秘書與人力資源管理工作分析課件

秘書與人力資源管理工作分析1 秘書與人力資源管理工作分析2工作項目：工作分析工作任務一熟悉工作分析的流程工作任務二遴選工作分析方法工作任務三編寫工作說明書秘書與人力資源管理工作分析3工作分析的流程工作分析的方法工作說明書的編寫流程職能工作分析法工作分析問卷法工作面談法關鍵事件法觀察法實驗法工作日志法工作實踐法秘書與人力資源管理工作分析4工作任務一：熟悉工作分析的流程秘書與人力資源管理工作分析5l工作分析（職務分析、職位分析），是對組織中某個特定工作職務的目的、任務或職責、權力、隸屬關系、工作條件、任職資格等相關信息進行調查、收集與分析，以便對該職務的工作做出明確的規(guī)定，然后加以系統(tǒng)、科學的描述和規(guī)定的活動。l要素：工作內容（what），責任者（who），工作崗位（where），工作時間（when），如何工作（how）為何進行這項工作（why），然后再將該工作的任務要求進行書面描述，整理成文的過程。l工作分析的結果將形成工作描述書與工作規(guī)范書。秘書與人力資源管理工作分析6工作評價與設計工作說明工作分析工作規(guī)范技 能能 力績效評價職業(yè)安全與健康員工與勞動酬薪與福利任 務責 任職 責知 識人力資源規(guī)劃人員的甄選與任用員工培訓與開發(fā)職業(yè)生涯規(guī)劃與管理工作分析以“知事”秘書與人力資源管理工作分析7準備階段調查階段分析階段完成階段在各個階段，秘書人員需要承擔基本的辦會、協(xié)調、調研等職能，同時還需要具體擬寫崗位描述和工作說明書。秘書與人力資源管理工作分析8 1.協(xié)調組建結構合理的工作分析專家機構。 2.協(xié)調確定工作分析的原則、目的、方法及步驟。 3.協(xié)調宣傳、發(fā)動。 4.協(xié)調選定樣本。 5.把各項工作分解成若干個工作元素和環(huán)節(jié)。秘書與人力資源管理工作分析91.設計各種調查問卷和提綱。2.靈活運用調查方法。3.廣泛收集有關信息。4.信息評價。 秘書與人力資源管理工作分析101.仔細審核已收集的各種信息。2.創(chuàng)造性發(fā)現(xiàn)有關工作和任職人的關鍵信息。3.歸納、總結出工作分析所需要的材料和要素。秘書與人力資源管理工作分析111.草擬“工作描述”、“工作規(guī)范”。2.對比“工作描述”、“工作規(guī)范”。3.完善“工作描述”、“工作規(guī)范”。4.評估“工作描述”、“工作規(guī)范”。5.歸檔保存，建立管理制度，為以后的工作分析提供信息。秘書與人力資源管理工作分析12工作任務二：遴選工作分析方法秘書與人力資源管理工作分析13工作分析的方法職能工作分析法工作分析問卷法工作面談法關鍵事件法觀察法實驗法工作日志法工作實踐法秘書與人力資源管理工作分析14l以員工應完成的職能與應盡的責任為核心，列舉員工要從事的工作活動，確定工作活動程度或結果的測量方法。l該方法對每項任務要求作某種詳細的分析，撰寫起來相當費力費時；以定性分析為主，缺乏定量分析，不利于進行不同職位之間的職位信息比較。秘書與人力資源管理工作分析15l管理職位描述問卷法l職位分析問卷法l任務清單問卷法l生理素質分析法 主要了解工作行為、工作特征等秘書與人力資源管理工作分析16l工作面談法是工作分析中大量運用的方法之一，其特點是側重于對工作本身有關特征的分析和研究。該方法主要用于對管理職務的分析，面對面地交流信息，能得到問卷調查難以獲得的許多其他信息，如任職人的工作態(tài)度與動機等，。l面談的主要內容：工作目標、工作內容、工作的性質與范圍、所負的責任。l面談法不宜單獨使用，要與其他方法結合使用。秘書與人力資源管理工作分析17秘書與人力資源管理工作分析18l關鍵事件即是指讓工作成功或失敗的行為特征或事件，側重于對人員本身的特征進行分析和研究，主要目的在于對工作行為準則的研究。l關鍵事件法的不足之處就是：收集關鍵事件要花費大量時間，而且由于這一方法過分關心工作績效的兩種極端情況(“很好”和“很壞”，“有效”和“無效”)，所以忽略了對平均工作績效的考察，且不能對工作提供一種完整的描述。秘書與人力資源管理工作分析19牙醫(yī)的關鍵事件1.準確找到病牙2.正確進行治療秘書與人力資源管理工作分析20l觀察法是指在工作現(xiàn)場運用感覺器官或其他工具、觀察員工的實際工作過程、行為、內容、特點、性質、工具、環(huán)境等，并用文字或圖表形式記錄下來以收集工作信息的一種方法。 l第一，直接觀察法。l第二，階段觀察法。l第三，工作表演法。觀察法主要用來收集強調人工技能的工作信息：搬運工、操作員、文秘等工作。秘書與人力資源管理工作分析21秘書與人力資源管理工作分析22被觀察員姓名： 日期： 觀察者姓名： 觀察時間：工作類型： 工作部門： 觀察內容： 1什么時候開始正式工作? 2上午工作多少小時? 3上午休息幾次? 4第一次休息時間從 到 ？ 5第二次休息時間從 到 ？ 6上午完成產品多少件？ 7平均多少時間完成一件產品? 8與同事交談幾次？ 9每次交談約幾分鐘？ 10室內溫度多少度。 11上午抽了幾支香煙?12上午喝了幾次水? 秘書與人力資源管理工作分析23秘書與人力資源管理工作分析24l實驗法主要可以分為兩種：實驗室實驗法和現(xiàn)場實驗法，它們的主要區(qū)別在于實驗的地點是在實驗室，還是在工作現(xiàn)場。l實驗項目：裝卸工裝卸貨車上的貨物，一般是四個人合作，30分鐘可以裝滿一輛10噸的貨車。實驗目的：多少人合作裝卸貨物效率最高?？煽刂频淖兞渴呛献鞯娜藬蹬c貨車的載重量；觀察變量為裝貨的時間，也是因變量。先由兩個人合作，再由三個人合作，最后由五個人合作，任務都是裝滿一輛10噸的貨車，觀察每次在不同的人數下所需要的裝載時間為多少分鐘。將幾次結果進行統(tǒng)計分析，驗證假設前提。秘書與人力資源管理工作分析25 工作日志法是通過工作任職人自己以工作日記或工作筆記的形式記錄其每天工作活動獲得內容的方法。秘書與人力資源管理工作分析26專業(yè)能力職業(yè)能力獨立學習、獲取新知獨立學習、獲取新知識、技能的能力識、技能的能力制訂工作計劃、工作制訂工作計劃、工作過程、產品質量的自過程、產品質量的自我控制和管理、工作我控制和管理、工作評價評價方法能力社會能力關鍵能力跨崗位、跨專業(yè)、跨職業(yè)的基本素質跨崗位、跨專業(yè)、跨職業(yè)的基本素質人際交往能力、團隊精神、責任心、創(chuàng)新思維能力人際交往能力、團隊精神、責任心、創(chuàng)新思維能力與人交往、合作、共與人交往、合作、共同生活和工作的能力同生活和工作的能力人際交流、勞動組織人際交流、勞動組織能力、群體意識、社能力、群體意識、社會責任心會責任心職業(yè)范圍內的能力職業(yè)范圍內的能力專業(yè)知識、技能、專業(yè)知識、技能、行為方式、職業(yè)態(tài)度行為方式、職業(yè)態(tài)度秘書與人力資源管理工作分析27能力、素質職業(yè)能力基本素質思想修養(yǎng)職業(yè)關鍵能力職業(yè)專門技術能力技術掌握程度公共道德身心素質學習能力經驗積累技術運用程度創(chuàng)新思維和能力工作能力職業(yè)道德秘書與人力資源管理工作分析28職業(yè)：軟件技術員職業(yè)：軟件技術員崗位職業(yè)要求：崗位職業(yè)要求：軟件開發(fā)一線上軟件程序員，能夠將軟件設計階段的成果轉化為軟件產品；能在軟件生產線上按照規(guī)定完成整個工程中的標準件的編程專業(yè)培養(yǎng)目標：專業(yè)培養(yǎng)目標：能夠參與軟件開發(fā)、具有數據庫管理維護能力的程序員基本素質基本素質良好的公民道德與職業(yè)道德素質；合格的思想政治素質；健康的身心素質；基本的人文、科學素質學習能力：學習能力：獲取新知識的能力；掌握新技術、新系統(tǒng)的能力；學習中發(fā)現(xiàn)問題、分析問題和歸納 總結的能力；工作能力：工作能力：完成工作任務能力；適應新環(huán)境能力；團隊合作能力；協(xié)調能力。創(chuàng)新思維和能力：創(chuàng)新思維和能力：學習中能提出不同見解的能力職業(yè)專門技術能力：職業(yè)專門技術能力：程序設計數據庫應用系統(tǒng)開發(fā)Web應用開發(fā)數據庫管理與維護軟件測試與產品開發(fā)職業(yè)能力職業(yè)能力秘書與人力資源管理工作分析29職業(yè)：成衣設計師職業(yè)：成衣設計師崗位職業(yè)要求：崗位職業(yè)要求：服裝設計、服裝制板、服裝工藝、服裝營銷專業(yè)培養(yǎng)目標：專業(yè)培養(yǎng)目標：適應市場急需的服裝專業(yè)設計人才、制板人才、經營管理人才和專業(yè)技術熟嫻的高級技工基本素質基本素質良好的公民道德與職業(yè)道德素質；合格的思想政治素質；健康的身心素質；基本的人文、科學素質；基本的政治素養(yǎng)學習能力：學習能力：提取信息能力；獲取新知識的能力；掌握新技術、新設備、新系統(tǒng)能力等。工作能力：工作能力：敏銳的時尚意識把握流行動態(tài)；較強敬業(yè)精神；發(fā)現(xiàn)問題、解決問題的能力；運用所學知識提出工作方案，完成工作任務的能力；安全意識；團隊合作能力。創(chuàng)新思維和能力：創(chuàng)新思維和能力：學習中能提出不同見解能力；提出多種解決問題能力等職業(yè)專門職業(yè)專門技術能力：技術能力：服裝設計服裝制板服裝工藝服裝推銷職業(yè)能力職業(yè)能力秘書與人力資源管理工作分析30工作任務三：編寫工作說明書秘書與人力資源管理工作分析31l工作說明書（職位說明書、職務說明書），是對組織各類崗位在工作性質、工作任務、工作責任、工作權限、工作內容和工作方法以及本崗位人員的資格條件等所做的統(tǒng)一要求。l工作說明書一般包括兩大部分，即工作描述書與工作規(guī)范書。l工作描述書：對工作所包含的任務、職責、責任以及其他特征的確定。l工作規(guī)范書：對完成工作的任職人所具備的知識、技能及其他特征的說明。秘書與人力資源管理工作分析32 工作說明書一般由組織的人力資源部門協(xié)調各部門統(tǒng)一制作、歸檔并管理。實際的工作說明書一般由職位所在部門秘書擬寫，經負責人確認后向人力資源部門提交。秘書與人力資源管理工作分析33l工作描述具體說明工作的目的與任務、工作內容與特征、工作責任與權利、工作標準與要求、工作時間與地點、工作流程與規(guī)范、工作環(huán)境與條件等問題。l工作描述沒有標準的格式，但是規(guī)范的工作描述書一般應包含以下內容：工作概況、工作目的、工作職責、工作規(guī)模、工作條件與物理環(huán)境、社會環(huán)境、聘用條件。工作描述秘書與人力資源管理工作分析34工作名稱：招聘主管 所屬部門：人力資源部 直接上級：人力資源部經理工作代碼：XLHR一021 工資等級：913 工作目的：為企業(yè)招聘優(yōu)秀、適合人才工作要點1.制定和執(zhí)行企業(yè)的招聘計劃2.制定、完善和監(jiān)督執(zhí)行企業(yè)的招聘制度3.安排應聘人員的面試工作工作要求：認真負責、有計劃性、熱情周到工作責任1.根據企業(yè)發(fā)展情況，提出人員招聘計劃2.執(zhí)行企業(yè)招聘計劃3.制定、完善和監(jiān)督執(zhí)行企業(yè)的招聘制度4.制定面試工作流程5.安排應聘人員的面試工作6.應聘人員材料的管理，應聘人員材料、證件的鑒別7.負責建立企業(yè)人才庫8.完成直接上級交辦的所有工作任務衡量標準1.上交的報表和報告的時效性和建設性2.工作檔案的完整性3.應聘人員材料完整性工作難點：如何提供詳盡的工作報告工作禁忌：工作粗心，留有首尾，不能有效地向應聘者介紹企業(yè)情況職業(yè)發(fā)展道路：招聘經理、人力資源部經理秘書與人力資源管理工作分析35l對工作任職人要求的說明，即為完成特定工作所需必備的生理要求與心理要求。主要包括以下方面的內容。l一般要求。包括年齡、性別、學歷、工作經驗等。學歷可分為六個等級：研究生以上、大學本科、大學?？?、高中和中專、初中、小學以下。l生理要求。包括健康狀況、力量與體力、運動的靈活性、感覺器官靈敏度。l心理要求。包括一般智力、觀察力、集中力、記憶力、理解力、學習能力、解決問題能力、創(chuàng)造力、數學計算能力、語言表達能力、決策能力、交際能力、性格、氣質、興趣、愛好、態(tài)度、事業(yè)心、合作性、領導能力等。秘書與人力資源管理工作分析36工作名稱：招聘主管 所屬部門：人力資源部 直接上級：人力資源部經理工作代碼：XLHR021 工資等級：913(一)生理要求年齡：23歲至35歲 性別：不限 身高：女性155170米 男性160185米體重：與身高成比例，在合理范圍內均可 聽力：正常視力；矯正視力正常健康狀況：無殘疾、無傳染病 外貌：無畸形，出眾更佳聲音：普通話發(fā)音標準，語音和語速正常(二)知識和技能要求1.學歷要求：本科，大專以上需從事專業(yè)3年以上2.工作經驗：3年以上大型企業(yè)工作經驗3.專業(yè)背景要求：曾從事人事招聘工作2年以上4.英文水平：達到國家四級水平5.計算機：熟練使用WINDOWS Ms Office系列(三)特殊才能要求1.語言表達能力2.文字表述能力3.觀察能力：能夠很快的把握應聘者的心理4.邏輯處理能力：能夠將相并行的事務安排得井井有條(四)綜合素質1.有良好的職業(yè)道德，能夠保守企業(yè)人事秘密2.獨立工作能力強，能獨立完成布置招聘會場、接待應聘人員，評價應聘者非智力因素3.工作認真細心，能認真保管好各類招聘相關材料4.有較好的公關能力，能準確地把握同行業(yè)的招聘情況(五)其他要求1.能夠隨時準備出差2.不可請一個月以上的假期秘書與人力資源管理工作分析37秘書與人力資源管理工作分析38THANKS A LOT!