建設(shè)工程檔案管理培訓(xùn)課件.ppt

建設(shè)工程檔案管理,第一節(jié) 建設(shè)工程檔案概述,一、建設(shè)工程相關(guān)術(shù)語(yǔ) 1、建設(shè)項(xiàng)目：指建筑、安裝等形成固定資產(chǎn)的活動(dòng)中，按照一個(gè)總體設(shè)計(jì)進(jìn)行施工，獨(dú)立組成的，在經(jīng)濟(jì)上統(tǒng)一核算、行政上有獨(dú)立組織形式、實(shí)行統(tǒng)一管理的單位。 2、單位工程：指建設(shè)項(xiàng)目中具有獨(dú)立設(shè)計(jì)文件、可獨(dú)立施工，建成后可以獨(dú)立發(fā)揮生產(chǎn)能力或工程效益的工程。,規(guī)模較大的單位工程，可將其能形成獨(dú)立使用協(xié)能的部分分為子單位工程。 3、分部工程：指單位工程中獨(dú)立組織施工的工程。單位工程中一般按專(zhuān)業(yè)性質(zhì)和工程建設(shè)部位劃分和確定分部工程的。 4、分項(xiàng)工程：是分部工程的組成部分，由一個(gè)或若干個(gè)檢驗(yàn)批組成的基本單元工程。一般按主要工種、材料、施工工藝、設(shè)備類(lèi)型等劃分。,二、建設(shè)工程工作程序及其文件材料的形成 1、項(xiàng)目建設(shè)議（立項(xiàng)階段） 2、可行性研究階段 3、設(shè)計(jì)（初步設(shè)計(jì)）階段 4、建設(shè)（開(kāi)工）準(zhǔn)備階段 5、建設(shè)實(shí)施階段 6、竣工驗(yàn)收階段,三、建設(shè)工程檔案的概念 建設(shè)工程檔案（又稱(chēng)建設(shè)項(xiàng)目檔案、基建檔案）是指在工程建設(shè)過(guò)程中形成的應(yīng)歸檔保存的各種形式和載體的文件材料。 四、建設(shè)工程檔案的特點(diǎn) 成果的成套性、形成領(lǐng)域的廣泛性、內(nèi)容的專(zhuān)業(yè)性、利用的時(shí)效性、管理的動(dòng)態(tài)性、記錄形式的多樣性，等等,第二節(jié) 工程文件材料管理,一、工程文件、檔案管理的措施 1、將項(xiàng)目檔案納入“項(xiàng)目法人制”、“招投標(biāo)制”、“工程合同制”、“工程監(jiān)理制”中； 2、堅(jiān)持項(xiàng)目檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行； “四同步”：下達(dá)工程計(jì)劃任務(wù)與提出文件材料歸檔要求同步；檢查計(jì)劃進(jìn)度與檢查文件材料形成情況同步；工程竣工驗(yàn)收與驗(yàn)收工程竣工檔案同步；項(xiàng)目申報(bào)評(píng)優(yōu)及項(xiàng)目有關(guān)人員晉職評(píng)優(yōu)時(shí)，檔案部門(mén)同步出具專(zhuān)題歸檔證明材料同步。,3、建立健全項(xiàng)目檔案管理制度 檔案管理制度、匯總制度、保密制度、利用制度、圖紙更改制度、竣工圖編制辦法、項(xiàng)目文件歸檔范圍、文件收發(fā)文登記制度、文件流程控制制度等 4、采取經(jīng)濟(jì)制約措施，實(shí)行工程檔案質(zhì)量保證金制度（僅適用于建設(shè)單位與施工、監(jiān)理等單位的合同要約，任何國(guó)家部門(mén)均不得收取工程檔案保證金）,二、各參建單位文件、檔案管理的職責(zé) 1、建設(shè)單位的職責(zé) 建立健全檔案管理規(guī)章制度；對(duì)設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位檔案工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)；做好本單位形成檔案的收集、整理；接收和匯總各參建單位檔案；提交工程檔案預(yù)驗(yàn)收和專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收；向有關(guān)國(guó)家部門(mén)移交檔案。 2、勘察、設(shè)計(jì)單位 收集、整理勘察、設(shè)計(jì)基礎(chǔ)材料和有關(guān)的設(shè)計(jì)文件；參與編制竣工圖；向建設(shè)單位移交檔案。,3、施工單位 收集、整理所承擔(dān)工程施工過(guò)程中形成的檔案；編制竣工圖；向建設(shè)單位移交檔案。 4、監(jiān)理單位 收集、整理監(jiān)理工作中形成的文件；對(duì)施工檔案特別是竣工圖進(jìn)行審查；向建設(shè)單位移交檔案。 5、科研單位 收集、整理所承擔(dān)科研課題工作中形成的文件；向建設(shè)單位移交檔案。,三、文件的收集 （一）收集范圍 建設(shè)工程的收集要根據(jù)國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔范圍及行業(yè)頒布的有關(guān)歸檔范圍，并結(jié)合本項(xiàng)目的實(shí)際情況，制定該項(xiàng)目文件的歸檔范圍。,（二）收集方法 1、依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)范圍收集 2、根據(jù)工程性質(zhì)收集 3、采取有效措施收集 “四列入” ：將文件材料的形成列入計(jì)劃管理，列入施工管理及考核范圍，列入有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和技術(shù)人員崗位職責(zé)，列入經(jīng)濟(jì)責(zé)任制建立檔案工作機(jī)構(gòu)及網(wǎng)絡(luò)?！叭齾⒓印保簷n案人員參加設(shè)備開(kāi)箱、參加各單位驗(yàn)收和項(xiàng)目總驗(yàn)收、參加項(xiàng)目技改鑒定； 實(shí)行文件登記，對(duì)文件流程進(jìn)行控制。,4、抓住重要環(huán)節(jié)收集 工程設(shè)計(jì)檔案：主要抓住初步設(shè)計(jì)完成階段、設(shè)計(jì)結(jié)束和總結(jié)階段； 工程施工和竣工檔案：關(guān)鍵抓住交工和竣工驗(yàn)收階段； 設(shè)備檔案：與土建工程連在一起的設(shè)備在工程竣工驗(yàn)收階段進(jìn)行收集；自制設(shè)備在設(shè)備鑒定時(shí)進(jìn)行收集；外購(gòu)設(shè)備在設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收時(shí)進(jìn)行收集； 科研檔案：抓住年終總結(jié)、成果鑒定階段。,5、建立檔案管理網(wǎng)絡(luò),建 設(shè) 單 位,分 管 領(lǐng) 導(dǎo),檔 案 員,勘察單位,設(shè)計(jì)單位,監(jiān)理單位,領(lǐng)導(dǎo)及檔案員,領(lǐng)導(dǎo)及檔案員,領(lǐng)導(dǎo)及檔案員,領(lǐng)導(dǎo)及檔案員,各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)及檔案員,施工單位,（三）合理確定文件歸檔的時(shí)間 1、按工程結(jié)束時(shí)間歸檔 2、按項(xiàng)目建設(shè)程序或階段歸檔 3、按單位、分部、分項(xiàng)工程結(jié)束時(shí)間歸檔 4、按年度歸檔 5、隨時(shí)歸檔 （四）保證文件歸檔的質(zhì)量 1、對(duì)文件齊全、完整的要求 應(yīng)保證歸檔文件的齊全、完整，真實(shí)反映工程建設(shè)的全過(guò)程。,對(duì)照歸檔范圍，查該歸檔的文件材料是否歸檔完整； 各單位（子單位）工程的文件材料是否歸檔完整； 各工序、階段的文件材料是否歸檔完整； 從文件的前后聯(lián)系查是否歸檔完整，如：請(qǐng)示與批復(fù)，正文與附件，原材料出廠(chǎng)證明與試驗(yàn)報(bào)告、臺(tái)帳、使用清單，監(jiān)理通知與反饋，監(jiān)理例會(huì)、月報(bào)是否連續(xù)，圖紙是否與圖紙目錄對(duì)應(yīng)，設(shè)備材料是否與清單對(duì)應(yīng)，現(xiàn)場(chǎng)的口頭變更是否及時(shí)補(bǔ)全，等等。,2、對(duì)文件內(nèi)在質(zhì)量的要求 歸檔的文件應(yīng)為原件，原則上不得出現(xiàn)復(fù)制件； 文件內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確且填寫(xiě)完整；竣工圖應(yīng)真實(shí)地反映工程建設(shè)實(shí)際情況； 文件中數(shù)據(jù)不得隨意涂改； 簽字蓋章手續(xù)完備； 字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔。 3、對(duì)文件材質(zhì)的要求 紙張材料：紙張的強(qiáng)度、厚度及規(guī)格應(yīng)符合有關(guān)要求；,書(shū)寫(xiě)材料：文件的書(shū)寫(xiě)、繪圖和簽字要采用耐久性強(qiáng)的書(shū)寫(xiě)材料，禁止用易褪色的書(shū)寫(xiě)材料；打印、復(fù)印文件及照片的字跡、線(xiàn)條和影像的清晰及牢固程度應(yīng)符合設(shè)備標(biāo)定質(zhì)量的要求。 特殊材料：電子、錄音、錄像文件的材質(zhì)及存儲(chǔ)格式應(yīng)符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)要求，并保證載體的有效性；長(zhǎng)期存儲(chǔ)的電子文件應(yīng)使用不可擦除型光盤(pán)。,4、對(duì)文件屬性的區(qū)分 科技文件與政務(wù)文件； 科技文件與科技資料。 5、對(duì)文件價(jià)值及密級(jí)的區(qū)分 保管期限：永久、長(zhǎng)期、短期 密級(jí)：根據(jù)國(guó)家有關(guān)文件密級(jí)規(guī)定執(zhí)行,第三節(jié) 工程竣工圖的編制,一、編制形式 1、按圖施工沒(méi)有變更的，直接蓋竣工圖章，即可作為竣工圖； 2、 一般變更的，在原施工圖上修改，蓋竣工圖章后，即可作為竣工圖； 3、重大變更的，或圖面變更面積超過(guò)35的，應(yīng)重新繪制竣工圖，蓋竣工圖章后，方可作為竣工圖。,二、對(duì)竣工圖進(jìn)行四方會(huì)審 由建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等參建單位對(duì)竣工圖編制的準(zhǔn)確情況進(jìn)行會(huì)審，以保證竣工圖能真實(shí)地反映工程建設(shè)實(shí)際狀況。 三、蓋竣工圖章 所有竣工圖應(yīng)由編制單位逐張蓋竣工圖章，竣工圖章中的內(nèi)容應(yīng)填寫(xiě)齊全、清楚，不得代簽； 竣工圖章蓋在標(biāo)題欄附近空白處，若正面無(wú)空白處，則蓋在對(duì)應(yīng)圖紙的背面左上角； 蓋竣工圖章時(shí)應(yīng)使用不易褪色印泥。,竣工圖章格式：,四、竣工圖的折疊 折疊后圖紙幅面一般應(yīng)有A3或A4的規(guī)格； 無(wú)論采用哪種折疊方法，折疊后圖紙的標(biāo)準(zhǔn)欄應(yīng)露在外面； （參照GB1060989技術(shù)制圖、復(fù)制圖的折疊方法）,第四節(jié) 工程檔案的整理,一、分類(lèi) 建設(shè)單位應(yīng)根據(jù)本工程項(xiàng)目檔案數(shù)量的多少，來(lái)確定檔案設(shè)置的類(lèi)目層次。對(duì)于大型項(xiàng)目，要以整個(gè)項(xiàng)目為分類(lèi)對(duì)象，在分類(lèi)時(shí)，首先以工程項(xiàng)目的建設(shè)程序和性質(zhì)來(lái)區(qū)分，然后在每個(gè)大類(lèi)里，再按單位工程或?qū)I(yè)、階段等進(jìn)行分類(lèi)。如施工檔案可以再按各單位工程進(jìn)行分類(lèi)。對(duì)于小型項(xiàng)目，形成的檔案數(shù)量較少，可以不設(shè)二、三級(jí)類(lèi)目，直接按建設(shè)程序?qū)n案進(jìn)行組卷整理后依次排列即可。,二、組卷 （一）組卷要求 案卷必須是一組具有有機(jī)聯(lián)系的文件；案卷內(nèi)文件的數(shù)量要適度；案卷內(nèi)文件的保存價(jià)值和密級(jí)應(yīng)基本一致；案卷應(yīng)力求整齊美觀，便于管理和使用。,(三）組卷方法 1、按結(jié)構(gòu)組卷； 2、按單位（單項(xiàng)）工程組卷； 3、按工序或階段組卷； 4、按專(zhuān)業(yè)組卷； 5、按問(wèn)題組卷； 6、按名稱(chēng)或文件性質(zhì)組卷； 7、按地區(qū)組卷； 8、按時(shí)間組卷。,三、卷內(nèi)文件排列 1、圖樣的排列 在形成時(shí)編制了圖樣目錄，按已編制的圖樣目錄順序進(jìn)行排列；在形成時(shí)沒(méi)有編制圖樣目錄，一般按總體和局部關(guān)系排列，即總體性、綜合性的圖樣在前，局部的居中，細(xì)部的排后。 2、文字材料的排列 （1） 按重要程度排列； （2）按工序排列；,（3）按地區(qū)排列； （4）按時(shí)間排列； （5）按習(xí)慣排列。 3、圖文混合文件的排列 有的案卷是由圖樣和文字材料混合組成的，其排列一般是文字材料在前，圖樣在后。,四、案卷編目 1、編頁(yè)號(hào) 2、編卷內(nèi)目錄,卷 內(nèi) 目 錄,卷 內(nèi) 目 錄,3、填寫(xiě)卷內(nèi)備考表,卷內(nèi)備考表 互見(jiàn)號(hào)：JZ101（照片）,4、案卷裝訂 案卷采用整卷裝訂、不裝訂（圖紙可不裝訂）二種形式；不裝訂時(shí)，應(yīng)在每份文件的右上角加蓋檔號(hào)章，文件要按目錄編排次序排列；,5、填寫(xiě)案卷封面和脊背 （1）案卷題名：案卷題名在結(jié)構(gòu)上由3個(gè)部分組成，字?jǐn)?shù)一般不超過(guò)50個(gè)字； 案卷題名=項(xiàng)目名稱(chēng)+內(nèi)容特征+文件名稱(chēng) 如：某高速公路工程開(kāi)工報(bào)告及施工組織設(shè)計(jì) 某高速公路工程勘察、設(shè)計(jì)、土建施工等合同 某高速公路工程G1標(biāo)西福管理區(qū)收費(fèi)管理樓竣工圖,不規(guī)范的案卷題名，如： 某某工程文件材料1 某某工程文件材料2 變更文件 施工文件 竣工圖 合同文件,某某工程鋼筋、水泥、屋面板、天溝板構(gòu)件、防水卷材、水泥漆、減水劑、砂漿外加劑等原材料合格證以及鋼筋性能試驗(yàn)、水泥、細(xì)集料、碎石、磚、土壤、防水卷材、砼配合比、砼、砂漿試塊強(qiáng)度報(bào)告和試驗(yàn)報(bào)告,（2）立卷單位； （3）起止日期； （4）保管期限； （5）密級(jí)； （6）檔號(hào)； （7）案卷脊背：填寫(xiě)保管期限、檔號(hào)和案卷題名。,案卷封面填寫(xiě)示意表,6、編寫(xiě)案卷目錄（科技檔案分類(lèi)目錄）,科技檔案分類(lèi)目錄 類(lèi)別,第五節(jié) 工程檔案的驗(yàn)收,一、有關(guān)依據(jù)文件 1、福建省人民政府辦公廳關(guān)于公布省建設(shè)廳29個(gè)部門(mén)行政審批項(xiàng)目的通知（閩政200645號(hào)）：第163項(xiàng)“建設(shè)工程檔案的專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收或簽證”（省檔案局） 2、國(guó)家檔案局、國(guó)家發(fā)展和委員會(huì)“重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法”（檔發(fā)20062號(hào)） 3、福建省檔案局、省建委“福建省建設(shè)項(xiàng)目（工程）竣工檔案驗(yàn)收細(xì)則”（閩檔199360號(hào)）（年內(nèi)將作修改）,二、驗(yàn)收的組織和程序 三、驗(yàn)收的內(nèi)容 1、項(xiàng)目檔案的基礎(chǔ)管理工作； 2、項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況； 3、項(xiàng)目檔案的安全。,第六節(jié) 工程檔案的移交,一、有關(guān)依據(jù)文件 1、2002年12月省人大九屆常委會(huì)“福建省檔案條例”：第十條“在重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收和重大科研項(xiàng)目成果鑒定后三個(gè)月內(nèi)，建設(shè)單位或承擔(dān)單位應(yīng)當(dāng)將檔案的整理保管情況報(bào)同級(jí)人民政府檔案行政管理機(jī)構(gòu)備案，并按照國(guó)家規(guī)定將檔案移交有關(guān)國(guó)家檔案館保存。省級(jí)以上重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目和重大科研項(xiàng)目的檔案資料，應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定送省級(jí)國(guó)家綜合檔案館保存?！?2、福建省人民政府辦公廳關(guān)于公布省建設(shè)廳29個(gè)部門(mén)行政審批項(xiàng)目的通知（閩政200645號(hào)）：第161項(xiàng)“城市建設(shè)檔案館接收規(guī)定范圍以外檔案審批”（省檔案局） 3、國(guó)家檔案局“城市建設(shè)檔案歸屬與流向暫行辦法”（檔發(fā)字199720號(hào)） 4、福建省檔案局“福建省重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案移交辦法（暫行）”（閩檔200378號(hào)）,二、移交的單位及內(nèi)容 1、向業(yè)主單位、生產(chǎn)使用單位移交全部檔案； 2、向有關(guān)行業(yè)主管部門(mén)移交的檔案，按行業(yè)規(guī)定辦理； 3、向國(guó)家綜合檔案館移交部分檔案，根據(jù)不同類(lèi)型有不同要求； 4、城市規(guī)劃區(qū)的項(xiàng)目向當(dāng)?shù)爻墙n案館移交部分檔案，按城市建設(shè)檔案歸屬與流向暫行辦理。,三、移交的案卷質(zhì)量 必須符合科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求（GB/T11822-2000 ）和國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范（DA/T28-2002）等標(biāo)準(zhǔn)要求 四、移交的載體 項(xiàng)目檔案紙質(zhì)原件移交給業(yè)主或生產(chǎn)使用單位；向有關(guān)國(guó)家檔案館和行業(yè)主管部門(mén)移交的項(xiàng)目檔案可以為多套的紙質(zhì)原件或項(xiàng)目檔案縮微品、檔案紙質(zhì)復(fù)制件等。,