有效的工作時(shí)間管理-新員工培訓(xùn).ppt

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有效的工作時(shí)間管理,時(shí)間管理,,人這一生可短暫了，有時(shí)候跟睡覺(jué)是一樣一樣的。眼睛一閉，一睜，一天兒過(guò)去了,哈啊！眼睛一閉，不睜，一輩子過(guò)去了，哈啊！,維克托米爾克是世界上屈指可數(shù)的現(xiàn)代化大食品公司墨西哥中心技術(shù)總監(jiān)。他的工作直接或間接地受到公司5000雇員中3000多人的影響。他總是忙得不可開(kāi)交，想找點(diǎn)時(shí)間度假非常難，因?yàn)樗墓ぷ鲝膩?lái)也沒(méi)干完過(guò)。因此他參加了在墨西哥城舉行的一次時(shí)間管理研討會(huì)，并取得了效果。米爾克說(shuō)：“現(xiàn)在我在較少的時(shí)間里做完了更多的工作。按保守的說(shuō)法，我現(xiàn)在完成同樣的工作后還能節(jié)余1h。我使用的方法是制訂每天工作計(jì)劃。現(xiàn)在我根據(jù)事情的重要性安排工作順序。首先完成第一號(hào)事，然后再進(jìn)行第二號(hào)事。過(guò)去則不是這樣，那時(shí)往往將重要事延至有空的時(shí)候做。我沒(méi)有認(rèn)識(shí)到次要的事竟占用了我的全部時(shí)間?，F(xiàn)在我把次要事項(xiàng)都放在最后處理，即使這些事情完不成我也不用擔(dān)憂?，F(xiàn)在我對(duì)我的工作安排感到很滿意。我認(rèn)為，我更明確地確定了各項(xiàng)目標(biāo)。過(guò)去我從未迫使自己寫出要做的事并將它們排列出優(yōu)先次序?，F(xiàn)在這樣做使我對(duì)各項(xiàng)目標(biāo)有了明確認(rèn)識(shí)，把不需要親自做的事交給別人，自己則可集中精力去處理那些需親自做的事。對(duì)我有極大幫助的另一點(diǎn)是‘現(xiàn)在就辦’的概念。我有意識(shí)地盡力克服工作上的拖拉。我在困境中抓住一件事情就努力一次性給以處理，這使亂七八糟的辦公桌上出現(xiàn)了極大的變化。實(shí)際上，參加研討會(huì)的50名管理人員已經(jīng)把雜亂無(wú)章的辦公桌和人為的混亂列為第二號(hào)浪費(fèi)時(shí)間因素?！辟N在墻上的浪費(fèi)時(shí)間因素表。米爾克說(shuō)：“我已經(jīng)親身體會(huì)到了顯而易見(jiàn)這個(gè)詞的含意。我把浪費(fèi)時(shí)間因素表貼在辦公桌前的墻壁上，非常醒目。我曾核對(duì)過(guò)其中20個(gè)浪費(fèi)時(shí)間因素，證明它對(duì)我是非常重要的。正象你看到的，我對(duì)頭號(hào)浪費(fèi)時(shí)間因素(變換化先次序和拖延)和辦公桌上雜亂無(wú)章的控制有了明顯進(jìn)展。我的第三個(gè)浪費(fèi)時(shí)間因素是危機(jī)管理，這好象是說(shuō)我們的生活危機(jī)四伏。通過(guò)大型電腦控制室，我們能夠鑒別機(jī)械或電子設(shè)備方面出現(xiàn)的問(wèn)題?，F(xiàn)在我們正設(shè)法預(yù)先采取措施來(lái)防止將要出現(xiàn)的危機(jī)問(wèn)題，并且正在尋找能夠更好地管理危機(jī)的辦法。同時(shí)我們也確切地發(fā)現(xiàn)，預(yù)先采取措施防止可能發(fā)生的危機(jī)和制訂應(yīng)急計(jì)劃完全可能最大限度地減少危機(jī)的影響”。,【培訓(xùn)內(nèi)容】,時(shí)間管理的含義、本質(zhì),,,,,時(shí)間管理的發(fā)展,1,2,時(shí)間管理的殺手,3,時(shí)間管理的原則及運(yùn)用,4,培訓(xùn)總結(jié),,5,一、時(shí)間管理的含義、本質(zhì),,,什么是時(shí)間管理？——就是通過(guò)對(duì)自己時(shí)間的管理，來(lái)探討如何減少時(shí)間浪費(fèi)，以便有效地完成既定目標(biāo)。,時(shí)間管理的本質(zhì),,二、時(shí)間管理的發(fā)展,備忘錄期,時(shí)間進(jìn)程表,輕重緩急,個(gè)人管理,,,,時(shí)間管理的側(cè)重點(diǎn)不同,三、時(shí)間的殺手,你能很好的安排工作嗎？你有拖延的習(xí)慣嗎？,您能很好的安排您的工作時(shí)間嗎？,１、每個(gè)工作日之前，我都能為計(jì)劃中的工作做些準(zhǔn)備。Ａ、從未做過(guò)Ｂ、有時(shí)做Ｃ、經(jīng)常做Ｄ、總這樣做２、凡是可交派下屬去做的我都交派下去。Ａ、從未做過(guò)Ｂ、有時(shí)做Ｃ、經(jīng)常做Ｄ、總這樣做３、我用工作進(jìn)度時(shí)間表來(lái)書面規(guī)定工作任務(wù)與目標(biāo)。Ａ、從未做過(guò)Ｂ、有時(shí)做Ｃ、經(jīng)常做Ｄ、總這樣做４、我盡量一次性處理完畢每份文件。Ａ、從未做過(guò)Ｂ、有時(shí)做Ｃ、經(jīng)常做Ｄ、總這樣做５、我每天列出一個(gè)應(yīng)辦事項(xiàng)清單，按優(yōu)先排列，先辦最重要的事情。Ａ、從未做過(guò)Ｂ、有時(shí)做Ｃ、經(jīng)常做Ｄ、總這樣做,６、我盡量回避干擾性電話、不速之客來(lái)訪以及突然召開(kāi)的會(huì)談。Ａ、從未做過(guò)Ｂ、有時(shí)做Ｃ、經(jīng)常做Ｄ、總這樣做７、我試著按照成績(jī)曲線圖表來(lái)安排我的工作。Ａ、從未做過(guò)Ｂ、有時(shí)做Ｃ、經(jīng)常做Ｄ、總這樣做８、我的日程表留有回旋余地，以便我有時(shí)間應(yīng)付突發(fā)事件。Ａ、從未做過(guò)Ｂ、有時(shí)做Ｃ、經(jīng)常做Ｄ、總這樣做９、我努力這樣安排我的活動(dòng)，以便集中精力首先處理少數(shù)至關(guān)重要的事。Ａ、從未做過(guò)Ｂ、有時(shí)做Ｃ、經(jīng)常做Ｄ、總這樣做10、當(dāng)其他人想占用我的時(shí)間，而我又必須處理更重要的事情，我會(huì)說(shuō)“不”Ａ、從未做過(guò)Ｂ、有時(shí)做Ｃ、經(jīng)常做Ｄ、總這樣做,測(cè)試結(jié)果對(duì)照,0分-15分：您自己并無(wú)時(shí)間規(guī)劃，而是讓別人牽著鼻子轉(zhuǎn)。如果您在諸多事項(xiàng)中排出優(yōu)先要辦的事情，則可能達(dá)到一些自己的目的。16分-20分：您試圖掌握自己的時(shí)間，但卻不能持之以恒，以便取得工作成效。你也許過(guò)于重視對(duì)事情做出迅速的處理，在此忽略了那些事情更重要，不要把緊急的跟重要的工作混淆起來(lái)，緊急的不一定是最重要的。不要被外界干擾和影響，無(wú)論這干擾是來(lái)自傳真、電話、還是來(lái)自同事。如果你不能完成你必須完成的事，你決不會(huì)因?yàn)檠杆偬幚砹瞬恢匾男∈露岣吖ぷ餍省?1分-25分：你嘗試的掌握自己的時(shí)間，有些很不錯(cuò)的開(kāi)始，但是需要持之以恒。26分-30分：你知道如何分析事情的輕重緩急，這樣更加集中精力和提高效率。,A為0分，B為1分，C為2分，D為3分,拖延商數(shù)測(cè)驗(yàn),請(qǐng)據(jù)實(shí)選擇以下每一個(gè)陳述最切合你的答案：（1）為了避免對(duì)棘手的難題采取行動(dòng)，我于是尋找理由和借口。A、非常同意B、略表同意C、略表不同意D、極不同意（2）為使困難的工作能被執(zhí)行，對(duì)執(zhí)行者下壓力是必要的。A、非常同意B、略表同意C、略表不同意D、極不同意（3）我經(jīng)常采取折中的辦法以避免或延緩不愉快的事。A、非常同意B、略表同意C、略表不同意D、極不同意（4）我遭遇了太多足以妨礙完成重大任務(wù)的干擾與危機(jī)。A、非常同意B、略表同意C、略表不同意D、極不同意（5）當(dāng)被迫從事一項(xiàng)不愉快的決策時(shí)，我避免直截了當(dāng)?shù)拇饛?fù)。A、非常同意B、略表同意C、略表不同意D、極不同意,（6）我對(duì)重要的行動(dòng)計(jì)劃的追蹤工作一般不予理會(huì)。A、非常同意B、略表同意C、略表不同意D、極不同意（7）試圖令他人為管理者執(zhí)行不愉快的工作。A、非常同意B、略表同意C、略表不同意D、極不同意（8）我經(jīng)常將重要工作安排在下午處理，或攜回家里，以便在夜晚或周末處理它。A、非常同意B、略表同意C、略表不同意D、極不同意（9）我在過(guò)分疲勞（或過(guò)分緊張、或過(guò)分泄氣、或太受抑制）時(shí)，以致無(wú)法處理所面對(duì)的困難任務(wù)。A、非常同意B、略表同意C、略表不同意D、極不同意（10）在著手處理一件艱難的任務(wù)之前，我喜歡清除桌上的每一個(gè)物件。A、非常同意B、略表同意C、略表不同意D、極不同意,拖延商數(shù)測(cè)驗(yàn),總分小于20分，表示你不是拖延者，你也許偶爾有拖延的習(xí)慣。總分在21至30分之間，表示你有拖延的毛病，但不太嚴(yán)重。總分多于30分，表示你或許已患上嚴(yán)重的拖延毛病。,“A”評(píng)4分；“B”評(píng)3分；“C”評(píng)2分；“D”評(píng)1分。,四、員工時(shí)間管理的原則及運(yùn)用,時(shí)間在使用過(guò)程中，確實(shí)存在著一些不可抗拒的原則，如果我們了解并遵循這些原則，就會(huì)使時(shí)間很好地為我們所用；如果不知道、不遵循時(shí)間管理的原則就會(huì)盲目地將時(shí)間浪費(fèi)。,時(shí)間管理具有以下四個(gè)原則：,80/20原則,四象限法則,計(jì)劃原則,習(xí)慣原則,20%的工作占整個(gè)工作80%的價(jià)值集中的精力要做20%的工作投入20%精力做另外80%的工作假如工作項(xiàng)目是以某價(jià)值序列排定的，則80%的價(jià)值來(lái)自于20%的項(xiàng)目，而剩下的20%的價(jià)值則來(lái)自于80%的項(xiàng)目。當(dāng)然有可能會(huì)稍微多一些，有時(shí)也可能會(huì)少一些，但是如果你認(rèn)真去實(shí)踐這個(gè)原則，你會(huì)發(fā)現(xiàn)這個(gè)原則是正確的。,（一）80/20原則,含義：,步驟一：將每天的工作全部列出,步驟二：對(duì)工作進(jìn)行如下的分類,如何運(yùn)用呢？,步驟三：時(shí)間和精力的分配,例：工作價(jià)值的分類,例：時(shí)間和精力分配,舉例說(shuō)明：,接聽(tīng)所有電話會(huì)見(jiàn)所有客戶閱讀所有文件出席所有會(huì)議接受所有下屬意見(jiàn)每天做完所有工作結(jié)果：忙碌……,由秘書過(guò)濾接聽(tīng)電話只處理重要電話只會(huì)見(jiàn)占銷售量80%的20%的客戶只批閱80%信息量的20%的文件只聽(tīng)取20%下屬80%的建議出席起80%作用的20%的會(huì)議結(jié)果：充裕……,運(yùn)用80/20原則效果體現(xiàn),按照80/20原則,一般做法,,,重要性,緊迫程度,二：重要但不緊急65%－80%,一：重要而且緊急20%－25%,四：不重要且不緊急<1%,三：不重要但緊急15%,（二）四象限原理,成功的時(shí)間分配管理,第Ⅰ象限：重要而且緊急----沒(méi)什么好說(shuō)的，立即去做！,銷售部經(jīng)理要處理客戶的投訴。當(dāng)遇到既緊急又重要的事項(xiàng)，就需要他根據(jù)自己的工作經(jīng)驗(yàn)和指示技能來(lái)處理顧客的投訴，不使事情擴(kuò)大化，又要使顧客對(duì)你的解釋或處理結(jié)果能夠接受和滿意。,說(shuō)緊急是指必須馬上就要做的事項(xiàng)；說(shuō)重要是指對(duì)公司、部門或者個(gè)人有重大影響的事項(xiàng)。,例：,不能因?yàn)椴痪o急就不去解決它。我們應(yīng)該第一時(shí)間將任務(wù)進(jìn)行分解，然后一個(gè)一個(gè)解決，并制定時(shí)間表，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成就不會(huì)讓第二象限的事情偷溜到第一象限中去。,第Ⅱ象限：重要但不緊急的事項(xiàng)----有計(jì)劃去做！,王石所做的最有眼光和與眾不同的事是，他在別人都忙著做那些緊急的事情的時(shí)候，做了那些在當(dāng)時(shí)看上去重要卻并不緊急的事情，譬如說(shuō)企業(yè)制度的規(guī)范、人力資源的設(shè)和企業(yè)文化與經(jīng)營(yíng)理念的設(shè)定?！T侖（萬(wàn)通集團(tuán)董事長(zhǎng)）,第Ⅲ象限：緊急但不重要的事項(xiàng)----交給他人去做！,第三象限的事情是我們忙碌而且盲目的源頭。最好的方法是放權(quán)交給別人去做，或者通過(guò)委婉的拒絕以減少此類事務(wù)的發(fā)生。,第Ⅳ象限：不重要和不緊急的事項(xiàng)----盡量別做！,當(dāng)你疲憊的時(shí)候，可以通過(guò)一些不重要的而且不緊急的事情來(lái)調(diào)整戲臺(tái)和身體，但是不要在這個(gè)象限中投入過(guò)多的盡力，否則就是浪費(fèi)生命了。,注意事項(xiàng)：,合理地將自己的工作按緊急和重要程度劃分到不同象限中。先做或者將大部分時(shí)間和精力用于做屬于第二象限的工作。不要讓第二象限的事情溜達(dá)到第一象限中。不要被第三象限中一些工作的假象所迷惑。根據(jù)第二象限的工作制定計(jì)劃。80%的時(shí)間做第二象限的工作；20%的時(shí)間做其它象限的工作。,Servingthenation,Strengtheningsociety,練習(xí)：將以下事項(xiàng)歸入到相應(yīng)的象限,臨時(shí)參加各部門協(xié)調(diào)會(huì)。解決客人投訴。編寫下個(gè)月部門員工排班。去拜訪VIP客人。陪朋友買手機(jī)。向上次聯(lián)系的客戶詢問(wèn)產(chǎn)品使用情況，搜集反饋資料。核查下午客人信用額度報(bào)表。發(fā)傳真取消客人預(yù)授權(quán)。打若干個(gè)溝通的電話。保安員報(bào)告有兩客人在停車場(chǎng)打架斗毆。去當(dāng)當(dāng)網(wǎng)購(gòu)買最近很火的一本書《致青春》。幫助一名新同事解決系統(tǒng)中一個(gè)遇到的難題。,工作時(shí)段分配法則,（三）養(yǎng)成習(xí)慣,要知道什么是好的時(shí)間管理的習(xí)慣好的習(xí)慣是可以養(yǎng)成并且是必須要形成的對(duì)時(shí)間的管理是一種可以改變的習(xí)慣，不良的習(xí)慣是無(wú)意中形成的，良好的習(xí)慣可以在有意識(shí)中形成,人們不會(huì)認(rèn)為習(xí)慣也會(huì)成為一種原則，但在時(shí)間的原則中它確實(shí)也是一種存在形式，即：,工作效率低，辦事拖拉時(shí)間觀念差，工作時(shí)磨磨蹭蹭工作時(shí)眉毛胡子一把抓，經(jīng)常找不到主次經(jīng)常被電話、不速之客干擾，任由發(fā)展，不會(huì)說(shuō)不上班時(shí)間不緊湊，晚上加班干什么事情都愿意管，認(rèn)為自己很忙才好愿意下屬多請(qǐng)示、多匯報(bào)才有權(quán)威沒(méi)有目標(biāo)、沒(méi)有計(jì)劃、人云亦云零碎時(shí)間都被隨意打發(fā)掉，不會(huì)利用零碎時(shí)間沒(méi)有時(shí)間安排表，由別人來(lái)安排不會(huì)休息、不會(huì)娛樂(lè)、沒(méi)有空閑,不良習(xí)慣,養(yǎng)成習(xí)慣行為學(xué)的研究表明，如果堅(jiān)持21天，你就很可能改變或養(yǎng)成一個(gè)新的習(xí)慣。當(dāng)然，這21天，你需要經(jīng)歷如下過(guò)程：1-15天：感到別扭；15-18天：可以自覺(jué)地去做了；18-20天：感覺(jué)做起來(lái)舒服；21天：變得自動(dòng)了！,一些好習(xí)慣：,每天花10分鐘作計(jì)劃；每周都將自己的工作排出優(yōu)先順序；在高效能的時(shí)間里完成重要的工作；會(huì)有效利用零星時(shí)間；文件柜或辦公桌整潔、條例清楚；在固定的時(shí)間里處理往來(lái)的函件；盡量將無(wú)用的文件處理掉。,備忘錄和宣傳品放在電腦上,重要聯(lián)系人名單貼在電腦上,電話機(jī)被紙張淹沒(méi)了,廢紙溢出未清理,廢紙撒落在地上,閱讀文件塞入文檔中被遺忘了,文件數(shù)量在膨脹，卻未隨時(shí)更新,文件柜中充斥著無(wú)關(guān)的資料,整理文件--從清理辦公桌開(kāi)始——盡量減少找東西所浪費(fèi)的時(shí)間,只打開(kāi)正在使用的文件,發(fā)函文件經(jīng)常清理,只保留當(dāng)前的來(lái)函文件,文件都是最新的,最頻繁使用的文檔極易拿到,電話伸手可及,常用文檔靠近辦公桌,無(wú)用的東西及時(shí)清除,清理辦公桌,充分認(rèn)識(shí)到進(jìn)行時(shí)間管理的重要性和必要性掌握正確且實(shí)用的時(shí)間管理技巧，合理安排個(gè)人工作時(shí)間根據(jù)自身時(shí)間管理的不良習(xí)慣，制定對(duì)癥下藥的時(shí)間管理計(jì)劃配合時(shí)間管理原則及工具的運(yùn)用，達(dá)到自我發(fā)展與提升,培訓(xùn)總結(jié),3,10,想,飛,做,