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1、對事業(yè)單位檔案管理的幾點想法 摘 要:隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展,我國事業(yè)單位的改革也在不斷地深入進行,但是目前事業(yè) 單位的檔案管理還存在著很多問題,這些問題不同程度地影響了事業(yè)單位工作的進行與發(fā) 展,同時也會影響到經(jīng)濟社會服務(wù)功能的發(fā)揮。如何做好檔案管理工作是當(dāng)前每個事業(yè)單 位都在面臨的問題。本文通過對事業(yè)單位檔案管理存在的問題進行闡述,并提出相對的解 決措施。
關(guān)鍵詞:事業(yè)單位;檔案管理;信息化;
隨著經(jīng)濟體制的不斷發(fā)展,企事業(yè)單位發(fā)生了根本變革。但是,計劃經(jīng)濟時期產(chǎn)生的事業(yè) 檔案管理體制卻沒有隨之發(fā)生變化,它與新型制度發(fā)生了激烈的碰撞,使得相當(dāng)數(shù)量的事 業(yè)檔案工作一直處于被動局面,受到嚴重削
2、弱。檔案管理的安全問題日趨嚴重,加強檔案 管理安全刻不容緩。
一、檔案管理的概況
檔案管理包括對檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。其中包括:檔 案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編 輯和研究(見檔案文獻編纂)、檔案提供利用。
由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng)故也有按多層次進行劃分的方法。其第一層次分 檔案實體管理和檔案信息開發(fā)兩個子系統(tǒng),各子系統(tǒng)乂下分若干層次小系統(tǒng)。檔案實體管 理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等工作環(huán)節(jié);檔案信息開發(fā)乂分信息加工和信息輸出 兩部分,信息加工由編制目錄、編輯文獻匯編和編寫參考資料構(gòu)成,信息輸出
3、由提供閱覽、 復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項服務(wù)活動構(gòu)成。整個檔案管理系統(tǒng)及其子 系統(tǒng)在運行中都形成反饋機制。隨著檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展,還將對檔案管理工作的結(jié)構(gòu) 產(chǎn)生新的影響。檔案管理的最終目的是提供檔案信息為社會實踐服務(wù),檔案管理系統(tǒng)的結(jié) 構(gòu)即根據(jù)這一目的而設(shè)置。其中每項工作都必不可少,并有一定程序。它們組成一個有機 整體,為實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)整體功能而發(fā)揮各自的作用,同時也相互關(guān)聯(lián)、相互制約。
二、事業(yè)單位檔案管理目前存在的問題
(-)相關(guān)人員對檔案管理工作重視程度不夠
人事檔案因其內(nèi)容的特殊性,一方面增加了它的神秘性,同時乂很少被外界所了解,在實 際工作中很容易被忽視,即
4、使是人事部門也存在著“說起來重要,做起來次要;用起來需 要,忙起來忘掉”的現(xiàn)象。
近年來,事業(yè)單位進行用人制度改革,實行崗位聘用制,壓縮人員編制,人事檔案大多都 由組織或人事部門干部兼管,而沒有像其他類別的檔案那樣設(shè)置專職檔案人員進行管理, 由此造成了檔案管理的隨意性。人事檔案的整理、審核、鑒定工作只是事到臨頭才去做, 而不能將工作關(guān)口前置,按要求進行整理。人事部門除了利用已掌握的數(shù)據(jù)材料外,對部 分重要信息的查實與確認,不得不直接查閱人事檔案。然而,在利用人事檔案的過程中, 許多過去不曾注意的問題浮出水面,從而使人事檔案工作不得不面臨新的挑戰(zhàn)。
(二)人事檔案管理相關(guān)人員業(yè)務(wù)水平不高、配
5、套設(shè)施較差。
事業(yè)單位檔案管理工作多使用兼職或借調(diào)人員,新員工較多,變動頻繁。工作人員很少參 加檔案管理培訓(xùn),檔案材料的搜集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不熟練,管理手段較陳舊, 配套設(shè)施較差,對檔案管理工作精力投入十分有限。有些單位沒有配備專門的檔案室,而 且存放檔案的地方較為狹窄,配套設(shè)備不健全,從而引起檔案材料損壞丟失的現(xiàn)象時有發(fā) 生,人事檔案的整潔、完整和安全受到嚴重破壞。另外,人事檔案整理基本采用手工模式, 由于個人原始文件頻繁調(diào)用,導(dǎo)致原始紙張變舊發(fā)黃、褪色變色等現(xiàn)象時有發(fā)生,嚴重影 響到人事檔案的完整性、安全性和美觀性。
(三)信息技術(shù)在人事檔案管理工作中應(yīng)用不足。
傳統(tǒng)人事檔案
6、管理工作中,人事檔案信息的收集、整理和利用主要由各事業(yè)單位人力資源 部門來完成?,F(xiàn)階段,一些事業(yè)單位在人事檔案管理工作中尚未引進先進的計算機網(wǎng)絡(luò)技 術(shù),信息技術(shù)在檔案資料檢索中應(yīng)用匱乏,調(diào)檔查閱仍習(xí)慣采用手工操作模式,既不利于 檔案的保管,又影響工作效率。
三、對加強事業(yè)單位檔案管理工作的建議
(-)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視干部人事檔案管理工作,把它放在單位干部隊伍建設(shè)的高度來 對待,并將其納入到議事日程。要建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組,定期對檔案管理工作進行檢查、 指導(dǎo)、督促,發(fā)現(xiàn)問題及時解決,建立人事檔案管理達標(biāo)升級考核機制,對人事檔案工作 實行定性定量考核,分級分類指導(dǎo),等級升降動態(tài)管理,進一步推
7、進人事檔案工作制度化、 規(guī)范化和科學(xué)化建設(shè)。
(二)加強檔案工作基礎(chǔ)建設(shè)。要建立堅固的防火、防潮專用檔案庫房,配置鐵質(zhì)的檔案 柜;庫房內(nèi)應(yīng)設(shè)置空調(diào)、去濕、滅火等設(shè)備;庫房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防 高溫等設(shè)施和安全措施應(yīng)經(jīng)常檢查;檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室應(yīng)三室分開。
(三)加強人事檔案管理人員隊伍自身建設(shè),提高人事檔案管理人員素質(zhì)。各級組織人事 部門要選擇政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強的共產(chǎn)黨員從事干部檔案工作。主管部門應(yīng) 定期組織培訓(xùn)業(yè)務(wù)知識,檔案員要勤奮學(xué)習(xí),提高自身素質(zhì)與政治覺悟,踏踏實實地做好 本職工作。
(四)加強人事檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)。人事檔案是人才信
8、息資源庫,合理利用各 種資源,使其最大限度地發(fā)揮作用,必須把先進的科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用于人事檔案管理,以 達到提高工作效率和延長人事檔案壽命的目的。要提高工作效率,就需要對人事檔案實行 計算機輔助管理,利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù),將檔案資料整理輸入計算 機,通過相應(yīng)的技術(shù)處理,將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料,實現(xiàn)人事檔案紙 質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存。
四、結(jié)束語
總之,在事業(yè)單位的人事檔案管理發(fā)展中,其受到的影響來自于制度與社會化,針對這一 改變檔案管理不可避免地出現(xiàn)了缺陷,因此必須利用多元化的措施對人員、制度、技術(shù)、 模式等進行調(diào)整完善,從而使事業(yè)單位的人事檔案管理可以適應(yīng)社會發(fā)展。