公司制度文件格式的規(guī)定.docx
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公司標(biāo)準(zhǔn)行文規(guī)定一、目的 為規(guī)范公司文件編制、確保公文處理的標(biāo)準(zhǔn)化,特制定本規(guī)定。二、范圍本規(guī)定適用于公司對(duì)內(nèi)、對(duì)外公文的管理。三、職責(zé)1、公司行政人力資源部負(fù)責(zé)公司公文歸口的管理部門,為內(nèi)部行業(yè)的統(tǒng)一編號(hào)及內(nèi)外公文的統(tǒng)一歸檔;2、各部門領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)本部門的公文擬稿;3、各部門主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)對(duì)本部門對(duì)內(nèi)、對(duì)外行文的審核;4、總經(jīng)理負(fù)責(zé)公司對(duì)內(nèi)、對(duì)外行文的簽批。四、發(fā)文分類公司內(nèi)部發(fā)文為各項(xiàng)規(guī)章制度、公務(wù)文書、事務(wù)性文件。各項(xiàng)規(guī)章制度:公司在管理中依照?qǐng)?zhí)行的各項(xiàng)制度(規(guī)定/辦法/準(zhǔn)則/政策/措施)等;公務(wù)文書:請(qǐng)示(申請(qǐng))、報(bào)告、通知、通報(bào)、通告、決議、決定、函、會(huì)議紀(jì)要等;事務(wù)性文件:說(shuō)明、各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表等;公司外部文件為接到的信函、公文、傳真等。 1、規(guī)定/辦法/準(zhǔn)則/政策/措施:對(duì)特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制定具有約束力的行為規(guī)范、規(guī)章制度; 2、請(qǐng)示(申請(qǐng)):用于下級(jí)向上級(jí)或政府部門請(qǐng)求批示、批準(zhǔn)、批復(fù)的事項(xiàng);3、報(bào)告:向上級(jí)匯報(bào)工作、反映情況、提出意見(jiàn)或建議,答復(fù)上級(jí)的詢問(wèn);4、通知:傳達(dá)公司指示、要求,告知各部門辦理中需要的事情;5、通報(bào):公司認(rèn)定的,表彰先進(jìn)、好人好事、或批評(píng)錯(cuò)誤、或傳達(dá)情況;6、通告:公開發(fā)布、全體員工應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng);7、決議:經(jīng)過(guò)會(huì)議討論通過(guò),要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng);8、決定:對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排,對(duì)有關(guān)部門及人員的獎(jiǎng)懲,組織變更或人事任免等;9、函:于對(duì)外溝通,用于對(duì)外溝通、和外部業(yè)務(wù)單位相互商洽,聯(lián)系工作的,或稱公函(可不受行文規(guī)定擬定);10、會(huì)議紀(jì)要:用于各類會(huì)議的記錄、整理與總結(jié);11、說(shuō)明、表格:用于日常事務(wù)工作,由撰寫部門領(lǐng)導(dǎo)決定是否受行文進(jìn)行制定;五、發(fā)文格式1、公司統(tǒng)一文字排版上下邊距為2.2cm,左右邊距為2.0cm,表格排版上下左右邊距為2cm;2、文字版頭標(biāo)題為二號(hào)、宋體加黑、居中,正文為小四、宋體;表格版標(biāo)題為二號(hào)、宋體加黑,表內(nèi)文字為五號(hào)、宋體;3、文字行距1.5倍行距;段落設(shè)置一般為首行縮進(jìn)2個(gè)字符;4、文本中所有的符號(hào)、數(shù)字、英文均選用Times New Roman體;5、頁(yè)眉頁(yè)腳:對(duì)內(nèi)行文頁(yè)眉靠左“北京中農(nóng)可信生化科技發(fā)展有限公司”靠右“XXX管理文件KX-XX-001(編號(hào)格式見(jiàn)本規(guī)定附錄)”;頁(yè)腳格式均為“第X頁(yè),共X頁(yè)”,頁(yè)眉、頁(yè)腳均使用宋體小五號(hào)字,不加粗、帶格式線;對(duì)外行文頁(yè)眉靠右“北京中農(nóng)可信生化科技發(fā)展有限公司”;頁(yè)腳同對(duì)內(nèi)行文;6、落款為4號(hào)、宋體、加黑,發(fā)文單位寫在公文下面偏右,寫全稱;發(fā)文日期在發(fā)文單位下面向右錯(cuò)開,寫全年月日,日期為發(fā)文公布日為準(zhǔn);7、發(fā)文中有附件,應(yīng)在正文后、落款前,注明附件數(shù)及附件名稱;六、行文要素要求1、標(biāo)準(zhǔn)發(fā)文即為紅頭文件的形式,除第五條的各項(xiàng)外,包括發(fā)文部門、秘密等級(jí)、緊急程度、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、主送部門、抄送部門、主題詞。其中:l 文件按密級(jí)分為“普通”、“秘密”、“機(jī)密”三級(jí);普通指在工作當(dāng)中隨時(shí)讓員工可以借閱、查看、了解的文件資料;秘密指在一定的時(shí)間和范圍內(nèi),需加以限制、保護(hù),避免外界知悉的保密性文件資料;機(jī)密指關(guān)系到公司的利益,依照公司的規(guī)定,在一定時(shí)間只限一定范圍的人員知悉的保密性文件資料;l 涉及公司保密的文件應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級(jí),其中秘密、機(jī)密文件還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)、序號(hào)。對(duì)于公司保密文件的執(zhí)行屬于保密協(xié)議中的一項(xiàng)要求,公司人員嚴(yán)格遵守保密協(xié)議中提及的各項(xiàng);l 文件按緊急程度分為:“急件”、“一般”;急件需立即辦理;一般文件可根據(jù)崗位工作進(jìn)展調(diào)整辦理時(shí)間;l 發(fā)文字號(hào)以公司關(guān)鍵字縮寫、年份、發(fā)文序號(hào)組合在一起:可信20XXXX號(hào)(字體:宋體;字號(hào):5號(hào),其他符號(hào):用Times New Roman體,5號(hào))各部門頻布公文時(shí),應(yīng)向行政人力資源部申請(qǐng)文件編號(hào);2、主送、抄送部門,屬上級(jí)的列入主送,平級(jí)或下級(jí)列入抄送;3、所有發(fā)布文件,除封皮隱藏頁(yè)碼外,其他頁(yè)數(shù)一律設(shè)置頁(yè)碼,頁(yè)碼設(shè)置在每頁(yè)的右側(cè)。七、發(fā)文管理1、發(fā)文按照編制審核批準(zhǔn)發(fā)放學(xué)習(xí)與執(zhí)行作廢的程序進(jìn)行管理。保管2、文件編制、審核、批準(zhǔn)流程:制度所屬部門領(lǐng)導(dǎo)編寫主管領(lǐng)導(dǎo)審核總經(jīng)理批準(zhǔn)行政人力資源部發(fā)布;通知、通報(bào)、通告、決議、決定行政人力資源部編制主管領(lǐng)導(dǎo)審批行政人力資源部發(fā)放;會(huì)議紀(jì)要會(huì)議紀(jì)要員編制會(huì)議主持人批準(zhǔn)行政人力資源部存。3、公司內(nèi)部行文,各項(xiàng)規(guī)章制度掃領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)分別屬、機(jī)密、秘密范圍;相對(duì)于通知、通報(bào)、通告、決議、決定等無(wú)須全員查閱但當(dāng)下一段時(shí)間內(nèi)比較重要的,應(yīng)以紅頭文件的形式;4、對(duì)于公司出臺(tái)的各項(xiàng)制度、通知、決定等,公司行政人力資源部對(duì)生效公文(加蓋公章)進(jìn)行簽字留存;5、公文作廢時(shí),需向總經(jīng)理進(jìn)行申報(bào)請(qǐng)示,獲批后,進(jìn)行統(tǒng)一整理銷毀;八、其他注意事項(xiàng)1、所擬稿件的密級(jí)等級(jí),應(yīng)先通報(bào)總經(jīng)理進(jìn)行初步定級(jí);2、公文在討論期間需要打印時(shí),均應(yīng)先用已單面使用過(guò)的廢棄紙張,包括呈送公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的紙質(zhì)文件。附1部門文件格式: 1、銷售管理文件:KX-XS-001 2、客服管理文件:KX-KF-001 3、技術(shù)管理文件:KX-JS-001 4、物流管理文件:KX-WL-001 5、財(cái)務(wù)管理文件:KX-CW-001 6、行政人力資源管理文件:KX-XR-001 7、電子商務(wù)管理文件:KX-DS-001附2行文流轉(zhuǎn)表格:1、發(fā)文登記表 2、收文登記表 3、文件簽閱表 4、文件銷毀審批表 5、文件格式發(fā)文登記表序號(hào)發(fā)文日期文件名稱文件編號(hào)份數(shù)簽收部門簽收人簽收日期備注收文登記表序號(hào)收文日期發(fā)文部門/號(hào)文件名稱份數(shù)接收人備注文件簽閱表文件名稱文件類型文件份數(shù)來(lái)文部門來(lái)文時(shí)間收文時(shí)間傳閱簽名時(shí)間意見(jiàn)傳閱簽名時(shí)間意見(jiàn)傳閱簽名時(shí)間意見(jiàn)文件銷毀審批表序號(hào)文件編號(hào)文件名稱銷毀時(shí)間銷毀原因/份數(shù)批準(zhǔn)人銷毀人備注文件格式:關(guān)于的請(qǐng)示/報(bào)告正文妥否,請(qǐng)批示。 年月日主送:抄送:北京中農(nóng)可信公司文件*字【*】*號(hào) 密級(jí): 簽發(fā):關(guān)于*的通知/決定正文 公司 年 月 日主題詞:抄送:會(huì)議紀(jì)要會(huì)議時(shí)間: 年 月 日會(huì)議地點(diǎn): 會(huì)議主持: 會(huì)議記錄:與會(huì)人員: 會(huì)議主題:內(nèi)容簡(jiǎn)要:會(huì)議主持人簽字:北京中農(nóng)可信生化科技有限公司*字【*】*號(hào) 密級(jí): 簽發(fā):制度標(biāo)題正文公司年月日主 題 詞:主送部門:抄送部門:發(fā)文部門: 校對(duì): 印發(fā)份數(shù):- 1.請(qǐng)仔細(xì)閱讀文檔,確保文檔完整性,對(duì)于不預(yù)覽、不比對(duì)內(nèi)容而直接下載帶來(lái)的問(wèn)題本站不予受理。
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