談依照新版《法定計量檢定機構考核規(guī)范》編制質量體系文件應注意的問題

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1、談依照新版《法定計量檢定機構考核規(guī)范》編制質量體系文件應注意的問題 　　摘要：JJF1069-2012《法定計量檢定機構考核規(guī)范》自2012年6月正式實施以來，各法定計量檢定機構均以新版的考核要求修編質量管理體系文件， 本文從《法定計量檢定機構考核規(guī)范》的主要變化內容，結合計量工作的特點及編制體系文件時的體驗，談談縣級機構編制新版的質量管理體系文件應注意的問題。 　　關鍵詞：法定 計量檢定機構 質量體系文件 編制 　　計量是國民經濟的重要技術基礎，關系經濟發(fā)展、科技進步、人身健康、財產安全和環(huán)境保護等各個領域。隨著經濟全球化的發(fā)展，各國的法定計量檢定機構都面臨著新的形勢和新

2、的要求。隨著計量監(jiān)督范圍的擴大，法定計量檢定機構承擔了用能產品能效標識檢測、商品包裝計量檢驗等一些新的為計量監(jiān)督提供技術保障的工作，同時對型式評價也提出了更高的要求，為適應新的國家標準和技術規(guī)范、社會環(huán)境的需要，國家對JJF1069-2007《法定計量檢定機構考核規(guī)范》進行了修訂，并于2012年頒布實施JJF1069-2012《法定計量檢定機構考核規(guī)范》。 　　本所根據新的考核規(guī)范要求組織人員編寫質量管理體系文件，并按照管理體系文件實施管理，形成：“人人有職責，事事有程序，作業(yè)有標準，體系有監(jiān)督，不符合有糾正”的完善管理體系。 　　筆者根據編寫過程中的體驗談談應注意的幾個問題。 　

3、　一、參與編寫的人員要統(tǒng)一意見，明確新舊《法定計量檢定機構考核規(guī)范》（以下簡稱規(guī)范）的主要變化內容。 　　在JJF1069-2012《法定計量檢定機構考核規(guī)范》實施指南中，對JJF1069-2007與JJF1069-2012兩者主要內容的變化進行了詳細的論述，質量體系文件參與編寫的人員除了熟知這些變化的同時，對增加的條款是否適合本單位實際要統(tǒng)一意見。例如：在JJF1069-2012《法定計量檢定機構考核規(guī)范》中，增加用能產品能源效率標識計量檢測項目，對型式評價也提出了更高的要求，但本所為縣級法定計量檢定機構，不具備對新計量器具型式評價的考核資格，且目前不具備用能產品能源效率標識計量檢測項目

4、的檢測，因此在編制質量體系文件時應該將此項內容略去。又如，在組織與管理中，增加了“業(yè)務管理實現信息化，系統(tǒng)運行可靠”的業(yè)務管理要求，對于本所而言，實現業(yè)務管理信息化系統(tǒng)一體化模式目前還無法實現，但是單位已有設想，那么在編制這一條時，可加上條件性的限制，即規(guī)定目前的業(yè)務管理仍以目前的多模塊分割式的信息錄入形式，同時又增加一條，一旦業(yè)務管理變更為業(yè)務管理信息化系統(tǒng)一體化模式，本所將以新的業(yè)務管理信息化系統(tǒng)作為業(yè)務管理模式，并在質量體系文件中后面相關內容中做出對應的規(guī)定，這樣編寫以保證文件化的管理體系文件與現實運行的管理體系相一致。如此這樣，一旦統(tǒng)一了意見，各編寫人就明白自己如何編制相應分配的內容，

5、不至于質量體系文件前后內容沖突。 　　二、結合計量工作的特點，切合本單位實際，制定質量方針和質量目標。 　　質量方針是組織的最高管理者正式發(fā)布的該組織的質量宗旨和方向，是最高管理者對本組織的指導思想和承諾。質量目標是通過各種活動所能達到的總體目標，是可測量和可量化的。質量方針和質量目標是質量管理體系的導向。制定質量方針和質量目標能為組織提供關注的焦點，幫助組織使用其資源達到這些預期的結果，成為組織內全體職工的工作準則和價值取向，也是最高管理者將組織引向何處的決策方向，同時質量目標的實現表明了產品的質量達到了預期結果，證明了質量管理體系運行有效。 　　依照JJF1069-2012《法

6、定計量檢定機構考核規(guī)范》編制質量體系文件，最高管理者應首先切合計量工作的職能和本單位實際，明確本單位的質量方針，制定與本單位計量工作相適應、與質量方針相一致并可以量化和測量的質量目標，并在此基礎上建立各部門的分解質量目標系統(tǒng)，列出質量體系要素與部門職能分配表，同時各部門在充分理解質量目標精神的基礎上，積極貫徹落實，加強產品實現過程中各環(huán)節(jié)的管理與控制，明確責任，才能保證質量管理體系有效運行。 　　三、編制質量體系文件的過程中要注意各文件之間的對應性、符合性和協調性。 　　首先應注意質量體系文件編制的系統(tǒng)性和對應性，對質量體系文件結構進行策劃，并覆蓋JJF1069-2012《法定計量檢定

7、機構考核規(guī)范》全部相關要素的要求和規(guī)定。 　　質量體系文件分三個層次，分別是質量手冊、程序文件、作業(yè)指導書。質量手冊是機構的綱領性文件，反映一個組織的系統(tǒng)特征，對影響產品質量形成過程的各要素作出統(tǒng)一的規(guī)定。程序文件是為進行某項活動或過程所規(guī)定的途徑，是質量手冊的支持性文件，他包括了質量體系中采用的全部要素的要求和規(guī)定。所以質量手冊中對某一要素的描述，在程序文件中就有對應此要素的活動或過程的要求和規(guī)定。而作業(yè)指導書是實際操作的指導。表單及記錄是屬于程序文件及作業(yè)指導書追溯的依據。因此，這三層文件是相互依存，一一對應的。 　　在依據JJF1069-2012《法定計量檢定機構考核規(guī)范》編制質

8、量體系文件時，除了按照《考核規(guī)范》構建質量手冊的文件框架，同時注意在編制《程序文件》時映射質量手冊對應的規(guī)定和要求，為防止出現不對應的情況，方法可采取編制《考核規(guī)范與手冊條款、程序文件及記錄對照表》的方式一一列出《考核規(guī)范》各條款、質量手冊與考核規(guī)范對應條款、與質量手冊對應的程序文件、與程序文件對應的記錄文件。依照此表編制就可以達到質量管理體系文件在編制過程中既不偏離《考核規(guī)范》的條款要求，又能使質量手冊的規(guī)定和要求在程序文件中有對應的活動及過程，同時又有相關的記錄可以作為追溯，使整個質量體系文件實現一一對應。 　　其次是注意編制的符合性。質量體系文件的編制應符合本單位的業(yè)務流程，具體的控

9、制要求以滿足本單位需要為度，而不是越多越嚴就越好，就是說要適度。太嚴苛了，即達不到管理的效果，也容易引起職工的反感，激化矛盾，難以實現預期的目標。當然也不能定的太低?？傊褪且m度。通過清楚、準確、全面和簡單扼要的表達方式，實現唯一的理解，所有文件的規(guī)定都應保證在實際工作中能完全做到。 　　第三就是注意質量體系文件編制的協調性。 　　文件和文件之間應相互協調，避免產生不一致的地方。從整體結構上來講，針對編寫具體某一文件時，應該緊扣JJF1069-2012《法定計量檢定機構考核規(guī)范》中的相關條款，明確文件的目的、范圍及相關要求的信息，在本單位的質量體系文件中盡量不要描述與之范圍之外的活動，

10、以免產生歧義。 　　質量體系文件中的所有規(guī)定除了圍繞《考核規(guī)范》、技術標準、管理制度的要求，同時要在文件中描述出組織機構中各部門及崗位的地位和作用。也就是說某項活動中目的和范圍是什么，由組織機構的哪一部門、哪一個崗位來執(zhí)行，這就需要有一個明確的組織機構圖。組織機構框圖是最常見的表現部門、崗位、職工關系的一種圖表，形象的反映了組織內各機構、崗位上下左右相互之間的關系，她是組織機構的直觀反映，也是對該組織功能的一個側面詮釋。所以，通過組織機構圖明確組織內部各部門組成及各部門職權和功能關系。從而明確質量手冊中相關規(guī)定和要求的執(zhí)行機關。有助于各關系接口的協調銜接。所以質量體系文件之間的協調亦是組織

11、機構中各部門及各崗位職能關系的體現，所以編制中要注意結合組織機構圖， 　　認真處理好各個過程的接口，避免各個活動的不協調或職責不清。 　　第四就是編寫質量體系文件的文字要求。 　　在編寫質量體系文件時，一方面職責要分明，語氣要肯定，不要使用“大致”、“基本” 、“可能”之類模棱兩可的詞語，另一方面質量體系文件整體結構清晰，文字簡明，文風一致，遵循“最簡單、最易懂”的原則，不要使用晦澀難懂的語言，影響質量體系文件的宣貫。 　　四、加強內部質量體系的審核 　　體系文件編寫完成后，要試運行一段時間，這方面各單位可以根據自己的實際情況，規(guī)定試運行的時間。試運行過程中，一方面要加強體

12、系文件的宣貫力度，保證過程中的每一個環(huán)節(jié)、每一環(huán)節(jié)上的管理人員都能明確知道自己的工作范圍和職責權限，這是保證文件化的質量體系文件運用到實際的管理工作中能有效運行的關鍵；另一方面要加強各部門之間的溝通與交流，對運行中提出的問題加以匯總。新的質量管理體系運行過程中肯定會存在各種問題，各部門之間的配合十分重要，作為最高管理者應注意加強部門間的關系協調，保證質量管理體系的試運行基本通暢，對存在的問題，及時予以記錄。 　　質量管理體系階段性運行結束后，應召開一次內部審核會議，對試運行階段存在的問題進行討論，達到各部門的共識，統(tǒng)一各部門的意見，為文件化的質量管理體系文件的實施提供保障。因此，此次內審尤

13、為重要，是考核文件化的質量管理體系文件與本單位實際工作是否相適應的重要工作。審核結束后，修改不適應本單位的條款，對質量管理體系運行的效果給予評價， 最后由單位最高管理者批準實施。 　　總之，JJF1069-2012《法定計量檢定機構考核規(guī)范》編制計量檢定機構質量體系文件，應明確JJF1069-2007與 JJF1069-2012的內容和要求的變化，編制過程中要制定切合本單位實際的質量方針和質量目標，確立組織機構關系，明確崗位設置和各崗位職責，注重體系文件之間的對應性、符合性和上下左右崗位關系的協調及文件之間的協調性。加強內部審核，尋找質量提升的途徑，只有這樣，才能編制出符合《考核規(guī)范》，符合單位實際的真正行之有效的管理體系文件，才能真正在其指導下使機構的管理體系運行正常。 　　參考文獻： 　　[1]JJF1069-2012《法定計量檢定機構考核規(guī)范》實施指南， 2012 　　[2]JJF1069-2007《法定計量檢定機構考核規(guī)范》實施指南， 2007 　　[3]JJF1001-2011《通用計量術語及定義》，2012 　　作者簡介： 　　繆云，女，1969年1月出生，現在在沙灣縣質量與計量檢測所工作，高級工程師， 2001年國家注冊棉檢師、2004年國家注冊質量工程師、2011年國家一級注冊計量師.