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1、上海智富企業(yè)發(fā)展(集團(tuán))有限公司 會議管理制度培訓(xùn)課程 目錄第一章 總則第二章 管理內(nèi)容第三章 處理及申訴第四章 附則 第一章 總則目的 為提高上海智富企業(yè)發(fā)展(集團(tuán))有限公司( 以下簡稱:集團(tuán)) 各類會議的效率,規(guī)范會議的組織工作和議事程序,特制定本制度。 第一章 總則適用范圍 本制度適用于集團(tuán)各中心、區(qū)域公司、事業(yè)部、經(jīng)理部(項(xiàng)目公司、項(xiàng)目部)(以下簡稱:成員單位)。 各成員單位可根據(jù)本制度,結(jié)合自身實(shí)際情況編制本單位會議管理實(shí)施細(xì)則,報(bào)集團(tuán)行政人事中心審批后組織實(shí)施。 集團(tuán)行政人事中心為集團(tuán)層面會議的歸口管理部門,負(fù)責(zé)會議的組織和管理;其他單位行政人事部門為本單位會議的歸口管理部門。 本
2、制度中的會議主要是指工作例會、員工大會(工作總結(jié)會、年會、論壇)及其他由集團(tuán)組織或各中心、事業(yè)部組織的重大事項(xiàng)的專題、專項(xiàng)會議。(召開頻率詳見表一:會議類型一覽表)第二章 管理內(nèi)容-會議類型 會議類型一覽表 會議類型 工作例會 員工大會 專題會議指依據(jù)約定的慣例每隔一定期限舉行一次的會議。主要包括總裁辦公會、集團(tuán)管控高階例會、集團(tuán)生產(chǎn)工作例會、集團(tuán)各中心工作例會、集團(tuán)業(yè)務(wù)及職能條線工作例會、成員單位總裁/總經(jīng)理辦公會等。 指集團(tuán)及其各成員單位在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理活動中,對重要的計(jì)劃、規(guī)劃、方案、合同、制度流程建設(shè)等專題材料,組織有關(guān)人員、專家進(jìn)行評估、論證或?qū)彾ǖ臅h。專題會議為不定期會議,通常
3、以一案一會為原則。指集團(tuán)成員單位全體管理人員參加的各類會議。主要包括智富論壇、年會、半年度工作會議、新春茶話會、重要報(bào)告及培訓(xùn)等,以及其他重要會議。 工作例會按照具體相關(guān)通知要求上報(bào)工作總結(jié)及計(jì)劃;行政人事部門根據(jù)會議發(fā)起單位要求,發(fā)布會議通知。如會議需要使用 電腦、投影儀、錄音筆等設(shè)備,由會議組織單位向行政人事或后勤管理部門提出申請,行政人事部門負(fù)責(zé)落實(shí)。會議過程中的茶水供應(yīng)等服務(wù)工作,由行政人事部門安排專人負(fù)責(zé)。會議組織單位須做好與會人員的落實(shí)、會議簽到表、會議書面材料、會議紀(jì)要等相關(guān)工作。專題會議由會議組織單位至少提前1個(gè)工作日擬定會議內(nèi)容,將會議內(nèi)容上傳至本單位行政人事部門。會議內(nèi)容要
4、明確會議基本信息,如:時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參加人員、議程、會議要求等,如有內(nèi)容需在會議中討論決定的,要在內(nèi)容中予以注明。行政人事部門負(fù)責(zé)擬定會議通知并發(fā)布;會議規(guī)范會前準(zhǔn)備 會議規(guī)范會議紀(jì)律與會人員應(yīng)在收到會議通知后第一時(shí)間向會議組織單位反饋能否參會的準(zhǔn)確信息,如需請假應(yīng)在接到通知后的1個(gè)工作日辦理請假手續(xù),在征得同意后,指定人員代為參加會議并及時(shí)傳達(dá)會議內(nèi)容;請假未獲批準(zhǔn)的,不得缺席會議。 會議期間,與會人員須將個(gè)人通訊設(shè)備調(diào)至靜音狀態(tài),不得在會議室接打電話。在室外接聽電話須長話短說(原則上不得超過2分鐘),及時(shí)回到會議當(dāng)中,以避免錯過會議重要事項(xiàng); 會議期間應(yīng)保持會場安靜,不得喧嘩、竊竊私
5、語、各自交流; 會議規(guī)范會議紀(jì)律會議人員在發(fā)言時(shí),其他人員不得打斷、或者擅自插言,如有緊急需要溝通的事項(xiàng),須向主持人 示意,由主持人明確表示后方可進(jìn)行發(fā)言; 4會議期間,如發(fā)表不同意見或建議時(shí)須圍繞會議主題發(fā)言,不講與會議無關(guān)的話題,發(fā)言時(shí)請注意語言及語氣,嚴(yán)禁在會議中出現(xiàn)人身攻擊或其他攻擊性的激烈言語; 5注意會議內(nèi)容的保密,會議內(nèi)容需要傳達(dá)的,通過單位行政人事部門在指定范圍內(nèi)進(jìn)行傳達(dá),嚴(yán)禁擅自傳達(dá)會議內(nèi)容; 6會議嚴(yán)格按照會議類型的規(guī)定時(shí)間內(nèi)結(jié)束,無特殊情況,不得超時(shí)。 7 會務(wù)管理(一)各成員單位每周五須將本單位下一周會議計(jì)劃匯總后,報(bào)至集團(tuán)行政人事中心(提交時(shí)間為周五下午14時(shí)前)。集
6、團(tuán)行政人事中心將各成員單位會議計(jì)劃匯總后,報(bào)集團(tuán)總裁審閱。如總裁需要參加某個(gè)會議,由集團(tuán)行政人事中心負(fù)責(zé)通知相應(yīng)的成員單位,并做好協(xié)調(diào)工作。 會務(wù)管理-會議紀(jì)要1、紀(jì)要整理。會議組織單位在會議結(jié)束后2個(gè)工作日內(nèi),應(yīng)當(dāng)及時(shí)整理會議紀(jì)要,并按照會議紀(jì)要查閱權(quán)限,做好紀(jì)要的傳閱和報(bào)備工作。2、紀(jì)要分類。分為A、B、C、D四個(gè)等級,該等級由 會議主持或與會最高領(lǐng)導(dǎo)確定紀(jì)要查閱權(quán)限分類僅允許各單位總裁/總經(jīng)理級別查閱 A級僅限部門經(jīng)理(含副經(jīng)理)以上級別人員查閱 B級僅限相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)指定人員查閱 C級全體員工均可查閱 D級 會務(wù)管理會場整理由會議主辦部門負(fù)責(zé)通知行政人事或后勤管理部門及時(shí)清理會議現(xiàn)場。 集團(tuán)
7、總部會議管理(一)需要使用會議室的會議組織單位應(yīng)在會前通過 OA 系統(tǒng)按流程申請會議室,將擬召開會議的名稱、規(guī)格、時(shí)間、人數(shù)及相關(guān)要求提前通知行政人事部門。如需使用信息設(shè)備,要聯(lián)系戰(zhàn)略企劃中心信息管理部。 (二)行政人事部門根據(jù)各單位預(yù)約的會議申請次序,結(jié)合會議時(shí)間、規(guī)格、人數(shù)等因素,進(jìn)行統(tǒng)籌安排,合理調(diào)配,并將確定的會議室地點(diǎn)及時(shí)通知會議組織單位。 (三)如遇臨時(shí)或突發(fā)情況,造成會議時(shí)間和場地沖突,行政或后勤管理部門,應(yīng)及時(shí)通知會議室申請單位,并及時(shí)做好協(xié)調(diào)工作,按照申請會議室的先后時(shí)間、會議的重要程度(視參加會議領(lǐng)導(dǎo)級別而定)、緩急(由集團(tuán)總裁本人或其授權(quán)者臨時(shí)或緊急召開的有集團(tuán)外嘉賓參加
8、的會議)為順序來協(xié)調(diào)會議室。 (四)會議組織單位在會前須聯(lián)同行政人事部門、戰(zhàn)略企劃中心信息管理部,根據(jù)會議需要對相關(guān)設(shè)備進(jìn)行配置、調(diào)試,如:會議桌椅、電腦設(shè)備、視聽設(shè)備、飲水設(shè)施、空調(diào)及電話等; 集團(tuán)總部會議管理(五)會議室應(yīng)根據(jù)具體會議的規(guī)格、性質(zhì)和需要進(jìn)行環(huán)境布置; (六)參加會議的單位及員工,應(yīng)正確使用并愛護(hù)會議室的設(shè)施設(shè)備,發(fā)生問題應(yīng)及時(shí)與行政人事部門、戰(zhàn)略企劃中心信息管理部聯(lián)系,不得擅自處理設(shè)備故障。與會人員應(yīng)自覺保持會議室的整潔,不亂丟紙 屑、雜物等。 (七)會議過程中如需用餐,按照集團(tuán)工作餐標(biāo)準(zhǔn)提供餐飲。 第三章 處理及申訴無故缺席會議且未辦理請假手續(xù)者,副經(jīng)理及以上人員扣除10
9、00元;副經(jīng)理以下人員扣除500元;副經(jīng)理及以上人員未能參加會議又不指定人員代為參加會議的,扣除300元; 一二三四 會議期間在會場內(nèi)吸煙者且不聽勸阻的,視具體情況,扣除 200-300元 參加會議無故遲到者,副經(jīng)理以上人員扣除200元,副經(jīng)理以下人員扣除100元;會議期間在會場內(nèi)接打電話者且不聽勸阻的,視具體情況,扣除200-300元; 七八九六五會議中隨意喧嘩、打斷他人發(fā)言者,影響會議進(jìn)行的,視情節(jié)輕重情況,扣除300500元; 會議期間發(fā)生口角或出言不遜帶有人身攻擊、惡劣語言者,造成惡劣影響的,扣除2000元; 參會人員違反公司保密制度,將會議保密事項(xiàng)外傳,情節(jié)較輕的,扣除2000-50
10、00元;因其泄密行為給集團(tuán)造成惡劣影響或經(jīng)濟(jì)損失的,終止勞動關(guān)系,并視具體情況必要時(shí)追究其經(jīng)濟(jì)與法律責(zé)任;會議組織單位未按要求及時(shí)上報(bào)會議紀(jì)要的,對相關(guān)責(zé)任人扣除1000元; 成員單位未按時(shí)間節(jié)點(diǎn)上報(bào)下一周會議安排匯總表的,對相關(guān)責(zé)任人扣除500元; 第三章 處理及申訴 第三章 處理及申訴上述(一)至(七)條違反會議規(guī)定的行為,由會議組織單位做好記錄,并由單位負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn),形成書面處罰意見,報(bào)行政人事部門處理;第(八)、(九)條由行政人事部門考核。 以上所有扣款由行政人事部門將書面明細(xì)報(bào)至本單位財(cái)務(wù),從責(zé)任人績效工資或獎金中直接扣除。所扣除的款項(xiàng)均作為集團(tuán)公益活動經(jīng)費(fèi)。 申訴因違反本制度被處罰的,如當(dāng)事人不服處罰,可在3個(gè)工作日內(nèi)向集團(tuán)內(nèi)控審計(jì)中心提出申訴。集團(tuán)內(nèi)控審計(jì)中心,在接到申訴后15個(gè)工作日內(nèi),對事實(shí)情況進(jìn)行調(diào)查了解,根據(jù)事實(shí),結(jié)合本制度規(guī)定,作出維持或撤消處罰決定。 第四章 附則本制度自發(fā)布之日起施行。原有的相關(guān)會議制度與本制度沖突的,參照本制度執(zhí)行。 集團(tuán)行政人事中心擁有對本制度的最終解釋權(quán)。本制度由集團(tuán)行政人事中心起草和修訂,經(jīng)由集團(tuán)各中心、事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)會簽意見后,報(bào)集團(tuán)總裁審批后發(fā)布;