民生銀行實習日記：辦公室工作流程.doc

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工作報告/實習報告 民生銀行實習日記：辦公室工作流程 　　XX年8月15日 　　今天主要了解了辦公室的工作流程，從每日，每周，到月度，季度，半年度，及年度工作安排，還有日常工作安排。 　　辦公室雖然不涉及業(yè)務，但是雜務很多，雖雜卻很重要。好的制度保障辦公人員有效并及時的完成工作。 　　收發(fā)文件流程，并且針對不同地方的文件對待的方式也是不同的，如總行、銀監(jiān)局的文件需要標注文件號，文件要有抬頭等規(guī)格要求，并且需通過整個銀行都使用的系統(tǒng)oa，若是分行自己發(fā)的類通知性文件就會通過分行自己的notes郵箱，格式隨意些。 　　重要文件的號碼，以日期編寫，方便以后的查找。查找歷史文件也需要申請，這樣保證了文件的安全性。機要文件按程度分為三類：絕密、機密、秘密，三類文件有不同的對待方式，比如絕密文件只能看，不能復印，機密及秘密文件不得流轉。 　　秘書的首要工作就是服務于領導。對于宴請工作，受邀或者邀請客人，及外出活動都有明確的執(zhí)行步驟，如：分析活動的性質、目的、重要性及相關參與人員，通知領導，并給予建議；安排出車、餐飲、住宿等問題；提前一天通知領導活動的時間、地點。細致的流程保證活動當日領導的行程順利及秘書準備工作的便利。 　　印章是公司中極為重要的部分。印章的申請，刻制，銷毀，外出，使用都有明確規(guī)定。印章有公章、手簽章等，保衛(wèi)處也有印章。重要的印章使用申請會較為復雜，如公章。保衛(wèi)處的印則使用申請流程十分簡單。 　　通訊錄的制作方便了員工之間的聯(lián)系。由于人員較多和人員變更，需要總行、分行、支行逐次進行核對。 　　民生有內網和外網。內網是他們自己的網絡，能夠上民生銀行內部的官網，有通知、新聞、郵箱、論壇等功能，并且有一個類似qq的聯(lián)系系統(tǒng)，可以找到民生內的每一個員工。外網則和普通的網絡相同。 　　季度例會工作流程是我見到介紹字數最多的一個流程，也可以大概感覺出民生對例會的重視。請示會議時間，參會人員，會場（投影，音像，餐飲，停車等），初步草擬流程并上報，確定會場聯(lián)系人并明確會議要求，提前3－5日下發(fā)通知和邀請，提前2日起草會議議程并上報，與領導溝通，會議指南定稿，與會場聯(lián)系人明確相關要求，會議物品（筆記本，備用筆記本，打印機，墨盒，錄音筆，u盤，ppt控制器，電池，筆本紙，彩紙，曲別針，訂書器，信封，剪刀，膠水，膠帶，藥，長尾夾，便簽，煙，酒，茶，茶歇，礦泉水），文字材料（會議指南，座位圖，簽到表，領導ppt，詢問其他部門是否有上會材料），提前制作背板并散味，訂鮮花，安排速記，拍照等，車證，確定簽到人員，安排領導出行，會議水牌，前一天布置會場，當天記錄（錄音）等。 　　這份例會工作流程真的是面面俱到，小的物品如剪刀，膠帶都有提到，雖然看起來冗長，但是卻大大方便了秘書的準備，只需要準備好，而不必每次想需要帶什么。準備的不一定都用得上，但充足的準備防止會議會因為細小的事情而影響進度。 　　督辦工作，民生為預防員工不能按時完成工作而規(guī)定了督辦的流程。銀行更有銀監(jiān)局在協(xié)助管理，為了防止銀監(jiān)局由于內部人員檢查不能做到公正公平，民生還特意請了其他企業(yè)的人才到民生進行監(jiān)管。