戴德梁行物品管理制度.doc

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物業(yè)管理公司 物品管理制度 (參考稿) 戴德梁行物業(yè)管理有限公司 謹(jǐn)呈 物品管理制度 爲(wèi)確保物業(yè)公司對物業(yè)的正常維修保養(yǎng), 給業(yè)主/租戶提供良好的工程服務(wù), 物業(yè)公司需採購、儲存各種工具、備品、備件、材料和原料等貨物(以下統(tǒng)稱爲(wèi)物品), 物品的申購、採購、入庫、儲存、出庫、借用、歸還、使用及報廢程式示意如下圖:- 報廢 使用 出庫 儲存 入庫 采購 申購 歸還 借用 倉庫管理示意如下圖:- 入庫單 出庫單 出庫 借用人 入庫 倉庫管理 品種設(shè)置 查詢 借用和歸還 物品金額 品種查詢 物品有效期 1. 物品申購制度 物品申購制度是爲(wèi)了確保以最少的物品儲備來滿足物業(yè)維修保養(yǎng)和工程服務(wù)的需要, 盡可能地壓縮庫存, 防止積壓, 提高資金和倉庫的利用率。 1.1 根據(jù)庫存情況和日常維修的消耗記錄, 設(shè)立常用消耗物品庫存量, 一般以一個季度的消耗量的二倍。 1.2 各班組所需的物品, 均須按年分季做出計劃, 經(jīng)工程經(jīng)理/主管批準(zhǔn)後, 知會財務(wù)部, 並經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。 1.3 物業(yè)公司可設(shè)立維修零用金, 金額爲(wèi)人民幣1,000元, 主要用於工程維修和日常維修所需物品的採購, 需動用維修零用金採購物品, 必須提前上報公司, 待公司批準(zhǔn)後, 費用在1,000元之內(nèi), 可從零用金內(nèi)支取, 1,000元以上的由公司統(tǒng)一開具支票或轉(zhuǎn)帳。 1.4 若遇設(shè)備/系統(tǒng)故障急修需要採購物品, 費用在人民幣200元之內(nèi), 可先支取零用金後再上報公司。 2. 物品採購制度 物品採購制度是爲(wèi)了在保證質(zhì)量的前提下, 採購價廉物美實用的物品。 2.1 日常採購額度超過200元, 每年內(nèi)第一次採購需找三家供應(yīng)商比價, 同樣的品牌的物品, 選擇價格較低, 信譽(yù)較好的供應(yīng)商採購, 跨年度採購必須重新比價。 2.2 在緊急情況和得到物業(yè)公司經(jīng)理同意下, 可臨時豁免。 2.3 若是業(yè)主指定或安排的採購, 需得到業(yè)主負(fù)責(zé)人的書面指令, 並保存歸檔備查。 2.4 凡購進(jìn)物料、工具等, 尤其是定製品, 應(yīng)先取樣品, 征得使用人同意後, 才可進(jìn)行採購或定制。 3. 物品入庫制度 物品入庫制度是爲(wèi)了確保採購物品的質(zhì)量, 辦理完備的入庫手續(xù)。 3.1 入庫時需登記的內(nèi)容爲(wèi): 日期、時間、名稱、數(shù)量、品種、重量、有效期及類別等於入庫本上(表1), 並要與明細(xì)、發(fā)票相吻合。 3.2 入庫時需開箱/盒查驗物品的質(zhì)量, 若倉庫管理員無法把握時, 可請使用人協(xié)助, 並對查驗的物品簽字認(rèn)可。 3.3 倉庫管理員需將驗收入庫的物品分別堆放、編號。  3.4 燃油、鍋爐、應(yīng)急發(fā)電機(jī)等使用的汽油等燃料, 不需入庫, 但供應(yīng)商送油到地時, 倉庫管理員要在現(xiàn)場核實油料的質(zhì)量、數(shù)量。 3.5 所有設(shè)備可不進(jìn)入食庫, 但入庫、出庫的手續(xù)而參照物品的同樣辦理。 3.6 採購的設(shè)備開箱後, 若有技術(shù)資料和隨機(jī)文件, 需交工程檔案管理人員統(tǒng)一歸檔, 安裝和使用人員需閱用這些資料, 可辦理借閱手續(xù)。 4. 倉儲管理制度 倉儲管理制度是爲(wèi)了確保倉庫儲存物品的質(zhì)量。 4.1 物品在倉庫內(nèi)儲存, 應(yīng)按不同種類分別堆放, 並設(shè)置品種代碼與之對應(yīng), 設(shè)立“物品的進(jìn)、出、存貨卡”(表2), 物品要先進(jìn)先出, 定期翻堆, 當(dāng)提貨時可快捷的提出。 4.2 要節(jié)約倉容, 合理使用倉容, 對乾貨、溫貨、輕重、危險品需區(qū)分, 重載物品與輕拋物品不要混堆, 有揮發(fā)性物品與吸潮物品不要混堆。 4.3 倉庫管理員要留意倉房的溫濕情況, 注意防火安全, 確保所有物資的安全存放。 4.4 倉庫管理員對倉儲的物品應(yīng)經(jīng)常檢查, 對滯存在倉庫時間較長的物品要主動向部門領(lǐng)導(dǎo)反映滯存情況, 對倉儲中發(fā)現(xiàn)黴變、破損或超保管期的物品應(yīng)及時提出處理意見。 5. 倉庫管理制度 倉庫管理制度是爲(wèi)了確保倉庫儲存物品的安全。 5.1 倉庫系物品保管重地, 除倉庫管理人員和因業(yè)務(wù)、工作需要的有關(guān)人員外, 任何人未經(jīng)許可不準(zhǔn)入倉庫。 5.2 因業(yè)務(wù)、工作需要進(jìn)入倉庫的人員, 在進(jìn)入倉庫時, 必須辦理入倉登記手續(xù), 記錄進(jìn)入倉庫的時間、人員、事由及離開時間等, 進(jìn)倉要有倉庫管理員或工程部經(jīng)理/主管陪同, 不得獨自進(jìn)入, 凡進(jìn)倉人員工作完畢, 出倉時應(yīng)主動請倉庫管理員檢查。 5.3 一切進(jìn)倉人員不得攜帶火種、背包和手提袋等物進(jìn)入倉庫。 5.4 倉庫周圍及倉庫辦公地點不得會客, 其他部門的職工不得圍聚閒聊。 5.5 倉庫內(nèi)堆放易燃易爆物品需採取相應(yīng)的措施, 符合消防規(guī)範(fàn)。倉庫內(nèi)不得存放私人物品。 6. 工具借用制度 工具借用制度是爲(wèi)了確保正常使用。工具借用按時間分可分爲(wèi)臨時借用和長期領(lǐng)用, 長期領(lǐng)用又可分個人領(lǐng)用和公共領(lǐng)用。 6.1 臨時借用工具, 由使用人填寫臨時借用工具表(表3), 經(jīng)批準(zhǔn)後, 向倉庫管理員申請領(lǐng)取, 並在員工工具借用登記本上登記。在交還時, 倉庫管理員亦要在該表上寫明交還時間並簽收, 簽收時應(yīng)檢查工具及其附件是否完好無損, 若發(fā)現(xiàn)問題立即記錄, 並向主管反映。 6.2 個人領(lǐng)用工具的品種根據(jù)需要配備, 由使用人提出申請, 經(jīng)工程經(jīng)理/主管批準(zhǔn)後到倉庫領(lǐng)用(表4), 並辦理領(lǐng)用手續(xù), 領(lǐng)用後個人負(fù)責(zé)使用保管, 離開公司時交還, 倉庫管理人需作簽收記錄。 6.3 公共領(lǐng)用工具由主管/領(lǐng)班申請, 經(jīng)工程經(jīng)理/主管批準(zhǔn)後, 到倉庫辦理領(lǐng)用手續(xù)(表5), 領(lǐng)用後由申請人或指定專人負(fù)責(zé)保管。 6.4 工具調(diào)換原則上以舊換新, 發(fā)生丟失和毀損, 由保管者寫明原因, 向上一級領(lǐng)導(dǎo)報告, 不屬人力不可抗拒的丟失和毀損, 由責(zé)任人按當(dāng)時工具的價格賠償; 屬長期使用正常磨損或損壞, 金額在500元以內(nèi)由工程部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)辦理報廢手續(xù)(表6), 超過500元需物業(yè)經(jīng)理批準(zhǔn)同意。 6.5 工具一律不得帶出物業(yè), 特殊情況經(jīng)由部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意, 辦理正式手續(xù)後方可借出。 7. 物業(yè)領(lǐng)用制度 物品領(lǐng)用指除工具以外的備品、備件、低值易耗品及設(shè)備等領(lǐng)用。 7.1 工作人員到倉庫領(lǐng)料之前, 先要填妥物品領(lǐng)料單(表7), 注明數(shù)量、規(guī)格、名稱、施工內(nèi)容、安裝位置等, 經(jīng)工程經(jīng)理/主管批準(zhǔn)後到倉庫領(lǐng)取。 7.2 物品領(lǐng)用一般原則上以舊換新, 但在實施過程中可先領(lǐng)後交, 若發(fā)生多領(lǐng), 應(yīng)主動歸還。 7.3 若專案中確需新增的物品, 被盜或遺失的物品, 需在領(lǐng)料單上注明, 經(jīng)工程經(jīng)理/主管批準(zhǔn)後備案。 8. 物品報廢制度 物品報廢制度是爲(wèi)了明確物品報廢程式。 8.1 工程部對所有設(shè)備除加強(qiáng)日常運(yùn)行、維修和保養(yǎng)等工作外, 還應(yīng)認(rèn)真做好設(shè)備、材料的更新工作。 8.2 工作人員以舊換新的舊料, 如燈具、閥門和礦棉板等集中到一定數(shù)量作報廢處理, 對有回收利用價值的金屬、塑膠可集中送至廢品回收站, 所得款項交財務(wù)入帳。 8.3 申請設(shè)備報廢, 經(jīng)工程經(jīng)理/主管同意後, 填寫“固定資産報廢鑒定書”, 經(jīng)財務(wù)部和物業(yè)經(jīng)理同意後方可報廢, 若設(shè)備價值超過人民幣5,000元, 還需報業(yè)主/業(yè)主委員會審核後方可報廢。 8.4 設(shè)備報廢需符合下列情況之一:- 8.4.1 經(jīng)預(yù)測, 繼續(xù)大修後技術(shù)性能仍不能滿足工藝(工作)要求, 並且大修需要費用相對更新設(shè)備較多的。 8.4.2 嚴(yán)重影響安全, 又無法改造, 繼續(xù)使用可能引起事故的。 8.4.3 嚴(yán)重污染環(huán)境, 危害人體健康, 進(jìn)行改造又不經(jīng)濟(jì)的。 8.4.4 其他需淘汰或更換的設(shè)備。 8.4.5 對倉庫中發(fā)現(xiàn)因過期、損壞和老化不能使用的物品, 倉庫管理員應(yīng)按年度報工程部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)報廢, 價值超過500元, 需報經(jīng)物業(yè)經(jīng)理批準(zhǔn), 有關(guān)人員應(yīng)吸取教訓(xùn), 在以後的採購中加以避免。 9. 物品盤點制度 物品盤點制度是爲(wèi)了確保倉庫內(nèi)儲存的物品與帳面物品餘額相符, 並爲(wèi)採購提供依據(jù)。 9.1 爲(wèi)及時反映庫存物品的數(shù)量, 配合編制採購計劃, 節(jié)約使用資金, 倉庫管理員應(yīng)每月編制“倉庫物品申請表”(表8)送交工程部領(lǐng)導(dǎo), 每季盤點一次, 校核實物和倉庫存貨記錄卡的餘額數(shù)量是否相符。 9.2 倉庫管理員應(yīng)定期盤點庫存中, 發(fā)現(xiàn)升溢或損缺, 應(yīng)尋找原因, 並寫出盤盈、盤虧報告, 若差額嚴(yán)重, 倉庫管理員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。 9.3 倉庫管理員應(yīng)制訂最高儲備品和最低儲備量的定額, 數(shù)量上不能把握的需請有關(guān)人員協(xié)助。根據(jù)庫存情況及時向工程部領(lǐng)導(dǎo)提出申購計劃, 避免物資積壓或短缺而影響物業(yè)的維護(hù)保養(yǎng)。 9.4 倉庫內(nèi)的各種物品應(yīng)做到帳、物、卡三相符, 工程部經(jīng)理/主管需監(jiān)督庫房的情況, 防止物品過多、過少、損壞或過期等情況。 (表3) 臨時借用工具登記表 借用人 : 　 借用日期 : 工程經(jīng)理/主管 : 預(yù)定歸還時間 : 借用原因及內(nèi)容 : 歸還日期 : 倉庫管理員或工程部經(jīng)理/主管 : (表5) 工程部公用工具借用登記表 日期 工具名稱 借用人 倉庫管理員 交還日期 交還人 倉庫管理員  (表6) 工具遺失/損壞報告 工具名稱 數(shù)量 遺失/損壞原因 : 申報人姓名 : 日期 : 工程經(jīng)理/主管簽名 : 駐場經(jīng)理 : (金額大於500元) 備註 : (表1) 入庫登記表 日期 時間 物品名稱 入庫數(shù)量 有效期 憑據(jù)編號 供應(yīng)商名稱 單價 簽收 備註 (表2) 倉庫存貨記錄卡 物品名稱 : 倉庫參考號碼 : 日期 入倉數(shù)量 出倉數(shù)量 金額 備註 日期 入倉數(shù)量 出倉數(shù)量 金額 備註 (表4) 工程部員工領(lǐng)用工具記錄表 員工姓名 : 工種 : 員工編號 : 記錄表編號 : 專案名稱 數(shù)量 領(lǐng)取日期 員工簽收 交回日期 數(shù)量 管庫簽收 備註 倉庫員簽名 : 日期 : (表7) 物品領(lǐng)料單 部門 : 領(lǐng)料單編號 : 日期 : 時間 : 領(lǐng)料人 : 工程部經(jīng)理/主管 : 倉庫參考號碼 材料名稱 申請數(shù)量 實發(fā)數(shù)量 材料用途 : 倉庫管理員 : (表8) 工程部倉庫物品申請表 物品編號 內(nèi)容 申請數(shù)量 倉庫存量 倉庫參考號碼 備註 申請人 : 批準(zhǔn)人 : 倉庫員 工程經(jīng)理/主管