個(gè)人檔案管理工作計(jì)劃書(shū)

個(gè)人檔案管理工作計(jì)劃書(shū)公司檔案，是指公司從事經(jīng)營(yíng)、管理以及其他各項(xiàng)活動(dòng)直接形成的對(duì)公司有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。為加強(qiáng)本公司檔案工作，充分發(fā)揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護(hù)及利用檔案，為公司發(fā)展服務(wù)，特制定本計(jì)劃。計(jì)劃如下：一、文件材料的收集管理1、公司指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)文件材料的管理。2、文件材料的收集由各部門(mén)或經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)整理，交總經(jīng)理審閱后歸檔。3、一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門(mén)參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門(mén)或人員收集，交行政部備案。會(huì)議文件由行政部收集。二、歸檔范圍1、重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會(huì)議記錄等。2、本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。3、本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。4、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件材料。5、本公司職工的個(gè)人檔案、勞動(dòng)合同、工資、福利方面的文件材料。6、本公司的大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。三、歸檔要求1、檔案質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。2、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。3、在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，分別立在一起，不得分開(kāi)，文電應(yīng)合一歸檔。4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷；跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年。5、檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。6、案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用鋼筆書(shū)寫(xiě)，字跡要工整、清晰。四、檔案管理人員職責(zé)1、按照有關(guān)規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類(lèi)、歸檔等工作。2、按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時(shí)歸檔。3、工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法、忠于職守，努力維護(hù)公司檔案的完整與安全。4、公文承辦部門(mén)或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存)。5、結(jié)案后及時(shí)歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷(xiāo)毀。五、檔案的利用1、公司檔案借閱。（1）公司內(nèi)部人員可以借閱，借閱者都要填寫(xiě)機(jī)密文件借閱單，報(bào)主管人員批準(zhǔn)后，方可借閱。其中非受控文檔的借閱要由部門(mén)經(jīng)理簽字批準(zhǔn)；受控文檔的借閱要由總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。（2）外單位借閱檔案時(shí)，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱，且不得帶離檔案室。其摘抄內(nèi)容也須總經(jīng)理同意且審核后方能帶出。2、檔案借閱的最長(zhǎng)期限為一周；對(duì)借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還，應(yīng)寫(xiě)出書(shū)面報(bào)告，報(bào)總經(jīng)理處理。3、公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以復(fù)制，復(fù)制者都要填寫(xiě)機(jī)密文件復(fù)制單，報(bào)主管人員批準(zhǔn)后，方可復(fù)制。其中非受控文檔的借閱要由部門(mén)經(jīng)理簽字批準(zhǔn)；受控文檔的借閱要由總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。4、必須嚴(yán)格保密，不準(zhǔn)泄露檔案材料內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時(shí)匯報(bào)，追究當(dāng)事人責(zé)任。5、不準(zhǔn)拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等；不得任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容，如確有需要，必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)才能摘抄或復(fù)制。6、必須愛(ài)護(hù)檔案，保持整潔，不準(zhǔn)在檔案材料中寫(xiě)字、劃線(xiàn)或作記號(hào)等。7、不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借，必須專(zhuān)人專(zhuān)用。8、用畢按時(shí)歸還，如需延長(zhǎng)借閱時(shí)間，必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。六、檔案銷(xiāo)毀管理1、對(duì)已失效的檔案，由檔案管理員登記造冊(cè)，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，按規(guī)定銷(xiāo)毀。2、經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案，可單獨(dú)存放半年，經(jīng)驗(yàn)證確無(wú)保留價(jià)值時(shí)，再行銷(xiāo)毀，以免誤毀。3、銷(xiāo)毀文件必須在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并指派專(zhuān)人監(jiān)銷(xiāo)，文件銷(xiāo)毀后，監(jiān)銷(xiāo)人應(yīng)在銷(xiāo)毀注冊(cè)上簽字。第 4 頁(yè) 共 4 頁(yè)