電算化會計報表子系統(tǒng).ppt

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1,第四章電算化會計報表子系統(tǒng),,2,第四章電算化會計報表子系統(tǒng),第一節(jié)會計報表子系統(tǒng)模塊劃分與數(shù)據(jù)流程第二節(jié)報表子系統(tǒng)數(shù)據(jù)文件的設置第三節(jié)會計報表的生成第四節(jié)會計報表的打印輸出,3,（二）重點掌握：1．會計報表是綜合反映企業(yè)一定時期財務狀況和經(jīng)營成果的書面文件，是企業(yè)經(jīng)濟活動的縮影。會計報表的分類有：按時間分按單位分按服務對象分月報表季報表單位會計報表內(nèi)部報表年報表匯總會計報表外部報表,,,,目前的報表系統(tǒng)有：專用會計報表系統(tǒng)、通用會計報表系統(tǒng)、財經(jīng)電子報表系統(tǒng)1．常用的報表系統(tǒng)的基本概念：⑴報表結(jié)構的基本要素是：標題、表頭、表體、表尾內(nèi)容。（2）報表文件與報表報表：又叫表頁，它由若干行和列組成，也叫二維表。在二維表中，確定一個數(shù)據(jù)的位置的要素為：、。報表文件：是報表系統(tǒng)中存儲數(shù)據(jù)的基本單位，它以文件的形式保存在磁介質(zhì)，報表系統(tǒng)中的打開、關閉保存等命令都是根據(jù)報表名字進行處理的。每個報表文件都有一個名字，名字的結(jié)構是：名稱.擴展名。若將多個結(jié)構相同的二維表疊在一起則稱為三維表，所以我們可以稱報表文件為三維表。,4,（3）報表單元單元：在報表中由行和列確定的方格即為單元。單元區(qū)域：由一組單元組成自起點單元至終點單元是一個完整的長方形矩陣。組合單元：由相鄰的兩個或更多的單元組成的區(qū)域，這些單元必須是同一種單元類型。單元內(nèi)容：可以是數(shù)值型數(shù)據(jù)、字符型數(shù)據(jù)、公式和關鍵字。關鍵字：就是在對三維電子表進行操作時，在多個表頁間起到對表頁進行定位、辨識作用的一類特殊標志。UFO系統(tǒng)中設立的關鍵字主要有：單位編號、單位名稱、年份季度、月份、日等。報表格式包括：表樣格式、單元類型、單元格式、公式。報表類型可分為：固定表和可變表。固定表是指不隨經(jīng)濟業(yè)務或統(tǒng)計數(shù)量的變動而改變其固有格式的報表，如資產(chǎn)負債表、損益表。可變表是指需要根據(jù)業(yè)務統(tǒng)計與管理的需要隨時改變報表大小或格式的報表。,5,報表設計的兩種狀態(tài)：格式狀態(tài)和數(shù)據(jù)狀態(tài)。在報表格式設計狀態(tài)下，可以改報表格式，不可改報表數(shù)據(jù)，在報表數(shù)據(jù)處理狀態(tài)下，可以改報表數(shù)據(jù)，不可改報表格式。3．報表系統(tǒng)報表編制流程分為三個大的步驟：報表的格式設置、報表的數(shù)據(jù)處理、報表的打印輸出。報表系統(tǒng)的主要功能包括：①文件管理功能；②格式管理功能；③報表數(shù)據(jù)處理；④圖表功能；⑤打印輸出功能；⑥其他功能。格式管理功能包括：報表格式設計功能、報表編輯功能、報表公式定義功能。4．報表格式設計的主要內(nèi)容有：設置報表尺寸、表標題、表日期、表頭、表尾和表體固定欄目、畫表格線、設置單元屬性、單元風格。報表格式設計方式有：非直觀狀態(tài)定義報表格式、直觀狀態(tài)定義報表格式。直觀定義報表格式步驟：創(chuàng)建新報表文件——定義報表標題——輸入報表日期和編制單位——輸入表頭行——輸入表體中的固定欄目——畫表格線——設置單元格式——保存報表文件。,6,5、報表數(shù)據(jù)獲取的方法有：(1)通過手工直接輸入一些最基本的、最原始的數(shù)據(jù)。(2)通過建立單元公式自動計算來獲取報表內(nèi)小計、合計等數(shù)據(jù)。(3)通過建立表與表之間數(shù)據(jù)連接公式來獲取其他表中的數(shù)據(jù)。(4)通過建立帳中取數(shù)函數(shù)自動從帳簿中提取數(shù)據(jù)。6、建立獲取數(shù)據(jù)公式主要有：①建立表頁的計算公式；②建立從帳務系統(tǒng)中獲取數(shù)據(jù)的公式；③建立表之間獲取數(shù)據(jù)公式；④建立不同報表文件之間獲取數(shù)據(jù)的公式。7、提取帳務系統(tǒng)數(shù)據(jù)的意義：將會計帳簿中的有關數(shù)據(jù)直接通過單元公式提取到相關的看見報表中，給報表的編制帶來極大的方便，既避免了數(shù)據(jù)的失真，又節(jié)約了時間，提高了效率。,7,8、帳務函數(shù)的作用：帳務函數(shù)架起了報表系統(tǒng)和帳務處理系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)傳遞的橋梁。帳務函數(shù)的使用可以實現(xiàn)帳表一體化，利用帳務函數(shù)定義單元連接公式，每期的會計報表無需過多的操作，系統(tǒng)就自動地將帳務系統(tǒng)的會計數(shù)據(jù)傳遞到會計報表中。9、帳務函數(shù)的基本格式：取期初函數(shù)：QC（“科目編碼”，會計期，“方向”，帳套號）取期末余額函數(shù)：QM（“科目編碼”，會計期，“方向”，帳套號）取發(fā)生額函數(shù)：FS（“科目編碼”，會計期，“方向”，帳套號）取發(fā)生凈額函數(shù)：JE（“科目編碼”，會計期，帳套號）取計劃數(shù)函數(shù)：JH（“科目編碼”，帳套號）,8,10、手工編表和報表系統(tǒng)制表的差異：⑴制表步驟的差異：手工制表分為畫表格和填表兩大步。電算化制表分為報表格式設計、報表數(shù)據(jù)處理和報表生成三大步。⑵填表方式的差異：l手工制表的填表是人工查找數(shù)據(jù)后填入表格。l電算化制表的填表是由計算機自動運行已定義的公式從而形成數(shù)據(jù)后填入表格。⑶電算化制表的優(yōu)點：l報表格式設計時雖繁一些，但這報表格式可以長期用，可謂“一勞永逸”。l數(shù)據(jù)處理比手工編表簡單、輕松、準確。l報表輸出的方法靈活多樣。,9,11．數(shù)據(jù)處理功能包括：A．錄入和修改基本數(shù)據(jù)B．報表數(shù)據(jù)的審核功能（財務人員將報表數(shù)據(jù)之間的勾稽關系以審核公式表示出來，計算機將按照公式定義的勾稽關系自動對報表進行審核）C．舍位平衡功能（財務人員定義好舍位平衡公式并明確舍幾位，計算機便可以自動地計算并完成舍位和平衡處理）D．數(shù)據(jù)透視分析功能（把多張表頁相同位置的數(shù)據(jù)顯示在一個平面上以便進行分類對比分析）E．報表排序功能與查找功能F．圖形分析功能（計算機根據(jù)財會人員指定的表頁數(shù)據(jù)繪制出直方圖、圓餅圖、折線圖、面積圖等多種分析圖，將所包含的經(jīng)濟含義的數(shù)據(jù)以圖的方式直觀地反映出來，為財會、管理人員進行數(shù)據(jù)分析提供了重要的工具）,10,12．報表匯總和合并報表：報表匯總包含：1.同一報表不同期間的匯總；2.同一報表不同單位的匯總。報表合并包括：1.合并資產(chǎn)負債表；2.合并損益表；3.合并利潤分配表；4.合并財務狀況變動表。合并報表操作步驟：1.原始數(shù)據(jù)準備；2.輸入抵銷分錄；3.母公司建立工作底稿；4.母公司進行數(shù)據(jù)采集工作；5.母公司定義合并公式；6.母公司執(zhí)行合并。13．報表輸出的內(nèi)容和方式：報表輸出的內(nèi)容有：輸出報表結(jié)構（表樣）；輸出編制完整的報表；輸出能被其他處理系統(tǒng)接受的數(shù)據(jù)。報表的輸出方式有：1.屏幕顯示；2.打印機輸出；3.磁盤輸出；4.網(wǎng)絡輸出。,