活動(dòng)報(bào)備及申請(qǐng)流程.ppt

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活動(dòng)報(bào)備及申請(qǐng)流程 課外活動(dòng)組林翠華 見笑系將於近期內(nèi)辦理一場(chǎng) 轟動(dòng)舞林 驚動(dòng)萬(wàn)教 的大型活動(dòng) 且必須在外過夜 這時(shí) 該如何向課外活動(dòng)服務(wù)教育組提出申請(qǐng)呢 又該準(zhǔn)備哪必備的文件呢 當(dāng)你開始想辦理活動(dòng)時(shí) 步驟一 撰寫活動(dòng)個(gè)案企劃書步驟二 填寫校內(nèi)外活動(dòng)申請(qǐng)表步驟三 將校內(nèi)外活動(dòng)申請(qǐng)表裝訂於企劃書上 之後 先送給社團(tuán)指導(dǎo)老師簽名 系學(xué)會(huì)則給系主任簽名 步驟四 待社團(tuán)指導(dǎo)老師簽完名後 送至課外活動(dòng)服務(wù)教育組給翠華姐步驟五 送至課服組時(shí) 記得告知該活動(dòng)有無(wú)獲得補(bǔ)助 金額為多少 屬於哪一類型的補(bǔ)助 最好是把總企劃書也一併帶來 撰寫活動(dòng)個(gè)案企劃書 任何活動(dòng)舉行之前 都必須詳加計(jì)劃 將此計(jì)畫形之於文字就是企劃書 故企劃書的製作對(duì)整個(gè)活動(dòng)成敗有相當(dāng)大的影響 活動(dòng)企劃書對(duì)活動(dòng)而言 有三像具體功能 確?；顒?dòng)進(jìn)行順暢企劃書內(nèi)容 對(duì)活動(dòng)各項(xiàng)因素的考慮需相當(dāng)周延 使所有變因皆納入掌握之中 而使活動(dòng)進(jìn)行順利 工作人員執(zhí)行的依據(jù)各項(xiàng)細(xì)節(jié)如組織架構(gòu) 權(quán)責(zé)分配 經(jīng)費(fèi)預(yù)算 進(jìn)度流程等都有詳細(xì)說明 以利工作人員執(zhí)行 事後檢討的工具活動(dòng)結(jié)束後 需根據(jù)事前計(jì)畫的目標(biāo) 流程與事實(shí)經(jīng)過 結(jié)果加以比較檢討 以提供未來之參考 企劃書即是相當(dāng)有利之工具 活動(dòng)個(gè)案企劃書的基本結(jié)構(gòu) 關(guān)於活動(dòng)企劃書的基本結(jié)構(gòu) 可分為下列幾項(xiàng) 一 封面二 活動(dòng)概要三 活動(dòng)宗旨四 活動(dòng)內(nèi)容概述五 活動(dòng)流程六 籌備進(jìn)度七 活動(dòng)預(yù)期成效八 備註九 經(jīng)費(fèi)概算表 來源 支出 封面 一個(gè)活動(dòng)往往需要有關(guān)單位配合與協(xié)助 所以企劃書不僅僅只是籌畫活動(dòng)內(nèi)容 有時(shí)還需要向有關(guān)單位提出活動(dòng)企劃書做核備 因此企劃書不是只有寫給自己人看 這時(shí)企劃書的封面就顯得很重要了 必須能讓主管單位一目了然 從封面就能約略瞭解這個(gè)企劃書的大概內(nèi)容與方向 活動(dòng)概要 活動(dòng)名稱 活動(dòng)地點(diǎn) 如果活動(dòng)的地點(diǎn)與報(bào)到的地點(diǎn)不同的話 也要在這裡加以說明 活動(dòng)日期 請(qǐng)寫 年 月 日時(shí)時(shí)間辦理單位 對(duì)於主辦單位 協(xié) 承辦單位與贊助單位在此加以說明 負(fù)責(zé)人聯(lián)絡(luò)方式參與對(duì)象 校內(nèi) 校外 活動(dòng)宗旨 說明這個(gè)活動(dòng)實(shí)施的目的 這部分相當(dāng)重要 因?yàn)橹挥薪?jīng)過對(duì)目的才能對(duì)於活動(dòng)的內(nèi)容欲適切性做適當(dāng)?shù)陌才?活動(dòng)內(nèi)容概述 在這裡要註明對(duì)活動(dòng)對(duì)象實(shí)施的宣傳策略與宣傳方式 並要擬定活動(dòng)的特色或賣點(diǎn)作為宣傳的重點(diǎn) 以吸引參加者 籌備進(jìn)度 製作籌備進(jìn)度 針對(duì)每個(gè)工作項(xiàng)擬定完成的時(shí)間 並根據(jù)進(jìn)度表控制活動(dòng)籌畫的進(jìn)度 活動(dòng)預(yù)期成效 對(duì)於本活動(dòng)的規(guī)劃與希望獲得如何的成效 與活動(dòng)所預(yù)期達(dá)到的效果 才能對(duì)於活動(dòng)的內(nèi)容欲適切性做適當(dāng)?shù)陌才?經(jīng)費(fèi)概算表 經(jīng)費(fèi)來源 支出預(yù)算 整個(gè)活動(dòng)籌畫 執(zhí)行的過程中所需要的各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)加以評(píng)估 作為參加者支付費(fèi)用整個(gè)活動(dòng)籌畫 執(zhí)行的過程中所需要的各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)加以評(píng)估 作為參加者支付費(fèi)用及申請(qǐng)補(bǔ)助款的依據(jù) 預(yù)算的估計(jì)務(wù)必要求清楚 仔細(xì) 不可浮濫報(bào)帳或條列不清而導(dǎo)致活動(dòng)經(jīng)費(fèi)不足的情況 清楚的預(yù)算編列也有助於提高通過補(bǔ)助款申請(qǐng)的比率 備註 企劃案是根據(jù)一般 正常的情況下所預(yù)計(jì)進(jìn)行的 但須考量可能遇到其他因素而影響正常流程的進(jìn)行 而必須提出相對(duì)因應(yīng)的策略與方式 例如雨天則需提出雨天備案 備案需要時(shí)可由活動(dòng)的副召集人負(fù)責(zé)擬定 備案的實(shí)行則由撰寫人為該項(xiàng)活動(dòng)的召集人或主導(dǎo)者 做相關(guān)適當(dāng)?shù)恼{(diào)度 我有問題 Q 每次都找不到社團(tuán)指導(dǎo)老師 但是活動(dòng)已經(jīng)箭在弦上 不得不發(fā)了 怎麼辦 A 請(qǐng)?zhí)嵩鐪?zhǔn)備活動(dòng)企劃書 不要讓這種可怕的事情發(fā)生 Q 怎麼樣都找不到系主任 該怎麼辦 A 系秘也是可以好好利用一下 小小提醒 如果您想辦理的是需過夜的活動(dòng) 如迎新宿營(yíng) 則必須加附另一項(xiàng)秘密武器 那就是 家長(zhǎng)同意書 這很重要這很重要這很重要千萬(wàn)不要跟我說 都已經(jīng)大人大種了 出個(gè)門還要什麼家長(zhǎng)同意書 如果我的活動(dòng)是需要對(duì)外發(fā)文的呢 有些活動(dòng)的辦理 可能是需要對(duì)外發(fā)文 請(qǐng)求對(duì)方的協(xié)助辦理 這時(shí) 為使發(fā)文能順利 讓對(duì)方在我們的活動(dòng)開始辦理之前有充裕的時(shí)間能收到公文 建議提前三周向課外組提出發(fā)文申請(qǐng) 申請(qǐng)時(shí)需注意什麼呢 又該提供什麼給課服組呢 請(qǐng)看下頁(yè) 首先 您必須將該活動(dòng)的企劃書 以電子檔的方式寄到翠華姐的信箱 tsuey csmu edu tw 熱情服務(wù)空間 為什麼要這麼做呢 因?yàn)?隨著時(shí)代的進(jìn)步 火車也會(huì)跑公路 所以 所有的發(fā)文都改以電子公文的方式 當(dāng)然 公文裡面會(huì)需要該活動(dòng)的企劃書做為附件 以便讓對(duì)方能了解活動(dòng)的內(nèi)容及辦理時(shí)間等相關(guān)細(xì)節(jié) 這樣清楚嗎 成果報(bào)告書及經(jīng)費(fèi)核銷 當(dāng)您的活動(dòng)順利辦完時(shí) 步驟一 填寫活動(dòng)成果報(bào)告書步驟二 沖洗照片或彩色輸出 貼於成果報(bào)告書後方的照片表格處 步驟三 把 總企劃書 拿出來看看 看看受補(bǔ)助的金額是多少 如受補(bǔ)助的金額為5000元 則需拿超過5000元的合格發(fā)票 成果報(bào)告書翠華姐 當(dāng)您繳交成果報(bào)告書及發(fā)票時(shí) 必須於現(xiàn)場(chǎng)將發(fā)票加印兩份複本 同時(shí)將複本裁成和原本發(fā)票以一樣大小 一式三份就對(duì)啦 之後 翠華姐會(huì)拿出三份 支出憑証黏貼單 給您 請(qǐng)您於現(xiàn)場(chǎng)將發(fā)票貼好 別以為貼好就沒事了 請(qǐng)看下頁(yè) 還有兩張表格也要填 那就是 經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)表 執(zhí)行成效表將這兩張表格填完之後 就大功告成了 在此請(qǐng)所有社團(tuán)務(wù)必幫忙 開一個(gè)屬於自己社團(tuán)為戶名的帳戶 如尚未辦理 請(qǐng)速至課外活動(dòng)服務(wù)教育組已持有者 則速將存摺正面影印後 將複本送至課服組 各位社長(zhǎng)辛苦了 在此有一事相求那就是 請(qǐng)務(wù)必告知所有的幹部或是辦理活動(dòng)的執(zhí)秘 以利活動(dòng)的辦理更加順利 感恩 感恩 雙手雙腳合十