公文寫作基本常識.doc

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文秘知識/寫作指導(dǎo) 公文寫作基本常識 　　通報等公文，叫普發(fā)公文，凡下屬機關(guān)都是受文機關(guān)，也就是發(fā)文的主送機關(guān)；下級機關(guān)向上級機關(guān)報告或請示的公文，一般只寫一個主送機關(guān)，如需同時報送另一機關(guān)，可彩抄報形式。主送機關(guān)一般寫在正文之前、標題之下、頂行寫。 　　三、正文。這是公文的主體，是敘述公文具體內(nèi)容的，為公文最重要的部分。正文內(nèi)容要求準確地傳達發(fā)文機關(guān)的有關(guān)方針、政策精神，寫法力求簡明扼要，條理清楚，實事求是，合乎文法，切忌冗長雜亂。請示問題應(yīng)當一文一事，不要一文數(shù)事。 　　四、發(fā)文機關(guān)。寫在正文的下面偏右處，又稱落款。發(fā)文機關(guān)一般要寫全稱。也可蓋印，不寫發(fā)文機關(guān)。機關(guān)印章蓋在公文末尾年月日的中間，作為發(fā)文機關(guān)對公文生效的憑證。 　　五、發(fā)文日期。公文必須注明發(fā)文日期，以表明公文從何時開始生效。發(fā)文日期位于公文的末尾、發(fā)文機關(guān)的下面并稍向右錯開。發(fā)文日期必須寫明發(fā)文日期的全稱，以免日后考察時間發(fā)生困難。發(fā)文日期一般以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準。 　　六、主題詞。一般是將文件的核心內(nèi)容概括成幾個詞組列在文尾發(fā)文日期下方，如“人事 任免 通知”，“財務(wù) 管理 規(guī)定”等，詞組之間不使用標點符號，用醒目的黑體字標出，以便分類歸檔。 　　七、抄報、抄送單位，是指需要了解此公文內(nèi)容的有關(guān)單位。送往單位是上級機關(guān)列為抄報，是平級或下級機關(guān)列為抄送。抄報、抄送單位名稱列于文尾，即公文末頁下端。為了整齊美觀，文尾處的抄報抄送單位、印刷機關(guān)和印發(fā)時間，一般均用上下兩條線隔開，主題詞印在第一條線上，文件份數(shù)印在第二條線下。 　　八、文件版頭。正式公文一般都有版頭，標明是哪個機關(guān)的公文。版頭以大紅套字印上“××××××（機關(guān)）文件”，下面加一條紅線（黨的機關(guān)在紅線中加一五角星）襯托。 　　九、公文編號。一般包括機關(guān)代字、年號、順序號。如：“國發(fā)[1997]5號”，代表的是國務(wù)院一九九七年第五號發(fā)文。“國發(fā)”是國務(wù)院的代字，“[1997]”是年號，（年號要使用方括號“[ ]”），“5號”是發(fā)文順序號。幾個機關(guān)聯(lián)合發(fā)文的，只注明主辦機關(guān)的發(fā)文編號。編號的位置：凡有文件版頭的，放在標題的上方紅線與文頭下面的正中位置；無文件版頭的，放在標題下的右側(cè)方。編號的作用：在于統(tǒng)計發(fā)文數(shù)量，便于公文的管理和查找；在引用公文時，可以作為公文的代號使用。 　　十、簽發(fā)人。許多文件尤其是請示或報告，需要印有簽發(fā)人名，以示對所發(fā)文件負責。簽發(fā)人應(yīng)排在文頭部分，即在版頭紅線右上方，編號的右下方，字體較編號稍小。一般格式為“簽發(fā)人：×××”。 　　十一、機密等級。機密公文應(yīng)根據(jù)機密程度劃分機密等級，分別注明“絕密”、“機密”、“秘密”等字樣。機密等級由發(fā)文機關(guān)根據(jù)公文內(nèi)容所涉及的機密程度來劃定，并據(jù)此確定其送遞方式，以保證機密的安全。密級的位置：通常放在公文標題的左上方醒目處。機密公文還要按份數(shù)編上號碼，印在文件版頭的左上方，以便查對、清退。 　　十二、緊急程度。這是對公文送達和輸時限的要求，分為“急件”、“緊急”、“特急”幾種。標明緊急程度是為了引起特別注意，以保證公文的時效，確保緊急工作問題的及時處理。緊急程度的標明，通常也是放在標題左上方的明顯處。 　　十三、閱讀范圍，根據(jù)工作需要和機密程度，有些公文還要明確其發(fā)送和閱讀范圍，通常寫在發(fā)文日期之下，抄報抄送單位之上偏左的地方，并加上括號。如：“（此件發(fā)至縣團級）”。行政性、事務(wù)性的非機密性公文，下級機關(guān)對上級機關(guān)的行文，都不需特別規(guī)定閱讀范圍。 　　十四、附件。這是指附屬于正文的文字材料，它也是某些公文的重要組成部分。附件不是每份公文都有，它是根據(jù)需要一般作為正文的補充說明或參考材料的。公文如有附件，應(yīng)當在正文之后 、發(fā)文機關(guān)之前，注明附件的名稱和件數(shù)，不可只寫“附件如文”或者只寫“附件×件”。 　　十五、其他。公文文字一般從左至可橫寫、橫排。擬寫、謄寫公文，一律用鋼筆或毛筆，嚴禁使用圓珠筆和鉛筆，也不要復(fù)寫。公文紙一般用16開，在左側(cè)裝訂。 　　公文的行文關(guān)系 　　行文的關(guān)系，指的是發(fā)文機關(guān)與收文機關(guān)之間的關(guān)系。注意： 　　一、下級機關(guān)一般應(yīng)按照直接的隸屬關(guān)系行文而不要越級行文。 　　二、行文常規(guī)：平行或不相隸屬的機關(guān)之間，應(yīng)當使用平行文（如函、通知等），不能使用上行文（如請示、報告等），更不能使用下行文（如命令、指示、決定等）。 　　三、要分清主送機關(guān)和抄送機關(guān)。向上級的請示，不要同時抄送下級機關(guān)；向下級機關(guān)的重要行文，可以抄送直接上級機關(guān)。受雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位向上級機關(guān)的請示，應(yīng)當根據(jù)內(nèi)容寫明主送機關(guān)和抄報機關(guān)，由主送機關(guān)負責答復(fù)所請求的問題；上級機關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位行文時，應(yīng)當抄送另一個上級機關(guān)。 *