董事會、股東會的召開流程

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1、董事會會議流程 時間 工作安排 注意事項 完成情況 T-15 收集會議議題 確定會議時間地點 T-11 確定會議議題、制作議案 T-10 發(fā)出會議通知和議案 T-5 預定會議室 根據參加會議的人數，預定合適的會議室。 T-2 提前安排、確定董事行程 如有董事在外出差，或有其他會議、事務，需提前確認并安排其行程； T-1 參會人員的會前提醒 電話提醒董事及列席人員（監(jiān)事、高管）會議的時間、地點；根據實際情況，電話提醒需參會的高管； 會議資料準備 準備以下會議資料，并將相關會議資料裝訂成冊： 1、 會議通知；

2、 2、 會議議程（如有）； 3、 會議議案、附件資料； 4、 簽到表； 5、 表決票； 6、 會議決議（草稿）； 7、 會議紀要（草稿）； 8、 公告（草稿）； 9、 獨立董事意見、保薦機構意見草稿（如有）。 1、制作會議PPT； 2、準備會議決議、紀要的簽字頁； 3、議案所需特殊格式的決議文件（如綜合授信申請等需要）。 會議準備、會議室提前調試 根據參加會議人數，預定合適的用餐地點 1、通知行政部采購水果、茶點； 2、領取瓶裝水； 3、準備茶具、茶葉、咖啡（如需要）。 4、調試會議室：調試空調、音響、投影儀。 T 會場布置、會議安排

3、 提醒司機接送參會董事及其它參會人員（如需要） 1、打開空調、音響； 2、打開PPT； 3、擺放好會議資料、茶點、水果、茶水。 1、安排司機接送預定的酒店就餐； 2、會議期間添加茶水。 安排并檢查董事簽署簽到表、表決票、會議決議、會議紀要等文件。 會議完成后整理會場、歸還所借物品 T—T+2 會后重要事項 1、完成會議決議、紀要； 2、將會議決議傳至深交所備案； 3、完成公告（如有）。 會議資料整理歸檔 會議資料內容包括： 1、會議通知；會議審批單；通知郵件；非直接送達電話確認情況表； 2、會議議案、附件資料； 3、簽到表； 4、表

4、決票； 5、會議決議； 6、會議紀要； 7、授權委托資料（如有）； 8、獨立董事意見（如有）； 9、保薦機構意見（如有）； T++ 決議執(zhí)行跟蹤 1、制作會議決議事項執(zhí)行情況記錄表； 2、將會議決議送達給相關執(zhí)行部門、執(zhí)行人，并由其在決議事項執(zhí)行情況記錄表上簽收。 1、跟蹤決議執(zhí)行進度； 2、記錄決議執(zhí)行結果。 … … … 股東大會會議流程 時間 工作安排 注意事項 完成情況 收集會議議題 確定會議議題、制作議案 預定會議室 根據可能參加會議的人數，預定合適的會議室。 預約見

5、證律師、保薦機構 提醒律師，股東大會需由兩名律師見證。 董事會審議通過關于召開股東大會會議的通知 T-15 對外公告會議通知和議案 通常和董事會決議一起公告； 會議通知應確定股權登記日及會議登記日。 T-10 安排制作會議禮品或紀念品（如需要） T-5 申請截止日的股東名冊 在股權登記日之前向中登公司申請 T-2 參會人員的會前提醒 1、電話提醒董事、監(jiān)事、高管、律師、保薦人會議的時間、地點； 2、確定出席會議的股東、董事、監(jiān)事、高管、律師、保薦機構等人員； 3、將議案發(fā)給律師，并提醒律師準備好法律意見書的簽字蓋章頁（兩名見證律師

6、及事務所負責人簽字，加蓋公章）。 提前安排外地股東、董事、高管行程 1、給在外地的股東、董事、高管預定機票、酒店、安排接送司機（如需要）； 2、確定在外地的股東、董事、高管的行程，并提醒做好相關接待及后勤工作；將相關安排通知外地股東、董事、高管。 T-1 停牌申請 通過業(yè)務專區(qū)，向深交所提交停牌申請 會議資料準備 1、制作會議PPT；準備股東名冊； 2、準備簽字筆、紙、名牌。 準備以下會議資料： 1、會議通知； 2、會議議案、附件資料； 3、會議議程、規(guī)則； 4、簽到表； 5、表決票； 6、會議決議（草稿）； 7、會議紀要（草稿）； 8、公告

7、（草稿）。 會議準備、會議室提前調試 1、通知行政部采購水果、茶點； 2、領取瓶裝水； 3、準備投票箱。 調試會議室：調試空調、音響、投影儀、電子牌。 T 會場布置、會議安排 提醒司機接送參會人員（如需要） 1、打開空調、音響、投影儀、電子牌； 2、擺放好會議資料、茶點、水果、水。 資料準備 會前資料準備：PPT、通知、議程、表決票、決議、紀要的簽名頁。 股東簽到 1、仔細核對身份證和股東代碼卡； 2、授權委托的，需核對營業(yè)執(zhí)照復印件、授權委托書、法人代表證明書、股東卡等資料。 統(tǒng)計到會股東人數及股份數額 會議開始前統(tǒng)計完成股東人數

8、、持股數、持股比例等并提交給主持人宣布 分發(fā)表決票 將表決票發(fā)給參會股東 紀要 紀要股東發(fā)言要點 收取表決票 投票箱 計票、監(jiān)票、統(tǒng)計票數 注意股東簽到人數和表決票數及總股份數是否相符 完成決議、紀要、法律意見書 完成會議決議、紀要、法律意見書 主持人宣讀決議并詢問股東是否有異議 見證律師宣讀法律意見書 董事在決議、紀要上簽字 仔細檢查簽字文件，看是否存在漏簽 會場清理 刪除重要電子文件等 T 會后重要事項 完成公告，并上傳至深交所。 T—T+2 會議資料整理歸檔 會議資料內容包括： 1、會議審批

9、單；通知郵件；非直接送達電話確認情況表； 2、會議通知； 3、會議議案、附件資料； 4、簽到表； 5、表決票；表決票統(tǒng)計表； 6、會議決議（6份）； 7、會議紀要（2份）； 8、法律意見書（2份）； 9、股東資格的相關資料（身份證、營業(yè)執(zhí)照復印件、股東卡復印件以及法人代表證明書） 10、授權委托資料（身份證復印件、授權委托書，如有）。 T++ 決議執(zhí)行情況跟蹤 1、制作會議決議事項執(zhí)行情況記錄表； 2、將會議決議送達給相關執(zhí)行部門、執(zhí)行人，并由其在決議事項執(zhí)行情況記錄表上簽收。 1、跟蹤決議執(zhí)行進度； 2、記錄決議執(zhí)行結果。 … … 特別注意事項： 1、 議案名稱與投票順序應保持一致； 2、 提醒所有董事、監(jiān)事、高級管理人員必須參加會議； 3、 ………