淺談大數(shù)據(jù)時(shí)代事業(yè)單位檔案文件管理的信息化建設(shè)

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1、淺談大數(shù)據(jù)時(shí)代事業(yè)單位檔案文件管理的信息化建設(shè) 摘要]在大數(shù)據(jù)技術(shù)高速開(kāi)展的時(shí)代，信息公開(kāi)是一項(xiàng)重要的政府公共效勞。文章針對(duì)事業(yè)單位文件管理信息化進(jìn)程中存在的人事建設(shè)、觀念層次、文件查詢、文件數(shù)據(jù)平安方面的問(wèn)題，提出相應(yīng)的解決方案，以提升事業(yè)單位檔案文件管理信息化能力，推動(dòng)檔案文件管理信息化建設(shè)工作。 [關(guān)鍵詞]大數(shù)據(jù)時(shí)代;信息化;檔案文件管理;事業(yè)單位 2021 [中圖分類(lèi)號(hào)]G271[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A[文章編號(hào)]1673-0194〔2021〕16-0-02 0引言 檔案文件管理信息化指數(shù)據(jù)信息技術(shù)在日常文件管理中的綜合應(yīng)用及對(duì)檔案文件內(nèi)容信息的數(shù)字化管理和應(yīng)用。大數(shù)據(jù)時(shí)代，事業(yè)

2、單位檔案文件管理方法將由關(guān)注紙質(zhì)文件管理轉(zhuǎn)化為通過(guò)電子設(shè)備對(duì)檔案文件進(jìn)行數(shù)字化存儲(chǔ)、管理。在檔案文件管理工作者統(tǒng)一規(guī)劃下，對(duì)文件信息資源進(jìn)行數(shù)字化利用，能夠提高公共事業(yè)效勞效率，提升對(duì)外效勞水平;推動(dòng)事業(yè)單位檔案文件管理工作向信息化、數(shù)據(jù)化、科學(xué)化、社會(huì)化開(kāi)展。 1事業(yè)單位檔案文件管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題 1.1檔案文件管理工作者專(zhuān)業(yè)知識(shí)與技能水平偏低 由于局部機(jī)構(gòu)對(duì)文件管理工作的重視程度不夠或經(jīng)費(fèi)限制，事業(yè)單位缺乏對(duì)相關(guān)檔案文件管理工作者進(jìn)行系統(tǒng)性的專(zhuān)業(yè)學(xué)習(xí)與入職培訓(xùn)。公共事業(yè)單位從事文件管理工作的人員普遍存在學(xué)歷等級(jí)偏低;文件管理信息化思維薄弱;身兼多職，難以保證文件管理工作的質(zhì)量，

3、導(dǎo)致文件管理信息系統(tǒng)難以應(yīng)用新技術(shù)和新體系。在沒(méi)有專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)的情況下，文件管理工作人員只能完成一些根底的統(tǒng)計(jì)、整理工作，難以對(duì)文件信息數(shù)據(jù)進(jìn)行多輪精密處理，甚至并不熟悉計(jì)算機(jī)的操作，在實(shí)際工作中存在效率低、質(zhì)量差，遇到問(wèn)題無(wú)法及時(shí)、有效地反響給上級(jí)部門(mén)的情況，導(dǎo)致事業(yè)單位文件管理信息化建設(shè)工程無(wú)限停滯。 1.2領(lǐng)導(dǎo)及職工管理觀念和方式相對(duì)落后 在開(kāi)展事業(yè)單位檔案文件信息管理過(guò)程中，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)該工作的重視程度直接影響各項(xiàng)檔案文件管理信息化建設(shè)任務(wù)的進(jìn)度。大多事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)及職工對(duì)檔案文件管理工作缺乏正確的理解、認(rèn)識(shí)，僅僅認(rèn)為檔案文件資料只需要進(jìn)行妥善保存，防止喪失、損壞或遺漏，他們對(duì)檔案文件管理

4、信息化工作的催促力度缺乏，未能對(duì)檔案文件管理信息化建設(shè)進(jìn)程進(jìn)行總體規(guī)劃與系統(tǒng)設(shè)計(jì)。文件管理人員的管理方式落后，容易導(dǎo)致檔案文件遺失、破損或者開(kāi)展低效率的檔案文件管理活動(dòng)，給檔案文件管理工作、來(lái)往查詢?nèi)藛T帶來(lái)很大的困擾和麻煩。 1.3傳統(tǒng)紙質(zhì)文件管理過(guò)程存在缺陷 目前，大多數(shù)事業(yè)單位的文件管理工作仍沿用傳統(tǒng)紙質(zhì)文件進(jìn)行存儲(chǔ)和管理。在實(shí)際的查詢與借閱過(guò)程中：首先，需要通過(guò)當(dāng)面登記或 預(yù)約的方式，向檔案文件管理工作人員提出文件調(diào)度申請(qǐng);其次，經(jīng)多方批準(zhǔn)后由文件管理部門(mén)代為查找所需卷宗;最后，由申請(qǐng)人登門(mén)拜訪，實(shí)地閱覽所需文件。在此期間，無(wú)論是在等待檔案文件查詢申請(qǐng)的批準(zhǔn)環(huán)節(jié)，還是需要配備相關(guān)

5、文件管理人員在檔案儲(chǔ)藏室查找所需要的卷宗環(huán)節(jié)，都會(huì)消耗大量人力、物力、財(cái)力和時(shí)間，嚴(yán)重影響雙方的效率。此外，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案文件在公開(kāi)借閱、查詢的過(guò)程中存在缺陷，任何意外行為都會(huì)造成檔案受到不同程度的損壞，且難以進(jìn)行監(jiān)督。 1.4數(shù)據(jù)平安問(wèn)題尚未受到足夠重視 事業(yè)單位文件涉及眾多企業(yè)、個(gè)人的隱私文件，具有極強(qiáng)的私密性，這是在事業(yè)單位檔案文件管理部門(mén)在檔案文件管理信息化建設(shè)工作中不得不考慮的一個(gè)問(wèn)題。但是，就目前的情況而言，公共機(jī)構(gòu)文件管理人員進(jìn)行文件管理信息建設(shè)時(shí)往往容易無(wú)視文件數(shù)據(jù)的私密性、平安性，特別是在將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換為電子文件的過(guò)程中，受到諸多外界因素的影響，導(dǎo)致文件信息泄露、遺失，嚴(yán)重

6、影響檔案數(shù)據(jù)的平安性和完整性，為未來(lái)的檔案文件管理工作留下重大平安隱患。此外，檔案管理信息化建設(shè)主要利用電子計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、局域網(wǎng)效勞器站點(diǎn)等電子設(shè)備開(kāi)展信息化管理工作，一旦遭到黑客入侵，電子文件數(shù)據(jù)就會(huì)泄露，而任何檔案內(nèi)容的泄露，都會(huì)產(chǎn)生嚴(yán)重的連鎖反響，直接影響企事業(yè)單位及所屬員工的人身、信息、財(cái)產(chǎn)平安。 2事業(yè)單位檔案文件管理信息化建設(shè)的改進(jìn)策略 2.1提升對(duì)檔案文件管理信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí) 為了彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案文件管理信息建設(shè)中存在的漏洞，事業(yè)單位檔案文件管理部門(mén)應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)負(fù)責(zé)單位文件管理工作的相關(guān)負(fù)責(zé)人的思想教育工作。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)小組在實(shí)際的檔案文件管理信息化工作的建設(shè)過(guò)程中，要積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)

7、的管理理念，了解文件管理信息化的重要意義和作用，加大資源投入力度，提高信息化管理水平，實(shí)現(xiàn)信息化管理的可持續(xù)開(kāi)展。首先，事業(yè)單位行政決策者需要改變認(rèn)識(shí)，當(dāng)代的文件管理工作不僅僅是單一的管理工作，更是一項(xiàng)具有公共、公開(kāi)特征的社會(huì)性效勞，這需要事業(yè)單位檔案文件管理部門(mén)從文件保存、共享、調(diào)取、人才隊(duì)伍建設(shè)、資金、設(shè)備等多方面對(duì)檔案資料進(jìn)行信息化處理。其次，端正對(duì)檔案信息化管理建設(shè)的態(tài)度，把該工作當(dāng)作一項(xiàng)公共事業(yè)單位重要的內(nèi)部管控工作內(nèi)容進(jìn)行開(kāi)展和構(gòu)建，促使檔案管理工作適應(yīng)時(shí)代的開(kāi)展變化，為國(guó)家、社會(huì)公眾提供準(zhǔn)確、實(shí)時(shí)、高效的文件信息數(shù)據(jù)，滿足當(dāng)前社會(huì)文化、政治和經(jīng)濟(jì)等多角度開(kāi)展需要。最后，考慮檔案文

8、件管理工作的平安性和保密性問(wèn)題，設(shè)立獨(dú)立檔案文件儲(chǔ)存室，選擇適宜位置放置文件資料及相關(guān)電子設(shè)備;建設(shè)綜合監(jiān)控系統(tǒng)，分別進(jìn)行供電;加固門(mén)窗，安裝電子鎖;建立面部識(shí)別登記系統(tǒng)，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員出入，最大限度地保證文件數(shù)據(jù)的平安。 2.2提高檔案文件管理工作者的專(zhuān)業(yè)知識(shí)與技能 可靠先進(jìn)的檔案文件信息化管理體系需要由專(zhuān)業(yè)人員建立和維護(hù)。在文件管理工作中，人才屬于決定性因素，因此，事業(yè)單位在文件管理信息化建設(shè)中應(yīng)尤為注意對(duì)事業(yè)單位文件管理工作者進(jìn)行專(zhuān)業(yè)知識(shí)與技能培訓(xùn)，這是事業(yè)單位檔案文件管理信息化建設(shè)的根底工作。首先，公共事業(yè)單位應(yīng)組織統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)的在職培訓(xùn)，對(duì)參加檔案文件管理工作的人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)評(píng)估，評(píng)估

9、合格前方可錄用入職，保證相關(guān)檔案管理從業(yè)人員具備檔案文件管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能。其次，邀請(qǐng)知名大學(xué)檔案學(xué)、管理信息科學(xué)的教授，對(duì)現(xiàn)有的檔案文件管理工作者定期進(jìn)行輔導(dǎo)、培訓(xùn)。在培訓(xùn)過(guò)程中，事業(yè)單位應(yīng)針對(duì)檔案學(xué)中有關(guān)檔案文件管理的信息化技術(shù)等內(nèi)容建立課程體系，保證檔案工作者提高計(jì)算機(jī)操作水平，在日常檔案文件管理工作中建立信息化思維。同時(shí)，提高檔案工作者的整體素質(zhì)和工作技能，培養(yǎng)出既具有檔案文件管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)又能熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)對(duì)文件信息進(jìn)行信息化錄入、開(kāi)發(fā)、管理的綜合型人才。最后，檔案文件管理部門(mén)還應(yīng)積極引進(jìn)人才，招聘時(shí)應(yīng)優(yōu)先考慮檔案學(xué)專(zhuān)業(yè)、管理科學(xué)專(zhuān)業(yè)的優(yōu)秀畢業(yè)生或有相關(guān)文件管理工作經(jīng)驗(yàn)的社會(huì)人士，不

10、斷充實(shí)、優(yōu)化檔案文件管理工作隊(duì)伍，提高檔案文件管理部門(mén)整體信息化管理建設(shè)程度，為事業(yè)單位檔案文件管理信息化建設(shè)提供內(nèi)在驅(qū)動(dòng)力。 2.3建立全新數(shù)字化檔案文件管理模式 事業(yè)單位在檔案文件管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，要逐漸推行數(shù)字化的工作方式，不斷完善檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)，促進(jìn)檔案資源實(shí)現(xiàn)信息共享。第一步，以電腦儲(chǔ)存方式為主，通過(guò)掃描儀、照相機(jī)、錄像機(jī)、錄音器等設(shè)備對(duì)紙質(zhì)檔案文件進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，再存儲(chǔ)到各個(gè)儲(chǔ)存節(jié)點(diǎn)。第二步，運(yùn)用電腦對(duì)零散的電子檔案文件進(jìn)行掃描、整合、分類(lèi)、修改，使其逐步轉(zhuǎn)化為系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)，并合理排列數(shù)字化電子檔案文件庫(kù)。第三步，升級(jí)并完善數(shù)字化電子檔案文件庫(kù)，分案卷錄入卷宗號(hào)、年份、

11、全宗號(hào)、目錄等相關(guān)文件信息，方便之后的搜索查詢，提高使用效率。 2.4建立全方位的檔案文件管理信息數(shù)據(jù)平安機(jī)制 2.4.1做好單位內(nèi)部的有效保護(hù)工作 事業(yè)單位檔案文件管理部門(mén)應(yīng)設(shè)計(jì)文件錄入、讀取、修改的訪問(wèn)限制程序，將事業(yè)單位負(fù)責(zé)文件管理工作的人員身份信息錄入系統(tǒng)中，訪問(wèn)限制程序會(huì)默認(rèn)這些用戶進(jìn)入白名單，操作不受限制，而對(duì)未在系統(tǒng)內(nèi)登記身份、沒(méi)有提前預(yù)約、未識(shí)別的外部訪客，系統(tǒng)可以進(jìn)行攔截，同時(shí)驗(yàn)證他們的網(wǎng)絡(luò)IP和身份信息，保證文件的機(jī)密性。同時(shí)，建立針對(duì)文件管理人員的文件訪問(wèn)監(jiān)督機(jī)制，記錄每一位內(nèi)部管理者的登錄信息，如使用身份，登錄時(shí)間，文件錄入、讀取、修改等操作行為，并實(shí)時(shí)上傳到主效

12、勞器鎖碼區(qū)，設(shè)立專(zhuān)人負(fù)責(zé)每日審查。做好文件管理信息化建設(shè)的監(jiān)督工作，讓文件管理人員隨時(shí)處在有力的監(jiān)督體系下，標(biāo)準(zhǔn)他們的檔案文件管理工作。 2.4.2保證物理環(huán)境和硬件環(huán)境平安 想要確保物理環(huán)境的平安，事業(yè)單位不僅需要將內(nèi)外網(wǎng)進(jìn)行物理隔離，還要將內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)各個(gè)網(wǎng)段進(jìn)行有效隔離。根據(jù)國(guó)務(wù)院及有關(guān)平安保密部門(mén)的網(wǎng)絡(luò)平安規(guī)定，涉及國(guó)家秘密的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，不得直接或間接與國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)或其他公共信息網(wǎng)相連接，必須實(shí)行物理隔離。因此，檔案部門(mén)必須嚴(yán)格別離內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)和國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)，防止內(nèi)部數(shù)據(jù)和機(jī)密通過(guò)網(wǎng)絡(luò)流出，危害檔案部門(mén)的信息平安。 2.4.3確保系統(tǒng)平安和應(yīng)用平安 事業(yè)單位檔案文件管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立多種應(yīng)

13、急預(yù)案，做好應(yīng)對(duì)互聯(lián)網(wǎng)攻擊的準(zhǔn)備，并在電子計(jì)算機(jī)中安裝獨(dú)立安保系統(tǒng)，及時(shí)抵御黑客攻擊、竊取行為，提高電子文件數(shù)據(jù)的平安性和可靠性，盡量防止文件喪失或泄露。想要確保檔案管理系統(tǒng)的平安，最主要的是確保檔案數(shù)據(jù)的平安。為了有效防止惡意攻擊和惡意篡改，事業(yè)單位檔案文件管理部門(mén)要采用數(shù)字證書(shū)、動(dòng)態(tài)口令、加密等手段。同時(shí)，還要采取多種儲(chǔ)藏方式，在系統(tǒng)遭到惡意攻擊時(shí)能夠迅速恢復(fù)數(shù)據(jù)，保證檔案管理工作正常開(kāi)展。 主要參考文獻(xiàn) 【1】劉明陽(yáng).大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下事業(yè)單位檔案信息化管理分析[J].黑龍江檔案，2021〔3〕：68. 【2】楊揚(yáng).濟(jì)南市事業(yè)單位檔案管理問(wèn)題及對(duì)策研究[D].西安：陜西師范大學(xué)，2021. 【3】陳麗.事業(yè)單位檔案信息平安管理研究[D].青島：青島大學(xué)，2021. 【4】許秀英.大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的價(jià)值提升[J].科技經(jīng)濟(jì)導(dǎo)刊， 2021〔19〕：209. 【5】趙錕.機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐及思考[J].檔案，2021〔12〕： 57-59.