行政會議制度

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一、目的 會議制度是確保公司運行有序、信息共享、集體決策、解決問題的重要手段。因此，會議的有效性決定了會議的成功與否。同時,也是企業(yè)文化和人力資源的應用是否合理和減損的考量，以及企業(yè)團隊精神和企業(yè)管理的有效性表現(xiàn)。 二、會議類別 1、年度工作戰(zhàn)略研討會定義及程序 年度工作戰(zhàn)略研討會是指公司董事會與決策經(jīng)營管理層在每年第四季度次月月底即每年11月底，在完成本年度預算報表和商務銷售體系下一年度銷售預測的基礎上，討論研究并科學分析做出下一年度的總體大綱目標而設定的董事會擴大會議。 (1)會議由總裁秘書起草并發(fā)布； (2)由總裁秘書或公司行政部負責該會議的全部安排； (3)會議由董事會執(zhí)行董事或公司總經(jīng)理主持； (4)聽取公司各部門負責人年度工作總結(jié)匯報； (5)明確公司年度總結(jié)通稿內(nèi)容后制定下一年度的戰(zhàn)略目標預算大綱的行文； (6)明確表彰優(yōu)秀部門和優(yōu)秀人員的名單； (7)制定并通過下一年度戰(zhàn)略目標預算大綱； (8)董事會或公司行政部做好會議紀要并行文。 2、年度總結(jié)表彰大會暨下一年度目標大會 (1)根據(jù)本年度的目標預算完成狀況，對為本年度企業(yè)發(fā)展做出重要貢獻的部門和人員進行表彰授勛； (2)根據(jù)年度工作研討會的決議，宣布公司下一年度的總計劃預算大綱。 3、公司月例會定義及程序 公司運行過程中，管理體系需各部門的信息支撐作為指導經(jīng)營管理層作出決策指令的依據(jù)，各部門應按照年度大綱預算將工作細化到季度、月度。由月會所產(chǎn)生的每月工作報表是公司實時運行的動態(tài)信息報表，指導并掌握著公司運行的日常維護的重要手段。 (1)每月24日下午三點前各部門應將本部門本月完成的情況和尚需解決的問題作出統(tǒng)計月報表并報公司行政部行政專員匯總成公司月報，再由行政專員將月報表發(fā)至月例會主持人（原則上由公司分管運行的領導或辦公室主任主持）； (2)每月25日下午兩點（如遇假期則順延至下一工作日）由月例會主持人主持月例會，各部門負責人根據(jù)匯總報表進行上一月工作小結(jié)并作本月工作計劃通報； (3)各部門待決問題討論并提出解決方法，若所需其它部門給予援助的，任何部門不得推諉，積極配合并落實到人，明確完成日期； (4)行政部行政專員負責會議紀要記錄并匯總，會議結(jié)束后三小時內(nèi)完成整理行文并發(fā)至公司各部門，同時抄送公司所有領導。 4、月度經(jīng)營管理層會議及程序 公司經(jīng)營管理層月度會議是經(jīng)營管理層根據(jù)各部門月度工作報表進行分析和研判月度工作的小結(jié)性會議。是為了確保公司的運行目標方向性的指導，對產(chǎn)生的問題進行實時調(diào)整糾偏和改善公司良性運轉(zhuǎn)的必要性工具。 (1)會議由總經(jīng)理召集并主持； (2)會議日期定為每月最后一工作日下午1:30舉行； (3)經(jīng)營管理層參會人員對月度報表的內(nèi)容進行審核； (4)審核未通過的內(nèi)容進行討論和決議，并下發(fā)落實，明確完成日期； (5)對于要修改的內(nèi)容提出修改意見，并明確修改后的實施日期； (6)由總經(jīng)理秘書負責會議紀要并下發(fā)傳達。 5. 公司其它會議的定義及程序 公司其它會議是指公司因某一特殊事件或臨時重要決定性質(zhì)而舉行的會議。包含公司各大模塊或部門自行決定舉行的會議。 (1)公司層面的會議需要有備案制度 即會議至少需提前一天填寫會議申請表交公司行政部行政專員備案登記； (2)明確會議主題； (3)明確會議日期； (4)明確會議地點； (5)明確會議召集人； (6)明確參會人員； (7)會議主要內(nèi)容； (8) 明確會議記錄并行成會議紀要； (9)會議紀要內(nèi)容若涉及公司程序文件調(diào)整或修改的應立即報公司行政專員提出申請修改，待批準后方可實施； (10) 修改批準由主管副總經(jīng)理或公司總經(jīng)理簽署。 三、會議支持服務及程序 1、公司層面的會議由公司行政部負責主辦或協(xié)辦，行政部行政專員要做好公司各個會議的登記申請； 2、行政部行政專員會后負責收集會議紀要，審核存檔； 3、行政部行政專員負責安排會議所需的各項后勤服務必要的需求； 4、會議召集人或部門對會議行政后勤服務做出三項滿意度選擇。即： 非常滿意 滿意 需改進 若需改進，請?zhí)岢龈倪M建議，以提高公司向更高的管理標準升級。 四、附件 1、《會議簽到表》 2、《會議紀要表》 3、《會議申請登記表》 附件一：《會議簽到表》 會議簽到表 會議主題： 會議時間： 會議主持人： 部門 職位 簽到 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 *請在簽到欄簽到！ *如未能到會，需由記錄員在簽到欄備注原因；有代替參加者需在下面簽名。 7 附件二：《會議紀要表》 會議紀要 會議時間 會議地點 會議主題 參會人員 序號 會議內(nèi)容 完成狀態(tài) 未完成原因 明確完成時間 責任人 附件三：《會議申請登記表》 會議申請登記表 序號 會議主題 會議時間 會議地點 參會 人數(shù) 申請部門及召集人 會議需求 會議支持服務滿意度 備注 □紙筆 □茶水 □水果 □電腦 □投影 □其它 □非常滿意 □滿意 □待改善 □紙筆 □茶水 □水果 □電腦 □投影 □其它 □非常滿意 □滿意 □待改善 □紙筆 □茶水 □水果 □電腦 □投影 □其它 □非常滿意 □滿意 □待改善 □紙筆 □茶水 □水果 □電腦 □投影 □其它 □非常滿意 □滿意 □待改善