財(cái)務(wù)費(fèi)用管理制度

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精選資料 佛山市無痕零感內(nèi)衣有限公司 文件編號(hào) WHLG-HR-002 版次 1.1 財(cái)務(wù)費(fèi)用管理制度 頁次 1/5 制定日期 2016/6/22 第一條：目的 為了加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理工作，健全財(cái)務(wù)管理規(guī)范，使工廠能正規(guī)健全的發(fā)展，修定本財(cái)務(wù)管理制度。 第二條：適用范圍 凡公司下屬各部門發(fā)生的各種研發(fā)、銷售、管理、制造性費(fèi)用支出均按此規(guī)定執(zhí)行。 第三條：各費(fèi)用使用標(biāo)準(zhǔn)： 一、招待費(fèi) A、 招待費(fèi)是指公司生產(chǎn)、人事行政、銷售、研發(fā)、品質(zhì)、財(cái)務(wù)等部門人員在開展對(duì)外業(yè)務(wù)時(shí)所發(fā)生的餐費(fèi)、禮品費(fèi)及其他相關(guān)費(fèi)用； B、只有經(jīng)過總經(jīng)辦審批的招待費(fèi)才可以向財(cái)務(wù)報(bào)銷，并需遵循一定的審批流程。供應(yīng)商到工廠對(duì)帳查數(shù)、取料、送貨等業(yè)務(wù)，碰到就餐時(shí)間，向人資行政部申請(qǐng)?jiān)诠S餐廳就餐。 二、差旅費(fèi) 1、公司人員因公出差辦理公務(wù)者,依據(jù)本規(guī)定給予報(bào)銷差旅費(fèi)； 2、員工出差可預(yù)借差旅費(fèi)，但必須填制借款單，并完成審核審批程序。填制借款單時(shí)，應(yīng)寫明出差原因、費(fèi)用預(yù)算清單并經(jīng)所屬部門負(fù)責(zé)人審核、總經(jīng)辦批準(zhǔn)后向財(cái)務(wù)借款（同上審批程序）； 3、員工需在出差返回后3日內(nèi)辦理完報(bào)銷手續(xù)，并向財(cái)務(wù)部核銷借款。 4、員工出差分 “長(zhǎng)途”和 “短途”兩種，即當(dāng)天能往返的為 “短途”，出差時(shí)間在一天以上的為 “長(zhǎng)途”； 5、 出差地點(diǎn)區(qū)分為1類地區(qū)、2類地區(qū)；即：1類地區(qū)：北京、上海、深圳；2類地區(qū)：除1類區(qū)及港澳臺(tái)以外的地區(qū)； 6、 交通費(fèi)報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn) A、乘坐交通工具應(yīng)出具鐵路、公路、民航、航運(yùn)公司的合規(guī)有效票據(jù)方予報(bào)銷。如因故未能取得購票憑據(jù)的，由出差人書面解釋并出具替代憑據(jù)，經(jīng)部門經(jīng)理及財(cái)務(wù)審核同意方可報(bào)銷； B、搭乘公司交通工具者，不得報(bào)銷交通費(fèi)； C、因公外出（市內(nèi)）辦事者，在公司未提供交通工具時(shí)，可據(jù)實(shí)報(bào)銷公交車票或按標(biāo)準(zhǔn)支付交通費(fèi)，因特殊情況需乘坐出租車，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可報(bào)銷出租車費(fèi)；因工作需要加班晚間無公交車，住私房的，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后可乘坐出租車； D、因公出差人員發(fā)生的訂票費(fèi)、行李費(fèi)、機(jī)場(chǎng)建設(shè)費(fèi)等費(fèi)用據(jù)實(shí)報(bào)銷； 7、伙食費(fèi)補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn) A、外出參加會(huì)議人員其報(bào)銷的會(huì)議費(fèi)中含伙食費(fèi)的,不予報(bào)銷伙食費(fèi)； B、誤餐補(bǔ)貼費(fèi):因工作需要外出(本地區(qū))或加班,中、晚餐誤餐按下表標(biāo)準(zhǔn)給予補(bǔ)助。 8、各類人員差旅費(fèi)報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)如下： 住宿費(fèi) 伙食費(fèi) 交通費(fèi) 職別 1類地區(qū) 2類地區(qū) 1類地區(qū) 2類地區(qū) 短途 長(zhǎng)途 普通員工 220元/天 160元/天 30元/天 25元/天 車船票據(jù)實(shí)報(bào)實(shí) 飛機(jī)、車船票據(jù)實(shí)報(bào)實(shí)銷；飛機(jī)、臥鋪票先申請(qǐng)，經(jīng)總經(jīng)辦批準(zhǔn)可報(bào)銷 部門主管 240元/天 180元/天 40元/天 30元/天 車船票據(jù)實(shí)報(bào) 部門經(jīng)理/總監(jiān) 260元/天 200元/天 60元/天 50元/天 車船票據(jù)實(shí)報(bào) 特助，董事長(zhǎng) 據(jù)實(shí)報(bào)銷 三、公司車輛費(fèi)用 1、 公司車輛費(fèi)用是指公司車輛工作過程中發(fā)生的油料費(fèi)、過橋費(fèi)、停車費(fèi)、維修費(fèi)、養(yǎng)路費(fèi)、檢車費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)等應(yīng)由公司負(fù)擔(dān)的費(fèi)用。因個(gè)人原因引起的交通罰款不屬于費(fèi)用報(bào)銷范圍。 2、車輛報(bào)銷所附原始單據(jù)必須是車輛專用的各種票據(jù)方可報(bào)銷。特殊情況需用替代票據(jù)的,應(yīng)經(jīng)批準(zhǔn)后方能報(bào)銷。 3、部門申請(qǐng)用車費(fèi)用，歸類到部門費(fèi)用核算成本。 四、通訊費(fèi) 1、通訊費(fèi)是指按公司規(guī)定給特定人員的報(bào)銷或補(bǔ)貼的手機(jī)通訊費(fèi)。 2、各類人員手機(jī)費(fèi)報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)由人資行政部根據(jù)考核核定,標(biāo)準(zhǔn)如下: 職別 出差期間 最高限額 普通員工 10元/天 每月不超過150元 部門主管 15元/天 每月不超過200元 部門經(jīng)理/總監(jiān) 20元/天 每月不超過260元 特助，董事長(zhǎng) 據(jù)實(shí)報(bào)銷 注：有對(duì)外發(fā)送業(yè)務(wù)的話費(fèi)補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)：經(jīng)理/總監(jiān)級(jí)以上每月話費(fèi)報(bào)銷200/月，主管級(jí)別100元/月，班長(zhǎng)（專員）級(jí)別60元/月，職員級(jí)別30元/月，所有人員補(bǔ)貼話費(fèi)需總經(jīng)辦審批（同上審批流程）。出差報(bào)銷話費(fèi)后就不能再補(bǔ)貼。 五、其他費(fèi)用 1、快遞費(fèi)：因工作需要發(fā)生的快遞費(fèi)，需附上快遞的物品名稱，往來單位名稱，由所屬部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)后才能辦理。月結(jié)用快遞公司，整理保管好，每月5號(hào)前交月結(jié)單到公司財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)處，逾時(shí)沒交 單而影響月結(jié)款，當(dāng)事人擔(dān)費(fèi)用。 2、辦公用品：每月3日由人資行政部收集各部門提供的需求計(jì)劃并進(jìn)行審核匯總，填寫采購申請(qǐng)單經(jīng)行政主管—人資行政總監(jiān)批準(zhǔn)后統(tǒng)一采購--財(cái)務(wù)主管/總監(jiān)審核—報(bào)銷。 3、對(duì)于國家或當(dāng)?shù)卣袑ｉT規(guī)定的應(yīng)報(bào)銷的費(fèi)用，按國家或當(dāng)?shù)卣?guī)定給予報(bào)銷； 4、因個(gè)人違規(guī)遭受政府罰款及個(gè)人錯(cuò)收假幣的，公司不予報(bào)銷，一律由個(gè)人自行承擔(dān)費(fèi)用。 第四條：財(cái)務(wù)工作流程規(guī)范 一、請(qǐng)購、請(qǐng)款審批：所有的費(fèi)用項(xiàng)目發(fā)生前必須請(qǐng)購或請(qǐng)款審批才能執(zhí)行，行政人事費(fèi)用、生產(chǎn)費(fèi)用、工程詳細(xì)合同預(yù)算或文本項(xiàng)目、設(shè)備款等等； 審批流程： 部門經(jīng)手人提出規(guī)范文件—部門最高主管簽名—財(cái)務(wù)主管/總監(jiān)簽名—總經(jīng)辦審核、董事長(zhǎng)批準(zhǔn)簽名確定才能執(zhí)行。2000元以下董事長(zhǎng)特助簽名后可以執(zhí)行，以上必須董事長(zhǎng)簽名確定才能執(zhí)行。附上規(guī)范請(qǐng)購格式 二、現(xiàn)金費(fèi)用報(bào)銷流程：（報(bào)帳單據(jù)盡量用發(fā)票報(bào)帳） 1、零星費(fèi)用（含人資行政費(fèi)用）： A、報(bào)銷人將原始票據(jù)（正規(guī)發(fā)票）粘貼規(guī)整后，填制費(fèi)用報(bào)銷單。費(fèi)用報(bào)銷單上需寫明報(bào)銷經(jīng)手人、報(bào)銷日期、報(bào)銷人所屬部門、報(bào)銷事由、后附單據(jù)數(shù)量及報(bào)銷金額。其中報(bào)銷金額大小寫需相符，且費(fèi)用報(bào)銷單表面不得涂抹，并附上已審批的請(qǐng)購或請(qǐng)款單 B、廚房每天買回來的菜需過秤,行政財(cái)務(wù)派人核秤,按標(biāo)準(zhǔn)報(bào)銷 C、報(bào)銷人所屬部門最高負(fù)責(zé)人審核簽名（確認(rèn)各項(xiàng)費(fèi)用的合理性、必要性） D、財(cái)務(wù)主管審核簽字。（審核經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的真實(shí)性及票據(jù)合法性、合規(guī)性） E、出納根據(jù)規(guī)定的簽名憑證辦理付款手續(xù)。 2、生產(chǎn)面輔料、工具報(bào)銷：?jiǎn)螕?jù)報(bào)銷審核程序同上，同時(shí)附上請(qǐng)購審批單、送貨單、發(fā)票、檢驗(yàn)單、入倉單等（入倉單必須寫上送貨單位、經(jīng)手人、倉管員及倉庫最高主管以上簽名），才能審批報(bào)銷。 3、機(jī)器設(shè)備、工程款：按審批好的請(qǐng)購或請(qǐng)款單，由部門經(jīng)手人填寫費(fèi)用報(bào)銷單—部門負(fù)責(zé)人簽名—財(cái)務(wù)主管/總監(jiān)審核—董事長(zhǎng)簽名才能付款，并附上已審批好的請(qǐng)款單及詳細(xì)合同明細(xì)原始資料。（乙方需提供已蓋章的發(fā)票或收款收據(jù)給出納） 4、借支： A、一般情況下,憑審批的請(qǐng)購單或請(qǐng)款單借支,特殊情況除外。 B、借款人填寫借據(jù)，借據(jù)中需標(biāo)明借款日期、借款金額、借款用途、還款日期及借款人本人簽字。其中借款金額大小寫需相符，且借據(jù)表面不得涂抹。 C、借支經(jīng)手人簽名-部門最高主管簽名—財(cái)務(wù)主管/總監(jiān)簽名—董事長(zhǎng)特助或董事長(zhǎng)簽名。（請(qǐng)購單或請(qǐng)款單沒審批的借支超過2000元以上必須董事長(zhǎng)簽名才可以借支，請(qǐng)購單或請(qǐng)款單已審批的借支財(cái)務(wù)主管簽名即可) D、借款人需保證在借款之日起5天內(nèi)報(bào)賬還款，如需延長(zhǎng)時(shí)限，應(yīng)提前通知財(cái)務(wù)部；無理由的延期還款，未能報(bào)銷而又沒還款的預(yù)借款，財(cái)務(wù)部有權(quán)在次月工資中扣回并處罰款。 E、任何個(gè)人都不能因私借公款，特殊情況經(jīng)董事長(zhǎng)審批。 5、總帳會(huì)計(jì)復(fù)核報(bào)銷請(qǐng)款票據(jù) 總帳會(huì)計(jì)復(fù)核票據(jù)單證的原則： A、審核單據(jù)粘貼是否規(guī)范，字跡有無涂抹 B、審核報(bào)銷單金額與原始單據(jù)的金額是否相符。 C、審核發(fā)票的真?zhèn)?，印章是否齊全，單位名稱是否正確，金額大小寫是否相符。， D、審核簽批手續(xù)是否齊全。 E、審核各項(xiàng)費(fèi)用發(fā)生是否切合實(shí)際，有無虛報(bào)、多報(bào)。 若以上5條有一項(xiàng)不符合規(guī)定，財(cái)務(wù)部有權(quán)將該報(bào)銷單退還報(bào)銷人，并追究有關(guān)人員責(zé)任。 三、應(yīng)收帳款的審批及收款： 1、工廠接外面訂單加工生產(chǎn)，應(yīng)由生產(chǎn)最高負(fù)責(zé)人提出申請(qǐng)，在由董事長(zhǎng)批準(zhǔn)才能接。接單時(shí)單價(jià)及合同的審批由工廠最高負(fù)責(zé)人簽名的文件—財(cái)務(wù)主管/總監(jiān)簽名—董事長(zhǎng)特助審核-董事長(zhǎng)確認(rèn)簽名才能生效。同時(shí)交一份底單給財(cái)務(wù)部跟進(jìn)收款，交一份倉庫存底。所有進(jìn)出的材料必須經(jīng)過倉庫，財(cái)務(wù)部根據(jù)簽好的合同及時(shí)督促業(yè)務(wù)部門收款。收款單上生產(chǎn)部經(jīng)手負(fù)責(zé)人簽名、財(cái)務(wù)主管簽名，出納才能進(jìn)帳。普通的收款單據(jù)必須獨(dú)立一本，而且號(hào)碼要連號(hào)蓋章，同時(shí)原則上收據(jù)上的款項(xiàng)應(yīng)與所開的銷售發(fā)票金額呈對(duì)應(yīng)或補(bǔ)充關(guān)系。 四、月結(jié)貨款的審批及結(jié)款（應(yīng)付帳款）： 1、生產(chǎn)用料審批：生控部跟單按ERP訂單、數(shù)量單價(jià)制表提出申請(qǐng)文件—生產(chǎn)部最高負(fù)責(zé)人簽名—倉庫管理員簽名（查倉存數(shù)填上）--采購專員簽名--財(cái)務(wù)部主管/總監(jiān)簽名才能認(rèn)可下單。月結(jié)單價(jià)及供應(yīng)商由采購專員簽名確認(rèn)—董事長(zhǎng)確認(rèn)簽名—財(cái)務(wù)部根據(jù)此簽名資料按規(guī)定結(jié)款。 2、月結(jié)款：委托加工廠及供應(yīng)商的貨款在次月的每月10號(hào)前傳對(duì)帳單到無痕零感財(cái)務(wù)主管處對(duì)帳，財(cái)務(wù)主管在25號(hào)之前和倉庫、委托加工廠及供應(yīng)商對(duì)好帳，交到總經(jīng)辦審核經(jīng)董事長(zhǎng)處審批確認(rèn)才能付款，月結(jié)45天后付款，15—20號(hào)號(hào)付清委托加工廠及供應(yīng)商的月結(jié)款。加工廠及供應(yīng)商必須開增值稅票過來收款。（特殊情況除外） 3、倉庫及采購流程：采購部（生產(chǎn)用料）采購專員，所有生產(chǎn)用料的訂購要經(jīng)過生控主管簽名確任，輔料、面料的采購由采購專員采購，按規(guī)定的請(qǐng)購表格填制審批。所有的進(jìn)出倉物料，倉庫必須按ERP系統(tǒng)的生產(chǎn)數(shù)收發(fā)生產(chǎn)物料，有異常及時(shí)向相關(guān)部門知匯。每天定時(shí)做進(jìn)銷存帳目及入ERP系統(tǒng)，做到日清月結(jié)，帳目清晰無誤。每月分幾次把收發(fā)單據(jù)整理入帳后轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)部。供應(yīng)商單據(jù)必須配合訂購單一起無誤的上交財(cái)務(wù)部。 4、委托加工： A.工廠生產(chǎn)部因自身生產(chǎn)能力受限，而貨期又緊，須外發(fā)加工。必須由生產(chǎn)部最高負(fù)責(zé)人提出申請(qǐng)—總經(jīng)辦審核--董事長(zhǎng)審批確認(rèn) B.確認(rèn)后的外發(fā)加工單價(jià)生產(chǎn)部制表審核—財(cái)務(wù)部主管/總監(jiān)審核—總經(jīng)辦審核--董事長(zhǎng)審批確認(rèn)后，才能簽外加工合同 C.合同的審批程序同單價(jià)審批一樣 D.所有委外加工材料必須經(jīng)過倉庫才外發(fā)，回來也經(jīng)過倉庫清點(diǎn)在到現(xiàn)場(chǎng)E.付款時(shí)要有QC的 品檢報(bào)告及倉庫的清點(diǎn)數(shù)單，現(xiàn)場(chǎng)經(jīng)手人的最高負(fù)責(zé)人簽名，財(cái)務(wù)才能審單報(bào)帳.委外加工款都 采取月結(jié)45天結(jié)款,結(jié)款審批同單價(jià)審批一樣。 5、員工工資:新進(jìn)員工的工資確定,由人資行政申請(qǐng)-總經(jīng)辦審核-董事長(zhǎng)確定（主管級(jí)以上）-人資專員核算-人資行政總監(jiān)審核-財(cái)務(wù)主管/總監(jiān)審核-出納發(fā)放工資，計(jì)件工資單價(jià)須由生產(chǎn)部最高負(fù)責(zé)人申請(qǐng)-開發(fā)技術(shù)審核-總經(jīng)辦審核-董事長(zhǎng)確定后,人資行政部憑此單核算工資-財(cái)務(wù)部審核工資后并發(fā)放工資，加薪審批程序同上，人資專員必須10號(hào)前把上月薪資核算好交到財(cái)務(wù)部,財(cái)務(wù)主管/總監(jiān)務(wù)必在13日之前把上月的薪資審核好，15-20日必須發(fā)放上月的薪資。 五、報(bào)價(jià) 1、工廠接到生產(chǎn)訂單： A、訂單處理：按公司生產(chǎn)部下的指令（核準(zhǔn)ERP生產(chǎn)數(shù)量）按款制表核算成本報(bào)價(jià)。面料每件用量的填制—按ERP上版房確定的采購用量；輔料的用量看樣版填制，單價(jià)按ERP的采購單價(jià)或?qū)嶋H采購單價(jià)填制；加工費(fèi)單價(jià)、管理費(fèi)、利潤按董事長(zhǎng)已審核好的規(guī)定填制；及時(shí)填報(bào)好后給董事長(zhǎng)審核簽名確定。 B、接外單按上（三、應(yīng)收帳款）處理。 六、附則 4、 此制度未涉及事項(xiàng)，按董事長(zhǎng)的意見核定報(bào)銷；所有支出必須經(jīng)董事長(zhǎng)審批才能支出。 5、本制度解釋權(quán)歸公司財(cái)務(wù)部。 擬定 審批 簽發(fā)日期  THANKS !!! 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