廣告業(yè)務(wù)管理制度.doc

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天馬行空官方博客：http://t.qq.com/tmxk_docin ；QQ:1318241189；QQ群：175569632 依據(jù)《中華人民共和國廣告法》和公司有關(guān)規(guī)定，為加強(qiáng)《建材與裝飾》廣告業(yè)務(wù)的管理，保證業(yè)務(wù)工作健康、有序地開展，特制定本管理制度。 一、基本原則 （一）遵守國家法律、法規(guī)的原則。 （二）公平、誠實、信用的原則。 （三）“客戶至上”的原則。 （四）廣告收費公開、公平、合理的原則。 （五）建立健全廣告承接、登記、審查、發(fā)布、檔案、財會、考核制度的原則。 二、廣告客戶承接登記制度 1、廣告客戶歸公司所有，由公司統(tǒng)一分配。為保證客戶資源的有效利用，應(yīng)保持客戶的正常流動，一般3個月流動一次。對客戶分配產(chǎn)生的分歧，由公司統(tǒng)一協(xié)調(diào)，業(yè)務(wù)代表應(yīng)自覺配合。 2、業(yè)務(wù)代表應(yīng)具備獨立開發(fā)新客戶，發(fā)展長約客戶和維護(hù)老客戶的能力。對于新開發(fā)的客戶在正式聯(lián)系以前，應(yīng)在業(yè)務(wù)部內(nèi)進(jìn)行核對，避免交叉。 3、業(yè)務(wù)代表不論因何原因離職后，即停止對客戶的聯(lián)系，如有其他原因聯(lián)系的，不得私自代表本公司立場，同時不再享受相應(yīng)的報酬。其原有客戶由公司統(tǒng)一分配。 4、客戶登記使用統(tǒng)一格式的“客戶登記表”（見樣表），由業(yè)務(wù)代表、公司各掌握一份。每名業(yè)務(wù)代表掌握各自的客戶，公司通過電腦存儲全部客戶資料。客戶資料如發(fā)生變化，應(yīng)由業(yè)務(wù)代表會同電腦操作人員及時進(jìn)行修改補(bǔ)充完善。 5、武漢市客戶采用送達(dá)制，即出刊后及時登門拜訪，完成相應(yīng)后續(xù)工作。外地客戶以電話聯(lián)系為主。無論登門拜訪還是電話聯(lián)系，均應(yīng)及時仔細(xì)填寫“客戶拜訪記錄”（見樣表） 6、二級代理單位負(fù)責(zé)各自轄區(qū)內(nèi)的客戶市場。 三、廣告發(fā)布合同制 1、為客戶發(fā)布廣告前，均應(yīng)與客戶單位簽定正式廣告發(fā)布合同。 2、合同書中的各個事項應(yīng)詳細(xì)填寫，對合同中的權(quán)利義務(wù)如需依據(jù)具體情況進(jìn)行修改，也應(yīng)將雙方確認(rèn)的修改內(nèi)容在原條款旁標(biāo)明，同時雙方代表簽字。如需對原合同條款做較大改動，可另行起草合同文本。 3、合同條款內(nèi)容應(yīng)本著公平、誠實、信用的原則，保證客戶、業(yè)務(wù)代表和公司三方的利益。 4、正式簽定的廣告發(fā)布合同一式兩份。雙方各執(zhí)一份，我方合同原件交主編（財務(wù)室保管） 四、廣告承接審查制 1、堅持預(yù)防為主，充分認(rèn)識廣告審查工作是廣告業(yè)務(wù)合法、順利開展的保證。堅持依法辦事，不因人情、合同額、口頭許諾等原因違反原則。 2、廣告審查的范圍及應(yīng)提供的文件： ⑴廣告客戶主體資格的審查。對委托承辦或代理廣告業(yè)務(wù)的客戶能否做廣告和做某項廣告的合法資格進(jìn)行審查，需查驗企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照，并將企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照的復(fù)印件存檔備案。 ⑵審查證明文件。必須要求客戶提供證明其廣告內(nèi)容真實、合法的證明文件，包括生產(chǎn)許可證、技術(shù)合格證、銷售許可證、代理委托書、專利證明、商標(biāo)證明等（上述證明復(fù)印件即可）。對不能出示證明或證明文件不全、不真實的，在未征得業(yè)務(wù)部經(jīng)理的同意前，不能與客戶簽訂合同。 ⑶審查廣告內(nèi)容是否符合《廣告法》規(guī)定，特別是廣告表現(xiàn)形式、訴求對象、廣告語等有無引起消費者誤解，引發(fā)企業(yè)間不正當(dāng)競爭、損害國家主權(quán)及其他不符合社會主義精神文明建設(shè)要求的內(nèi)容。 ⑷業(yè)務(wù)代表應(yīng)同廣告審查員一起，了解、審查廣告客戶的聲譽(yù)及履約能力，避免與有可能影響合作雙方企業(yè)形象、信譽(yù)或不能履約的客戶簽約。 3、由廣告審查員在廣告制作、發(fā)布前進(jìn)行廣告審查，在定稿后的樣搞上簽署審查意見，并監(jiān)督審查意見的執(zhí)行。 五、廣告資料檔案管理制度 1、 廣告業(yè)務(wù)檔案包括： ① 設(shè)計完成的廣告樣張，含圖片、照片、文字等資料； ② 收取和查驗的廣告證明和查驗記錄。對不能存檔的要記錄內(nèi)容。 ③ 廣告審查情況記錄材料； ④ 廣告合同； ⑤ 其它應(yīng)當(dāng)保存的材料。 2、 檔案內(nèi)保存的文件資料應(yīng)當(dāng)完整，真實地反映廣告承辦的全過程。 3、 分類保存須利于查找、使用。存檔資料應(yīng)及時更新。 4、 檔案資料不得外借。因特殊原因需借出的，應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)的登記，注明用途及歸還時間，借出人必須簽名。 5、 廣告檔案的保存時間為自合同簽定之日起二年。 六、廣告費管理制度 1、以廣告合同為依據(jù)，按照其中“廣告費支付”方法的約定對客戶的廣告費支付、回款情況進(jìn)行統(tǒng)一登記（附表），以便使公司掌握客戶每月及全年廣告費的回款情況，便于公司對業(yè)務(wù)的運(yùn)作準(zhǔn)確掌握，同時合理安排公司的各項開支，減少欠費或縮短回款周期，保障公司及業(yè)務(wù)代表的利益。此表一式二份，由業(yè)務(wù)員，財務(wù)室各執(zhí)一份。 2、與客戶簽訂廣告發(fā)布合同時，雙方應(yīng)就廣告費支付方法進(jìn)行協(xié)商并嚴(yán)格執(zhí)行。業(yè)務(wù)代表有義務(wù)督促客戶按時支付廣告費。 3、廣告費支付方法： （1）武漢地區(qū)的客戶廣告費以轉(zhuǎn)帳支票支付。 （2）外地客戶通過銀行電匯支付廣告費。業(yè)務(wù)代表向客戶提供準(zhǔn)確的公司銀行資料，同時向客戶確認(rèn)付款結(jié)果。二級代理機(jī)構(gòu)轄區(qū)內(nèi)客戶的廣告費由公司統(tǒng)一收回后按規(guī)定時間集中劃撥。 （3）公司為客戶支付的廣告費開具正式發(fā)票。開發(fā)票前，應(yīng)由業(yè)務(wù)代表負(fù)責(zé)提供準(zhǔn)確的金額、時間及付款單位名稱后再開發(fā)票，避免錯開重開。 （4）因錯開而發(fā)生的作廢發(fā)票，應(yīng)及時退還財務(wù)部門，以免遺失。 （5）如需將發(fā)票寄至外地，必須采用掛號信或具掛號功能的郵寄方式，以保證發(fā)票不會丟失或以備查找。如需寄EMS郵件的，應(yīng)提前獲得業(yè)務(wù)經(jīng)理的簽字批準(zhǔn)，否則費用自理。 （6）業(yè)務(wù)代表應(yīng)對自己客戶廣告費的支付情況、合同履行進(jìn)度全面了解并定期匯報。 4、對欠付廣告費的處理辦法： (1) 通過仔細(xì)登記，及時督促，盡量避免出現(xiàn)廣告費長期欠付。 (2) 對于可能出現(xiàn)的欠付情況，業(yè)務(wù)代表應(yīng)心中有數(shù)，了解其欠款金額、欠付原因及付款時間，并通知財務(wù)部門。 (3) 催款方式及操作要求：見“應(yīng)收廣告費的管理暫行規(guī)定” 七、廣告業(yè)務(wù)代表業(yè)績考核制度 （一）基本素質(zhì)要求 1、遵守國家法律、法規(guī)； 2、開拓進(jìn)取、勤奮敬業(yè)、盡心盡力為客戶服務(wù)。 3、具有相應(yīng)的專業(yè)知識和特長，并能不斷地豐富自己、提高自己工作能力。 4、熟悉廣告管理法規(guī)和有關(guān)經(jīng)濟(jì)法規(guī)，根據(jù)所從事的業(yè)務(wù)繼續(xù)學(xué)習(xí)，提高工作應(yīng)具備的不同領(lǐng)域的專業(yè)知識，了解廣告經(jīng)營的基本程序，主動鉆研提高業(yè)務(wù)能力的辦法，尋找更有效的途徑擴(kuò)大業(yè)績。 5、具有強(qiáng)烈的公關(guān)意識、成功意識，注重自己的形象、口才、口音及知識水平的發(fā)揮。 6、 心理素質(zhì)要求勝不驕，敗不餒，保持沉穩(wěn)、大方的心態(tài)，不膽怯，不怕困難，自我批評，不斷總結(jié)經(jīng)驗，保持良好樂觀的情緒面對客戶和工作。 （二）經(jīng)營業(yè)績考核實行最低定額制，以各人當(dāng)月實際到帳的廣告費總額為準(zhǔn)。 1、編輯部人員的試用期為1-3個月。試用期內(nèi)應(yīng)積極掌握業(yè)務(wù)知識，采集新信息、開發(fā)新客戶，鍛煉提高自身業(yè)務(wù)水平，爭取早日出經(jīng)營業(yè)績。 2、試用期內(nèi)工資按600/700/800遞增上漲（其中基本工資300，200元的回款定額考核工資，其余部分為日?？蛻糸_發(fā)、維護(hù)、信息采編等崗位和職務(wù)工作考核），每月2000元回款定額（定額每差1000元扣考核工資100元）； 3、采編人員每月需開發(fā)30個新客戶，500份報紙的發(fā)行，150個老客戶的維護(hù)，本部分以書面記載為考核基礎(chǔ)； 3、試用期滿后，經(jīng)本人提出書面申請，由同事及主編會同公司人力資源考核結(jié)果提出對該員工的轉(zhuǎn)正意見。經(jīng)多方意見統(tǒng)一后方可轉(zhuǎn)正。轉(zhuǎn)正后，每月的回款定額為4000元/月。 4、公司根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展情況及策略，對上述定額進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整及作出必要的解釋。 （三）員工提成辦法 廣告業(yè)績提成辦法按當(dāng)月回款總數(shù)的40%返回編輯部統(tǒng)一分配，活動提成按毛收入的40%返回編輯部統(tǒng)一分配（公司提留10%在年終時再一次性發(fā)到個人，如未到年終而離開公司的則不再享有余下的10%提成）；部門分配時參與員工業(yè)績考核進(jìn)行分配。 八、特殊廣告業(yè)務(wù)的管理 為吸引更多處于發(fā)展中的企業(yè)與我公司建立長期、穩(wěn)定的合作關(guān)系，鼓勵業(yè)務(wù)代表積極開發(fā)客戶，提高客戶簽單率，加快廣告費的回收，結(jié)合目前我公司所代理的專業(yè)媒體——《建材與裝飾》報廣告業(yè)務(wù)開展過程中出現(xiàn)的新現(xiàn)象，制定“公司特殊廣告經(jīng)營管理辦法”。 （一）公布媒體廣告最低限價 《建材與裝飾》報廣告版位價格規(guī)定最低限價。在此基礎(chǔ)上，為進(jìn)一步做好客戶服務(wù)工作，最大限度地保證公司和業(yè)務(wù)代表的共同利益，在廣告采取最低限價的同時，以最低限價簽定廣告合同且要贈送版面的，必須經(jīng)主編批準(zhǔn)。贈送時，文字版或廣告版選擇其一，不能同時贈送。贈送文字版時，字?jǐn)?shù)應(yīng)為500——2000字版面。文章內(nèi)容由企業(yè)提供，并按照媒體的編輯要求進(jìn)行修改。 （二）關(guān)于贈送廣告版面的規(guī)定 為進(jìn)一步提高媒體在行業(yè)內(nèi)的知名度和美譽(yù)度，有利于廣告合同的簽定，公司同意在一定條件下適當(dāng)贈送廣告版位。具體要求如下： （1）不以贈送廣告版位作為簽合同的主要手段。 （2）要求業(yè)務(wù)員必須努力提高個人談判水平，提高個人修養(yǎng)，加深對媒體的理解，對行業(yè)的認(rèn)識，對客戶的把握，以積極維護(hù)公司和媒體的利益為原則，在公開、公平、公正的前提下開展業(yè)務(wù)聯(lián)系。 （3）版面贈送要求： 對簽定12期及以上或合同金額超過20000元并為預(yù)付（含分期預(yù)付）的客戶，公司同意在客戶提出贈送版位要求的前提下，在合同之外贈送其相應(yīng)廣告版位2個。贈送版位的原則為： ① 如需贈送版位，業(yè)務(wù)員應(yīng)在廣告方案中列明并在呈送客戶前報業(yè)務(wù)經(jīng)理批準(zhǔn)；如同意贈送，業(yè)務(wù)經(jīng)理應(yīng)在廣告方案正本以及廣告合同上簽字，廣告合同同時報財務(wù)部備案； ② 沒有提前報批即擅自贈送廣告版面而簽定的廣告合同，其廣告費收入不列入各項業(yè)績提成（獎勵）核算范圍； （四）含咨詢費的業(yè)務(wù)管理 1、為促進(jìn)業(yè)務(wù)的廣泛開展，公司同意在經(jīng)過廣告業(yè)務(wù)經(jīng)理批準(zhǔn)后支付客戶方廣告經(jīng)辦人一定金額的咨詢費，則合同總額為廣告版面成交價+咨詢費。 2、需支付咨詢費的合同，其廣告版面成交價格應(yīng)高于最低限價簽定，且單次廣告的咨詢費不應(yīng)高于版位的成交價。 3、咨詢費的支付時間及金額與客戶公司實際的付款時間、付款方式相關(guān)，即：按付款頻率將全部應(yīng)付咨詢費平分計算每次應(yīng)付的咨詢費金額。我方收到一筆廣告費即支付一次咨詢費。咨詢費也可累計支付。 4、支付廣告費時，客戶應(yīng)將咨詢費隨廣告版面費（即合同總額）一起支付，待足額廣告費到帳后，由公司財務(wù)部門會同業(yè)務(wù)員統(tǒng)一辦理咨詢費支付手續(xù)。 5、實際支付的咨詢費金額為扣除稅額（6%）后的金額；咨詢費由財務(wù)部統(tǒng)一匯款到指定帳戶中，特殊情況業(yè)務(wù)員可提前申請現(xiàn)金支付。 6、計算業(yè)務(wù)獎勵、提成時，應(yīng)從回款額中扣除咨詢費金額后，按剩余金額即凈回款額及相應(yīng)提成比例提成。 7、咨詢費金額不計入全年業(yè)績總額。 九、合同管理規(guī)定 1、合同領(lǐng)用實行登記制。業(yè)務(wù)員領(lǐng)用合同時，應(yīng)按照登記表（本）的登記內(nèi)容的要求詳細(xì)登記。業(yè)務(wù)員每次最多同時領(lǐng)取2份（4頁）合同。 2、合同內(nèi)容的填寫： 1）合同應(yīng)一式兩份，由客戶、公司各存一份正本，業(yè)務(wù)員存留合同復(fù)印件。 2）填寫合同一律使用黑色簽字筆或蘭色圓珠筆，不能用鉛筆填寫。 3）填寫合同時，應(yīng)作到字跡清晰、工整，涉及到版位、廣告尺寸、廣告價格、付款方式等內(nèi)容時更應(yīng)準(zhǔn)確、明了，不能有任何涂改現(xiàn)象。如有特殊條款需要修改或補(bǔ)充，可另外用紙注明并作為合同附件一并歸檔。合同附件也應(yīng)由簽約雙方簽字、蓋章。 4)業(yè)務(wù)員個人不得隨便答應(yīng)客戶方工作人員提出的未經(jīng)我公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的任何條件。如有合同正常內(nèi)容以外的要求需要我司配合，業(yè)務(wù)員須及時通過業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)人向廣告部經(jīng)理和總經(jīng)理匯報，批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。 5)填寫合同時應(yīng)深思熟濾，避免出錯。一旦填寫錯誤，則合同作廢，應(yīng)由合同領(lǐng)取人將作廢的合同全部退回，并在登記表（本）上注明“作廢”字樣。該合同不再使用。 3、各類合同屬公司的保密文件，持有或保管合同的人員，不得將合同交給任何無關(guān)人員查閱或提供任何形式的合同文本。如發(fā)現(xiàn)違反此規(guī)定的行為，立即給予有關(guān)責(zé)任人嚴(yán)肅批評并扣除其當(dāng)月職務(wù)工資的50%作為處罰；如由此給公司造成廣告發(fā)布錯誤、廣告費無法收回、客戶流失、合同失效等損失，對直接責(zé)任人進(jìn)行扣除全部當(dāng)月職務(wù)工資的處罰，直至辭退。 4、合同的登記與保管： 1)已簽定的廣告合同，由財務(wù)部門統(tǒng)一保管；財務(wù)部也可委托其他有關(guān)負(fù)責(zé)人暫時代為保管； 2）登記合同時，可按刊期、廣告版位、廣告色別、客戶行業(yè)、業(yè)務(wù)員、姓名等分類標(biāo)注，以利查找； 3）已執(zhí)行完畢的合同、正在執(zhí)行的合同以及未執(zhí)行合同應(yīng)分開保管。 4)廣告合同作為廣告客戶檔案的一部分，保存時間為2年。 5、到期合同的處理：到期合同由財務(wù)部統(tǒng)一存檔。業(yè)務(wù)員于合同有效期結(jié)束前2個月，開始從事合同的續(xù)訂工作并及時簽定新的合同。