會計憑證的填制與審核.ppt

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會計憑證的填制與審核 2011年12月13日 會計培訓 填制原始憑證的基本內容 1 憑證的名稱 2 填制憑證的日期 3 填制憑證單位或填制人姓名 4 經辦人員的簽名和蓋章 5 接受憑證單位的名稱 6 經濟業(yè)務內容 7 數量 單價和金額 填制原始憑證的填制要求 1 記錄要真實2 內容要完整3 手續(xù)要完備4 書寫要清楚 規(guī)范5 編號要連續(xù)6 不得涂改 刮擦 挖補7 填制要及時6 及時性的審查 原始憑證中易出現的錯誤與舞弊 1 內容記載含糊不清 或故意掩蓋事情真象 進行貪污作弊 2 單位臺頭不是本單位 3 數量 單價與金額不符 4 無收款單位簽章 5 開具陰陽發(fā)票 進行貪污作弊 6 在整理和粘貼原始憑證過程中進行作弊 例如 利用單位原始憑證粘貼 整理不規(guī)范的弱點 在進行粘貼 整理時 采用移花接木的手法 故意將個別原始憑證抽出 等以后再重復報銷 或在匯總原始憑證金額時 故意多匯或少匯 達到貪污其差額的目的 7 模仿領導筆跡簽字冒領 8 涂改原始憑證上的時間 數量 單價 金額 或添加內容和金額 原始憑證錯誤的更正 各種原始憑證不能隨意涂改 原始憑證填寫如有錯誤 要使用正確的改錯方法更正 不得涂改 刮擦 挖補或用褪色水改 更正處應當加蓋開出單位的公章 對于文字發(fā)生錯誤的原始憑證 應退回原開出單位重開 或在錯誤處進行更正 并在更正處加蓋更正單位公章及相關人員名章 對于數字發(fā)生錯誤的原始憑證 必須退回原開出單位重開 不可在原錯誤處更正 怎么處理有問題的原始憑證 在審核原始憑證的過程中 會計人員要認真執(zhí)行 會計法 賦予的職責 權限 堅持制度 堅持原則 對違反國家規(guī)定的收支 超過計劃 預算或者超過規(guī)定標準的各項支出 違反制度規(guī)定的預付款項 非法出售材料 物資 任意出借 變賣 報廢和處理財產物資 以及不按國家關于成本開支范圍和費用劃分的規(guī)定亂擠亂攤生產成本的憑證 會計人員應拒絕辦理 對于內容不完全 手續(xù)不完備 數字有差錯的憑證 會計人員應予以退回 要求經辦人補辦手續(xù)或進行更正 對于偽造或涂改等弄虛作假 嚴重違法的原始憑證 會計人員在拒絕辦理的同時 應當予以扣留 并及時向單位主管或上經主管報告 請求查明原因 追究當事人的責任 填寫錯誤的發(fā)票該如何處理 按不同情形分別處理 1 因開票有誤購買方拒收專用發(fā)票的 銷售方須在專用發(fā)票認證期限內向主管稅務機關填報申請單 并在申請單上填寫具體原因以及相對應藍字專用發(fā)票的信息 同時提供由購買方出具的寫明拒收理由 錯誤具體項目以及正確內容的書面材料 主管稅務機關審核確認后出具通知單 銷售方憑通知單開具紅字專用發(fā)票 2 因開票有誤等原因尚未將專用發(fā)票交付購買方的 銷售方須在開具有誤專用發(fā)票的次月內向主管稅務機關填報申請單 并在申請單上填寫具體原因以及相對應藍字專用發(fā)票的信息 同時提供由銷售方出具的寫明具體理由 錯誤具體項目以及正確內容的書面材料 主管稅務機關審核確認后出具通知單 銷售方憑通知單開具紅字專用發(fā)票 填寫票據和結算憑證的基本要求 1 中文大寫金額數字應用正楷或行書填寫 2 中文大寫金額數字到 元 為止的 在 元 之后 應寫 整 或 正 字 在 角 之后可以不寫 整 或 正 字 大寫金額數字有 分 的 分 后面不寫 整 或 正 字 3 中文大寫金額數字前應標明 人民幣 字樣 大寫金額數字應緊接 人民幣 字樣填寫 不得留有空白 大寫金額數字前未印 人民幣 字樣的 應加填 人民幣 三字 在票據和結算憑證大寫金額欄內不得預印固定的 仟 佰 拾 萬 仟 佰 拾 元 角 分 字樣 4 阿拉伯小寫金額數字中有 0 時 中文大寫應按照漢語語言規(guī)律 金額數字構成和防止涂改的要求進行書寫 5 阿拉伯小寫金額數字前面 均應填寫人民幣符號 或草寫 阿拉伯小寫金額數字要認真填寫 不得連寫分辯不清 填寫票據和結算憑證的基本要求 6 票據的出票日期必須使用中文大寫 為防止變造票據的出票日期 在填寫月 日時 月為壹 貳和壹拾的 日為壹至玖和壹拾 貳拾和叁拾的 應在其前加 零 日為拾壹至拾玖的 應在其前加 壹 7 票據出票日期使用小寫填寫的 銀行不予受理 大寫日期未按要求規(guī)范填寫的 銀行可予受理 但由此造成損失的 由出票人自行承擔 8 填寫票據和結算憑證 必須做到標準化 規(guī)范化 要要素齊全 數字正確 字跡清晰 不錯漏 不潦草 防止涂改 票據和結算憑證的 出票日期或簽發(fā)日期 收款人名稱不得涂改 涂改的票據無效 更改的結算憑證 銀行不予受理 對票據和結算憑證上的其他記載事項 原記載人可以更改 更改時應當由原記載人在更正處簽章證明 9 票據和結算憑證金額以中文大寫和阿拉伯數碼同時記載 二者必須一致 不一致的票據無效 銀行不予受理 哪些外來原始憑證不能接受 失真 違規(guī)或不完整的外來原始憑證均不能接受 具體如下 1 應蓋有稅務局發(fā)票監(jiān)制章 填制憑證單位公章的 而未加蓋 2 未填寫填制憑證單位名稱或者填制人姓名 沒有經辦人員的簽名或者蓋章 3 填制單位的名稱與所蓋的公章不符 4 未填寫接受憑證單位名稱或者填寫的名稱與本單位不符 5 憑證的聯次不符 6 憑證有涂改 7 憑證所列的經濟業(yè)務不符合開支范圍 開支標準 8 憑證所列的金額 數量計算不正確 如何對發(fā)票內容進行審核 1 發(fā)票填制的內容是否與發(fā)票種類相符合 2 發(fā)票加蓋的印章是否與票據的種類相符合 報銷票據加蓋印章可以是發(fā)票專用章 也可以是財務專用章 3 票據的屬地 職能是否與票據上加蓋的印章相符合 4 票據客戶名稱填寫是否與報賬單位名稱相一致 5 從票據印制的所屬日期與實際開票日期查驗是否屬過期作廢票據 6 同一本票據號碼的排列先后順序與該票據的填制日期是否合理 7 票據的大小寫金額填寫是否相符以及金額是否正確 8 發(fā)票填制字跡 筆體 筆畫的精細 壓痕是否異常 9 發(fā)票填寫位置是否存在位移 10 報銷票據是否屬白條 收據 所謂白條收據是指報紙雜志訂閱單 培訓費收據 政府部門收費收據等 這種以收據 白條代替發(fā)票或基金票據使用的 其目的是偷逃稅款或私設 小金庫 顯然這樣的票據也是不能報銷的 外來的原始憑證遺失怎樣處理 根據財政部 會計基礎工作規(guī)范 第五十五條的規(guī)定 外來的原始憑證遺失 應當由原開出單位出具證明 證明經濟業(yè)務的內容 原始憑證的號碼 金額 證明必須加蓋原開出憑證單位的公章 然后由接受憑證單位的會計機構負責人 會計主管人員和單位領導人辦理批準手續(xù) 手續(xù)齊全后 才能代作原始憑證 有些外來原始憑證遺失無法取得證明的 例如 飛機票 火車票等可以由當事人寫出詳細情況說明 然后由接受憑證單位的會計機構負責人 會計主管人員和單位領導人辦理批準手續(xù) 手續(xù)齊全后 才能代作原始憑證 完稅憑證丟失如何處理 根據國家稅務總局 關于納稅人遺失完稅憑證處理辦法的批復 國稅函 2004 761號 的規(guī)定 納稅人遺失完稅憑證后 經納稅人申請 主管稅務機關核實稅款確已繳納的 可以向其提供原完稅憑證的復印件 也可以為其補開相關完稅憑證 并在補開的完稅憑證的備注欄注明 原 號完稅憑證遺失作廢 字樣 無票收入的入賬問題 1 收入入賬不是按有票和無票入賬的 而是按每一筆業(yè)務入賬的 無票收入入賬直接按貨款金額除以1 17記入主營業(yè)務收入 再乘0 17記入應交稅費 應交增值稅 銷項稅 2 無票收入的報稅在稅控系統(tǒng)中有專門的錄入窗 3 無票收入入賬前 應確認清楚 對方是否在今后會要發(fā)票 確認需要發(fā)票的話可以留到開票后再做收入 避免進行調整 當然 確實有已經入賬的不需開票收入 后來需要開票時 可以先沖銷入賬時的記賬憑證 再開票重做收入 成本不用處理 但是 稅控系統(tǒng)內要做適當調整 沖減無票收入 增加開票收入 借貸行為發(fā)生的利息支出是否開票 利息支出完全符合 國家稅務總局關于企業(yè)向自然人借款的利息支出企業(yè)所得稅稅前扣除問題的通知 國稅函 2009 777號 文件中關于允許所得稅前扣除條件 是否就不用取得發(fā)票了 發(fā)票管理辦法 國函 1993 174號 第三條規(guī)定 本辦法所稱發(fā)票 是指在購銷商品 提供或者接受服務以及從事其他經營活動中 開具 收取的收付款憑證 第二十條規(guī)定 銷售商品 提供服務以及從事其他經營活動的單位和個人 對外發(fā)生經營業(yè)務收取款項 收款方應向付款方開具發(fā)票 特殊情況下由付款方向收款方開具發(fā)票 通常情況下 要求付款方與合同人以及實際發(fā)生交易方是一致的 國家稅務總局關于進一步加強普通發(fā)票管理工作的通知 國稅發(fā) 2008 80號 第八條規(guī)定 加強日常監(jiān)督 打擊不法活動 二 落實管理和處罰規(guī)定 在日常檢查中發(fā)現納稅人使用不符合規(guī)定發(fā)票特別是沒有填開付款方全稱的發(fā)票 不得允許納稅人用于稅前扣除 抵扣稅款 出口退稅和財務報銷 對應開不開發(fā)票 虛開發(fā)票 制售假發(fā)票 非法代開發(fā)票 以及非法取得發(fā)票等違法行為 應嚴格按照 發(fā)票管理辦法 的規(guī)定處罰 有偷逃騙稅行為的 依照 稅收征收管理法 的有關規(guī)定處罰 情節(jié)嚴重觸犯刑律的 移送司法機關依法處理 根據上述規(guī)定 企業(yè)發(fā)生借貸款行為取得款項 收款方應向付款方開具發(fā)票 付款方未按規(guī)定取得發(fā)票 即使符合 國家稅務總局關于企業(yè)向自然人借款的利息支出企業(yè)所得稅稅前扣除問題的通知 國稅函 2009 777號 文中利息支出的規(guī)定 也不得稅前扣除和財務報銷 費用分攤只取得一張發(fā)票賬務如何處理 問題 同一項費用 如 電費等 僅有一張發(fā)票 當被兩個以上單位分攤時 請問沒有取得發(fā)票的一方是否可以以發(fā)票復印件作為費用列支的依據 這種情況現在的確很普遍 根據 企業(yè)所得稅稅前扣除辦法 第三條的規(guī)定 納稅人申報的扣除要真實 合法 真實是指能提供證明有關支出確屬已經實際發(fā)生的適當憑據 合法是指符合國家稅收法規(guī) 其他法規(guī)與稅收法規(guī)不一致的 以稅收法規(guī)為準 所以一般情況下稅務機關在處理此種問題時如果不能提供合法的發(fā)票 是不允許稅前扣除的 但是也有個別地區(qū)的稅務機關在審查此部分費用的稅前扣除時 要求企業(yè)能提供水 電等公司開給其他分擔費用的公司的發(fā)票復印件 及其他分擔費用的公司在計算各單位分擔金額時的詳細計算過程和依據 是可以稅前扣除的 所以能否稅前扣除 還請與當地主管稅務機關進行進一步的溝通 賬務處理上應該可以采用復印件及其說明作為原始憑證來進行賬務處理 怎么填制記賬憑證 1 選擇書寫工具填制記賬憑證應選擇鋼筆或碳素筆 用蘭黑墨水或碳素墨水書寫 列情況 可以用紅色墨水記賬 l 根據紅字沖賬的記賬憑證沖銷錯誤賬簿記錄 2 在不設借貸等欄的多欄式賬頁中 登記減少數 3 在三欄式賬戶的余額欄前 如未印明余額方向的 在余額欄內登記負數余額 4 根據國家統(tǒng)一會計制度的規(guī)定可以用紅字登記的其他會計記錄 怎么填制記賬憑證 2 要以審核無誤的原始憑證為依據記賬憑證必須附有經審核確認為真實 完整和合法的原始憑證為依據 除結賬和更正錯賬的記賬憑證可以不附原始憑證外 其他記賬憑證必須附有原始憑證 怎么填制記賬憑證 3 正確填制會計科目 子目和編制會計分錄填寫會計科目時 應當填寫會計科目的全稱 不得簡寫 為了便于登記日記賬和明細賬 還應填寫子目甚至細目 在填制記賬憑證時 可以根據一張原始憑證填制記賬憑證 也可以根據若干張同類原始憑證匯總填制記賬憑證 還可以根據原始憑證匯總表填制記賬憑證 但不得將不同內容和類別的原始憑證匯總填制在一張記賬憑證上 否則 就會造成摘要無法填寫 會計科目失去對應關系 記賬時審核困難 也容易造成記賬錯誤 怎么填制記賬憑證 4 確認記賬憑證的種類會計人員應根據原始憑證所記錄的經濟業(yè)務內容 先確定應借 應貸的會計科目 即會計分錄 在采用收 付 轉記賬憑證的情況下 借 庫存現金或銀行存款 填收款憑證 貸 庫存現金或銀行訊款 填付款憑證 借 貸方出現現金或銀行存款 則填付款憑證 借 貸方均未出現現金或銀行存款 則填轉賬憑證 在采用通用記賬憑證的情況下 則無論出現什么類型的會計分錄 都統(tǒng)一使用一種通用記賬憑證 怎么填制記賬憑證 5 填寫記賬憑證的編號記賬憑證的編號按月編寫 編寫方法有三種 1 將一個月的全部經濟業(yè)務 按經濟順序號統(tǒng)一編號 其編號方法簡便 適用于采用通用記賬憑證的單位使用 2 將一個月的全部經濟業(yè)務 分收款業(yè)務 付款業(yè)務 轉賬業(yè)務三類按順序編號 3 將一個月的全部經濟業(yè)務 分現金收款 銀行存款收款 現金付款 銀行存款付款 轉賬業(yè)務五類按順序編號 無論采用上述哪一種方法編號 都應按自然順序連續(xù)編號 不得跳號 重號 一筆經濟業(yè)務編制在記賬憑證上的會計分錄 需在兩張或兩張以上的記賬憑證上共同反映時 首先記賬憑證的編號應是一個號 然后在此號碼下 則采用分數的方法來表示 稱為分數編號法 怎么填制記賬憑證 6 填寫記賬憑證的日期記賬憑證的填寫日期可分三種情況 1 現金或銀行存款付款業(yè)務的記賬憑證 一般以財會部門付出現金或開出銀行付款結算憑證的日期填寫 2 現金收款業(yè)務的記賬憑證 應當填寫收款當日的日期 銀行存款收款業(yè)務的記賬憑證 實際收款日期可能和收到該憑證的日期不一致 則應按填制收款憑證的日期填寫 3 月末計提 分配費用 成本計算 轉賬等業(yè)務 大多是在下月初進行 但所填日期應當填寫當月最后一日的日期 怎么填制記賬憑證 7 摘要要真實準確又要簡明扼要 1 用銀行存款開支的經濟業(yè)務 必須反映收款單位名稱 便于銀行存款賬同銀行對賬單的核對 2 更正錯賬摘要規(guī)范 3 摘要中需要反映必要的數字 需要注明時間的摘要 收到上級部門撥入某月經費 交納某月水費 電費 電話費 各項保險金 個人所得稅等 提取某季度學生活動費 困難補助 獎學金等 提取職工福利費 職工教育費 工會經費等 在摘要中務必注明經濟業(yè)務所屬的時間 不僅有效防止發(fā)生漏記 重記的可能 而且便于單位間的賬務查詢 有的摘要需要注明數量 怎么填制記賬憑證 8 記賬憑證中金額的填寫記賬憑證的金額必須與原始憑證的金額相符 阿拉伯數字應書寫規(guī)范 并填至分位 相應的數字應平行對準相應的借貸欄次和會計科目的欄次 防止錯欄串行 合計行填寫金額時 應在金額最高位值數前填寫人民幣 字符號 以示金額封頂 防止竄改 怎么填制記賬憑證 9 記賬憑證應按行次逐筆填寫 不得跳行或留有空行記賬憑證金額欄最后留有的空行 用直線或 S 線注銷 所劃的直線或 S 線應以金額欄最后一筆金額數字下的空行劃到合計數行上面的空行 怎么填制記賬憑證 10 計算和填寫所附原始憑證的張數記賬憑證一般應當附有原始憑證 附件張數用阿拉伯數字寫在記賬憑證的右側 附件 張 行內 附件張數的計算方法有兩種 1 按附原始憑證的自然張數計算 2 有原始憑證匯總表的附件 可將原始憑證匯總表張數作為記賬憑證的附件張數 再把原始憑證作為原始憑證匯總表的張數處理 對于汽車票 火車票等外形較小的原始憑證 可粘貼在 憑證粘貼單 上 作為一張原始憑證附件 但在粘貼單上應注明所粘貼原始憑證的張數和金額 當一張或幾張原始憑證涉及幾張記賬憑證時 可將原始憑證附在一張主要的記賬憑證后面 并在摘要欄內注明 本憑證附件包括 號記賬憑證業(yè)務 字樣 在其他記賬憑證上注明 原始憑證附在 號記賬憑證后面 字樣 沒有原始憑證 而只有復印件的 不能作為填制記賬憑證的依據 怎么填制記賬憑證 11 記賬憑證的簽名或蓋章記賬憑證填制完成后 一般應由填制人員 審核人員 會計主管人員 記賬人員分別簽名蓋章 以示其經濟責任 并使會計人員互相制約 互相監(jiān)督 防止錯誤和舞弊行為的發(fā)生 對于收款憑證及付款憑證 還應由出納人員簽名蓋章 以證明款項已收訖或付訖 實行會計電算化的單位 對于機制記賬憑證 在審核無誤后 上述人員也要加蓋印章或簽字 怎么填制記賬憑證 12 若記賬之前發(fā)現記賬憑證有錯誤 應重新編制正確的記賬憑證 并將錯誤憑證作廢或撕毀 已經登記入賬的記賬憑證 在當年內發(fā)現填寫錯誤時 應用紅字填寫一張與原內容相同的記賬憑證 在摘要欄注明 注銷某月某日某號憑證 同時再用藍字重新填制一張正確的記賬憑證 注明 更正在某月某日某號憑證 如果會計科目沒有錯誤 只是金額錯誤 也可以將正確數字與錯誤數字之間的差額 另編一張調整的記賬憑證 調增金額用藍字 調減金額用紅字 發(fā)現以前年度的錯誤 應用藍字填制一張更正的記賬憑證 記賬憑證樣本 記賬憑證樣本 記賬憑證樣本 記賬憑證應當審核什么內容 1 填制憑證的日期是否正確 收款憑證和付款憑證的填制日期是否是貨幣資金的實際收入日期 實際付出日期 轉賬憑證的填制日期是否是收到原始憑證的日期或者是編制記賬憑證的日期 2 憑證是否編號 編號是否正確 3 經濟業(yè)務摘要是否正確地反映了經濟業(yè)務的基本內容 4 會計科目的使用是否正確 總賬科目和明細科目是否填列齊全 5 記賬憑證所列金額計算是否準確 書寫是否清楚 符合要求 在匯總憑證中容易作弊 例如 在匯總若干費用報銷單據時 故意多匯總 使付款憑證上的金額大于所附原始憑證的合計金額 以達到貪污其差額的目的 又如 在匯總若干張收款原始憑證時 故意少匯總 使收款憑證上的金額小于所附原始憑證的實際金額 以達到貪污其差額的目的 6 所附原始憑證的張數與記賬憑證上填寫的所附原始憑證的張數是否相符 7 填制憑證人員 稽核人員 記賬人員 會計機構負責人 會計主管人員的簽名或蓋章是否齊全 哪些賬簿能夠跨年度使用 一般來說 總賬 日記賬和多數明細賬應每年更換一次 但有些財產物資明細賬和債權債務明細賬 如 固定資產 原材料 應收賬款 應付賬款賬簿等 由于材料品種 規(guī)格和往來單位較多 更換新賬抄寫工作量大 因此可以跨年使用 另外各種備查簿也可以連續(xù)使用