公司制度文件格式的規(guī)定.docx

公司標(biāo)準(zhǔn)行文規(guī)定一、目的 為規(guī)范公司文件編制、確保公文處理的標(biāo)準(zhǔn)化，特制定本規(guī)定。二、范圍本規(guī)定適用于公司對內(nèi)、對外公文的管理。三、職責(zé)1、公司行政人力資源部負(fù)責(zé)公司公文歸口的管理部門，為內(nèi)部行業(yè)的統(tǒng)一編號及內(nèi)外公文的統(tǒng)一歸檔；2、各部門領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)本部門的公文擬稿；3、各部門主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)對本部門對內(nèi)、對外行文的審核；4、總經(jīng)理負(fù)責(zé)公司對內(nèi)、對外行文的簽批。四、發(fā)文分類公司內(nèi)部發(fā)文為各項規(guī)章制度、公務(wù)文書、事務(wù)性文件。各項規(guī)章制度：公司在管理中依照執(zhí)行的各項制度（規(guī)定/辦法/準(zhǔn)則/政策/措施）等；公務(wù)文書：請示（申請）、報告、通知、通報、通告、決議、決定、函、會議紀(jì)要等；事務(wù)性文件：說明、各類統(tǒng)計報表等；公司外部文件為接到的信函、公文、傳真等。 1、規(guī)定/辦法/準(zhǔn)則/政策/措施：對特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制定具有約束力的行為規(guī)范、規(guī)章制度； 2、請示（申請）：用于下級向上級或政府部門請求批示、批準(zhǔn)、批復(fù)的事項；3、報告：向上級匯報工作、反映情況、提出意見或建議，答復(fù)上級的詢問；4、通知：傳達(dá)公司指示、要求，告知各部門辦理中需要的事情；5、通報：公司認(rèn)定的，表彰先進(jìn)、好人好事、或批評錯誤、或傳達(dá)情況；6、通告：公開發(fā)布、全體員工應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項；7、決議：經(jīng)過會議討論通過，要求貫徹執(zhí)行的事項；8、決定：對重要事項或重大行動做出安排，對有關(guān)部門及人員的獎懲，組織變更或人事任免等；9、函：于對外溝通，用于對外溝通、和外部業(yè)務(wù)單位相互商洽，聯(lián)系工作的，或稱公函（可不受行文規(guī)定擬定）；10、會議紀(jì)要：用于各類會議的記錄、整理與總結(jié)；11、說明、表格：用于日常事務(wù)工作，由撰寫部門領(lǐng)導(dǎo)決定是否受行文進(jìn)行制定；五、發(fā)文格式1、公司統(tǒng)一文字排版上下邊距為2.2cm，左右邊距為2.0cm，表格排版上下左右邊距為2cm；2、文字版頭標(biāo)題為二號、宋體加黑、居中，正文為小四、宋體；表格版標(biāo)題為二號、宋體加黑，表內(nèi)文字為五號、宋體；3、文字行距1.5倍行距；段落設(shè)置一般為首行縮進(jìn)2個字符；4、文本中所有的符號、數(shù)字、英文均選用Times New Roman體；5、頁眉頁腳：對內(nèi)行文頁眉靠左“北京中農(nóng)可信生化科技發(fā)展有限公司”靠右“XXX管理文件KX-XX-001(編號格式見本規(guī)定附錄)”；頁腳格式均為“第X頁，共X頁”，頁眉、頁腳均使用宋體小五號字，不加粗、帶格式線；對外行文頁眉靠右“北京中農(nóng)可信生化科技發(fā)展有限公司”；頁腳同對內(nèi)行文；6、落款為4號、宋體、加黑，發(fā)文單位寫在公文下面偏右，寫全稱；發(fā)文日期在發(fā)文單位下面向右錯開，寫全年月日，日期為發(fā)文公布日為準(zhǔn)；7、發(fā)文中有附件，應(yīng)在正文后、落款前，注明附件數(shù)及附件名稱；六、行文要素要求1、標(biāo)準(zhǔn)發(fā)文即為紅頭文件的形式，除第五條的各項外，包括發(fā)文部門、秘密等級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、主送部門、抄送部門、主題詞。其中：l 文件按密級分為“普通”、“秘密”、“機(jī)密”三級；普通指在工作當(dāng)中隨時讓員工可以借閱、查看、了解的文件資料；秘密指在一定的時間和范圍內(nèi)，需加以限制、保護(hù)，避免外界知悉的保密性文件資料；機(jī)密指關(guān)系到公司的利益，依照公司的規(guī)定，在一定時間只限一定范圍的人員知悉的保密性文件資料；l 涉及公司保密的文件應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級，其中秘密、機(jī)密文件還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)、序號。對于公司保密文件的執(zhí)行屬于保密協(xié)議中的一項要求，公司人員嚴(yán)格遵守保密協(xié)議中提及的各項；l 文件按緊急程度分為：“急件”、“一般”；急件需立即辦理；一般文件可根據(jù)崗位工作進(jìn)展調(diào)整辦理時間；l 發(fā)文字號以公司關(guān)鍵字縮寫、年份、發(fā)文序號組合在一起：可信20XXXX號（字體：宋體；字號：5號，其他符號：用Times New Roman體，5號）各部門頻布公文時，應(yīng)向行政人力資源部申請文件編號；2、主送、抄送部門，屬上級的列入主送，平級或下級列入抄送；3、所有發(fā)布文件，除封皮隱藏頁碼外，其他頁數(shù)一律設(shè)置頁碼，頁碼設(shè)置在每頁的右側(cè)。七、發(fā)文管理1、發(fā)文按照編制審核批準(zhǔn)發(fā)放學(xué)習(xí)與執(zhí)行作廢的程序進(jìn)行管理。保管2、文件編制、審核、批準(zhǔn)流程：制度所屬部門領(lǐng)導(dǎo)編寫主管領(lǐng)導(dǎo)審核總經(jīng)理批準(zhǔn)行政人力資源部發(fā)布；通知、通報、通告、決議、決定行政人力資源部編制主管領(lǐng)導(dǎo)審批行政人力資源部發(fā)放；會議紀(jì)要會議紀(jì)要員編制會議主持人批準(zhǔn)行政人力資源部存。3、公司內(nèi)部行文，各項規(guī)章制度掃領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)分別屬、機(jī)密、秘密范圍；相對于通知、通報、通告、決議、決定等無須全員查閱但當(dāng)下一段時間內(nèi)比較重要的，應(yīng)以紅頭文件的形式；4、對于公司出臺的各項制度、通知、決定等，公司行政人力資源部對生效公文（加蓋公章）進(jìn)行簽字留存；5、公文作廢時，需向總經(jīng)理進(jìn)行申報請示，獲批后，進(jìn)行統(tǒng)一整理銷毀；八、其他注意事項1、所擬稿件的密級等級，應(yīng)先通報總經(jīng)理進(jìn)行初步定級；2、公文在討論期間需要打印時，均應(yīng)先用已單面使用過的廢棄紙張，包括呈送公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的紙質(zhì)文件。附1部門文件格式： 1、銷售管理文件：KX-XS-001 2、客服管理文件：KX-KF-001 3、技術(shù)管理文件：KX-JS-001 4、物流管理文件：KX-WL-001 5、財務(wù)管理文件：KX-CW-001 6、行政人力資源管理文件：KX-XR-001 7、電子商務(wù)管理文件：KX-DS-001附2行文流轉(zhuǎn)表格：1、發(fā)文登記表 2、收文登記表 3、文件簽閱表 4、文件銷毀審批表 5、文件格式發(fā)文登記表序號發(fā)文日期文件名稱文件編號份數(shù)簽收部門簽收人簽收日期備注收文登記表序號收文日期發(fā)文部門/號文件名稱份數(shù)接收人備注文件簽閱表文件名稱文件類型文件份數(shù)來文部門來文時間收文時間傳閱簽名時間意見傳閱簽名時間意見傳閱簽名時間意見文件銷毀審批表序號文件編號文件名稱銷毀時間銷毀原因/份數(shù)批準(zhǔn)人銷毀人備注文件格式：關(guān)于的請示/報告正文妥否，請批示。 年月日主送：抄送：北京中農(nóng)可信公司文件*字【*】*號 密級： 簽發(fā)：關(guān)于*的通知/決定正文 公司 年 月 日主題詞：抄送：會議紀(jì)要會議時間： 年 月 日會議地點： 會議主持： 會議記錄：與會人員： 會議主題：內(nèi)容簡要：會議主持人簽字：北京中農(nóng)可信生化科技有限公司*字【*】*號 密級： 簽發(fā)：制度標(biāo)題正文公司年月日主 題 詞：主送部門：抄送部門：發(fā)文部門： 校對： 印發(fā)份數(shù)：