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1、有限公司程序文件文件編號(hào)KK-QP-002版次:A0生效日期：2011/1/12文件名稱：質(zhì)量記錄控制程序頁次：4 of 4 質(zhì)量記錄控制程序文 件 修 改 記 錄日期修訂狀態(tài)修訂內(nèi)容摘要修改人審核人批準(zhǔn)人 編 制審 核批 準(zhǔn)1.目的為了對(duì)與質(zhì)量體系有關(guān)的記錄進(jìn)行管理，為評(píng)價(jià)質(zhì)量體系運(yùn)作情況提供客觀依據(jù)，以證明質(zhì)量體系的持續(xù)有效性特制定本程序。2.范圍 本程序適用于與本公司質(zhì)量體系有關(guān)的記錄，包括顧客和供方提供的質(zhì)量記錄。3.定義質(zhì)量記錄：是指在質(zhì)量活動(dòng)過程中根據(jù)公司的質(zhì)量體系文件規(guī)定進(jìn)行的過程中的記錄（如：檢驗(yàn)和測(cè)試結(jié)果、內(nèi)部審核結(jié)果、校準(zhǔn)數(shù)據(jù)等），作為本公司實(shí)施過程的書面證據(jù)。4.權(quán)責(zé) 4
2、.1文控員:制作并隨機(jī)更新質(zhì)量記錄總覽表。 4.2相關(guān)部門:負(fù)責(zé)對(duì)本部門產(chǎn)生的質(zhì)量記錄（含外來質(zhì)量記錄）的收集、匯總整理、編目、裝訂和保存。5.內(nèi)容5.1表單的提出5.1.1各部門根據(jù)質(zhì)量體系文件的要求，編制質(zhì)量記錄所需的表單。表單應(yīng)覆蓋質(zhì)量體系的所有過程、所有部門、所有質(zhì)量活動(dòng)。5.1.2各部門質(zhì)量記錄所需表單的編制、審批和編號(hào)方法參見文件控制程序。5.2表單的登記、確認(rèn) 5.2.1各部門將編制的質(zhì)量記錄所需的表單樣板由相關(guān)部門主管確認(rèn)后報(bào)文控中心登記。 5.2.2 文控編制質(zhì)量記錄總覽表每半年對(duì)外公布一次，以便各部門查閱和檢查所用表單是否有效。5.2.3 表單的版本控制。當(dāng)表單只作格式上的
3、調(diào)整，其記錄內(nèi)容的要求沒有發(fā)生改變或增減時(shí)，可不作改版處理，此時(shí)可由直接切換即可。如果表單中的重要欄目和追溯欄目發(fā)生改變或增減時(shí)，則必須按照文件控制程序的文件變更規(guī)定執(zhí)行變更。 表單變更時(shí)應(yīng)針對(duì)具體情況判定是否換版。 5.3記錄 5.3.1 各部門根據(jù)表單需要填寫的內(nèi)容要求進(jìn)行記錄。 5.3.2 記錄要求 5.3.2.1各種記錄應(yīng)使用質(zhì)量記錄總覽表規(guī)定的最新版本的表單。5.3.2.2質(zhì)量記錄應(yīng)字跡清晰，易于辯認(rèn)，不得用鉛筆填寫記錄。對(duì)于表格中重要的和追溯欄位（如產(chǎn)品名稱、日期等），填寫時(shí)不準(zhǔn)遺漏。 5.3.2.3記錄因書寫錯(cuò)誤修改時(shí)，用雙橫線將錯(cuò)誤內(nèi)容劃掉，重新書寫正確內(nèi)容，對(duì)于重要的和追溯欄
4、位的修改，修改者應(yīng)在旁邊簽名并注明日期。不能使用涂改液，不能將錯(cuò)誤內(nèi)容涂改得看不清楚。日期填寫格式：年-月-日或日-月-年。 5.3.2.4質(zhì)量記錄中不需要填寫的項(xiàng)目用“/”劃掉或填寫“以下為空白”。 5.3.2.5質(zhì)量記錄除紙質(zhì)媒介外，也可以其它類型媒介（硬拷貝或電子媒介）保存。 5.4記錄確認(rèn)、收集、整理、編目、裝訂 5.4.1 質(zhì)量記錄填寫完畢后，必要時(shí)，由填寫人的直接上級(jí)確認(rèn)記錄的完整性和真實(shí)性。 5.4.2 各部門負(fù)責(zé)對(duì)本部門產(chǎn)生的質(zhì)量記錄進(jìn)行收集、整理、編目、裝訂。 5.4.3 質(zhì)量記錄一般以時(shí)間先后的順序，根據(jù)實(shí)際情況，按相應(yīng)的時(shí)間期限（周、月、季、年）收集，以記錄名稱或編碼分類
5、標(biāo)識(shí)（記錄名稱、保存期限等）、編目、裝訂成冊(cè)進(jìn)行歸檔保存。5.5記錄歸檔、存儲(chǔ)和保管. 5.5.1各部門負(fù)責(zé)將裝訂成冊(cè)的質(zhì)量記錄歸檔保存。 5.5.2質(zhì)量記錄保管場(chǎng)所應(yīng)避免潮濕，須防止記錄變質(zhì)、損壞和丟失。5.6質(zhì)量記錄查詢、借閱 5.6.1 因工作需要查詢質(zhì)量記錄時(shí)，不得損壞、涂改記錄，應(yīng)保證記錄的完整。 5.6.2 質(zhì)量記錄借閱原則：在持有部門現(xiàn)場(chǎng)閱讀，若需復(fù)印件，應(yīng)先征得質(zhì)量記錄保管責(zé)任人同意。 5.6.3 合同要求時(shí)，相關(guān)質(zhì)量記錄應(yīng)提供給客戶或其代表在定期內(nèi)評(píng)估。5.7 質(zhì)量記錄保存期限參照質(zhì)量記錄總覽表要求執(zhí)行。5.7.1顧客如有要求質(zhì)量記錄的保存期限則依顧客要求執(zhí)行。5.7.2 合
6、同資料、顧客要求及更改資料、采購訂單和修改資料的保存期限至少為產(chǎn)品出貨后12個(gè)月。5.7.3質(zhì)量運(yùn)行狀態(tài)記錄（如檢驗(yàn)和測(cè)試結(jié)果等）保存期限至少為24個(gè)月。5.7.4質(zhì)量審核結(jié)果記錄（認(rèn)證機(jī)構(gòu)審核、管理評(píng)審、內(nèi)部質(zhì)量審核）保存三年（或以上）。5.7.5月度質(zhì)量統(tǒng)計(jì)分析的記錄其保存期限至少12個(gè)月，年度質(zhì)量統(tǒng)計(jì)分析的記錄其保存期限則至少2年（或以上）。5.8 超過保存期的各種品質(zhì)記錄，由保存部門負(fù)責(zé)銷毀。 5.9外來記錄 外來記錄應(yīng)按記錄性質(zhì)按權(quán)責(zé)部門進(jìn)行歸口管理。對(duì)接收的外部質(zhì)量記錄，按提供單位或記錄名稱由接收部門分類管理，依其性質(zhì)規(guī)定其保存期限。6.相關(guān)文件 6.1文件控制程序7.使用附件及表單 7.1
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