不能拖拉-----今天能做的事今天做--并讓您的下屬也知道您的習慣。5、重點的事重點對待-----懂得關門做事6、要為下屬形成一些習慣和程序-----讓他們知道什么時候該做什么和不做的后果，根本不需要您的催促。7、懂得分工授權----實際上下屬可以幫您處理許多煩瑣事務，花很多時間處理小事情是非常不明智的。,2019/12/23,8、不要貪大求全和拘泥形式-----做事情看效果，而不一定看是否所有的程序都走到。9、不要去處理重復出現(xiàn)的事情----這樣的事您應該總結一下，看看能不能程序化，或者把引起這種事情的原因杜絕掉。10、善于利用零星時間-----一個人難免會有等人、等車、買菜等的時候，利用這些時間來整理思路或看書等。11、有的事情可以一心幾用-----如邊看電視邊整理內務。12、學會說“不”------無謂的應酬可能浪費您大量的時間。13、學會利用工具------利用電腦可以使您高效得到所需的信息、或減少重復的文字工作，利用記事本、通訊錄、臺歷等有助于您有計劃地利用時間。,2019/12/23,創(chuàng)造時間第六招：與拖延決戰(zhàn),2019/12/23,?成功是一種習慣，賺錢是一種義務，快樂是一種權利。成功、富有、快樂的微笑最好！?成功者有成功者的習慣，失敗者有失敗者的習慣。?成功很難，不成功更難！,培養(yǎng)良好的習慣,2019/12/23,凈是處理無關緊要的事，而非必須優(yōu)先解決的問題；你必須著手一篇重要的報告，你卻在整理桌上的東西；不替一位大客戶準備簡報,卻打電話給一個小客戶；延誤了和孩子共度的時光,等到他們快長大成人為時已晚。,什么是拖延？,2019/12/23,浪費了今天每天都是一個遺憾的生活逃避積極的人生長期在壓力下工作的憂慮待處理問題的不斷增多健康不良暗淡的前途優(yōu)柔寡斷的生活,拖延的代價,2019/12/23,做好規(guī)劃,每天都計劃并寫下當天要做的事情。有比較長遠的理想（五年）。每周都安排一些時間去計劃未來。對現(xiàn)時如何使用時間有清楚的了解。按目標去計劃如何使用時間。為自己手頭的工作找生趣。對自己的工作感興趣。找些時間去定立目標，不要每天都把自己弄得忙得喘不過氣來。,2019/12/23,定下優(yōu)先順序,知道每件工作的輕重緩急。將每天的工作依輕重緩急來分類。在適當?shù)臅r候委任他人去執(zhí)行任務。在明知沒有時間去承擔更多工作時，就斷然拒絕新的工作。技巧地處理，不要因為情面而答應承擔更多不能承擔的工作。依問題的輕重緩急馬上下手去處理，不要堆積。優(yōu)先處理生命中你認為重要的事。懂得授權，要假手于人，不是事事都要親力親為。,2019/12/23,組織得當,清除那些在工作環(huán)境中使人不能集中精力工作的東西；把工作上需要的東西放在方便取用的地方；用日記簿安排每日的時間與約會；確保工作地方一切東西都運作正常，使工作能順利進行；為每樣東西找個“家”；將需要的資料放好，以免費時失事；將文件歸檔，不要堆滿桌面；盡量集中在一個地方工作。,2019/12/23,與人共事,做個“人民幣”式的人物；做好自己該做的事，幫助同事做有助于自己工作完成的事；善于溝通，樂于溝通；發(fā)揚團隊精神，與他人一起工作；學習同事省時的好辦法；,2019/12/23,避免荒廢時間,只出席那些真正需要出席的會議；專心工作，作出各種安排去減少騷擾；盡量多用更有效的方法溝通而少用文書；懂得婉拒不速之客；善用電話；善用旅途和等候時間；減少身旁無聊的人，全心投入工作；懂得授權，不要只靠自己處理積壓的工作。,2019/12/23,與拖延決戰(zhàn),面對艱難的工作時，馬上著手處理，不要找借口拖延；爭取第一時間完成手上的工作，不要別人多次催促；把艱巨的問題優(yōu)先在清早處理；把困難的工作優(yōu)先辦妥；面對艱難工作時要提起精神，控制自己的情緒，不要厭倦，緊張和不安；馬上行動，不要說“不知從何入手”而延遲開展工作；積極面對，不要因為工作困難而遲遲不展開工作；坐言起行，不要說因為需要把事情做更深入的了解而把事情拖延。,2019/12/23,GTD的開始——痛苦的第一周,2019/12/23,給Jerry打電話，跟進昨天的商務談判情況,有空去打籃球,銷售分析報表今天要交,準備國慶節(jié)去旅游,當當網買的書快到了,周五上午會議室開例會,家里牙膏沒了,給家里打電話，詢問最近情況,電話快欠費了,下周一出差訂票,2019/12/23,你需要一個籃子，收集想法,2019/12/23,,清空你所有的雜亂事項,2019/12/23,制定計劃,制定待辦清單,找出自己最有效率的時間段千方百計保護它！,良好睡眠、堅持運動、保持愛好,2019/12/23,首先，制定計劃,1、給Jerry打電話，跟進昨天的商務談判情況2、家里牙膏沒了3、當當網買的書快到了4、銷售分析報表今天要交5、給家里打電話詢問最近情況6、周五上午會議室開例會7、國慶節(jié)準備去旅游8、電話快欠費了9、有空去打籃球10、下周一出差訂票,2019/12/23,然后，把想法從籃子取出，進行處理,不可執(zhí)行,可執(zhí)行,,隨時查看籃子里收集到的想法,1、給小張打電話，跟進昨天的商務談判情況2、家里牙膏沒了3、當當網買的書快到了4、銷售分析報表今天要交5、給家里打電話匯報詢問最近情況6、周五上午會議室開例會7、國慶節(jié)準備去旅游8、電話快欠費了9、有空去打籃球10、下周一出差訂票,,,可執(zhí)行,單個行動Singleactions,項目projects,尋找下一步行動nextaction,你需要進行的具體可見的下一個步驟，清晰的目的導向，從當前的實際指向完成。,DavidAllen的解釋：,什么是下一步行動？,最有效的下一步行動,它是可執(zhí)行的它可以在一定的時間內完成它指向清晰的目標你是完成它的最佳人選,best,,,,,從想法到行動，正確的描述很重要,1、給Jerry打電話，跟進昨天的商務談判情況2、家里牙膏沒了---明天去超市買牙膏3、當當網買的書快到了---接收當當網買的書4、銷售分析報表今天要交5、給家里打電話詢問最近情況6、周五上午會議室開例會7、國慶節(jié)準備去旅游8、電話快欠費了---上淘寶網給手機充值100元9、有空去打籃球10、下周一出差訂票---打電話給Lucy，訂張去北京的機票,行動,行動,行動,行動,行動,行動,項目,行動,行動,給下一步行動分分類,下一步行動的第四類2分鐘原則,給行動清單分分類,1、給Jerry打電話，跟進昨天的商務談判情況2、明天去超市買牙膏3、接收當當網買的書4、銷售分析報表今天要交5、打電話回家詢問最近情況6、周五上午科室病例討論會7、準備國慶節(jié)旅游8、上淘寶網給手機充值100元9、下周一出差訂票,2分鐘行動,scheduled,2分鐘行動,Doasap,scheduled,項目,2分鐘行動,scheduled,delegated,,,,2,1、給Jerry打電話，跟進昨天的商務談判情況2、打電話回家詢問最近情況3、做銷售分析報表,1、接收當當網買的書,1、明天去超市買牙膏明天晚上2、周五上午會議室例會周五上午9點3、今晚上淘寶網給手機充值今天晚上,1、訂去北京的機票Lucy,2019/12/23,一個人需要通過記錄的方式把頭腦中的各種任務移出來，通過這樣的方式，頭腦可以不用塞滿各種需要完成的事情，而集中精力在正在完成的事情，是一種消滅壓力的高效工作方法。,總結：,2019/12/23,GTD的意義,2019/12/23,“做我們希望做的事”，時間管理會使我們在工作中，利用時間更有效在有限的時間里做更多的工作平衡我們花費在工作中的時間，留出更多的時間給我們自己和家人成為時間的主宰，使生活感到輕松,2019/12/23,“避免做我們不希望做的事”，時間管理使我們減少可能被浪費的時間避免忘記去做重要的事避免倉促上陣，失去主動避免因遲到而失信于人避免天天在時間的壓力下度過人生,2019/12/23,時間管理不是去管理時間，而是自我管理拋棄陋習引進新的工作方式和生活習慣制定目標妥善計劃及分配時間權衡輕重、權力下放自我約束、持之以恒速度與效果并重,2019/12/23,Definitionoftimemanagement:tocontinuallyurgeoneselftochangehis/herworkingstylesandlivinghabitsandtoeffectivelyusetimesoastoimprovehis/herworkefficiencyandqualityoflivingandtoliveamoreenrichingandmeaningfullife.時間管理：不斷的督促自己改變工作方式和生活習慣,有效地使用時間,務求提高工作效率和生活素質,使人生更豐富和更有意義。,2019/12/23,Thankyou!,