《外貿(mào)英語函電》PPT課件

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1、 外 貿(mào) 英 語 函 電 學(xué) 什 么 ？ 本 課 程 是 國 際 貿(mào) 易 專 業(yè) 高 年 級 的 核 心 業(yè) 務(wù) 課 程 之一 ， 是 一 門 將 英 語 與 外 貿(mào) 業(yè) 務(wù) 相 結(jié) 合 的 課 程 。 通 過 介 紹 外 貿(mào) 實(shí) 務(wù) 中 各 種 英 文 業(yè) 務(wù) 函 件 ， 電 傳 和傳 真 以 及 其 它 方 式 的 寫 作 格 式 ， 商 業(yè) 術(shù) 語 和 各 種不 同 的 表 達(dá) 方 法 ; 通 過 介 紹 對 外 貿(mào) 易 各 環(huán) 節(jié) 的 具 體 做 法 ， 使 學(xué) 生 在提 高 英 語 水 平 的 同 時 ， 熟 練 掌 握 對 外 貿(mào) 易 業(yè) 務(wù) 中常 用 的 基 本 術(shù) 語 及 表

2、達(dá) 技 能 ， 培 養(yǎng) 和 提 高 他 們 的外 貿(mào) 業(yè) 務(wù) 工 作 能 力 本 課 程 的 目 的 是 : 學(xué) 習(xí) 外 貿(mào) 業(yè) 務(wù) 書 信 的 標(biāo) 準(zhǔn) 格 式 ; 了 解 通 過 哪 些 途 徑 來 發(fā) 展 新 客 戶 ， 開 拓 新 市 場 ; 如 何 進(jìn) 行 詢 購 某 商 品 ， 怎 樣 報 盤 和 還 盤 ; 怎 樣 靈 活 運(yùn) 用 付 款 方 式 ; 如 何 做 到 重 合 同 守 信 用 ; 怎 樣 去 審 查 信 用 證 ， 做 到 不 出 差 錯 ; 在 理 賠 和 索 賠 中 做 到 有 理 有 理 有 節(jié) ； 學(xué) 會 擬 寫 信 函 和 電 傳 傳 真 的 寫 作 技 巧

3、 。 學(xué) 習(xí) 內(nèi) 容 ： 本 課 程 主 要 學(xué) 習(xí) 信 例 ， 大 量 學(xué) 習(xí) 外 貿(mào) 實(shí) 務(wù) 基 本環(huán) 節(jié) 中 有 代 表 性 的 信 例 。 外 貿(mào) 實(shí) 務(wù) 基 本 環(huán) 節(jié) 有 ：建 立 業(yè) 務(wù) 關(guān) 系 和 資 信 調(diào) 查 、 詢 盤 、 報 盤 和 報 價 、還 盤 、 訂 單 ， 履 行 訂 單 、 支 付 、 包 裝 和 運(yùn) 輸 、信 用 證 的 修 改 和 展 期 、 索 賠 和 解 決 索 賠 等 。 學(xué) 習(xí) 方 法 ： 外 貿(mào) 函 電 是 一 門 實(shí) 踐 操 作 性 很 強(qiáng) 的 課 程 。也 就 是 說 ， 要 達(dá) 到 正 確 擬 寫 外 貿(mào) 業(yè) 務(wù) 信 函 的 目 的 ，僅

4、 有 理 論 是 遠(yuǎn) 遠(yuǎn) 不 夠 的 ， 學(xué) 員 必 須 學(xué) 習(xí) 大 量 外 貿(mào)實(shí) 務(wù) 中 有 一 定 代 表 性 的 信 函 ， 深 入 體 會 何 為 七 個“ CS”寫 作 的 基 礎(chǔ) 理 論 知 識 ， 更 重 要 的 是 通 過 學(xué)習(xí) 信 例 ， 熟 悉 大 量 外 貿(mào) 業(yè) 務(wù) 中 各 個 環(huán) 節(jié) 中 常 用 語 ，包 括 詞 匯 、 短 語 、 句 型 以 及 習(xí) 慣 表 達(dá) 方 式 等 等 ，再 通 過 一 定 量 的 練 習(xí) ， 對 常 用 語 進(jìn) 行 操 練 運(yùn) 用 ，從 而 達(dá) 到 掌 握 并 熟 練 使 用 的 目 的 。 OBJECTIVE Analyze and pl

5、an for a business writing taskChoose precise words to convey the correct meaningWrite clear and concise sentences and paragraphsIdentify and correct common errors found in sentence structuresMaster the natural written English The most important objective of taking this course is *To cultivate the se

6、nse of doing business learning the tone of writing learning the format (letter, memo, e- mail), strategy, and word choice learning the principles of writing learning the skills of negotiation In most cases, the business letter will be the first impression that you make on someone. For this reason it

7、 is important that you are diligent in your task of writing an effective business document. Even though business writing is possibly less formal than it once was. * In a nutshell, business letter should communicate your ideas effectively, concisely and professionally.Most business letters and propos

8、als are opportunities to influence decisions. Usually its a one-time opportunity. Thats why you should accept professional training! Learning objectives:To enable students to master the principles of business letter writing;To become acquainted with the general layout of most business letters;To ski

9、llfully write structural parts of business English letters with proper styles;To be familiar with the procedures of foreign trade, parties and documents involved. Unit 1 Business Letter Writing 1)信 頭 (letterhead)1 Structure 2） 編 號 ， 日 期 (reference and date) 3） 封 內(nèi) 名 稱 和 地 址 (inside address) 4） 經(jīng) 辦 人

10、 (attention) 5） 稱 呼 (salutation) 6） 事 由 （ 標(biāo) 題 ） (subject/caption) 7） 正 文 (body) 8） 結(jié) 尾 敬 詞 (complimentary close) 9） 簽 名 (signature) 10） 附 件 (enclosure) 11） 抄 送 (cc to XX) 12） 附 言 (postscript) The component part of a letterA letter consists of a number of parts, each of which is essential to the lett

11、er, or contributes in some way to its impact on the recipient. We may list them as follows :the letterhead/headingthe references the date the inside name and address the salutation the subject heading/caption the opening paragraph the body of the letter the closing paragraph the complimentary close

12、the signature the enclosures and copiesthe postscript Parts of a Business Letter 信 件 組 成 部 分Essential Parts 必 要 部 分1. The letterhead 信 頭2. The date line 日 期3. The inside name and address 收 信 人 名 稱 地 址 /封 內(nèi) 地址4. The salutation 稱 呼5. The body of the letter 信 文6. The complimentary close 結(jié) 尾 敬 語7. The s

13、ignature 落 款 Optional Parts 附 加 部 分8. The attention line 具 體 收 信 人9. The subject line 事 由10. The reference notation 案 號11. The enclosure 附 件12. The carbon copy notation 抄 送13. The postscript 附 言 1)Letterhead Letterhead includes senders name, postal address, telephone number, telex number, fax number

14、, and cable address, etc. Usually letterhead is printed in the up-center or at the left margin of a letter writing paper. 外 貿(mào) 商 號 的 信 箋 ， 一 般 都 印 有 信 頭 ， 包 括 發(fā) 信 人的 姓 名 、 地 址 、 電 話 號 碼 、 傳 真 號 、 及 E-mail等 ，有 些 會 將 經(jīng) 營 項(xiàng) 目 ， 注 冊 商 標(biāo) 和 公 司 董 事 、 經(jīng) 理等 姓 名 一 并 印 在 信 頭 上 。 如 需 打 印 ， 則 信 頭 位 于信 箋 上 中 央 或

15、右 上 方 。 名 稱 、 地 址A UK address: Air Environmental MechanicalEquipment Limited2076 West Main StreetDevon, EX14 0RAU.K. 公 司 名 稱 街 道郵 編 (在 國 家之 前 ) 國 家城 市門 牌 號 中 文 名 稱 、 地 址 舉 例山 東 外 貿(mào) 職 業(yè) 學(xué) 院中 國 山 東 省 青 島 市 江 西 路 62號 地 址 :由 大 到 小單 位 名 稱 中 國 地 址 名 稱 用 英 文 寫Sinochem Jiangsu Import and Export CorporationJ

16、iangsu International Business Mansion,50 Zhonghua Road, Nanjing210001, P.R. China 單 位 名 稱 街 道 大 樓 名 稱 城 市國 家郵 編 (在 國 家之 前 )門 牌 號 中 國 地 名 的 翻 譯 規(guī) 范 用 漢 語 拼 音 直 譯 ; 一 個 地 名 只 大 寫 第 一 個 字 母 例 如 ： “ 山 東 青 島 ”Qingdao, Shandong Qing Dao, Shan Dong 可 用 縮 寫 :Rd. = Road, Fl. = Floor, Ave = Avenue 2)Reference

17、 and Date Reference may include a file name, departmental code or the initials of the signer followed by that of the typist of the letter. 參 考 號 ： 為 便 于 存 檔 與 查 閱 ， 可 以 為 信 編 寫 參 考 號 ， 為 避 免 混 淆 ， 最好 標(biāo) 明 Your ref: Our ref: The format of the date line differs from country to country. The common ones

18、are M/D/Y(typical American), D/M/Y(typical British) 打 印 日 期 注 意 事 項(xiàng) ：A. 年 份 應(yīng) 完 全 寫 出 ， 不 能 用 (94)代 替 (1994)B. 月 份 要 寫 英 文 名 稱 ， 不 能 用 數(shù) 字 來 代 替 ， 但 可 以 用 縮 寫 。C. 日 期 最 好 用 基 數(shù) 字 （ 1， 2， 3 ） 。 日 期位 置 ：美 式 ： 在 信 頭 和 收 信 人 名 稱 地 址 之 間英 式 ： 通 常 在 收 信 人 名 稱 地 址 之 下 均 可 以 齊 頭 ， 也 可 以 靠 右寫 法 ：美 式 ： 月 -日 -

19、年英 式 ： 日 -月 -年 The dateThe recommended order for dates is day, month, year, with open punctuation. Thus 20 November 2004 is perfectly clear and punctuation would not add any-thing.Am.E Month Date, Year November 20, 2004Br.E Date Month, Year 20 November,2004 美 式 日 期 舉 例 Interstate Products, Inc. 511

20、Interstate Court Sarasota, FL 34240 USA Date: April 4, 20- Shandong Foreign Trade (Holdings) Corporation Limited 51,TAIPING ROAD QINGDAO, 266001 CHINA 日 期 信 頭 收 信 人 名 稱 地 址 英 式 日 期 舉 例 OFFICE SYSTEMS PTY. LTD. 124 Oak Street Tel (61-2)419 3209 Chatswood Fax (61-2)419 4011 England E-mail .uk Aqueous

21、Technologies 291 Caxton Street Sante Fe U.S.A 18 November, 20- Dear Sir or Madam, 信 頭 收 信 人 名 稱 地 址日 期稱 呼 日 期 寫 法 注 意 事 項(xiàng) 月 份 最 好 用 文 字 ， 如 ： 1. 2nd May, 20- 2. 2 May, 20- 3. September 21st, 20- 4. September 21, 20- 5. 25 Aug. 20- 6. Oct. 10, 20- 避 免 月 份 用 數(shù) 字 ， 如 11/12/20Notes： Date line is the dat

22、e you send the letter, not the date when you type or write it. 主 意 標(biāo) 點(diǎn) 符 號 ！ 3)Inside name and Address The inside address is the recipients address, which should be identical to the delivery address郵 寄 地 址 on the envelope. The inside address serves as the delivery address. It is typed at the left-ha

23、nd margin two lines below the date. The information should be given in a way like this: Receivers name or his official title頭 銜 /官 銜 ; Companys name; Number of t he house and name of the street; District, name of the town or city; State or province, ZIP code; Name of country; 受 信 人 的 姓 名 和 地 址 一 般 是

24、 列 在 信 箋 的 左 上 方 ， 沿 左 頁 邊線 寫 起 。 封 內(nèi) 地 址 與 信 封 地 址 寫 法 相 同 。 信 內(nèi) 把 收 信 人 名稱 地 址 寫 明 對 工 作 有 便 利 。 對 發(fā) 信 人 而 言 ， 便 利 有 二 ： 一 是 發(fā) 信 時 可 與 信 封 地 址 相 互 對 照 ， 避 免 放 入 信 封 時 發(fā) 生 差 誤 ； 二 是 發(fā) 信 后 便 于 準(zhǔn) 確 歸 檔 ， 便 于 以 后 查 找 。 對 收 信 人 而 言 ， 便 利 也 有 二 ： 一 是 收 信 人 讀 信 時 ， 如 發(fā) 現(xiàn) 信 封 名 稱 地 址 與 封 內(nèi) 名 稱 地 址 不 符 ，可

25、以 知 道 是 放 入 信 封 時 發(fā) 生 錯 誤 ， 將 信 返 回 ； 二 是 收 信 后 如 信 封 與 信 函 分 離 原 信 仍 能 保 持 完 整 ， 便 于 查 閱 。 4) Attention Line指 定 收 信 人 If you want your letter attended by or directed to a specific person or department, add an attention line. This will speed up the sorting process within a company. 如 需 注 明 對 方 經(jīng) 辦 人

26、 ， 希 望 收 信 商 號 將 信 迅 速 交 經(jīng) 辦 人辦 理 ， 可 以 在 封 內(nèi) 地 址 下 面 加 Attention 或 Attention of例 1 Richard Thomas The name of your correspondent客 戶 (on the left-hand side) The date of the letter (on the right-hand side) 9)The Signature It is common to type the name of the writers firm or company immediately below

27、complimentary close. 結(jié) 束 語 的 下 面 ， 應(yīng) 將 行 號 的 名 稱 用 大 寫 打 出 ， 必須 由 負(fù) 責(zé) 人 簽 名 ， 簽 名 的 下 面 為 使 對 方 了 解 簽 名 人 的 姓名 、 職 位 ， 可 以 打 字 注 明 。 Never sign a letter with a rubber stamp.外 國 函 件 都必 須 由 負(fù) 責(zé) 親 筆 簽 名 ， 用 橡 皮 戳 說 明 該 信 并 非 本 人 親 自過 目 ， 只 是 通 函 ， 不 為 人 重 視 。 落 款 Yours faithfully, Ciba-Geigy Chemicals

28、Co. Pam Lotis Pam Lotis Inspection coordinator Yours faithfully, Pam Lotis Pam Lotis Inspection coordinator For Ciba-Geigy Chemicals Co. Yours faithfully, L. Van Linde L. Van Linde Manager, QAD Software Co. 結(jié) 尾 敬 語 手 寫 簽 名 打 印 簽 名公 司 名 稱職 務(wù) 10)Enclosure If something is enclosed, note it below the si

29、gnature.如 信 中 有 附 件 時 ， 應(yīng) 在 簽 名 下 注明 Encl.或 Enc.如 附 件 不 止 一 件 應(yīng) 注 明 2 Encls or 3 Encls,或 詳 細(xì) 列 明 如 下 ： Encls: 2 Invoices Enc: 1 B/L 1 Photo 1 Certificate 附 件 位 置 ： 落 款 之 下 ， 左 對 齊 說 明 該 信 件 有 附 件 1. Enclosure 2. Enc. 3. Encl. As Stated 4. Enclosure: Brochure 11)The Carbon Copy Notation When copies o

30、f the letter are sent to others, type c.c. below the signature at the left margin. 如 果 函 件 要 抄 送 其 他 有 關(guān) 單 位 ， 同 時 使 對方 也 知 道 已 抄 送 其 他 單 位 ， 可 在 信 件 最 后的 左 下 角 注 明 “ CC to xxx” or “CC xxx” 抄 送 位 置 ： 附 件 之 下 ， 左 對 齊 表 示 該 信 件 同 時 抄 送 給 他 人 1. 明 抄 ： cc Marketing Department 2. 暗 抄 ： bcc Mr. Simpson Bl

31、ind carbon copy,收信 人 不 知 道 被 抄 送 ，只 出 現(xiàn) 在 發(fā) 給 被 抄 送人 的 信 件 里Carbon copy,收 信 人 知道 被 抄 送 12)Postscript If the writer wishes to add something he forgot to mention or for emphasis, he may add his postscript two spaces below the carbon copy notation. 信 寫 完 后 ， 如 果 想 起 還 有 要 緊 的 要 說 ， 可以 在 信 末 加 P.S. 引 出

32、補(bǔ) 敘 的 話 ， 然 后 由 發(fā)信 人 簽 署 本 人 簡 筆 簽 名 (本 人 姓 名 的 第 一 個字 母 )。 2.Writing Principles of the Business Letters7 “C” 1)Courtesy 禮 貌 By courtesy we mean trading people with respect and friendly human concern. In order to make a business letter courteous, try to avoid irritating, offensive, or belittling sta

33、tements. To answer letters promptly is also a matter of courtesy. Following rules should be followed: Change the commanding tone into requesting tone; Use mitigation平 靜 and avoid overemphasizing your own opinion or irritating your partner. Passive voice should be adopted accordingly;相 應(yīng) 的 采 用 被 動 語

34、態(tài) Try to avoid using the word with forcing tone or arousing unpleasantness. Use expressions about joy and willingness, thanks and regret, etc. 語 言 要 有 禮 且 謙 虛 ， 及 時 地 回 信 也 是 禮 貌 的 表 現(xiàn) 。 Comparison: Tell us more detailed information on your requirements? (poorer)告 訴 我 們 你 們 的 具 體 要 求 。 Will you plea

35、se tell us more detailed information on your requirements?(better)請 告 訴 我 們 你 們 的 具 體 要 求 好 嗎 ？ You can make shipment a little later, that is, by June 10. 你 們 可 以 裝 運(yùn) 晚 一 點(diǎn) ， 即 六 月 十 號 。 You might make shipment a little later, that is, by June 10. 你 們 可 以 考 慮 晚 一 點(diǎn) 裝 運(yùn) ， 即 六 月 十 號 。 We cant deliver

36、the goods all at one time. 我 們 不 可 能 同 時 交 貨 。 Im afraid we cannot deliver the goods all at one time. 恐 怕 我 們 無 法 同 時 交 貨 。 Comparison: You did not enclose the price list in your letter. 你 們 沒 有 在 信 中 附 價 格 單 。 The price list was not enclosed in your letter. 貴 方 信 中 沒 有 附 價 格 單 。 We must refuse your

37、 offer.我 們 拒 絕 貴 方 報 價 。 We regret that we are unable to accept your offer. 很 遺 憾 我 們 不 能 接 受 貴 方 報 價 。 We have received with many thanks your letter of 20 May, and we take the pleasure of sending you our latest catalog. We wish to draw your attention to a special offer which we have made in it.（ po

38、lite） You will be particularly interested in a special offer on page 5 of the latest catalog enclosed, which you requested in your letter of 20 May. （ courteous） 2) Consideration 體 諒 ： Consideration means thoughtfulness. Consideration emphasizes You-attitude rather than We-attitude. Keep the readers

39、 request, needs, desires, as well as his feelings in mind. In addition, we should try to discuss problems in a positive way rather than in a negative way. The following points are necessary for writing a letter to embody consideration: You-attitude: You earn 2 percent discount when you pay cash. We

40、will send you the brochure next month. We allow 2 percent discount for cash payment. We wont be able to send you the brochure this month. Focus on the positive approach: We feel sure that you will be entirely satisfied. (Positive) We do not believe you will have cause for dissatisfaction. (Negative)

41、 3) Completeness 完 整 A business letter should include all the necessary information. It is essential to check the message carefully before it is sent out. As you work hard for completeness, keep the following guidelines in mind: Why do you write the letter? What are the facts supporting the reasons?

42、 Have you answered the questions asked? 一 封 商 業(yè) 信 函 應(yīng) 概 況 了 各 項(xiàng) 必 需 的 事 項(xiàng) ， 如 邀 請 信應(yīng) 說 明 時 間 、 地 點(diǎn) 等 ， 確 忌 寄 出 含 糊 不 清 的 信 件 。 4) Clarity/Clearness 清 楚 意 思 表 達(dá) 明 確 ， 要 注 意 ： Avoid using the words which have different understanding or unclear meaning避 免 使 用 有 歧 義的 文 字 ; Pay attention to the position

43、of the modifiers注 意 修飾 語 所 放 的 位 置 ： Pay attention to the rationality in logic:注 意 語 言 的邏 輯 性 Comparison: We sent you 5 samples yesterday of the goods which you requested in your letter of May 25 by air.(Ambiguous) 我 方 根 據(jù) 你 方 五 月 二 十 五 日 來 函 要 求 ， 昨 日 航 郵5份 樣 品 給 你 。 We sent you, by air, 5 samples

44、of the goods yesterday which you requested in your letter of May 25.(Clarity) 根 據(jù) 你 方 五 月 二 十 五 日 來 函 要 求 ， 我 方 于 昨 日 航郵 5份 樣 品 給 你 。 5)Conciseness 簡 潔 Conciseness is often considered to be the most important writing principle and language feature. Conciseness also means you should clearly express w

45、hat you would do in a short and pithy style 短 小 精 悍 的 寫 作 方 式 of writing as possible as you can. Avoid using wordy expressions:避 免 廢 話 連 篇 Avoid unnecessary repetition:避 免 不 必 要 的 重 復(fù) Using short sentences, simple words and clear explanations:短 句 、 單 詞 的 運(yùn) 用 Avoid the out-of-date commercial jargons

46、and try to use modern English.不 要 使 用 過 時 的 語 言 ， 要 運(yùn) 用 現(xiàn) 代 英 語 。 Comparison： We would like to know whether you would allow us to extend the time of shipment for twenty days and if you would be so kind as to allow us to do so, kindly give us your reply by fax without delay.(wordy) Please reply by fa

47、x immediately if you will allow us to delay the shipment until April 21.(concise) They attend the Guangzhou Trade Fair for the purpose of finding a business partner. They attend the Guangzhou Trade Fair to find a partner. Out of date commercial jargons: Due to the fact that 由 于 的 事 實(shí) Terminate 結(jié) 束 A

48、ttached hereto 隨 函 附 Acknowledge receipt of 確 認(rèn) 收 到 Inst. 本 月 Up to this writing 在 寫 這 封 信 的 時 候 Modern English: As, because or since End Enclosed is/are Thank you forI received This month So far 6)Concreteness 具 體 : Make the message specific, definite and vivid. Try to heed the following tips: Comp

49、lete with the 6Ws: Who? What? Why? How? Where? When? Concreteness in action: using specific language to make our information more concrete and convincing; Using concrete words. Compare: ST858L 5-Band Stereo Radio Cassette Recorder is full functions. ST858L 5-Band Stereo Radio Cassette Recorder can d

50、elivers superb FM/MW/LW/SW1/SW2/FM Stereo band reception. Full auto-stop and automatic quick program search (AQPS system).自 動 快 速 搜 索 系 統(tǒng) We have drawn on you as usual under your L/C. We have drawn on you our sight draft No.345 for the Invoice amount, US $560.00, under your L/C No.234 of the China B

51、ank. 7)Correctness 正 確 : Correctness not only refers to the correct grammar rules, contents, and forms, but also accuracy in style, language and typing. Usually, mistakes with tone can be avoided by using the following techniques: Place more emphasis on the reader than yourself;把 重 點(diǎn) 放 在 讀 者 身上 ， 而

52、不 是 你 身 上 ； Avoid extreme cases of humility, flattery, and modesty;避 免 過 度 謙卑 、 奉 承 和 謙 虛 Avoid condescension ,kndisenn; 避 免 傲 慢 Avoid lecturing 避 免 說 教 Grammar mistakes often occurred in business writing: With pronouns With verbs With conjunctions With subjects Avoid using overstatements: Accurate

53、numbers: Capital letters: North, South, East, West The name and the brand of a commodity: The name of documents: The name of the transportation tools: Layout of a Business Letter 商 業(yè) 信 函 的 格 式Three major forms1. Indented Form 縮 格 式2. Blocked Form 齊 頭 式3. Modified Blocked Form 改 良 齊 頭 式 縮 格 式 示 例 具 體

54、 收 信 人和 事 由 居 中 日 期 靠 右段 首 縮 格 結(jié) 尾 敬 語 和落 款 偏 右 齊 頭 式 示 例 1 J&J Plaza New Brunswick, NJ 089333 U.S.A. Tel: 732-524-0400 Fax: 732-525-0622 E-mail: Date: 22nd July, 20- Soft Health Care Product Corp. Room 2301 Yili BLD, 35 Nanjing Road, Shanghai, China Attention: Mr. Wang , Import Dept. Dear Sir, Re:

55、SHAMPOO Weve received your letter of July 10th enquiring about our JOHNSONS Baby Shampoo With Natural Lavender, but unfortunately, the stock of this product is running low due to the heavy demand. But we will inform you as soon as the new supplies come up. We sell a wide variety of Babys Shampoo. Al

56、l of them are made of the NO MORE TEARS formula. For your reference, we enclose an illustrated catalogue of our shampoos and we hope you will find it interesting. We hope that we can close business to our mutual advantage in the future. Yours faithfully, Johnson & Johnson D o r i s F e r g o s o n D

57、oris Fergoson (Manager) 除 信 頭 外 全部 左 對 齊段 落 之 間 用空 格 改 良 齊 頭 式 示 例 SA M SU N G E L E C T R O N IC S 310 Taepyung-ro 2-ga, C hung-gu Seoul, 100-102, K orea Tel: 82-2-3706-1114 O ur R eference N o. O D L -11 E -m ail: qsl sam Your R eference N o. D ate: 23rd D ecem ber, 20- Shandong Science & Technolo

58、gy C o. L td. 21/F B right Plaza 138 Jinni R oad, Jinan Shandong, C hina A ttention: M r. Z hou Jun, Im port D ept. D ear Sir, R e: O ur O ffer for PD A Type III-H T hank you for your interest in our latest Personal D igital A ssistant Type III-H . A s requested, w e offer you 500 sets of PD A at U

59、SD 140 per set FO B Inchon for shipm ent in February, 20-. W e require paym ent by L /C . B ecause there is an increasing dem and for this product, our price is non-negotiable. W e look forw ard to your reply. Yours truly, Sam sung E lectronics L a vis K im L avis K im (M anager) 案 號 和 日 期靠 右落 款 偏 右

60、 3 Form 1) Full Block Form In the full block form, all typing lines, including those for the date, the inside name and address, the salutation, the subject heading and the complimentary close, every part of a letter is typed from the left margin with no indention. 完 全 平 頭 式 ： 凡 是 用 打 字 機(jī) 打 上 去 的 每 一

61、 行 字 ，包 括 日 期 、 封 內(nèi) 地 址 、 事 由 和 結(jié) 尾 禮 詞 。 都 是從 左 邊 的 空 白 邊 緣 打 起 。 2)Modified Block Form: simplified form is somewhat like Full block form. But some parts are omitted, such as salutation and complimentary close. 改 良 平 頭 式 ： 這 種 格 式 ， 除 日 期 ， 結(jié) 尾 禮 詞 和簽 名 部 分 外 ， 其 他 部 分 每 行 開 頭 都 與 左 邊 空 白看 齊 。 3)Mo

62、dified Block Form with Indented Style (Semi-block style with indented paragraphs) In this form the senders name and address is typed in block form, but the paragraphs forming the body of the letter are all indented 3 or more spaces. The receivers address starts from the left margin. 混 合 式 ： 封 內(nèi) 地 址

63、及 其 他 需 要 分 行 的 部 分 ， 采 用齊 頭 式 ， 但 段 落 要 縮 進(jìn) 三 個 或 更 多 的 空 格 。 兩 種格 式 的 混 合 采 用 所 以 稱 之 為 混 合 式 。 4) Simplified Form簡 單 式 ： 與 平 頭 式 相 仿 ， 但 省 略 部 分 內(nèi) 容 ，如 稱 呼 、 結(jié) 尾 禮 詞 等 。 5） Indented form： The main feature in this style is that each line of the inside name and address should be indented 2-3 spaces

64、, and the first line of each paragraph should be indented 3-5 spaces. This is a traditionally conservative format of layout. 封 內(nèi) 地 址 每 行 都 應(yīng) 縮 進(jìn) 2-3個 空 格 ， 每 段 的 第 一行 也 要 縮 進(jìn) 3-5個 空 格 ， 是 較 為 傳 統(tǒng) 的 信 函 格 式 。 4 Addressing EnvelopesReturn Address StampAddress Remarks Mailing directions Envelope Addres

65、sing信 封 格 式 寫 信 人 在 上 ， 收 信 人 在 下信 封 格 式 不 一 , 根 據(jù) 收 信 人 名 稱 地 址 的 寫 法 通常 分 兩 種 格 式 ：縮 格 式 ： 收 信 人 名 稱 地 址 逐 行 右 縮齊 頭 式 ： 收 信 人 名 稱 地 址 左 端 對 縮 格 式 舉 例 MESSRS WILLIAM & SONS 76 Lancaster House stamp Manchester, England Mr. Wang Kai-ming CHINA NATIONAL TRANSPORT CO. 120 Nanjing Road Shanghai, China R

66、egistered 寫 信 人 名 稱 地址收 信 人 名 稱 地址 ： 逐 行 右 縮 齊 頭 式 舉 例收 信 人 名 稱 地址 ： 左 端 對 齊 寫 信 人 名 稱 地址 郵 寄 方 式 Via Air Mail ( By Airmail, or Par Avion)航 空 Registered 掛 號 Parcel Post 郵 包 Express 快 遞 Samples Post 樣 品 捎 交 Mr. Charles WoodKindness of Mr. J. W. Smith 由 Mr. J. W. Smith 捎 交 給Mr. Charles Wood 轉(zhuǎn) 交 Mr. Part Davis c/o Mr. Harold Bean 32 Bright Street Rangoon, Burma Mr. Brian Tories c/o Overseas Trading Co. 153 Market Street London 最 終 收 信 人 轉(zhuǎn) 交 人轉(zhuǎn) 交 人 地 址 Layout of E-mails電 子 郵 件 格 式 外 發(fā) 的 郵 件外 發(fā) 的 郵