亭子口水利樞紐電站廠房土建與金屬結(jié)構(gòu)安裝工程文檔管理監(jiān)理實施細則.doc
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亭子口水利樞紐電站廠房土建 與金屬結(jié)構(gòu)安裝工程 文檔管理監(jiān)理 實施細則 編號:CDT-TZK/S-002/JLXZ/018 中國水利水電建設(shè)工程咨詢中南公司 亭子口水利樞紐工程監(jiān)理部 二○一○年五月 審核:文杰 審查:熊惠明 校核:莫友國 編寫:李麗俠 1 總則 1.1本細則適用于亭子口水利樞紐電站廠房土建與金屬結(jié)構(gòu)安裝工程監(jiān)理合同范圍內(nèi)的工程建設(shè)監(jiān)理的文檔管理工作。 1.2本細則依據(jù)建設(shè)監(jiān)理合同書(合同編號:CDT-TZK/S-002 )“檔案監(jiān)理職責(zé)”、“監(jiān)理文件歸檔范圍”、業(yè)主文檔歸檔管理辦法和國家有關(guān)文檔管理的規(guī)定編制。 1.3 文檔管理是信息管理的重要要內(nèi)容,文件傳輸必須通過負有文件管理職能的部門之間傳遞,一律采用書面方式并經(jīng)過有效簽章后,依管理程序運行和歸檔。 1.4 對有保密要求的文件,應(yīng)按照保密法規(guī)定傳遞、儲存、調(diào)用及銷毀。 1.5 技術(shù)資料、圖紙和其它文件等應(yīng)及時登記,傳遞迅速,加強保管。文檔采用計算機輔助管理,建立文檔管理數(shù)據(jù)庫。 2 文件的分類及構(gòu)成 2.1 文件的分類 監(jiān)理部的文件,按編制及發(fā)文單位分為業(yè)主指示、設(shè)計文件、施工文件、監(jiān)理文件及行政文件等五種類型。 2.2 文件的構(gòu)成 (1) 業(yè)主指示:指業(yè)主或其他下屬業(yè)務(wù)部門簽發(fā)、下達、批轉(zhuǎn) 的與本監(jiān)理合同、工程建設(shè)合同內(nèi)容有關(guān)的規(guī)定、通知、通報、紀要、簡報、批復(fù)、批轉(zhuǎn)以及與此有關(guān)的各種文件、函件等。 (2) 設(shè)計文件:指經(jīng)業(yè)主或其下屬業(yè)務(wù)部門簽發(fā)下達的施工圖 紙、設(shè)計說明、技術(shù)要求、技術(shù)標準及相應(yīng)的變更通知,或按合同規(guī)定可由監(jiān)理工程師簽署的修改通知等文件。 (3) 施工文件:指施工承包單位根據(jù)工程施工合同規(guī)定和監(jiān)理 文件規(guī)定所必須報送業(yè)主和監(jiān)理部的施工組織設(shè)計、施工技術(shù)措施、施工計劃、材料供應(yīng)計劃、工程項目開工(開倉)申請、工程檢測試驗報告、工程支付申請報表、工程問題請示報告以及工程實施、竣工、維護等活動有關(guān)的各種圖紙、文件、報告、圖片和原始記錄、報表、材料與資料。 (4) 監(jiān)理文件:指監(jiān)理部在監(jiān)理合同和工程施工合同范圍內(nèi), 進行監(jiān)理工作所編制發(fā)布的文件,以及有關(guān)工程建設(shè)活動的規(guī)定、通知、通報、簽證、批復(fù)、簡報、報告等。 (5) 行政文件:指監(jiān)理部上級部門有關(guān)管理工作中的指示、規(guī)定、辦法、條例、通知、通報、簡報、批復(fù)等文件。 3 文件的處理及傳遞 3.1 基本程序 (1)收文程序 凡外來文件,由監(jiān)理部綜合管理部統(tǒng)一編號進行收文登記,按照文件密級及時限要求,及時填寫文件處理單,連同文件一并交總監(jiān)理工程師閱批。 綜合管理部根據(jù)總監(jiān)理工程師批示意見,將文件轉(zhuǎn)交有關(guān)部門辦理。文件辦理的時限應(yīng)按照合同及有關(guān)細則、辦法、條例的規(guī)定期限辦理完畢,并編號登記、復(fù)制和存檔。 (2)發(fā)文程序 凡以監(jiān)理部名義發(fā)出的文件,擬文部門或人員應(yīng)填寫發(fā)文底稿單,審核簽字并經(jīng)相關(guān)業(yè)務(wù)部門會簽后,由總監(jiān)理工程師批準簽發(fā)。 綜合管理部對發(fā)文進行復(fù)核、編號登記,并對有密級及時限要求的文件進行標注后登記發(fā)送。 3.2 業(yè)主指示及呈文的處理和傳遞 (1)按照監(jiān)理協(xié)議書和工程施工合同的規(guī)定,業(yè)主關(guān)于工程施工的各種指示和意見都應(yīng)以書面為準,并通過監(jiān)理部向施工承包單位簽發(fā)和轉(zhuǎn)達。特殊情況下可先口頭或電話通知,但事后應(yīng)及時予以書面確認。 (2)施工承包單位關(guān)于工程施工及合同執(zhí)行的各種文件都應(yīng)以書面為準,并經(jīng)監(jiān)理部審核后向業(yè)主呈報或轉(zhuǎn)達。 (3)監(jiān)理部對所有來往文件均應(yīng)按施工合同約定的期限及時發(fā)出和答復(fù),不得扣押或拖延,也不得拒收。在規(guī)定期限內(nèi),監(jiān)理機構(gòu)未收到業(yè)主的書面答復(fù),則視為業(yè)主已同意;在在規(guī)定期限內(nèi),施工單位未收到監(jiān)理機構(gòu)的書面答復(fù),則視為監(jiān)理單位已認可。 3.3 設(shè)計文件的處理和傳遞 (1)監(jiān)理部收到業(yè)主發(fā)來的設(shè)計文件和圖紙(一式12份)后,在10天以內(nèi)完成審核工作,并將一式8份加蓋資料章簽發(fā)施工承包單位,其余4份存檔及使用,凡未經(jīng)監(jiān)理部有效簽章的設(shè)計文件為無效文件,其實施的工程項目,拒絕支付簽證。 當設(shè)計文件審查完后,一般應(yīng)立即發(fā)放施工單位,不得在監(jiān)理部留置。如對設(shè)計文件有不同意見,將簽署的《設(shè)計文件審核簽》復(fù)印蓋章后送設(shè)計單位處理。設(shè)計處理完成后,如設(shè)計意見對原文件內(nèi)容有修改,應(yīng)將《設(shè)計文件審核簽》抄報業(yè)主和發(fā)放施工單位,作為設(shè)計文件的補充件;如修改內(nèi)容較大,應(yīng)要求設(shè)計單位補發(fā)設(shè)計修改通知?!对O(shè)計文件審核簽》應(yīng)與原文件一起歸檔保存 (2)施工期間,監(jiān)理部簽發(fā)的設(shè)計修改通知與設(shè)計文件和圖紙具有同等效力,施工承包單位不得拒絕執(zhí)行,也不得以此為理由解除或改變其合同責(zé)任與義務(wù)。 (3)施工承包單位可根據(jù)施工需要自行復(fù)制所需數(shù)量的設(shè)計文件,也可通過監(jiān)理部向業(yè)主申請有償追加提供文件分數(shù)。 (4)由監(jiān)理部簽發(fā)的設(shè)計文件,未經(jīng)監(jiān)理部許可,施工承包單位不得用于合同以外項目或轉(zhuǎn)借第三方。 3.4 監(jiān)理文件的處理和傳遞 (1)凡監(jiān)理部發(fā)出的監(jiān)理文件,必須由總監(jiān)理工程師簽發(fā),加蓋公章后有效。 (2)凡有時限規(guī)定要求的監(jiān)理文件,必須按時辦理完畢。施工承包單位呈報的要求審查批復(fù)文件,必須在規(guī)定期限內(nèi)(一般14天)批復(fù)。沒有規(guī)定時限的文件應(yīng)在10日內(nèi)批復(fù),如超過規(guī)定時限未予以批復(fù),施工承包單位可認為呈報文件已被批準。 (3)施工承包單位如對監(jiān)理文件有異議,應(yīng)在收文后10日內(nèi)向監(jiān)理部提出確認或要求變更的申請,如本監(jiān)理部未予以采納,施工承包單位有權(quán)向業(yè)主提出復(fù)議申請,復(fù)議申請應(yīng)在收到監(jiān)理部批復(fù)后的10日內(nèi)進行。在復(fù)議期間原監(jiān)理文件繼續(xù)有效。 (4)監(jiān)理文件應(yīng)文字準確,條理清晰。對批復(fù)意見應(yīng)以“照此執(zhí)行”、“不能執(zhí)行”、“按修改意見執(zhí)行”、“修改后重新報審”等詞語表達。 (5)監(jiān)理向業(yè)主報送的文件或資料應(yīng)一式8份,并提供2份電子文檔。監(jiān)理月報在每月30日前提供,監(jiān)理年報在次年元月5日前提供。 3.5 施工文件的處理和傳遞 (1)施工承包單位應(yīng)按合同規(guī)定的時限和數(shù)量向本監(jiān)理部報送施工文件,除非合同文件另有規(guī)定,施工承包單位呈報業(yè)主的施工文件都必須經(jīng)我監(jiān)理部審核后轉(zhuǎn)達。 (2)對已報批的施工文件,若因施工條件或自然條件發(fā)生重大變化,必須對施工文件做實質(zhì)性修改時,施工承包單位應(yīng)及時重新提出書面文件,報監(jiān)理部審批。 (3)施工文件內(nèi)容、格式及其他細節(jié)應(yīng)符合業(yè)主和監(jiān)理部的規(guī)定和要求 (4)施工單位報送的文件應(yīng)清晰,不清晰的應(yīng)退回。 (5)施工單位報送的文件份數(shù)根據(jù)施工單位的需要而定,但不得少于6份,其中監(jiān)理1~2份(歸檔),設(shè)計、業(yè)主各1份,其余返還施工單位。 (6) 施工單位報送的工程聯(lián)系單,首先送分管副總監(jiān)簽署意見,然后根據(jù)分管副總監(jiān)的意見送相應(yīng)部門、個人或相應(yīng)單位簽署意見;送外單位簽署意見時應(yīng)填寫發(fā)文登記本并進行簽收。聯(lián)系單簽署完成后按歸檔份數(shù)返還施工單位,同時總監(jiān)、綜合管理部、相應(yīng)部門各復(fù)印1份。 (7) 施工單位報送的文件(如報告、施工組織設(shè)計、進度計劃等),先由綜合管理部填寫《文件處理簽》,并送分管總監(jiān)處理。審批完成后按歸檔份數(shù)返還施工單位,同時總監(jiān)(總工)、綜合管理部、相應(yīng)部門各復(fù)印1份。 (8) 月進度款結(jié)算報表由相應(yīng)部門審核工程量,并按已定的單價計算金額后簽署名字,再送總監(jiān)審簽,總監(jiān)審簽后送業(yè)主。業(yè)主將報表返回監(jiān)理后,監(jiān)理歸檔1份,并按規(guī)定份數(shù)返回施工單位。 3.6 行政文件的處理和傳遞 監(jiān)理部主管部門發(fā)來的文件,由綜合管理部填寫《文件處理簽》后送總監(jiān)審閱,然后按總監(jiān)簽署意見辦理。 4 文件的歸檔 4.1 凡已辦理完畢的來文及由監(jiān)理部發(fā)送的文件,均由監(jiān)理部綜合管理部回收、分類、編號進行日常歸檔。 4.2 每年元月至二月對上一年度歸檔文件按歸檔要求分類裝訂立卷,建檔后歸檔。 4.3 凡有保密要求的文件,必須按“保密法”及有關(guān)規(guī)定歸檔保管。 4.4 文件資料的調(diào)閱、借用,必須履行借閱手續(xù),借閱資料限時歸還。監(jiān)理檔案資料應(yīng)妥善保管。 4.5 工程項目竣工后,文件資料的歸檔和移交,按監(jiān)理協(xié)議書或業(yè)主的有關(guān)規(guī)定辦理。 4.6 在監(jiān)理服務(wù)期滿時,對應(yīng)由監(jiān)理單位負責(zé)歸檔的工程資料檔案逐項清點、整編、登記造冊,向業(yè)主移交。- 1.請仔細閱讀文檔,確保文檔完整性,對于不預(yù)覽、不比對內(nèi)容而直接下載帶來的問題本站不予受理。
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