檔案管理_生活垃圾焚燒發(fā)電工程項目檔案管理實施細(xì)則

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1、仁懷市生活垃圾焚燒發(fā)電項目工程項目檔案管理實施細(xì)則1/0（版本號/修訂號） 仁懷中電環(huán)保發(fā)電有限公司中電投電力工程有限公司工程管理分公司貴州仁懷環(huán)保電站項目部2016年09月30日發(fā)布 2016年10月01日實施努力了的才叫夢想，不努力的就是空想！如果你一直空想的話，無論看多少正能量語錄，也趕不走滿滿的負(fù)能量！你還是原地踏步的你，一直在看別人進(jìn)步。目錄前言IVV1目的12適用范圍13 編制依據(jù)14定義與術(shù)語25 基礎(chǔ)管理36 管理要求46.1管理內(nèi)容46.2建立管理網(wǎng)絡(luò)46.3 管理流程47 職責(zé)及分工57.1項目公司職責(zé)57.2工程公司項目部職責(zé)57.3 監(jiān)理職責(zé)67.4 施工單位職責(zé)77.

2、5 設(shè)計單位的職責(zé)77.6 調(diào)試單位職責(zé)78 項目文件形成要求及上報份數(shù)88.1 文件形成要求88.2工程文件編碼98.3施工單位所報技術(shù)文件份數(shù)99項目文件收集99.1項目文件的收集范圍99.2項目文件的收集時間109.3項目文件的收集份數(shù)109.4 項目文件的質(zhì)量要求1010項目文件編制1110.1項目文件編制要求1110.2竣工圖編制要求1111項目文件的整理1211.1項目文件整理的基本要求1211.2分類的原則、類目設(shè)置及分類表1311.3組卷原則及組卷方法1411.4案卷和卷內(nèi)文件的排列1411.5項目文件的編目1711.6案卷及文件的裝訂1911.7紙張、卷皮、卷內(nèi)表格規(guī)格和制成

3、材料1912特殊載體檔案收集與整理要求1912.1錄音、錄像檔案1912.2 照片檔案1912.3電子文件的歸檔2012.4實物檔案2113 竣工文件的驗收2113.1竣工文件審查要求2113.2竣工文件審查程序2213.3竣工文件檢查程序2214 檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急準(zhǔn)備2314.1 應(yīng)急準(zhǔn)備2314.2 預(yù)警預(yù)防行動2314.3處置區(qū)域2314.4搶救檔案的順序2315 工程檔案管理考核辦法2315.1考核程序2315.2考核辦法2416.記錄25記錄1：設(shè)計變更執(zhí)行反饋匯總表25記錄2：單位工程設(shè)備、材料出廠試驗報告及質(zhì)量證明材料登記表25記錄3：歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表25記錄

4、4：竣工文件審查簽字頁25記錄5：竣工檔案審核整改單25記錄6：竣工檔案移交簽證表25記錄7：單位工程總結(jié)（模板）25記錄8：單位工程統(tǒng)計一覽表2517.附錄25附錄A建設(shè)單位項目檔案分類、各參建單位主要項目文件歸檔范圍及保存單位期限劃分表25附錄B項目文檔管理制度25附錄C項目文檔編碼管理要求25前言為實現(xiàn)仁懷市生活垃圾焚燒發(fā)電項目工程“達(dá)標(biāo)投產(chǎn)并通過3A等級評定、爭創(chuàng)國家優(yōu)質(zhì)工程獎”的質(zhì)量總目標(biāo)，確保實現(xiàn)工程檔案的規(guī)范性、完整性、及時性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性、真實性，特制定本細(xì)則。本細(xì)則由中電投電力工程有限公司工程管理分公司貴州仁懷電站項目部提出、起草和歸口。本細(xì)則主要起草人： 版本號 編制人

5、審核人 批準(zhǔn)人2016版 簽字/日期 簽字/日期 簽字/日期1目的本細(xì)則規(guī)定了在工程文件收集、整理、歸檔及檔案移交過程中，對各類文件的歸檔時間、范圍、保管期限、整理、編目和案卷質(zhì)量的要求，統(tǒng)一了工程檔案編制及整理的標(biāo)準(zhǔn)。確保本工程檔案符合達(dá)標(biāo)投產(chǎn)及創(chuàng)優(yōu)考核標(biāo)準(zhǔn)。2適用范圍本細(xì)則適用于仁懷市生活垃圾焚燒發(fā)電項目工程文件編制、工程檔案整理、移交和竣工驗收。工程各參建單位均應(yīng)遵照本細(xì)則執(zhí)行。3 編制依據(jù)下列文件對本細(xì)則的應(yīng)用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修訂單）適用于本文件。DA/T 28-2002國家重大建設(shè)項目文件歸

6、檔要求與檔案整理規(guī)范GB/T 11822-2008科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求GB/T 382008 電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范GB/T 188942002電子文件歸檔與管理規(guī)范GB/T 10609.32009 技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法GB/T 118212002 照片檔案管理規(guī)范DL/T 241-2012火電建設(shè)項目文件收集及檔案整理規(guī)范DL/T 5229-2005電力工程竣工圖文件編制規(guī)定DL/T 5210系列火電施工質(zhì)量檢驗及評定標(biāo)準(zhǔn)DL/T5190系列電力建設(shè)工程施工及驗收技術(shù)規(guī)范DL/T 5277-2012 火電達(dá)標(biāo)投產(chǎn)驗收規(guī)程中電投規(guī)章2012年第44號中國電力投資集團(tuán)公

7、司火電工程達(dá)標(biāo)投產(chǎn)考核實施辦法2008年第60號關(guān)于施行中國電力投資集團(tuán)公司檔案管理制度的通知2008年第64號中國電力投資集團(tuán)公司重大建設(shè)項目檔案驗收管理制度仁懷市生活垃圾焚燒發(fā)電項目工程工程建設(shè)管理委托合同CPIPEC-EM 21203002015建設(shè)管理項目文檔管理規(guī)定4定義與術(shù)語4.1 項目文件指建設(shè)項目在立項、審批、招投標(biāo)、勘測、設(shè)計、施工、監(jiān)理及竣工驗收全過程中開成的文字、圖表、聲像等形式的全部文件，包括項目前期文件、項目竣工和項目竣工驗收文件等。4.2 項目檔案是指檢定、整理并歸檔的項目文件(4.1)。4.3 工程準(zhǔn)備階段文件工程項目在立項、審批、勘察、設(shè)計、招投標(biāo)等工程準(zhǔn)備階段

8、形成的文件。4.4 施工文件工程項目在土建和水工施工、設(shè)備安裝、系統(tǒng)調(diào)試等施工過程中形成的文件。4.5監(jiān)理文件監(jiān)理公司在工程設(shè)計、施工、調(diào)試等過程中履行監(jiān)理職能所形成的文件。4.6 竣工驗收文件工程項目在竣工驗收、移交生產(chǎn)活動中形成的文件。4.7 設(shè)備文件工程主設(shè)備和重要輔助設(shè)備在訂貨、出廠、到貨、開箱和檢驗等過程中產(chǎn)生的文件。4.8 竣工圖工程竣工驗收后，真實反映建設(shè)工程施工結(jié)果的圖樣。4.9 歸檔文件分類根據(jù)檔案的來源、形成時間、內(nèi)容、形式等特征對檔案實體進(jìn)行有層次的分類。4.10歸檔文件整理將歸檔紙質(zhì)文件以件或卷為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。4.11歸檔

9、辦理完畢的文件經(jīng)系統(tǒng)整理交檔案室保存的過程。4.12 項目檔案移交項目竣工驗收后，建設(shè)單位根據(jù)合同、協(xié)議和規(guī)定向項目公司單位、生產(chǎn)使用單位、項目主管部門及有關(guān)檔案管理部門移交有關(guān)項目檔案。4.13單位名稱的簡稱仁懷市中電環(huán)保發(fā)電有限公司（以下簡稱“項目公司”）；中電投電力工程有限公司工程管理分公司貴州仁懷環(huán)保電站項目部（以下簡稱“工程公司項目部”）；上海斯耐迪監(jiān)理工程咨詢有限公司仁懷項目監(jiān)理部（以下簡稱“項目監(jiān)理部”）。5 基礎(chǔ)管理5.1 實行項目法人負(fù)責(zé)制，明確分管領(lǐng)導(dǎo)和項目檔案管理體制和工作程序。確保檔案管理與項目建設(shè)同步進(jìn)行。做到“三納入”、“四參加”、“五同步”。5.1.1“三納入”納

10、入工程建設(shè)項目各項規(guī)章制度、工作計劃及流程；納入工程建設(shè)參建各方項目日常管理；納入工程建設(shè)項目的崗位責(zé)任制、經(jīng)濟(jì)責(zé)任制。5.1.2“四參加”參加設(shè)備、材料技術(shù)協(xié)議的洽商；參加設(shè)備開箱驗收或引進(jìn)項目接收；參加建設(shè)項目的驗收及評價；參加建設(shè)項目工法、專利、科技成果、QC成果、“四新”成果的積累、開發(fā)。5.1.3“五同步”下達(dá)計劃任務(wù)與提出文件材料的歸檔要求同步；檢查工程進(jìn)度與檢查文件材料積累同步；工程驗收、評價與文件材料歸檔同步；科技成果等評審與文件材料歸檔同步；項目移交生產(chǎn)與項目文件材料完成歸檔同步。5.2 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、設(shè)備配置：具備檔案安全保管、保護(hù)和現(xiàn)代化管理的條件，配置必要的設(shè)備。5.2

11、.1參建單位應(yīng)配備器具：計算機(jī)、掃描儀（具備連續(xù)掃描功能）、照相機(jī)（800萬以上像速）、激光打印機(jī)、裝訂機(jī)、切紙刀等5.2.2 案卷裝具：卷盒材料為牛皮紙板雙裱壓制；外形尺寸為：310mm220mm；厚度分別為：20mm、30mm、40mm、50mm四種規(guī)格。6 管理要求6.1 管理內(nèi)容工程公司項目部負(fù)責(zé)對本項目工程文件管理的具體策劃，包括目標(biāo)的確定，管理網(wǎng)絡(luò)、制度、措施的建立及落實。6.2 建立管理網(wǎng)絡(luò)6.2.1配合項目公司組建“項目文檔管理領(lǐng)導(dǎo)小組”，項目主管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，各參建方指派一名負(fù)責(zé)人參加該領(lǐng)導(dǎo)小組。領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)工作小組, 組員包括項目公司、工程公司項目部資料主管、各參建方資料主

12、管及相關(guān)技術(shù)人員, 具體負(fù)責(zé)工程文件管理工作。6.2.2各參建單位組建本單位“工程檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組”，由各單位項目總工程師任組長，全面負(fù)責(zé)工程檔案的形成管理及移交。6.2.3工程公司項目部負(fù)責(zé)編制項目檔案管理實施細(xì)則，經(jīng)工程公司項目部、項目公司逐級評審?fù)ㄟ^后執(zhí)行。6.2.4工程公司項目部負(fù)責(zé)組織本項目貫徹國家有關(guān)部門頒發(fā)的檔案管理規(guī)定及項目檔案管理實施細(xì)則的實施。6.2.5工程公司項目部負(fù)責(zé)制定對各參建方的考核制度及控制措施，并把工程文件的收集、整理和歸檔工作納入與各參建單位的合同管理，納入各部門和有關(guān)人員工作責(zé)任制。6.2.6工程公司項目部負(fù)責(zé)項目公司及供方工程建設(shè)管理軟件“PAP”中“工程

13、資料管理”軟件應(yīng)用的培訓(xùn)、業(yè)務(wù)指導(dǎo)及監(jiān)督檢查工作。6.2.7工程公司項目部負(fù)責(zé)對本項目各參建方的工程文件的形成、收集、整理、審查、驗收、案卷裝訂、歸檔移交等管理工作進(jìn)行技術(shù)交底。6.2.8項目監(jiān)理部應(yīng)對各參建單位的竣工檔案完整性、準(zhǔn)確性、真實性進(jìn)行審核；并應(yīng)督促和協(xié)助竣工圖編制單位檢查其竣工圖編制情況，發(fā)現(xiàn)不準(zhǔn)確或短缺時要及時修改和補(bǔ)齊。6.2.10工程公司項目部和項目監(jiān)理部配合項目公司進(jìn)行工程檔案專項驗收、機(jī)組達(dá)標(biāo)及創(chuàng)優(yōu)考核驗收。6.2.11工程公司項目部組織各參建方對工程項目文檔辦理移交簽證工作。6.3 管理流程項目公司工程公司項目部項目監(jiān)理部施工單位7 職責(zé)及分工7.1項目公司職責(zé)7.1

14、.1組建“工程檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組”，由項目公司總經(jīng)理擔(dān)任組長，全面負(fù)責(zé)工程檔案的形成管理及移交。7.1.2負(fù)責(zé)前期文件、設(shè)計基礎(chǔ)文件、施工圖、工程管理過程性文件（如征地文件等）的收集整理及其歸檔工作。派遣檔案管理人員1-2人協(xié)助工程公司做好設(shè)備文件的收集整理及歸檔工作。7.1.3負(fù)責(zé)合同、協(xié)議、招投標(biāo)文件的收集整理歸檔工作。7.1.4負(fù)責(zé)考核期（電廠運行階段）運行資料（包括企業(yè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、系統(tǒng)圖等必備圖紙、操作票、工作票、運行日志等運行臺帳、培訓(xùn)教材、考核期的生產(chǎn)記錄、考核期的事故分析、處理記錄及結(jié)論）的收集整理及歸檔工作。7.1.5負(fù)責(zé)最終移交時提供統(tǒng)一的檔案盒。7.2工程公司項目部職責(zé)7.2.

15、1認(rèn)真履行管理范圍內(nèi)檔案工作的統(tǒng)一組織和管理的職能，負(fù)責(zé)對本工程檔案工作的組織、指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查和驗收工作。7.2.2負(fù)責(zé)制定項目檔案管理實施細(xì)則，采用統(tǒng)一的檔案管理軟件，進(jìn)行項目文檔管理。7.2.3負(fù)責(zé)設(shè)計文件的統(tǒng)一接收、登錄、發(fā)放工作。7.2.4負(fù)責(zé)工程管理性文件（包括來往文件、會議紀(jì)要）、工程未完項目資料、設(shè)備文件的收集整理歸檔工作并向項目公司進(jìn)行移交。7.2.5負(fù)責(zé)最終匯總、編制工程竣工檔案移交總清冊，并向項目公司進(jìn)行移交。7.2.6負(fù)責(zé)質(zhì)量監(jiān)督資料的歸檔工作。7.2.7負(fù)責(zé)竣工文件編制的組織工作，按照國家對工程檔案及竣工文件質(zhì)量和數(shù)量的要求，結(jié)合機(jī)組達(dá)標(biāo)創(chuàng)優(yōu)要求，以單臺機(jī)組為基礎(chǔ)在該

16、臺機(jī)組通過（72+24）小時試運行后45天內(nèi)(含竣工圖)向項目公司移交本合同范圍內(nèi)完整的竣工文件，具體份數(shù)參見合同規(guī)定。項目公司及項目公司代表有權(quán)對工程公司項目部的竣工文件編制情況進(jìn)行檢查并提出整改意見。7.2.8雙方同意所有從對方接收到的標(biāo)明為“保密資料”字樣的資料進(jìn)行保密，不經(jīng)對方同意，不得將該資料轉(zhuǎn)發(fā)或披露給任何與本項目無關(guān)的第三方。7.3 監(jiān)理職責(zé)7.3.1負(fù)責(zé)監(jiān)理依據(jù)性文件（監(jiān)理規(guī)劃細(xì)則、監(jiān)理實施細(xì)則等）、監(jiān)理工作文件（監(jiān)理工作聯(lián)系單、會議紀(jì)要、暫停令、月報、通知等）的形成、收集、整理、自檢、組卷、裝訂、歸檔。并在機(jī)組通過（72+24）小時試運行后45天內(nèi)移交合同范圍內(nèi)完整的竣工文件

17、經(jīng)工程公司項目部提交項目公司。7.3.2負(fù)責(zé)對施工單位文件的接收、審核、處理、傳遞工作。7.3.3負(fù)責(zé)對竣工圖的審核工作。7.3.4負(fù)責(zé)對施工承包商、設(shè)計單位、設(shè)備代保管單位的竣工資料的完整性、準(zhǔn)確性、真實性進(jìn)行監(jiān)督、檢查工作，直至達(dá)到竣工移交標(biāo)準(zhǔn)。7.3.5負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查施工單位不符合項整改及封閉情況。7.4 施工單位職責(zé)7.4.1按火電建設(shè)項目文件收集及歸檔整理規(guī)范DL/T241-2012分類要求編制單位工程竣工檔案。建立單位工程總清冊，并在機(jī)組通過（72+24）小時試運行后45天內(nèi)移交合同范圍內(nèi)完整的竣工文件經(jīng)工程公司項目部提交項目公司。7.4.2在單位工程竣工驗收時，各單位應(yīng)先對本單位

18、已編制好的竣工文件進(jìn)行嚴(yán)格的內(nèi)部自查,合格后提交項目監(jiān)理部進(jìn)行審核工作,監(jiān)理預(yù)審合格后,工程公司項目部和項目公司各專業(yè)技術(shù)人員及檔案人員共同進(jìn)行復(fù)核審查,合格后按照本規(guī)定及國家有關(guān)檔案管理的要求整理、裝訂、編目、裝盒，編制移交清冊，并將所有的竣工文件錄入PAP竣工資料管理模塊中，同時提交二套相對應(yīng)的電子版檔案移交項目公司。做到工程文件與工程竣工驗收同步完成。7.4.3每臺機(jī)組移交前，及時整理完整準(zhǔn)確的設(shè)計變更單和與設(shè)計變更有關(guān)的工程聯(lián)系單、圖紙會審紀(jì)要等有關(guān)編制竣工圖的依據(jù)。在機(jī)組通過（72+24）小時試運行后1-5個工作日內(nèi)提交工程公司項目，由工程公司項目部組織有關(guān)單位審核，匯總后移交設(shè)計單

19、位進(jìn)行竣工圖編制工作。7.4.4負(fù)責(zé)本單位施工過程中的資質(zhì)類文件。7.5 設(shè)計單位的職責(zé)7.5.1負(fù)責(zé)按工程建設(shè)要求，及時提供工程設(shè)計文件并編制施工圖及總清冊。7.5.2負(fù)責(zé)三套設(shè)計變更單原件的整理及歸檔。7.5.3負(fù)責(zé)對匯總的設(shè)計變更文件進(jìn)行最終審核，保證其完整、準(zhǔn)確，按合同和GB/T10609.3技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法以及本細(xì)則的整理要求，編制竣工圖，按A4幅面（297210mm），圖面朝里，圖標(biāo)外露的規(guī)格折疊。每頁圖紙均應(yīng)加蓋“竣工圖章”（式樣符合DL/T5229-2005要求）。在機(jī)組通過（72+24）小時試運行后45天內(nèi)，向工程公司項目部提交兩臺機(jī)組竣工圖，由工程公司項目部整理歸檔

20、后向項目公司移交。7.5.4負(fù)責(zé)編制設(shè)計工作總結(jié)，并提交工程公司項目部。7.5.5 負(fù)責(zé)編制竣工圖總目錄及清冊7.6 調(diào)試單位職責(zé)7.6.1負(fù)責(zé)調(diào)試大綱及調(diào)試計劃的收集、整理、立卷工作。7.6.2負(fù)責(zé)調(diào)試工程聯(lián)系單的收集、整理、立卷工作。7.6.3負(fù)責(zé)調(diào)試使用的儀器匯總報驗、特殊調(diào)試人員資質(zhì)報驗的收集、整理、立卷工作。7.6.4負(fù)責(zé)調(diào)試試驗強(qiáng)條執(zhí)行檢查記錄的收集、整理、立卷工作7.6.5負(fù)責(zé)分系統(tǒng)調(diào)試方案、措施報審文件、條件檢查確認(rèn)表試運簽證、調(diào)試報告、調(diào)試記錄、調(diào)試質(zhì)量驗收文件的收集、整理、立卷工作。7.6.6負(fù)責(zé)整套啟動調(diào)試方案、措施報審文件、條件檢查確認(rèn)表、調(diào)試記錄與報告、整套啟動簽證、

21、報告及整套啟動調(diào)試質(zhì)量驗收文件的收集、整理、立卷工作。7.6.7負(fù)責(zé)編制調(diào)試總結(jié)及調(diào)試單位組織會議的會議紀(jì)要。7.6.8在機(jī)組通過（72+24）小時試運行后45天內(nèi)移交合同范圍內(nèi)完整的竣工文件（份數(shù)根據(jù)合同規(guī)定）經(jīng)工程公司項目部提交項目公司。8 項目文件形成要求及上報份數(shù)8.1 文件形成要求8.1.1報送的文件字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、簽字手續(xù)完備，日期要求填寫規(guī)范，采用8位數(shù)，如“2014年05月22日”或“2014.05.22”，采用碳素筆，不得用紅色、純藍(lán)墨水、復(fù)寫紙、圓珠筆和鉛筆。簽字意見一定明確，不允許出現(xiàn)“正在聯(lián)系”等不明確意見。8.1.2 表格紙張要求規(guī)格為A4（210297

22、）70g以上打印紙，文件幅面為A4規(guī)格，文件裝訂邊距一般要求：上邊距為2.5cm，左邊距為2.5cm，下邊距為2cm，右邊距為2cm，頁腳1cm，標(biāo)題字體統(tǒng)一為三號黑體，報審表內(nèi)容字體為宋體五號，單位工程、檢驗批報表中內(nèi)容為五號或小五號。如表格內(nèi)容較多可適當(dāng)下調(diào)字號，頁腳字體為宋體小五。表格邊框線條粗1.5磅，表格內(nèi)線條粗0.5磅。8.1.3 工程施工技術(shù)文件用表要求嚴(yán)格套用國家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范表式。8.1.4驗評表中所填的工程編號，應(yīng)與施工單位所報“施工驗收范圍劃分表”一致。8.1.5填寫要求：意圖和意見表達(dá)應(yīng)實事求是、內(nèi)容具體、用語規(guī)范；詞義搭配準(zhǔn)確；語句完整、通順、字跡清楚；簽署的各級人員

23、應(yīng)具有相應(yīng)資格，簽署程序符合規(guī)定；處理文件一般應(yīng)在1個工作日內(nèi)處理完畢并返回，最長不得超過3個工作日。簽署日期格式為：XXXX（年）- XX（月）- XX（日）。用于記錄的專業(yè)施工與驗收表格式文件，應(yīng)符合現(xiàn)行電力行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的格式，沒有填寫內(nèi)容的空白格應(yīng)劃線“/”或加蓋“以下空白”章，以示閉環(huán)。8.1.6各方產(chǎn)生的文件，若文件上有主送單位，則由產(chǎn)生文件方直接將文件送到主送單位資料室，由主送單位資料室負(fù)責(zé)該資料的流轉(zhuǎn)，并在各方簽字完成后負(fù)責(zé)發(fā)放給相關(guān)簽字方。施工單位報送程序，除有主送單位的除外，其它技術(shù)文件一律先送項目監(jiān)理部資料室，由監(jiān)理單位登記并進(jìn)行文件流轉(zhuǎn)。施工單位應(yīng)將處理完畢的技術(shù)文件及時進(jìn)行

24、掃描（帶印章文件應(yīng)彩掃為PDF格式文件），并將電子版保存?zhèn)洳椴⑼竭M(jìn)行PAP歸檔。8.1.7工程聯(lián)系單：可分三種情況，第一，主送監(jiān)理單位，直接報送監(jiān)理單位。第二，事項需要工程公司項目部解決，先報監(jiān)理，再報工程公司項目部。第三，事項需要項目公司（需設(shè)備廠家、設(shè)計工代）解決，先報監(jiān)理、工程公司項目部，再報項目公司，需要相應(yīng)增加（設(shè)備或設(shè)計簽字欄），增加簽字欄應(yīng)在工程公司項目部后、項目公司欄前。注：因工程聯(lián)系單表式是“PAP”自動生成，若報送單位欄數(shù)不足，可自動填加，頁數(shù)控制在一頁之內(nèi)；若填報出現(xiàn)“空欄”，應(yīng)寫明“以下空白”。工程聯(lián)系單簽署意見應(yīng)明確，流轉(zhuǎn)時間最多不能超過三個工作日。工程聯(lián)系單流轉(zhuǎn)完

25、畢后，由施工單位進(jìn)行閉環(huán)確認(rèn)。施工單位資料員每周末需對項目公司報未返回的聯(lián)系單清查，以避免聯(lián)系單丟失。施工單位要對每份工程聯(lián)系單格式及編號進(jìn)行把關(guān)，不允許出現(xiàn)專業(yè)或編號錯誤的聯(lián)系單，如有聯(lián)系單作廢應(yīng)將編號及時補(bǔ)上，以免出現(xiàn)斷號。8.1.8 圖紙發(fā)放流轉(zhuǎn)施工圖紙的發(fā)放，由項目公司資料室接收、清點后發(fā)放給工程公司資料室，由工程公司資料室統(tǒng)一登記后簽發(fā)。工程公司資料室按確定的圖紙發(fā)放范圍、圖紙分發(fā)的份數(shù)發(fā)給相關(guān)單位，由各方指定專職資料人員接收并辦理簽字手續(xù)，負(fù)責(zé)圖紙的保管、使用和歸還（圖紙發(fā)放份數(shù)：工程公司3套、監(jiān)理公司2套、施工單位6套）。8.2工程文件編碼詳見附錄17C項目文件編碼管理要求8.3

26、施工單位所報技術(shù)文件份數(shù)施工單位報審文件的份數(shù)應(yīng)根據(jù)上報文件實際流轉(zhuǎn)需要考慮，如：項目公司1份（需項目公司簽批文件）+工程公司項目部1份（需工程公司項目部簽批文件）+項目監(jiān)理部1份+ 竣工后移交項目公司2份+施工單位自留1份（如涉及到設(shè)計工代的可適當(dāng)增加）。9項目文件收集項目文件的收集、編制與整理作為各參建單位檔案管理部門的日常工作，對于項目檔案業(yè)務(wù)工作來說，文件的收集、編制與整理是業(yè)務(wù)流程中最重要的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，對于文件轉(zhuǎn)化為檔案的過程來說，文件收集是整理的基礎(chǔ)，文件編制是整理的前奏，而整理是文件轉(zhuǎn)化為檔案最重要的環(huán)節(jié)。9.1項目文件的收集范圍9.1.1建設(shè)單位在項目建設(shè)中形成的所有文字、圖表及

27、音像等各種載體形成的文件為收集對象，將具有保存價值的文件納入歸檔范圍。9.1.2供方單位主要項目文件歸檔范圍及歸檔責(zé)任單位見“附錄17A”。9.2項目文件的收集時間9.2.1項目文件應(yīng)與項目建設(shè)同步收集。9.2.2前期階段、施工準(zhǔn)備階段、竣工驗收階段、生產(chǎn)準(zhǔn)備階段等項目管理性文件，可在文件辦理完畢或階段性工作完成后及時收集，并錄入“PAP”工程建設(shè)管理軟件竣工資料管理模塊。9.2.3設(shè)備、儀器及物資文件，在開箱驗收后及時收集登記，并錄入“PAP”工程建設(shè)管理軟件竣工資料管理模塊。9.2.4施工、調(diào)試單位形成的各專業(yè)項目文件，責(zé)任單位在施工過程中做好記錄，單位工程驗收后及時收集，整理并錄入“PA

28、P”工程建設(shè)管理軟件竣工資料管理模塊。9.2.5監(jiān)理和設(shè)計等單位形成的項目文件，應(yīng)在工作完成后及時收集，并錄入“PAP”工程建設(shè)管理軟件竣工資料管理模塊。9.3項目文件的收集份數(shù)9.3.1本項目文件收集份數(shù)按各參建單位合同執(zhí)行。9.3.2設(shè)計單位編制的施工圖，歸檔份數(shù)為一份。9.3.3設(shè)計單位編制的竣工圖，歸檔的份數(shù)為三份（單臺機(jī)組），一套正本，兩套副本（具體份數(shù)由合同規(guī)定）。9.3.4電子文件應(yīng)存儲在脫機(jī)載體上（即DVD光盤），按電子檔案的歸檔要求應(yīng)一式三份，一份封存、一份異地保管、一份提供利用。9.4 項目文件的質(zhì)量要求9.4.1項目文件齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、簽章手續(xù)完備；其內(nèi)容真實、可

29、靠，與工程實際相符合。9.4.2項目歸檔文件應(yīng)為原件。因故無原件歸檔的合法性、依據(jù)性、憑據(jù)性等永久保存的文件，提供單位應(yīng)在復(fù)制件上注明原件在何處并加蓋公章。9.4.3項目文件應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，其載體、書寫及制成材料應(yīng)符合GB/T11822規(guī)定。9.4.4由分包單位形成的文件，發(fā)包單位負(fù)責(zé)審核并簽字；有勞務(wù)分包形成的文件，發(fā)包單位應(yīng)對形成文件承擔(dān)全部的質(zhì)量責(zé)任并簽字確認(rèn)，否則視為無效文件。9.4.5案卷檔號分配：準(zhǔn)備歸檔的文件材料，以參建各方的合同、協(xié)議及本項目已批準(zhǔn)的單位工程劃分表為基準(zhǔn)，參照“附錄17A”所列的分類號順序，分配本工程各參建方檔案分類號和案卷號。10項目文件編制項

30、目文件編制是項目檔案整理工作特有的一道工作程序，其特殊性是由項目文件成套性及動態(tài)管理的特點所決定的。項目文件編制是根據(jù)文件管理、文件整理和文件利用的需求開展的一項工作。10.1項目文件編制要求10.1.1參建單位應(yīng)按照DA/T28規(guī)定編制竣工文件，監(jiān)理單位負(fù)責(zé)審查。10.1.2需整改閉環(huán)或回復(fù)的項目文件，執(zhí)行單位應(yīng)在完工后按質(zhì)量要求編制相對應(yīng)的閉環(huán)文件。10.1.3設(shè)計更改文件，施工單位應(yīng)按專業(yè)編制設(shè)計變更執(zhí)行反饋匯總表,見記錄1。10.1.4對單位工程中按專業(yè)集中整理的設(shè)計更改文件、設(shè)備與原材料質(zhì)量證明文件、計量器具文件，立卷單位應(yīng)按DL/T2412012規(guī)定填寫登記表，在表中應(yīng)填寫文件所在

31、卷冊的檔號，建立索引。土建專業(yè)單位工程設(shè)備、材料出廠試驗報告及質(zhì)量證明登記表，見記錄2。10.1.5原材料質(zhì)量證明文件，應(yīng)分門別類按原材料的品種、型號等特征及原材料管理臺賬編制原材料跟蹤記錄。10.1.6非紙質(zhì)載體文件歸檔時，應(yīng)有整理單位編制文件說明與載體一起移交，并應(yīng)在備考表填寫互見號。10.2竣工圖編制要求10.2.1竣工圖應(yīng)齊全、完整，修改到位，簽章手續(xù)完備，并應(yīng)與項目竣工驗收時實際情況相符。10.2.2設(shè)計單位應(yīng)按DL/T5229規(guī)定編制全套竣工圖。10.2.3竣工圖應(yīng)加蓋竣工圖章。竣工圖章應(yīng)按DL/T5229規(guī)定執(zhí)行。10.2.4項目監(jiān)理部應(yīng)對設(shè)計單位編織的竣工圖進(jìn)行審查，并在竣工圖

32、卷冊目錄上加蓋竣工圖審查章。竣工圖審查章見圖1。圖1：竣工圖審查章10.2.5竣工圖應(yīng)按GB/T10609.3規(guī)定折疊，圖紙折疊圖幅向里，圖標(biāo)欄應(yīng)外露。11項目文件的整理文件整理是按一定原則，對文件進(jìn)行條理化、系統(tǒng)化整理的過程，是文件轉(zhuǎn)化為檔案的重要環(huán)節(jié)。項目文件整理工作主要包括系統(tǒng)整理和科學(xué)編目兩部分，系統(tǒng)整理包括對文件的分類和排列，以真實反映電力建設(shè)項目活動的真實情況，保存文件自檢的有機(jī)聯(lián)系為原則；科學(xué)編目包括編制檔號、案卷目錄、卷內(nèi)目錄、備考表等，將經(jīng)過系統(tǒng)整理的文件固化和編制檢索工具。編目揭示了歸檔文件和案卷的內(nèi)容和構(gòu)成。11.1項目文件整理的基本要求11.1.1 項目文件應(yīng)由文件形成

33、單位整理、歸檔、立卷。由多個單位分包的單位（單項）工程，應(yīng)由分包單位對各自承建范圍形成的文件進(jìn)行整理，由發(fā)包單位匯總整理。11.1.2項目文件整理，應(yīng)根據(jù)檔案對文件形成的查考與憑證價值確定保管期限。保管期限分為永久與定期兩種。永久保存文件。凡是證明項目建設(shè)合法性、反應(yīng)工程質(zhì)量和竣工驗收的依據(jù)性文件以及對文件保管單位今后工作有長遠(yuǎn)利用價值的文件，應(yīng)列為永久保管。定期保存文件。凡是反應(yīng)項目建設(shè)活動且在一定時期內(nèi)對文件保管單位有參考利用價值的項目文件，應(yīng)列為定期保管。定期保管檔案的年限可根據(jù)其參考利用價值分為30年和10年兩檔。11.1.3項目文件保存單位及保管期限劃分見“附錄17A”。11.1.4

34、項目文件整理，卷內(nèi)文件不得有重復(fù)，共用時應(yīng)在備考表中說明。11.2分類的原則、類目設(shè)置及分類表11.2.1分類原則（1）火電建設(shè)項目檔案分類應(yīng)以火電建設(shè)項目全部歸檔文件為對象，依據(jù)參建各方在項目建設(shè)中的職能，按文件的來源結(jié)合檔案形成階段、專業(yè)性質(zhì)、特點，應(yīng)保持項目檔案的成套與系統(tǒng)以及檔案的形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系。（2）分類應(yīng)具有概括性和包容性，具有相對的穩(wěn)定性和擴(kuò)充性。11.2.2類目設(shè)置及檔號標(biāo)識（1）分類表類目應(yīng)按參建單位的不同職能，文件的來源和形成階段，分專業(yè)性質(zhì)、特點按下列要求設(shè)置：A）一級類目設(shè)置：6大類為電力生產(chǎn)類、7大類為科學(xué)技術(shù)研究類、8大類為建設(shè)項目類、9大類為設(shè)備儀器類。B）二

35、級及以下類目設(shè)置：6大類電力生產(chǎn)類按生產(chǎn)職能部門，文件性質(zhì)設(shè)置；7大類科學(xué)技術(shù)研究類應(yīng)按科技成果性質(zhì)或立項課題設(shè)置；8大類項目建設(shè)類應(yīng)按專業(yè)、系統(tǒng)、設(shè)備臺件設(shè)置。9大類設(shè)備儀器類應(yīng)按專業(yè)、系統(tǒng)、設(shè)備臺件設(shè)置。（2）檔號由項目代號（或年度）、分類號和案卷流水號三組代號構(gòu)成，分類用09阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識。三組代號之間用“”分隔；不同級類目之間，直接連接。檔號標(biāo)識見下圖。（3）本工程公用部分00，1號機(jī)組01，2號機(jī)組02。11.3組卷原則及組卷方法11.3.1組卷原則（1）組卷應(yīng)按文件的形成規(guī)律和成套性特點，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系；分類科學(xué)，合理組卷。組卷要求可參考“附錄17A”。（2）組卷應(yīng)根據(jù)卷內(nèi)

36、文件的內(nèi)容和按文件的多少組成一卷或多卷。卷內(nèi)文件內(nèi)容應(yīng)相對的獨立完整。（3）獨立成冊、成套的項目文件，應(yīng)保持其原貌，不宜拆散重新組卷。11.3.2組卷方法（1）項目前期文件、項目管理文件、竣工驗收文件及生產(chǎn)準(zhǔn)備文件，應(yīng)按階段、問題、來源組卷。（2）設(shè)計文件應(yīng)分階段、專業(yè)按卷冊號組卷，設(shè)計更改文件應(yīng)按專業(yè)、時間組卷。（3）施工文件，應(yīng)按單位工程組卷。（4）調(diào)試文件，應(yīng)按階段、專業(yè)組卷。（5）質(zhì)量監(jiān)督中心站形成的文件，應(yīng)按階段組卷；現(xiàn)場質(zhì)量監(jiān)督站形成的文件，應(yīng)按專業(yè)組卷。（6）監(jiān)理文件，應(yīng)按文種、專業(yè)、時間等特征組卷。（7）原材料質(zhì)量證明文件，應(yīng)分專業(yè)按材料種類、型號組卷。（8）設(shè)備文件，應(yīng)按設(shè)備

37、成套性特點，分專業(yè)、系統(tǒng)按臺件組卷。11.4案卷和卷內(nèi)文件的排列11.4.1項目檔案案卷應(yīng)按分類表類目順序依次排列。卷內(nèi)文件應(yīng)按文件的形成規(guī)律、時間（階段）或重要程度排列。11.4.2項目前期、項目管理、項目竣工驗收階段形成的文件，卷內(nèi)文件應(yīng)批復(fù)在前，請示在后；譯文在前，原文在后；正文在前，附件在后；審批文件在前，報審文件在后；文字在前，圖紙在后排列。卷內(nèi)文件的排序(管理性文件)（1）卷內(nèi)目錄；;（2）管理性文件以文種、按專業(yè)，依次按時間順序排序;（3）備考表11.4.3單位工程文件，應(yīng)按單位工程綜合管理文件、施工記錄及相關(guān)試驗報告、質(zhì)量驗收文件順序排列。（1）單位工程管理文件，應(yīng)按審查簽字頁

38、、開工審批、施工方案/措施/作業(yè)指導(dǎo)書及技術(shù)交底、設(shè)計更改及材料代用通知單登記表、設(shè)備、材料出廠試驗報告及質(zhì)量證明文件登記表、所用計量器具登記表、竣工驗收報告依次排列。（2）施工記錄，應(yīng)按施工工序（程序）排列。強(qiáng)制性文件執(zhí)行記錄可排列在相應(yīng)的施工記錄之后。（3）施工質(zhì)量驗收文件，應(yīng)按單位工程質(zhì)量驗收劃分表、單位工程、分部工程、分項工程、檢驗批質(zhì)量驗收記錄排列。質(zhì)量驗收記錄的報驗單、驗收表在前，與之相應(yīng)的支撐性記錄附后。卷內(nèi)文件的排序 (施工技術(shù)文件-按單位工程組卷)施工技術(shù)文件的排列順序按照工程工序進(jìn)行排列，按單位工程組卷。一個單位工程需組幾卷的，應(yīng)保證同一工序文件材料相對集中于一卷，有利于案

39、卷題名簡明、準(zhǔn)確，便于文件的保管和有效利用。（1）簽字頁；（2）卷內(nèi)目錄；;（3）施工技術(shù)文件;(專業(yè)綜合)（4）施工記錄;(具體內(nèi)容執(zhí)行新的分類標(biāo)準(zhǔn))（5）質(zhì)量驗收記錄 (單位工程、分部、分項工程、檢驗批)（6）單位工程質(zhì)量驗評記錄；單位工程質(zhì)量驗評的排序應(yīng)是：單位工程質(zhì)量驗評分部工程分項工程檢驗批，第二個分項工程檢驗批第三個.第二分部工程分項工程檢驗批第二個分項工程檢驗批例如：某建筑基礎(chǔ)墊層混凝土檢驗批技術(shù)文件的排列n 基礎(chǔ)分部工程驗評記錄（第一個分部）n 基礎(chǔ)強(qiáng)制性條文執(zhí)行情況n 基礎(chǔ)墊層分項工程驗評記錄（第一個分部的第一個分項）n 基礎(chǔ)墊層分項工程混凝土墊層檢驗批驗評記錄（第一個分項的

40、第一個檢驗批）n 基礎(chǔ)混凝土墊層混凝土澆筑通知單n 基礎(chǔ)混凝土墊層配合比報告n 基礎(chǔ)混凝土墊層混凝土生產(chǎn)質(zhì)量控制記錄n 基礎(chǔ)混凝土墊層混凝土攪拌記錄n 基礎(chǔ)混凝土墊層混凝土澆筑記錄n 基礎(chǔ)混凝土墊層混凝土養(yǎng)護(hù)記錄n 基礎(chǔ)混凝土墊層混凝土抗壓強(qiáng)度監(jiān)理見證取樣委托單位及試驗報告n (工序支持性記錄)n 直到第一個分項的內(nèi)容全部排完后，再開始下一個分項，內(nèi)容同上。直到第一個分部工程的內(nèi)容全部排列完后，再開始下一個分部。（7）單位工程總結(jié)；（8）備考表11.4.4機(jī)組調(diào)試、試驗文件，應(yīng)分專業(yè)按管理文件、調(diào)試記錄（報告）、調(diào)試質(zhì)量驗收文件排列。11.4.5監(jiān)理文件，應(yīng)按管理文件、監(jiān)理日志、監(jiān)理記錄、監(jiān)理

41、月報、監(jiān)理會議文件、監(jiān)理總結(jié)順序排列。卷內(nèi)文件按問題、時間排列。11.4.6主要工程材料、構(gòu)配件、原材料質(zhì)量證明文件，應(yīng)分專業(yè)按材料種類排列。卷內(nèi)文件按質(zhì)量跟蹤記錄，原材料進(jìn)場報審表、出廠質(zhì)量證明文件、復(fù)試委托單及復(fù)試報告順序排列。11.4.7設(shè)計更改文件，應(yīng)分專業(yè)按流水號順序排列；卷內(nèi)文件應(yīng)按設(shè)計更改執(zhí)行情況匯總表，設(shè)計更改文件、執(zhí)行情況記錄依次排列。11.4.8竣工圖、施工圖，應(yīng)分專業(yè)按卷冊號順序排列；卷內(nèi)文件按圖號順序排列。11.4.9設(shè)備文件，應(yīng)分專業(yè)、系統(tǒng)、臺件按質(zhì)量證明文件、開箱驗收、設(shè)備技術(shù)文件及隨機(jī)圖紙、安裝調(diào)試（測試）和運行記錄順序排列。卷內(nèi)文件應(yīng)遵循文字在前，圖紙在后的規(guī)律

42、排列。卷內(nèi)文件的排序(設(shè)備文件)（1）卷內(nèi)目錄（2）設(shè)備資料以說明書、手冊、試驗報告、質(zhì)量證明、產(chǎn)品合格證、保修證、裝箱單、圖紙的順序排列。（3）備考表11.4.10按文種單獨組卷的文件有：標(biāo)段施工組織總設(shè)計、標(biāo)段施工總結(jié)、工程聯(lián)系單、沉降觀測記錄、主要工程材料、構(gòu)配件、設(shè)備報審、設(shè)備開箱、修補(bǔ)與更換記錄、備品、備件、專用工具交接清單、工程竣工結(jié)算文件、工程竣工移交證書、尾工項目清單、尾工及主要缺陷交接書、移交檔案總目錄等。11.5項目文件的編目11.5.1頁號編寫（1）文件頁號應(yīng)對有效內(nèi)容的頁面編寫頁號。頁號位置，單面的在文件右下角；雙面的正面在右下角，反面在左下角；圖紙頁號應(yīng)編寫在圖標(biāo)欄外

43、右下角。（2）文件頁號應(yīng)按案卷裝訂的形式分別編寫。按卷裝訂的應(yīng)從“1”編寫連續(xù)頁號；按件裝訂的，每份文件從“1”編寫頁號，件與件之間不能連號。11.5.2卷內(nèi)目錄編制（1）卷內(nèi)目錄應(yīng)排列在案卷之首，不編寫頁號。（2）卷內(nèi)目錄編制要求如下：序號：用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，應(yīng)依次標(biāo)準(zhǔn)文件在卷內(nèi)排列的順序，各案卷之間序號不連續(xù)。文件編號：應(yīng)填寫文件的文號或編號、圖樣的圖號等。責(zé)任者：應(yīng)填寫文件形成單位的全稱或規(guī)范的簡稱。合同文件應(yīng)填寫主要責(zé)任方；報驗文件宜填寫報驗責(zé)任單位。文件題名：應(yīng)填寫文件標(biāo)題的全稱。對按單位工程整理的，每份文件題名前宜填寫單位工程名稱；對文件標(biāo)題不明確、不準(zhǔn)確、不完整的，應(yīng)由立卷人根據(jù)

44、文件內(nèi)容重新擬寫或補(bǔ)充。日期：應(yīng)填寫文件流程結(jié)束最終責(zé)任人（單位）簽署蓋章的日期。頁數(shù)（號）：應(yīng)按裝訂形成分別編寫。裝訂成卷的應(yīng)填寫每份文件起始頁號，最后一個文件填寫起止頁號；案件裝訂的應(yīng)按填寫每份文件的頁數(shù)。備注：應(yīng)根據(jù)實際情況填寫與這條目文件有關(guān)需要說明的信息。11.5.3案卷封面編制（1）案卷封面可采取外封面和內(nèi)封面兩種形式，由項目公司統(tǒng)一規(guī)定。本工程采用內(nèi)封面形式。（2）案卷封面編制要求如下：案卷題名，應(yīng)簡明、準(zhǔn)確的揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。主要包括生產(chǎn)、科研課題，建設(shè)項目，設(shè)備儀器名稱或代字（號）、結(jié)構(gòu)、階段名稱、文件類型名稱等。項目名稱應(yīng)與核準(zhǔn)項目名稱保持一致，本工程項目名稱“仁懷市生活

45、垃圾焚燒發(fā)電項目工程”。外文歸檔材料的案卷題名應(yīng)譯成中文。立卷單位，應(yīng)填寫案卷整理單位的全稱。起止日期，應(yīng)填寫卷內(nèi)最早形成文件的日期與最終形成文件的日期。保管期限，應(yīng)按附錄“17A”填寫。同一案卷內(nèi)文件保管期限不同的，應(yīng)從長。密級，應(yīng)依據(jù)國家有關(guān)檔案保密規(guī)定劃分，同一案卷內(nèi)有文件密級不同的，應(yīng)從高。檔號，由項目代號、分類號、案卷流水號組成。11.5.4備考表編制（1）備考表應(yīng)填寫卷內(nèi)文件的總件數(shù)和總頁數(shù)以及在組卷和案卷提供利用中需要說明的問題。備考表排列在卷內(nèi)文件之后，不編寫頁號。（2）備考表編制如下立卷人及日期，應(yīng)由案卷整理責(zé)任人簽名，并填寫完成立卷的日期。檢查人及日期，應(yīng)由案卷質(zhì)量檢查人簽

46、名，并填寫日期?；ヒ娞?，應(yīng)填寫反映同一內(nèi)容而載體不同且另行保管的檔案檔號，同時應(yīng)注明其載體形式。11.5.5案卷目錄編制（1）案卷目錄應(yīng)填寫序號、檔號、案卷題名、總頁數(shù)等內(nèi)容。（2）檔號、案卷題名、保管期限的填寫應(yīng)同11.4.3。11.5.6案卷脊背編制（1）案卷脊背應(yīng)填寫檔號、案卷題名或關(guān)鍵詞、保管期限、正副本等內(nèi)容。（2）案卷脊背應(yīng)按本項目統(tǒng)一規(guī)定，由立卷單位填寫。11.6案卷及文件的裝訂11.6.1案卷裝訂應(yīng)結(jié)實、整齊，采用線裝。11.6.2本工程文件可采用整卷裝訂，也可采用按件裝訂。按件裝訂的文件，應(yīng)在每份文件首頁上方空白處加蓋檔號章，按GB/T11822規(guī)定填寫。圖紙不裝訂。11.6

47、.3案卷裝訂應(yīng)保持卷內(nèi)文件內(nèi)容的相對獨立與完整，裝訂厚度應(yīng)按實際情況確定。11.6.4對有破壞的文件，應(yīng)先修補(bǔ)后裝訂；對非標(biāo)準(zhǔn)A4紙文件，宜粘貼或折疊后裝訂；外文材料應(yīng)保持原有的裝訂形式。11.7紙張、卷皮、卷內(nèi)表格規(guī)格和制成材料11.7.1項目文件用紙應(yīng)符合檔案耐久保存的要求，打印紙張應(yīng)不低于70克。11.7.2采用白圖歸檔的圖紙，應(yīng)用工程專用紙張打印，不應(yīng)用復(fù)印紙代替。11.7.3卷皮、卷內(nèi)表格規(guī)格和制成材料應(yīng)符合GB/T11822規(guī)定。11.7.4案卷裝具宜根據(jù)案卷的厚度選擇，本工程要求組薄卷，每卷不易超過250頁。為保持文件的有機(jī)聯(lián)系也可酌情而定。12特殊載體檔案收集與整理要求12.1

48、錄音、錄像檔案12.1.1 編制依據(jù) DA/T 151995磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范。12.1.2錄音（錄像）檔案整理要求：由攝錄人員整理，每盤標(biāo)注出盤號、盤內(nèi)序號，在盤內(nèi)序號下標(biāo)注文件的標(biāo)題，主要包括事由、時間、地點、人物、背景、錄音（錄像）要素。12.2 照片檔案12.2.1編制依據(jù) GB/T 11821-2002 照片檔案管理規(guī)定。12.2.2照片檔案的收集(1)收集范圍項目重要合同簽字儀式。工程開工、工程竣工、上級領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查、指導(dǎo)工作等重要事件。項目的重要會議和活動。大件吊裝、鍋爐水壓、汽機(jī)扣蓋、整套啟動、移交生產(chǎn)等重要里程碑安裝進(jìn)度實況。主要設(shè)備安裝結(jié)束狀態(tài)和廠區(qū)概貌。重大安全

49、質(zhì)量事故、設(shè)備缺陷等情況。整個項目每個單位工程收集工程照片68張。項目其他重要活動。(2) 收集要求對屬于收集與歸檔范圍的照片，應(yīng)集中管理，任何單位或個人不得據(jù)為己有。對反應(yīng)同內(nèi)容的若干照片，應(yīng)選擇主要照片歸檔。底片（或光盤）、照片、說明應(yīng)齊全。數(shù)碼照片拍攝后，由責(zé)任部門/攝影者用相紙打印或沖印七英寸規(guī)格照片，并把文件刻入光盤，制作成電子文件一起歸檔。(3)歸檔分類建設(shè)單位按照年度歸檔，施工單位按照專業(yè)、單位工程竣工驗收后歸檔。(4)照片的裝具統(tǒng)一使用印有國家檔案局監(jiān)制字樣的“照片檔案”相冊。(5)移交份數(shù)機(jī)組通過（72+24）小時試運行后45天內(nèi)移交照片檔案兩套（項目公司、工程公司項目部各一

50、套）。12.3電子文件的歸檔各單位紙質(zhì)文件的歸檔應(yīng)與電子文件的歸檔同步進(jìn)行，即按照紙質(zhì)歸檔文件的分類同步錄入指定軟件中，并掛接對應(yīng)的電子版文件。12.3.1收集范圍記錄工程項目從立項、可研、初步設(shè)計、審批、招投標(biāo)、勘探、設(shè)計、施工、監(jiān)理、生產(chǎn)到竣工投產(chǎn)及竣工驗收全過程中形成的文字、圖表，經(jīng)鑒定具有參考和利用價值作為檔案保存的電子文件。12.3.2歸檔要求1）必須保證電子文件的真實性、完整性和有效性；2）歸檔的電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)文件應(yīng)在內(nèi)容、命名、相關(guān)說明描述上保持一致。3）對用掃描儀設(shè)備獲取的圖像電子文件，收集時應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用格式。統(tǒng)一采用PDF格式。4）電子文件以只讀光盤、一次寫光盤為長期保

51、存介質(zhì)歸檔。12.3.3光盤的裝具光盤裝具為國家統(tǒng)一光盤冊。12.3.4電子文件交接電子文件移交前，移交單位與接收接收單位應(yīng)對歸檔載體（光盤）及其技術(shù)環(huán)境，以及電子文件的真實性、完整性和有效性進(jìn)行檢驗，填寫歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表，合格后方可交接。歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表見記錄3。交接雙方應(yīng)按規(guī)定填寫電子文件登記表和歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表，一式三份，項目公司、工程公司項目部、各參建單位各存一份。12.4實物檔案12.4.1工程質(zhì)量相關(guān)實物的收集本工程實物檔案包括金屬探傷底片、吹管靶板。金屬探傷底片、吹管靶板由實物形成單位負(fù)責(zé)收集，在工程竣工后與紙質(zhì)檔案一并移交項目公司

52、。12.4.2工程質(zhì)量相關(guān)實物的整理金屬探傷底片的整理與保存應(yīng)符合DL/T869規(guī)定。吹管靶板實物的整理與保存應(yīng)符合國家、行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。工程質(zhì)量相關(guān)實物在整理時，應(yīng)建立與相應(yīng)施工記錄或試驗報告的互證關(guān)系，填寫互見號。13 竣工文件的驗收13.1竣工文件審查要求各參建單位在竣工文件收集、編制、整理后，由項目監(jiān)理部組織工程公司項目部、項目公司、參建單位的檔案和有關(guān)技術(shù)人員根據(jù)國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理歸檔DA/T28-2002第7.9條要求進(jìn)行審查，經(jīng)確認(rèn)后，再進(jìn)行檔案裝訂。13.2竣工文件審查程序13.2.1.技術(shù)方面的審查：項目公司、工程公司項目部、項目監(jiān)理部及各施工單位的專

53、工應(yīng)對竣工文件進(jìn)行技術(shù)方面審核，核查施工技術(shù)文件的表式是否符合電力建設(shè)施工質(zhì)量驗收及評價規(guī)程的要求，全部記錄數(shù)據(jù)的真實性、準(zhǔn)確性，圖紙與實物是否相符，檢查移交文件的完整性、系統(tǒng)性及文件的手續(xù)完備等情況。13.2.2.檔案方面的審查：各單位檔案人員應(yīng)對歸檔文件書寫材料的規(guī)范性、耐久性，文件的閉環(huán)，檔案組卷是否合理符合標(biāo)準(zhǔn)，文件的簽字、印章認(rèn)可手續(xù)的完備程度等檔案管理方面的要求進(jìn)行審查。13.3竣工文件檢查程序13.3.1竣工文件的自檢，一般以單位工程為單元。施工單位在竣工文件編制之后，應(yīng)由各編制單位負(fù)責(zé)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)組織本單位的檔案人員會同相關(guān)技術(shù)人員對其編制的竣工文件，嚴(yán)格按照國家、行業(yè)以及“

54、達(dá)標(biāo)投產(chǎn)考核標(biāo)準(zhǔn)”等有關(guān)規(guī)定和要求，對文件的完整、準(zhǔn)確情況和案卷質(zhì)量進(jìn)行自檢，并填寫竣工文件審查簽字頁見記錄4，在檢查人員簽字后，提交項目監(jiān)理部預(yù)檢審查；13.3.2項目監(jiān)理部預(yù)檢審查：竣工文件在編制方自檢后，連同竣工文件審查簽字頁提交項目監(jiān)理部對文件的完整、準(zhǔn)確情況和案卷質(zhì)量進(jìn)行預(yù)檢審查；若不合格提出整改意見，填寫竣工檔案審核整改單見記錄5，退回編制單位限期整改；若合格或者整改閉環(huán)后，在竣工文件審查簽字頁上簽字認(rèn)可。13.3.3工程公司項目部和項目公司審查：經(jīng)施工單位、項目監(jiān)理部自檢和審查合格后，提交工程公司項目部和項目公司審查，發(fā)現(xiàn)問題開具竣工檔案審核整改單提出整改意見，退回編制單位限期整

55、改；若合格或者整改閉環(huán)后，在竣工文件審查簽字頁上簽字認(rèn)可，施工單位可以裝訂案卷。13.3.4驗收移交：施工單位把裝訂好的案卷經(jīng)過工程公司項目部和項目公司再次核查裝訂質(zhì)量后，然后辦理交接手續(xù)，填寫竣工檔案移交簽證書見記錄6，附本單位立卷的案卷目錄，并把竣工檔案移交簽證書一同報送工程公司項目部，由工程公司項目部移交項目公司。13.4竣工檔案移交簽證書一式四份，四方人員核對清冊，責(zé)任人簽字各留一份以備查考。項目公司歸檔竣工檔案移交簽證書。14 檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急準(zhǔn)備14.1 應(yīng)急準(zhǔn)備檔案工作應(yīng)急處置領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)定期研究本單位檔案突發(fā)事件應(yīng)急工作，建立和完善應(yīng)急組織體系，加強(qiáng)應(yīng)急隊伍建設(shè)，加強(qiáng)檔案安全

56、管理和突發(fā)事件有關(guān)知識的宣傳教育，開展檔案安全防護(hù)設(shè)備、應(yīng)急救援器材的監(jiān)督檢查工作，防患于未然。14.2 預(yù)警預(yù)防行動14.2.1檔案管理人員要經(jīng)常對處置區(qū)域進(jìn)行安全檢查，重點處置區(qū)域每天檢查。庫區(qū)防火防盜監(jiān)控設(shè)施、滅火系統(tǒng)定期維護(hù)，使其保持良好狀態(tài)。14.2.2建立突發(fā)事件預(yù)警機(jī)制。指定專人負(fù)責(zé)本單位突發(fā)事件的日常監(jiān)測工作，對于監(jiān)測到的突發(fā)事件“苗頭”應(yīng)立即向領(lǐng)導(dǎo)小組報告。14.2.3領(lǐng)導(dǎo)小組接到有關(guān)報告后，應(yīng)及時確定應(yīng)對方案并通知有關(guān)部門，按照應(yīng)急處置預(yù)案，積極做好應(yīng)急準(zhǔn)備。14.3處置區(qū)域14.3.1處置區(qū)域各單位檔案應(yīng)急處置區(qū)域位于各單位綜合檔案室。處置區(qū)域由檔案庫房、檔案整理室兩部分

57、組成。根據(jù)其重要程度，劃分為重點和一般兩個處置區(qū)域。14.3.1重點處置區(qū)：綜合檔案室（庫房），其中包括：文書、科技、聲像類檔案；14.3.2一般處置區(qū)：整理室。綜合檔案庫房配備常用及備用鑰匙，由檔案管理人員及各單位綜合辦公室分別保管。14.4搶救檔案的順序在搶救檔案時，檔案管理人員應(yīng)協(xié)助專業(yè)救援部門，并按以下順序和臨時安置場所轉(zhuǎn)移和安置（文書檔案、科技檔案、聲像檔案）。15 工程檔案管理考核辦法15.1考核程序15.1.1各單位自查各參建單位依照檔案考核標(biāo)準(zhǔn)，對本單位檔案工作情況逐項進(jìn)行自查，形成自查報告，由單位分管領(lǐng)導(dǎo)簽字、加蓋單位公章后，在規(guī)定的時間內(nèi)(一般于每月1日和15日前)報送項目

58、監(jiān)理部。15.1.2專項檢查由項目監(jiān)理部組織，對施工單位的檔案管理組織專項檢查。15.1.3聯(lián)合檢查由項目公司和工程公司項目部組織，對施工單位的檔案管理進(jìn)行聯(lián)合檢查，分為定期和不定期兩種。15.1.4意見反饋檢查小組應(yīng)及時組織向被考核單位反饋考核情況。各參建單位如有異議，可當(dāng)面向檢查小組提出，或以書面的形式向工程公司項目部反映情況。工程公司項目部應(yīng)認(rèn)真核查，及時答復(fù)。15.1.5通報獎懲（1）檔案檢查結(jié)果分為優(yōu)良、合格、不合格三個等級。由檢查單位于每次檢查完后通報考核情況，表彰好的單位，向不合格單位發(fā)出限期整改通知單。（2）考核不合格單位應(yīng)認(rèn)真進(jìn)行整改。到期仍達(dá)不到合格要求的，由項目公司和工程

59、公司項目部依據(jù)考核辦法等進(jìn)行考核。（3）對在檔案管理工作中做出突出貢獻(xiàn)的單位和人員，根據(jù)考核結(jié)果，給予一定的獎勵。15.2考核辦法15.2.1 有下列情況的,確定為考核不合格（1）沒有按規(guī)定建立檔案體系的；（2）有積存文件材料沒有整理歸檔的；（3）拒絕按規(guī)定向項目公司和工程公司項目部移交工程檔案或送交現(xiàn)行文件資料的；（4）發(fā)生檔案損毀、丟失、失泄密等事故或其他違反檔案法律法規(guī)行為的；（5）逾期沒有進(jìn)行檔案工作考核及自查報告的。檔案管理考核結(jié)果應(yīng)作為工程公司項目部對各參建單位年度考核的重要參考。15.2.2 有下列情況的,超過三次督促無效的,確定為不合格（1）長期不設(shè)資料員的；（2）報送資料不符

60、合檔案要求的；（3）不能及時報送和領(lǐng)?。ǔ^一個工作日）工程資料的；16. 記錄記錄1：設(shè)計變更執(zhí)行反饋匯總表記錄2：單位工程設(shè)備、材料出廠試驗報告及質(zhì)量證明材料登記表記錄3：歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表記錄4：竣工文件審查簽字頁記錄5：竣工檔案審核整改單記錄6：竣工檔案移交簽證表記錄7：單位工程總結(jié)（模板）記錄8：單位工程統(tǒng)計一覽表17. 附錄附錄A：建設(shè)單位項目檔案分類、各參建單位主要項目文件歸檔范圍及保管期限表附錄B：項目文檔管理制度附錄C：項目文檔編碼管理要求設(shè)計變更執(zhí)行反饋匯總表（施工單位）序號機(jī)組專業(yè)設(shè)計變更通知單編號更改文件名稱提出日期提出單位變更性質(zhì)更改內(nèi)容（所在序號）應(yīng)用圖紙卷冊號設(shè)計變更執(zhí)行反饋單編號（）單位工程設(shè)備、材料出廠試驗報告及質(zhì)量證明文件登記表03機(jī)組工程編號：機(jī)組號+系統(tǒng)號+單位工程序號名稱規(guī)格型號產(chǎn)地報驗單編號檢驗報告編號報告出具單位原件檔案號質(zhì)量證明書編號報告總頁數(shù)