05信息與交流運作管理程序

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廣州市 XX有限公司版本版次：A0 環(huán)境管理系統(tǒng) 制定日期:16 年 05月 15日文 件 編 號 修改日期:XX-2-5 信息與交流運作管理程序 頁  次：  1/4一、目的為了確保公司內(nèi)外部的環(huán)境管理信息能夠順暢，準確的接受，處理，反饋，使環(huán)境管理體系得到有效地運行和持續(xù)改善，特制定本程序。二、范圍適用于本公司活動，產(chǎn)品和服務(wù)的一切內(nèi)外溝通活動。三、標準ISO14001/2015 7.4信息交流 四、權(quán)責(zé)4.1最高管理者:定期聽取管理者代表對公司環(huán)境管理系統(tǒng)運行報告,決策環(huán)境管理運作中的重大問題,支持環(huán)境管理系統(tǒng)的運作；4.2管理者代表:負責(zé)主導(dǎo)策劃環(huán)境管理系統(tǒng)的內(nèi)外溝通,主持公司內(nèi)外環(huán)境管理溝通的“協(xié)調(diào)會”,“檢討會”,并向公司決策層及時通報環(huán)境管理體系的運行情況：4.3文管中心:為環(huán)境管理文件的接收窗口,負責(zé)接收、記錄、維護、存盤和分發(fā)環(huán)境管理文件；4.4行政部:負責(zé)進行內(nèi)外溝通、接洽、協(xié)調(diào)、協(xié)助建立公司環(huán)境管理對外        溝通聯(lián)絡(luò)網(wǎng)絡(luò)；4.6各部門:為相關(guān)方的環(huán)境管理溝通與交流窗口,各部門主管應(yīng)指定專人負責(zé)建立相關(guān)方的聯(lián)絡(luò)網(wǎng)絡(luò)及對外溝通。五、定義5.1信息交流：信息交流可分為內(nèi)部交流和外部交流兩種；5.2內(nèi)部信息交流:公司體系運行過程中各層次之間,各部門之間環(huán)境信息交流；5.3外部信息交流:公司與相關(guān)方之間的環(huán)境信息交流。六、作業(yè)內(nèi)容6.1環(huán)境管理內(nèi)外溝通6.1.1行政部為公司對外溝通窗口,負責(zé)建立及維護對外政府管理機構(gòu),周邊社區(qū)及緊急應(yīng)變處理涉外單位的聯(lián)絡(luò)網(wǎng)絡(luò);按【緊急應(yīng)變涉外單位通訊簿】的要求收集填寫有關(guān)資料, 將填寫好的【緊急應(yīng)變涉外單位通訊簿】分發(fā)給公司相關(guān)部門,相關(guān)部門將管理部制定好的【緊急應(yīng)變涉外單位通訊簿】張貼在辦公場廣州市 XX有限公司版本版次：A0 環(huán)境管理系統(tǒng) 制定日期:16 年 05月 15日文 件 編 號 修改日期:XX-2-5信息與交流運作管理程序 頁  次：  2/4所,以供應(yīng)急時使用。對外聯(lián)絡(luò)網(wǎng)絡(luò)的有關(guān)資料應(yīng)妥善保存,更新及維護；6.1.2各部門主管為公司內(nèi)部環(huán)境管理溝通的窗口和所對應(yīng)相關(guān)方溝通的窗口，負責(zé)或委托專人建立并維護所對應(yīng)的相關(guān)利益團體的聯(lián)絡(luò)網(wǎng)絡(luò)；6.1.3公司內(nèi)各部門間環(huán)境相關(guān)事務(wù)的溝通,應(yīng)由管理部制定【內(nèi)部溝通通訊簿】并分發(fā)給各部門,相關(guān)部門將管理部制定好的【內(nèi)部溝通通訊簿】張貼在辦公場所,以供應(yīng)急時使用,公司內(nèi)部的溝通由各部門主管負責(zé)填寫【臨時通知單】進行溝通,溝通中遇有意見不一致時,由管理者代表出面協(xié)調(diào),亦可提請召開項目研討會,部門內(nèi)部的溝通部門主管應(yīng)為主導(dǎo),相關(guān)人員應(yīng)予以協(xié)助；6.1.4當(dāng)相關(guān)方對公司的環(huán)境管理體系有質(zhì)疑或?qū)Νh(huán)境影響有抱怨時,管理者代表召集相關(guān)人員進行調(diào)查確認事宜的真實情況,經(jīng)證實后由相關(guān)責(zé)任部門編制處理意見,經(jīng)管理者代表審核后,正式向相關(guān)方回復(fù)；6.1.5對公司的相關(guān)方,各對應(yīng)部門應(yīng)與其建立聯(lián)絡(luò)網(wǎng)絡(luò),負責(zé)向其反饋公司環(huán)境方針及環(huán)境目標等,以促成雙方共識,增進其對公司的信任和支持；6.1.6為使公司管理階層能了解環(huán)境管理的績效,達成持續(xù)改善,上下溝通,相互承諾的愿望,定期召開管理審查會議；6.1.7環(huán)境管理溝通的窗口應(yīng)及時將來往的咨詢,協(xié)調(diào),投訴等一切與環(huán)境有關(guān)的信息記錄下來,并交相關(guān)部門或人員進行處理。6.1.8環(huán)境事件的處理6.1.8.1內(nèi)部環(huán)境事件的處理和溝通:由管理者代表職務(wù)執(zhí)行者負責(zé)內(nèi)部環(huán)境事件的處理和溝通,各部門配合；6.1.8.2涉外環(huán)境事件的處理和溝通(1)涉外環(huán)境事件發(fā)生后,獲取信息的部門及人員,應(yīng)盡快將信息傳迅給管理者代表職務(wù)執(zhí)行者,并應(yīng)將獲取信息的時間,地點,方式及對方要求及時記錄保存(包括公眾投訴),嚴重者應(yīng)報告公司最高管理者；(2)管理者代表職務(wù)執(zhí)行者應(yīng)根據(jù)具體情況組織相關(guān)部門的人員至現(xiàn)場調(diào)查取證,以掌握事件發(fā)生的原因、責(zé)任、性質(zhì)及程度,必要時應(yīng)通知環(huán)保及司法部門協(xié)同調(diào)查。為使現(xiàn)場的調(diào)查更有詳實性及法律依據(jù),應(yīng)取得有關(guān)的現(xiàn)場調(diào)查報告書、檢驗書、現(xiàn)場勘查照片等有關(guān)資料； (3)管理者代表或由公司指派的談判代表,負責(zé)與涉外單位及個人協(xié)調(diào),溝通其洽談的內(nèi)容、條件及處理結(jié)果,應(yīng)書面化,并由雙方認可。廣州市 XX有限公司版本版次：A0 環(huán)境管理系統(tǒng) 制定日期:16 年 05月 15日文 件 編 號 修改日期:XX-2-5信息與交流運作管理程序 頁  次：  3/46.2環(huán)境管理內(nèi)外部溝通6.2.1 【銷售部】負責(zé)以傳真或 E-mail方式將公司內(nèi)的重大環(huán)境因素與客戶進行溝通；【采購部】負責(zé)以傳真或 E-mail方式將公司內(nèi)的重大環(huán)境因素與供貨商進行溝通，并對其施加環(huán)境影響；【行政部】負責(zé)以公告形式將公司內(nèi)的重大環(huán)境因素與周邊社區(qū)進行溝通。6.2.2相關(guān)方抱怨依【相關(guān)方管理作業(yè)程序】執(zhí)行；6.2.3公司內(nèi)部其它環(huán)境溝通各部門自行負責(zé)填寫『臨時通知單』進行溝通。6.3信息【內(nèi)部溝通通訊簿】交流方式6.3.1文書；6.3.2電訊(電話,傳真,E-MAIL 等)；6.3.3宣傳,教育；6.3.4專門會議；6.3.5口頭傳達；6.3.6走訪。6.4信息交流內(nèi)容6.4.1環(huán)境政策的傳達；6.4.2目標、指標和環(huán)境管理方案的細化和指令的傳達；6.4.3法律法規(guī)和其它要求的發(fā)放與獲取信息；6.4.4職責(zé)和權(quán)限的信息；6.4.5培訓(xùn)信息；6.4.6體系文件的分發(fā)信息；6.4.7對體系進行監(jiān)測結(jié)果的傳達和反饋信息；6.4.8內(nèi)審及管理評審信息；6.4.9投訴信息交流；6.4.10供貨商信息交流；6.4.11工程合同方的信息交流； 6.4.12廢物收購方的信息交流；6.4.13不符合、異常、緊急等情況能及時為此進行糾正、預(yù)防措施報告；廣州市 XX有限公司版本版次：A0 環(huán)境管理系統(tǒng) 制定日期:16 年 05月 15日文 件 編 號 修改日期: XX-2-5 信息與交流運作管理程序 頁  次：  4/46.4.14體系日常運行的狀況；6.4.15其它相關(guān)方的信息交流；6.4.16環(huán)境污染物排放監(jiān)測的信息；6.4.17應(yīng)急準備與響應(yīng)的信息；6.4.18重要環(huán)境因素的信息。七、參考文件7.1《相關(guān)方管理程序》八、流程圖無。九、使用表單9.1《臨時通知單》9.2《內(nèi)部溝通通訊簿》