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1、上海智富企業(yè)發(fā)展（集團(tuán)）有限公司 會(huì)議管理制度培訓(xùn)課程 目錄第一章 總則第二章 管理內(nèi)容第三章 處理及申訴第四章 附則 第一章 總則目的 為提高上海智富企業(yè)發(fā)展（集團(tuán)）有限公司( 以下簡(jiǎn)稱：集團(tuán)) 各類會(huì)議的效率，規(guī)范會(huì)議的組織工作和議事程序，特制定本制度。 第一章 總則適用范圍 本制度適用于集團(tuán)各中心、區(qū)域公司、事業(yè)部、經(jīng)理部（項(xiàng)目公司、項(xiàng)目部）（以下簡(jiǎn)稱：成員單位）。 各成員單位可根據(jù)本制度，結(jié)合自身實(shí)際情況編制本單位會(huì)議管理實(shí)施細(xì)則，報(bào)集團(tuán)行政人事中心審批后組織實(shí)施。 集團(tuán)行政人事中心為集團(tuán)層面會(huì)議的歸口管理部門，負(fù)責(zé)會(huì)議的組織和管理；其他單位行政人事部門為本單位會(huì)議的歸口管理部門。 本
2、制度中的會(huì)議主要是指工作例會(huì)、員工大會(huì)（工作總結(jié)會(huì)、年會(huì)、論壇）及其他由集團(tuán)組織或各中心、事業(yè)部組織的重大事項(xiàng)的專題、專項(xiàng)會(huì)議。（召開頻率詳見(jiàn)表一：會(huì)議類型一覽表）第二章 管理內(nèi)容-會(huì)議類型 會(huì)議類型一覽表 會(huì)議類型 工作例會(huì) 員工大會(huì) 專題會(huì)議指依據(jù)約定的慣例每隔一定期限舉行一次的會(huì)議。主要包括總裁辦公會(huì)、集團(tuán)管控高階例會(huì)、集團(tuán)生產(chǎn)工作例會(huì)、集團(tuán)各中心工作例會(huì)、集團(tuán)業(yè)務(wù)及職能條線工作例會(huì)、成員單位總裁/總經(jīng)理辦公會(huì)等。 指集團(tuán)及其各成員單位在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理活動(dòng)中，對(duì)重要的計(jì)劃、規(guī)劃、方案、合同、制度流程建設(shè)等專題材料，組織有關(guān)人員、專家進(jìn)行評(píng)估、論證或?qū)彾ǖ臅?huì)議。專題會(huì)議為不定期會(huì)議，通常
3、以一案一會(huì)為原則。指集團(tuán)成員單位全體管理人員參加的各類會(huì)議。主要包括智富論壇、年會(huì)、半年度工作會(huì)議、新春茶話會(huì)、重要報(bào)告及培訓(xùn)等，以及其他重要會(huì)議。 工作例會(huì)按照具體相關(guān)通知要求上報(bào)工作總結(jié)及計(jì)劃；行政人事部門根據(jù)會(huì)議發(fā)起單位要求，發(fā)布會(huì)議通知。如會(huì)議需要使用 電腦、投影儀、錄音筆等設(shè)備，由會(huì)議組織單位向行政人事或后勤管理部門提出申請(qǐng)，行政人事部門負(fù)責(zé)落實(shí)。會(huì)議過(guò)程中的茶水供應(yīng)等服務(wù)工作，由行政人事部門安排專人負(fù)責(zé)。會(huì)議組織單位須做好與會(huì)人員的落實(shí)、會(huì)議簽到表、會(huì)議書面材料、會(huì)議紀(jì)要等相關(guān)工作。專題會(huì)議由會(huì)議組織單位至少提前1個(gè)工作日擬定會(huì)議內(nèi)容，將會(huì)議內(nèi)容上傳至本單位行政人事部門。會(huì)議內(nèi)容要
4、明確會(huì)議基本信息，如：時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參加人員、議程、會(huì)議要求等，如有內(nèi)容需在會(huì)議中討論決定的，要在內(nèi)容中予以注明。行政人事部門負(fù)責(zé)擬定會(huì)議通知并發(fā)布；會(huì)議規(guī)范會(huì)前準(zhǔn)備 會(huì)議規(guī)范會(huì)議紀(jì)律與會(huì)人員應(yīng)在收到會(huì)議通知后第一時(shí)間向會(huì)議組織單位反饋能否參會(huì)的準(zhǔn)確信息，如需請(qǐng)假應(yīng)在接到通知后的1個(gè)工作日辦理請(qǐng)假手續(xù)，在征得同意后，指定人員代為參加會(huì)議并及時(shí)傳達(dá)會(huì)議內(nèi)容；請(qǐng)假未獲批準(zhǔn)的，不得缺席會(huì)議。 會(huì)議期間，與會(huì)人員須將個(gè)人通訊設(shè)備調(diào)至靜音狀態(tài)，不得在會(huì)議室接打電話。在室外接聽電話須長(zhǎng)話短說(shuō)（原則上不得超過(guò)2分鐘），及時(shí)回到會(huì)議當(dāng)中，以避免錯(cuò)過(guò)會(huì)議重要事項(xiàng)； 會(huì)議期間應(yīng)保持會(huì)場(chǎng)安靜，不得喧嘩、竊竊私
5、語(yǔ)、各自交流； 會(huì)議規(guī)范會(huì)議紀(jì)律會(huì)議人員在發(fā)言時(shí)，其他人員不得打斷、或者擅自插言，如有緊急需要溝通的事項(xiàng)，須向主持人 示意，由主持人明確表示后方可進(jìn)行發(fā)言； 4會(huì)議期間，如發(fā)表不同意見(jiàn)或建議時(shí)須圍繞會(huì)議主題發(fā)言，不講與會(huì)議無(wú)關(guān)的話題，發(fā)言時(shí)請(qǐng)注意語(yǔ)言及語(yǔ)氣，嚴(yán)禁在會(huì)議中出現(xiàn)人身攻擊或其他攻擊性的激烈言語(yǔ)； 5注意會(huì)議內(nèi)容的保密，會(huì)議內(nèi)容需要傳達(dá)的，通過(guò)單位行政人事部門在指定范圍內(nèi)進(jìn)行傳達(dá)，嚴(yán)禁擅自傳達(dá)會(huì)議內(nèi)容； 6會(huì)議嚴(yán)格按照會(huì)議類型的規(guī)定時(shí)間內(nèi)結(jié)束，無(wú)特殊情況，不得超時(shí)。 7 會(huì)務(wù)管理（一）各成員單位每周五須將本單位下一周會(huì)議計(jì)劃匯總后，報(bào)至集團(tuán)行政人事中心（提交時(shí)間為周五下午14時(shí)前）。集
6、團(tuán)行政人事中心將各成員單位會(huì)議計(jì)劃匯總后，報(bào)集團(tuán)總裁審閱。如總裁需要參加某個(gè)會(huì)議，由集團(tuán)行政人事中心負(fù)責(zé)通知相應(yīng)的成員單位，并做好協(xié)調(diào)工作。 會(huì)務(wù)管理-會(huì)議紀(jì)要1、紀(jì)要整理。會(huì)議組織單位在會(huì)議結(jié)束后2個(gè)工作日內(nèi)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要，并按照會(huì)議紀(jì)要查閱權(quán)限，做好紀(jì)要的傳閱和報(bào)備工作。2、紀(jì)要分類。分為A、B、C、D四個(gè)等級(jí)，該等級(jí)由 會(huì)議主持或與會(huì)最高領(lǐng)導(dǎo)確定紀(jì)要查閱權(quán)限分類僅允許各單位總裁/總經(jīng)理級(jí)別查閱 A級(jí)僅限部門經(jīng)理（含副經(jīng)理）以上級(jí)別人員查閱 B級(jí)僅限相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)指定人員查閱 C級(jí)全體員工均可查閱 D級(jí) 會(huì)務(wù)管理會(huì)場(chǎng)整理由會(huì)議主辦部門負(fù)責(zé)通知行政人事或后勤管理部門及時(shí)清理會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)。 集團(tuán)
7、總部會(huì)議管理（一）需要使用會(huì)議室的會(huì)議組織單位應(yīng)在會(huì)前通過(guò) OA 系統(tǒng)按流程申請(qǐng)會(huì)議室，將擬召開會(huì)議的名稱、規(guī)格、時(shí)間、人數(shù)及相關(guān)要求提前通知行政人事部門。如需使用信息設(shè)備，要聯(lián)系戰(zhàn)略企劃中心信息管理部。 （二）行政人事部門根據(jù)各單位預(yù)約的會(huì)議申請(qǐng)次序，結(jié)合會(huì)議時(shí)間、規(guī)格、人數(shù)等因素，進(jìn)行統(tǒng)籌安排，合理調(diào)配，并將確定的會(huì)議室地點(diǎn)及時(shí)通知會(huì)議組織單位。 （三）如遇臨時(shí)或突發(fā)情況，造成會(huì)議時(shí)間和場(chǎng)地沖突，行政或后勤管理部門，應(yīng)及時(shí)通知會(huì)議室申請(qǐng)單位，并及時(shí)做好協(xié)調(diào)工作，按照申請(qǐng)會(huì)議室的先后時(shí)間、會(huì)議的重要程度（視參加會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)級(jí)別而定）、緩急（由集團(tuán)總裁本人或其授權(quán)者臨時(shí)或緊急召開的有集團(tuán)外嘉賓參加
8、的會(huì)議）為順序來(lái)協(xié)調(diào)會(huì)議室。 （四）會(huì)議組織單位在會(huì)前須聯(lián)同行政人事部門、戰(zhàn)略企劃中心信息管理部，根據(jù)會(huì)議需要對(duì)相關(guān)設(shè)備進(jìn)行配置、調(diào)試，如：會(huì)議桌椅、電腦設(shè)備、視聽設(shè)備、飲水設(shè)施、空調(diào)及電話等； 集團(tuán)總部會(huì)議管理（五）會(huì)議室應(yīng)根據(jù)具體會(huì)議的規(guī)格、性質(zhì)和需要進(jìn)行環(huán)境布置； （六）參加會(huì)議的單位及員工，應(yīng)正確使用并愛(ài)護(hù)會(huì)議室的設(shè)施設(shè)備，發(fā)生問(wèn)題應(yīng)及時(shí)與行政人事部門、戰(zhàn)略企劃中心信息管理部聯(lián)系，不得擅自處理設(shè)備故障。與會(huì)人員應(yīng)自覺(jué)保持會(huì)議室的整潔，不亂丟紙 屑、雜物等。 （七）會(huì)議過(guò)程中如需用餐，按照集團(tuán)工作餐標(biāo)準(zhǔn)提供餐飲。 第三章 處理及申訴無(wú)故缺席會(huì)議且未辦理請(qǐng)假手續(xù)者，副經(jīng)理及以上人員扣除10
9、00元；副經(jīng)理以下人員扣除500元；副經(jīng)理及以上人員未能參加會(huì)議又不指定人員代為參加會(huì)議的，扣除300元； 一二三四 會(huì)議期間在會(huì)場(chǎng)內(nèi)吸煙者且不聽勸阻的，視具體情況，扣除 200-300元 參加會(huì)議無(wú)故遲到者，副經(jīng)理以上人員扣除200元，副經(jīng)理以下人員扣除100元；會(huì)議期間在會(huì)場(chǎng)內(nèi)接打電話者且不聽勸阻的，視具體情況，扣除200-300元； 七八九六五會(huì)議中隨意喧嘩、打斷他人發(fā)言者，影響會(huì)議進(jìn)行的，視情節(jié)輕重情況，扣除300500元； 會(huì)議期間發(fā)生口角或出言不遜帶有人身攻擊、惡劣語(yǔ)言者，造成惡劣影響的，扣除2000元； 參會(huì)人員違反公司保密制度，將會(huì)議保密事項(xiàng)外傳，情節(jié)較輕的，扣除2000-50
10、00元；因其泄密行為給集團(tuán)造成惡劣影響或經(jīng)濟(jì)損失的，終止勞動(dòng)關(guān)系，并視具體情況必要時(shí)追究其經(jīng)濟(jì)與法律責(zé)任；會(huì)議組織單位未按要求及時(shí)上報(bào)會(huì)議紀(jì)要的，對(duì)相關(guān)責(zé)任人扣除1000元； 成員單位未按時(shí)間節(jié)點(diǎn)上報(bào)下一周會(huì)議安排匯總表的，對(duì)相關(guān)責(zé)任人扣除500元； 第三章 處理及申訴 第三章 處理及申訴上述（一）至（七）條違反會(huì)議規(guī)定的行為，由會(huì)議組織單位做好記錄，并由單位負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，形成書面處罰意見(jiàn)，報(bào)行政人事部門處理；第（八）、（九）條由行政人事部門考核。 以上所有扣款由行政人事部門將書面明細(xì)報(bào)至本單位財(cái)務(wù)，從責(zé)任人績(jī)效工資或獎(jiǎng)金中直接扣除。所扣除的款項(xiàng)均作為集團(tuán)公益活動(dòng)經(jīng)費(fèi)。 申訴因違反本制度被處罰的，如當(dāng)事人不服處罰，可在3個(gè)工作日內(nèi)向集團(tuán)內(nèi)控審計(jì)中心提出申訴。集團(tuán)內(nèi)控審計(jì)中心，在接到申訴后15個(gè)工作日內(nèi)，對(duì)事實(shí)情況進(jìn)行調(diào)查了解，根據(jù)事實(shí)，結(jié)合本制度規(guī)定，作出維持或撤消處罰決定。 第四章 附則本制度自發(fā)布之日起施行。原有的相關(guān)會(huì)議制度與本制度沖突的，參照本制度執(zhí)行。 集團(tuán)行政人事中心擁有對(duì)本制度的最終解釋權(quán)。本制度由集團(tuán)行政人事中心起草和修訂，經(jīng)由集團(tuán)各中心、事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽意見(jiàn)后，報(bào)集團(tuán)總裁審批后發(fā)布；
會(huì)議管理制度
