社團(tuán)協(xié)會【會議管理制度】

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1、就業(yè)與職業(yè)發(fā)展工作室 會議管理制度 一、目????的： 為規(guī)范工作室會議管理，改進(jìn)作風(fēng)、減少會議、縮短會議時間提高會議質(zhì)量，特制定本制度。 二、管理權(quán)責(zé)： 1、?工作室主任負(fù)責(zé)公司會議的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)及本制度的執(zhí)行監(jiān)督。 2?、會議提擬人或主辦部門負(fù)責(zé)會議的組織工作，并有權(quán)對違反本制度的行為提出處罰。 三、會議分類： 1、 大例會 大例會每隔一周開一次。時間在星期二下午或傍晚。主要總結(jié)前兩周工作，對工作中出現(xiàn)的問題進(jìn)行反思和改進(jìn)，并安排下兩周的事情。 2、 部門會議 部門會議根據(jù)部門工作需要不定時召開。由各部門自行安排。 四、會議準(zhǔn)備 1、?會議通知遵照以下規(guī)定

2、： a、 會議前由主任助理或秘書部協(xié)助主任安排會議流程，確認(rèn)會務(wù)服務(wù)人員工作準(zhǔn)備就緒。 b、 會議通知期一般應(yīng)提前一天以上通知一次，特別重要會議當(dāng)天早上再通知一次。 c、 通知信息由主任助理通知各常委，各部門部長通知給全體部員；所有收到信息的成員務(wù)必馬上進(jìn)行回復(fù)。有事不能到會者，常委向主任請假，部員向各部門部長請假。請假必須說明理由。 2?、會議的其它準(zhǔn)備工作遵照以下規(guī)定： a、參會人員應(yīng)提前做好會議資料（如會議議程議題、工作提案、匯報(bào)材料、應(yīng)提交資料等） b、主任助理及秘書部提前做好會務(wù)準(zhǔn)備工作，如落實(shí)會場，布置會場，備好座位、會議器材、礦泉水、表格等會議所需的各種設(shè)施、用品等；

3、 c、召開大例會所需教室和多媒體設(shè)備，應(yīng)向主任書面提出，由就業(yè)辦老師蓋章后交由教務(wù)處申請。（申請表上必須說明借用教室、設(shè)備使用時間并由老師簽字確認(rèn)） 五、?會議主持人須遵守以下規(guī)定： 1、主持人不遲于會前10分鐘到達(dá)會場，檢查會務(wù)落實(shí)情況，做好會前準(zhǔn)備。 2、主持人一般應(yīng)于會議開始后，將會議的議題、議程、須解決問題及達(dá)成目標(biāo)、議程推進(jìn)中應(yīng)注意的問題等，進(jìn)行必要的說明。 3、會議進(jìn)行中，主持人應(yīng)根據(jù)會議進(jìn)行中的實(shí)際情況，對議程進(jìn)行適時、必要的控制，以確保議程順利推進(jìn)及會議效率。 4、大例會一般應(yīng)控制在1小時左右，根據(jù)會議進(jìn)行情況確需延時的，主持人向大家說明情況。 六、與會人

4、須遵守以下規(guī)定： 1、應(yīng)準(zhǔn)時到會，并坐在各部門指定區(qū)域。 2、各部長統(tǒng)計(jì)到會人數(shù) 3、會議發(fā)言應(yīng)言簡意賅，緊扣議題。 3、遵循會議主持人對議程控制的要求。 5、遵守會議紀(jì)律，與會期間應(yīng)將手機(jī)調(diào)到振動或?qū)⑹謾C(jī)呼叫轉(zhuǎn)移至部門另一未與會人處，原則上不允許接聽電話，如須接聽，請離開會場。 七、會議紀(jì)錄 1、工作室各類會議均應(yīng)以專用記錄本進(jìn)行會議記錄。并整理為電子檔。 2、工作室各類會議原則上應(yīng)確定專人負(fù)責(zé)記錄。 3、會議記錄人員應(yīng)將會議決議事項(xiàng)與實(shí)施人（部門）在會后跟進(jìn)安排，向與會人明確。 4、會議原始記錄應(yīng)于會議當(dāng)日整理完畢，由會議記錄人員與主持人簽字后交送辦公室。做好記錄的

5、存檔與保管工作。 5、 會議跟進(jìn)的依據(jù)以會議原始記錄及會議紀(jì)要為準(zhǔn)。 6、會議記錄人員應(yīng)遵守以下規(guī)定： a、各部門會議的記錄工作由主任助理或秘書部不定期記錄。 b、以專用會議記錄本做好會議的原始記錄及會議考勤記錄，根據(jù)需要整理會議紀(jì)要。 c、會議記錄應(yīng)盡量采用實(shí)錄風(fēng)格，確保記錄的原始性。 d、對會議已議決事項(xiàng)，應(yīng)在原始記錄中括號注明“議決”字樣。 八、會后工作 1、所有成員會后整理自己的會議筆記，認(rèn)真落實(shí)每項(xiàng)工作。 2、會議提擬人及主辦方清理會場，借用物品及時歸還。辦公用品交送辦公室。 3、攝像人員當(dāng)天內(nèi)將圖像文件拷貝至辦公室電腦專門文件夾。 八、?獎懲 1、獎勵與處罰

6、。按《工作室獎懲管理制度》執(zhí)行。 2、?遲到、早退、缺席。 a、遲到。所有參加會議的人員在會議規(guī)定召開時間后5分鐘內(nèi)未到的，計(jì)為遲到。 b、早退。凡參加會議人員，如未經(jīng)部長同意在會議召開結(jié)束前5分鐘提前離開會場的，計(jì)為早退。 3、缺席。凡必須參加會議人員未經(jīng)請假擅自不參加會議或請假未批準(zhǔn)而不參加會議的，計(jì)為缺席。 。 6、?附則 一、會議審核表 注意要點(diǎn) 查核 開會的目的 本次的會議是否實(shí)際需要 開會的目的是否明確 設(shè)定要項(xiàng)方面 開會的時機(jī)、時間是否妥當(dāng) 開會的場所是否恰當(dāng) 所邀集的與會人員是否恰當(dāng) 開會通知方面 是否對于與會

7、人員確定通知妥當(dāng)了 對于開會的主旨、議題是否確實(shí)通知與會人員 是否事先通知與會人員應(yīng)當(dāng)事先就議題做好準(zhǔn)備 是否通知與會人員事先備妥有關(guān)的資料 會議的準(zhǔn)備方面 是否事先擬就議題的進(jìn)行順序及時間的分配 事前是否已經(jīng)做了應(yīng)變的準(zhǔn)備 是否安排好會議的記錄 是否必須用到幻燈機(jī)或錄像機(jī)等機(jī)械設(shè)備 二、會議管理要領(lǐng) 1．要嚴(yán)格遵守會議的開始時間。 2．要在開頭就議題的要旨做一番簡潔的說明。 3．要把會議事項(xiàng)的進(jìn)行順序與時間的分配預(yù)先告知與會者。 4．在會議進(jìn)行中要注意如下事項(xiàng)： （1）發(fā)言內(nèi)容是否偏離了議題 （2）發(fā)言內(nèi)容是否出于個人的利害 （3）是否全體人員都專心聆聽發(fā)言 （4）是否發(fā)言者過于集中于某些人 （5）是否有從頭到尾都沒有發(fā)言過的人 （6）是否某個人的發(fā)言過于冗長 （7）發(fā)言的內(nèi)容是否朝著結(jié)論推進(jìn) 5．應(yīng)當(dāng)引導(dǎo)在預(yù)定時間內(nèi)作出結(jié)論。 6．在必須延長會議時間時，應(yīng)取得大家的同意，并決定延長的時間。 7．應(yīng)當(dāng)把整理出來的結(jié)論交給全體人員表決確認(rèn)。 8．應(yīng)當(dāng)把決議付諸實(shí)行的程序理出，加以確定。