航空工業(yè)單位檔案信息化建設

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1、航空工業(yè)單位檔案信息化建設 航空工業(yè)單位檔案信息化建設 2015/12/28 隨著計算機技術、網(wǎng)絡技術以及多媒體技術的迅速發(fā)展，我國的信息化進程日新月異，對產(chǎn)業(yè)結構的優(yōu)化升級和實現(xiàn)工業(yè)化、現(xiàn)代化起著關鍵作用。航空工業(yè)作為高科技產(chǎn)業(yè)，信息化的發(fā)展程度對科研生產(chǎn)和經(jīng)營管理產(chǎn)生著直接影響。檔案信息化作為各單位信息化建設中的一部分，其發(fā)展水平事關單位整體信息化發(fā)展程度；如何更大程度的發(fā)揮檔案信息資源在科研生產(chǎn)和經(jīng)營管理中的作用一直是全體檔案人的不懈追求。近年來，隨著數(shù)字檔案館建設

2、在行業(yè)內(nèi)的迅速推廣，各單位的檔案信息化層次無論在硬件設施建設還是館藏資源數(shù)字化方面都取得了長足的進步；我們的目標是充分應用現(xiàn)代信息技術，利用數(shù)字化手段，以綜合檔案信息資源處理為核心，對電子文件和數(shù)字檔案信息資源進行收集、管理，通過高速寬帶通信網(wǎng)絡設施連接和提供利用，實現(xiàn)信息資源共享，最大限度的利用現(xiàn)有資源、縮短產(chǎn)品的研發(fā)周期。 一、航空工業(yè)企事業(yè)單位檔案信息化建設內(nèi)容及現(xiàn)狀分析 檔案信息化建設主要包括：基礎設施建設、檔案信息資源建設、應用系統(tǒng)建設、標準規(guī)范建設和人才隊伍建設等五個方面的內(nèi)容。而行業(yè)數(shù)字檔案館建設的評定參考范圍為硬件及網(wǎng)絡建設、檔案管理系統(tǒng)平臺建設、檔案資源庫建設、運

3、行機制建設、標準與規(guī)范體系建設、信息安全與保密體系建設等項內(nèi)容。這反應出數(shù)字檔案館建設和檔案信息化建設內(nèi)容高度交叉、具有極大的相似性，可以認為數(shù)字檔案館建設是檔案信息化建設的具體表現(xiàn)。因此，行業(yè)內(nèi)的檔案信息化建設情況可以通過數(shù)字檔案館建設情況反應出來。 基礎設施建設。主要指檔案信息網(wǎng)絡系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設備,隨著行業(yè)內(nèi)信息化建設和技術改造方面投入的加大，檔案信息化建設作為單位信息化建設中的一部分，各單位在計算機、服務器、輸入輸出設備、數(shù)字整合設備、照相攝像設備、網(wǎng)絡等方面的配置較前幾年已有很大的改善，為檔案信息化建設在硬件及網(wǎng)絡方面提供了有力保證，基本能夠保障檔案信息化建設的需求。檔案信息

4、資源建設。檔案信息資源建設是檔案信息化建設的基礎和核心，是一項長期的工作。檔案信息是國民經(jīng)濟和社會發(fā)展的戰(zhàn)略資源之一，它的開發(fā)和利用是檔案信息化建設取得成敗的關鍵，也是衡量檔案信息化水平的一個重要標志。檔案信息資源建設主要內(nèi)容包括館藏檔案的數(shù)字化和電子文件的采集和接收。檔案信息資源建設主要形式包括館藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設、全文數(shù)據(jù)庫建設及專題數(shù)據(jù)庫建設。完善的目錄數(shù)據(jù)庫保證了有實物即可實現(xiàn)網(wǎng)絡查詢，使查全率和查準率有了保障；而全文數(shù)據(jù)庫建設因工作量大、耗時長、見效慢，行業(yè)內(nèi)比較常見的做法是有針對性的對利用率較高的文書、產(chǎn)品、科研、基建（主要是竣工圖類）、照片、會議等門類檔案進行數(shù)字化處理；各航空

5、企事業(yè)單位因成立時間較長其巨大的數(shù)字化工作量決定了只能是有針對性的、分批進行數(shù)字化處理。專題數(shù)據(jù)庫建設是指對館藏檔案進行二次開發(fā)，針對廣大科研和管理工作者利用需求大而建立的諸如大事記、型號研制史、專利、產(chǎn)權、單位榮譽、重大人事任免、組織沿革、合同管理等數(shù)據(jù)庫，有關方面的利用人員對某類型檔案既有針對性又有全面性的查閱。 應用系統(tǒng)建設。應用系統(tǒng)是指檔案管理利用平臺，主要是對檔案信息的收集、發(fā)放、回收、銷毀、管理、利用、安全等方面情況的管理，它關系到檔案信息化建設的速度與質量、集中體現(xiàn)了檔案信息化建設的效益和檔案信息服務的效果。航空蘭臺檔案資源綜合管理系統(tǒng)作為針對行業(yè)特點開發(fā)且得到普遍推廣的應

6、用系統(tǒng)，突出了航空工業(yè)現(xiàn)行文件的管理特色，以文件生命周期理論、前端控制和全過程管理理論為基礎，對電子文件進行實時捕獲與歸檔，是一個可擴展的網(wǎng)絡應用系統(tǒng)，與單位內(nèi)常用的OA、ERP、PDM等系統(tǒng)留有接口，可以實現(xiàn)無縫連接，實現(xiàn)業(yè)務數(shù)據(jù)的實時在線歸檔，檔案管理人員通過客戶端的文件管理、檔案整編、檔案管理、動態(tài)管理、系統(tǒng)維護等模塊實現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)庫的操作；其他人員則通過與檔案管理系統(tǒng)連接的WEB端對數(shù)據(jù)進行條目錄入、全文上傳、瀏覽、查詢、借閱等。各單位根據(jù)自身特點又在航空蘭臺檔案資源綜合管理系統(tǒng)的基礎上進行了二次開發(fā)，基本滿足了檔案管理的需求。標準規(guī)范建設。檔案信息化標準規(guī)范主要包括管理性標準規(guī)范、業(yè)

7、務性標準規(guī)范和技術性標準規(guī)范，這是檔案信息化快速、有序、健康發(fā)展的保障。管理規(guī)范包括數(shù)字檔案相關要領定義、移交、整理、價值鑒定、存儲、著錄、安全性保證、原始性保證、檢索途徑、利用方式等；業(yè)務規(guī)范包括數(shù)字檔案的術語標準、資源描述、數(shù)字檔案的文件格式、元數(shù)據(jù)、對象數(shù)據(jù)格式標準等；技術規(guī)范包括軟硬件基礎設施建設技術標準、軟件系統(tǒng)工作平臺技術標準、存儲壓縮格式、數(shù)字水印、加密算法等。行業(yè)內(nèi)數(shù)字檔案館標準規(guī)范體系建設也是從管理、業(yè)務和技術三個層面來制定和推行，兩者都是按照國家和行業(yè)內(nèi)的相關標準執(zhí)行的。 人才隊伍建設。檔案信息化建設，人才是關鍵。檔案信息資源的開發(fā)，從資源的形成、積累、貯存、管理到開

8、發(fā)利用，是一個涉及面很寬極為復雜的系統(tǒng)工程，要使這個系統(tǒng)良好的服務科研生產(chǎn)和經(jīng)營管理，保證創(chuàng)造最佳的社會效益與經(jīng)濟效益，關鍵是要培養(yǎng)一批既能熟練應用計算機技術、信息技術、網(wǎng)絡技術，又熱愛檔案事業(yè)的專門人才，以滿足檔案信息化建設的需要。檔案部門應加強教育培訓工作，各單位之間、各單位內(nèi)部檔案管理人員之間多開展技術交流培訓，培訓內(nèi)容要緊跟信息時代的需求并聯(lián)系工作實際，與時俱進，開拓創(chuàng)新。培養(yǎng)廣大檔案從業(yè)人員樹立“崗位雖平凡，心態(tài)不平凡”的精神理念，養(yǎng)成嚴謹細致的工作作風。努力打造一支業(yè)務能力出眾、擁有較強的事業(yè)心、高度的責任感和使命感、耐得住寂寞并愿為檔案事業(yè)奉獻精力與青春的團結型團隊。 二、

9、檔案信息化建設中遇到的問題及對策 1.海量待數(shù)字化資源與人員設備短缺方面。館藏資源的數(shù)字化是一項長期、繁重的工作，即使投入大量的人員與設備，短期內(nèi)也很難看出效果，因為經(jīng)過長時間的積累，各單位都形成了大量待數(shù)字化的紙質檔案，若將檔案館館藏全部數(shù)字化，無論從人力、物力還是在時間上都是不現(xiàn)實的。我們需要針對館藏資源有計劃、有步驟的根據(jù)檔案的利用率、重要程度分批進行數(shù)字化處理，對于利用需求不大的檔案可根據(jù)人員、設備等情況最后數(shù)字化或不數(shù)字化，待有利用需求時再進行數(shù)字化。[2]在紙質檔案的數(shù)字化過程中一定要協(xié)調(diào)好速度與質量兩方面的關系，確保在掃描加工、格式轉換等過程中檔案不會失真，在掃描過程中針對

10、不同色調(diào)、紙質和字跡需要調(diào)整不同的技術參數(shù)，如分辨率、明暗度、對比度等，技術參數(shù)選擇的不恰當將會直接影響掃描質量，造成信息丟失、圖像模糊或產(chǎn)生額外信息，客觀上造成檔案原貌的改變。 2.檔案信息資源的長期存取方面?！皳?jù)報道，美國航空航天局發(fā)射的‘海盜’號火星探測器上的計算機中，已經(jīng)有20％的數(shù)據(jù)完全丟失，還有大約4000卷的統(tǒng)計數(shù)據(jù)因存儲的格式模糊無法讀出，程序員也無法保證將其恢復”。[3]數(shù)字化檔案信息資源的長期存取問題是檔案信息化建設必須面對的問題，主要表現(xiàn)在：其一，是現(xiàn)在應用比較廣泛的光盤存儲，然而其壽命在排除外界因素影響的情況下也就30年左右；其二，是現(xiàn)在計算機軟件更新很快，各種軟

11、件之間、各軟件不同版本之間的兼容性問題，若干年之后，能否用現(xiàn)行軟件還原當初的數(shù)據(jù)，誰也無法保證；其三，是數(shù)字化檔案信息資源對計算機設備的依賴性，若設備發(fā)生故障，無法修復而又沒有備份時，很可能導致數(shù)據(jù)的丟失。為了保證信息資源的長期存取，需做好存儲介質的備份工作，不僅要使用不同介質進行備份，還要做好異地備份工作。對存儲在磁、光介質載體上的數(shù)字化信息資源，載體應直立擺放，并做好避光、防潮、防濕、防塵、防磁等工作，存儲有重要信息資源的載體應存放在防火防磁柜中。因電子檔案是以計算機語言形式存儲于各種載體上，必須依賴相應的計算機軟硬件平臺才可還原，所以還需對其依賴的技術、數(shù)據(jù)結構和相關定義參數(shù)等加以保存，

12、或采用其它方法和技術加以轉換；并對存儲介質定期進行有效的檢測與維護。 3.檔案信息資源的安全方面。無處不在的計算機病毒可能會導致電子文件的破壞或檔案服務器的癱瘓，雖然航空工業(yè)所用的都是隔離了互聯(lián)網(wǎng)的園區(qū)網(wǎng)絡，各單位信息中心都會在定期升級專門針對行業(yè)開發(fā)的瑞星殺毒軟件航空版病毒庫，并且會定期在園區(qū)網(wǎng)范圍內(nèi)統(tǒng)一進行病毒查殺；但據(jù)信息中心的審計報告顯示每月還是會有不同數(shù)量的計算機遭到病毒的攻擊。有竊取行為的間諜活動可能會盯上某些特殊的行業(yè)；近年來軍工系統(tǒng)內(nèi)發(fā)生的失泄密事件中就有因計算機受病毒攻擊而導致失泄密的事件。因此，本單位保密管理制度的不完善，缺乏嚴密的安全保密操作規(guī)程，檔案館內(nèi)部人員的職

13、責和操作權限不明確；還有人為或偶然事故造成的威脅等，這些對檔案信息化建設在安全方面都提出了嚴峻的考驗。我們需要在保障信息資源方便利用的同時，還要保證信息資源的長期安全。安全問題作為計算機網(wǎng)絡世界最大的難題，當然也是檔案信息化建設的難點。加強防范計算機病毒和黑客入侵，防止外界對涉密檔案信息的竊取，及時更新殺毒軟件及防火墻，特殊行業(yè)最好使用國產(chǎn)殺毒軟件或在局域網(wǎng)內(nèi)使用針對本行業(yè)開發(fā)的國產(chǎn)殺毒軟件；加強容災備份，防止意外事故造成的威脅，如由于操作失誤而產(chǎn)生的不可欲知的事件、網(wǎng)絡系統(tǒng)軟硬件的故障引發(fā)的系統(tǒng)問題等。完善本單位安全保密管理制度，建立與檔案信息化建設運行相配套的管理制度，明確各種管理員的職責

14、和操作權限。在檔案館數(shù)據(jù)庫的安全策略方面采取身份認證、存儲訪問控制、數(shù)據(jù)加密、審計追蹤、數(shù)據(jù)庫的備份與恢復等措施，有效防止非法用戶對數(shù)據(jù)的訪問；有效控制合法用戶的正確操作；有效監(jiān)視各用戶對數(shù)據(jù)庫的操作，通過審計日志可追溯其對數(shù)據(jù)庫的所有操作記錄；保障數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)不受軟硬件故障、人為破壞等因素的影響。 4.檔案信息化保存格式及數(shù)據(jù)冗余問題。目前在紙質檔案數(shù)字化時一般有PDF、TIFF、BMP、JPEG等幾種格式，這幾種格式中尤以PDF和TIFF格式最為常見，兩者比較而言PDF格式在存儲占用空間及普遍性上更占優(yōu)勢；因此，各單位在數(shù)字化過程中有相當部分電子文件是以PDF格式存儲的，然而有關數(shù)字

15、化檔案的存儲格式國家最新的標準仍然是《電子文件歸檔與管理規(guī)范》GB/T18894—2002，其中規(guī)定掃描型電子文件以JPEG、TIFF為通用格式；在這一點上與我們的日常工作是存在出入的。隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，檔案存儲服務器需要的空間也越來越大，檔案工作人員在接收電子文件時可能面對歸檔數(shù)據(jù)的多種形式，如某文件歸檔的可編輯的文本格式及檔案人員數(shù)字化后的不可編輯格式；某圖樣歸檔的可編輯的二維三維模型及檔案人員數(shù)字化后的不可編輯格式等，在我們的檔案數(shù)據(jù)庫中，某一條目錄下對應很多條電子文件是將是越來越正常的現(xiàn)象。但同時這兩種格式電子文檔利用的可能性都是存在的，對于希望在此基礎上改進改型的利用人員而言，真

16、實性雖然不能保證，但作為參考用其可編輯性將在工作量方面大大減少；而對于只是將該文件用來參考借鑒的利用人員而言，其真實性又是第一位的。兩者不相矛盾，只是在對同一份文件利用時的側重點不同而已，這就要求我們在收集數(shù)據(jù)時范圍盡可能的廣泛，同時數(shù)據(jù)存儲量也將大大增加。 檔案信息化建設是一項需要不斷深入和擴展的復雜工程，需要長期細致的工作，有待于在實踐中不斷發(fā)展和完善，在開發(fā)過程中應該堅持量力而行、循序漸進、實用有效的原則。因各行各業(yè)都有其不同的特色，航空工業(yè)由于涉及國防建設、部隊需求，其開放程度與其他行業(yè)存在著很大的差別，但在很多方面還是存在著相似性，對其他行業(yè)有一定的參考價值。檔案信息化建設作為一項開創(chuàng)性的工作，不同單位在建設過程中會遇到許多相似的問題，因為最終目的都是通過檔案信息資源的有效整合，使檔案信息資源得到有機的統(tǒng)一，解決“信息孤島”現(xiàn)象，實現(xiàn)檔案信息資源的有效共享，提高檔案信息資源的利用率，滿足大眾對檔案信息資源的利用需求。