《會(huì)議管理制度》word版.doc

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會(huì)議管理制度 第一章、目的 為規(guī)范公司各項(xiàng)會(huì)議及各類(lèi)培訓(xùn)流程，統(tǒng)一會(huì)議管理模式，減少會(huì)議數(shù)量、縮短會(huì)議時(shí)間，提高會(huì)議質(zhì)量，特制定本制度。 第二章、職責(zé) 一、綜合管理部負(fù)責(zé)會(huì)議管理，所有重要會(huì)議要在公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后到綜合部登記備案。 二、會(huì)務(wù)工作主要由綜合管理部承辦；其他部門(mén)主辦或召集的會(huì)議，綜合部應(yīng)予協(xié)助。 三、除其他部門(mén)主辦的會(huì)議資料各自存檔外，會(huì)議資料由綜合管理部統(tǒng)一整理、分發(fā)、立卷、存檔。 第三章、會(huì)議分類(lèi) 一、公司部門(mén)周例會(huì)制度 1、主持與記錄：各部門(mén)助理記錄，由部門(mén)經(jīng)理主持 2、召開(kāi)時(shí)間：每周一上午8:30。特殊原因需要延期召開(kāi)的由部門(mén)經(jīng)理提前通知。 3、參加人員：部門(mén)經(jīng)理、部門(mén)員工 由于出差等特殊原因不能參加例會(huì)的，應(yīng)提前向部門(mén)經(jīng)理請(qǐng)假。 4、會(huì)議內(nèi)容：該部門(mén)上周工作總結(jié)、本周工作計(jì)劃。 二、公司中層周例會(huì)制度 1、主持與記錄：由綜合部召集，總經(jīng)理主持，行政專(zhuān)員進(jìn)行會(huì)議記錄?？偨?jīng)理未列席會(huì)議時(shí)，由副總經(jīng)理(總經(jīng)理助理)主持。 2、召開(kāi)時(shí)間：每周六下午兩點(diǎn)。特殊原因需要延期召開(kāi)時(shí)由綜合部提前通知。 3、參加人員：各部門(mén)經(jīng)理、主管。由于出差等特殊原因不能參加例會(huì)的，應(yīng)提前向綜合部請(qǐng)假。 4、會(huì)議內(nèi)容： （1）公司日常運(yùn)作情況的總結(jié)。 （2）各部門(mén)匯報(bào)上周工作任務(wù)完成情況，著重介紹在任務(wù)執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。 （3）全體與會(huì)人員就工作中所遇到的問(wèn)題進(jìn)行發(fā)言。 三、公司工作述職會(huì)議制度 1、主持與記錄：工作述職會(huì)議由綜合管理部負(fù)責(zé)召集，總經(jīng)理主持，行政專(zhuān)員進(jìn)行會(huì)議記錄。 2、召開(kāi)時(shí)間：每年召開(kāi)兩次，分別在年中和年末召開(kāi)，具體時(shí)間由綜合部安排。 3、參加人員：公司全體員工。由于出差等特殊原因不能參加例會(huì)的，應(yīng)提前向綜合部請(qǐng)假。 4、會(huì)議內(nèi)容：各與會(huì)人員各自總結(jié)、匯報(bào)半年來(lái)的工作情況，如工作具體內(nèi)容、工作任務(wù)執(zhí)行情況及所取得的業(yè)績(jī)或成效等。 四、其他會(huì)議 1、公司年終總結(jié)表彰大會(huì) 總結(jié)全年工作情況，布署下一年度工作任務(wù)，表彰獎(jiǎng)勵(lì)先進(jìn)集體及個(gè)人。此項(xiàng)會(huì)議由綜合部具體組織實(shí)施。 2、各專(zhuān)題會(huì)議 相關(guān)部門(mén)根據(jù)實(shí)際工作需要不定期地召開(kāi)。會(huì)議的內(nèi)容主要是針對(duì)運(yùn)營(yíng)管理、市場(chǎng)推廣、企劃工作、家裝設(shè)計(jì)工作、工程預(yù)算管理及合約事宜等專(zhuān)項(xiàng)工作進(jìn)行討論、布署和總結(jié)。 3、員工發(fā)起的會(huì)議 公司員工可以發(fā)起一定級(jí)別的會(huì)議，員工對(duì)公司的某一制度，或者工作中出現(xiàn)的問(wèn)題提出解決方案，需要多個(gè)部門(mén)協(xié)同時(shí)，可以提請(qǐng)適當(dāng)級(jí)別的會(huì)議。由綜合管理部門(mén)將會(huì)議納入臨時(shí)會(huì)議的范圍，并由總經(jīng)理批準(zhǔn)。 第四章、會(huì)議召開(kāi) 一、會(huì)議安排： 1、各部門(mén)工作例會(huì)必須服從公司的統(tǒng)一安排，各部門(mén)小會(huì)不得安排在公司例會(huì)同期召開(kāi)，應(yīng)堅(jiān)持小會(huì)服從大會(huì)，局部服從整體的原則。 2、會(huì)議一經(jīng)確定，與會(huì)人員應(yīng)預(yù)先做好各項(xiàng)工作安排，原則上不可請(qǐng)假缺席或遲到，遇特殊情況須提前向總經(jīng)理請(qǐng)假，獲得批準(zhǔn)后方可指派專(zhuān)人代為參加，會(huì)后應(yīng)主動(dòng)詢問(wèn)會(huì)議內(nèi)容及交辦事項(xiàng)，確保會(huì)議布署的各項(xiàng)工作按時(shí)保質(zhì)完成并對(duì)工作結(jié)果負(fù)責(zé)。 3、凡涉及到多個(gè)部門(mén)人員參加的會(huì)議，會(huì)議召集部門(mén)應(yīng)在召開(kāi)前1-2將總經(jīng)理批準(zhǔn)后的會(huì)議通知單報(bào)綜合管理部，由綜合部進(jìn)行統(tǒng)一安排。 二、會(huì)議的準(zhǔn)備： 1、公司有專(zhuān)項(xiàng)主題的會(huì)議或需有投影設(shè)備演示說(shuō)明的會(huì)議，應(yīng)由綜合管理部提前做好投影設(shè)備連接調(diào)試工作； 2、會(huì)議之前，綜合管理部應(yīng)有專(zhuān)人負(fù)責(zé)會(huì)議會(huì)標(biāo)的制作和設(shè)置，并根據(jù)會(huì)議級(jí)別或性質(zhì)準(zhǔn)備好會(huì)議飲用水或其他招待用品； 3、特別重大會(huì)議，應(yīng)由綜合管理部專(zhuān)人負(fù)責(zé)各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，具體包括以下內(nèi)容： （1）會(huì)議議程安排（應(yīng)提前報(bào)交公司領(lǐng)導(dǎo)或主要參會(huì)者）； （2）會(huì)議資料準(zhǔn)備（如需分發(fā)應(yīng)在入場(chǎng)前登記分發(fā)）； （3）會(huì)議場(chǎng)所布置； （4）會(huì)議服務(wù)人員的安排； （5）會(huì)議簽到； （6）會(huì)后事項(xiàng)安排。 （7）會(huì)議需要留存資料的應(yīng)提前通知相關(guān)部門(mén)做好拍照、攝像工作。 三、會(huì)議召開(kāi)及傳達(dá)： 1、應(yīng)明確公司會(huì)議的目的，公司會(huì)議的目的是解決問(wèn)題提高效率，因此會(huì)議應(yīng)明確主題，不開(kāi)無(wú)邊際的會(huì)議。 2、參會(huì)人員在會(huì)前應(yīng)明確會(huì)議要研究的議題以便準(zhǔn)備好相關(guān)文件材料。 3、與會(huì)者的發(fā)言要言簡(jiǎn)意駭，一般發(fā)言不可過(guò)長(zhǎng)，會(huì)議組織者或主持人在開(kāi)會(huì)前應(yīng)該就每個(gè)人的發(fā)言時(shí)間予以統(tǒng)計(jì)和控制，時(shí)間到后，無(wú)特殊情況不予延長(zhǎng)。每次開(kāi)會(huì)中應(yīng)該強(qiáng)調(diào)發(fā)言的時(shí)間要求。 4、重要會(huì)議決議或記錄未正式公布前，與會(huì)者不得提前透露會(huì)議內(nèi)容。 5、與會(huì)人員必須用正式的會(huì)議記錄本做詳細(xì)的會(huì)議記錄，以便于會(huì)后向部門(mén)員工準(zhǔn)確傳達(dá)會(huì)議精神，落實(shí)各項(xiàng)工作任務(wù)，綜合管理部將不定期抽查與會(huì)人員的會(huì)議記錄。 6、公司會(huì)議的會(huì)議紀(jì)要由綜合管理部專(zhuān)人負(fù)責(zé)整理并由公司領(lǐng)導(dǎo)審閱簽發(fā)，會(huì)議紀(jì)要應(yīng)分發(fā)給與會(huì)人員，必要時(shí)，分發(fā)給相關(guān)部門(mén)。其它會(huì)議由召集部門(mén)責(zé)或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)記錄整理，由主管領(lǐng)導(dǎo)審閱簽發(fā)并編號(hào)存檔。 7、會(huì)議結(jié)束后綜合管理部或其它會(huì)議組織部門(mén)負(fù)責(zé)將問(wèn)題進(jìn)行匯總、分類(lèi)，并將會(huì)議中對(duì)各部門(mén)工作的要求進(jìn)行整理、分類(lèi)、下發(fā)。公司會(huì)議決定事項(xiàng)的督辦、檢查和追蹤由綜合管理部專(zhuān)人負(fù)責(zé)，根據(jù)規(guī)定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)逐項(xiàng)跟進(jìn)，并在下一次例會(huì)前將各部門(mén)完成情況報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。 四、會(huì)議紀(jì)律 1、要嚴(yán)格遵守會(huì)議的開(kāi)始時(shí)間，提前3分鐘到達(dá)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)。不得缺席、遲到、早退，會(huì)議記錄人員登記到會(huì)情況。遲到則贊助10元，遲到每超過(guò)一分鐘增加10元，依次累加。如需請(qǐng)假需經(jīng)會(huì)議召集人批準(zhǔn)。無(wú)故缺席者，贊助50元。 2、管理級(jí)別以上人員共同參加的為中層會(huì)議，中層會(huì)議除周例會(huì)外應(yīng)至少提前一天通知。遲到的則繳納100元贊助費(fèi)，遲到每超過(guò)一分鐘增加10元，依次累加。 3、決策層人員共同參加的為高層會(huì)議，高層會(huì)議除周例會(huì)外應(yīng)至少提前一天通知。參會(huì)人必須到場(chǎng)，遲到的則繳納500元贊助費(fèi)，遲到每超過(guò)一分鐘增加10元，依次累加。 4、所有參會(huì)人員在開(kāi)會(huì)期間應(yīng)將手機(jī)等通訊設(shè)備設(shè)置為無(wú)聲或震動(dòng)狀態(tài)。會(huì)議期間，所有與會(huì)人員不得看報(bào)紙雜志、聽(tīng)音樂(lè)、接聽(tīng)與本職工作無(wú)關(guān)的手機(jī)等做與會(huì)議無(wú)關(guān)的動(dòng)作，發(fā)現(xiàn)有以上情況者，一次單項(xiàng)贊助10元，依次累加。除總經(jīng)理外所有人的緊急電話到會(huì)議室外接聽(tīng)。 5、會(huì)議需要表決時(shí)，原則上采取少數(shù)服從多數(shù)的方法，特殊情況可集中，一經(jīng)會(huì)議決議之事，應(yīng)按期完成。管理級(jí)別未能兌現(xiàn)承諾的每次贊助100元。對(duì)于需要在會(huì)議上討論的問(wèn)題，提前與會(huì)議發(fā)起人溝通，以便于及時(shí)通知所有參會(huì)人，在提出問(wèn)題的時(shí)候應(yīng)該同時(shí)提交對(duì)該問(wèn)題的解決方案。 6、有意見(jiàn)有看法，要說(shuō)到會(huì)上、講到明處，不能當(dāng)面不說(shuō)、背后亂說(shuō)，會(huì)上不說(shuō)、會(huì)后亂說(shuō)，更不能捕風(fēng)捉影、無(wú)中生有，熱衷于小道消息、信謠傳謠，毀壞公司和同事的聲譽(yù)。 第三十三條 附則： 1、本制度經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)頒行，由公司綜合部負(fù)責(zé)執(zhí)行。如有未盡事宜，將按公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 2、本制度自二零一叁年七月一日起試施行，八月一日起正式執(zhí)行。 煙臺(tái)正泓裝飾工程有限公司 綜合部 2013-07-01 會(huì)議紀(jì)要 編號(hào)： 會(huì)議時(shí)間： 主持人： 會(huì)議地點(diǎn)： 參會(huì)人員： 缺席人員： 缺席理由： 會(huì)議議題： 1， 2， 3 會(huì)議紀(jì)要： 1、關(guān)于議題一： 2、關(guān)于議題二： 3、關(guān)于議題三： 會(huì)后跟進(jìn)清單/也是下次會(huì)議跟進(jìn)檢查清單： 序號(hào) 跟進(jìn)事宜 完成時(shí)間 跟進(jìn)人員/部門(mén) 完成情況 1 2 3 內(nèi)部會(huì)議簽到表 會(huì)議主題： 地 點(diǎn)： 相關(guān)部門(mén)： 日 期： 主 持 人： 序號(hào) 部門(mén) 姓名 職位 時(shí)間 備注 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 會(huì)后跟進(jìn)清單/下次會(huì)議跟進(jìn)檢查清單 年　　　月　　　日 序號(hào) 跟進(jìn)事宜 完成時(shí)間 責(zé)任人員 /部門(mén) 跟進(jìn)人員/部門(mén) 完成情況 1 2 3 4 5 6 7 8 各部門(mén)會(huì)議議題清單 年　　　月　　　日 部門(mén)/人 議題編號(hào) 議題內(nèi)容 議題所涉及部門(mén)（請(qǐng)劃√） 綜合部 市場(chǎng)部 財(cái)審部 家裝部 工裝部 綜合部 議題一 議題二 議題三 市場(chǎng)部 議題一 議題二 議題三 財(cái)審部 議題一 議題二 議題三 家裝設(shè)計(jì)組 議題一 議題二 議題三 家裝工程組 議題一 議題二 議題三 工裝設(shè)計(jì)組 議題一 議題二 議題三 工裝技術(shù)組 議題一 議題二 議題三 工程施工組 議題一 議題二 議題三 議題一 議題二 議題三 議題三