內部控制管理手冊

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XXX 內部控制管理手冊 編制 內控工作組 審核 內控管理委員會 批準 單位負責人 目錄 1 前言 3 1 1 概述 3 1 1 1 手冊編制的意義和目的 3 1 1 2 內部控制目標 3 1 1 3 遵循的基本原則 4 1 1 4 內部控制依據(jù)的標準 4 1 1 5 手冊的結構組成 4 1 1 6 手冊的適用范圍和管理 5 1 2 內部控制體系的組織架構 職責及權限 6 1 2 1 目的 6 1 2 3 職責與權限 7 2 單位層面的內部控制 10 2 1 決策議事機機制 10 2 1 1 內部機構設置 11 2 1 2 內部機構的運行 11 2 1 3 職責與權限 11 2 2 崗位責任制 11 2 3 人力資源政策 12 2 4 單位文化 12 2 5 財務體系 12 2 6 信息技術的運用 13 3 業(yè)務層面的內部控制 14 3 1 預算業(yè)務控制 15 3 1 1 預算編制環(huán)節(jié)控制 15 3 1 2 預算批復環(huán)節(jié)控制 15 3 1 3 預算執(zhí)行環(huán)節(jié)控制 15 3 1 4 預算決算與評價環(huán)節(jié)控制 15 3 2 收支業(yè)務控制 15 3 2 1 收入業(yè)務控制 15 3 2 2 支出業(yè)務控制 15 3 2 3 債務業(yè)務控制 15 3 4 資產控制 15 3 4 1 貨幣資金控制 15 3 4 2 實務資產和無形資產控制 15 3 4 3 對外投資控制 15 3 5 建設項目控制 16 3 5 1 立項 設計與概預算控制建設項目控制 16 3 5 2 招標控制 16 3 5 3 工程價款支付控制 16 3 5 4 工程變更控制 16 3 5 5 項目記錄控制 16 3 5 6 竣工驗收控制 16 3 6 合同控制 16 3 6 1 合同訂立控制 16 3 6 2 合同履行控制 16 3 6 3 合同登記控制 16 3 6 4 合同糾紛控制 16 4 評價和監(jiān)督 16 4 1 內控自我評價 17 4 1 1 定義 17 4 1 2 實施主體 17 4 1 3 內容 17 4 1 4 評價報告 17 4 2 內部監(jiān)督 17 4 2 1 定義 17 4 2 2 實施主體 17 4 2 3 內容和要求 17 4 3 外部監(jiān)督 17 4 3 1 財政部門的內部監(jiān)督 17 4 3 2 審計部門的外部監(jiān)督 17 5 附件 17 1 前言 1 1 概述 1 1 1 手冊編制的意義和目的 Xx 單位 為了進一步提高單位內部管理水平 規(guī)范內部控制 加強廉政風險防控機制 建設 形成常態(tài)的規(guī)范化管理 提高風險防范能力 全面貫徹財政部頒布的 行政事業(yè)單 位內部控制規(guī)范 試行 特編制 內部控制管理手冊 作為建立 執(zhí)行 評價及驗證內 部控制的依據(jù) 確保單位從思想上提高管理水平 增強風險防控能力 保證單位協(xié)調 持 續(xù) 快速發(fā)展 本手冊的實施對完善單位內部控制制度 進一步規(guī)范單位內部各個管理層次相關業(yè)務 流程 分解和落實責任 控制單位風險 保證財務報告真實性 確保單位資產安全高效運 行具有較強的現(xiàn)實意義 1 1 2 內部控制目標 內部控制目標 通過內部控制體系的建設 實施與完善 分析需要業(yè)務流程 評價控 制措施的充分性 適宜性和有效性 通過對內部環(huán)境和各項業(yè)務流程以及相關制度的優(yōu)化 和梳理 合格保證單位經濟活動合法合規(guī) 資產安全和使用有效 財務信息真實完整 有 效防范舞弊和預防腐敗 提高公共服務的效率和效果 1 1 3 遵循的基本原則 單位建立于實施內部控制 應當遵循下列原則 全面性原則 內部控制應當貫穿單位 經濟活動的決策 執(zhí)行和監(jiān)督全過程 實現(xiàn)對經濟活動的全面控制 重要性原則 在全面控制的基礎上 內部控制應當關注單位重要經濟活動和經濟活動 的重大風險 制衡行原則 內部控制應當在單位內部的部門管理 職工分工 業(yè)務流程等方面形成 相互制約和相互監(jiān)督 適應性原則 內部控制應當符合國家有關規(guī)定和單位的實際情況 并隨著外部環(huán)境的 變化 單位經濟活動的調整和管理要求的提高 不斷修訂和完善 1 1 4 內部控制依據(jù)的標準 單位內部控制體系以 行政事業(yè)單位內部控制規(guī)范 試行 為基礎 結合法律法規(guī)要 求 行業(yè)管理等作為內部控制的標準 主要包括 1 行政帶來單位內部控制規(guī)范 試行 2 中華人民共和國會計法 中華人民共和國預算法 等法律法規(guī)和相關規(guī)定 3 單位原有管理制度 流程 1 1 5 手冊的結構組成 以財政部 行政事業(yè)單位內部控制規(guī)范 試行 為基礎 制定了一系列內部控制制度 和流程 進一步明確了單位內部控制的要求 將內控責任分層次落實到部門 崗位 形成 了全面 系統(tǒng)的內部控制體系 現(xiàn)對內控管理手冊的結構進行描述 單位 內部控制管理 手冊 包括概述 單位層面的控制 業(yè)務層面的內部控制 評價和監(jiān)督及附件五部分 1 概述 是對單位內部控制的簡要介紹 包含 單位 內部控制管理手冊 編制的意義和目的 單位內控目標 遵循的基本原則 內部控 制標準 手冊使用范圍及遵循性要求 內部控制體系的組織架構及其職責和權限 手冊的 結構組成及其管理等內容 2 單位層面的內部控制 單位層面的內部控制為 業(yè)務層 面內部控制提供環(huán)境基礎 單位層面內部控制涉及決策議事機制 崗位責任制 人力 資源政策 單位文化 財務體系和信息技術運用等方面 3 業(yè)務層面的內部控制 所謂業(yè)務層面內部控制主要包括預算業(yè)務控制 收支業(yè)務 控制 政府采購業(yè)務控制 資產控制 建設項目控制盒合同控制 這些業(yè)務涵蓋了行政事 業(yè)單位主要經濟活動內容 4 評價和監(jiān)督 內部控制的評價和監(jiān)督是確保內部控制建設不斷完善有效實施的 重要環(huán)節(jié) 行政事業(yè)單位內部控制評價與監(jiān)督包括自我評價 內部監(jiān)督和外部監(jiān)督三個層 面 5 附件 1 1 6 手冊的適用范圍和管理 1 適用范圍 內部控制手冊 適用于單位各部門 對單位領導 單位下屬各部室的管理層及員工 具有約束力 各相關人員應當遵循手冊中對其工作職責的定義及描述 保持內部控制的有 效性 保證單位戰(zhàn)略目標的實現(xiàn) 2 手冊管理 本手冊是單位的重要文件 屬單位機密 應對外保密 各部門 單位應按照綜合管理 部要求正確使用 未經允許 不得復印 不得對外泄露 任何人因使用不當造成不良后果 應負相應責任 各部門 單位領導應負管理責任 XX 負責 內部控制管理手冊 的修訂 維護與發(fā)放工作 本手冊經單位內控管理委員 會審核 領導批準后正式生效 單位將根據(jù)外部環(huán)境 內部組織架構及管理要求等的改變 對本手冊適時更新 原則上 內部控制管理手冊 每年更新一次 更新資料來源于單位及 其他各職能部門的建議 以及內 外部監(jiān)察部門對內部控制的評價 本手冊有 XX 負責解釋和組織修訂 頒布及生效日期 本手冊于二零一四年二月十日頒布 自頒布之日起生效 1 2 內部控制體系的組織架構 職責及權限 1 2 1 目的 通過建立分工合理 職責明確 報告關系清晰的內控體系組織架構 明確內控管理 決策機構 監(jiān)督管理機構和執(zhí)行機構的責任和義務 確保單位內部控制的職責 權限及其 相互關系得到規(guī)定和溝通 使單位內部控制體系得到有效運行 1 2 2 內部控制體系的組織架構 單位應當根據(jù) 行政事業(yè)單位內部控制規(guī)范 試行 建立適合本單位實際情況的內 部控制體系 并組織實施 具體工作包括梳理單位各類經濟活動的業(yè)務流程 明確業(yè)務環(huán) 節(jié) 系統(tǒng)分析經濟活動風險 確定風險點 選擇風險應對策略 在此基礎上根據(jù)國家規(guī)定 建立健全單位內部控制管理制度并督促相關工作人員認真執(zhí)行 根據(jù) xxx 內控管理要求 單位內控管理工作實行單位 xxx 領導下的內控管理委員會決策和部門分工責任制 委員會 主任由單位 xxx 擔任 內控管理委員會下設工作小組 負責內控管理委員會日常工作 工 作小組負責人由 xxx 工作組成員由單位各職能部門和各部門分別派出一名具體工作人員 構成 單位內控管理體系的組織架構實行三級管理 即決策機構 監(jiān)督管理機構 執(zhí)行機構 決策機構 內控管理委員會 是內控管理的決議機構 負責單位與內控有關的重大事 項的決定 監(jiān)督管理機構 XX 是單位內控管理歸口部門 負責單位的內控管理工作及內控 體系的有效性和符合性實施監(jiān)督 評價 執(zhí)行機構 單位各職能部門具體執(zhí)行內控管理的政策 制度 報告內控體系實施運營 情況 1 2 3 職責與權限 1 2 3 1 內控管理委員會 內控管理委員會的單位內控管理的決策機構 負責單位與內控有關的重大事項的決定 其主要職責包括 1 審核內部控制體系的框架及實施計劃 2 審核內部控制體系管理的重大方針 政策 規(guī)章制度及相關業(yè)務流程 3 指導和督促單位內部控制體系建設和運行工作的組織和實施 4 審定單位內控評估報告 內控缺陷報告等相關報告 5 負責重要內控方案的審批并提供所需的資源 6 檢查內控管理委員會辦公室只能發(fā)揮的有效性 7 決定與內控有關的其他重大事項 1 2 3 2 X 內控工作的職責 負責制定單位內部控制與風險管理規(guī)劃和年度實施計劃 并組織實施 負責指導 監(jiān)督單位職能部門內部控制與風險管理體系的建立和運行 負責制定和完善單位內部控制與風險管理體系的管理制度 工作程序及相關標準和方 法 并監(jiān)督實施 負責組織開展單位內部控制與風險評估每年至少一次的測試工作 監(jiān)督 檢查和考核 各職能部門貫徹 執(zhí)行內部控制情況 評價內部控制與風險管理的健全性和有效性 并對 存在的缺陷提出改進的建議和措施 負責準備關于單位內部控制自我評估報告及其他年報需要披露的與內部控制有關的資 料 并協(xié)調對外披露相關事宜 負責協(xié)調內 外部審計工作 對內負責委托審計中心開展審計工作 對外負責審計師 與審核委員會的溝通協(xié)調工作 包括初選及向審核委員會推薦聘任及解聘單位審計師 審 核審計師的審計管理建議書等工作 負責跟蹤檢查內 外部審計提出的管理建議落實情況 負責跟蹤檢查內 外部審計提出的管理建議落實情況 負責組織 內部控制管理手冊 的編制及修改完善維護工作 負責建立并不斷完善反舞弊工作機制 負責組織開展效能監(jiān)察 對重要事項 重點工作進行全過程監(jiān)督 負責組織開展項目后評估管理工作 事項責任追究管理 定期組織開展內控培訓 提高員工對內控工作的認識 并指導員工 開展自我監(jiān)督 1 2 3 3 各職能部門 1 配備內控專干 負責本部門的日常內控工作 參與單位內控管理委員會組織的內 控評估工作 2 在權限范圍內進行風險識別 評估及運行控制工作 3 對業(yè)務流程的實際操作進行日常控制監(jiān)測 以單位內控目標位準則 識別偏離目 標的原因或現(xiàn)行體系與其環(huán)境適應性方面的差距 找出改進的機會 制定行動方案付諸實 施 4 配合單位內控控制與風險評估每年至少一次的檢查與測試工作 5 落實內 外部審計提出的管理建議 6 組織本部門員工學習內控知識和相關的法律法規(guī)等要求 必要時將相關要求轉化 到管理文件中 7 收集 整理 統(tǒng)計 分析 上報其職能或業(yè)務領域內的各類與風險和內部控制相 關的數(shù)據(jù)和報告 2 單位層面的內部控制 單位層面的內部控制為業(yè)務層面內部控制提供環(huán)境基礎 單位層面內部控制涉及決策 議事機制 崗位責任制 人力資源政策 單位文化 財務體系和信息技術運用等方面 2 1 決策議事機機制 單位應當制定單位領導班子議事決策程序等有關制度 完善議事決策機制 單位建立 議事決策機制應當符合以下要求 1 集體研究與專家論證 技術咨詢相結合 單位應當建立 健全集體研究 專家論證和 技術咨詢相結合的議事決策機制 這要求單位在做出重大決策時 對于專業(yè)性比較強的 應當注意聽取專家的意見 必要時可以組織技術咨詢 2 明確實行集體決策的重大經濟事項的范圍 大額資金使用 大宗設備采購 基本建 設等重大經濟事項的內部決策 應由單位領導班子集體研究決定 由于各單位實際情況不 同 重大經濟事項的認定標準應當根據(jù)有關規(guī)定和本單位實際情況確定 一經確定 不得 隨意變更 3 做好記錄備案 注重決策落實 單位應當做好相關會議 記錄 如實反映每一個領導 班子成員的決策過程和意見 并請每一位領導班子成員核實記錄并簽字 及時歸檔 決策 后要對決策執(zhí)行的效率和效果的進行跟蹤評價 避免決策走過場 失去權威性 2 1 1 內部機構設置 2 1 2 內部機構的運行 2 1 3 職責與權限 2 2 崗位責任制 單位應當建立健全內部控制關鍵崗位責任制 明確崗位職責及分工 內部控制關鍵崗 位主要包括預算業(yè)務管理 收支業(yè)務管理 政府采購業(yè)務管理 資產管理 建設項目管理 合同管理以及內部監(jiān)督等經濟活動的關鍵崗位 在建設崗位責任制時 應當確保不相容崗位相互分離 相互制約和相互監(jiān)督 通常的 要求就是單位經濟活動的決策 執(zhí)行 監(jiān)督的相互分離相互制約 以及業(yè)務經辦 財產保 管 會計記錄的相互分離相互制約 2 3 人力資源政策 人力資源政策是內部環(huán)境的重要組成部分 人力資源政策應當做到以下兩點 1 把好人員入口關 采取措施不斷提高人員綜合素質 將職業(yè)道德修養(yǎng)和專業(yè)勝任能 力作為選撥和任用員工的重要標準 切實加強員工業(yè)務培訓和繼續(xù)教育 不斷提升員工的 素質 為內部控制關鍵崗位配各的工作人員應當具備與其工作崗位相適應的資格和能力 2 實行內部控制關鍵崗位工作人員的輪崗制度 明確輪崗周期 不具備輪崗條件的單 位應當采取專項審計等控制措施 2 4 單位文化 單文文化是單位在存續(xù)的過程中形成的共同思想 作風 價值觀念和行為準則 單位 應當加強文化建設 由領導帶頭 積極營造遵紀守法 誠實守信 愛崗敬業(yè) 團結協(xié)作 奮發(fā)向上的文化 2 5 財務體系 財務體系是指財務機構 會計人員和財務會計工作的有機結合 單位應當采取有效措 施完善財務體系 1 建立健全財務部門 單位應當根據(jù) 中華人民共和國會計法 的規(guī)定建立會計機構 配備具有相應資格和能力的會計人員 單位應當保障財務部門的人員編制 以便財務部門 能夠實施必要的不相容崗位分類和輪崗 2 理順財務管理體制 適當采用財務集中管理 按照事權和財權匹配的原則 理順財 務管理體系 對于規(guī)模比較小或者財務管理比較混亂的單位 上級單位可以考慮收回其財 務管管理權 只在這些單位設立報賬點 規(guī)模比較大的單位應盡量實施財務集中管理 確 保全單位財務管理政策統(tǒng)一 會計核算集中 3 完善財務管理制度 除了上級部門有比較完善的內部管理制度并可以遵照實施外 單位應當制度完善各項財務管理制度 如制度財務管理辦法 經費支出標準 差旅費報銷 管理辦法 會議費報銷管理辦法 庫存現(xiàn)金管理辦法 采購管理辦法等內部管理制度 4 依法依規(guī)開展會計工作 單位應當根據(jù)實際發(fā)生的經濟業(yè)務事項 按照國家統(tǒng)一的 會計制度及進行賬務處理 編制財務會計報告 確保財務信息真實 完整 2 6 信息技術的運用 單位應當積極推進信息化建設 對信息系統(tǒng)建設實施歸口管理 在日常辦公 財務管 理 資產管理等領域 盡快實施信息化 單位在實施辦公自動化 經濟活動管理信息化系 統(tǒng)的過程中 應當將經濟活動及其內部控制的流程和措施嵌入單位信息系統(tǒng)中 減少或消 除認為操縱的因素 保護信息安全 3 業(yè)務層面的內部控制 行政事業(yè)單位業(yè)務層面內部控制主要包括預算業(yè)務控制 收支業(yè)務控制 政府采購業(yè) 務控制 資產控制 建設項目控制和合同控制 這些業(yè)務涵蓋了行政事業(yè)單位主要的經濟 活動內容 3 1 預算業(yè)務控制 3 1 1 預算編制環(huán)節(jié)控制 3 1 2 預算批復環(huán)節(jié)控制 3 1 3 預算執(zhí)行環(huán)節(jié)控制 3 1 4 預算決算與評價環(huán)節(jié)控制 3 2 收支業(yè)務控制 3 2 1 收入業(yè)務控制 3 2 2 支出業(yè)務控制 3 2 3 債務業(yè)務控制 3 4 資產控制 3 4 1 貨幣資金控制 3 4 2 實務資產和無形資產控制 3 4 3 對外投資控制 3 5 建設項目控制 3 5 1 立項 設計與概預算控制建設項目控制 3 5 2 招標控制 3 5 3 工程價款支付控制 3 5 4 工程變更控制 3 5 5 項目記錄控制 3 5 6 竣工驗收控制 3 6 合同控制 3 6 1 合同訂立控制 3 6 2 合同履行控制 3 6 3 合同登記控制 3 6 4 合同糾紛控制 4 評價和監(jiān)督 4 1 內控自我評價 4 1 1 定義 4 1 2 實施主體 4 1 3 內容 4 1 4 評價報告 4 2 內部監(jiān)督 4 2 1 定義 4 2 2 實施主體 4 2 3 內容和要求 4 3 外部監(jiān)督 4 3 1 財政部門的內部監(jiān)督 4 3 2 審計部門的外部監(jiān)督 5 附件 文件 記錄 法律法規(guī)總清單 單位內控流程目錄 單位各部門業(yè)務流程圖 風險控制矩陣 權限指引表和關鍵控制點說明 附 3 業(yè)務層面內部控制相關參考 一 預算業(yè)務控制 預算業(yè)務控制內容見下表 相關內容 主要風險 1 預算編制的過程短 時間緊張 準備不充分 可能導致預算編制質量低 財務部門與其他職能部門之間缺乏有效溝通 可能導致預算編制與預算執(zhí)行 預算管理與資產管理 政府采購和基建管理等經濟活動脫節(jié) 預算項目不細 編制粗糙 隨意性大 可能導致預算約束不夠 2 單位內部預算指標分解 批復不合理 可能導致內部各部門財權與事權不匹配 影響部門職責的履行和 資金使用效率 預算調整缺乏嚴格控制 可能導致預算約束力不夠 3 不 嚴格按照批復的預算安排各項收支 存在無預算 超預算支出等問題 可能會 影響預算的嚴肅性 不對預算執(zhí)行進行分析 溝通不暢 可能導致預算執(zhí)行進 度偏快或偏慢 4 決算與預算存在相互脫節(jié) 口徑不一 反映不及時 不 完整 不真實 不準確 可能導致預算管理的效率低下 評價機制不完善 可 能導致預算管理缺乏監(jiān)督 預算 編制 環(huán)節(jié) 1 建立完善預算編制的組織管理體制 做好預算編制的各項準備工 作 2 規(guī)范預算編制程序 明確審批要求 3 完善編制方法 細化預算編制 4 重大預算項目采取立項評審方式 預算 批復 環(huán)節(jié) 1 明確預算批復的責任 2 合理進行內部預算指標分解 3 合理采用內部預算批復方法 4 嚴格控制內部預算追加調整 關鍵控制 措施 預算 執(zhí)行 環(huán)節(jié) 1 預算執(zhí)行申請控制 執(zhí)行申請應當按規(guī)定的審批權限進行審批 審批通過以后 財務部門才能辦理資金支付業(yè)務 2 資金支付控制 業(yè)務部門借款申請或報銷申請按規(guī)定的審批權限和程序審批完成后 辦理具體的資金支付業(yè)務 3 預算執(zhí)行分析控制 單位可以通過定 期召開預算執(zhí)行分析會議的形式 開展預算執(zhí)行分析 研究解決預算 執(zhí)行中存在的問題 提出改進措施 決算 與評 價環(huán) 節(jié) 1 決算控制 加強決算管理 確保決算真實 完整 準確 及時 2 績效評價控制 加強預算績效管理 建立 預算編制有目標 預 算執(zhí)行有監(jiān)控 預算完成有評價 評價結果有反饋 反饋結果有應用 的全過程預算績效管理機制 二 收支業(yè)務控制 1 收入業(yè)務控制 收入業(yè)務控制內容見下表 相關內容 主要風險 1 各項收入未按照法定項目和標準征收 或者收費許可證未經有關部 門年檢 可能導致收費不規(guī)范或亂收費的風險 2 未由財政部門統(tǒng)一 辦理收入業(yè)務 其他部門和個人未經批準辦理收款業(yè)務 可能導致貪污舞 弊或者私設 小金庫 的風險 3 違反 收支兩條線 管理規(guī)定 截 留 挪用 私分應繳財政的收入 或者各項收入不入賬或設立賬外賬 可 能導致私設 小金庫 或者資金體外循環(huán)的風險 4 執(zhí)收部門和財政 部門溝通不夠 單位沒有掌握所有收入項目的金額和時限 造成應收未收 可能導致單位利益受損的風險 5 沒有加強對各類票據(jù)的管控和落實 保管責任 可能導致票據(jù)丟失 相關人員發(fā)生錯誤或舞弊的風險 關鍵控制措施 1 對收入業(yè)務實施歸口管理 明確由財務部門歸口管理各項收入并進 行會計計算 嚴禁設立賬外賬 2 嚴格執(zhí)行 收支兩條線 管理規(guī)定 有政府非稅收入收繳職能的單位 應當按照規(guī)定項目和標準征收政府非稅 收入 按照規(guī)定開具財政票據(jù) 做到收繳分離 票款一致 并及時 足額 上繳國庫或財政專戶 不得以任何形式截留 挪用或者私分 3 建立 收入分析和對賬制度 對收入征收情況的合理性進行分析 判斷有無異常 情況 4 建立健全票據(jù)管理制度 財政票據(jù) 發(fā)票等各類票據(jù)的申領 啟用 核銷 銷毀均應履行規(guī)定手續(xù) 2 支出業(yè)務控制 支出業(yè)務控制內容見下表 相關內容 主要風險 1 支出申請不符合預算管理要求 支出范圍及開支標準不符合相關規(guī)定 基本支出與項目支出之間相互擠占 可能導致單位預算失控或者經費控制目 標難以實現(xiàn)的風險 2 支出未經適當?shù)膶徟?重大支出未經單位領導班子 集體研究決定 可能導致錯誤或舞弊的風險 3 支出不符合國庫集中支付 政府采購 公務卡結算等國家有關政策規(guī)定 可能導致支出業(yè)務違法違規(guī)的 風險 4 采取虛假或不符合要求的票據(jù)報銷 可能導致虛假發(fā)票套取資金 等支出業(yè)務違法違規(guī)的風險 5 對各項支出缺乏定期的分析與監(jiān)控 對重 大問題缺乏應對措施 可能導致單位支出失控的風險 關鍵控制 措施 1 明確各支出事項的開支范圍和開支標準 2 加強支出審批控制 各 項支出都應經過規(guī)定的審批才能向財務部門申請資金支付或者辦理報銷手續(xù) 審批人應當在授權范圍內審批 不得越權審批 3 加強支出審核控制 重 點審核單據(jù)來源是否合法 內容是否真實 完整 使用是否準確 是否符合 預算 審批手續(xù)是否齊全 加強資金支付和會計核算控制 財務部門應當按 照規(guī)定辦理資金支付業(yè)務 簽發(fā)的支付憑證應當進行登記 5 加強支出業(yè) 務分析控制 單位應定期編制支出業(yè)務預算執(zhí)行情況分析報告 對于支出業(yè) 務中發(fā)現(xiàn)的異常情況 應及時采取有效措施 3 債務業(yè)務控制 根據(jù)國家規(guī)定可以舉借債務的單位應當建立健全債務內部管理制度 加強對債務的管 理 債務業(yè)務控制內容見下表 相關內容 主要風險 1 未經充分論證或者未經集體決策 擅自對外舉借大額債務 可能導致不 能按期還本付息 單位利益受損的風險 2 債務管理和監(jiān)控不嚴 債務 的詳細情況不清 沒有做好還本付息的相關安排 可能導致單位利益受損或 者財務風險 關鍵控制 措施 1 不相容崗位分離控制 指定專門部門或者崗位負責債務管理 明確相關 崗位的職責權限 實施不相容崗位相互分離 確保債務管理與資金收付 債 務管理與債務會計核算 債務會計核算與資金收付等不相容崗位相互分離 不得由一人辦理債務業(yè)務全過程 2 授權審批控制 建立舉借和償還債務 的審批程序 大額債務的舉借和償還屬于重大經濟事項 應當進行充分論證 并由單位領導班子集體研究決定后 按國家有關規(guī)定履行報批手續(xù) 3 日 常管理控制 單位應當做好債務的會計核算和檔案保管工作 加強債務的對 賬和檢查控制 定期與債權人核對債務余額 進行債務清理 防范和控制財 務風險 三 政府采購業(yè)務控制 政府采購業(yè)務控制內容見下表 相關內容 主要風險 1 沒有編制采購預算 采購計劃安排不合理 可能導致采購失敗或者資金 資產浪費的風險 2 沒有采用恰當?shù)牡牟少彿绞?或者在招投標中存在不 規(guī)范甚至違法行為 可能導致采購的產品價高質次等風險 3 采購驗收 不規(guī)范 付款審核不嚴格 可能導致實際接收產品與采購合同約定有差異 資金損失或單位信用受損等風險 4 采購業(yè)務相關檔案保管不善 可能導 致采購業(yè)務無效 責任不清等風險 關鍵控制 措施 1 采購預算與計劃管理 按照 先預算 后計劃 再采購 的工程流程 先填報集中采購預算 經批復同意并錄入采購計劃后 方可實施采購 2 采購活動管理 對政府采購活動實施歸口管理 在政府采購活動中建立政府 采購 資金管理 財務 內部審計 紀檢監(jiān)察等部門或崗位相互協(xié)調 相互 制約的機制 3 采購項目驗收管理 根據(jù)規(guī)定驗收制度和政府采購文件 由指定部門或專人對所購物品的品種 規(guī)格 數(shù)量 質量和其他相關內容進 行驗收 并出具驗收證明 4 質疑投訴大幅管理 指定牽頭部門負責 相 關部門參加 按照國家有關規(guī)定做好政府采購業(yè)務質疑投訴答復工作 5 采購業(yè)務記錄控制 妥善保管政府采購預算與計劃 各類批復文件 招標文 件 投標文件 評標文件 合同文本 驗收證明等政府采購業(yè)務相關資料 6 涉密采購項目管理 規(guī)范涉密項目的認定標準和程序 對于涉密政府采 購項目 單位應當與相關供應商或采購中介機構簽訂保密協(xié)議或者在合同中 設定保密條款 四 資產控制 1 貨幣資金控制 貨幣資金控制內容見下表 相關內容 主要風險 1 業(yè)務部門未實現(xiàn)不相容崗位相互分離 出納人員即辦理資金支付又經管 賬務處理 由一個人保管收付款項所需的全部印章 可能導致貨幣資金被貪 污挪用的風險 2 對資金支付申請沒有嚴格審核把關 支付申請缺乏必要 的審批手續(xù) 大額資金支付沒有實行集體決策和審批 可能導致資金被非法 套取或者被挪用的風險 3 貨幣資金的審核控制不嚴 未建立定期 不定 期抽查核對庫存現(xiàn)金和銀行存款余額的制度 可能導致貨幣資金被貪污挪用 的風險 4 未按照有關規(guī)定加強銀行賬戶管理 出租 出借賬戶 可能導 致單位違法違規(guī)或者利益受損的風險 關鍵控制 措施 1 相容崗位分離控制 不得由一人辦理貨幣資金業(yè)務全過程 確保不相容 崗位相互分離 出納不得監(jiān)管稽核 會計檔案保管和收入 支出 債權 債 務賬目的登記工作 嚴禁一人保管收付款項所需的全部印章 嚴格履行簽字 或蓋章手續(xù) 2 授權審批控制 建立貨幣資金授權制度和審核批準制度 審批人應當根據(jù)貨幣資金授權批準制度的規(guī)定 在授權范圍內進行審批 不 得超越權限審批 大額資金支付審批應當實行集體決策 3 銀行賬戶控制 嚴格按照規(guī)定的審批權限和程序開立 變更和撤銷銀行賬戶 禁止出租 出 借銀行賬戶 4 貨幣資金核查控制 指定不辦理貨幣資金業(yè)務的會計人員 定期和不定期抽查盤點庫存現(xiàn)金 核對銀行存款余額 抽查銀行對賬單 銀 行日記賬及銀行存款余額調節(jié)表 核對是否賬實相符 賬賬相符 2 實物資產和無形資產控制 實物資產和無形資產控制內容見下表 相關內容 主要風險 1 資產管理職責不清 沒有明確歸口管理部門 沒有明確資產的使用和保 管責任 可能導致資產毀損 流失或被盜的風險 2 未按照國有資產管 理相關規(guī)定辦理資產的調劑 租借 對外投資 處臵等業(yè)務 可能導致資產 配備超標 資源浪費 資產流失 投資遭受損失等風險 3 資產管理不 嚴 沒有建立資產臺賬和定期盤點制度 可能導致資產流失 資產信息失真 賬實不符等風險 關鍵控制 措施 1 明確各種資產的歸口管理部門 2 明確資產使用和保管責任人 3 按照國有資產管理相關規(guī)定 明確資產的調劑 租借 對外投資 處臵 程序 審批權限和責任 4 建立資產臺賬 加強資產的實物管理 5 建立資產 信息管理系統(tǒng) 做好資產的統(tǒng)計 報告 分析工作 實現(xiàn)對資產的動態(tài)管理 3 對外投資控制 對外投資控制內容見下表 相關內容 主要風險 1 對外投資可行性沒有充分論證 超過單位的資金實力進行投資 可能導 致投資失敗和財務風險 2 對外投資沒有經過集體決策 由個人擅自決定 對外投資 可能導致對外投資失控 國有資產重大損失甚至舞弊 3 沒有 明確管理責任 建立科學有效的資產保管制度 沒有加強對投資項目的追蹤 管理 可能導致對外投資被侵吞或者嚴重虧損 關鍵控制 措施 1 投資立項控制 對項目可行性要進行嚴格周密論證 2 投資決策控 制 單位由領導班子集體研究決定后 按照國家有關規(guī)定履行報批手續(xù) 3 投資實施控制 編制投資計劃嚴格按照計劃確定的項目 進度 時間 金額和方式投出資產 4 追蹤管理控制 對于股權投資 單位應當制定部 門或崗位對投資項目進行跟蹤管理 5 建立責任追究制度 對在對外投資 中出現(xiàn)重大決策失誤 未履行集體決策程序和不按規(guī)定執(zhí)行對外投資業(yè)務部 門及人員 應當追究相應的責任 五 建設項目控制 建設項目控制內容見下表 相關內容 主要風險 1 立項缺乏可行性研究或者可行性研究流于形式 決策不當 審批不嚴 盲目上馬 可能導致建設項目難以實現(xiàn)預期目標甚至導致項目失敗 違規(guī)或 超標建設樓 堂 館 所 可能導致財政資金極大浪費或者單位違紀 2 項目設計方案不合理 設計深度不足 概預算脫離實際 技術方案未能有效 落實 可能導致建設項目質量存在隱患 投資失控以及項目建成后運行成本 過高等風險 3 招投標過程中存在串通 暗箱操作或商業(yè)賄賂等舞弊行為 可能導致中標價格不實 中標人實際難以勝任等風險 4 項目變更審核不 嚴格 工程變更頻繁 可能導致費用超支 工期延誤等風險 5 建設項目 價款結算管理不嚴格 價款結算不及時 項目資金不落實 使用管理混亂 可能導致工程進度延遲或中斷 資金損失等風險 6 竣工驗收不規(guī)范 最 終把關不嚴 可能導致工程交付使用后存在重大隱患 虛報項目投資完成額 虛列建設成本或者隱匿結余資金 未經竣工財務決算審計 可能導致竣工結 算失真等風險 關鍵控制 措施 1 立項 設計與概預算控制 對項目建設和可行性研究報告的編制 項 目決策程序等做出明確規(guī)定 確保項目決策科學 合理 建設項目應當經單 位領導班子集體研究決定 嚴禁任何個人單獨決策或者擅自改變集體決策意 見 擇優(yōu)選取具有相應資質的設計單位 并簽訂合同 建立與建設項目 相關的審核機制 項目建議書 可行性研究報告 設計方案 概預算等 應當 由單位內部的規(guī)劃 技術 財會 法律等相關工作人員或者根據(jù)國家有關規(guī) 定委托具有相關資質的中介機構進行審核 出具評審意見 2 招標控制 依據(jù)國家有關規(guī)定組織建設項目招標工作 3 工程價款支付控制 按照審 批單位下達的投資計劃和預算對建設項目資金實行?？顚Ｓ?4 工程變更 控制 經批準的投資概算是工程投資的最高限額 未經批準 不得調整和突 破 如需調整投資概算 應當按國家有關規(guī)定報經批準 5 項目記錄控制 加強對建設項目檔案的管理 6 竣工驗收控制 按照規(guī)定的時限及時辦理 竣工結算 六 合同控制 合同控制內容見下表 相關內容 主要風險 1 應簽訂合同的經濟活動未訂立合同 違規(guī)簽訂擔保 投資和借貸合同 可能導致單位經濟利益受損 2 未經授權對外訂立合同 合同對方主體資 格未達要求 合同內容存在重大疏漏和欺詐 可能導致單位經濟利益受損 3 合同未全面履行或監(jiān)控不當 可能導致單位訴訟失敗 經濟利益受損 4 合同糾紛處理不當 可能導致單位利益 信譽和形象受損 關鍵控制 措施 1 合同訂立控制 明確合同訂立的范圍和條件 嚴禁未經授權擅自以單位 名義對外簽訂合同 2 合同履行控制 對合同履行情況實施有效監(jiān)控 3 合同登記控制 定期對合同進行統(tǒng)計 分類和歸檔 詳細登記合同的訂 立 履行和變更情況 實行對合同的全過程管理 4 合同糾紛控制 合同 發(fā)生糾紛的 單位應當在規(guī)定時效內與對方協(xié)商談判 4 評價和監(jiān)督 相關規(guī)定 定義 內部控制自我評價是指由行政事業(yè)單位自行組織的 對單位內部控 制的有效性進行評價 形成評價結論 出具評價報告的過程 實施主 體 單位負責人應當指定專門部門或專人負責對單位內部控制的有效性 進行評價 并出具單位內部控制自我評價報告 內容 內部控制自我評價是對單位內部控制有效性發(fā)表意見 內部控制有 效性包括內部控制設計的有效性和內部控制執(zhí)行的有效性 內控自我 評價 評價報 告 評價報告應當對單位內部控制的有效性發(fā)表意見 指出內部控制存 在的缺陷 并提出整改意見 評價報告應當提交單位負責人 單位 負責人應當對評價報告所列示的內部控制缺陷及其整改建議作出回 應并監(jiān)督落實 定義 內部控制的內部監(jiān)督是單位對其自身內部控制的建立與實施情況進 行監(jiān)督檢查 實施主 體 內部控制內部監(jiān)督應當與內部控制的建立和實施保持相對獨立 內 部控制監(jiān)督不能由內部具體組織實施和日常管理的工作部門承擔 對于設立了獨立內部審計部門或者專職內審崗位的單位 應當指定 內審部門或者崗位作為內部監(jiān)督的實施主體 對于沒有內審部門或 崗位的單位 單位內部控制建設領導小組應當指定部門或崗位作為 實施監(jiān)督的責任主體 對于將所有下屬單位納入內部監(jiān)控建設實施 范圍統(tǒng)一開展內部控制建設的上級單位 其內部監(jiān)督實施主體同事 也可以作為下屬單位內部監(jiān)督的實施主體 內部監(jiān)督 內容和 要求 負責負責內部監(jiān)督的部門或崗位應當定期或不定期檢查單位內部管 理制度和機制的建立與執(zhí)行情況 以及內部控制關鍵崗位及人員的 設臵情況等 及時發(fā)現(xiàn)內部控制存在的問題并提出改進建議 單位 應當根據(jù)本單位實際情況確定內部監(jiān)督檢查的方 法 范圍和頻率 通常不能少于一年一次 財政 部門的 外部監(jiān) 督 國務院財政部門及其派出機構和縣級以上地方各級人民政府財政部 門應當對單位內部控制的建立和實施情況進行監(jiān)督檢查 有針對性 的提出檢查意見和建議 并督促單位進行整改 外部監(jiān)督 審計部 門的外 部監(jiān)督 國務院審計機關及其派出機構和縣級以上地方各級人民政府審計機 關對單位進行審計時 應當調查了解單位內部控制建立和實施的有 效性 揭示相關內部控制的缺陷 有針對性的提出審計處理意見和 建議 并督促單位進行整改 也可參考以下結構 4 1 目的 內部監(jiān)督是單位內部控制得以有效實施的機制保障 單位內部控制規(guī)范體系是一個不 斷調整 逐步完善 持續(xù)優(yōu)化的動態(tài)過程 因此 為保證內部體系的充分性 適宜性 有 效性和可操作性 需對內控體系進行內部監(jiān)督 以便幫助單位經理 領導班子和各部室 單位預防 發(fā)現(xiàn)和整改內部控制設計和運行中存在的現(xiàn)實問題 潛在問題和薄弱環(huán)節(jié) 通 過對問題的持續(xù)改進 確保內控體系的有效運行 理部是單位內部控制體系監(jiān)督 評價 的主管部門 內部控制監(jiān)督 評價主要包含內部控制日常監(jiān)督 專項監(jiān)督 自我評價報告 等相關內容 4 2 1 內控自我評價報告 內控自我評價報告是單位內部監(jiān)督的一種形式 是建立在日常監(jiān)督和專項監(jiān)督基礎上 定期對內部控制的有效性進行綜合評價并出具自我評價報告的過程 牽頭組織各部門 結合單位內控體系日常運行情況 單位內部監(jiān)督情況 參考內部審核的工作底稿 對內部 控制的充分性 適宜性和有效性進行自我評價 并出具自我評價報告 經內控管理委員會 審批后上報 內部控制評價報告至少應當包含以下內容 內控管理委員會對內部控制報告真實性的聲明 內部控制評價工作的總體情況 內部控制評價的依據(jù) 內部控制評價的范圍 內部控制評價的程序和方法 內部控制缺陷及其認定情況 內部控制缺陷的整改情況及重大缺陷擬采取的整改措施 內部控制有效性的結論 4 2 內部監(jiān)督 4 2 1 日常監(jiān)督 單位對建立與實施內部控制的情況進行常規(guī) 持續(xù)的監(jiān)督檢查 內部審核 單位內控體系內部審核按照大連港集團內控部相關要求 進行策劃和實施 對內部審 核過程中發(fā)現(xiàn)的內部控制缺陷進行整理和匯總分析缺陷性質 設計缺陷或執(zhí)行缺陷 和產生 的原因提出改進建議 并編制內部審核報告經內控管理委員會審批后下發(fā) 同時上報上級 單位 各責任部門按要求制定并實施相應的改進措施 并將改進措施實施情況報 針對 內部審核報告中提出的各項整改或改進措施的實施情況 組織有關人員進行跟蹤和驗證 對驗證不符合要求的 應重新執(zhí)行程序的有關規(guī)定 4 2 2 專項監(jiān)督 在單位發(fā)展戰(zhàn)略 組織結構 經營活動 業(yè)務流程 關鍵崗位等發(fā)生較大調整和變化 的情況下對內部控制某一或某些方面進行有針對性的內部審核 專項監(jiān)督具體程序參照內 部審核程序實施 4 3 外部監(jiān)督