《會(huì)議管理制度》PPT課件.ppt

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董事局辦公室培訓(xùn)資料 二零一一年三月十五日 XX集團(tuán) 秘書處 會(huì)議管理 培訓(xùn)目錄 會(huì)議進(jìn)程 會(huì)場(chǎng)管理 會(huì)后管理 一 總則1 為促進(jìn)集團(tuán)公司會(huì)議管理規(guī)范化 制度化 科學(xué)化 對(duì)會(huì)議進(jìn)行有效控制 規(guī)范會(huì)議程序 提高會(huì)議組織的效率和質(zhì)量 保證會(huì)議順利召開 特?cái)M定此會(huì)議管理制度 2 本制度所指的會(huì)議是指地華集團(tuán)公司各職能部門 子 分 公司在經(jīng)營管理活動(dòng)中形成的各級(jí)會(huì)議 本制度適用于集團(tuán)公司各部門 各子 分 公司 二 會(huì)議分類1 董事會(huì)由董事長主持 全體董事參加 其他人員視會(huì)議內(nèi)容需要列席參加 會(huì)議主要討論集團(tuán)的戰(zhàn)略規(guī)劃 重大投資決策 總經(jīng)理級(jí)以上人事任命 集團(tuán)公司薪酬福利制度的擬訂 重大財(cái)務(wù) 審計(jì)等問題 2 經(jīng)營管理類會(huì)議由董事長 分管副總裁 各部門和分 子 公司領(lǐng)導(dǎo)主持 與議題相關(guān)的負(fù)責(zé)人參加 會(huì)議主要研究 部署財(cái)務(wù) 人事 行政 工程 管理 采購 審計(jì) 投資 開發(fā) 規(guī)劃等工作 例會(huì) 晨會(huì)也屬此類會(huì)議 3 項(xiàng)目會(huì)議由董事長 總裁 分管副總裁 各部門或分 子 公司領(lǐng)導(dǎo)主持 與議題相關(guān)的負(fù)責(zé)人參加 會(huì)議研究制度 規(guī)定 行業(yè)管理流程的討論 聽取設(shè)計(jì)師 供應(yīng)商 公司各部門 事業(yè)單位部門匯報(bào) 安排布置近期重點(diǎn)工作 解決企業(yè)經(jīng)營管理中需要跨部門協(xié)調(diào)的相關(guān)事宜 三 會(huì)議管理 一 會(huì)議通知1 董事長或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)確定會(huì)議召開時(shí)間后 辦會(huì)人員必須在第一時(shí)間當(dāng)面口頭通告 電話 短信和郵件等方式告知各參會(huì)人員 請(qǐng)他們安排時(shí)間 并告知內(nèi)容 包括會(huì)議主持人 會(huì)議時(shí)間 會(huì)議地點(diǎn) 會(huì)議主題等 2 在會(huì)議召開前的一至兩天 再次通過當(dāng)面口頭通告或電話的方式對(duì)各參會(huì)人員進(jìn)行提醒并做確認(rèn) 3 若因某種原因造成會(huì)議不能如期召開時(shí) 辦會(huì)人員應(yīng)及時(shí)通過當(dāng)面口頭通告或電話的方式通知各相關(guān)部門及人員 4 對(duì)于例會(huì) 除特別需要提醒的參會(huì)者外 只需通過電話 短信或郵件等方式通知會(huì)議時(shí)間 如有電話會(huì)議或部分參會(huì)者需電話上線 二 會(huì)議材料的準(zhǔn)備 1 文件材料的準(zhǔn)備辦會(huì)人員在第一次告知參會(huì)人員參會(huì)信息時(shí) 必須提醒參會(huì)人員準(zhǔn)備參會(huì)的議題和相關(guān)材料 董事會(huì)需報(bào)董事長確認(rèn)上會(huì)議題 在會(huì)議開始之前 辦會(huì)人員要準(zhǔn)備好會(huì)議文件 如會(huì)議議程 會(huì)議議題 PPT材料等 在會(huì)議召開前至少20分鐘到達(dá)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng) 檢查會(huì)議設(shè)備 準(zhǔn)備好會(huì)議簽到表 并負(fù)責(zé)會(huì)議人員的簽到工作 2 其他材料的準(zhǔn)備辦會(huì)人員應(yīng)在會(huì)議召開前1小時(shí)調(diào)試好各項(xiàng)會(huì)議設(shè)備 如麥克風(fēng) 電話會(huì)議系統(tǒng) 投影儀 錄音筆 激光筆 白板 白板筆等 同時(shí)依照參會(huì)人員級(jí)別和數(shù)量將席卡 座次等安排到位 布置好會(huì)場(chǎng) 集團(tuán)級(jí)會(huì)議需安排媒體關(guān)系處人員進(jìn)行拍照或錄像 會(huì)議進(jìn)程 一 參會(huì)人員在會(huì)議簽到簿上簽到 二 分發(fā)會(huì)議材料 三 會(huì)議組織部門負(fù)責(zé)人報(bào)告會(huì)議出勤情況和議題 四 會(huì)議主持人宣布會(huì)議開始 董事會(huì)由董事長宣布會(huì)議開始 五 會(huì)議通報(bào) 六 會(huì)議議題討論 七 董事投票 僅限董事會(huì) 八 會(huì)議結(jié)束 五 會(huì)場(chǎng)管理 一 會(huì)場(chǎng)紀(jì)律1 參會(huì)人員須提前至少5分鐘到達(dá)會(huì)場(chǎng) 并在會(huì)議簽到簿上簽到 要求字跡清楚 2 參會(huì)人員不得無故缺席 如因特殊情況不能出席會(huì)議 應(yīng)履行必要的請(qǐng)假審批手續(xù)3 會(huì)議開始前 參會(huì)人員應(yīng)提前將手機(jī)等通訊工具關(guān)閉或設(shè)置為震動(dòng) 未經(jīng)許可 不得隨意接打電話或發(fā)信息4 參會(huì)人員在沒有征得主持人或會(huì)場(chǎng)管理人員同意的情況下 不得中途擅自離開會(huì)場(chǎng)或隨意走動(dòng) 二 會(huì)場(chǎng)秩序的維持 1 公司級(jí)會(huì)議 會(huì)議組織部門負(fù)責(zé)會(huì)議秩序的維護(hù)和管理 2 重要會(huì)議 如董事會(huì) 政府部門匯報(bào)等 需有信息化部和嘉潤物業(yè)工程部人員在場(chǎng)外待命 及時(shí)排除會(huì)議設(shè)備突發(fā)故障 六 會(huì)后管理 一 會(huì)議紀(jì)要的總體要求1 會(huì)議組織部門要做好會(huì)議紀(jì)要工作 除非條件不許可 如室外 絕密會(huì)議等 需要紀(jì)要的會(huì)議需要有錄音存檔 重要會(huì)議必須安排2名或以上會(huì)議紀(jì)要人員 領(lǐng)導(dǎo)指定機(jī)要人員的情況除外 2 會(huì)議紀(jì)要發(fā)文字號(hào)參照 文件管理制度執(zhí)行 3 會(huì)議紀(jì)要下發(fā)講究時(shí)效性和保密性 會(huì)議紀(jì)要開頭格式 會(huì)議紀(jì)要結(jié)尾格式 二 會(huì)議紀(jì)要的完成時(shí)間和發(fā)放1 董事會(huì)后立即完成會(huì)議決定事項(xiàng)通知 呈董事長審批后方可下發(fā) 原則上在第二日中午前下發(fā) 第二日下午完成會(huì)議紀(jì)要初稿 第三日內(nèi)下發(fā) 董事長出差幾日便順延幾日 2 經(jīng)營管理會(huì)議和項(xiàng)目會(huì)議在會(huì)議結(jié)束后的二日內(nèi)完成會(huì)議紀(jì)要初稿 第三日 呈主要參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽后呈董事長審核簽發(fā) 董事長也可授權(quán)委托其他領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)會(huì)議紀(jì)要3 其他領(lǐng)導(dǎo)自行主持召開的會(huì)議 其紀(jì)要也可由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)本人或其委托人簽發(fā)4 會(huì)議紀(jì)要須由參會(huì)的主要領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽 相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)可直接在發(fā)文稿紙上簽字 也可通過傳真形式在發(fā)文稿紙上簽字5 所有會(huì)議紀(jì)要在簽發(fā)后 原件必須交檔案館存檔6 會(huì)議紀(jì)要的會(huì)簽和簽發(fā)必須在發(fā)文稿紙上體現(xiàn)7 會(huì)議紀(jì)要可通過復(fù)印件 掃描件或電子檔形式發(fā)送 除領(lǐng)導(dǎo)要求公示外 一般的會(huì)議紀(jì)要只發(fā)送給參會(huì)人員和領(lǐng)導(dǎo)要求發(fā)送的人員 三 會(huì)議任務(wù)落實(shí)1 集團(tuán)總經(jīng)辦負(fù)責(zé)會(huì)議任務(wù)的落實(shí)及監(jiān)督 會(huì)議紀(jì)要下發(fā)后 會(huì)議任務(wù)涉及責(zé)任部門 責(zé)任人應(yīng)在收到會(huì)議紀(jì)要一個(gè)工作日內(nèi)主動(dòng)出具會(huì)議任務(wù)執(zhí)行計(jì)劃并報(bào)總經(jīng)辦備案 總經(jīng)辦考核員按照部門工作計(jì)劃進(jìn)行考核 推動(dòng) 落實(shí)2 會(huì)議組織部門必須形成定期 回報(bào) 制度 即 適時(shí)動(dòng)態(tài)了解會(huì)議任務(wù)進(jìn)展 形成會(huì)議任務(wù)跟蹤檔案并及時(shí)回報(bào)分管副總裁和董事長3 內(nèi)容涉及機(jī)密的會(huì)議任務(wù)由董事長或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)制定監(jiān)督 考核人員 四 會(huì)議資料保密 存檔管理1 會(huì)議材料組織部門應(yīng)對(duì)會(huì)議材料實(shí)施集中管理 不得將會(huì)議材料交由多人管理且保密級(jí)別為秘密級(jí)及以上的會(huì)議材料不得通過郵件形式傳遞2 會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)需要分發(fā)材料的 材料分發(fā)部門應(yīng)做好材料分發(fā)登記工作 材料為需要保密內(nèi)容的 除領(lǐng)導(dǎo)要求與會(huì)人員自行保留外 材料分發(fā)部門會(huì)后應(yīng)及時(shí)收回會(huì)議材料 并由兩人 或以上 共同將材料銷毀 存檔3 會(huì)議組織部門要負(fù)責(zé)集團(tuán)級(jí)別會(huì)議通報(bào) 會(huì)議紀(jì)要等會(huì)議資料的保密 存檔工作 要求每次例會(huì)相關(guān)資料分別以電子版 書面版各留存一份 其中 特別重要的會(huì)議必須留存語音資料 會(huì)議檔案資料由會(huì)議組織部門至少每季度移交董事局辦公室檔案館一次 THEEND