辦公自動化教學(xué)大綱第7章.ppt

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辦公自動化,,,play***,辦公自動化教學(xué)大綱,北京新海淀計算機學(xué)校,第七章,本章主要內(nèi)容如下：圖表,圖表,圖表的功能圖表的分類圖表的制作圖表元素的選擇圖表的美化圖表的編輯,圖表的功能,圖表主要用來反映數(shù)據(jù)的直觀表現(xiàn)，使枯燥的數(shù)據(jù)更直觀化和形象化，通過圖表可以非常迅速地對數(shù)據(jù)產(chǎn)生總體上的認(rèn)識，這正是統(tǒng)計學(xué)中最常使用的數(shù)據(jù)分布的表現(xiàn)方式。,圖表的分類,標(biāo)準(zhǔn)類型自定義類型,,,標(biāo)準(zhǔn)類型,標(biāo)準(zhǔn)類型包含柱形圖、餅圖、條形圖等14種；每一種里又包含許多子類型。,自定義類型,自定義類型又可分為內(nèi)部(程序自帶的模板）自定義（自己制作并保存為模板）,,,圖表的制作,根據(jù)工具欄上的“插入圖表”按鈕制作根據(jù)插入菜單--圖表---用快捷鍵制作使用快捷按鈕制作重新設(shè)置系統(tǒng)默認(rèn)的圖表繪制含有隱藏單元格中的數(shù)據(jù)的圖表繪制只含有數(shù)據(jù)區(qū)域中的部分?jǐn)?shù)據(jù)的圖表,根據(jù)工具欄上的“插入圖表”按鈕制作,,根據(jù)插入菜單--圖表---,,,,,用快捷鍵制作,如果需要制作工作表的默認(rèn)圖表，使用圖表向?qū)е谱魈闊聦嵣?，只要把光?biāo)定位到含有數(shù)據(jù)的單元格區(qū)域內(nèi)，按F11或者alt+F1，就可以快速制作圖表，只不過此處的圖表是作為新工作表插入的。,使用快捷按鈕制作,除了使用快捷鍵制作圖表外，還可以使用快捷按鈕制作圖表，系統(tǒng)提供的該快捷按鈕不是默認(rèn)的顯示按鈕，需要自行添加工具---自定義---命令---制作圖表----默認(rèn)圖表,,小技巧點撥：改變坐標(biāo)軸的分類次序,,,,,,,,,,,,,,,,小技巧：重新設(shè)置系統(tǒng)默認(rèn)的圖表,當(dāng)使用快捷鍵及快捷按鈕制作圖表時，系統(tǒng)總是給出一個相同類型的圖表，我們可以更改生成圖表的默認(rèn)類型。方法如下:用鼠標(biāo)在已經(jīng)建立的圖表上右擊---圖表類型----在圖表類型選項卡中選擇一種合適的圖表類型，然后單擊—“設(shè)置為默認(rèn)圖表”即可。,單擊查看步驟演示,,,,,,,,,,繪制含有隱藏單元格中的數(shù)據(jù)的圖表,默認(rèn)制作圖表時，都是根據(jù)單元格顯示出來的數(shù)據(jù)生成圖表，而一旦某個區(qū)域中有某列（行）或某些列（行）被隱藏后，則生成的圖表不會顯示被隱藏的數(shù)據(jù)，如何讓生成的圖表也顯示出被隱藏的區(qū)域呢？方法一：根據(jù)工具菜單選項設(shè)置方法二：拖拉列（行）標(biāo)號，使隱藏的列拖拉出來即可,單擊查看兩種方法的使用,方法一：根據(jù)工具菜單選項設(shè)置,在生成的圖表上單擊選中它---工具菜單—選項—圖表,,把勾去掉即可,方法二：拖拉列（行）標(biāo)號，使隱藏的列（行）拖拉出來即可,此法比較簡單,繪制只含有數(shù)據(jù)區(qū)域中的部分?jǐn)?shù)據(jù)的圖表,如果不想把數(shù)據(jù)區(qū)域中的全部數(shù)據(jù)制作為圖表，則在制作圖表時用鼠標(biāo)只拖拉想制作為圖表的數(shù)據(jù)區(qū)域即可當(dāng)然制作時往往結(jié)合ctrl或shift鍵選擇需要的區(qū)域。,小技巧點撥：自定義圖表工具欄,我們可以新建一個工具欄，把經(jīng)常用的圖表種類放在里面，方便圖表的制作。,,小技巧點撥：如何用互補色表現(xiàn)數(shù)據(jù)負(fù)值,當(dāng)數(shù)據(jù)出現(xiàn)負(fù)值時，尤其是既有正數(shù)又有負(fù)數(shù)的區(qū)域內(nèi)制作的圖表，我們可以采用不同的顏色表示數(shù)據(jù)的正負(fù)數(shù)。在圖表上右擊某個數(shù)據(jù)系列－－－選中以互補色代表負(fù)值,,如果不選中它，出現(xiàn)的顏色往往都是一樣的。,,圖表元素的選擇,主要是如何選中圖表及圖表中的各個元素我們可以使用以下三種方法方法一：用鼠標(biāo)直接單擊選擇方法二：通過圖表工具欄選擇方法三：通過鍵盤上的方向鍵選擇,方法一：用鼠標(biāo)直接單擊選擇,這個方法比較簡單，用鼠標(biāo)單擊選中需要的圖表及圖表元素即可；缺點：當(dāng)一個圖表比較復(fù)雜時有時不容易選中想要的圖表元素。,方法二：通過圖表工具欄選擇,,,方法三：通過鍵盤上的方向鍵選擇,把鼠標(biāo)單擊定位到圖表的任意一個元素上：按上下方向鍵（只選擇圖表中重要的元素）按左右方向鍵（選擇圖表中所有的元素）,圖表的美化,圖表的美化主要包括：美化圖表區(qū)美化繪圖區(qū)美化圖例美化坐標(biāo)軸美化背景墻美化數(shù)據(jù)系列…………,不管美化哪一部分都應(yīng)該首先選中它,選中元素后調(diào)出格式對話框的方法,在選中的元素上右擊鼠標(biāo)－－－格式在選中的元素上雙擊－－－選中某元素后，單擊圖表工具欄上的圖表區(qū)格式按鈕。,選中的元素不同，美化出現(xiàn)的對話框往往不同,美化圖表區(qū),,美化繪圖區(qū),,美化圖例,,美化坐標(biāo)軸,圖表的坐標(biāo)軸在默認(rèn)情況下為黑色線條顯示，其顏色和粗細(xì)可以自定義選中坐標(biāo)軸---坐標(biāo)軸格式—切換到圖案選項卡上---,,,美化背景墻,,美化數(shù)據(jù)系列,,小技巧點撥：如何去除圖表中的美化效果,圖表被“涂脂抹粉”美化后，如何快速的去除“臉”上的胭脂？單擊“編輯”菜單---清除---格式,編輯圖表（數(shù)據(jù)方面）,為圖表增加新的數(shù)據(jù)行或列（給圖表增肥）把現(xiàn)有的圖表刪除列或行的方法（給圖表瘦身）數(shù)據(jù)更改,為圖表增加新的數(shù)據(jù)行或列（給圖表增肥）,有四種方法方法一：右鍵通過源數(shù)據(jù)添加方法二：選擇性粘貼實現(xiàn)方法三：直接拖拉源數(shù)據(jù)法（很簡單，建議使用該法）方法四：填充數(shù)據(jù)法（拖拉選中數(shù)據(jù)，然后把數(shù)據(jù)拖拉到圖表區(qū)域內(nèi)）,把現(xiàn)有的圖表刪除列或行的方法（給圖表瘦身）,有四種方法刪除源數(shù)據(jù)刪除圖表中對應(yīng)的內(nèi)容直接拖拉源數(shù)據(jù)（建議使用該方法）清除系列法（選中圖表中的某個系列---編輯菜單---清除---系列）,數(shù)據(jù)更改,通過更改源數(shù)據(jù)進(jìn)而更改圖表顯示通過更改圖表中相應(yīng)圖表的數(shù)據(jù)進(jìn)而更改源數(shù)據(jù)通過窗體工具欄的滾動條或微調(diào)項更改,不要搞錯，是窗體，不是控件工具箱啊。,通過窗體工具欄的滾動條或微調(diào)項更改,,,請看下面的演示,,,,請看下面的最后結(jié)果,,,,,為圖表建立次坐標(biāo)軸,有時由于數(shù)據(jù)之間的差值過大，在建立好的圖表中幾乎無法看清楚數(shù)據(jù)小的項目，這主要是由坐標(biāo)軸設(shè)置引起的，可以通過為圖表建立次坐標(biāo)軸的方法來解決。方法如下：在原圖表中選中數(shù)值較小的數(shù)據(jù)系列—在系列上右擊鼠標(biāo)---數(shù)據(jù)系列格式---切換到“坐標(biāo)軸”選項卡---選擇“次坐標(biāo)軸”—確定即可,,,最好選擇數(shù)值較小的那列系列當(dāng)數(shù)據(jù)類型只有一種時不適合,圖表位置的更改,默認(rèn)情況下制作的圖表和數(shù)據(jù)都是放置在一個工作表內(nèi)，我們可以通過以下方法改變圖表的位置方法一：在圖表上右擊鼠標(biāo)---位置---方法二：復(fù)制粘貼法在工作表上右擊鼠標(biāo)---復(fù)制，或者直接ctrl+c；然后切換到其它工作表上粘貼即可,可以放入現(xiàn)有的工作表內(nèi)，也可以放置在一個新建工作表內(nèi),注意：復(fù)制工作表后，工作表上會有浮動的虛線顯示，如何去掉它??？,自定義圖表類型,將滿意的圖表設(shè)置成自定義圖表類型，保存起來，以后再制作圖表時可以直接套用自定義的圖表類型，擺脫了每次美化成自己想要的圖表的步驟。方法如下在自己美化好的圖表上右擊鼠標(biāo)---圖表類型---切換到自定義類型選項卡上選擇“自定義”單選按鈕---單擊“添加”---打開了“添加自定義圖表類型”對話框---輸入名字和簡短的說明---確定,單擊查看演示,,,,,,,,,,,,,,,,,,單擊查看注意事項,,,注意：你美化的圖表當(dāng)定義成自定義的圖表后，并不是所有美化的效果都會一個不少的套用到新建的圖表上某些用圖片填充圖表的效果往往會丟失,知道以后怎樣套用你所自定義的圖表類型嗎？,圖表的轉(zhuǎn)換（即轉(zhuǎn)換圖表的類型）,如果一個圖表制作完畢，發(fā)現(xiàn)你選擇的圖表類型并不能滿足需要，可以轉(zhuǎn)換圖表的類型步驟如下：右擊你所建立的圖表---選擇圖表類型在標(biāo)準(zhǔn)類型或自定義類型選擇你想要的圖表類型確定即可,,嘿嘿，Easy吧,創(chuàng)建混合（復(fù)合）圖表,混合圖表（有的書上稱為復(fù)合圖表）是指由不同圖表類型的系列組成的圖表，如可以讓一個圖表同時顯示柱形圖和餅圖。方法如下：單擊選中圖表上的某個系列----右擊鼠標(biāo)---圖表類型---再從類型里選中需要的圖表類型即可（其實可以直接在需要轉(zhuǎn)化的數(shù)據(jù)系列上右擊鼠標(biāo)，不一定非得先單擊選中然后再右擊鼠標(biāo)---）,單擊查看變形的結(jié)果及注意事項,柱形圖和餅圖的復(fù)合圖表,,下圖為柱形圖、餅圖、折線圖的混合圖表,單擊查看注意事項,,,注意：并不是選中的數(shù)據(jù)序列能轉(zhuǎn)化為任意的圖表類型二維和三維往往不能混合使用,,小技巧點撥：快速調(diào)整圖表的三維視圖格式,當(dāng)三維圖表插入之后(此技巧針對是三維圖表）單擊“圖表”—設(shè)置三維視圖格式”—菜單命令---打開---設(shè)置三維視圖格式“對話框。選擇“直角坐標(biāo)軸”復(fù)選框---并對圖表的上下仰角、左右轉(zhuǎn)角—和透視系數(shù)等進(jìn)行設(shè)置如果覺得這樣設(shè)置過于麻煩，可以直接在圖表中選擇相應(yīng)的部分拖動調(diào)整，選擇圖表實體，移動鼠標(biāo)指針到圖表“角點”（黑色的正方形小點）上，當(dāng)指針變成+字形狀時，按下左鍵并拖動鼠標(biāo)就可以旋轉(zhuǎn)圖表了；如果按住“ctrl”鍵再執(zhí)行拖動，就可以觀察到整個圖表的移動形狀，調(diào)整合適后松開鼠標(biāo)即可。,若是沒有使用三維圖表，則圖表菜單中的“設(shè)置三維視圖格式”命令呈現(xiàn)灰色，即不可用,小技巧點撥在獨立的窗口中處理圖表,在某些情況下，可能希望在獨立的窗口中處理圖表，比如當(dāng)一個圖表比工作表窗口大，那么在獨立窗口中處理它將更容易、更靈活，方法如下：在圖表上右擊鼠標(biāo)----圖表窗口，即可在一個獨立的窗口中處理圖表，當(dāng)然窗口的大小可以變大變小,單擊關(guān)閉按鈕,單擊窗口的其它區(qū)域，切換工作表等均可使之退出獨立窗口模式,小技巧點撥—利用編輯欄為圖表添加文字說明,為了更好的讓別人理解所建立的圖表，需要對圖表進(jìn)行一些必要的說明，普通做法是利用文本框來添加文字說明，實際上可以通過下列步驟快速的為圖表添加文字說明選中圖表，在編輯欄直接輸入需要添加的文字說明，完成后按回車（Enter）鍵即可在圖標(biāo)區(qū)添加一個你在編輯欄處輸入的文字，此時可以拖動更改文字的位置、文本框的大小及格式等,小技巧點撥—連接符在圖表之間的應(yīng)用,由于實際需要，希望在工作表中的多個圖表之間建立一種連線，用以表示它們之間的關(guān)系可以使用繪圖工具欄上的自選圖形中的---連接符,當(dāng)然使用連接符除了在圖表之間連接外，還可以在圖表和圖形之間，圖表和藝術(shù)字之間....,小技巧點撥—讓圖形和單元格中的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)起來,步驟如下：用自選圖形繪制一個圖形（方形、圓形均可，但不要用直線、非封閉的或自制的封閉圖形）單擊選中你繪制的圖形----鼠標(biāo)定位到編輯欄處輸入一個=號然后用鼠標(biāo)單擊選中你想要跟你繪制的圖形相關(guān)聯(lián)的單元格，然后單擊編輯欄左邊的√號或直接按回車即可,只能關(guān)聯(lián)一個單元格，不能關(guān)聯(lián)多個單元格,,到這里，就到這里吧,欲知后事如何，且聽下回解說。,