談固定資產(chǎn)投資項目的跟蹤管理

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談固定資產(chǎn)投資項目的跟蹤管理[摘要]本文通過對固定資產(chǎn)投資項目檔案特點及其管理現(xiàn)狀的分析和闡述，提出了固定資產(chǎn)投資項目檔案跟蹤管理的有效方式和手段，以期為促進(jìn)固定資產(chǎn)投資項目檔案的全面收集提供保障。一、固定資產(chǎn)投資項目檔案的特點固定資產(chǎn)投資項目檔案(以下簡稱“項目檔案”)是指項目論證、批復(fù)、實施、竣工驗收、運行維護(hù)等各階段形成的具有保存價值的各種載體形式的歷史記錄。其特點是由項目本身的特性決定的。首先，它是一個系統(tǒng)工程，圍繞著項目基本建設(shè)活動開展而產(chǎn)生的文件自然形成了相互密切聯(lián)系的項目檔案整體，共同反映了整個建設(shè)項目活動的全貌。其次，它的收集來源非常廣泛，一個項目的實施往往是多部門、多專業(yè)、多地區(qū)甚至是多國家的綜合成果，而并非一個部門、一個專業(yè)系統(tǒng)能力所能及，這就必然造成了檔案文件材料來源的廣泛性。再者，項目建設(shè)包含規(guī)劃、建設(shè)、生產(chǎn)、管理、科研等多種實踐活動，這些實踐活動的多樣性也必然造成項目檔案文件材料內(nèi)容構(gòu)成及其種類的復(fù)雜多樣。另外，由于項目建設(shè)包含各個階段，且往往要經(jīng)過數(shù)年的艱苦奮斗才能竣工，這也導(dǎo)致項目檔案的階段性和延續(xù)性特點。項目檔案自身具有的特點，直接導(dǎo)致了項目檔案管理面臨的現(xiàn)狀。二、項目檔案的管理現(xiàn)狀1.項目管理普遍存在“重項目輕檔案”的現(xiàn)象各級領(lǐng)導(dǎo)對固定資產(chǎn)投資項目的管理都相當(dāng)重視，建立了相應(yīng)的項目管理機(jī)構(gòu)，確定了管理人員，但由于項目多、人手少、任務(wù)重等客觀原因，管理人員大多把主要精力放在立項、項目進(jìn)展情況、中期檢查、經(jīng)費使用、項目驗收等環(huán)節(jié)，卻未把項目檔案管理納入項目管理程序之中。而且由于歸檔工作處于管理流程的末端，項目檔案的存儲、憑證、情報等作用的發(fā)揮需要一個過程。因此，歸檔工作容易被項目管理部門忽視，雖然項目檔案管理被及時納入管理程序，卻因不能發(fā)揮前期控制、過程監(jiān)控和重要節(jié)點等關(guān)鍵環(huán)節(jié)的檔案監(jiān)管作用，使得關(guān)鍵性的檔案文件材料未能全部歸檔。2.項目檔案管理人員流動性大部分設(shè)計、施工、監(jiān)理單位檔案管理人員無資質(zhì)或無培訓(xùn)證書上崗，不具備基本的專業(yè)技能和素養(yǎng)，并且人員流動頻繁，檔案工作缺乏持續(xù)性，導(dǎo)致工程項目文件材料收集不完整、整理不規(guī)范、歸檔不及時，不能做到檔案管理與工程建設(shè)管理同步進(jìn)行。3.項目檔案形成單位的多元化建設(shè)項目從立項論證到竣工投產(chǎn)時間周期長，涉及的部門和單位多，包括規(guī)劃、招標(biāo)、設(shè)計、項目管理、物資采購、施工、監(jiān)理、財務(wù)、審計等。在項目管理中，各級單位又都設(shè)置業(yè)主項目部、施工項目部、監(jiān)理項目部等機(jī)構(gòu)，涉及的方面和業(yè)務(wù)面廣，項目施工中又涉及外包項目、多級承包項目等。項目檔案面臨的以上這些管理現(xiàn)狀無一不給項目檔案的收集增加了難度，成為項目檔案工作的重點和難點，也對項目檔案的跟蹤管理提出了更高的要求。三、項目檔案的跟蹤管理每個項目的實施過程較為漫長，實施內(nèi)容也較為繁多，且一般情況下建設(shè)單位往往同時實施幾個項目，要保證項目檔案文件材料收集的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，就必須有一套有效的、可操作性強(qiáng)的跟蹤管理辦法。1.著眼重點環(huán)節(jié)，實行跟蹤管理無論是設(shè)備管理還基建項目管理，其實施過程中一般會經(jīng)歷設(shè)計評審、合同評審、合同驗收會等幾個主要節(jié)點，項目檔案管理人員可以通過參加這幾個節(jié)點的活動，一方面進(jìn)行節(jié)點文件材料的收集和質(zhì)量把關(guān)，另一方面也可以了解項目實施的情況。另外，所有項目的實施均會產(chǎn)生合同或技術(shù)協(xié)議，項目檔案管理人員在參加合同審查時，應(yīng)該嚴(yán)把合同關(guān)，對每一份合同要求設(shè)立專門的“技術(shù)資料要求”條款，明確乙方需要提交的文件材料的清單、份數(shù)及介質(zhì)等要求。這樣既可以避免后期相互扯皮推諉，又可以在一定程度上保證項目檔案的完整性。最后，合同驗收會是合同執(zhí)行的最后一個階段，所以一定要嚴(yán)格把守。退一步說，如果單位內(nèi)部產(chǎn)生的文件材料有不符合要求的地方，后期還是有整改到位的余地，但是對于乙方單位需提供的資料，如果不在合同驗收會上把握住，合同款付出去了，就失去了主動權(quán)。因此，項目檔案管理人員在參加合同驗收會時，對于乙方提交的資料一定要嚴(yán)格審查，對于不合格、不齊全的資料，必須嚴(yán)格要求其補(bǔ)齊、整改完備直至符合歸檔要求，才能在合同驗收表上簽字。2.緊盯薄弱環(huán)節(jié)，實行跟蹤管理項目檔案管理工作的薄弱環(huán)節(jié)是指那些因主客觀原因造成的檔案管理的空白區(qū)域?；üこ桃话阍谇捌诠ぷ麟A段和工程開工初期，因機(jī)構(gòu)建設(shè)不全，人員配備不到位，工作尚無頭緒，沒有時間收集檔案文件材料；或者出現(xiàn)機(jī)構(gòu)撤銷、合并，人員調(diào)離、交接不及時等，都會造成檔案工作的空缺，這樣往往會給項目檔案的管理造成很大的損失。因此，在這個薄弱階段項目檔案管理人員要重點指導(dǎo)，跟蹤服務(wù)，出現(xiàn)任何一種情況都要盡快協(xié)調(diào)有關(guān)部門解決問題，為整個項目的檔案管理工作打下基礎(chǔ)。另外，每個項目建設(shè)都不是一成不變的，有的項目在前期規(guī)劃設(shè)計后，因為國家政策和周邊環(huán)境等因素的調(diào)整和變化，而不得不隨之發(fā)生變化；有的項目在實施過程中遇到客觀條件的限制，不得不改變原來的設(shè)計規(guī)劃。尤其很多建設(shè)項目建設(shè)周期長，技術(shù)要求高，在建設(shè)期間新技術(shù)、新設(shè)備、新材料不斷涌現(xiàn)，要采用新的技術(shù)、工藝、設(shè)備、材料，那就必須要變更原來的設(shè)計，甚至有的工程項目還要進(jìn)行多次變更。這就要求我們的項目檔案管理人員要及時掌握項目變更情況，及時了解施工單位的施工修改情況，一方面保證收集到變更后的檔案文件材料，另一方面掌握施工情況，確保收集到的檔案文件材料與施工情況一致。有些時候，施工單位在實際工作中不得不現(xiàn)場做一些小小的修改，但往往忽略了備案和匯報，這就需要檔案管理人員及時跟蹤指導(dǎo)，提醒施工單位及時匯報，及時進(jìn)行檔案文件材料的修正和補(bǔ)充。項目竣工后，項目檔案管理人員要按時參加發(fā)包方、施工方、監(jiān)理方共同進(jìn)行的竣工圖紙匯總審計。對匯總審計中出現(xiàn)的問題，項目檔案管理人員要及時指導(dǎo)各方進(jìn)行修正、補(bǔ)充，再進(jìn)行收集，以確保檔案文件材料的準(zhǔn)確、完整。最后，特殊檔案文件材料的收集目前也是相對薄弱的一個環(huán)節(jié)。隨著技術(shù)的日新月異，新設(shè)備、新材料不斷涌現(xiàn)，檔案文件材料的種類也必然越來越多。除了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案文件材料，還出現(xiàn)了膠片、照片、光盤、U 盤等新型的檔案材料。例如許多進(jìn)口設(shè)備中，除了普通文字說明材料外，往往還帶有技術(shù)安裝光盤，便于工程技術(shù)人員安裝調(diào)試時參考學(xué)習(xí)；有些項目在施工過程中，國家、省市等各級領(lǐng)導(dǎo)視察現(xiàn)場，進(jìn)行一些相關(guān)活動，在這些活動中產(chǎn)生很多照片、錄像帶、光盤等，如果當(dāng)時不指導(dǎo)有關(guān)人員及時進(jìn)行收集，事后可能永遠(yuǎn)也無法彌補(bǔ)。3.創(chuàng)新管理手段，實行跟蹤管理有效的管理手段可以高效地促進(jìn)管理水平的提升，而對于不同類別的項目管理也應(yīng)“因材施教，因地制宜”地制定不同的管理方法，才能將其成效盡善盡美地發(fā)揮出來。在項目檔案管理過程中，對設(shè)備類檔案與基建類檔案的跟蹤管理方法應(yīng)當(dāng)有所區(qū)分。首先，設(shè)備項目和基建項目的建設(shè)周期不同，一般設(shè)備項目建設(shè)周期相對較短，而基建項目建設(shè)周期相對較長。其次，設(shè)備項目實施涉及到的單位幾乎只有建設(shè)方(甲方) 和承攬方(乙方) ，而基建項目的實施涉及的單位就比較多，有勘察、測繪、監(jiān)理(包括工程監(jiān)理和投資監(jiān)理)、施工、建設(shè)、審計單位等等，且實施環(huán)節(jié)復(fù)雜多變。因此，需要分類對其采取不同的管理手段和方法。對于設(shè)備項目，一般同時實施的項目會比較多，那么制定“催辦單”不失為一種有效的方法。在合同審查時，就根據(jù)合同和技術(shù)協(xié)議把與此合同相關(guān)的所有需要歸檔的資料以催辦單的形式下發(fā)給主辦人，等合同驗收時，就以催辦單來對資料進(jìn)行審查和驗收。這樣就避免了項目檔案管理人員重復(fù)審查(如合同審查、合同驗收審查) 的情況，可以節(jié)約時間和精力，也可以保證項目檔案文件材料的完整性。而對于基建項目，應(yīng)充分發(fā)揮監(jiān)理單位的作用。項目檔案管理人員應(yīng)會同建設(shè)管理部門參加項目開工首次會議，在會議中向施工、監(jiān)理等單位明確項目檔案文件材料的歸檔要求和范圍，明確監(jiān)理單位除了自身形成的項目監(jiān)理檔案文件材料需歸檔外，對施工單位、設(shè)計單位在工程建設(shè)全過程中形成的文件材料的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性也負(fù)有監(jiān)督和檢查職責(zé)。四、跟蹤管理促進(jìn)項目檔案全面收集目前，很多單位檔案主管部門的人員配置滿足不了工作要求，項目檔案專職管理人員缺乏，項目檔案的接收、審核、簽章、保管、利用，檔案隊伍培訓(xùn)、業(yè)務(wù)指導(dǎo)等工作均由一名項目檔案管理人員完成，工作量大、任務(wù)繁重。因此，在客觀條件無法改變的情況下，我們必須要抓住重點環(huán)節(jié)以及薄弱環(huán)節(jié)，創(chuàng)新管理手段，利用好跟蹤管理方法，才能有效保證項目檔案的全面收集。項目檔案管理工作任重而道遠(yuǎn)，所有項目檔案管理人員都應(yīng)在管理實踐過程中不斷積累經(jīng)驗，創(chuàng)新管理手段，充分進(jìn)行跟蹤管理，實現(xiàn)項目檔案全面收集的目標(biāo)和理想。