電子郵件禮儀培訓(xùn)課件.ppt

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目錄,一,二,三,四,五,電子郵件溝通的重要性,養(yǎng)成使用電子郵箱的習(xí)慣,電子郵件基本使用原則,需要發(fā)送郵件的情況,郵件格式與回復(fù)技巧,六,注意事項(xiàng),一、電子郵件溝通的重要性,電子郵件是我們與客戶(hù)以及公司內(nèi)部溝通的重要方式，規(guī)范電子商務(wù)信函不僅是對(duì)客戶(hù)和同事的尊重，也體現(xiàn)自身的職業(yè)素養(yǎng)，從認(rèn)真擬定標(biāo)題、規(guī)范郵件正文和及時(shí)準(zhǔn)確回復(fù)郵件開(kāi)始，讓每一封郵件成為我們素質(zhì)提升的體現(xiàn)！,,,,二、養(yǎng)成使用電子郵箱的習(xí)慣,基本原則——面對(duì)面抄送是為了明晰責(zé)任 如果當(dāng)面說(shuō)或者在電話(huà)里講，對(duì)方左耳聽(tīng)右耳也許就忘了，許多事情從此“死無(wú)對(duì)證”； 電郵存在公司服務(wù)器上，白紙黑字，誰(shuí)也賴(lài)不掉。 作用 使所有參與方對(duì)于所討論的論題、事實(shí)根據(jù)和結(jié)論，以及達(dá)成的共識(shí)一目了然，并保持跟進(jìn)直至工作完成； 能準(zhǔn)確及時(shí)地記錄事項(xiàng)進(jìn)程、討論內(nèi)容以及行動(dòng)細(xì)則，并充當(dāng)了作為每個(gè)工作項(xiàng)目歷史檔案的功能； 充當(dāng)意見(jiàn)不和、起爭(zhēng)端時(shí)的證明。Email能幫人關(guān)注于事實(shí)而不是感受，或其他個(gè)性和工作風(fēng)格上的差異，并以合理的方式解決意見(jiàn)不和以及爭(zhēng)端。,三、電子郵件基本使用原則,通知 部門(mén)之間事務(wù)往來(lái) 正式的工作報(bào)告 與客戶(hù)間的信息傳遞 沒(méi)有交流條件的其他交流內(nèi)容 難以簡(jiǎn)單用口頭表達(dá)說(shuō)明清楚的事項(xiàng),四、需要發(fā)送郵件的情況,郵件標(biāo)題 稱(chēng)呼語(yǔ)與問(wèn)候 正文 附件 結(jié)尾簽名 回復(fù)技巧 正確使用發(fā)送、抄送與密送,五、郵件格式與回復(fù)技巧,郵件標(biāo)題,稱(chēng)呼語(yǔ)與問(wèn)候,稱(chēng)呼語(yǔ)與問(wèn)候,正文,附件,,,,,,,公司的郵件簽名必須采用統(tǒng)一的格式設(shè)計(jì)，這樣體現(xiàn)了公司品牌形象，尤其是當(dāng)多個(gè)人員或者多個(gè)部門(mén)都需要與用戶(hù)發(fā)生通信聯(lián)系時(shí)，這種效應(yīng)更加明顯。,,簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配，簡(jiǎn)體、繁體或 英文，以免成出現(xiàn)亂碼。字號(hào)一般應(yīng)選擇比正文字 體小一些。,1、簽名檔顯示公司品牌形象,2、簽名檔所含信息,3、簽名字體規(guī)格,結(jié)尾簽名,簽名檔可包括姓名、部門(mén)、公司、電話(huà)、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過(guò)多。你只需將一些必要信息放在上面，對(duì)方如果需要更詳細(xì)的信息，自然會(huì)與你聯(lián)系。,,1、簽名檔顯示公司品牌形象,2、簽名檔所含信息,回復(fù)技巧,To的人是要 受理這封郵 件，理應(yīng)對(duì) 郵件予以回 應(yīng)。,而CC的人則只 是需要知道這 回事，CC的人 沒(méi)有義務(wù)對(duì)郵 件予以回應(yīng)， 當(dāng)然如果CC的 人有建議，當(dāng) 然可以回mail。,而B(niǎo)CC是密 送，即收信 人是不知道 你發(fā)給了 BCC的人了 的。這個(gè)可 能用在非常 規(guī)場(chǎng)合。,收件人的排 列應(yīng)遵循一定 的規(guī)則。比如 按部門(mén)排列； 按職位等級(jí)從 高到低或從低 到高都可以。 適當(dāng)?shù)赜幸?guī)則 有助于提升你 的形象！,只給需要 信息的人 發(fā)送郵 件，不要 占用他人 的資源。 不濫轉(zhuǎn)、 發(fā)郵件 ！,正確使用發(fā)送、抄送與密送,六、注意事項(xiàng),溝通確認(rèn)和反饋 ——對(duì)重要溝通事項(xiàng)，在發(fā)送郵件后最好電話(huà)提醒對(duì)方引起關(guān)注；或請(qǐng)對(duì)方確認(rèn)收到Email。如果重要郵件發(fā)出去后石沉大海，不一定是對(duì)方不重視，嘗試再次提醒、”跟催“。 轉(zhuǎn)發(fā)敏感或者機(jī)密信息要小心謹(jǐn)慎 ——不要把內(nèi)部消息轉(zhuǎn)發(fā)給外部人員或者未經(jīng)授權(quán)的接收人，以免帶來(lái)不必要的麻煩。 避免非相關(guān)主題性的言語(yǔ) ——寫(xiě)電子郵件切忌長(zhǎng)篇大論，應(yīng)盡量簡(jiǎn)單明了地表達(dá)，在語(yǔ)氣方面要盡量保持正式和尊敬，勿讓自己無(wú)心的言論變成他人嘲弄或攻擊的話(huà)題。 保持專(zhuān)業(yè)性 ——避免利用工作的電子郵箱發(fā)送私人郵件。,,@關(guān)注郵件細(xì)節(jié)，提升電子商務(wù)信函品質(zhì)，提升與客戶(hù)的溝通效率是我們要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)，讓我們從以下細(xì)節(jié)做起吧！,——及時(shí)準(zhǔn)確回復(fù)郵件,——用心擬定郵件標(biāo)題,——認(rèn)真檢查郵件正文,