廣告業(yè)務管理制度.doc

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天馬行空官方博客：http://t.qq.com/tmxk_docin ；QQ:1318241189；QQ群：175569632 依據(jù)《中華人民共和國廣告法》和公司有關規(guī)定，為加強《建材與裝飾》廣告業(yè)務的管理，保證業(yè)務工作健康、有序地開展，特制定本管理制度。 一、基本原則 （一）遵守國家法律、法規(guī)的原則。 （二）公平、誠實、信用的原則。 （三）“客戶至上”的原則。 （四）廣告收費公開、公平、合理的原則。 （五）建立健全廣告承接、登記、審查、發(fā)布、檔案、財會、考核制度的原則。 二、廣告客戶承接登記制度 1、廣告客戶歸公司所有，由公司統(tǒng)一分配。為保證客戶資源的有效利用，應保持客戶的正常流動，一般3個月流動一次。對客戶分配產生的分歧，由公司統(tǒng)一協(xié)調，業(yè)務代表應自覺配合。 2、業(yè)務代表應具備獨立開發(fā)新客戶，發(fā)展長約客戶和維護老客戶的能力。對于新開發(fā)的客戶在正式聯(lián)系以前，應在業(yè)務部內進行核對，避免交叉。 3、業(yè)務代表不論因何原因離職后，即停止對客戶的聯(lián)系，如有其他原因聯(lián)系的，不得私自代表本公司立場，同時不再享受相應的報酬。其原有客戶由公司統(tǒng)一分配。 4、客戶登記使用統(tǒng)一格式的“客戶登記表”（見樣表），由業(yè)務代表、公司各掌握一份。每名業(yè)務代表掌握各自的客戶，公司通過電腦存儲全部客戶資料?？蛻糍Y料如發(fā)生變化，應由業(yè)務代表會同電腦操作人員及時進行修改補充完善。 5、武漢市客戶采用送達制，即出刊后及時登門拜訪，完成相應后續(xù)工作。外地客戶以電話聯(lián)系為主。無論登門拜訪還是電話聯(lián)系，均應及時仔細填寫“客戶拜訪記錄”（見樣表） 6、二級代理單位負責各自轄區(qū)內的客戶市場。 三、廣告發(fā)布合同制 1、為客戶發(fā)布廣告前，均應與客戶單位簽定正式廣告發(fā)布合同。 2、合同書中的各個事項應詳細填寫，對合同中的權利義務如需依據(jù)具體情況進行修改，也應將雙方確認的修改內容在原條款旁標明，同時雙方代表簽字。如需對原合同條款做較大改動，可另行起草合同文本。 3、合同條款內容應本著公平、誠實、信用的原則，保證客戶、業(yè)務代表和公司三方的利益。 4、正式簽定的廣告發(fā)布合同一式兩份。雙方各執(zhí)一份，我方合同原件交主編（財務室保管） 四、廣告承接審查制 1、堅持預防為主，充分認識廣告審查工作是廣告業(yè)務合法、順利開展的保證。堅持依法辦事，不因人情、合同額、口頭許諾等原因違反原則。 2、廣告審查的范圍及應提供的文件： ⑴廣告客戶主體資格的審查。對委托承辦或代理廣告業(yè)務的客戶能否做廣告和做某項廣告的合法資格進行審查，需查驗企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照，并將企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照的復印件存檔備案。 ⑵審查證明文件。必須要求客戶提供證明其廣告內容真實、合法的證明文件，包括生產許可證、技術合格證、銷售許可證、代理委托書、專利證明、商標證明等（上述證明復印件即可）。對不能出示證明或證明文件不全、不真實的，在未征得業(yè)務部經理的同意前，不能與客戶簽訂合同。 ⑶審查廣告內容是否符合《廣告法》規(guī)定，特別是廣告表現(xiàn)形式、訴求對象、廣告語等有無引起消費者誤解，引發(fā)企業(yè)間不正當競爭、損害國家主權及其他不符合社會主義精神文明建設要求的內容。 ⑷業(yè)務代表應同廣告審查員一起，了解、審查廣告客戶的聲譽及履約能力，避免與有可能影響合作雙方企業(yè)形象、信譽或不能履約的客戶簽約。 3、由廣告審查員在廣告制作、發(fā)布前進行廣告審查，在定稿后的樣搞上簽署審查意見，并監(jiān)督審查意見的執(zhí)行。 五、廣告資料檔案管理制度 1、 廣告業(yè)務檔案包括： ① 設計完成的廣告樣張，含圖片、照片、文字等資料； ② 收取和查驗的廣告證明和查驗記錄。對不能存檔的要記錄內容。 ③ 廣告審查情況記錄材料； ④ 廣告合同； ⑤ 其它應當保存的材料。 2、 檔案內保存的文件資料應當完整，真實地反映廣告承辦的全過程。 3、 分類保存須利于查找、使用。存檔資料應及時更新。 4、 檔案資料不得外借。因特殊原因需借出的，應進行詳細的登記，注明用途及歸還時間，借出人必須簽名。 5、 廣告檔案的保存時間為自合同簽定之日起二年。 六、廣告費管理制度 1、以廣告合同為依據(jù)，按照其中“廣告費支付”方法的約定對客戶的廣告費支付、回款情況進行統(tǒng)一登記（附表），以便使公司掌握客戶每月及全年廣告費的回款情況，便于公司對業(yè)務的運作準確掌握，同時合理安排公司的各項開支，減少欠費或縮短回款周期，保障公司及業(yè)務代表的利益。此表一式二份，由業(yè)務員，財務室各執(zhí)一份。 2、與客戶簽訂廣告發(fā)布合同時，雙方應就廣告費支付方法進行協(xié)商并嚴格執(zhí)行。業(yè)務代表有義務督促客戶按時支付廣告費。 3、廣告費支付方法： （1）武漢地區(qū)的客戶廣告費以轉帳支票支付。 （2）外地客戶通過銀行電匯支付廣告費。業(yè)務代表向客戶提供準確的公司銀行資料，同時向客戶確認付款結果。二級代理機構轄區(qū)內客戶的廣告費由公司統(tǒng)一收回后按規(guī)定時間集中劃撥。 （3）公司為客戶支付的廣告費開具正式發(fā)票。開發(fā)票前，應由業(yè)務代表負責提供準確的金額、時間及付款單位名稱后再開發(fā)票，避免錯開重開。 （4）因錯開而發(fā)生的作廢發(fā)票，應及時退還財務部門，以免遺失。 （5）如需將發(fā)票寄至外地，必須采用掛號信或具掛號功能的郵寄方式，以保證發(fā)票不會丟失或以備查找。如需寄EMS郵件的，應提前獲得業(yè)務經理的簽字批準，否則費用自理。 （6）業(yè)務代表應對自己客戶廣告費的支付情況、合同履行進度全面了解并定期匯報。 4、對欠付廣告費的處理辦法： (1) 通過仔細登記，及時督促，盡量避免出現(xiàn)廣告費長期欠付。 (2) 對于可能出現(xiàn)的欠付情況，業(yè)務代表應心中有數(shù)，了解其欠款金額、欠付原因及付款時間，并通知財務部門。 (3) 催款方式及操作要求：見“應收廣告費的管理暫行規(guī)定” 七、廣告業(yè)務代表業(yè)績考核制度 （一）基本素質要求 1、遵守國家法律、法規(guī)； 2、開拓進取、勤奮敬業(yè)、盡心盡力為客戶服務。 3、具有相應的專業(yè)知識和特長，并能不斷地豐富自己、提高自己工作能力。 4、熟悉廣告管理法規(guī)和有關經濟法規(guī)，根據(jù)所從事的業(yè)務繼續(xù)學習，提高工作應具備的不同領域的專業(yè)知識，了解廣告經營的基本程序，主動鉆研提高業(yè)務能力的辦法，尋找更有效的途徑擴大業(yè)績。 5、具有強烈的公關意識、成功意識，注重自己的形象、口才、口音及知識水平的發(fā)揮。 6、 心理素質要求勝不驕，敗不餒，保持沉穩(wěn)、大方的心態(tài)，不膽怯，不怕困難，自我批評，不斷總結經驗，保持良好樂觀的情緒面對客戶和工作。 （二）經營業(yè)績考核實行最低定額制，以各人當月實際到帳的廣告費總額為準。 1、編輯部人員的試用期為1-3個月。試用期內應積極掌握業(yè)務知識，采集新信息、開發(fā)新客戶，鍛煉提高自身業(yè)務水平，爭取早日出經營業(yè)績。 2、試用期內工資按600/700/800遞增上漲（其中基本工資300，200元的回款定額考核工資，其余部分為日?？蛻糸_發(fā)、維護、信息采編等崗位和職務工作考核），每月2000元回款定額（定額每差1000元扣考核工資100元）； 3、采編人員每月需開發(fā)30個新客戶，500份報紙的發(fā)行，150個老客戶的維護，本部分以書面記載為考核基礎； 3、試用期滿后，經本人提出書面申請，由同事及主編會同公司人力資源考核結果提出對該員工的轉正意見。經多方意見統(tǒng)一后方可轉正。轉正后，每月的回款定額為4000元/月。 4、公司根據(jù)業(yè)務發(fā)展情況及策略，對上述定額進行適當調整及作出必要的解釋。 （三）員工提成辦法 廣告業(yè)績提成辦法按當月回款總數(shù)的40%返回編輯部統(tǒng)一分配，活動提成按毛收入的40%返回編輯部統(tǒng)一分配（公司提留10%在年終時再一次性發(fā)到個人，如未到年終而離開公司的則不再享有余下的10%提成）；部門分配時參與員工業(yè)績考核進行分配。 八、特殊廣告業(yè)務的管理 為吸引更多處于發(fā)展中的企業(yè)與我公司建立長期、穩(wěn)定的合作關系，鼓勵業(yè)務代表積極開發(fā)客戶，提高客戶簽單率，加快廣告費的回收，結合目前我公司所代理的專業(yè)媒體——《建材與裝飾》報廣告業(yè)務開展過程中出現(xiàn)的新現(xiàn)象，制定“公司特殊廣告經營管理辦法”。 （一）公布媒體廣告最低限價 《建材與裝飾》報廣告版位價格規(guī)定最低限價。在此基礎上，為進一步做好客戶服務工作，最大限度地保證公司和業(yè)務代表的共同利益，在廣告采取最低限價的同時，以最低限價簽定廣告合同且要贈送版面的，必須經主編批準。贈送時，文字版或廣告版選擇其一，不能同時贈送。贈送文字版時，字數(shù)應為500——2000字版面。文章內容由企業(yè)提供，并按照媒體的編輯要求進行修改。 （二）關于贈送廣告版面的規(guī)定 為進一步提高媒體在行業(yè)內的知名度和美譽度，有利于廣告合同的簽定，公司同意在一定條件下適當贈送廣告版位。具體要求如下： （1）不以贈送廣告版位作為簽合同的主要手段。 （2）要求業(yè)務員必須努力提高個人談判水平，提高個人修養(yǎng)，加深對媒體的理解，對行業(yè)的認識，對客戶的把握，以積極維護公司和媒體的利益為原則，在公開、公平、公正的前提下開展業(yè)務聯(lián)系。 （3）版面贈送要求： 對簽定12期及以上或合同金額超過20000元并為預付（含分期預付）的客戶，公司同意在客戶提出贈送版位要求的前提下，在合同之外贈送其相應廣告版位2個。贈送版位的原則為： ① 如需贈送版位，業(yè)務員應在廣告方案中列明并在呈送客戶前報業(yè)務經理批準；如同意贈送，業(yè)務經理應在廣告方案正本以及廣告合同上簽字，廣告合同同時報財務部備案； ② 沒有提前報批即擅自贈送廣告版面而簽定的廣告合同，其廣告費收入不列入各項業(yè)績提成（獎勵）核算范圍； （四）含咨詢費的業(yè)務管理 1、為促進業(yè)務的廣泛開展，公司同意在經過廣告業(yè)務經理批準后支付客戶方廣告經辦人一定金額的咨詢費，則合同總額為廣告版面成交價+咨詢費。 2、需支付咨詢費的合同，其廣告版面成交價格應高于最低限價簽定，且單次廣告的咨詢費不應高于版位的成交價。 3、咨詢費的支付時間及金額與客戶公司實際的付款時間、付款方式相關，即：按付款頻率將全部應付咨詢費平分計算每次應付的咨詢費金額。我方收到一筆廣告費即支付一次咨詢費。咨詢費也可累計支付。 4、支付廣告費時，客戶應將咨詢費隨廣告版面費（即合同總額）一起支付，待足額廣告費到帳后，由公司財務部門會同業(yè)務員統(tǒng)一辦理咨詢費支付手續(xù)。 5、實際支付的咨詢費金額為扣除稅額（6%）后的金額；咨詢費由財務部統(tǒng)一匯款到指定帳戶中，特殊情況業(yè)務員可提前申請現(xiàn)金支付。 6、計算業(yè)務獎勵、提成時，應從回款額中扣除咨詢費金額后，按剩余金額即凈回款額及相應提成比例提成。 7、咨詢費金額不計入全年業(yè)績總額。 九、合同管理規(guī)定 1、合同領用實行登記制。業(yè)務員領用合同時，應按照登記表（本）的登記內容的要求詳細登記。業(yè)務員每次最多同時領取2份（4頁）合同。 2、合同內容的填寫： 1）合同應一式兩份，由客戶、公司各存一份正本，業(yè)務員存留合同復印件。 2）填寫合同一律使用黑色簽字筆或蘭色圓珠筆，不能用鉛筆填寫。 3）填寫合同時，應作到字跡清晰、工整，涉及到版位、廣告尺寸、廣告價格、付款方式等內容時更應準確、明了，不能有任何涂改現(xiàn)象。如有特殊條款需要修改或補充，可另外用紙注明并作為合同附件一并歸檔。合同附件也應由簽約雙方簽字、蓋章。 4)業(yè)務員個人不得隨便答應客戶方工作人員提出的未經我公司領導批準的任何條件。如有合同正常內容以外的要求需要我司配合，業(yè)務員須及時通過業(yè)務部負責人向廣告部經理和總經理匯報，批準后方可執(zhí)行。 5)填寫合同時應深思熟濾，避免出錯。一旦填寫錯誤，則合同作廢，應由合同領取人將作廢的合同全部退回，并在登記表（本）上注明“作廢”字樣。該合同不再使用。 3、各類合同屬公司的保密文件，持有或保管合同的人員，不得將合同交給任何無關人員查閱或提供任何形式的合同文本。如發(fā)現(xiàn)違反此規(guī)定的行為，立即給予有關責任人嚴肅批評并扣除其當月職務工資的50%作為處罰；如由此給公司造成廣告發(fā)布錯誤、廣告費無法收回、客戶流失、合同失效等損失，對直接責任人進行扣除全部當月職務工資的處罰，直至辭退。 4、合同的登記與保管： 1)已簽定的廣告合同，由財務部門統(tǒng)一保管；財務部也可委托其他有關負責人暫時代為保管； 2）登記合同時，可按刊期、廣告版位、廣告色別、客戶行業(yè)、業(yè)務員、姓名等分類標注，以利查找； 3）已執(zhí)行完畢的合同、正在執(zhí)行的合同以及未執(zhí)行合同應分開保管。 4)廣告合同作為廣告客戶檔案的一部分，保存時間為2年。 5、到期合同的處理：到期合同由財務部統(tǒng)一存檔。業(yè)務員于合同有效期結束前2個月，開始從事合同的續(xù)訂工作并及時簽定新的合同。